第五章 會計憑證

《基礎(chǔ)會計》主編

王賢斌教授教學(xué)目標(biāo)通過本章的學(xué)習(xí)，使學(xué)生了解會計憑證的概念和作用，熟悉會計憑證的種類，掌握會計憑證的基本內(nèi)容和填制的要求和方法，認(rèn)識會計憑證在會計工作中的重要地位。

第五章會計憑證第一節(jié)會計憑證概述第二節(jié)原始憑證的填制和審核第三節(jié)記賬憑證的填制和審核第四節(jié)會計憑證的傳遞和保管第一節(jié)會計憑證概述一、會計憑證的概念二、會計憑證的作用三、會計憑證的種類一、會計憑證的概念會計憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟責(zé)任，據(jù)以登記賬簿的一種具有法律效力的書面證明文件。填制和審核憑證，是會計核算的一種專門方法，是會計核算工作的起點和基礎(chǔ)。二、會計憑證的作用（一）記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)，提供記賬依據(jù)（二）明確經(jīng)濟責(zé)任，強化內(nèi)部控制（三）監(jiān)督經(jīng)濟活動，控制經(jīng)濟運行

三、會計憑證的種類原始憑證又稱單據(jù)，是在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時直接取得或填制的，用以記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)的主要內(nèi)容和完成情況，明確經(jīng)濟責(zé)任，具有法律效力的書面證明，是進(jìn)行會計核算的原始資料和重要依據(jù)。記賬憑證是會計人員根據(jù)審核無誤的原始憑證，按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容加以歸類，并據(jù)以確定會計分錄后所填制的會計憑證，它是登記賬簿的直接依據(jù)。記賬憑證又稱為記賬憑單，它根據(jù)復(fù)式記賬法的基本原理，確定了應(yīng)借、應(yīng)貸的會計科目及其金額，將原始憑證中的一般數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為會計語言，是介于原始憑證與賬簿之間的中間環(huán)節(jié)，是登記明細(xì)分類賬戶和總分類賬戶的依據(jù)。第二節(jié)原始憑證的填制和審核一、原始憑證的種類二、原始憑證的基本內(nèi)容三、原始憑證的填制四、原始憑證的審核一、原始憑證的種類（一）原始憑證按照來源不同分類1.外來原始憑證。2.自制原始憑證。（二）原始憑證按照填制手續(xù)及內(nèi)容不同分類1.一次憑證。2.累計憑證。3.匯總憑證。（三）原始憑證按照格式不同分類1.通用憑證。2.專用憑證。1.外來原始憑證2.自制原始憑證1.一次憑證一次憑證指一次填制完成、只記錄一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)的原始憑證?，F(xiàn)實生活中大部分的憑證屬于一次憑證,一次憑證是一次性有效的憑證，如購貨發(fā)票等就屬于一次憑證。

2.累計憑證3.匯總憑證二、原始憑證的基本內(nèi)容1．原始憑證名稱。如“增值稅專用發(fā)票”、“出庫單”、“轉(zhuǎn)賬支票”等。2．填制原始憑證的日期。填制原始憑證的日期一般是業(yè)務(wù)發(fā)生或完成的日期,如果業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時,因各種原因未能及時填制原始憑證的,應(yīng)該以實際填制的日期為準(zhǔn)。3．接受原始憑證的單位名稱。4．經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容。包括數(shù)量、單價、金額等。5．填制單位簽章。6．有關(guān)人員簽章。7．憑證附件。三、原始憑證的填制1．記錄真實。2．內(nèi)容完整。3．手續(xù)完備。4．書寫規(guī)范。5．編號連續(xù)。6．填制及時。3．手續(xù)完備單位自制的原始憑證必須有經(jīng)辦單位領(lǐng)導(dǎo)人或者其他指定的人員簽名蓋章；對外開出的原始憑證必須加蓋本單位公章；從外部取得的原始憑證，必須蓋有填制單位的公章；從個人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名蓋章。出納人員在辦理收款或付款業(yè)務(wù)后，應(yīng)在憑證上加蓋“收訖”或“付訖”的戳記，以避免重收重付。

4．書寫規(guī)范原始憑證要按規(guī)定填寫，文字要簡要，字跡要清楚，易于辨認(rèn)，不得使用未經(jīng)國務(wù)院公布的簡化漢字。原始憑證一般要用藍(lán)黑墨水書寫，支票要用碳素墨水填寫。兩聯(lián)或兩聯(lián)以上套寫的憑證，必須全部寫透。大小寫金額必須相符且填寫規(guī)范，小寫金額用阿拉伯?dāng)?shù)字逐個書寫，不得寫連筆字。在金額前要填寫人民幣符號“￥”，人民幣符號“￥”與阿拉伯?dāng)?shù)字之間不得留有空白。金額數(shù)字一律填寫到角、分，無角和分的，寫“00”或符號“─”；有角無分的，分位寫“0”，不得用符號“─”。大寫金額用漢字壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億、元、角、分、零、整等，一律用正楷或行書字書寫。大寫金額前未印有“人民幣”字樣的，應(yīng)加寫“人民幣”三個字，“人民幣”字樣和大寫金額之間不得留有空白。大寫金額到元或角為止的，后面要寫“整”或“正”字；有分的，不寫“整”或“正”字。如小寫金額為￥1008.00，大寫金額應(yīng)寫成“壹仟零捌元整”。原始憑證有錯誤的，不得涂改、刮擦、挖補，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開或更正，在更正處還應(yīng)當(dāng)加蓋出具單位的印章。原始憑證金額有錯誤的，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開，不得在原始憑證上更正。5．編號連續(xù)各種原始憑證必須連續(xù)編號以備查考，不過有些原始憑證已預(yù)先印定編號。如果原始憑證在寫壞作廢時，應(yīng)加蓋“作廢”戳記，妥善保管，不得撕毀。

四、原始憑證的審核1．真實性審核。2．合法性審核。3．合理性審核。4．完整性審核。5．正確性審核。6．及時性審核。經(jīng)審核的原始憑證應(yīng)根據(jù)不同情況處理：（1）對于完全符合要求的原始憑證，應(yīng)及時據(jù)以編制記賬憑證入賬；（2）對于真實、合法、合理但內(nèi)容不夠完整、填寫有錯誤的原始憑證，應(yīng)退回給有關(guān)經(jīng)辦人員，由其負(fù)責(zé)將有關(guān)憑證補充完整、更正錯誤或重開后，再辦理正式會計手續(xù)；（3）對于不真實、不合法的原始憑證，會計機構(gòu)和會計人員有權(quán)不予接受，并向單位負(fù)責(zé)人報告。第三節(jié)記賬憑證的填制和審核一、記賬憑證的種類二、記賬憑證的基本內(nèi)容三、記賬憑證的填制四、記賬憑證的審核一、記賬憑證的種類（一）記賬憑證按照適用的經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容不同分類1.專用記賬憑證（1）收款憑證（2）付款憑證（3）轉(zhuǎn)賬憑證2.通用記賬憑證（二）記賬憑證按照填列方式不同分類1.復(fù)式憑證2.單式憑證（三）記賬憑證按照是否經(jīng)過匯總分類1.匯總記賬憑證（1）分類匯總憑證（2）全部匯總憑證2.非匯總記賬憑證（1）收款憑證（2）付款憑證（3）轉(zhuǎn)賬憑證2.通用記賬憑證二、記賬憑證的基本內(nèi)容1．記賬憑證的名稱。2．記賬憑證的日期。3．記賬憑證的編號。4．經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容摘要。5．會計科目和記賬方向。6．經(jīng)濟業(yè)務(wù)的金額。7．記賬符號。8．所附原始憑證張數(shù)。9．有關(guān)人員的簽名或蓋章。三、記賬憑證的填制記賬憑證的填制，除應(yīng)嚴(yán)格按照原始憑證的填制要求外，還應(yīng)注意以下幾個方面填制基本要求：（一）業(yè)務(wù)記錄清楚

（二）科目運用準(zhǔn)確

（三）憑證日期準(zhǔn)確

（四）憑證順序編號

（五）憑證附件完整

（六）憑證書寫規(guī)范

（七）摘要內(nèi)容簡明（一）業(yè)務(wù)記錄清楚一張記賬憑證只能反映一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)或若干項同類經(jīng)濟業(yè)務(wù)。因此，記賬憑證可以根據(jù)每一張原始憑證填制，或根據(jù)若干張同類原始憑證匯總編制，也可以根據(jù)原始憑證匯總表填制，但不得將不同內(nèi)容和類別的原始憑證匯總填制在一張記賬憑證上。對于涉及“現(xiàn)金”和“銀行存款”之間的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，一般只填制付款憑證，不填制收款憑證。（二）科目運用準(zhǔn)確填制記賬憑證時，必須按照會計制度統(tǒng)一規(guī)定的會計科目，根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的具體內(nèi)容來編制會計分錄，保證會計信息的質(zhì)量。（三）憑證日期準(zhǔn)確填寫日期一般是填寫財會人員填制記賬憑證的當(dāng)天日期，也可以根據(jù)管理需要，填寫經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的日期或月末日期。一般而言，收付款憑證按貨幣資金收付的實際日期填寫，轉(zhuǎn)賬憑證按收到原始憑證的日期填寫。屬于計提和分配費用等轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的記賬憑證，應(yīng)以當(dāng)月最后的日期填寫。（四）憑證順序編號記賬憑證應(yīng)在一個月內(nèi)連續(xù)編號。記賬憑證編號的方法有多種：一種是記賬憑證數(shù)量比較少，采用通用憑證格式的，將財會部門內(nèi)的全部記賬憑證作為一類統(tǒng)一編號，編為記字第××號；一種是分別按現(xiàn)金和銀行存款收入、現(xiàn)金和銀行存款付出以及轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)三類進(jìn)行編號，分別編為收字第××號、付字第××號、轉(zhuǎn)字第××號；還有一種是按現(xiàn)金收入、現(xiàn)金付出、銀行存款收入、銀行存款付出和轉(zhuǎn)賬五類進(jìn)行編號，分別編為現(xiàn)收字第××號、現(xiàn)付字第××號、銀收字第××號、銀付字第××號、轉(zhuǎn)字第××號。當(dāng)月記賬憑證的編號，可以在填寫記賬憑證的當(dāng)日填寫，也可以在月末或裝訂憑證時填寫。記賬憑證無論是統(tǒng)一編號還是分類編號，均應(yīng)分月份按自然數(shù)字順序連續(xù)編號。通常，一張記賬憑證編一個號，不得跳號、重號。復(fù)雜的會計事項，需要填制二張或二張以上的記賬憑證時，應(yīng)編寫分號，即在原編記賬憑證號碼后面用分?jǐn)?shù)的形式表示，如第8號記賬憑證需要填制二張記賬憑證，則第一張編號為8（1/2），第二張編號為8（2/2）。（五）憑證附件完整記賬憑證必須以審核無誤的原始憑證為依據(jù)，除結(jié)賬和更正錯誤的記賬憑證可以不附原始憑證外，其他記賬憑證必須附有原始憑證。記賬憑證所附的原始憑證必須完整，同時應(yīng)注明所附的原始憑證張數(shù)。如有重要資料或原始憑證數(shù)量過多需要單獨保管的,要在記賬憑證摘要欄中加以說明,并注明保管地點及編號。（六）憑證書寫規(guī)范記賬憑證書寫的相關(guān)要求同原始憑證。記賬憑證填制完經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項后，如有空行，應(yīng)當(dāng)從金額欄最后一筆金額數(shù)字下的空行處至合計數(shù)上的空行處劃線注銷。（七）摘要內(nèi)容簡明記賬憑證摘要的填寫必須簡明扼要，既能概括經(jīng)濟業(yè)務(wù)的要點，又便于登記賬簿和賬證核對。四、記賬憑證的審核1．項目是否齊全。2．內(nèi)容是否真實。3．科目是否正確。4．金額是否正確。5．書寫是否正確。第四節(jié)會計憑證的傳遞和保管一、會計憑證的傳遞二、會計憑證的保管三、會計憑證的裝訂

一、會計憑證的傳遞（一）會計憑證傳遞的含義

會計憑證的傳遞是指從會計憑證的取得或填制時起至歸檔保管過程中，在單位內(nèi)部有關(guān)部門和人員之間的傳送程序和傳遞時間。（二）會計憑證傳遞的作用

對于及時處理和登記經(jīng)濟業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟責(zé)任，實行會計監(jiān)督，具有重要作用。（三）會計憑證傳遞的要求

會計憑證的傳遞要能夠滿足企業(yè)內(nèi)部控制制度的要求，使傳遞程序合理有效，同時盡量節(jié)約傳遞時間，減少傳遞的工作量。當(dāng)注意考慮以下問題：1.企業(yè)應(yīng)根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的特點、內(nèi)部機構(gòu)的設(shè)置和人員分工的情況以及經(jīng)營管理上的需要，恰當(dāng)?shù)匾?guī)定各種會計憑證的聯(lián)數(shù)和所流經(jīng)的環(huán)節(jié)。

2.根據(jù)有關(guān)部門和人員對經(jīng)濟業(yè)務(wù)辦理手續(xù)的需要，確定憑證在各個環(huán)節(jié)的停留時間。

3.建立憑證交接的簽收制度。為了確保會計憑證的安全和完整，在各個環(huán)節(jié)中都應(yīng)指定專人辦理交接手續(xù)，做到責(zé)任明確，手續(xù)完備、嚴(yán)密、簡便易行。

二、會計憑證的保管會計憑證的保管是指會計憑證記賬后的整理、裝訂、歸檔和存查工作。會計憑證保管主要的要求是：1.會計憑證應(yīng)定期裝訂成冊，防止散失。從外單位取得的原始憑證遺失時，應(yīng)取得原簽發(fā)單位蓋有公章的證明，并注明原始憑證的號碼、金額、內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，才能代作原始憑證。若確實無法取得證明的，如車票丟失，則應(yīng)由當(dāng)事人寫明詳細(xì)情況，由經(jīng)辦單位會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，代作原始憑證。2.會計憑證封面應(yīng)注明單位名稱、憑證種類、憑證張數(shù)、起止號數(shù)、年度、月份、會計主管人員、裝訂人員等有關(guān)事項，會計主管人員和保管人員應(yīng)在封面上簽章。3.會計憑證應(yīng)加貼封條，防止抽換憑證。原始憑證不得外借，其他單位如有特殊原因確實需要使用時，經(jīng)本單位會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員批準(zhǔn)，可以復(fù)制。向外單位提供的原始憑證復(fù)制件，應(yīng)在專設(shè)的登記簿上登記，并由提供人員和收取人員共同簽名、蓋章。4.原始憑證較多時可單獨裝訂，但應(yīng)在憑證封面注明所屬記賬憑證的日期、編號和種類，同時在所屬的記賬憑證上應(yīng)注明“附件另訂”及原始憑證的名稱和編號，以便查閱。5.嚴(yán)格遵守會計憑證的保管期限要求，期滿前不得任意銷毀。6.每年裝訂成冊的會計憑證，在年度終了時可暫由單位會計機構(gòu)保管一年，期滿后應(yīng)當(dāng)移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。三、會計憑證的裝訂（一）會計憑證裝訂前的準(zhǔn)備會計憑證裝訂前的準(zhǔn)備，是指對會計憑證進(jìn)行排序、粘貼和折疊。在實際工作中記賬憑證所附的原始憑證種類繁多，為了便于日后的裝訂和保管，在填制記賬憑證的時候應(yīng)對附件進(jìn)行必要的外形加工。原始憑證附在記賬憑證后面的順序應(yīng)與記賬憑證所記載的內(nèi)容順序一致，不應(yīng)按原始憑證的面積大小來排序。會計憑證經(jīng)過上述的加工整理之后，就可以裝訂了。（二）會計憑證的裝