綜合辦辦公室工作流程

綜合辦文字審核綜合辦文字審核起草人送達綜合辦重要發(fā)文重要發(fā)文文稿文稿打印、簽章、存檔、發(fā)送董事長簽發(fā)分管文秘領(lǐng)導審閱備注：1．凡以公司名義、加蓋公司印章發(fā)出的各類文件資料，均須經(jīng)過綜合辦審核，公司領(lǐng)導審核和簽發(fā)。2．“重要發(fā)文”包括：上報政府的文件、規(guī)章性文件、總體決策性文件、涉及財物處置的文件、重要對外合作事項文稿。2.合約審核流程分管文秘領(lǐng)導審核、修正董事長審閱、簽發(fā)法律顧問審核分管文秘領(lǐng)導審核、修正董事長審閱、簽發(fā)法律顧問審核分管文秘領(lǐng)導初審綜合辦文字審核起草人送達綜合辦文稿文稿打印、簽章、存檔、發(fā)送備注：1．“合約”是指公司與其他方簽訂的合同、協(xié)議、約定書和意向書以及這些文書的補充文書。2.可以不經(jīng)法律顧問審核的合約包括：標準文本已經(jīng)法律顧問審核的合約、不具有法律約束力的意向書、經(jīng)董事長同意免除法律顧問審核程序的合約。3．合約必須由雙方簽約代表簽名，并標注簽約人身份證號碼(或簽約單位組織機構(gòu)代碼)、第二聯(lián)系人聯(lián)系方式。4．兩頁以上的合約必須加蓋騎縫章。5.由本公司單方蓋章發(fā)出、等待對方蓋章回傳的合約，必須留1份復印件臨時存檔，待對方蓋章回傳后以原件替換復印件。6.空白合約蓋章發(fā)出，必須編號、登記、注明承辦人。3.文書檔案歸檔流程綜合辦綜合辦接受來文綜合辦負責人審核綜合辦年末收集、整理綜合辦負責人審核綜合辦年末收集、整理綜合辦年度內(nèi)分類存檔綜合辦留取原件存檔綜合辦綜合辦辦理發(fā)文綜合辦綜合辦立卷、歸檔備注：1.綜合辦以年度為單元進行文件資料的立卷歸檔。當年內(nèi)存檔，年末歸檔。2.為確保歸檔資料的完整，年度歸檔前要進行文檔資料收集，各部門配合。3.本流程未盡事宜執(zhí)行公司《檔案管理規(guī)定》。4.檔案資料查閱流程綜合辦監(jiān)督檔案復印申請人現(xiàn)場查閱公司領(lǐng)導批準保密文檔查閱綜合辦監(jiān)督檔案復印申請人現(xiàn)場查閱公司領(lǐng)導批準保密文檔查閱綜合辦負責人同意查閱人申請綜合辦收回存檔綜合辦收回存檔申請人查畢歸還備注：1.公司檔案只能查閱，不能借閱。如確有特殊原因需要借閱，須由綜合辦登記，董事長簽字批準，限期交換。收回時須對案卷的完整性進行逐頁檢查。2.如需要復印案卷資料，須在綜合辦人員監(jiān)督下進行。5.用印管理流程綜合辦用印登記綜合辦負責人批準一般用印事項公司領(lǐng)導綜合辦用印登記綜合辦負責人批準一般用印事項公司領(lǐng)導批準重要用印事項文件資料承辦人申請用印承辦人領(lǐng)取、發(fā)送綜合辦留存歸檔件備注：1.須經(jīng)公司領(lǐng)導批準的“重要用印事項”，請參見《發(fā)文審核程序》、《合同審核程序》；2.綜合辦在用印環(huán)節(jié)留取原件存檔。3.除證件蓋章等一般用印事項外，凡具有事后查考、利用價值的用印資料均須存檔。4.存檔不登記、登記不存檔。6.文件資料發(fā)送流程接收部門簽收（在發(fā)送登記簿上簽字）發(fā)送部門送達文件資料接收部門簽收（在發(fā)送登記簿上簽字）發(fā)送部門送達文件資料發(fā)送部門填寫《文件資料發(fā)送記錄》文件資料印制完成備注：1.“發(fā)送部門”是指綜合辦或承辦發(fā)文事項的其他部門。2.文件資料發(fā)送實行“誰發(fā)送、誰登記”。公司其他部門發(fā)送表單、資料，參照本流程執(zhí)行，不得進行信譽交接。3.對外發(fā)送的文件資料如無直接簽收人，須留有快遞回單等依據(jù)，并記入《文件資料發(fā)送記錄》。4.對外發(fā)送重要電子文檔，需進行專項登記。7.證件（原件）管理流程綜合辦建立《公司證件信息登記簿》注明證件存放地、年審/綜合辦建立《公司證件信息登記簿》注明證件存放地、年審/變更/換證/繳費時間綜合辦掃描留存證件電子版綜合辦按期提醒或安排年審/變更/換證/繳費綜合辦證件電子版、復印件年末歸檔綜合辦證件電子版、復印件年末歸檔綜合辦更新掃描電子版綜合辦注銷登記證件使用人歸還綜合辦借出董事長綜合辦注銷登記證件使用人歸還綜合辦借出董事長簽字批準證件使用人簽字綜合辦進行專項登記證件使用人申請借用證件原件備注：1.“公司證件”包括各種資質(zhì)類、權(quán)屬類和榮譽類證書。2.證書原件不歸檔，歸檔采用紙質(zhì)復印件和電子版。3.證件借出必須經(jīng)董事長批準。二、人事管理類1.招聘錄用流程公司領(lǐng)導面試重要崗位人員，批準錄用用人部門負責人面試綜合辦公司領(lǐng)導面試重要崗位人員，批準錄用用人部門負責人面試綜合辦初試篩選應聘人員填寫《應聘登記表》采集人才信息綜合辦進行應聘人信息驗證綜合辦辦理試用審批表綜合辦進行應聘人信息驗證綜合辦辦理試用審批表應聘人在試用審批欄簽字綜合辦安排入職（錄入指紋、安排工位、配發(fā)文具）用人部門（業(yè)務培訓）安排實習、技能培訓綜合辦（基本培訓）培訓企業(yè)情況和規(guī)章用人部門負責人簽署轉(zhuǎn)正意見實習部門負責人簽署實習期評價綜合辦辦理轉(zhuǎn)正審批表用人部門（業(yè)務培訓）安排實習、技能培訓綜合辦（基本培訓）培訓企業(yè)情況和規(guī)章用人部門負責人簽署轉(zhuǎn)正意見實習部門負責人簽署實習期評價綜合辦辦理轉(zhuǎn)正審批表財務部辦理社會保險財務部辦理社會保險綜合辦辦理《勞動合同》備注：1．“采集人才信息”包括：綜合辦通過人才市場招聘、網(wǎng)絡招聘等渠道收集人才信息，以及其他部門、人員推薦人才。2.員工入職需在上崗前提交身份、學歷學位、職稱、執(zhí)業(yè)資格等證件復印件、第二和第三聯(lián)系人及電話，綜合辦負責有關(guān)信息驗證。3.員工入職滿3個月簽訂《勞動合同》，滿1年辦理社會保險關(guān)系轉(zhuǎn)入。公司集體辦理意外傷害保險。4．其他規(guī)定見本公司《人事管理制度》。2.離崗辦理流程本人本人申請辭職關(guān)聯(lián)部門傳簽《離崗傳批表》用人部門負責人傳簽《離崗傳批表》用人部門與離崗人員辦理離崗交接關(guān)聯(lián)部門傳簽《離崗傳批表》用人部門負責人傳簽《離崗傳批表》用人部門與離崗人員辦理離崗交接離崗人員填寫《離崗傳批表》公司通知辭退公司通知辭退綜合辦送達財務部分管人事領(lǐng)導簽署《離崗傳批表》人事部門簽署《離崗協(xié)議》財務部門傳簽《離崗傳批表》財務部綜合辦送達財務部分管人事領(lǐng)導簽署《離崗傳批表》人事部門簽署《離崗協(xié)議》財務部門傳簽《離崗傳批表》財務部辦理離崗結(jié)算備注：1．辦理離崗交接的內(nèi)容包括：工作資料交接、業(yè)務信息資源交接、辦公用品交接、電腦密碼等辦公信息交接。2.“關(guān)聯(lián)崗位”包括：物資管理部門、與離崗人員有直接業(yè)務往來的部門。3.重要崗位人員離崗須簽訂《崗位協(xié)議》。重要崗位人員包括：財務、營銷、技術(shù)等業(yè)務崗位人員和公司高管。4．駕駛員離崗須由綜合辦進行違章查詢。5．離崗傳批未完，財務部門不予辦理離崗結(jié)算。6.其他規(guī)定見本公司《人事管理制度》。3.績效考核流程公司領(lǐng)導審核批準綜合辦（績效管理部門）匯總意見并修正方案公司領(lǐng)導審核批準綜合辦（績效管理部門）匯總意見并修正方案財務部成本核算審核部門擬定年度（或周期性）績效考核方案本人提交月度績效完成表本部門負責人審核簽字財務部審核簽字董事長審閱批準綜合辦印發(fā)《績效考核方案》本人提交月度績效完成表本部門負責人審核簽字財務部審核簽字董事長審閱批準綜合辦印發(fā)《績效考核方案》財務部財務部兌現(xiàn)工資和提獎備注：1.非營銷人員的總體業(yè)績提獎由財務部計算。2.其他規(guī)定以年度《績效考核辦法》為準。4.考勤管理流程綜合辦月末考勤數(shù)據(jù)下載綜合辦月末考勤數(shù)據(jù)下載被考勤人按規(guī)定打卡綜合辦送達財務部分管人事領(lǐng)導審核簽字綜合辦負責人綜合辦送達財務部分管人事領(lǐng)導審核簽字綜合辦負責人審核簽字綜合辦考勤員匯總統(tǒng)計被考勤人因公誤打卡報備被考勤人被考勤人因私辦理請假財務部考勤計薪財務部考勤計薪綜合辦考勤資料存檔備注：1．要求存檔的“考勤資料”包括：考勤機下載電子文檔、因公誤打卡備案記錄、請假條和已經(jīng)領(lǐng)導簽批的考勤匯總表。保存期為3年。2.駐外機構(gòu)由公司發(fā)放工資的人員，考勤記錄須經(jīng)駐外負責人簽字后送交綜合辦。3.其他規(guī)定見本公司《人事管理制度》。5.例會管理流程綜合辦綜合辦通知開會（晨會不通知）綜合辦記錄到會情況、進行會議記錄參會人員到會綜合辦記錄到會情況、進行會議記錄參會人員到會主持人安排發(fā)言參會人員發(fā)言、討論主持人主持人總結(jié)發(fā)言備注：1.晨會正常召開不通知，因故取消由主持人事先通知。晨會召開時間為工作日早9：00，時長為20分鐘以內(nèi)。2.綜合辦“記錄到會情況”，重點記錄到會人員、無故缺席和遲到人員。無故缺席和遲到晨會，由綜合辦予以公布，每月無故缺席和遲到3次以上者給予經(jīng)濟處罰，處罰標準執(zhí)行公司有關(guān)規(guī)定。3.綜合辦“進行會議記錄”，重點記錄會議議定事項、領(lǐng)導下達任務、有待解決的重要問題。4.晨會由董事長主持，董事長外出由運營總監(jiān)主持。三、后勤服務類1.公務接待流程綜合辦(或承辦人)安排食宿、行程和參觀考察董事長批準接待方案綜合辦(或承辦人)安排食宿、行程和參觀考察董事長批準接待方案綜合辦(或承辦人)細化接待方案董事長下達接待任務，或批準接待事項綜合辦(或承辦人)向公司領(lǐng)導反饋完成情況綜合辦(或承辦人)向公司領(lǐng)導反饋完成情況有關(guān)部門配合接待備注：1.綜合辦負責接待工作的總體安排和協(xié)調(diào)，其他部門或承辦人按照綜合辦的總體安排承擔具體接待任務。2.有關(guān)食宿、交通等接待費用的計劃須經(jīng)綜合辦審核，有關(guān)費用報銷須經(jīng)綜合辦負責人初審簽字。3.其他規(guī)定見本公司《公務接待管理規(guī)定》。2.辦公耗材和辦公用具管理流程使用人（部門）申請領(lǐng)用綜合辦已購物品登記存放使用人（部門）申請領(lǐng)用綜合辦已購物品登記存放綜合辦匯總需求，集中采購需求部門提出購物需求綜合辦物品發(fā)放使用人填寫《辦公耗材領(lǐng)用登記表》綜合辦發(fā)放人批準綜合辦物品發(fā)放使用人填寫《辦公耗材領(lǐng)用登記表》綜合辦發(fā)放人批準辦公耗材領(lǐng)用使用人按規(guī)定交還綜合辦綜合辦物品發(fā)放使用人填寫《辦公用具領(lǐng)用登記表》使用人按規(guī)定交還綜合辦綜合辦物品發(fā)放使用人填寫《辦公用具領(lǐng)用登記表》綜合辦負責人批準辦公用具領(lǐng)用備注：1．“辦公用具”是指具有重復利用價值的、使用期在1年以上的各類辦公用品（不區(qū)分價值大小）。由綜合辦管理的“辦公用具”包括：辦公電腦、打印機、復印機、電話機、公配手機和手機卡和其他文具類用品，不包括辦公家具。2．辦公用具可以采取“領(lǐng)用”和“借用”兩種方式(如筆記本電腦)。如采取借用方式，應注明歸還期限，不按期歸還由綜合辦通知暫停發(fā)薪。3．用具類耗材需在崗位變動或離職時予以交還，否則應通知財務扣款。3.公務車輛管理流程綜合辦協(xié)調(diào)落實費用事宜綜合辦綜合辦協(xié)調(diào)落實費用事宜綜合辦按期提醒或安排年審/投保/繳費綜合辦建立《公務車輛信息登記簿》注明證件存放地、二級管理責任、年審/投保/繳費時間綜合辦負責人批準用車公司領(lǐng)導批準特殊用車綜合辦負責人批準用車公司領(lǐng)導批準特殊用車綜合辦發(fā)給鑰匙、行車證、《行車記錄》用車人申請用車綜合辦建立《行車記錄》綜合辦進行審驗前、離崗前違章查詢綜合辦按月查詢違章情況綜合辦進行審驗前、離崗前違章查詢綜合辦按月查詢違章情況用車人交還鑰匙、行車證、《行車記錄》用車人用車完畢填寫《行車記錄》財務部執(zhí)行扣款綜合辦財務部執(zhí)行扣款綜合辦負責人簽發(fā)《違章扣款通知》綜合辦界定違章責任備注：1．“二級管理責任”是指委托其他部門管理的情況。如貨運車輛委托售后部具體管理。2．因駕駛?cè)藗€人責任發(fā)生的違章由個人承擔違章罰款。3．其他規(guī)定見本公司《車輛管理規(guī)定》。4.安全、衛(wèi)生管理流程安全管理安全管理綜合辦檢查執(zhí)行情況綜合辦組織集中整治和清理各部門崗位執(zhí)行綜合辦檢查執(zhí)行情況綜合辦組織集中整治和清理各部門崗位執(zhí)行