文檔管理作業(yè)標準說明

文檔管理作業(yè)標準說明編制日期審核日期批準日期修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準人目的為規(guī)范公司文檔管理，特制定本指引。適用范圍適用于公司的文檔管理。術(shù)語文檔類型規(guī)定部門文檔：以部門名義簽發(fā)與接受的文檔。公司文檔：以公司名義簽發(fā)與接受的文檔。職責公司文檔管理員負責公司文檔的管理；負責指導公司兼職文檔管理開展文檔管理工作；各部門兼職文檔管理員負責本部門文檔的管理；按要求傳遞文件；負責本部門文檔的整理、歸檔。工作程序文檔管理方法公司文檔由行政部門指定文檔管理員負責管理，各業(yè)務(wù)部門由部門兼職文檔管理員負責管理。各業(yè)務(wù)部門的文檔由部門文檔管理員整理完整后，每月隨同文件清單交給公司文檔管理員歸檔，并接受相關(guān)責任人的核查。收文收文辦理程序包括簽收、編號、登記、分發(fā)、批辦、傳遞、歸檔。公司文檔收文：公司文檔由公司行政部門文檔管理員統(tǒng)一接收，文檔在接收打印過程中要注意完整性，如有任何疑問應(yīng)向提供文檔人員咨詢。公司傳真由指定人員統(tǒng)一接收和分發(fā)。編號、登記：公司層面文檔由公司文檔管理員統(tǒng)一簽收后登記填寫《公司文件流傳跟蹤一覽表》，文檔接收后要及時填寫，避免遺漏。分發(fā)：公司文檔經(jīng)登記后，交由文檔管理員分發(fā)給相關(guān)人員、部門批閱。批辦：公司各相關(guān)領(lǐng)導及相關(guān)部門應(yīng)及時閱處文件并簽字，對公司領(lǐng)導已批示的公文要及時處理，一個工作日內(nèi)由各部門的兼職文檔管理員交回公司文檔管理員。傳遞：根據(jù)閱批范圍，由公司文檔管理員負責送閱。歸檔：審批完畢的文件，由公司文檔管理員統(tǒng)一收回并存檔注明公司存檔編號。各部門如需存檔，則在《文件接收記錄表》部門編號欄注明本部門內(nèi)部存檔編號。部門文檔收文：部門文檔由各部門兼職文檔管理員統(tǒng)一接收。編號、登記：部門文檔由各部門兼職文檔管理員統(tǒng)一填寫《文件接收記錄表》，如沒有編號，則在文件上標注內(nèi)部存檔編號。收到已由其他部門（部門對部門發(fā)文）編號的文件，則在《文件接收記錄表》中登記編號。分發(fā)：部門文檔經(jīng)登記后，交由部門負責人簽署擬辦意見后，由兼職文檔管理員放入相應(yīng)的傳閱文件夾送有關(guān)人員、部門批閱。批辦：各相關(guān)部門應(yīng)及時閱看文件并簽字（簽名并注明閱文日期），各有關(guān)部門對公文要及時處理，但須將處理意見或者結(jié)果標注于文上。一個工作日后由各部門兼職文檔管理員收回。傳遞：根據(jù)閱批范圍，由兼職文檔管理員負責送閱。歸檔：各相關(guān)部門簽署意見后，由兼職文檔管理員統(tǒng)一收回并存檔，同時在《文件接收記錄表》部門編號欄注明本部門內(nèi)部存檔編號。發(fā)文發(fā)文是指擬稿、審核、編號、登記、打印、分發(fā)、歸檔。公司文檔擬稿、審核，擬稿人擬稿后交部門負責人、公司行政部門審核后，上報地產(chǎn)集團總部綜合協(xié)調(diào)部審核并確定發(fā)文范圍、印發(fā)份數(shù)和緩急程度，由公司領(lǐng)導簽發(fā)。編號、登記、打印、分發(fā)、歸檔，文檔經(jīng)公司領(lǐng)導簽發(fā)后，由公司文檔管理員填寫《發(fā)文簽收表》，進行編號、登記、打印、分發(fā)并歸檔。特別說明：如果各部門在各自專業(yè)范圍內(nèi)以公司名義對外發(fā)文，且獲得了在專業(yè)領(lǐng)域的授權(quán)，由主管領(lǐng)導審核確認擬對外發(fā)文后，交給公司行政部門編號登記并上報審批后，交由經(jīng)辦部門發(fā)出。部門文檔擬稿、審核：擬稿人擬稿后，交部門負責人審核并確定發(fā)文范圍、印發(fā)份數(shù)和緩急程度，由部門負責人簽發(fā)。編號、登記、打印、分發(fā)、歸檔，部門文檔經(jīng)部門負責人簽發(fā)后，由部門兼職文檔管理員填寫《文件接收記錄表》，進行編號、登記、打印、分發(fā)并歸檔。文檔編號及公文格式規(guī)定按《檔案管理工作標準說明類》中的規(guī)定執(zhí)行。兼職文檔管理員的管理各部門應(yīng)指定兼職文檔管理員，并報公司行政部門備案于《兼職文檔管理員分工表》中，如部門兼職文檔管理員發(fā)生變更，應(yīng)在變更前一周通知公司行政部門，以便進行文檔交接的跟蹤。公司流程管理體系文件管理公司流程管理體系文件包括：流程類、工作標準說明類、表格記錄等；流程管理體系文件編碼編碼原則流程和工作標準說明類按其在房地產(chǎn)業(yè)務(wù)流程、管理流程中所處專業(yè)模塊，賦予相應(yīng)的編號，方便文件檢索、利用；當一份記錄在不同文件中引用時，均引用首次出現(xiàn)的記錄編碼；流程管理體系文件的編號不能重號，以流水號形式作為文件序號。一二級流程文件編碼文件類型編碼規(guī)則一級流程文件HAIERJTLCA公司代碼流程文件流程文件級別HAIERJT-LC-A海爾地產(chǎn)集團房地產(chǎn)開發(fā)一級流程圖二級流程文件HAIERJTLCBXX公司代碼流程文件流程文件級別文件流水號HAIERJT-LC-B-01海爾地產(chǎn)集團房地產(chǎn)開發(fā)二級流程圖（拓展事務(wù)專業(yè)）HAIERJT-LC-B-02海爾地產(chǎn)集團房地產(chǎn)開發(fā)二級流程圖（市場專業(yè)）HAIERJT-LC-B-03海爾地產(chǎn)集團房地產(chǎn)開發(fā)二級流程圖（成本專業(yè)）HAIERJT-LC-B-04海爾地產(chǎn)集團房地產(chǎn)開發(fā)二級流程圖（設(shè)計專業(yè)）HAIERJT-LC-B-05海爾地產(chǎn)集團房地產(chǎn)開發(fā)二級流程圖（工程專業(yè)、采購專業(yè)）HAIERJT-LC-B-06海爾地產(chǎn)集團房地產(chǎn)開發(fā)二級流程圖（客服專業(yè)、物業(yè)）HAIERJT-LC-B-07海爾地產(chǎn)集團房地產(chǎn)開發(fā)二級流程圖（財務(wù)專業(yè)）HAIERJT-LC-B-08海爾地產(chǎn)集團房地產(chǎn)開發(fā)二級流程圖（管理類專業(yè)）工作標準專業(yè)模塊代碼項目拓展：TZ報批報建：BJ產(chǎn)品定位：DW設(shè)計管理：SJ工程管理：GC成本管理：CB招標采購管理：CG營銷管理：YX客戶服務(wù)：KF運營管理：YY風險管理：FX財務(wù)管理：CW行政管理：XZ人力資源管理：RL商業(yè)管理：SY工作指引/標準文件編碼文件類型編碼規(guī)則工作標準文件HAIERJTBZXXXX公司代碼工作標準說明類專業(yè)模塊代碼文件流水號表單與模板HAIERJTBG（表格）MB（模板）XXXXX公司代碼文件類別專業(yè)模塊代碼文件流水號如：HAIERJT-BZ-GC-01表示工程管理的第1份工作標準說明類；HAIERJT-BG-GC-001表示工程管理的第1份表單；HAIERJT-MB-GC-001表示工程管理的第1份模板。版本的設(shè)置版本采取十次更改升級一次的原則，第一次簽發(fā)的文件版本和更改次數(shù)為A/0，第一次更改后文件版本和更改次數(shù)為A/1，以后依次為A/2、A/3……A/9，第十次更改則標識為B/0，依次為B/1、B/2、……B/9，依此類推。工作指引/標準文件的格式封面格式要求：體系文件封面上設(shè)置公司的標志、文件名稱、編號、版號/改次、文件的編制、審核、批準以及修訂記錄等。章節(jié)的序號：流程文件設(shè)置一般設(shè)章、節(jié)、條、款的序號層次設(shè)計，如下所示：章1.節(jié)1.1條1.1.1款1）款下級a)制度，管理規(guī)定類文件可采用簡單的章節(jié)，分點描述形式即可。各章節(jié)的基本內(nèi)容：流程圖（工作標準說明類此項省略）目的適用范圍術(shù)語與定義職責工作程序/關(guān)鍵活動支持性文件相關(guān)記錄流程圖的繪制：用VISIO軟件繪制跨職能部門的流程圖，流程活動具體步驟用4種圖形表示：表示活動或任務(wù)，如編制，簽定，發(fā)布，實施等；表示決策點，如審核、批準、評審等；表示支持的文件，如流程，工作標準說明類等；表示活動中需對記錄歸檔。流程管理體系文件的會簽各職能部門根據(jù)流程管理體系策劃的結(jié)果，編制本部門主導的文件；流程信息部流程管理崗組織各職能部門統(tǒng)一對文件進行編號、格式調(diào)整和各流程文件的接口審核，避免矛盾和不一致；流程信息部流程管理崗收集各部門編制的流程文件，組織各部門對流程文件進行會簽，以確保文件的可操作性和協(xié)調(diào)性，并交流程主導部門負責人、主管領(lǐng)導審核；流程體系文件經(jīng)相關(guān)權(quán)限人員會簽后，按《權(quán)責手冊》規(guī)定的權(quán)限提交審核、審批。流程管理體系文件的發(fā)放流程體系文件發(fā)布可以是電子文件或紙質(zhì)文件，流程信息部流程管理崗需建立一份《受控體系文件清單》，列明文件名稱、編號以及最新版本狀態(tài)，做好及時更新和維護。流程信息部流程管理崗填寫《體系文件發(fā)放、回收登記表》做好文件發(fā)文登記，發(fā)放到相關(guān)各職能部門。受控文件均不允許私自復印，如確實因工作需要復印流程體系文件，必須經(jīng)流程信息部分管領(lǐng)導批準。流程管理體系文件的評審：在下列情況下，流程信息部流程管理崗須組織相關(guān)部門對流程管理體系文件進行評審，以確保文件的適宜性和充分性：當流程體系或其過程需要發(fā)生變化時。流程審核時提出需要改進時（包括糾正及預防措施）。業(yè)務(wù)管理過程中各職能部門提出需要采取糾正及預防措施的。流程管理體系文件的修訂文件使用過程中，由于企業(yè)的發(fā)展和部門架構(gòu)、業(yè)務(wù)變更等需要增加、刪除、修改現(xiàn)有的流程體系文件時，由職能部門負責填寫《體系文件修訂申請單》，經(jīng)辦部門負責人、主管領(lǐng)導審核、地產(chǎn)集團總經(jīng)理審批后，連同修改的紙質(zhì)文件正本一同交由流程信息部流程管理崗負責組織修訂，文件更改時應(yīng)對該文件進行修改后的重新發(fā)文，以新文件覆蓋原文件，不作文件“補丁”。文件修改獲批后，由流程信息部流程管理崗按5.6.7節(jié)要求進行發(fā)放。公司其他非受控文件不受以上修改規(guī)定的限制。流程管理體系文件的回收正常情況下，如文件發(fā)生修訂、廢止或變更等情況，流程信息部流程管理崗需將作廢文件的受控文件副本收回，并在《體系文件發(fā)放、回收登記表》做好回收登記。作廢文件由流程信息部流程管理崗保留正本，并加蓋“作廢文件”印章，其它副本即時銷毀，受控文件正本的銷毀請參照《檔案管理工作標準說明類》執(zhí)行。流程文件持有者調(diào)離工作崗位時，應(yīng)將受控文件交回流程信息部流程