會(huì)議的組織與管理教材課件

第五章會(huì)議的組織與管理第五章會(huì)議的組織與管理

教學(xué)目的：

通過(guò)本模塊的學(xué)習(xí)，了解會(huì)務(wù)工作的基本內(nèi)容及工作程序，學(xué)會(huì)擬定會(huì)議方案，掌握會(huì)議組織工作的環(huán)節(jié)和會(huì)務(wù)工作中的文書工作。教學(xué)目的：學(xué)習(xí)重點(diǎn)與難點(diǎn)會(huì)議籌備工作；會(huì)議方案的制作；會(huì)見(jiàn)與會(huì)談的操作程序與方法；會(huì)場(chǎng)的布置。學(xué)習(xí)重點(diǎn)與難點(diǎn)會(huì)議籌備工作；一、會(huì)議概述（一）會(huì)議的涵義

會(huì)議是“由有關(guān)組織召開(kāi)的聽(tīng)取情況、討論問(wèn)題和布置工作的集會(huì)”。一、會(huì)議概述（二）辦會(huì)的涵義

辦會(huì)就是指辦公工作人員操辦會(huì)議事項(xiàng)、是辦公室工作人員工作的基本職責(zé)之一。具體包括:起草并分發(fā)會(huì)議文件；會(huì)場(chǎng)布置；會(huì)務(wù)接待；會(huì)議議題與議題磋商；生活安排；會(huì)議記錄；掌握會(huì)議進(jìn)展；會(huì)后貫徹工作等等。（二）辦會(huì)的涵義辦會(huì)就是指辦公工作人員操辦會(huì)議事項(xiàng)、是辦（三）會(huì)議的主要特點(diǎn)１.集體性；２.程序性；３.公開(kāi)性；4.規(guī)范性。（三）會(huì)議的主要特點(diǎn)１.集體性；（四）會(huì)議的作用1.會(huì)議體現(xiàn)了民主。2.會(huì)議交流了信息。3.會(huì)議統(tǒng)一了集體認(rèn)識(shí)和行為。4.會(huì)議促進(jìn)了和諧和團(tuán)結(jié)。（四）會(huì)議的作用1.會(huì)議體現(xiàn)了民主。（五）會(huì)議的種類1.按規(guī)模分：

特大型（萬(wàn)人以上）、大型（上千人）、中型（數(shù)百人上下）、小型（數(shù)十人或數(shù)人）。2.按性質(zhì)分：

法定性、決策性、專業(yè)性、動(dòng)員性、紀(jì)念性、外事性、專題性、綜合性。3.按時(shí)間分：定期和非定期。（五）會(huì)議的種類1.按規(guī)模分：4.按出席對(duì)象分：聯(lián)席會(huì)、內(nèi)部會(huì)、代表會(huì)、群眾會(huì)。5.按召開(kāi)方式分：電話會(huì)、電視會(huì)、廣播會(huì)、網(wǎng)絡(luò)會(huì)。

6.公司常見(jiàn)會(huì)議類型：

經(jīng)理例會(huì)與特別會(huì)議、員工大會(huì)、公司年會(huì)、股東大會(huì)和董事會(huì)、客戶咨詢會(huì)、展覽會(huì)、訂貨會(huì)、業(yè)務(wù)洽談會(huì)、新產(chǎn)品新聞發(fā)布會(huì)、聯(lián)誼會(huì)、表彰會(huì)。

4.按出席對(duì)象分：（六）會(huì)議的要素１.形式要素：名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、會(huì)議方式。２.內(nèi)容要素：指導(dǎo)思想、議題、目的、任務(wù)、作用。３.程序要素：會(huì)議準(zhǔn)備、會(huì)議開(kāi)始、會(huì)議進(jìn)行、會(huì)議結(jié)束、會(huì)議決定的貫徹落實(shí)。４.財(cái)務(wù)要素：會(huì)議經(jīng)費(fèi)、會(huì)議設(shè)備、會(huì)議服務(wù)設(shè)施。

（六）會(huì)議的要素（七）會(huì)議成本與會(huì)議效率1.會(huì)議的時(shí)間成本（七）會(huì)議成本與會(huì)議效率

2.直接的會(huì)議成本

3.效率損失成本開(kāi)會(huì)時(shí)，主管人員必須離開(kāi)自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。效率損失成本包括以下3種情況：3.效率損失成本項(xiàng)次原因具體表現(xiàn)（1）時(shí)間會(huì)議安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無(wú)心開(kāi)會(huì)。（2）地點(diǎn)會(huì)議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會(huì)議被頻繁打斷，無(wú)法正常進(jìn)行。（3）開(kāi)會(huì)對(duì)象的選擇必須出席會(huì)議的人未到，通知來(lái)的是一些可有可無(wú)的參加者。（4）主持人的技能會(huì)議主持人缺乏影響力、說(shuō)服力，被參會(huì)者牽著鼻子跑，無(wú)法達(dá)到會(huì)議意圖。（5）參會(huì)者的技能參會(huì)者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會(huì)議失敗。（6）會(huì)議的準(zhǔn)備工作開(kāi)會(huì)前沒(méi)有通知與會(huì)者相關(guān)事宜，致使會(huì)議拖沓而無(wú)成效。（7）開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會(huì)議毫無(wú)意義、宣告失敗。會(huì)議效率不高的原因及具體表現(xiàn)項(xiàng)次原因具體表現(xiàn)（1）時(shí)間會(huì)議安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人二、辦會(huì)工作的基本內(nèi)容一、組織的工作1.協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定會(huì)議議題；2.根據(jù)議題安排議程、日程；3.發(fā)會(huì)議通知，負(fù)責(zé)會(huì)議報(bào)到；4.對(duì)與會(huì)人員進(jìn)行編組；5.布置會(huì)場(chǎng)，安排座次；6.印發(fā)會(huì)議證件(出席證、列席證、工作證等)；二、辦會(huì)工作的基本內(nèi)容一、組織的工作7.負(fù)責(zé)會(huì)議簽到；8.會(huì)中組織和協(xié)調(diào)；9.會(huì)場(chǎng)其他組織和管理；10.會(huì)外的聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)(負(fù)責(zé)與會(huì)議有關(guān)的邀請(qǐng)、報(bào)道、乘車、參觀、文體娛樂(lè)活動(dòng)等方面的聯(lián)系和組織)。11.會(huì)議的結(jié)束收尾工作。7.負(fù)責(zé)會(huì)議簽到；(二)文書工作1.會(huì)議文書的起草；2.會(huì)議文書編寫；3.會(huì)議文書印發(fā)及管理。(二)文書工作1.會(huì)議文書的起草；(三)生活管理工作1.與會(huì)人員的食宿管理；2.會(huì)議的財(cái)務(wù)管理；3.會(huì)議的交通保障；4.會(huì)議的文化活動(dòng)；5.與會(huì)人員的醫(yī)療保健。(三)生活管理工作1.與會(huì)人員的食宿管理；(四)安全保衛(wèi)工作1.會(huì)議的保密工作；2.會(huì)議的警衛(wèi)工作；3.會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的安全保衛(wèi)工作。(四)安全保衛(wèi)工作1.會(huì)議的保密工作；會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)前）確定會(huì)議主題與議題確定會(huì)議名稱確定會(huì)議時(shí)間與會(huì)期明確會(huì)議所需設(shè)備和工具選擇會(huì)議地點(diǎn)安排會(huì)議議程和日程制發(fā)會(huì)議通知確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格布置會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備會(huì)議文件材料安排食住行制定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案制作會(huì)議證件會(huì)場(chǎng)檢查明確會(huì)議組織機(jī)構(gòu)確定與會(huì)者名單會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)前）確定會(huì)議主題與議題確定會(huì)議名稱確定會(huì)會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)中）做好會(huì)議記錄組織簽到做好會(huì)議值班保衛(wèi)工作報(bào)到及接待工作做好后勤保障工作編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)或快報(bào)做好會(huì)議保密工作會(huì)議信息工作會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)中）做好會(huì)議記錄組織簽到做好會(huì)議值班保衛(wèi)工會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)后）撰寫會(huì)議紀(jì)要催辦與反饋工作

安排與會(huì)人員離會(huì)會(huì)議總結(jié)會(huì)議文書的立卷歸檔會(huì)議的宣傳報(bào)道會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)后）撰寫會(huì)議紀(jì)要催辦與反饋工作安排與三、會(huì)務(wù)工作具體內(nèi)容（一）指導(dǎo)會(huì)務(wù)工作的原則

1.準(zhǔn)備充分；２.組織嚴(yán)密；３.服務(wù)周到；４.確保安全。三、會(huì)務(wù)工作具體內(nèi)容（一）指導(dǎo)會(huì)務(wù)工作的原則(二)會(huì)前準(zhǔn)備工作1.確定會(huì)議主題與議題確定主題的主要方法：一是要有切實(shí)的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實(shí)際；三是要有明確的目的。議題是對(duì)會(huì)議主題的細(xì)化。(二)會(huì)前準(zhǔn)備工作1.確定會(huì)議主題與議題2.確定會(huì)議名稱

會(huì)議名稱一般由“單位+內(nèi)容+類型”構(gòu)成,應(yīng)根據(jù)會(huì)議的議題或主題來(lái)確定。3.確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格

確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會(huì)議的內(nèi)容或主題。同時(shí)本著精簡(jiǎn)效能的原則。會(huì)議的規(guī)模有大型、中型、小型。會(huì)議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。

4.確定會(huì)議時(shí)間、會(huì)期

會(huì)議的最佳時(shí)間，要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否能出席，確定會(huì)期的長(zhǎng)短應(yīng)與會(huì)議內(nèi)容緊密聯(lián)系。2.確定會(huì)議名稱鏈接：鏈接：

5.確定會(huì)議所需用品和設(shè)備

（1）必備用品是指各類會(huì)議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、桌椅、茶具、擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。（2）特殊用品是指一些特殊類型的會(huì)議，例如談判會(huì)議、慶典會(huì)議、展覽會(huì)議等所需的特殊用品和設(shè)備。5.確定會(huì)議所需用品和設(shè)備

6.建立會(huì)議組織機(jī)構(gòu)

會(huì)務(wù)組、宣傳組、秘書組、文件組、接待組、保衛(wèi)組。

7.確定與會(huì)人員名單

出席會(huì)議和列席會(huì)議的有關(guān)人員。應(yīng)根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來(lái)確定與會(huì)人員。

8.確定會(huì)議地點(diǎn)

要根據(jù)會(huì)議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求來(lái)確定。有時(shí)也考慮政治、經(jīng)濟(jì)、環(huán)境等因素。6.建立會(huì)議組織機(jī)構(gòu)

9.安排會(huì)議議程與日程

會(huì)議議程是對(duì)會(huì)議所要通過(guò)的文件、所要解決的問(wèn)題的概略安排，并冠以序號(hào)將其清晰地表達(dá)出來(lái)。會(huì)議日程是指會(huì)議在一定時(shí)間內(nèi)的具體安排。

某公司銷售會(huì)議議程表

1.推選銷售部經(jīng)理的人選。

2.年度銷售活動(dòng)的總結(jié)。

3.有關(guān)銷售問(wèn)題的發(fā)言。

4.下年度銷售目標(biāo)。

5.銷售人員的招聘和重組。9.安排會(huì)議議程與日程某股份有限責(zé)任公司股東大會(huì)日程安排日期

時(shí)間

內(nèi)容安排

地點(diǎn)主持參加人備注3、9上午9：00報(bào)到花園酒店大會(huì)議廳李總XXXX9：30會(huì)議開(kāi)始，張董致開(kāi)幕詞大會(huì)議廳張董全體股民9：40李總：年度經(jīng)營(yíng)報(bào)告大會(huì)議廳張董全體股民11：00年度決算表大會(huì)議廳總會(huì)計(jì)師全體股民11：30大會(huì)結(jié)束某股份有限責(zé)任公司股東大會(huì)日程安排日期時(shí)間內(nèi)

10.制發(fā)會(huì)議通知

會(huì)議通知的內(nèi)容包括名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、議題及要求等。會(huì)議通知的種類有書信式和柬帖式。會(huì)議通知的發(fā)送形式有正式通知和非正式通知。會(huì)議通知的方式有書面、口頭、電話、郵件。10.制發(fā)會(huì)議通知鏈接：發(fā)通知應(yīng)注意的事項(xiàng)

一般的會(huì)議只發(fā)一次正式通知，有些會(huì)議需要發(fā)預(yù)備性通知，然后再發(fā)正式通知，其常用于與會(huì)人需做大量會(huì)前準(zhǔn)備工作，如：準(zhǔn)備發(fā)言材料或方案的會(huì)議;

對(duì)于一些區(qū)域性、全國(guó)性乃至國(guó)際性會(huì)議，需要安排與會(huì)人員食宿和回程的，還要在發(fā)送會(huì)議通知的同時(shí)附上會(huì)議通知回執(zhí)，以便會(huì)務(wù)人員安排接站和訂購(gòu)車、機(jī)票;

發(fā)會(huì)議邀請(qǐng)函和請(qǐng)柬的方法，與發(fā)送會(huì)議通知基本相同。

鏈接：發(fā)通知應(yīng)注意的事項(xiàng)

11.制作會(huì)議證件

代表證出席證會(huì)議正式證件列席證來(lái)賓證旁聽(tīng)證會(huì)議證件工作證會(huì)議工作證件記者證出入證

會(huì)議證件的內(nèi)容有會(huì)議名稱、與會(huì)者單位、姓名、職務(wù)、證件號(hào)碼等。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。11.制作會(huì)議證件

12.準(zhǔn)備會(huì)議文件資料

主要有議程表和日程表、會(huì)場(chǎng)座位分區(qū)表和主席臺(tái)及會(huì)場(chǎng)座次表、主題報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、其他發(fā)言材料、開(kāi)幕詞和閉幕詞、其他會(huì)議材料等。

13.安排食住行

⑴會(huì)議飲食管理本著“衛(wèi)生第一、保證營(yíng)養(yǎng)、適合口味、方便節(jié)約”的原則，做好伙食預(yù)算和伙食搭配與烹調(diào)工作.⑵會(huì)議住宿安排，根據(jù)實(shí)際情況，按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，盡可能地滿足與會(huì)人員住宿上的要求。⑶安排好會(huì)議用車，為會(huì)議提供完備的交通服務(wù)。12.準(zhǔn)備會(huì)議文件資料

14.制定會(huì)議預(yù)算方案

文件資料費(fèi)、郵電通訊費(fèi)、會(huì)議設(shè)備和用品費(fèi)、會(huì)議場(chǎng)所租用費(fèi)、會(huì)議辦公費(fèi)、宣傳交際費(fèi)、食宿費(fèi)、交通費(fèi)、其他費(fèi)用。

15.布置會(huì)場(chǎng)

（1）會(huì)場(chǎng)的風(fēng)格特點(diǎn)莊嚴(yán)、肅穆、輕松、簡(jiǎn)潔。喜慶、儒雅、簡(jiǎn)單、樸素。14.制定會(huì)議預(yù)算方案

（2）會(huì)場(chǎng)的類型及布局

①小型會(huì)議室。

橢圓形、回字形、T字形、“馬蹄”型、長(zhǎng)方形。（2）會(huì)場(chǎng)的類型及布局②中型會(huì)議室。

“而”字型、半圓型、課堂型。③大型會(huì)議室。

禮堂型、眾星拱月型。（3）會(huì)場(chǎng)的布置①主席臺(tái)主席臺(tái)的布置一是對(duì)稱；二是要簡(jiǎn)化。主席臺(tái)的座次一般是職務(wù)最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的順序依次排列。②場(chǎng)內(nèi)其他人員的座次安排橫排法。豎排法。左右排列法。②中型會(huì)議室。主席臺(tái)坐次主席臺(tái)坐次禮堂型禮堂型教室型會(huì)場(chǎng)教室型會(huì)場(chǎng)

③會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的布置：會(huì)標(biāo)、會(huì)徽、臺(tái)幕、標(biāo)語(yǔ)、桌簽、坐簽、色調(diào)、燈光、氣味、旗幟、花卉。

③會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的布置：

會(huì)標(biāo)會(huì)徽會(huì)標(biāo)會(huì)徽

16.檢查會(huì)場(chǎng)（1）

方式一種是聽(tīng)取會(huì)議籌備人的匯報(bào)，一種是現(xiàn)場(chǎng)檢查。（2）檢查的內(nèi)容

A.文件的材料準(zhǔn)備情況。

B.會(huì)場(chǎng)布置情況。

C.會(huì)議保衛(wèi)工作情況。

D.其他內(nèi)容。16.檢查會(huì)場(chǎng)（三）會(huì)中服務(wù)工作1.報(bào)到及接待工作（1）與會(huì)人員的接送;（2）會(huì)議交通工具的安排;（3）與會(huì)人員返回時(shí)，車、船和飛機(jī)票的預(yù)訂及購(gòu)買;（4）會(huì)議文娛活動(dòng)的安排和組織;（5）其他屬于招待方面的工作。（三）會(huì)中服務(wù)工作1.報(bào)到及接待工作2.組織簽到（1）代簽到。（2）簿式簽到。（3）電子計(jì)算機(jī)簽到。會(huì)議的組織與管理教材3.做好會(huì)議記錄（1）會(huì)議記錄的格式：記錄頭、記錄主體、記錄尾部

①記錄頭:

會(huì)議名稱；會(huì)議時(shí)間；會(huì)議地點(diǎn)；會(huì)議主席（主持人）；會(huì)議出席、列席和缺席情況；會(huì)議記錄人、會(huì)議主要議題。

②記錄主體

與會(huì)者的發(fā)言。議定事項(xiàng)。③記錄尾部

散會(huì)。主持人、記錄人簽字。3.做好會(huì)議記錄（1）會(huì)議記錄的格式：

（2）會(huì)議記錄的要求

準(zhǔn)確、完整、簡(jiǎn)潔、明確。

（3）會(huì)議記錄的重點(diǎn)

會(huì)議中心議題以及圍繞中心議題展開(kāi)的有關(guān)活動(dòng)；會(huì)議討論、爭(zhēng)論的焦點(diǎn)及其各方的主要見(jiàn)解；權(quán)威人士或代表人物的言論；會(huì)議開(kāi)始時(shí)的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；會(huì)議已議決的或議而未決的事項(xiàng)；對(duì)會(huì)議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動(dòng)。

（4）會(huì)議記錄方法

①記錄的重點(diǎn)是將主要討論的觀點(diǎn)、決議、決定，重要聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)論全記下來(lái)，其他的可簡(jiǎn)要記錄.

②漏記的內(nèi)容先作記號(hào)，然后對(duì)照錄音帶修改，或請(qǐng)發(fā)言者重復(fù)。③與會(huì)者提的意見(jiàn)、建議，要記人名。（5）會(huì)議記錄的修改

①定稿打印前，請(qǐng)主席簽字批準(zhǔn)。

②與會(huì)者指出錯(cuò)誤，主席或秘書可改。

③會(huì)議記錄一經(jīng)簽名，不能再改動(dòng)。（4）會(huì)議記錄方法4.確保會(huì)議期間信息的溝通（1）做好會(huì)議期間信息的收集、傳遞、反饋工作.①秘書要多聽(tīng)、多記、多想、多算、多跑，全面搜集信息。②深入會(huì)議，掌握第一手資料。③注重對(duì)會(huì)議信息加工提煉，方便各方利用。④注重實(shí)效，并收集反饋信息。4.確保會(huì)議期間信息的溝通⑵會(huì)議期間的對(duì)外宣傳①妥善處理與新聞媒體的關(guān)系。②注意內(nèi)外有別，嚴(yán)守單位秘密。③選擇宣傳內(nèi)容應(yīng)堅(jiān)持對(duì)象、效果、時(shí)效、費(fèi)用的原則。④收集媒體對(duì)會(huì)議的報(bào)道提供給領(lǐng)導(dǎo).⑤為領(lǐng)導(dǎo)召開(kāi)記者招待會(huì)提供資料。⑵會(huì)議期間的對(duì)外宣傳①妥善處理與新聞媒體的關(guān)系。5.編發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)（1）類型綜合型、專題型、實(shí)錄型。（2）格式報(bào)頭、報(bào)核、報(bào)尾。（3）要求簡(jiǎn)練、快捷、準(zhǔn)確。

5.編發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)

6.值班保衛(wèi)工作（1）值班工作秘書人員要堅(jiān)守值班崗位，以保證會(huì)議順利結(jié)束，并隨時(shí)應(yīng)付各種突發(fā)事件。（2）保衛(wèi)工作

①重要與會(huì)者人身安全保衛(wèi)②重要文件的保衛(wèi)③會(huì)場(chǎng)和駐地的保衛(wèi)④會(huì)議設(shè)備的保衛(wèi)⑤與會(huì)者貴重物品的保衛(wèi)6.值班保衛(wèi)工作

7.會(huì)議保密工作

⑴會(huì)前保密工作①涉及秘密的會(huì)議，嚴(yán)格確定出席、列席人員及會(huì)議服務(wù)人員。②召開(kāi)比較大型的或秘密性較強(qiáng)的會(huì)議，秘書部門要與保衛(wèi)、保密部門取得聯(lián)系，共同采取保密措施。③根據(jù)實(shí)際需要，確定會(huì)議印發(fā)的文件及其數(shù)量，文件要標(biāo)明密級(jí)，統(tǒng)一編號(hào)，按照規(guī)定的范圍印發(fā)。

④選擇會(huì)址要注意保密，會(huì)前對(duì)會(huì)場(chǎng)環(huán)境及會(huì)場(chǎng)設(shè)施包括擴(kuò)音、錄音設(shè)施、電話進(jìn)行防竊密、泄密檢測(cè)。

7.會(huì)議保密工作

⑵會(huì)中保密工作

①加強(qiáng)保密教育。

②加強(qiáng)文件管理。

③加強(qiáng)重要涉密會(huì)議管理。

⑶會(huì)后保密工作

①做好保密文件的回收工作。

②秘密文件通過(guò)機(jī)要通信部門遞送。

③對(duì)會(huì)議駐地、房間、會(huì)議室進(jìn)行保密檢查。

⑵會(huì)中保密工作

8.會(huì)議的后勤保障工作

(1)做好食宿管理工作。

(2)做好迎送交通工作。

(3)做好會(huì)議車輛管理工作。

(4)做好財(cái)務(wù)管理工作。

(5)安排好會(huì)議的文化生活。

(6)做好會(huì)議醫(yī)療衛(wèi)生工作。8.會(huì)議的后勤保障工作（四）會(huì)后整理工作

1.安排與會(huì)人員離會(huì)

2.撰寫會(huì)議紀(jì)要

3.會(huì)議的宣傳報(bào)道4.會(huì)議文書的立卷歸檔

5.會(huì)議總結(jié)工作

6.會(huì)后催辦和反饋工作（四）會(huì)后整理工作1.安排與會(huì)人員離會(huì)四、常用會(huì)議組織程序（一）行政辦公會(huì)議是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)為研究和處理日常工作、協(xié)調(diào)矛盾而召開(kāi)的會(huì)議，在企業(yè)中也稱經(jīng)理辦公會(huì)。議題安排→發(fā)送會(huì)議通知→做好會(huì)議記錄→撰寫辦公會(huì)議紀(jì)要→議定事項(xiàng)的貫徹執(zhí)行

→搜集信息，進(jìn)行反饋。

四、常用會(huì)議組織程序（一）行政辦公會(huì)議（二）職工代表大會(huì)

職工代表大會(huì)是企事業(yè)單位依據(jù)《職工代表大會(huì)條例》召開(kāi)的具有法律效力的會(huì)議。

其組織程序如下:

1.籌備會(huì)議

確定大會(huì)議題→做好宣傳發(fā)動(dòng)工作→征集和處理提案→準(zhǔn)備會(huì)議文件→準(zhǔn)備會(huì)議文件（二）職工代表大會(huì)職工代表大會(huì)是企事業(yè)單位依據(jù)《職工代表

2.預(yù)備會(huì)議

（1）由工會(huì)向全體職工代表報(bào)告大會(huì)的籌備工作情況。（2）醞釀大會(huì)主席團(tuán)人選，民主選舉主席團(tuán)成員。（3）確定大會(huì)議程，主席團(tuán)審議通過(guò)大會(huì)議程，然后向全體職工代表宣布。（4）醞釀職工代表大會(huì)專門小組的設(shè)置及組成人選名單.

（5）聽(tīng)取代表資格審查小組關(guān)于代表資格的審查報(bào)告。

3.召開(kāi)會(huì)議

（1）聽(tīng)取主要行政領(lǐng)導(dǎo)工作報(bào)告，組織討論，提出意見(jiàn)，在修改和補(bǔ)充的基礎(chǔ)上，大會(huì)通過(guò)。（2）聽(tīng)取各專門小組的報(bào)告。（3）民主評(píng)議行政領(lǐng)導(dǎo)。（4）選舉通過(guò)各專門小組人員名單。（5）討論職工代表大會(huì)自身建議的有關(guān)規(guī)定和制度。（6）通過(guò)大會(huì)決議。3.召開(kāi)會(huì)議4.會(huì)后整理及大會(huì)決議事項(xiàng)的落實(shí)

（1）整理現(xiàn)場(chǎng)，歡送代表離會(huì)。（2）整理會(huì)議文件，搞好立卷歸檔。（3）落實(shí)大會(huì)決定協(xié)議，督辦落實(shí)情況。4.會(huì)后整理及大會(huì)決議事項(xiàng)的落實(shí)（1）整理現(xiàn)場(chǎng)五、會(huì)見(jiàn)與會(huì)談（一）會(huì)見(jiàn)與會(huì)談準(zhǔn)備1.收集對(duì)方的相關(guān)資料①對(duì)方求見(jiàn)的目的。②對(duì)方的求見(jiàn)對(duì)象。③對(duì)方相關(guān)社會(huì)背景，如習(xí)俗、禁忌、禮儀等。④對(duì)方參加會(huì)見(jiàn)的人數(shù)、姓名、職務(wù)等。⑤主要求見(jiàn)人的詳細(xì)資料。五、會(huì)見(jiàn)與會(huì)談（一）會(huì)見(jiàn)與會(huì)談準(zhǔn)備

2.通知主方參加會(huì)見(jiàn)和會(huì)談的人員

①通知主方接見(jiàn)人②通知主方陪同人員③通知主談人④通知其他會(huì)談人員2.通知主方參加會(huì)見(jiàn)和會(huì)談的人員3.了解會(huì)見(jiàn)與會(huì)談的地點(diǎn)和時(shí)間

（1）會(huì)見(jiàn)的地點(diǎn)和時(shí)間會(huì)見(jiàn)的地點(diǎn)一般安排在主人的辦公室、會(huì)客室或小型會(huì)議室，也可在客人的住所進(jìn)行。會(huì)見(jiàn)的時(shí)間根據(jù)會(huì)見(jiàn)的性質(zhì)來(lái)定。（2）會(huì)談的地點(diǎn)和時(shí)間會(huì)談的地點(diǎn)一般安排在客人所住的賓館會(huì)議室。會(huì)談的時(shí)間安排應(yīng)先征求對(duì)方的意見(jiàn)。3.了解會(huì)見(jiàn)與會(huì)談的地點(diǎn)和時(shí)間4.通知對(duì)方

會(huì)見(jiàn)與會(huì)談的名單、地點(diǎn)、時(shí)間一旦確定，應(yīng)及時(shí)通知對(duì)方。了解客人抵達(dá)方式，以便告知主方的接送方式及接送人員。如果是重要的會(huì)見(jiàn)和會(huì)談，事先應(yīng)由秘書或其他工作人員進(jìn)行預(yù)備性磋商，確定會(huì)見(jiàn)、會(huì)談的具體日程。4.通知對(duì)方5.場(chǎng)所的布置及座位安排（1）場(chǎng)所的布置會(huì)見(jiàn)場(chǎng)所應(yīng)準(zhǔn)備足夠的桌椅、沙發(fā)、茶幾和飲料等物品。所有擺放的家俱，應(yīng)保證干凈、清潔、大方。會(huì)談桌上有時(shí)需放置雙方標(biāo)志旗幟(如果是涉外談判，應(yīng)擺放兩國(guó)國(guó)旗)，現(xiàn)場(chǎng)可放置雙方主要人員座位卡，以便與會(huì)者對(duì)號(hào)入座。5.場(chǎng)所的布置及座位安排（2）會(huì)見(jiàn)與會(huì)談的座次安排

①會(huì)見(jiàn)的座次安排

會(huì)見(jiàn)時(shí)應(yīng)遵循“主左客右”的原則，即客人坐在主人的右邊。涉外會(huì)見(jiàn)還應(yīng)有譯員。如下圖所示：記錄譯員主客主人客方人員主方人員譯員主客主人客方人員主方人員（2）會(huì)見(jiàn)與會(huì)談的座次安排記錄譯員主客主人客方人員主方人員譯②會(huì)談的座次安排雙方會(huì)談一般將談判桌排成長(zhǎng)方形，雙方各坐一邊，主方位于背門一側(cè)如圖(一)，或進(jìn)門后的左側(cè)如圖(二)，雙方主談人位于各方長(zhǎng)排中央，其他人員按右高左低排列。桌上應(yīng)放置中文座位卡，涉外會(huì)談，要同時(shí)放置對(duì)方語(yǔ)種的座位卡。如圖所示。多邊會(huì)談的座位可擺成圓形或方形。

②會(huì)談的座次安排正門客方主方13576421246753{譯員}主賓{譯員}主人（一）（二）正門客方主方13576421246753{譯員}主賓

會(huì)見(jiàn)與會(huì)談的基本程序

迎接致辭、贈(zèng)禮、合影會(huì)見(jiàn)或會(huì)談?dòng)涗浗Y(jié)束會(huì)見(jiàn)與會(huì)談的基本程序迎接致辭、贈(zèng)禮、合影會(huì)見(jiàn)或會(huì)談合影圖5444554444455444213444561---主人2---主賓3---第二主賓4---客方人員（或主客插排）5---主方人員6---攝影師合影圖5444554444455444213444561--技能訓(xùn)練案例1：一次重要的報(bào)告會(huì)，辦公室安排秘書小劉負(fù)責(zé)會(huì)議的錄音工作。小劉將無(wú)線話筒和錄音機(jī)磁帶安放好以后，還事先調(diào)試了一番，覺(jué)得效果不錯(cuò)，開(kāi)會(huì)時(shí)小劉放心地做其他的事情去了。會(huì)議結(jié)束后，主任要小劉把錄音整理出來(lái)。小劉打開(kāi)錄音機(jī)，前幾分鐘聽(tīng)起來(lái)還不錯(cuò)，但越聽(tīng)越不清晰了，到后來(lái)竟然是一片噪聲。報(bào)告自然是沒(méi)有整理出來(lái)，小劉應(yīng)怎樣總結(jié)教訓(xùn)呢?

技能訓(xùn)練案例1：案例2：

一次重要的國(guó)際會(huì)議，十多個(gè)國(guó)家的領(lǐng)導(dǎo)人在一起聚會(huì)。因?yàn)榻M織者的疏忽，在集體攝影中竟將兩位女性領(lǐng)導(dǎo)人安排在了后排，結(jié)果在這一重要國(guó)際會(huì)議的“全家?！?，競(jìng)找不到這兩位女性領(lǐng)導(dǎo)人的影像，引起兩國(guó)輿論的指責(zé)。

從此案例中說(shuō)明會(huì)議組織應(yīng)注意哪些問(wèn)題？案例2：案例3：

某召單位開(kāi)一次表彰大會(huì)，對(duì)本單位七八個(gè)先進(jìn)集體、數(shù)十名先進(jìn)個(gè)人，頒發(fā)錦旗和獎(jiǎng)狀。當(dāng)領(lǐng)獎(jiǎng)的同學(xué)上臺(tái)領(lǐng)到錦旗和獎(jiǎng)狀后，有幾名同學(xué)當(dāng)即發(fā)現(xiàn)獎(jiǎng)狀上的名字不對(duì)，轉(zhuǎn)頭向領(lǐng)導(dǎo)更換和相互交換，一時(shí)間領(lǐng)獎(jiǎng)臺(tái)上競(jìng)亂糟槽。

以上三個(gè)案例中的問(wèn)題都是由會(huì)議組織中的細(xì)節(jié)所致。分析案例中的問(wèn)題所在，并談?wù)剬?duì)于會(huì)議活動(dòng)的細(xì)節(jié)安排應(yīng)注意哪些問(wèn)題。案例3：

thanks！thanks！演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！第五章會(huì)議的組織與管理第五章會(huì)議的組織與管理

教學(xué)目的：

通過(guò)本模塊的學(xué)習(xí)，了解會(huì)務(wù)工作的基本內(nèi)容及工作程序，學(xué)會(huì)擬定會(huì)議方案，掌握會(huì)議組織工作的環(huán)節(jié)和會(huì)務(wù)工作中的文書工作。教學(xué)目的：學(xué)習(xí)重點(diǎn)與難點(diǎn)會(huì)議籌備工作；會(huì)議方案的制作；會(huì)見(jiàn)與會(huì)談的操作程序與方法；會(huì)場(chǎng)的布置。學(xué)習(xí)重點(diǎn)與難點(diǎn)會(huì)議籌備工作；一、會(huì)議概述（一）會(huì)議的涵義

會(huì)議是“由有關(guān)組織召開(kāi)的聽(tīng)取情況、討論問(wèn)題和布置工作的集會(huì)”。一、會(huì)議概述（二）辦會(huì)的涵義

辦會(huì)就是指辦公工作人員操辦會(huì)議事項(xiàng)、是辦公室工作人員工作的基本職責(zé)之一。具體包括:起草并分發(fā)會(huì)議文件；會(huì)場(chǎng)布置；會(huì)務(wù)接待；會(huì)議議題與議題磋商；生活安排；會(huì)議記錄；掌握會(huì)議進(jìn)展；會(huì)后貫徹工作等等。（二）辦會(huì)的涵義辦會(huì)就是指辦公工作人員操辦會(huì)議事項(xiàng)、是辦（三）會(huì)議的主要特點(diǎn)１.集體性；２.程序性；３.公開(kāi)性；4.規(guī)范性。（三）會(huì)議的主要特點(diǎn)１.集體性；（四）會(huì)議的作用1.會(huì)議體現(xiàn)了民主。2.會(huì)議交流了信息。3.會(huì)議統(tǒng)一了集體認(rèn)識(shí)和行為。4.會(huì)議促進(jìn)了和諧和團(tuán)結(jié)。（四）會(huì)議的作用1.會(huì)議體現(xiàn)了民主。（五）會(huì)議的種類1.按規(guī)模分：

特大型（萬(wàn)人以上）、大型（上千人）、中型（數(shù)百人上下）、小型（數(shù)十人或數(shù)人）。2.按性質(zhì)分：

法定性、決策性、專業(yè)性、動(dòng)員性、紀(jì)念性、外事性、專題性、綜合性。3.按時(shí)間分：定期和非定期。（五）會(huì)議的種類1.按規(guī)模分：4.按出席對(duì)象分：聯(lián)席會(huì)、內(nèi)部會(huì)、代表會(huì)、群眾會(huì)。5.按召開(kāi)方式分：電話會(huì)、電視會(huì)、廣播會(huì)、網(wǎng)絡(luò)會(huì)。

6.公司常見(jiàn)會(huì)議類型：

經(jīng)理例會(huì)與特別會(huì)議、員工大會(huì)、公司年會(huì)、股東大會(huì)和董事會(huì)、客戶咨詢會(huì)、展覽會(huì)、訂貨會(huì)、業(yè)務(wù)洽談會(huì)、新產(chǎn)品新聞發(fā)布會(huì)、聯(lián)誼會(huì)、表彰會(huì)。

4.按出席對(duì)象分：（六）會(huì)議的要素１.形式要素：名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、會(huì)議方式。２.內(nèi)容要素：指導(dǎo)思想、議題、目的、任務(wù)、作用。３.程序要素：會(huì)議準(zhǔn)備、會(huì)議開(kāi)始、會(huì)議進(jìn)行、會(huì)議結(jié)束、會(huì)議決定的貫徹落實(shí)。４.財(cái)務(wù)要素：會(huì)議經(jīng)費(fèi)、會(huì)議設(shè)備、會(huì)議服務(wù)設(shè)施。

（六）會(huì)議的要素（七）會(huì)議成本與會(huì)議效率1.會(huì)議的時(shí)間成本（七）會(huì)議成本與會(huì)議效率

2.直接的會(huì)議成本

3.效率損失成本開(kāi)會(huì)時(shí)，主管人員必須離開(kāi)自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。效率損失成本包括以下3種情況：3.效率損失成本項(xiàng)次原因具體表現(xiàn)（1）時(shí)間會(huì)議安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無(wú)心開(kāi)會(huì)。（2）地點(diǎn)會(huì)議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會(huì)議被頻繁打斷，無(wú)法正常進(jìn)行。（3）開(kāi)會(huì)對(duì)象的選擇必須出席會(huì)議的人未到，通知來(lái)的是一些可有可無(wú)的參加者。（4）主持人的技能會(huì)議主持人缺乏影響力、說(shuō)服力，被參會(huì)者牽著鼻子跑，無(wú)法達(dá)到會(huì)議意圖。（5）參會(huì)者的技能參會(huì)者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會(huì)議失敗。（6）會(huì)議的準(zhǔn)備工作開(kāi)會(huì)前沒(méi)有通知與會(huì)者相關(guān)事宜，致使會(huì)議拖沓而無(wú)成效。（7）開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會(huì)議毫無(wú)意義、宣告失敗。會(huì)議效率不高的原因及具體表現(xiàn)項(xiàng)次原因具體表現(xiàn)（1）時(shí)間會(huì)議安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人二、辦會(huì)工作的基本內(nèi)容一、組織的工作1.協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定會(huì)議議題；2.根據(jù)議題安排議程、日程；3.發(fā)會(huì)議通知，負(fù)責(zé)會(huì)議報(bào)到；4.對(duì)與會(huì)人員進(jìn)行編組；5.布置會(huì)場(chǎng)，安排座次；6.印發(fā)會(huì)議證件(出席證、列席證、工作證等)；二、辦會(huì)工作的基本內(nèi)容一、組織的工作7.負(fù)責(zé)會(huì)議簽到；8.會(huì)中組織和協(xié)調(diào)；9.會(huì)場(chǎng)其他組織和管理；10.會(huì)外的聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)(負(fù)責(zé)與會(huì)議有關(guān)的邀請(qǐng)、報(bào)道、乘車、參觀、文體娛樂(lè)活動(dòng)等方面的聯(lián)系和組織)。11.會(huì)議的結(jié)束收尾工作。7.負(fù)責(zé)會(huì)議簽到；(二)文書工作1.會(huì)議文書的起草；2.會(huì)議文書編寫；3.會(huì)議文書印發(fā)及管理。(二)文書工作1.會(huì)議文書的起草；(三)生活管理工作1.與會(huì)人員的食宿管理；2.會(huì)議的財(cái)務(wù)管理；3.會(huì)議的交通保障；4.會(huì)議的文化活動(dòng)；5.與會(huì)人員的醫(yī)療保健。(三)生活管理工作1.與會(huì)人員的食宿管理；(四)安全保衛(wèi)工作1.會(huì)議的保密工作；2.會(huì)議的警衛(wèi)工作；3.會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的安全保衛(wèi)工作。(四)安全保衛(wèi)工作1.會(huì)議的保密工作；會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)前）確定會(huì)議主題與議題確定會(huì)議名稱確定會(huì)議時(shí)間與會(huì)期明確會(huì)議所需設(shè)備和工具選擇會(huì)議地點(diǎn)安排會(huì)議議程和日程制發(fā)會(huì)議通知確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格布置會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備會(huì)議文件材料安排食住行制定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案制作會(huì)議證件會(huì)場(chǎng)檢查明確會(huì)議組織機(jī)構(gòu)確定與會(huì)者名單會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)前）確定會(huì)議主題與議題確定會(huì)議名稱確定會(huì)會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)中）做好會(huì)議記錄組織簽到做好會(huì)議值班保衛(wèi)工作報(bào)到及接待工作做好后勤保障工作編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)或快報(bào)做好會(huì)議保密工作會(huì)議信息工作會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)中）做好會(huì)議記錄組織簽到做好會(huì)議值班保衛(wèi)工會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)后）撰寫會(huì)議紀(jì)要催辦與反饋工作

安排與會(huì)人員離會(huì)會(huì)議總結(jié)會(huì)議文書的立卷歸檔會(huì)議的宣傳報(bào)道會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)后）撰寫會(huì)議紀(jì)要催辦與反饋工作安排與三、會(huì)務(wù)工作具體內(nèi)容（一）指導(dǎo)會(huì)務(wù)工作的原則

1.準(zhǔn)備充分；２.組織嚴(yán)密；３.服務(wù)周到；４.確保安全。三、會(huì)務(wù)工作具體內(nèi)容（一）指導(dǎo)會(huì)務(wù)工作的原則(二)會(huì)前準(zhǔn)備工作1.確定會(huì)議主題與議題確定主題的主要方法：一是要有切實(shí)的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實(shí)際；三是要有明確的目的。議題是對(duì)會(huì)議主題的細(xì)化。(二)會(huì)前準(zhǔn)備工作1.確定會(huì)議主題與議題2.確定會(huì)議名稱

會(huì)議名稱一般由“單位+內(nèi)容+類型”構(gòu)成,應(yīng)根據(jù)會(huì)議的議題或主題來(lái)確定。3.確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格

確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會(huì)議的內(nèi)容或主題。同時(shí)本著精簡(jiǎn)效能的原則。會(huì)議的規(guī)模有大型、中型、小型。會(huì)議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。

4.確定會(huì)議時(shí)間、會(huì)期

會(huì)議的最佳時(shí)間，要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否能出席，確定會(huì)期的長(zhǎng)短應(yīng)與會(huì)議內(nèi)容緊密聯(lián)系。2.確定會(huì)議名稱鏈接：鏈接：

5.確定會(huì)議所需用品和設(shè)備

（1）必備用品是指各類會(huì)議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、桌椅、茶具、擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。（2）特殊用品是指一些特殊類型的會(huì)議，例如談判會(huì)議、慶典會(huì)議、展覽會(huì)議等所需的特殊用品和設(shè)備。5.確定會(huì)議所需用品和設(shè)備

6.建立會(huì)議組織機(jī)構(gòu)

會(huì)務(wù)組、宣傳組、秘書組、文件組、接待組、保衛(wèi)組。

7.確定與會(huì)人員名單

出席會(huì)議和列席會(huì)議的有關(guān)人員。應(yīng)根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來(lái)確定與會(huì)人員。

8.確定會(huì)議地點(diǎn)

要根據(jù)會(huì)議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求來(lái)確定。有時(shí)也考慮政治、經(jīng)濟(jì)、環(huán)境等因素。6.建立會(huì)議組織機(jī)構(gòu)

9.安排會(huì)議議程與日程

會(huì)議議程是對(duì)會(huì)議所要通過(guò)的文件、所要解決的問(wèn)題的概略安排，并冠以序號(hào)將其清晰地表達(dá)出來(lái)。會(huì)議日程是指會(huì)議在一定時(shí)間內(nèi)的具體安排。

某公司銷售會(huì)議議程表

1.推選銷售部經(jīng)理的人選。

2.年度銷售活動(dòng)的總結(jié)。

3.有關(guān)銷售問(wèn)題的發(fā)言。

4.下年度銷售目標(biāo)。

5.銷售人員的招聘和重組。9.安排會(huì)議議程與日程某股份有限責(zé)任公司股東大會(huì)日程安排日期

時(shí)間

內(nèi)容安排

地點(diǎn)主持參加人備注3、9上午9：00報(bào)到花園酒店大會(huì)議廳李總XXXX9：30會(huì)議開(kāi)始，張董致開(kāi)幕詞大會(huì)議廳張董全體股民9：40李總：年度經(jīng)營(yíng)報(bào)告大會(huì)議廳張董全體股民11：00年度決算表大會(huì)議廳總會(huì)計(jì)師全體股民11：30大會(huì)結(jié)束某股份有限責(zé)任公司股東大會(huì)日程安排日期時(shí)間內(nèi)

10.制發(fā)會(huì)議通知

會(huì)議通知的內(nèi)容包括名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、議題及要求等。會(huì)議通知的種類有書信式和柬帖式。會(huì)議通知的發(fā)送形式有正式通知和非正式通知。會(huì)議通知的方式有書面、口頭、電話、郵件。10.制發(fā)會(huì)議通知鏈接：發(fā)通知應(yīng)注意的事項(xiàng)

一般的會(huì)議只發(fā)一次正式通知，有些會(huì)議需要發(fā)預(yù)備性通知，然后再發(fā)正式通知，其常用于與會(huì)人需做大量會(huì)前準(zhǔn)備工作，如：準(zhǔn)備發(fā)言材料或方案的會(huì)議;

對(duì)于一些區(qū)域性、全國(guó)性乃至國(guó)際性會(huì)議，需要安排與會(huì)人員食宿和回程的，還要在發(fā)送會(huì)議通知的同時(shí)附上會(huì)議通知回執(zhí)，以便會(huì)務(wù)人員安排接站和訂購(gòu)車、機(jī)票;

發(fā)會(huì)議邀請(qǐng)函和請(qǐng)柬的方法，與發(fā)送會(huì)議通知基本相同。

鏈接：發(fā)通知應(yīng)注意的事項(xiàng)

11.制作會(huì)議證件

代表證出席證會(huì)議正式證件列席證來(lái)賓證旁聽(tīng)證會(huì)議證件工作證會(huì)議工作證件記者證出入證

會(huì)議證件的內(nèi)容有會(huì)議名稱、與會(huì)者單位、姓名、職務(wù)、證件號(hào)碼等。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。11.制作會(huì)議證件

12.準(zhǔn)備會(huì)議文件資料

主要有議程表和日程表、會(huì)場(chǎng)座位分區(qū)表和主席臺(tái)及會(huì)場(chǎng)座次表、主題報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、其他發(fā)言材料、開(kāi)幕詞和閉幕詞、其他會(huì)議材料等。

13.安排食住行

⑴會(huì)議飲食管理本著“衛(wèi)生第一、保證營(yíng)養(yǎng)、適合口味、方便節(jié)約”的原則，做好伙食預(yù)算和伙食搭配與烹調(diào)工作.⑵會(huì)議住宿安排，根據(jù)實(shí)際情況，按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，盡可能地滿足與會(huì)人員住宿上的要求。⑶安排好會(huì)議用車，為會(huì)議提供完備的交通服務(wù)。12.準(zhǔn)備會(huì)議文件資料

14.制定會(huì)議預(yù)算方案

文件資料費(fèi)、郵電通訊費(fèi)、會(huì)議設(shè)備和用品費(fèi)、會(huì)議場(chǎng)所租用費(fèi)、會(huì)議辦公費(fèi)、宣傳交際費(fèi)、食宿費(fèi)、交通費(fèi)、其他費(fèi)用。

15.布置會(huì)場(chǎng)

（1）會(huì)場(chǎng)的風(fēng)格特點(diǎn)莊嚴(yán)、肅穆、輕松、簡(jiǎn)潔。喜慶、儒雅、簡(jiǎn)單、樸素。14.制定會(huì)議預(yù)算方案

（2）會(huì)場(chǎng)的類型及布局

①小型會(huì)議室。

橢圓形、回字形、T字形、“馬蹄”型、長(zhǎng)方形。（2）會(huì)場(chǎng)的類型及布局②中型會(huì)議室。

“而”字型、半圓型、課堂型。③大型會(huì)議室。

禮堂型、眾星拱月型。（3）會(huì)場(chǎng)的布置①主席臺(tái)主席臺(tái)的布置一是對(duì)稱；二是要簡(jiǎn)化。主席臺(tái)的座次一般是職務(wù)最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的順序依次排列。②場(chǎng)內(nèi)其他人員的座次安排橫排法。豎排法。左右排列法。②中型會(huì)議室。主席臺(tái)坐次主席臺(tái)坐次禮堂型禮堂型教室型會(huì)場(chǎng)教室型會(huì)場(chǎng)

③會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的布置：會(huì)標(biāo)、會(huì)徽、臺(tái)幕、標(biāo)語(yǔ)、桌簽、坐簽、色調(diào)、燈光、氣味、旗幟、花卉。

③會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的布置：

會(huì)標(biāo)會(huì)徽會(huì)標(biāo)會(huì)徽

16.檢查會(huì)場(chǎng)（1）

方式一種是聽(tīng)取會(huì)議籌備人的匯報(bào)，一種是現(xiàn)場(chǎng)檢查。（2）檢查的內(nèi)容

A.文件的材料準(zhǔn)備情況。

B.會(huì)場(chǎng)布置情況。

C.會(huì)議保衛(wèi)工作情況。

D.其他內(nèi)容。16.檢查會(huì)場(chǎng)（三）會(huì)中服務(wù)工作1.報(bào)到及接待工作（1）與會(huì)人員的接送;（2）會(huì)議交通工具的安排;（3）與會(huì)人員返回時(shí)，車、船和飛機(jī)票的預(yù)訂及購(gòu)買;（4）會(huì)議文娛活動(dòng)的安排和組織;（5）其他屬于招待方面的工作。（三）會(huì)中服務(wù)工作1.報(bào)到及接待工作2.組織簽到（1）代簽到。（2）簿式簽到。（3）電子計(jì)算機(jī)簽到。會(huì)議的組織與管理教材3.做好會(huì)議記錄（1）會(huì)議記錄的格式：記錄頭、記錄主體、記錄尾部

①記錄頭:

會(huì)議名稱；會(huì)議時(shí)間；會(huì)議地點(diǎn)；會(huì)議主席（主持人）；會(huì)議出席、列席和缺席情況；會(huì)議記錄人、會(huì)議主要議題。

②記錄主體

與會(huì)者的發(fā)言。議定事項(xiàng)。③記錄尾部

散會(huì)。主持人、記錄人簽字。3.做好會(huì)議記錄（1）會(huì)議記錄的格式：

（2）會(huì)議記錄的要求

準(zhǔn)確、完整、簡(jiǎn)潔、明確。

（3）會(huì)議記錄的重點(diǎn)

會(huì)議中心議題以及圍繞中心議題展開(kāi)的有關(guān)活動(dòng)；會(huì)議討論、爭(zhēng)論的焦點(diǎn)及其各方的主要見(jiàn)解；權(quán)威人士或代表人物的言論；會(huì)議開(kāi)始時(shí)的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；會(huì)議已議決的或議而未決的事項(xiàng)；對(duì)會(huì)議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動(dòng)。

（4）會(huì)議記錄方法

①記錄的重點(diǎn)是將主要討論的觀點(diǎn)、決議、決定，重要聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)論全記下來(lái)，其他的可簡(jiǎn)要記錄.

②漏記的內(nèi)容先作記號(hào)，然后對(duì)照錄音帶修改，或請(qǐng)發(fā)言者重復(fù)。③與會(huì)者提的意見(jiàn)、建議，要記人名。（5）會(huì)議記錄的修改

①定稿打印前，請(qǐng)主席簽字批準(zhǔn)。

②與會(huì)者指出錯(cuò)誤，主席或秘書可改。

③會(huì)議記錄一經(jīng)簽名，不能再改動(dòng)。（4）會(huì)議記錄方法4.確保會(huì)議期間信息的溝通（1）做好會(huì)議期間信息的收集、傳遞、反饋工作.①秘書要多聽(tīng)、多記、多想、多算、多跑，全面搜集信息。②深入會(huì)議，掌握第一手資料。③注重對(duì)會(huì)議信息加工提煉，方便各方利用。④注重實(shí)效，并收集反饋信息。4.確保會(huì)議期間信息的溝通⑵會(huì)議期間的對(duì)外宣傳①妥善處理與新聞媒體的關(guān)系。②注意內(nèi)外有別，嚴(yán)守單位秘密。③選擇宣傳內(nèi)容應(yīng)堅(jiān)持對(duì)象、效果、時(shí)效、費(fèi)用的原則。④收集媒體對(duì)會(huì)議的報(bào)道提供給領(lǐng)導(dǎo).⑤為領(lǐng)導(dǎo)召開(kāi)記者招待會(huì)提供資料。⑵會(huì)議期間的對(duì)外宣傳①妥善處理與新聞媒體的關(guān)系。5.編發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)（1）類型綜合型、專題型、實(shí)錄型。（2）格式報(bào)頭、報(bào)核、報(bào)尾。（3）要求簡(jiǎn)練、快捷、準(zhǔn)確。

5.編發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)

6.值班保衛(wèi)工作（1）值班工作秘書人員要堅(jiān)守值班崗位，以保證會(huì)議順利結(jié)束，并隨時(shí)應(yīng)付各種突發(fā)事件。（2）保衛(wèi)工作

①重要與會(huì)者人身安全保衛(wèi)②重要文件的保衛(wèi)③會(huì)場(chǎng)和駐地的保衛(wèi)④會(huì)議設(shè)備的保衛(wèi)⑤與會(huì)者貴重物品的保衛(wèi)6.值班保衛(wèi)工作

7.會(huì)議保密工作

⑴會(huì)前保密工作①涉及秘密的會(huì)議，嚴(yán)格確定出席、列席人員及會(huì)議服務(wù)人員。②召開(kāi)比較大型的或秘密性較強(qiáng)的會(huì)議，秘書部門要與保衛(wèi)、保密部門取得聯(lián)系，共同采取保密措施。③根據(jù)實(shí)際需要，確定會(huì)議印發(fā)的文件及其數(shù)量，文件要標(biāo)明密級(jí)，統(tǒng)一編號(hào)，按照規(guī)定的范圍印發(fā)。

④選擇會(huì)址要注意保密，會(huì)前對(duì)會(huì)場(chǎng)環(huán)境及會(huì)場(chǎng)設(shè)施包括擴(kuò)音、錄音設(shè)施、電話進(jìn)行防竊密、泄密檢測(cè)。

7.會(huì)議保密工作

⑵會(huì)中保密工作

①加強(qiáng)保密教育。

②加強(qiáng)文件管理。

③加強(qiáng)重要涉密會(huì)議管理。

⑶會(huì)后保密工作

①做好保密文件的回收工作。

②秘密文件通過(guò)機(jī)要通信部門遞送。

③對(duì)會(huì)議駐地、房間、會(huì)議室進(jìn)行保密檢查。

⑵會(huì)中保密工作

8.會(huì)議的后勤保障工作

(1)做好食宿管理工作。

(2)做好迎送交通工作。

(3)做好會(huì)議車輛管理工作。

(4)做好財(cái)務(wù)管理工作。

(5)安排好會(huì)議的文化生活。

(6)做好會(huì)議醫(yī)療衛(wèi)生工作。8.會(huì)議的后勤保障工作（四）會(huì)后整理工作

1.安排與會(huì)人員離會(huì)

2.撰寫會(huì)議紀(jì)要

3.會(huì)議的宣傳報(bào)道4.會(huì)議文書的立卷歸檔

5.會(huì)議總結(jié)工作

6.會(huì)后催辦和反饋工作（四）會(huì)后整理工作1.安排與會(huì)人員離會(huì)四、常用會(huì)議組織程序（一）行政辦公會(huì)議是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)為研究和處理日常工作、協(xié)調(diào)矛盾而召開(kāi)的會(huì)議，在企業(yè)中也稱經(jīng)理辦公會(huì)。議題安排→發(fā)送會(huì)議通知→做好會(huì)議記錄→撰寫辦公會(huì)議紀(jì)要→議定事項(xiàng)的貫徹執(zhí)行

→搜集信息，進(jìn)行反饋。

四、常用會(huì)議組織程序（一）行政辦公會(huì)議（二）職工代表大會(huì)

職工代表大會(huì)是企事業(yè)單位依據(jù)《職工代表大會(huì)條例》召開(kāi)的具有法律效力的會(huì)議。

其組織程序如下:

1.籌備會(huì)議

確定大會(huì)議題→做好宣傳發(fā)動(dòng)工作→征集和處理提案→準(zhǔn)備會(huì)議文件→準(zhǔn)備會(huì)議文件（二）職工代表大會(huì)職工代表大會(huì)是企事業(yè)單位依據(jù)《職工代表

2.預(yù)備會(huì)議

（1）由工會(huì)向全體職工代表報(bào)告大會(huì)的籌備工作情況。（2）醞釀大會(huì)主席團(tuán)人選，民主選舉主席團(tuán)成員。（3）確定大會(huì)議程，主席團(tuán)審議通過(guò)大會(huì)議程，然后向全體職工代表宣布。（4）醞釀職工代表大會(huì)專門小組的設(shè)置及組成人選名單.

（5）聽(tīng)取代表資格審查小組關(guān)于代表資格的審查報(bào)告。

3.召開(kāi)會(huì)議

（1）聽(tīng)取主要行政領(lǐng)導(dǎo)工作報(bào)告，組織討論，提出意見(jiàn)，在修改和補(bǔ)充的基礎(chǔ)上，大會(huì)通過(guò)。（2）聽(tīng)取各專門小組的報(bào)告。（3）民主評(píng)議行政領(lǐng)導(dǎo)。（4）選舉通過(guò)各專門小組人員名單。（5）討論職工代表大會(huì)自身建議的有關(guān)規(guī)定和制度。（6）