《專門檔案管理（第三版）》課件 第4章

第四章

會計檔案與會計檔案管理會計檔案的概念會計檔案人員對現(xiàn)行會計記錄、會計資料的監(jiān)督與控制會計檔案的收集會計檔案的整理會計檔案的鑒定和處置會計檔案信息的利用服務(wù)電子會計檔案的管理第一節(jié)會計檔案的概念一、會計檔案的定義會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計歷史記錄，包括紙本會計檔案、電子會計檔案等種類這一定義指明了會計檔案的形成者、特定形成領(lǐng)域、價值屬性特征、本質(zhì)屬性和存在形式特征第一節(jié)會計檔案的概念二、會計檔案的屬性和特征突出的專業(yè)性形成過程的序時性承載內(nèi)容的嚴(yán)肅性（合規(guī)性）數(shù)據(jù)記錄的平衡性會計記錄與會計資料格式的規(guī)范性第一節(jié)會計檔案的概念三、會計檔案的價值、功能和作用會計檔案的價值概念及其構(gòu)成會計檔案的價值，是指會計檔案對人類社會的現(xiàn)實實踐活動和長遠(yuǎn)的歷史文化建設(shè)所具有的積極意義會計檔案的價值構(gòu)成主要包括：會計檔案是制訂財務(wù)計劃的重要數(shù)據(jù)源會計檔案是進行科學(xué)經(jīng)濟決策的信息源會計檔案是維護正常經(jīng)濟、工作秩序的法定證據(jù)，是實施會計審計、會計監(jiān)督的必要條件，也是促成新經(jīng)濟活動的信息支持源泉會計檔案是研究社會經(jīng)濟文化存在與發(fā)展規(guī)律的重要文獻源會計檔案是開展歷史研究的記憶庫會計檔案是儲備會計工作經(jīng)驗、技術(shù)、智慧和教訓(xùn)的知識庫第一節(jié)會計檔案的概念三、會計檔案的價值、功能和作用會計檔案的基本功能包括：原始憑證功能歷史查考功能歷史記憶功能維護經(jīng)濟秩序的功能促成新業(yè)務(wù)產(chǎn)生的功能第一節(jié)會計檔案的概念三、會計檔案的價值、功能和作用會計檔案的作用主要包括以下幾個方面：信息保障作用維系管理作用監(jiān)督檢查作用經(jīng)濟、歷史研究作用憑證、查考作用第二節(jié)會計檔案人員對現(xiàn)行會計記錄、會計資料的監(jiān)督與控制一、會計檔案人員對現(xiàn)行會計記錄（資料）監(jiān)督與控制工作的依據(jù)理論依據(jù)文檔一體化理論是會計檔案人員對會計記錄（資料）等會計信息實行有效管理控制的重要理論依據(jù)之一實踐依據(jù)法規(guī)制度依據(jù)第二節(jié)會計檔案人員對現(xiàn)行會計記錄、會計資料的監(jiān)督與控制二、信息化條件下的會計記錄（

資料）信息的有效前端控制會計記錄信息管理系統(tǒng)與傳統(tǒng)的手工會計系統(tǒng)相比具有的特點：會計記錄信息管理系統(tǒng)缺乏交易處理痕跡內(nèi)部控制的程序化使得內(nèi)部控制具有一定的依賴性，同時也增加了會計記錄信息管理系統(tǒng)差錯反復(fù)發(fā)生的可能性會計記錄信息管理系統(tǒng)的交易授權(quán)及其執(zhí)行與手工會計系統(tǒng)存在差異信息化條件下的會計檔案信息的控制范圍擴大了在會計記錄信息管理系統(tǒng)中，會計信息存儲數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展及其在會計活動中的進一步應(yīng)用，帶來了許多新問題第二節(jié)會計檔案人員對現(xiàn)行會計記錄、會計資料的監(jiān)督與控制二、信息化條件下的會計記錄（

資料）信息的有效前端控制會計記錄信息管理系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制，應(yīng)當(dāng)包括會計記錄信息管理系統(tǒng)的一般控制和應(yīng)用控制第二節(jié)會計檔案人員對現(xiàn)行會計記錄、會計資料的監(jiān)督與控制二、信息化條件下的會計記錄（

資料）信息的有效前端控制會計記錄信息管理系統(tǒng)的一般控制組織與管理控制應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)、建立和維護控制系統(tǒng)軟件控制系統(tǒng)操作控制數(shù)據(jù)和程序控制網(wǎng)絡(luò)的安全控制第二節(jié)會計檔案人員對現(xiàn)行會計記錄、會計資料的監(jiān)督與控制二、信息化條件下的會計記錄（

資料）信息的有效前端控制會計記錄信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用控制輸入控制采用的控制方法計算機處理與數(shù)據(jù)文件控制采用的控制措施輸出控制采用的控制措施第三節(jié)會計檔案的收集一、會計檔案收集的一般要求會計檔案收集必須貫徹執(zhí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的基本原則會計檔案的收集活動必須自覺地遵循會計檔案的形成規(guī)律會計檔案的收集工作必須保證會計檔案的齊全完整、信息準(zhǔn)確會計檔案的收集工作要注意質(zhì)量優(yōu)化、成分充實第三節(jié)會計檔案的收集二、會計文件（資料）的歸檔制度會計文件（資料）歸檔制度的一般內(nèi)容設(shè)計會計文件（資料）的歸檔制度內(nèi)容可以分為歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求、歸檔份數(shù)和歸檔手續(xù)等歸檔范圍：就是哪些會計記錄和會計文件（

資料）可以作為會計檔案保存，哪些會計記錄、會計文件（

資料）不能作為會計檔案保存歸檔時間：就是會計人員或會計機構(gòu)應(yīng)當(dāng)向本單位檔案人員或檔案部門移交整理好的會計檔案的時間歸檔要求：就是對會計文件（

資料）歸檔的職責(zé)，以及會計檔案保管單位的質(zhì)量等所提出的相關(guān)要求歸檔份數(shù)：是指歸檔的會計文件（

資料）、會計記錄的實際份數(shù)歸檔手續(xù)：在移交會計檔案時，交接雙方必須按規(guī)定履行一定的移交手續(xù)第三節(jié)會計檔案的收集二、會計文件（資料）的歸檔制度會計文件（資料）歸檔制度的保證措施設(shè)計為了有效地保證上述各項規(guī)定事項能夠得到切實的貫徹施行應(yīng)將有關(guān)類型的會計記錄或會計文件（

資料）的積累和歸檔，納入會計人員的崗位職責(zé)范圍，把歸檔工作落實到人，以保證歸檔的會計檔案的質(zhì)量第三節(jié)會計檔案的收集二、會計文件（資料）的歸檔制度會計核算系統(tǒng)中電子會計檔案收集管理制度現(xiàn)金記賬憑證及日記賬的輸出及收集銀行記賬憑證、賬冊的輸出與收集轉(zhuǎn)賬憑證的輸入、輸出與收集科目匯總表、賬表打印時間打印輸出與簽章數(shù)據(jù)備份收集電子會計檔案的集中管理第四節(jié)會計檔案的整理一、會計檔案整理的內(nèi)容會計檔案的分類會計檔案的組卷會計檔案的排列會計檔案的編目第四節(jié)會計檔案的整理二、會計檔案的分類分類要求：會計檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)及分類方法的選擇與運用，應(yīng)當(dāng)具有一定的客觀性會計檔案的分類體系必須符合邏輯性要求會計檔案的分類體系和分類結(jié)果必須具有實踐性分類標(biāo)準(zhǔn)：來源標(biāo)準(zhǔn)時間標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)形式標(biāo)準(zhǔn)第四節(jié)會計檔案的整理二、會計檔案的分類分類方法：會計年度-會計文件（資料）形式（憑證、賬簿、財務(wù)會計報告、其他會計資料）-保管期限分類法會計年度-保管期限-組織機構(gòu)分類法會計年度-會計類型-文種（形式）-保管期限分類法保管期限-會計年度-文種分類法保管期限-文種-會計年度分類法第四節(jié)會計檔案的整理三、會計檔案的組卷紙本會計核算文件（資料）、記錄的立卷方法憑證的立卷方法賬簿的立卷方法財務(wù)報告的立卷方法紙本會計檔案的立卷編目擬制案卷題名填寫卷內(nèi)目錄案卷封面其他項目的編目備考表的編目卷脊的編目第四節(jié)會計檔案的整理四、紙本會計檔案排列與案卷目錄的編制會計檔案的排列方法年度-類別-保管期限排列法年度-保管期限-組織機構(gòu)分類排列法年度-會計類型分類排列法會計文件（資料）或會計記錄形式分類排列法會計檔案號的編制方法不需要向檔案館移交會計檔案的單位的會計檔案號高等院校財會檔案號需要向檔案館移交會計檔案的立檔單位會計檔案號第四節(jié)會計檔案的整理四、紙本會計檔案排列與案卷目錄的編制會計檔案案卷目錄的編制通常的做法：一個單位一個會計年度形成的會計檔案，應(yīng)按會計核算與其他會計文件（資料）等大類各編一本目錄向檔案館移交會計檔案的立檔單位會計檔案號按會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計文件（

資料）四大類各編一本目錄一個單位一個會計年度形成的會計檔案，按保管期限降級排列編一本目錄第五節(jié)會計檔案的鑒定和處置一、會計檔案鑒定的內(nèi)容、意義和要求會計檔案鑒定工作的內(nèi)容會計檔案價值的鑒定工作會計檔案質(zhì)量的鑒別與審核工作會計檔案鑒定工作的意義有利于實現(xiàn)會計信息的優(yōu)化有利于合理地使用有限的人力、物力和財力資源有利于在發(fā)生突然事件時及時搶救重要的會計檔案有利于保證電子會計文件（資料）和記錄的證據(jù)價值第五節(jié)會計檔案的鑒定和處置一、會計檔案鑒定的內(nèi)容、意義和要求會計檔案鑒定工作的組織管理要求國務(wù)院財政部門和國家檔案行政管理部門主管全國會計檔案工作，共同制定全國統(tǒng)一的會計檔案鑒定工作制度，對全國會計檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)縣級以上人民政府財政部門和檔案行政管理部門管理本行政區(qū)域內(nèi)的會計檔案工作，并對本行政區(qū)域內(nèi)的會計檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)會計檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由國家機關(guān)、社會團體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織檔案管理機構(gòu)牽頭，組織單位會計、審計、紀(jì)檢監(jiān)察等機構(gòu)或人員共同進行第五節(jié)會計檔案的鑒定和處置二、會計檔案鑒定規(guī)則高齡規(guī)則客觀性規(guī)則整體性規(guī)則雙重價值規(guī)則當(dāng)機立斷規(guī)則未結(jié)禁銷規(guī)則依附性規(guī)則可靠性規(guī)則第五節(jié)會計檔案的鑒定和處置三、會計檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和保管期限表會計檔案價值鑒定的一般標(biāo)準(zhǔn)會計檔案自身的屬性和保存狀況標(biāo)準(zhǔn)：來源標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)、時間標(biāo)準(zhǔn)、形式標(biāo)準(zhǔn)、完整性標(biāo)準(zhǔn)、依附價值標(biāo)準(zhǔn)、法律遵從標(biāo)準(zhǔn)會計檔案鑒定的社會利用需要標(biāo)準(zhǔn)：本單位財會工作、經(jīng)濟管理工作、經(jīng)濟決策工作的需要；審計單位檢查、核實有關(guān)經(jīng)濟事務(wù)的需要；公檢法部門依法調(diào)查有關(guān)經(jīng)濟案件的需要；單位員工的查詢需要；歷史研究的需要會計檔案的保管期限的劃分依據(jù)會計檔案的保管期限是依據(jù)會計檔案的價值大小及其發(fā)揮作用的時間的長短確定的第五節(jié)會計檔案的鑒定和處置三、會計檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和保管期限表各種保管期限會計檔案的構(gòu)成第五節(jié)會計檔案的鑒定和處置四、會計檔案的合理處置基本要求單位應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書會計檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機構(gòu)牽頭，組織單位會計、審計、紀(jì)檢監(jiān)察等機構(gòu)或人員共同進行經(jīng)鑒定可以銷毀的會計檔案，應(yīng)當(dāng)按照程序銷毀第五節(jié)會計檔案的鑒定和處置四、會計檔案的合理處置單位發(fā)生變動時會計檔案的處置要求單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的，在終止或辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置單位分立后原單位存續(xù)的，其會計檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案單位分立后原單位解散的，其會計檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置，各方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的會計憑證，應(yīng)當(dāng)單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)第五節(jié)會計檔案的鑒定和處置四、會計檔案的合理處置單位發(fā)生變動時會計檔案的處置要求單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案；對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的會計憑證，應(yīng)當(dāng)單獨抽出由承接業(yè)務(wù)單位保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)單位合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管；單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應(yīng)當(dāng)由原各單位保管建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的會計檔案，需要移交給建設(shè)項目接受單位的，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工財務(wù)決算后及時移交，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)第五節(jié)會計檔案的鑒定和處置四、會計檔案的合理處置單位發(fā)生變動時會計檔案的處置要求單位之間交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計檔案交接手續(xù)移交會計檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位有關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督第五節(jié)會計檔案的鑒定和處置四、會計檔案的合理處置電子會計檔案的處置要求電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交檔案接收單位應(yīng)當(dāng)對保存電子會計檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全第六節(jié)會計檔案信息的利用服務(wù)一、會計檔案信息的服務(wù)規(guī)則與要求會計檔案信息服務(wù)的基本原則：真實性原則可比性原則及時性原則公開公正性原則合理保密性原則會計檔案信息利用服務(wù)的基本要求：單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度利用會計檔案，在進行會計檔案查閱、復(fù)制、借出時履行登記手續(xù)，嚴(yán)禁篡改和損壞單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)會計檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會計檔案，確保借入會計檔案的安全完整，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還第六節(jié)會計檔案信息的利用服務(wù)二、會計檔案信息利用服務(wù)的途徑與方式會計檔案信息利用服務(wù)的途徑：通過提供原件，滿足利用者的會計信息利用需要通過電子網(wǎng)絡(luò)平臺，滿足利用者的會計信息利用需要通過提供會計檔案副本或復(fù)制品，滿足會計信息利用者的利用需要通過提供會計信息加工品，滿足會計信息利用者的利用需要第六節(jié)會計檔案信息的利用服務(wù)二、會計檔案信息利用服務(wù)的途徑與方式會計檔案信息利用服務(wù)的方式：閱覽服務(wù)外借服務(wù)展覽與陳列制發(fā)復(fù)本制發(fā)會計檔案證明服務(wù)目錄信息服務(wù)咨詢服務(wù)第六節(jié)會計檔案信息的利用服務(wù)三、會計檔案內(nèi)容的保密會計檔案內(nèi)容泄密的渠道非法竊取單位會計檔案文件物質(zhì)利誘、收買或恐嚇威脅會計檔案知密人會計人員或會計檔案管理人員流動帶走會計檔案機密信息會計人員從事第二職業(yè)假借合作名義，騙取重要財務(wù)信息宣傳人員缺乏保密意識，在對外宣傳過程中泄露機密會計信息在商業(yè)技術(shù)合作、洽談生意、座談交流等活動中，疏于防范而導(dǎo)致會計信息泄露會計檔案管理不善計算機網(wǎng)絡(luò)設(shè)施管理措施不善等會計檔案查詢使用權(quán)限失控等第六節(jié)會計檔案信息的利用服務(wù)三、會計檔案內(nèi)容的保密OPSEC法的應(yīng)用OPSEC（OpenPlatformforSecurity）