前廳部傳真、留言分送服務(wù)規(guī)程

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔名稱：傳真、留言分送服務(wù)規(guī)程編號(hào)：HZF054：XXXX發(fā)布部門：房務(wù)部編制：XXX生效日期：XXXX年1月9日審核：XXXXXXX年8月第2次修訂/第1版批準(zhǔn)：XXX頁碼：共1頁1目的保證客人及時(shí)獲得傳真和留言。2范圍本規(guī)程適用于前廳禮賓部。3職責(zé)3.1與商務(wù)中心核對(duì)房號(hào)3.2幫助商務(wù)中心向客人收取相關(guān)費(fèi)用4程序要求4.1一旦接到從其他部門傳送過來的傳真或留言時(shí)，再次向總臺(tái)核實(shí)該客人是否還住店，房號(hào)是否正確。4.2領(lǐng)班將指派行李員分送傳真或留言。4.3商務(wù)中心作相關(guān)記錄：——分送時(shí)間——行李員姓名——房號(hào)/姓名4.4輕敲房門后報(bào)明身份，待客人開門后雙手遞上傳真或留言，請(qǐng)客人簽收。4.5如客人不在房間，將傳真或留言從門下塞入，并保證傳真或留言沒有任何一部分暴露在門外。4.6如果房間顯示“請(qǐng)勿打擾”，操作如4.5。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔名稱：傳真發(fā)送服務(wù)規(guī)程編號(hào)：HZF077：XXXX發(fā)布部門：房務(wù)部編制：XXX生效日期：XXXX年1月9日審核：XXXXXXX年8月第2次修訂/第1版批準(zhǔn)：XXX頁碼：共2頁1目的準(zhǔn)確無誤地將客人的傳真發(fā)往目的地2范圍本規(guī)程適用于前廳商務(wù)中心3程序要求3.1客人進(jìn)商務(wù)中心，員工馬上起立，主動(dòng)向客人問好，表示歡迎。3.2詢問并確認(rèn)客人所需的是發(fā)送傳真服務(wù)，問明發(fā)送的地點(diǎn)，請(qǐng)客人告知要發(fā)送的傳真號(hào)碼，并主動(dòng)向客人介紹傳真收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。3.3發(fā)送傳真之前，所發(fā)原稿，必須與客人確認(rèn)，保證所傳信息的內(nèi)容、頁數(shù)正確無誤。3.4商務(wù)中心文員必須再次確認(rèn)傳真的號(hào)碼，國(guó)家地區(qū)代碼，城市代碼等，以保證發(fā)送正確。國(guó)家代碼之前要加00；城市代碼前的0不需要。3.5檢查傳真的內(nèi)容，如果涉及飯店與國(guó)家的文件、資料、圖片等不得發(fā)送，如果是反動(dòng)文件，不能翻看或傳閱，要立即沒收，并及時(shí)與保安部聯(lián)系。3.6傳真稿要求：字跡清晰、紙張厚簿均勻、沒有受潮或污損、稿件不能太小或太大，一般為A4紙。如果不符合上述要求，則跟客人商議重新復(fù)印后再發(fā)送。3.7將稿件正面朝下，放入傳真機(jī)，稿件將自動(dòng)輸入；如果紙張?zhí)啵梢砸粡垙埌l(fā)送，但要注意紙張之間的銜接。3.8用傳真機(jī)單觸式撥號(hào)盤撥號(hào)，先按號(hào)碼然后啟動(dòng)，機(jī)器會(huì)自動(dòng)發(fā)送。3.9商務(wù)中心員工應(yīng)密切注意：A、傳真原稿是否每頁都已發(fā)出，如果出現(xiàn)斷頁，則幫客人繼續(xù)發(fā)送；B、如果傳真機(jī)出錯(cuò)（即出ERR0R報(bào)告），詢問一下客人是否要繼續(xù)發(fā)送傳真。3.10有時(shí)需手動(dòng)發(fā)送傳真，一般情況是：對(duì)方的傳真與電話相連，并且未設(shè)置在傳真自動(dòng)接受狀態(tài)，聽到對(duì)方提起話筒后，告知對(duì)方要發(fā)送傳真，需對(duì)方給一個(gè)傳真信號(hào)，在聽到了信號(hào)后，可按START鍵，再放下聽筒即可發(fā)送。3.11在發(fā)送傳真的同時(shí)，詢問客人的付費(fèi)方式（現(xiàn)金還是掛帳），并記錄下發(fā)送的號(hào)碼及發(fā)送的時(shí)間，最后根據(jù)時(shí)間收取費(fèi)用。3.12傳真發(fā)送完畢后，將原稿與報(bào)告用回形針別好，雙手交給客人，并對(duì)他