如何寫工作郵件(V2)

如何寫工作郵件

1997年…….

你在干什么？你是否遇到過以下問題

主題不知道怎么寫？

收件人添加錯誤或者遺漏收件人？需要回復(fù)的郵件沒人給你回復(fù)？

附件信息與正文信息不一致？發(fā)出的郵件漏了附件？

想表達的內(nèi)容太多，

但不知道怎么寫？寫了很多內(nèi)容別人不知道

你要說什么？。。。。。。。。目錄

分析與點評郵件的作用郵件寫作的基本結(jié)構(gòu)

OUTLOOK常用功能常用郵件模板

郵件寫作注意事項及技巧郵件的作用告知投訴協(xié)調(diào)溝通郵件？電話？MSN？

郵件寫作

的基本結(jié)構(gòu)郵件寫作的基本結(jié)構(gòu)（6部分）選取合適的郵件閱讀對象確定一個簡明易懂的標(biāo)題禮貌得體稱謂規(guī)范的郵件PPT示范\關(guān)于汽車項目接觸情況統(tǒng)一模版的溝通.msg層次分明觀點清晰的正文友好的方式結(jié)尾專業(yè)的簽名檔1選取合適的郵件閱讀對象TO：FW：CC：BCC：收件人，也就是要主要閱讀這郵件的人放在TO相關(guān)人等，需要了解信息轉(zhuǎn)發(fā)(FYI)加密抄送人WHO2確定一個簡明易懂的標(biāo)題PPT示范\無主題無者正文.msg

鮮明的標(biāo)題要含有關(guān)鍵詞TO:一望即知以便快速了解與記憶。3禮貌得體的稱謂對方的姓名，性別對方的職位

注意“你和您”的用法

禮貌友好得體4層次分明觀點清晰的正文明確主旨一文一事清晰明白開門見山形式直觀13金字塔寫作原理

把你的觀點放在最前面！PPT示范\王聰琴的郵件寫的很好.msg中心思想

支撐思想的主要理由

支撐理由

支撐理由14組合和總結(jié)的練習(xí)：1. 修改方案2. 打印并剪切資料3. 最終確認方案4. 制作備選方案書5. 給領(lǐng)導(dǎo)展示方案并收取意見6.和領(lǐng)導(dǎo)預(yù)約討論時間7.張貼資料8.用軟件制作板報資料思考幾個板報主題草案

辦板報15組合和總結(jié)—金字塔式

辦板報思考幾個板報主題草案制作備選方案書和領(lǐng)導(dǎo)預(yù)約討論時間給領(lǐng)導(dǎo)展示方案并收取意見修改方案最終確認方案用軟件制作板報資料打印并剪切資料

張貼資料

準(zhǔn)備工作

審批

實施5友好的方式結(jié)尾友好的結(jié)尾能讓對方在行動時

更主動更樂意PPT示范\請大家注意wincati操作（特別提醒組長）.msg建議禮貌回復(fù)如果可提供好的選擇,應(yīng)在結(jié)尾處提出結(jié)尾應(yīng)顯示誠懇寫上祝福語需要對方回復(fù)的，應(yīng)有明確的回復(fù)人和回復(fù)時間PPT示范\無回復(fù)時間.msg6專業(yè)的簽名檔PPT示范\簽名不規(guī)范.msg簽名要求PPT示范\未命名.msg專業(yè)公司都會要求統(tǒng)一的簽名檔，你的名字、職位、電話、傳真、郵件，可能還有公司的Logo或者網(wǎng)址。

聯(lián)系方式（電話及地址，郵箱）企業(yè)文化LOGO你的名片規(guī)范專業(yè)準(zhǔn)確方便郵件寫作注意事項及技巧郵件寫作注意事項加粗：只對部分以示強調(diào)的詞采用加粗等方式情緒：不要在信件中發(fā)泄不滿回復(fù)：回復(fù)信件時,有必要加上部分的原文,以方便對方了解回信內(nèi)容縮寫：在收件人明白其意時,才可使用俚語或縮寫附件：如果有附件，應(yīng)該在正文處說明附件的內(nèi)容和用途技巧一：

用文字還是圖表來表達？關(guān)鍵詞文字應(yīng)簡潔關(guān)鍵詞PPT示范\815日B班出勤情況.msg數(shù)據(jù)圖表和數(shù)據(jù)更直觀明了，用正確客觀的數(shù)據(jù)說話比用大堆的文字描述更有說服力！PPT示范\用圖形表示的好的郵件.msg劃分層次用序號引用正確說明文字式圖表式選擇合適的方式表達你的觀點也可以并用文字圖表PPT示范\成都CATI611-710月報.msg技巧二：

征求對方意見請求對方回答問題答復(fù)對方問題請求上級批準(zhǔn)措辭，語氣，符號要與表明的立場相吻合！商量詢問肯定否定請示技巧三：

回復(fù)郵件每天下班前需要檢查所有的郵件是否都已回復(fù)外出或半個工作日無法接收郵件，需設(shè)置自動回復(fù)注意時效性，無論問題是否解決都需給對方一個郵件回復(fù)，告知你收到了這個郵件對于附件的回復(fù)需要加注足夠的信息，以便引起收件人足夠的重視技巧四：

慎用群發(fā)PPT示范\群發(fā)不當(dāng)郵件.msg不是任何事情都需要群發(fā)不是每個人都感興趣某人休假通知改手機號碼通知saygoodbye的散文發(fā)給和你工作相關(guān)的人可以通過行政人事統(tǒng)一修改發(fā)給特定的人技巧五：

美觀的字體和間距大?。河谩靶∷摹薄拔逄枴?/p>

或“11”“12”號字字體：用“宋體”，“微軟雅黑”字體PPT示范\微軟雅黑.msg行距：1.5倍行距間距：常規(guī)技巧六：

檢查郵件細節(jié)決定成敗收件人，抄送人是否都正確是否遺留了要表達的內(nèi)容避免文章拉的過長應(yīng)用的數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確無誤附件是否添加，附件里的內(nèi)容是否正確郵件中提到的日期與時間，地點是否準(zhǔn)確回顧：如何寫好一封郵件？寫郵件的關(guān)鍵詞(WWHC)讓誰看？(WHO)TO/CC稱呼說什么？(WHAT)中心思想是什么標(biāo)題含有關(guān)鍵字怎么說？(HOW)金字塔結(jié)構(gòu)序號，段落文字？圖表？情感色彩需要回復(fù)嗎檢查！(CHECK)附件郵件閱讀對象時間地點簽名常用郵件類型模板--通知型

***（稱謂）：

您好！什么時間、什么地點、什么人發(fā)生了什么事，為什么以及怎樣發(fā)生的。

謝謝（友好的結(jié)尾）

固定格式的簽名檔

常用郵件類型模板--工作計劃和安排

**

您好！

為了/由于（

背景），現(xiàn)將**計劃發(fā)給**。

圖表式（請看附件），并對附件里的關(guān)鍵點進行文字說明。

文字式

一12

二1

強調(diào)你的觀點或建議，及希望。

友好的方式結(jié)尾。

規(guī)范的簽名檔

常用郵件類型模板—

出現(xiàn)問題需要解釋說明的

**您好！

關(guān)于您提到的***問題，經(jīng)過我們的跟進了解，有以下原因：

一：*********

（

分析為什么會出現(xiàn)這個問題）

二：************

（分析為什么會出現(xiàn)這個問題）

針對以上問題，我們將采取以下措施避免問題再次發(fā)生：

一：*********

二：************

三：*********

給您造成的不便我們感到非常抱歉。

謝謝您的反饋（關(guān)注）。規(guī)范的簽名檔常用郵件類型模板—

請求同事或上級幫助的

****

您好！由于*****（原因）現(xiàn)在我需要得到您的幫助。

講明你需要得到幫助的具體內(nèi)容。

講明如果沒有得到這個幫助對你（或者是給對方將造成什么影響）

說明希望在什么時間得到對方的回復(fù)。

向?qū)Ψ奖硎菊\摯的感謝！

規(guī)范的簽名檔

常用郵件類型模板--項目進度匯報

標(biāo)題：項目代號+月+日+城市項目進度****：

您好！

請查收項目代號+月+日+城市項目進度。

一：截至今天共完成**樣本，剩余**樣本。

二：目前的問題（困難）及造成的原因。

三：針對困難和問題的措施。

四：需要得到的幫助。

五：項目中需要確認的細項。（如需要回復(fù)請注明回復(fù)時間）

如有任何問題，請聯(lián)系我。

謝謝！

規(guī)范的簽名檔

常用郵件類型模板--回復(fù)型

****

您好！

您的郵件我已經(jīng)收到，針對您提到的問題，現(xiàn)答復(fù)如下：

表明你的觀點：同意或不同意。

說明你的理由。

如果對方提到很多問題需要你答復(fù)的：

在