會議的組織與管理教材課件

第五章會議的組織與管理第五章會議的組織與管理

教學目的：

通過本模塊的學習，了解會務(wù)工作的基本內(nèi)容及工作程序，學會擬定會議方案，掌握會議組織工作的環(huán)節(jié)和會務(wù)工作中的文書工作。教學目的：學習重點與難點會議籌備工作；會議方案的制作；會見與會談的操作程序與方法；會場的布置。學習重點與難點會議籌備工作；一、會議概述（一）會議的涵義

會議是“由有關(guān)組織召開的聽取情況、討論問題和布置工作的集會”。一、會議概述（二）辦會的涵義

辦會就是指辦公工作人員操辦會議事項、是辦公室工作人員工作的基本職責之一。具體包括:起草并分發(fā)會議文件；會場布置；會務(wù)接待；會議議題與議題磋商；生活安排；會議記錄；掌握會議進展；會后貫徹工作等等。（二）辦會的涵義辦會就是指辦公工作人員操辦會議事項、是辦（三）會議的主要特點１.集體性；２.程序性；３.公開性；4.規(guī)范性。（三）會議的主要特點１.集體性；（四）會議的作用1.會議體現(xiàn)了民主。2.會議交流了信息。3.會議統(tǒng)一了集體認識和行為。4.會議促進了和諧和團結(jié)。（四）會議的作用1.會議體現(xiàn)了民主。（五）會議的種類1.按規(guī)模分：

特大型（萬人以上）、大型（上千人）、中型（數(shù)百人上下）、小型（數(shù)十人或數(shù)人）。2.按性質(zhì)分：

法定性、決策性、專業(yè)性、動員性、紀念性、外事性、專題性、綜合性。3.按時間分：定期和非定期。（五）會議的種類1.按規(guī)模分：4.按出席對象分：聯(lián)席會、內(nèi)部會、代表會、群眾會。5.按召開方式分：電話會、電視會、廣播會、網(wǎng)絡(luò)會。

6.公司常見會議類型：

經(jīng)理例會與特別會議、員工大會、公司年會、股東大會和董事會、客戶咨詢會、展覽會、訂貨會、業(yè)務(wù)洽談會、新產(chǎn)品新聞發(fā)布會、聯(lián)誼會、表彰會。

4.按出席對象分：（六）會議的要素１.形式要素：名稱、時間、地點、與會人員、會議方式。２.內(nèi)容要素：指導思想、議題、目的、任務(wù)、作用。３.程序要素：會議準備、會議開始、會議進行、會議結(jié)束、會議決定的貫徹落實。４.財務(wù)要素：會議經(jīng)費、會議設(shè)備、會議服務(wù)設(shè)施。

（六）會議的要素（七）會議成本與會議效率1.會議的時間成本（七）會議成本與會議效率

2.直接的會議成本

3.效率損失成本開會時，主管人員必須離開自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。效率損失成本包括以下3種情況：3.效率損失成本項次原因具體表現(xiàn)（1）時間會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。（2）地點會議地點設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。（3）開會對象的選擇必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。（4）主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。（5）參會者的技能參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。（6）會議的準備工作開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效。（7）開會的原因、目的和結(jié)果開會的原因、目的和結(jié)果在會議進行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。會議效率不高的原因及具體表現(xiàn)項次原因具體表現(xiàn)（1）時間會議安排在即將午餐的時間，每個人二、辦會工作的基本內(nèi)容一、組織的工作1.協(xié)助領(lǐng)導確定會議議題；2.根據(jù)議題安排議程、日程；3.發(fā)會議通知，負責會議報到；4.對與會人員進行編組；5.布置會場，安排座次；6.印發(fā)會議證件(出席證、列席證、工作證等)；二、辦會工作的基本內(nèi)容一、組織的工作7.負責會議簽到；8.會中組織和協(xié)調(diào)；9.會場其他組織和管理；10.會外的聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)(負責與會議有關(guān)的邀請、報道、乘車、參觀、文體娛樂活動等方面的聯(lián)系和組織)。11.會議的結(jié)束收尾工作。7.負責會議簽到；(二)文書工作1.會議文書的起草；2.會議文書編寫；3.會議文書印發(fā)及管理。(二)文書工作1.會議文書的起草；(三)生活管理工作1.與會人員的食宿管理；2.會議的財務(wù)管理；3.會議的交通保障；4.會議的文化活動；5.與會人員的醫(yī)療保健。(三)生活管理工作1.與會人員的食宿管理；(四)安全保衛(wèi)工作1.會議的保密工作；2.會議的警衛(wèi)工作；3.會場內(nèi)外的安全保衛(wèi)工作。(四)安全保衛(wèi)工作1.會議的保密工作；會務(wù)工作流程圖（會前）確定會議主題與議題確定會議名稱確定會議時間與會期明確會議所需設(shè)備和工具選擇會議地點安排會議議程和日程制發(fā)會議通知確定會議規(guī)模與規(guī)格布置會場準備會議文件材料安排食住行制定會議經(jīng)費預算方案制作會議證件會場檢查明確會議組織機構(gòu)確定與會者名單會務(wù)工作流程圖（會前）確定會議主題與議題確定會議名稱確定會會務(wù)工作流程圖（會中）做好會議記錄組織簽到做好會議值班保衛(wèi)工作報到及接待工作做好后勤保障工作編寫會議簡報或快報做好會議保密工作會議信息工作會務(wù)工作流程圖（會中）做好會議記錄組織簽到做好會議值班保衛(wèi)工會務(wù)工作流程圖（會后）撰寫會議紀要催辦與反饋工作

安排與會人員離會會議總結(jié)會議文書的立卷歸檔會議的宣傳報道會務(wù)工作流程圖（會后）撰寫會議紀要催辦與反饋工作安排與三、會務(wù)工作具體內(nèi)容（一）指導會務(wù)工作的原則

1.準備充分；２.組織嚴密；３.服務(wù)周到；４.確保安全。三、會務(wù)工作具體內(nèi)容（一）指導會務(wù)工作的原則(二)會前準備工作1.確定會議主題與議題確定主題的主要方法：一是要有切實的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實際；三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細化。(二)會前準備工作1.確定會議主題與議題2.確定會議名稱

會議名稱一般由“單位+內(nèi)容+類型”構(gòu)成,應(yīng)根據(jù)會議的議題或主題來確定。3.確定會議規(guī)模與規(guī)格

確定會議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會議的內(nèi)容或主題。同時本著精簡效能的原則。會議的規(guī)模有大型、中型、小型。會議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。

4.確定會議時間、會期

會議的最佳時間，要考慮主要領(lǐng)導是否能出席，確定會期的長短應(yīng)與會議內(nèi)容緊密聯(lián)系。2.確定會議名稱鏈接：鏈接：

5.確定會議所需用品和設(shè)備

（1）必備用品是指各類會議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、桌椅、茶具、擴音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。（2）特殊用品是指一些特殊類型的會議，例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的特殊用品和設(shè)備。5.確定會議所需用品和設(shè)備

6.建立會議組織機構(gòu)

會務(wù)組、宣傳組、秘書組、文件組、接待組、保衛(wèi)組。

7.確定與會人員名單

出席會議和列席會議的有關(guān)人員。應(yīng)根據(jù)會議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來確定與會人員。

8.確定會議地點

要根據(jù)會議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求來確定。有時也考慮政治、經(jīng)濟、環(huán)境等因素。6.建立會議組織機構(gòu)

9.安排會議議程與日程

會議議程是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達出來。會議日程是指會議在一定時間內(nèi)的具體安排。

某公司銷售會議議程表

1.推選銷售部經(jīng)理的人選。

2.年度銷售活動的總結(jié)。

3.有關(guān)銷售問題的發(fā)言。

4.下年度銷售目標。

5.銷售人員的招聘和重組。9.安排會議議程與日程某股份有限責任公司股東大會日程安排日期

時間

內(nèi)容安排

地點主持參加人備注3、9上午9：00報到花園酒店大會議廳李總XXXX9：30會議開始，張董致開幕詞大會議廳張董全體股民9：40李總：年度經(jīng)營報告大會議廳張董全體股民11：00年度決算表大會議廳總會計師全體股民11：30大會結(jié)束某股份有限責任公司股東大會日程安排日期時間內(nèi)

10.制發(fā)會議通知

會議通知的內(nèi)容包括名稱、時間、地點、與會人員、議題及要求等。會議通知的種類有書信式和柬帖式。會議通知的發(fā)送形式有正式通知和非正式通知。會議通知的方式有書面、口頭、電話、郵件。10.制發(fā)會議通知鏈接：發(fā)通知應(yīng)注意的事項

一般的會議只發(fā)一次正式通知，有些會議需要發(fā)預備性通知，然后再發(fā)正式通知，其常用于與會人需做大量會前準備工作，如：準備發(fā)言材料或方案的會議;

對于一些區(qū)域性、全國性乃至國際性會議，需要安排與會人員食宿和回程的，還要在發(fā)送會議通知的同時附上會議通知回執(zhí)，以便會務(wù)人員安排接站和訂購車、機票;

發(fā)會議邀請函和請柬的方法，與發(fā)送會議通知基本相同。

鏈接：發(fā)通知應(yīng)注意的事項

11.制作會議證件

代表證出席證會議正式證件列席證來賓證旁聽證會議證件工作證會議工作證件記者證出入證

會議證件的內(nèi)容有會議名稱、與會者單位、姓名、職務(wù)、證件號碼等。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。11.制作會議證件

12.準備會議文件資料

主要有議程表和日程表、會場座位分區(qū)表和主席臺及會場座次表、主題報告、領(lǐng)導講話稿、其他發(fā)言材料、開幕詞和閉幕詞、其他會議材料等。

13.安排食住行

⑴會議飲食管理本著“衛(wèi)生第一、保證營養(yǎng)、適合口味、方便節(jié)約”的原則，做好伙食預算和伙食搭配與烹調(diào)工作.⑵會議住宿安排，根據(jù)實際情況，按照規(guī)定標準，盡可能地滿足與會人員住宿上的要求。⑶安排好會議用車，為會議提供完備的交通服務(wù)。12.準備會議文件資料

14.制定會議預算方案

文件資料費、郵電通訊費、會議設(shè)備和用品費、會議場所租用費、會議辦公費、宣傳交際費、食宿費、交通費、其他費用。

15.布置會場

（1）會場的風格特點莊嚴、肅穆、輕松、簡潔。喜慶、儒雅、簡單、樸素。14.制定會議預算方案

（2）會場的類型及布局

①小型會議室。

橢圓形、回字形、T字形、“馬蹄”型、長方形。（2）會場的類型及布局②中型會議室。

“而”字型、半圓型、課堂型。③大型會議室。

禮堂型、眾星拱月型。（3）會場的布置①主席臺主席臺的布置一是對稱；二是要簡化。主席臺的座次一般是職務(wù)最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的順序依次排列。②場內(nèi)其他人員的座次安排橫排法。豎排法。左右排列法。②中型會議室。主席臺坐次主席臺坐次禮堂型禮堂型教室型會場教室型會場

③會場內(nèi)外的布置：會標、會徽、臺幕、標語、桌簽、坐簽、色調(diào)、燈光、氣味、旗幟、花卉。

③會場內(nèi)外的布置：

會標會徽會標會徽

16.檢查會場（1）

方式一種是聽取會議籌備人的匯報，一種是現(xiàn)場檢查。（2）檢查的內(nèi)容

A.文件的材料準備情況。

B.會場布置情況。

C.會議保衛(wèi)工作情況。

D.其他內(nèi)容。16.檢查會場（三）會中服務(wù)工作1.報到及接待工作（1）與會人員的接送;（2）會議交通工具的安排;（3）與會人員返回時，車、船和飛機票的預訂及購買;（4）會議文娛活動的安排和組織;（5）其他屬于招待方面的工作。（三）會中服務(wù)工作1.報到及接待工作2.組織簽到（1）代簽到。（2）簿式簽到。（3）電子計算機簽到。會議的組織與管理教材3.做好會議記錄（1）會議記錄的格式：記錄頭、記錄主體、記錄尾部

①記錄頭:

會議名稱；會議時間；會議地點；會議主席（主持人）；會議出席、列席和缺席情況；會議記錄人、會議主要議題。

②記錄主體

與會者的發(fā)言。議定事項。③記錄尾部

散會。主持人、記錄人簽字。3.做好會議記錄（1）會議記錄的格式：

（2）會議記錄的要求

準確、完整、簡潔、明確。

（3）會議記錄的重點

會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動；會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解；權(quán)威人士或代表人物的言論；會議開始時的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；會議已議決的或議而未決的事項；對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動。

（4）會議記錄方法

①記錄的重點是將主要討論的觀點、決議、決定，重要聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)論全記下來，其他的可簡要記錄.

②漏記的內(nèi)容先作記號，然后對照錄音帶修改，或請發(fā)言者重復。③與會者提的意見、建議，要記人名。（5）會議記錄的修改

①定稿打印前，請主席簽字批準。

②與會者指出錯誤，主席或秘書可改。

③會議記錄一經(jīng)簽名，不能再改動。（4）會議記錄方法4.確保會議期間信息的溝通（1）做好會議期間信息的收集、傳遞、反饋工作.①秘書要多聽、多記、多想、多算、多跑，全面搜集信息。②深入會議，掌握第一手資料。③注重對會議信息加工提煉，方便各方利用。④注重實效，并收集反饋信息。4.確保會議期間信息的溝通⑵會議期間的對外宣傳①妥善處理與新聞媒體的關(guān)系。②注意內(nèi)外有別，嚴守單位秘密。③選擇宣傳內(nèi)容應(yīng)堅持對象、效果、時效、費用的原則。④收集媒體對會議的報道提供給領(lǐng)導.⑤為領(lǐng)導召開記者招待會提供資料。⑵會議期間的對外宣傳①妥善處理與新聞媒體的關(guān)系。5.編發(fā)會議簡報（1）類型綜合型、專題型、實錄型。（2）格式報頭、報核、報尾。（3）要求簡練、快捷、準確。

5.編發(fā)會議簡報

6.值班保衛(wèi)工作（1）值班工作秘書人員要堅守值班崗位，以保證會議順利結(jié)束，并隨時應(yīng)付各種突發(fā)事件。（2）保衛(wèi)工作

①重要與會者人身安全保衛(wèi)②重要文件的保衛(wèi)③會場和駐地的保衛(wèi)④會議設(shè)備的保衛(wèi)⑤與會者貴重物品的保衛(wèi)6.值班保衛(wèi)工作

7.會議保密工作

⑴會前保密工作①涉及秘密的會議，嚴格確定出席、列席人員及會議服務(wù)人員。②召開比較大型的或秘密性較強的會議，秘書部門要與保衛(wèi)、保密部門取得聯(lián)系，共同采取保密措施。③根據(jù)實際需要，確定會議印發(fā)的文件及其數(shù)量，文件要標明密級，統(tǒng)一編號，按照規(guī)定的范圍印發(fā)。

④選擇會址要注意保密，會前對會場環(huán)境及會場設(shè)施包括擴音、錄音設(shè)施、電話進行防竊密、泄密檢測。

7.會議保密工作

⑵會中保密工作

①加強保密教育。

②加強文件管理。

③加強重要涉密會議管理。

⑶會后保密工作

①做好保密文件的回收工作。

②秘密文件通過機要通信部門遞送。

③對會議駐地、房間、會議室進行保密檢查。

⑵會中保密工作

8.會議的后勤保障工作

(1)做好食宿管理工作。

(2)做好迎送交通工作。

(3)做好會議車輛管理工作。

(4)做好財務(wù)管理工作。

(5)安排好會議的文化生活。

(6)做好會議醫(yī)療衛(wèi)生工作。8.會議的后勤保障工作（四）會后整理工作

1.安排與會人員離會

2.撰寫會議紀要

3.會議的宣傳報道4.會議文書的立卷歸檔

5.會議總結(jié)工作

6.會后催辦和反饋工作（四）會后整理工作1.安排與會人員離會四、常用會議組織程序（一）行政辦公會議是各級領(lǐng)導為研究和處理日常工作、協(xié)調(diào)矛盾而召開的會議，在企業(yè)中也稱經(jīng)理辦公會。議題安排→發(fā)送會議通知→做好會議記錄→撰寫辦公會議紀要→議定事項的貫徹執(zhí)行

→搜集信息，進行反饋。

四、常用會議組織程序（一）行政辦公會議（二）職工代表大會

職工代表大會是企事業(yè)單位依據(jù)《職工代表大會條例》召開的具有法律效力的會議。

其組織程序如下:

1.籌備會議

確定大會議題→做好宣傳發(fā)動工作→征集和處理提案→準備會議文件→準備會議文件（二）職工代表大會職工代表大會是企事業(yè)單位依據(jù)《職工代表

2.預備會議

（1）由工會向全體職工代表報告大會的籌備工作情況。（2）醞釀大會主席團人選，民主選舉主席團成員。（3）確定大會議程，主席團審議通過大會議程，然后向全體職工代表宣布。（4）醞釀職工代表大會專門小組的設(shè)置及組成人選名單.

（5）聽取代表資格審查小組關(guān)于代表資格的審查報告。

3.召開會議

（1）聽取主要行政領(lǐng)導工作報告，組織討論，提出意見，在修改和補充的基礎(chǔ)上，大會通過。（2）聽取各專門小組的報告。（3）民主評議行政領(lǐng)導。（4）選舉通過各專門小組人員名單。（5）討論職工代表大會自身建議的有關(guān)規(guī)定和制度。（6）通過大會決議。3.召開會議4.會后整理及大會決議事項的落實

（1）整理現(xiàn)場，歡送代表離會。（2）整理會議文件，搞好立卷歸檔。（3）落實大會決定協(xié)議，督辦落實情況。4.會后整理及大會決議事項的落實（1）整理現(xiàn)場五、會見與會談（一）會見與會談準備1.收集對方的相關(guān)資料①對方求見的目的。②對方的求見對象。③對方相關(guān)社會背景，如習俗、禁忌、禮儀等。④對方參加會見的人數(shù)、姓名、職務(wù)等。⑤主要求見人的詳細資料。五、會見與會談（一）會見與會談準備

2.通知主方參加會見和會談的人員

①通知主方接見人②通知主方陪同人員③通知主談人④通知其他會談人員2.通知主方參加會見和會談的人員3.了解會見與會談的地點和時間

（1）會見的地點和時間會見的地點一般安排在主人的辦公室、會客室或小型會議室，也可在客人的住所進行。會見的時間根據(jù)會見的性質(zhì)來定。（2）會談的地點和時間會談的地點一般安排在客人所住的賓館會議室。會談的時間安排應(yīng)先征求對方的意見。3.了解會見與會談的地點和時間4.通知對方

會見與會談的名單、地點、時間一旦確定，應(yīng)及時通知對方。了解客人抵達方式，以便告知主方的接送方式及接送人員。如果是重要的會見和會談，事先應(yīng)由秘書或其他工作人員進行預備性磋商，確定會見、會談的具體日程。4.通知對方5.場所的布置及座位安排（1）場所的布置會見場所應(yīng)準備足夠的桌椅、沙發(fā)、茶幾和飲料等物品。所有擺放的家俱，應(yīng)保證干凈、清潔、大方。會談桌上有時需放置雙方標志旗幟(如果是涉外談判，應(yīng)擺放兩國國旗)，現(xiàn)場可放置雙方主要人員座位卡，以便與會者對號入座。5.場所的布置及座位安排（2）會見與會談的座次安排

①會見的座次安排

會見時應(yīng)遵循“主左客右”的原則，即客人坐在主人的右邊。涉外會見還應(yīng)有譯員。如下圖所示：記錄譯員主客主人客方人員主方人員譯員主客主人客方人員主方人員（2）會見與會談的座次安排記錄譯員主客主人客方人員主方人員譯②會談的座次安排雙方會談一般將談判桌排成長方形，雙方各坐一邊，主方位于背門一側(cè)如圖(一)，或進門后的左側(cè)如圖(二)，雙方主談人位于各方長排中央，其他人員按右高左低排列。桌上應(yīng)放置中文座位卡，涉外會談，要同時放置對方語種的座位卡。如圖所示。多邊會談的座位可擺成圓形或方形。

②會談的座次安排正門客方主方13576421246753{譯員}主賓{譯員}主人（一）（二）正門客方主方13576421246753{譯員}主賓

會見與會談的基本程序

迎接致辭、贈禮、合影會見或會談記錄結(jié)束會見與會談的基本程序迎接致辭、贈禮、合影會見或會談合影圖5444554444455444213444561---主人2---主賓3---第二主賓4---客方人員（或主客插排）5---主方人員6---攝影師合影圖5444554444455444213444561--技能訓練案例1：一次重要的報告會，辦公室安排秘書小劉負責會議的錄音工作。小劉將無線話筒和錄音機磁帶安放好以后，還事先調(diào)試了一番，覺得效果不錯，開會時小劉放心地做其他的事情去了。會議結(jié)束后，主任要小劉把錄音整理出來。小劉打開錄音機，前幾分鐘聽起來還不錯，但越聽越不清晰了，到后來竟然是一片噪聲。報告自然是沒有整理出來，小劉應(yīng)怎樣總結(jié)教訓呢?

技能訓練案例1：案例2：

一次重要的國際會議，十多個國家的領(lǐng)導人在一起聚會。因為組織者的疏忽，在集體攝影中竟將兩位女性領(lǐng)導人安排在了后排，結(jié)果在這一重要國際會議的“全家?！校傉也坏竭@兩位女性領(lǐng)導人的影像，引起兩國輿論的指責。

從此案例中說明會議組織應(yīng)注意哪些問題？案例2：案例3：

某召單位開一次表彰大會，對本單位七八個先進集體、數(shù)十名先進個人，頒發(fā)錦旗和獎狀。當領(lǐng)獎的同學上臺領(lǐng)到錦旗和獎狀后，有幾名同學當即發(fā)現(xiàn)獎狀上的名字不對，轉(zhuǎn)頭向領(lǐng)導更換和相互交換，一時間領(lǐng)獎臺上競亂糟槽。

以上三個案例中的問題都是由會議組織中的細節(jié)所致。分析案例中的問題所在，并談?wù)剬τ跁h活動的細節(jié)安排應(yīng)注意哪些問題。案例3：

thanks！thanks！演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！第五章會議的組織與管理第五章會議的組織與管理

教學目的：

通過本模塊的學習，了解會務(wù)工作的基本內(nèi)容及工作程序，學會擬定會議方案，掌握會議組織工作的環(huán)節(jié)和會務(wù)工作中的文書工作。教學目的：學習重點與難點會議籌備工作；會議方案的制作；會見與會談的操作程序與方法；會場的布置。學習重點與難點會議籌備工作；一、會議概述（一）會議的涵義

會議是“由有關(guān)組織召開的聽取情況、討論問題和布置工作的集會”。一、會議概述（二）辦會的涵義

辦會就是指辦公工作人員操辦會議事項、是辦公室工作人員工作的基本職責之一。具體包括:起草并分發(fā)會議文件；會場布置；會務(wù)接待；會議議題與議題磋商；生活安排；會議記錄；掌握會議進展；會后貫徹工作等等。（二）辦會的涵義辦會就是指辦公工作人員操辦會議事項、是辦（三）會議的主要特點１.集體性；２.程序性；３.公開性；4.規(guī)范性。（三）會議的主要特點１.集體性；（四）會議的作用1.會議體現(xiàn)了民主。2.會議交流了信息。3.會議統(tǒng)一了集體認識和行為。4.會議促進了和諧和團結(jié)。（四）會議的作用1.會議體現(xiàn)了民主。（五）會議的種類1.按規(guī)模分：

特大型（萬人以上）、大型（上千人）、中型（數(shù)百人上下）、小型（數(shù)十人或數(shù)人）。2.按性質(zhì)分：

法定性、決策性、專業(yè)性、動員性、紀念性、外事性、專題性、綜合性。3.按時間分：定期和非定期。（五）會議的種類1.按規(guī)模分：4.按出席對象分：聯(lián)席會、內(nèi)部會、代表會、群眾會。5.按召開方式分：電話會、電視會、廣播會、網(wǎng)絡(luò)會。

6.公司常見會議類型：

經(jīng)理例會與特別會議、員工大會、公司年會、股東大會和董事會、客戶咨詢會、展覽會、訂貨會、業(yè)務(wù)洽談會、新產(chǎn)品新聞發(fā)布會、聯(lián)誼會、表彰會。

4.按出席對象分：（六）會議的要素１.形式要素：名稱、時間、地點、與會人員、會議方式。２.內(nèi)容要素：指導思想、議題、目的、任務(wù)、作用。３.程序要素：會議準備、會議開始、會議進行、會議結(jié)束、會議決定的貫徹落實。４.財務(wù)要素：會議經(jīng)費、會議設(shè)備、會議服務(wù)設(shè)施。

（六）會議的要素（七）會議成本與會議效率1.會議的時間成本（七）會議成本與會議效率

2.直接的會議成本

3.效率損失成本開會時，主管人員必須離開自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。效率損失成本包括以下3種情況：3.效率損失成本項次原因具體表現(xiàn)（1）時間會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。（2）地點會議地點設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。（3）開會對象的選擇必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。（4）主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。（5）參會者的技能參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。（6）會議的準備工作開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效。（7）開會的原因、目的和結(jié)果開會的原因、目的和結(jié)果在會議進行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。會議效率不高的原因及具體表現(xiàn)項次原因具體表現(xiàn)（1）時間會議安排在即將午餐的時間，每個人二、辦會工作的基本內(nèi)容一、組織的工作1.協(xié)助領(lǐng)導確定會議議題；2.根據(jù)議題安排議程、日程；3.發(fā)會議通知，負責會議報到；4.對與會人員進行編組；5.布置會場，安排座次；6.印發(fā)會議證件(出席證、列席證、工作證等)；二、辦會工作的基本內(nèi)容一、組織的工作7.負責會議簽到；8.會中組織和協(xié)調(diào)；9.會場其他組織和管理；10.會外的聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)(負責與會議有關(guān)的邀請、報道、乘車、參觀、文體娛樂活動等方面的聯(lián)系和組織)。11.會議的結(jié)束收尾工作。7.負責會議簽到；(二)文書工作1.會議文書的起草；2.會議文書編寫；3.會議文書印發(fā)及管理。(二)文書工作1.會議文書的起草；(三)生活管理工作1.與會人員的食宿管理；2.會議的財務(wù)管理；3.會議的交通保障；4.會議的文化活動；5.與會人員的醫(yī)療保健。(三)生活管理工作1.與會人員的食宿管理；(四)安全保衛(wèi)工作1.會議的保密工作；2.會議的警衛(wèi)工作；3.會場內(nèi)外的安全保衛(wèi)工作。(四)安全保衛(wèi)工作1.會議的保密工作；會務(wù)工作流程圖（會前）確定會議主題與議題確定會議名稱確定會議時間與會期明確會議所需設(shè)備和工具選擇會議地點安排會議議程和日程制發(fā)會議通知確定會議規(guī)模與規(guī)格布置會場準備會議文件材料安排食住行制定會議經(jīng)費預算方案制作會議證件會場檢查明確會議組織機構(gòu)確定與會者名單會務(wù)工作流程圖（會前）確定會議主題與議題確定會議名稱確定會會務(wù)工作流程圖（會中）做好會議記錄組織簽到做好會議值班保衛(wèi)工作報到及接待工作做好后勤保障工作編寫會議簡報或快報做好會議保密工作會議信息工作會務(wù)工作流程圖（會中）做好會議記錄組織簽到做好會議值班保衛(wèi)工會務(wù)工作流程圖（會后）撰寫會議紀要催辦與反饋工作

安排與會人員離會會議總結(jié)會議文書的立卷歸檔會議的宣傳報道會務(wù)工作流程圖（會后）撰寫會議紀要催辦與反饋工作安排與三、會務(wù)工作具體內(nèi)容（一）指導會務(wù)工作的原則

1.準備充分；２.組織嚴密；３.服務(wù)周到；４.確保安全。三、會務(wù)工作具體內(nèi)容（一）指導會務(wù)工作的原則(二)會前準備工作1.確定會議主題與議題確定主題的主要方法：一是要有切實的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實際；三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細化。(二)會前準備工作1.確定會議主題與議題2.確定會議名稱

會議名稱一般由“單位+內(nèi)容+類型”構(gòu)成,應(yīng)根據(jù)會議的議題或主題來確定。3.確定會議規(guī)模與規(guī)格

確定會議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會議的內(nèi)容或主題。同時本著精簡效能的原則。會議的規(guī)模有大型、中型、小型。會議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。

4.確定會議時間、會期

會議的最佳時間，要考慮主要領(lǐng)導是否能出席，確定會期的長短應(yīng)與會議內(nèi)容緊密聯(lián)系。2.確定會議名稱鏈接：鏈接：

5.確定會議所需用品和設(shè)備

（1）必備用品是指各類會議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、桌椅、茶具、擴音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。（2）特殊用品是指一些特殊類型的會議，例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的特殊用品和設(shè)備。5.確定會議所需用品和設(shè)備

6.建立會議組織機構(gòu)

會務(wù)組、宣傳組、秘書組、文件組、接待組、保衛(wèi)組。

7.確定與會人員名單

出席會議和列席會議的有關(guān)人員。應(yīng)根據(jù)會議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來確定與會人員。

8.確定會議地點

要根據(jù)會議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求來確定。有時也考慮政治、經(jīng)濟、環(huán)境等因素。6.建立會議組織機構(gòu)

9.安排會議議程與日程

會議議程是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達出來。會議日程是指會議在一定時間內(nèi)的具體安排。

某公司銷售會議議程表

1.推選銷售部經(jīng)理的人選。

2.年度銷售活動的總結(jié)。

3.有關(guān)銷售問題的發(fā)言。

4.下年度銷售目標。

5.銷售人員的招聘和重組。9.安排會議議程與日程某股份有限責任公司股東大會日程安排日期

時間

內(nèi)容安排

地點主持參加人備注3、9上午9：00報到花園酒店大會議廳李總XXXX9：30會議開始，張董致開幕詞大會議廳張董全體股民9：40李總：年度經(jīng)營報告大會議廳張董全體股民11：00年度決算表大會議廳總會計師全體股民11：30大會結(jié)束某股份有限責任公司股東大會日程安排日期時間內(nèi)

10.制發(fā)會議通知

會議通知的內(nèi)容包括名稱、時間、地點、與會人員、議題及要求等。會議通知的種類有書信式和柬帖式。會議通知的發(fā)送形式有正式通知和非正式通知。會議通知的方式有書面、口頭、電話、郵件。10.制發(fā)會議通知鏈接：發(fā)通知應(yīng)注意的事項

一般的會議只發(fā)一次正式通知，有些會議需要發(fā)預備性通知，然后再發(fā)正式通知，其常用于與會人需做大量會前準備工作，如：準備發(fā)言材料或方案的會議;

對于一些區(qū)域性、全國性乃至國際性會議，需要安排與會人員食宿和回程的，還要在發(fā)送會議通知的同時附上會議通知回執(zhí)，以便會務(wù)人員安排接站和訂購車、機票;

發(fā)會議邀請函和請柬的方法，與發(fā)送會議通知基本相同。

鏈接：發(fā)通知應(yīng)注意的事項

11.制作會議證件

代表證出席證會議正式證件列席證來賓證旁聽證會議證件工作證會議工作證件記者證出入證

會議證件的內(nèi)容有會議名稱、與會者單位、姓名、職務(wù)、證件號碼等。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。11.制作會議證件

12.準備會議文件資料

主要有議程表和日程表、會場座位分區(qū)表和主席臺及會場座次表、主題報告、領(lǐng)導講話稿、其他發(fā)言材料、開幕詞和閉幕詞、其他會議材料等。

13.安排食住行

⑴會議飲食管理本著“衛(wèi)生第一、保證營養(yǎng)、適合口味、方便節(jié)約”的原則，做好伙食預算和伙食搭配與烹調(diào)工作.⑵會議住宿安排，根據(jù)實際情況，按照規(guī)定標準，盡可能地滿足與會人員住宿上的要求。⑶安排好會議用車，為會議提供完備的交通服務(wù)。12.準備會議文件資料

14.制定會議預算方案

文件資料費、郵電通訊費、會議設(shè)備和用品費、會議場所租用費、會議辦公費、宣傳交際費、食宿費、交通費、其他費用。

15.布置會場

（1）會場的風格特點莊嚴、肅穆、輕松、簡潔。喜慶、儒雅、簡單、樸素。14.制定會議預算方案

（2）會場的類型及布局

①小型會議室。

橢圓形、回字形、T字形、“馬蹄”型、長方形。（2）會場的類型及布局②中型會議室。

“而”字型、半圓型、課堂型。③大型會議室。

禮堂型、眾星拱月型。（3）會場的布置①主席臺主席臺的布置一是對稱；二是要簡化。主席臺的座次一般是職務(wù)最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的順序依次排列。②場內(nèi)其他人員的座次安排橫排法。豎排法。左右排列法。②中型會議室。主席臺坐次主席臺坐次禮堂型禮堂型教室型會場教室型會場

③會場內(nèi)外的布置：會標、會徽、臺幕、標語、桌簽、坐簽、色調(diào)、燈光、氣味、旗幟、花卉。

③會場內(nèi)外的布置：

會標會徽會標會徽

16.檢查會場（1）

方式一種是聽取會議籌備人的匯報，一種是現(xiàn)場檢查。（2）檢查的內(nèi)容

A.文件的材料準備情況。

B.會場布置情況。

C.會議保衛(wèi)工作情況。

D.其他內(nèi)容。16.檢查會場（三）會中服務(wù)工作1.報到及接待工作（1）與會人員的接送;（2）會議交通工具的安排;（3）與會人員返回時，車、船和飛機票的預訂及購買;（4）會議文娛活動的安排和組織;（5）其他屬于招待方面的工作。（三）會中服務(wù)工作1.報到及接待工作2.組織簽到（1）代簽到。（2）簿式簽到。（3）電子計算機簽到。會議的組織與管理教材3.做好會議記錄（1）會議記錄的格式：記錄頭、記錄主體、記錄尾部

①記錄頭:

會議名稱；會議時間；會議地點；會議主席（主持人）；會議出席、列席和缺席情況；會議記錄人、會議主要議題。

②記錄主體

與會者的發(fā)言。議定事項。③記錄尾部

散會。主持人、記錄人簽字。3.做好會議記錄（1）會議記錄的格式：

（2）會議記錄的要求

準確、完整、簡潔、明確。

（3）會議記錄的重點

會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動；會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解；權(quán)威人士或代表人物的言論；會議開始時的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；會議已議決的或議而未決的事項；對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動。

（4）會議記錄方法

①記錄的重點是將主要討論的觀點、決議、決定，重要聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)論全記下來，其他的可簡要記錄.

②漏記的內(nèi)容先作記號，然后對照錄音帶修改，或請發(fā)言者重復。③與會者提的意見、建議，要記人名。（5）會議記錄的修改

①定稿打印前，請主席簽字批準。

②與會者指出錯誤，主席或秘書可改。

③會議記錄一經(jīng)簽名，不能再改動。（4）會議記錄方法4.確保會議期間信息的溝通（1）做好會議期間信息的收集、傳遞、反饋工作.①秘書要多聽、多記、多想、多算、多跑，全面搜集信息。②深入會議，掌握第一手資料。③注重對會議信息加工提煉，方便各方利用。④注重實效，并收集反饋信息。4.確保會議期間信息的溝通⑵會議期間的對外宣傳①妥善處理與新聞媒體的關(guān)系。②注意內(nèi)外有別，嚴守單位秘密。③選擇宣傳內(nèi)容應(yīng)堅持對象、效果、時效、費用的原則。④收集媒體對會議的報道提供給領(lǐng)導.⑤為領(lǐng)導召開記者招待會提供資料。⑵會議期間的對外宣傳①妥善處理與新聞媒體的關(guān)系。5.編發(fā)會議簡報（1）類型綜合型、專題型、實錄型。（2）格式報頭、報核、報尾。（3）要求簡練、快捷、準確。

5.編發(fā)會議簡報

6.值班保衛(wèi)工作（1）值班工作秘書人員要堅守值班崗位，以保證會議順利結(jié)束，并隨時應(yīng)付各種突發(fā)事件。（2）保衛(wèi)工作

①重要與會者人身安全保衛(wèi)②重要文件的保衛(wèi)③會場和駐地的保衛(wèi)④會議設(shè)備的保衛(wèi)⑤與會者貴重物品的保衛(wèi)6.值班保衛(wèi)工作

7.會議保密工作

⑴會前保密工作①涉及秘密的會議，嚴格確定出席、列席人員及會議服務(wù)人員。②召開比較大型的或秘密性較強的會議，秘書部門要與保衛(wèi)、保密部門取得聯(lián)系，共同采取保密措施。③根據(jù)實際需要，確定會議印發(fā)的文件及其數(shù)量，文件要標明密級，統(tǒng)一編號，按照規(guī)定的范圍印發(fā)。

④選擇會址要注意保密，會前對會場環(huán)境及會場設(shè)施包括擴音、錄音設(shè)施、電話進行防竊密、泄密檢測。

7.會議保密工作

⑵會中保密工作

①加強保密教育。

②加強文件管理。

③加強重要涉密會議管理。

⑶會后保密工作

①做好保密文件的回收工作。

②秘密文件通過機要通信部門遞送。

③對會議駐地、房間、會議室進行保密檢查。

⑵會中保密工作

8.會議的后勤保障工作

(1)做好食宿管理工作。

(2)做好迎送交通工作。

(3)做好會議車輛管理工作。

(4)做好財務(wù)管理工作。

(5)安排好會議的文化生活。

(6)做好會議醫(yī)療衛(wèi)生工作。8.會議的后勤保障工作（四）會后整理工作

1.安排與會人員離會

2.撰寫會議紀要

3.會議的宣傳報道4.會議文書的立卷歸檔

5.會議總結(jié)工作

6.會后催辦和反饋工作（四）會后整理工作1.安排與會人員離會四、常用會議組織程序（一）行政辦公會議是各級領(lǐng)導為研究和處理日常工作、協(xié)調(diào)矛盾而召開的會議，在企業(yè)中也稱經(jīng)理辦公會。議題安排→發(fā)送會議通知→做好會議記錄→撰寫辦公會議紀要→議定事項的貫徹執(zhí)行

→搜集信息，進行反饋。

四、常用會議組織程序（一）行政辦公會議（二）職工代表大會

職工代表大會是企事業(yè)單位依據(jù)《職工代表大會條例》召開的具有法律效力的會議。

其組織程序如下:

1.籌備會議

確定大會議題→做好宣傳發(fā)動工作→征集和處理提案→準備會議文件→準備會議文件（二）職工代表大會職工代表大會是企事業(yè)單位依據(jù)《職工代表

2.預備會議

（1）由工會向全體職工代表報告大會的籌備工作情況。（2）醞釀大會主席團人選，民主選舉主席團成員。（3）確定大會議程，主席團審議通過大會議程，然后向全體職工代表宣布。（4）醞釀職工代表大會專門小組的設(shè)置及組成人選名單.

（5）聽取代表資格審查小組關(guān)于代表資格的審查報告。

3.召開會議

（1）聽取主要行政領(lǐng)導工作報告，組織討論，提出意見，在修改和補充的基礎(chǔ)上，大會通過。（2）聽取各專門小組的報告。（3）民主評議行政領(lǐng)導。（4）選舉通過各專門小組人員名單。（5）討論職工代表大會自身建議的有關(guān)規(guī)定和制度。（6）