APPLE-ERP-應(yīng)付模塊-用戶操作手冊-V2.020151015

APPLE_ERP_應(yīng)付模塊_用戶操作手冊PAGE第53頁/共=NUMPAGES54-153頁蘋果裝飾ERP項目用戶操作手冊——應(yīng)付模塊編寫人: 修改人：劉艷紅創(chuàng)建日期: 修改日期:2015-10-08 版本: V2.0甲方確認(rèn)人乙方確認(rèn)人文檔控制變更記錄時間作者版本變更參考1.0初版2.0劉艷紅審閱姓名職位傳閱份數(shù)名稱地點目錄TOC\o"1-3"\u1 文檔控制 12 介紹 32.1 目的 32.2 適用范圍 32.3 主要內(nèi)容 32.4 文檔依據(jù) 33 操作指南 43.1 供應(yīng)管理 43.2 預(yù)付款發(fā)票錄入 73.3 驗證發(fā)票 93.4 創(chuàng)建會計科目 103.5 付預(yù)付款 133.6 標(biāo)準(zhǔn)發(fā)票錄入 163.7 核銷預(yù)付款 193.8 支付應(yīng)付款 233.9 貸項通知單 293.10 零付款 313.11 退款 333.12 應(yīng)收轉(zhuǎn)過來的退款業(yè)務(wù) 353.1 員工借款 373.2 員工報銷 403.3 報表查詢 50介紹目的本手冊描述ERP系統(tǒng)中進(jìn)行的主要業(yè)務(wù)程序及系統(tǒng)操作步驟。適用范圍本手冊是根據(jù)《湖南蘋果裝飾集團_應(yīng)付款管理詳細(xì)解決方案.doc》中描述的業(yè)務(wù)解決方案進(jìn)行編寫，所以本手冊僅適用于ERP范圍內(nèi)應(yīng)付系統(tǒng)處理的相關(guān)業(yè)務(wù)。主要內(nèi)容本手冊主要包括以下內(nèi)容：所涉及的業(yè)務(wù)所涉及的流程（來源于業(yè)務(wù)管理手冊）往來清理業(yè)務(wù)借支備用金支付預(yù)付款應(yīng)付款項業(yè)務(wù)文檔依據(jù)本文檔主要依據(jù)：《湖南蘋果裝飾集團_應(yīng)付款管理詳細(xì)解決方案.doc》。操作指南供應(yīng)管理業(yè)務(wù)描述：由財務(wù)人員錄入，供應(yīng)商或員工的供應(yīng)商。操作要點：新增供應(yīng)商前，應(yīng)先仔細(xì)核對系統(tǒng)是否存在此供應(yīng)商，供應(yīng)商名稱應(yīng)使用法定名稱，如常德市武陵區(qū)德海建材經(jīng)營部（福湘板材），不應(yīng)輸入福湘或福湘板材。以免規(guī)則不一造成重復(fù)。操作步驟：職責(zé)：100001_集團應(yīng)付會計用戶路徑：（N）：業(yè)務(wù)操作平臺>供應(yīng)商>錄入如上圖，最好加上%樂扣%，輸入要建的供應(yīng)商進(jìn)行查找，系統(tǒng)確認(rèn)未找到相同供應(yīng)商后點“創(chuàng)建供應(yīng)商“。點“應(yīng)用“進(jìn)行下一步，點“地址薄”，點“創(chuàng)建“新增一個自已公司的組織與地點。標(biāo)“*”號的是必填項，填寫國家、地址、地址名稱、地址用途等。地址行1:寫上供應(yīng)商的詳細(xì)地址，地址名稱：我司是業(yè)務(wù)類型作為地點，如供應(yīng)商貨款、備用金、押金、供應(yīng)商預(yù)付款等。付款用途：采購：是付款：是點“繼續(xù)”進(jìn)入地點創(chuàng)建界面。勾上地址名稱，將供應(yīng)商地點與業(yè)務(wù)實體關(guān)聯(lián)，點“應(yīng)用”地址創(chuàng)建完成。維護會計信息：如果是供應(yīng)商負(fù)債科目（默認(rèn)）：應(yīng)付帳款—供應(yīng)商貨款。預(yù)付款科目（默認(rèn)）：預(yù)付帳款。如是員工借支請更改科目負(fù)債科目：其他應(yīng)付款個人往來，預(yù)付款科目：其他應(yīng)收款—個人往來—借支。點“保存”，供應(yīng)商信息創(chuàng)建完成，其他都無需設(shè)置了。預(yù)付款發(fā)票錄入基礎(chǔ)概念標(biāo)準(zhǔn)發(fā)票：自供應(yīng)商處收到的標(biāo)準(zhǔn)發(fā)票。貸項通知單：自供應(yīng)商處收到的負(fù)金額發(fā)票，它表示采購的貨物或服務(wù)的貸項。預(yù)付款發(fā)票：指輸入的發(fā)票，用于向供應(yīng)商或員工支付預(yù)付款。預(yù)付款核銷：是指標(biāo)準(zhǔn)發(fā)票與預(yù)付款發(fā)票的余額相互沖減，從而減少供應(yīng)商應(yīng)付賬款科目余額。業(yè)務(wù)描述：適用預(yù)付供應(yīng)商款項的業(yè)務(wù)處理。操作要點：發(fā)票編號是虛擬的。操作步驟：職責(zé)：100001_集團應(yīng)付會計用戶路徑：（N）：業(yè)務(wù)操作平臺>發(fā)票錄入>發(fā)票步驟1：點擊“發(fā)票”按鈕，進(jìn)入發(fā)票工作臺。步驟2：進(jìn)入“發(fā)票工作臺”后，選擇發(fā)票類型、供應(yīng)商、采購類型，輸入發(fā)票金額等信息后，點擊。A發(fā)票題頭業(yè)務(wù)實體：根據(jù)當(dāng)前用戶職責(zé)，默認(rèn)業(yè)務(wù)實體類型：預(yù)付款貿(mào)易伙伴：供應(yīng)商或是員工供應(yīng)商編號：系統(tǒng)自動帶出。供應(yīng)商地點：如果只有一個地點，系統(tǒng)自動帶出，多個需手工選擇。發(fā)票日期：供應(yīng)商發(fā)票日期，如果是虛擬發(fā)票，一般選擇總帳日期。發(fā)票編號：在預(yù)付款發(fā)票錄入中發(fā)票編號必須是虛擬的發(fā)票編號，輸入編號的規(guī)則為：YF+年月日+兩位流程號。例如：YF2015012101。發(fā)票幣種：RMB發(fā)票額：發(fā)票金額摘要：輸入發(fā)票摘要，方便日后檢閱。GL日期：如果是處理當(dāng)月發(fā)票，GL日期同系統(tǒng)日期，如果是處理上月發(fā)票，GL日期改為上月的最后一天日期，如2015.10.9號錄入一張9月的發(fā)票，輸入GL日期為2015-09-30。付款條件：立即付款付款方法：支票輸入完發(fā)票題頭后，點2行（2），系統(tǒng)自動保存頭信息B發(fā)票行類型：項目金額：同發(fā)票題頭金額，摘要：默認(rèn)抬頭值。保存發(fā)票驗證發(fā)票業(yè)務(wù)描述：財務(wù)人員驗證發(fā)票的準(zhǔn)確性。操作要點：確保系統(tǒng)中發(fā)票跟紙張發(fā)票的一致性。操作步驟：職責(zé)：100001_集團應(yīng)付會計用戶路徑：（N）：業(yè)務(wù)操作平臺>發(fā)票錄入>發(fā)票步驟1：進(jìn)入“發(fā)票工作臺”后，選擇要驗證的發(fā)票，點擊“活動”按鈕。步驟2：進(jìn)入“發(fā)票活動”界面，選擇“驗證”項，點擊“確定”。創(chuàng)建會計科目業(yè)務(wù)描述：創(chuàng)建預(yù)付款的會計科目，傳送到總賬中去并過賬。操作要點：選擇“最終過賬”。操作步驟：職責(zé)：100001_集團應(yīng)付會計用戶路徑：（N）：業(yè)務(wù)操作平臺>發(fā)票錄入>發(fā)票步驟1：進(jìn)入“發(fā)票工作臺”后，選擇創(chuàng)建會計科目的發(fā)票，點擊“活動”按鈕。步驟2：進(jìn)入“發(fā)票活動”界面后，選擇“創(chuàng)建會計科目”項中的“最終過賬”，點擊“確定”。擬定：可以修改。最終：不可以修改，未過賬到總帳最終過帳：不可以修改，已過賬到總帳步驟3：點擊“確定”后，系統(tǒng)會出現(xiàn)提示框。已成功創(chuàng)建會計科目。步驟4：點擊菜單欄中的“報表”，選擇“查看會計科目”查看會計科目。說明：點擊“查看事務(wù)處理”可以查看到事務(wù)處理來源。付預(yù)付款業(yè)務(wù)描述：發(fā)票驗證并創(chuàng)建會計科目后，支付預(yù)付款。所有的預(yù)付款必須付款。操作要點：發(fā)票驗證并創(chuàng)建會計科目。操作步驟：職責(zé)：100001_集團應(yīng)付會計用戶路徑：（N）：業(yè)務(wù)操作平臺>發(fā)票錄入>發(fā)票步驟1：在“發(fā)票工作臺”中點擊“活動”按鈕，彈出“發(fā)票活動”界面后，選擇“完全支付”，點擊“確定”。步驟2：進(jìn)入“付款-全額支付”界面，輸入付款日期、銀行賬戶、付款處理配置文件等項，點擊。系統(tǒng)類型：默認(rèn)為快速業(yè)務(wù)實體：根據(jù)職責(zé)帶出貿(mào)易伙伴：供應(yīng)商名稱或員工，系統(tǒng)自發(fā)票帶出供應(yīng)商地點、供應(yīng)商編號：系統(tǒng)默認(rèn)。銀行帳戶：付款銀行付款日期：實際付款日期付款方法：支票付款處理配置文件：蘋果裝飾配置文件步驟3：點擊“活動”按鈕，進(jìn)入“付款活動”界面，選擇“創(chuàng)建會計科目”項中的“最終過賬”，點擊“確定”。步驟4：點擊菜單欄中的“工具”后，選擇“查看會計科目”查看會計科目。說明：點擊“查看事務(wù)處理”可以查看到事務(wù)處理來源。標(biāo)準(zhǔn)發(fā)票錄入業(yè)務(wù)描述：本節(jié)主要描述應(yīng)付發(fā)票的錄入業(yè)務(wù)處理。操作要點：操作步驟：職責(zé)：100001_集團應(yīng)付會計用戶路徑：（N）：業(yè)務(wù)操作平臺>發(fā)票錄入>發(fā)票步驟1：進(jìn)入“發(fā)票工作臺”后，選擇發(fā)票類型：標(biāo)準(zhǔn)，供應(yīng)商，輸入發(fā)票金額等信息。A發(fā)票題頭業(yè)務(wù)實體：根據(jù)當(dāng)前用戶職責(zé)，默認(rèn)業(yè)務(wù)實體類型：標(biāo)準(zhǔn)貿(mào)易伙伴：供應(yīng)商或是員工供應(yīng)商編號：系統(tǒng)自動帶出。供應(yīng)商地點：如果只有一個地點，系統(tǒng)自動帶出，多個需手工選擇。發(fā)票日期：供應(yīng)商發(fā)票日期。發(fā)票編號：如果發(fā)票編號是真實的編號就必須輸入真實的發(fā)票編號，或者填寫單據(jù)編號。發(fā)票幣種：RMB發(fā)票額：發(fā)票金額摘要：輸入發(fā)票摘要，方便日后檢閱。GL日期：如果是處理當(dāng)月發(fā)票，GL日期同系統(tǒng)日期，如果是處理上月發(fā)票，GL日期改為上月的最后一天日期，如2015.10.9號錄入一張9月的發(fā)票，輸入GL日期為2015-09-30。付款條件：立即付款B發(fā)票行（可以有多行，當(dāng)需要進(jìn)不同的科目時，但是各行的總金額必須等于發(fā)票頭的金額）類型：項目金額：發(fā)票頭金額默認(rèn)分配帳戶：根據(jù)實際帳務(wù)進(jìn)相關(guān)科目。步驟2：進(jìn)入“發(fā)票活動”界面后，選擇“驗證”，點擊“確定”。步驟3：進(jìn)入“發(fā)票活動”界面后，選擇“創(chuàng)建會計科目”項中的“最終過賬”，點擊“確定”。核銷預(yù)付款業(yè)務(wù)描述：如果供應(yīng)商存在預(yù)付款，可以將標(biāo)準(zhǔn)發(fā)票與預(yù)付款發(fā)票核銷。操作要點：可以部分核銷預(yù)付款或者完全核銷預(yù)付款。操作步驟：職責(zé)：100001_集團應(yīng)付會計用戶路徑：（N）：業(yè)務(wù)操作平臺>發(fā)票錄入>發(fā)票步驟1：在“發(fā)票工作臺”中，選擇所要核銷的發(fā)票，點擊“活動”按鈕。步驟2：在“發(fā)票活動”界面中，選擇“核銷/撤銷核銷預(yù)付款”后，點擊“確定”。步驟3：在“核銷/撤銷核銷預(yù)付款”界面中，在核銷的金額前打?qū)春螅c擊“核銷/撤銷核銷”。說明：點擊“核銷/撤銷核銷”后，核銷金額及一些相關(guān)信息出現(xiàn)在“核銷現(xiàn)有預(yù)付款”框中。步驟4：在“發(fā)票工作臺”中，點擊“活動”按鈕，出現(xiàn)“發(fā)票活動”界面后，選擇“驗證”項，點擊“確定”。步驟5：在“發(fā)票工作臺”中，點擊“活動”按鈕，出現(xiàn)“發(fā)票活動”界面后，選擇“創(chuàng)建會計科目”項中的“最終過賬”，點擊“確定”。步驟6：點擊菜單欄中的“報表”，選擇“查看會計科目”查看會計科目。發(fā)票核銷應(yīng)付款分錄如下圖：支付應(yīng)付款業(yè)務(wù)描述如果發(fā)票未核銷或者未完全與預(yù)付款核銷，需要支付發(fā)票未核銷部分的金額。操作要點：若對發(fā)票進(jìn)行全額付款，在“活動”中進(jìn)行“完全支付”或者在“付款”界面中進(jìn)行付款。若對發(fā)票進(jìn)行部分付款，只能在“付款”界面中進(jìn)行付款。操作步驟：職責(zé)：100001_集團應(yīng)付會計用戶第一種：完全支付路徑：（N）：業(yè)務(wù)操作平臺>發(fā)票錄入>發(fā)票步驟1：進(jìn)入“發(fā)票工作臺”，點擊“活動”按鈕。步驟2：進(jìn)入“發(fā)票活動”后，選擇“完全支付”項，點擊“確定”。步驟3：進(jìn)入“付款-全額支付”界面后，輸入付款日期、銀行賬戶、付款方法、付款處理配置文件等，點擊按鈕。點擊“活動”按鈕，打開“付款活動”界面。步驟4：進(jìn)入“付款活動”界面后，選擇“創(chuàng)建會計科目”中的“最終過賬”，點擊“確定”。說明：點擊菜單欄中的“工具”后，選擇“查看會計科目”查看會計科目。第二種：部分支付路徑：（N）：付款>錄入>付款步驟1：進(jìn)入“付款”界面后，輸入供應(yīng)商編號、付款日期、銀行賬戶、付款方法、付款處理配置文件等，點擊“輸入/調(diào)整發(fā)票”按鈕。步驟2:進(jìn)入“選擇發(fā)票”界面后，輸入發(fā)票編號，點擊。步驟3：點擊“付款”界面中的“活動”按鈕，進(jìn)入“付款活動”界面后，選擇“創(chuàng)建會計科目”項中的“最終過賬”，點擊“確定”。步驟2：點擊“活動”按鈕，在“發(fā)票活動”界面中選擇“完全支付”，點擊“確定”。貸項通知單業(yè)務(wù)描述：適用于公司對標(biāo)準(zhǔn)發(fā)票進(jìn)行調(diào)整的業(yè)務(wù)處理，例如退貨。操作要點：貸項通知單中的金額必須是負(fù)數(shù)。操作步驟：職責(zé)：100001_集團應(yīng)付會計用戶路徑：（N）：業(yè)務(wù)操作平臺>發(fā)票錄入>發(fā)票步驟1：進(jìn)入發(fā)票工作臺后，錄入貸項通知單。選擇發(fā)票類型、供應(yīng)商、采購類型，輸入發(fā)票金額等信息后，點擊。步驟4：點擊“活動”按鈕，進(jìn)入“發(fā)票活動”界面，選擇“驗證”項，點擊“確定”。步驟5：點擊“活動”按鈕，進(jìn)入“發(fā)票活動”界面，選擇“創(chuàng)建會計科目”項中的“最終過賬”，點擊“確定”。步驟6：點擊菜單欄中的“報表”后，選擇“查看會計科目”查看會計科目。零付款業(yè)務(wù)描述發(fā)生退貨時，如果應(yīng)付給供應(yīng)商的款項還未支付，即標(biāo)準(zhǔn)發(fā)票未付款，先錄入貸項通知單，在付款時選擇標(biāo)準(zhǔn)發(fā)票和貸項通知單，進(jìn)行零付款。操作要點：只能在“付款”界面中進(jìn)行付款。操作步驟：職責(zé)：100001_集團應(yīng)付會計用戶路徑：（N）：付款>錄入>付款步驟1：進(jìn)入“付款”界面后，輸入供應(yīng)商編號、付款日期、銀行賬戶、付款方法、付款處理配置文件等，點擊“輸入/調(diào)整發(fā)票”按鈕。步驟2:進(jìn)入“選擇發(fā)票”界面后，輸入標(biāo)準(zhǔn)發(fā)票編號和貸項通知單發(fā)票編號，點擊。步驟3：點擊“付款”界面中的“活動”按鈕，進(jìn)入“付款活動”界面后，選擇“創(chuàng)建會計科目”項中的“最終過賬”，點擊“確定”。退款業(yè)務(wù)描述：發(fā)生退貨時，如果應(yīng)付給供應(yīng)商的款項已經(jīng)支付，錄入貸項通知單后，對貸項通行單進(jìn)行付款，便可完成退款。操作要點：無。操作步驟：職責(zé)：100001_集團應(yīng)付會計用戶路徑：（N）：業(yè)務(wù)操作平臺>發(fā)票錄入>發(fā)票步驟1：選中貸項通知單，點擊“發(fā)票工作臺”界面中的“活動”按鈕，選擇“發(fā)票活動”界面中的“完全支付”，點擊“確定”。步驟2：進(jìn)入“付款-完全支付”界面后，并輸入付款日期、銀行賬戶、付款方法、單據(jù)編號等，點擊工具欄中的后，會在下面表格中出現(xiàn)金額等。步驟3：點擊“活動”按鈕，進(jìn)入“付款活動”界面，選擇“創(chuàng)建會計科目”中的“最終過賬”項，點擊“確定”。步驟4：點擊菜單欄中的“報表”，選擇“查看會計科目”查看會計科目。應(yīng)收轉(zhuǎn)過來的退款業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)描述：客戶發(fā)生退單導(dǎo)致退款或增減變動時，從應(yīng)收退款轉(zhuǎn)到應(yīng)付的操作。從應(yīng)付把款退給客戶。操作要點：無。操作步驟：職責(zé)：100001_集團應(yīng)付會計用戶路徑：（N）：業(yè)務(wù)操作平臺>發(fā)票錄入>發(fā)票步驟1：進(jìn)發(fā)票界面輸入客戶查找進(jìn)入發(fā)票界面，從應(yīng)收轉(zhuǎn)到應(yīng)付的類型：付款請求步驟2：查找到付款請求—點“活動”驗證創(chuàng)建會計科目完全付款創(chuàng)建會計科目。后面付款的步驟同發(fā)票正常付款，此處不再贅述。員工借款業(yè)務(wù)描述：適用員工借款等預(yù)付款的業(yè)務(wù)處理。操作要點：無。操作步驟：職責(zé)：100001_集團應(yīng)付會計用戶路徑：（N）：業(yè)務(wù)操作平臺>發(fā)票錄入>發(fā)票步驟1：進(jìn)入“發(fā)票工作臺”界面中,選擇發(fā)票類型為“預(yù)付款”，輸入貿(mào)易伙伴、采購類型、發(fā)票日期、發(fā)票編號、發(fā)票額、摘要。步驟2：點擊“發(fā)票工作臺”中的“活動”按鈕，進(jìn)入“發(fā)票活動”界面，選擇“驗證”項，點擊“確定”。步驟3：在“發(fā)票活動”界面中，選擇“創(chuàng)建會計科目”項中的“最終過賬”，點擊“確定”。步驟4：在“發(fā)票活動”界面中，選擇“完全支付”項，點擊“確定”后，進(jìn)入“付款-全額支付”界面中，輸入付款日期、付款額、銀行賬戶、付款方法、付款處理配置文件等，點擊。步驟5：點擊“活動”按鈕，進(jìn)入“付款活動”界面，選擇“創(chuàng)建會計科目”項中的“最終過賬”，點擊“確定”。員工報銷業(yè)務(wù)描述：適用員工報銷的業(yè)務(wù)處理。如果員工有借款，先核銷借款。分三種情況處理：借款金額大于報銷金額；借款金額小于報銷金額；借款金額等于報銷金額。操作要點：注意報銷金額與借款金額之間的大小。如果沒有借款，不用核銷預(yù)付款。操作步驟：職責(zé)：100001_集團應(yīng)付會計用戶路徑：（N）：業(yè)務(wù)操作平臺>發(fā)票錄入>發(fā)票第一種：報銷金額小于借款金額步驟1：進(jìn)入“發(fā)票工作臺”后，選擇供應(yīng)商時，如果該供應(yīng)商有預(yù)付款，系統(tǒng)會自動出現(xiàn)“注意”提示框，提示有預(yù)付款發(fā)票可供核銷。點擊“確定”。步驟2：輸入采購類型、發(fā)票日期、發(fā)票編號、發(fā)票額、摘要等。在發(fā)票行中輸入金額、默認(rèn)分配賬戶等，點擊。說明：在發(fā)票行中錄入兩行。第一行是要報銷的金額，默認(rèn)分配帳戶是費用帳戶；第二行是員工需要退回的借款金額。步驟3：點擊“活動”按鈕，進(jìn)入“發(fā)票活動”界面后，選擇“驗證”項，點擊“確定”。步驟4：在“發(fā)票活動”界面中，選擇“創(chuàng)建會計科目”項中的“最終過賬”，點擊“確定”。步驟5：在“發(fā)票活動”界面中，選擇“核銷/撤銷核銷預(yù)付款”項，點擊“確定”。步驟6：進(jìn)入“核銷/撤銷核銷預(yù)付款”界面后，選擇所要核銷的預(yù)付款發(fā)票，點擊“核銷/撤銷核銷”按鈕。步驟7：點擊“活動”按鈕，進(jìn)入“發(fā)票活動”界面，選擇“驗證”項，點擊“確定”。步驟8：在“發(fā)票活動”界面中，選擇“創(chuàng)建會計科目”項中的“最終過賬”，點擊“確定”。步驟9：點擊菜單欄中的“報表”后，選擇“查看會計科目”查看會計科目。第二種：報銷金額大于借款金額步驟1：輸入貿(mào)易伙伴、采