《檔案管理學(xué)（第四版）》課件第十六章 電子文件管理

第十六章電子文件管理第十六章電子文件管理內(nèi)容提要本章重點(diǎn)講六個(gè)方面的內(nèi)容:一、電子文件的概念和技術(shù)特點(diǎn)。二、電子文件管理的目標(biāo)和方法要點(diǎn)。三、電子文件的形成與分類(lèi)。四、電子文件的鑒定與歸檔。五、電子文件的著錄和開(kāi)發(fā)利用。六、電子文件的保管與移交。第一節(jié)

電子文件的概念和技術(shù)特點(diǎn)一、電子文件的概念二、電子文件的技術(shù)特點(diǎn)一、電子文件的概念電子文件,又稱(chēng)數(shù)字文件,是在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成,以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體,依賴(lài)計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理,并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。電子文件的種類(lèi)多樣,按照信息存在的形式,可分為文本文件、數(shù)據(jù)文件、圖像文件、影像文件、聲音文件、程序文件、多媒體文件、超文本文件、超媒體文件等。二、電子文件的技術(shù)特點(diǎn)(一)信息的非人工識(shí)讀性(二)信息的系統(tǒng)依賴(lài)性(三)載體的可轉(zhuǎn)換性(四)信息的易變性

(五)信息存儲(chǔ)的分散性(六)信息存儲(chǔ)的高密度性(七)信息的可操作性(八)信息的可共享性第二節(jié)

電子文件管理的目標(biāo)和方法要點(diǎn)一、電子文件管理的目標(biāo)二、電子文件管理的方法要點(diǎn)一、電子文件管理的目標(biāo)(一)保證電子文件的真實(shí)性第一種是原始記錄性在數(shù)字世界中的演繹第二種是國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)ISO15489《信息與文獻(xiàn)——文件管理》的定義(二)保證電子文件的完整性電子文件的完整性主要包括兩個(gè)方面的含義:其一,每一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息沒(méi)有缺損;其二,是作為記錄機(jī)構(gòu)活動(dòng)真實(shí)面貌的、具有有機(jī)聯(lián)系的電子文件及其他形式的相關(guān)文件數(shù)量齊全,文件之間的有機(jī)聯(lián)系得以揭示和維護(hù)。一、電子文件管理的目標(biāo)(三)保證電子文件的可讀性電子文件的可讀性是指文件經(jīng)過(guò)存儲(chǔ)、傳輸、壓縮/解壓縮、加密/解密、載體轉(zhuǎn)換、系統(tǒng)遷移等處理后能夠以人可以識(shí)讀、可以理解的方式輸出,并保持其內(nèi)容的真實(shí)性。(四)保證電子文件的可用性為保證電子文件可用性,除了做好可讀性維護(hù)之外,還應(yīng)準(zhǔn)確把握和預(yù)見(jiàn)各方面的信息需求,對(duì)電子文件及相關(guān)信息內(nèi)容進(jìn)行有序組織、深入挖掘,提供多種檢索途徑和多樣化的信息產(chǎn)品,及時(shí)回應(yīng)利用申請(qǐng)。此外,還要保護(hù)電子文件的信息安全,避免在利用過(guò)程中遭到破壞,避免非法用戶(hù)的訪問(wèn)。二、電子文件管理的方法要點(diǎn)(一)對(duì)電子文件生命周期全過(guò)程實(shí)施持續(xù)管理(二)自電子文件形成階段開(kāi)始便實(shí)現(xiàn)檔案管理功能(三)對(duì)電子文件管理流程加以?xún)?yōu)化(四)以電子文件管理軟件為中心實(shí)施管理(五)將元數(shù)據(jù)作為電子文件管理的基本工具(六)采用基于職能的管理方法第三節(jié)電子文件的形成與分類(lèi)一、電子文件的形成(一)創(chuàng)建電子文件的創(chuàng)建,是指在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中擬制文件或接收外單位的來(lái)文的過(guò)程。1.為文件命名2.確定文件的存儲(chǔ)格式第三節(jié)電子文件的形成與分類(lèi)3.對(duì)電子文件進(jìn)行分類(lèi)4.對(duì)電子文件進(jìn)行價(jià)值鑒定5.將電子文件保存在適宜的位置6.形成元數(shù)據(jù)(二)流轉(zhuǎn)流轉(zhuǎn)是電子文件由機(jī)構(gòu)內(nèi)部多個(gè)部門(mén)、多個(gè)人員處理生效的過(guò)程,也是可借助信息系統(tǒng)規(guī)范業(yè)務(wù)流程、大幅提高效率的階段。(三)傳輸傳輸是指電子文件在不同機(jī)構(gòu)之間的傳遞過(guò)程。二、電子文件的分類(lèi)(一)實(shí)體分類(lèi)可按照載體類(lèi)型連續(xù)編號(hào),亦可結(jié)合存儲(chǔ)信息的媒體類(lèi)型簡(jiǎn)單分類(lèi)后編號(hào)。(二)信息分類(lèi)除了支持檢索之外,電子文件的分類(lèi)具有更為廣泛的用途,包括揭示文件之間的有機(jī)聯(lián)系、支持鑒定、支持存取權(quán)限控制、支持歸檔等,這些功能的發(fā)揮取決于合理的分類(lèi)方法——職能分類(lèi)法,即依據(jù)電子文件反映的機(jī)構(gòu)職能進(jìn)行類(lèi)別劃分的方法。二、電子文件的分類(lèi)利用職能分類(lèi)法對(duì)電子文件進(jìn)行分類(lèi)一般包括三個(gè)步驟:1.建立職能分類(lèi)方案,制定電子文件分類(lèi)方案

圖16—3電子文件形成機(jī)構(gòu)的職能分類(lèi)方案二、電子文件的分類(lèi)

圖16—4電子文件的分類(lèi)方案2.在業(yè)務(wù)系統(tǒng)和電子文件管理系統(tǒng)中配置職能分類(lèi)方案和文件分類(lèi)方案3.對(duì)電子文件進(jìn)行分類(lèi)第四節(jié)

電子文件的鑒定與歸檔一、電子文件的鑒定二、電子文件的歸檔一、電子文件的鑒定(一)鑒定的內(nèi)容1.鑒別2.雙重鑒定3.處置4.監(jiān)控(二)內(nèi)容鑒定的方法1.制定電子文件保管期限表2.將電子文件保管期限表納入管理系統(tǒng)并予以維護(hù)3.歸檔鑒定4.期滿(mǎn)鑒定5.進(jìn)館鑒定(三)技術(shù)鑒定的方法1.分析影響文件技術(shù)狀況的因素以及采取的相應(yīng)措施2.檢查保障措施的實(shí)施結(jié)果3.根據(jù)檢查的結(jié)果,判斷文件技術(shù)狀況二、電子文件的歸檔(一)歸檔范圍電子文件歸檔的主要對(duì)象,是經(jīng)過(guò)鑒定需要保存的電子文件。此外,還應(yīng)從以下幾個(gè)方面考慮收集相關(guān)材料:1.支持軟件2.元數(shù)據(jù)以及相關(guān)管理信息3.其他載體形式的文件4.紙質(zhì)或縮微拷貝(二)歸檔方式電子文件的歸檔方式有兩種:物理歸檔和邏輯歸檔。二者的區(qū)別在于歸檔前后電子文件的存儲(chǔ)位置是否改變。二、電子文件的歸檔(三)歸檔時(shí)間電子文件的歸檔時(shí)間分實(shí)時(shí)歸檔和定期歸檔兩種。(四)歸檔要求歸檔電子文件的質(zhì)量要求包括:1.齊全完整2.真實(shí)有效3.格式規(guī)范4.多套保存5.經(jīng)過(guò)分類(lèi)(五)歸檔手續(xù)為明確責(zé)任,電子文件移交雙方應(yīng)確認(rèn)歸檔電子文件的數(shù)目、技術(shù)狀況以及相關(guān)材料是否齊全,并在確認(rèn)結(jié)果上簽字蓋章,保存?zhèn)洳椤５谖骞?jié)

電子文件的著錄和開(kāi)發(fā)利用一、電子文件的著錄(一)電子文件著錄的特點(diǎn)1.全面性2.全程性3.綜合性(二)電子文件的著錄項(xiàng)目2008年3月國(guó)家檔案局公布了《電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》征求意見(jiàn)稿。較傳統(tǒng)的著錄標(biāo)準(zhǔn)而言,這些標(biāo)準(zhǔn)具有以下特色:1.內(nèi)容類(lèi)著錄項(xiàng)目基本一致2.結(jié)構(gòu)類(lèi)著錄項(xiàng)目增多3.背景類(lèi)著錄項(xiàng)目細(xì)化4.增加了管理過(guò)程類(lèi)著錄項(xiàng)目二、電子文件的開(kāi)發(fā)利用(一)電子文件開(kāi)發(fā)利用中應(yīng)該處理好的幾對(duì)關(guān)系1.處理好方便利用與安全保護(hù)的關(guān)系2.處理好利用成本和利用效益的關(guān)系(二)電子文件的檢索電子文件的檢索工作,應(yīng)滿(mǎn)足以下要求:1.實(shí)現(xiàn)目錄體系的標(biāo)準(zhǔn)化2.提供多種檢索途徑3.展現(xiàn)文件層次結(jié)構(gòu)第六節(jié)電子文件的保管與移交一、電子文件的保管二、電子文件的移交進(jìn)館一、電子文件的保管(一)電子文件的存儲(chǔ)管理1.存儲(chǔ)設(shè)備(1)硬磁盤(pán)和磁盤(pán)陣列。(2)磁帶和磁帶庫(kù)。(3)光盤(pán)和光盤(pán)塔、光盤(pán)庫(kù)。2.存儲(chǔ)方式(1)在線存儲(chǔ)。(2)離線存儲(chǔ)。(3)近線存儲(chǔ)。3.存儲(chǔ)系統(tǒng)架構(gòu)4.存儲(chǔ)設(shè)備的保護(hù)一、電子文件的保管(二)電子文件信息維護(hù)1.電子文件信息維護(hù)體系2.電子文件信息維護(hù)的關(guān)鍵技術(shù)(1)加密。(2)身份認(rèn)證。3.權(quán)限控制4.長(zhǎng)期可存取5.備份6.物理隔離7.防火墻8.入侵檢測(cè)二、電子文件的移交進(jìn)館(一)移交方式電子文件的移交進(jìn)館主要有介質(zhì)移交和網(wǎng)絡(luò)移交兩種,目前以介質(zhì)移交為主。(二)移交時(shí)間移交時(shí)間分為定期移交和實(shí)時(shí)移交兩種。(三)移交要求移交要求主要集中在格式、載體規(guī)格、元數(shù)據(jù)這三個(gè)方面。(四)移交手續(xù)移交雙方應(yīng)對(duì)移交文件及相關(guān)材料的數(shù)量、質(zhì)量進(jìn)行核對(duì)審查,并簽字確認(rèn)。思考與復(fù)習(xí)題

1.簡(jiǎn)述電子文件的概念和三要素。2.簡(jiǎn)述電子文件的技術(shù)特點(diǎn)及其對(duì)管理提出的要求。3.電子文件管理的目標(biāo)有哪些?4.結(jié)合實(shí)際談?wù)勲娮游募芾淼姆椒ㄒc(diǎn)有哪些?這些要點(diǎn)在實(shí)施時(shí)可能面臨哪些困難?如何解決?5.簡(jiǎn)述電子文件形成階段的管理內(nèi)容和注意事項(xiàng)。6.電子文件鑒定工作包括哪些內(nèi)容?7.簡(jiǎn)述電子文件雙重鑒定的方法。思考與復(fù)習(xí)題8.電子文件