合同管理制度及檔案相關(guān)規(guī)定

合同管理制度一、總那么第一條為了加強工程的管理，規(guī)范工程履約行為，保證合同依法、有效地執(zhí)行，確保工程質(zhì)量，提高經(jīng)濟效益，根據(jù)規(guī)定，結(jié)合工程公司的實際情況，特制定本制度。第二條公司簽訂的所有對外合同(人事聘用合同除外L律適用本制度。第三條合同管理是公司管理的一項重要內(nèi)容，因此搞好合同管理工作,對于工程開展和經(jīng)濟利益的取得，都有積極的意義。第四條合同管理原那么：(1)必須遵守政策，任何單位和個人不得利用合同進行違法活動；(2)必須符合政策和計劃的要求，嚴禁簽訂損害國家利益和社會公共利益的合同；(3)必須堅持平等互利、協(xié)商一致、等價有償?shù)脑敲础６?、對外合同的分類第五條公司簽訂的所有對外合同(人事聘用合同除外)共分十一類，范圍如下:第三十二條在協(xié)商不成時，那么計劃合約部聯(lián)系相關(guān)法律部門為牽頭部門，公司相關(guān)部門配合，依據(jù)所簽署的經(jīng)濟合同中所規(guī)定的仲裁條款或通過訴訟解決糾紛。第三十三條在處理經(jīng)濟合同糾紛時，經(jīng)濟合同爭議處理過程必須向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，并報計劃合約部備案；對于重大的復(fù)雜的個案或需要保密的個案，可向公司領(lǐng)導(dǎo)申請成立專案小組以利于經(jīng)濟合同爭議的處理。九、附那么第三十四條本方法與上級規(guī)定為準。合同檔案管理規(guī)定總那么目的為加強企業(yè)檔案管理，明確職責(zé)、強化職能，維護檔案的完整、準確、系統(tǒng)，便于更有效的為本企業(yè)服務(wù)，特制定本方法。本方法規(guī)定了檔案收集歸檔、組卷裝訂、借閱使用、保管期限、統(tǒng)計、銷毀及其制成材料的質(zhì)量要求，企業(yè)檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原那么。范圍本手冊適用于南京中建化工名義簽約的購銷合同。購銷合同主要包括：獨立的構(gòu)件供應(yīng)合同、風(fēng)力塔架設(shè)備銷售合同、壓力容器供貨合同、分包合同和其他經(jīng)濟合同等。如承接工程施工合同，按照安裝公司名義承接的工程施工合同模式。管理原那么(1)合法合規(guī)原那么；(2)誠信履約原那么；(3)全過程合同風(fēng)險管理原那么。術(shù)語和定義(1)合同管理本手冊所稱的合同管理，是以合同文本為載體，以簽約把關(guān)、履約監(jiān)控為基礎(chǔ)工作和基礎(chǔ)目標(biāo)，以合同風(fēng)險防控、合同效益提升為核心價值的，風(fēng)險與效益兼顧、合約與法務(wù)融合的復(fù)合型企業(yè)管理工作。(2)工程分包招標(biāo)企業(yè)在其內(nèi)部向具備相應(yīng)施工資質(zhì)或勞務(wù)資質(zhì)的施工單位發(fā)布招標(biāo)信息，通過競爭，選擇分包單位，并與之簽訂分包合同的行為。(3)重大合同具備以下情形之一的合同：購銷合同額在3億元(含)以上的合同；以八局名義或中建安裝公司名義簽訂的購銷合同；(4)風(fēng)險合同購銷合同額在3億元(含)以下，且屬于以下范圍之一的合同:預(yù)計合同履約過程中最大凈現(xiàn)金流出超過合同總價的10%的項目；供貨加工完成時凈現(xiàn)金流出大于合同總價的5%的工程；以現(xiàn)金支付履約擔(dān)保的；合同工期、質(zhì)量罰款無上限，無條件禁止供貨的。(5)一般合同指除重大合同、風(fēng)險合同以外的合同。(6)經(jīng)濟合同本篇所述經(jīng)濟合同指除勞動合同之外的工程承包合同、工程分包合同、材料設(shè)備采購合同、聯(lián)營合同、法律類合同、非法律服務(wù)類委托合同、對外投資合同(股權(quán)收購、房地產(chǎn)、基礎(chǔ)設(shè)施等)、融資合同、合作協(xié)議、租賃合同、擔(dān)保合同、技術(shù)合同、設(shè)計合同、借款合同、綜合授信協(xié)議、銀行承兌匯票協(xié)議等。2、檔案管理人員職責(zé)各級專、兼職檔案管理人員(各部門資料員為部門檔案管理人員)應(yīng)忠于職守、遵紀守法、保守秘密，應(yīng)接受專業(yè)知識的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，具備必要的檔案專業(yè)和相關(guān)專業(yè)知識，定期接受公司的評比和考核。3、文件的歸檔范圍及質(zhì)量要求(-)凡公司各項生產(chǎn)、經(jīng)營、科研等活動中直接形成的具有保存價值的文字材料、圖表、聲像、軟件及實物榮譽等。(二)歸檔文件的質(zhì)量要求.歸檔的紙質(zhì)文件資料必須是原件，正文附件應(yīng)齊全完整、字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、規(guī)格統(tǒng)一、簽字蓋章手續(xù)完備。.文件應(yīng)采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。.文件中文字材料幅面尺寸規(guī)定宜為A4幅面（297mmx210mm）o圖紙宜采用國家標(biāo)準圖幅。.文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復(fù)印件。.所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。4、歸檔文件的立卷（一）立卷的原那么和方法.立卷應(yīng)遵循文件資料的自然形成規(guī)律和成套性的特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。.工程文件可按建設(shè)程序劃分為工程準備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件，每個局部也可再按照單位工程、分部工程、專業(yè)等組卷。（二）立卷的要求.案卷不宜過厚，一般不超過40mm。.案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件，不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。（三）卷內(nèi)文件的排列.文字材料按事項、專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。.圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。.既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料在前，圖紙在后。（四）案卷的編目.編制卷內(nèi)文件頁號應(yīng)符合以下規(guī)定：⑴卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號。每卷單獨編號，頁號從開始。⑵頁號編寫位置：單面書寫的文件在右下角；雙面書寫的文件,正面在右下角，反面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角。⑶成套圖紙或印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁碼。⑷案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。.卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合以下規(guī)定：⑴卷內(nèi)目錄式樣宜符合本規(guī)范附件2的要求。⑵序號：以一份文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次標(biāo)注。⑶責(zé)任者：填寫文件的直接形成單位和個人。有多個責(zé)任者時,4擇兩個主要責(zé)任者，其余用"等〃代替。⑷文件編號：填寫文件原有的文號或圖號。⑸文件題名：填寫文件標(biāo)題的全稱。⑹日期：填寫文件形成的日期。⑺頁次：填寫文件在卷內(nèi)所排的起始頁號。最后一份文件填寫起止頁號。⑻卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前。.卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合以下規(guī)定:⑴卷內(nèi)備考表的式樣宜符合本規(guī)范附件3的要求。⑵卷內(nèi)備考表主要標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)（照片張數(shù)），以及立卷單位對案卷情況的說明。⑶卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后。5、檔案文件的移交.企業(yè)在本年度工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，由各部門進行收集、立卷，裝訂成冊后于次年6月底前統(tǒng)一向檔案室移交，歸檔。.工程檔案在工程竣工后一個月內(nèi)，經(jīng)過系統(tǒng)整理后移交。移交雙方根據(jù)移交目錄清點核對，并履行交接簽字手續(xù)。合同檔案是記載合同履行全部情況的文字資料，合同檔案管理制度是合同管理制度的組成局部，也是單位為維護自身的合法權(quán)益而采取的必要手段。通過對合同的檔案管理，可以完整保存與合同相關(guān)的證據(jù)材料，如果有糾紛一旦發(fā)生，可以及時運用檔案記載的內(nèi)容，依法維護單位的權(quán)益。其主要內(nèi)容包括:檔案的期限、檔案的管理部門、合同檔案的歸檔與借閱、檔案利用、檔案管理責(zé)任等。(1)特許權(quán)協(xié)議由公司與政府相關(guān)部門簽訂的相關(guān)合同。(2)設(shè)計合同—由公司與勘察設(shè)計單位簽訂的相關(guān)合同。(3)施工合同—由公司與具體從事施工的承包商簽訂的合同。(4)監(jiān)理合同—由公司與具體從事工程監(jiān)理的監(jiān)理單位簽訂的合同。(5)監(jiān)測合同—由公司與具體從事工程監(jiān)測、試驗檢測等單位簽訂的合同。(6)科研合同—為從事某項科學(xué)研究,由公司與科研單位、大專院校或其它科研工程合作等單位簽訂的合同。(7)招標(biāo)咨詢(代理)合同——由公司與具體從事招標(biāo)咨詢(代理)工作的咨詢單位簽訂的合同。(8)協(xié)調(diào)合同—為工程實施需要，由公司與各級政府相關(guān)部門所簽訂的合同協(xié)議，如征地拆遷、堤防、水利、海事、航道等方面的合同協(xié)議。(9)財務(wù)合同—由公司為融資或其他財務(wù)需要與銀行或其他機構(gòu)簽訂的貸款協(xié)議及其他財務(wù)合同。(io)行政事務(wù)合同—由公司與其他單位簽訂的為滿足公司行政事務(wù)需要的合同協(xié)議，如公司辦公場所租賃合同、軟件購買協(xié)議等。(11)其他合同—上述十類合同之外的所有合同，包括但不限于由公司與保險公司等單位簽訂的各類對外合同。三、簽訂合同的程序、權(quán)限和范圍第六條所有合同必須以公司的名義簽訂，除法定代表人外，必須是持有法人委托書（或授權(quán)書）的法定委托人（或法定授權(quán)人），在委托（或授權(quán)）范圍內(nèi)行使簽約權(quán)。超越代理權(quán)限和非法人委托人（或法定授權(quán)人）均無權(quán)對外簽約。第七條合同的簽訂程序（-）合同的籌劃、起草合同的籌劃、起草必須嚴格遵守國家及省市有關(guān)法律法規(guī)，合同文本應(yīng)做到條款清晰、標(biāo)的準確、責(zé)任清楚。對外合同由要約事件的責(zé)任部門委派專人負責(zé)起草，經(jīng)部門經(jīng)理審核后才是交有關(guān)部門會簽。（二）合同的會簽1、合同提交領(lǐng)導(dǎo)批準前，必須實行嚴格的會簽制度，未經(jīng)會簽的合同文件不得提交領(lǐng)導(dǎo)審批和對外發(fā)送。2、合同會簽制度是合同管理的重要程序，會簽部門應(yīng)認真審閱合同文本，確保合同的合法性、可行性。合同起草部門在收到不同會簽意見后，應(yīng)認真研究，并將研究結(jié)果通知會簽部門，取得一致意見后方能合同的簽訂。各部門會簽時間原那么上不得超過24小時。3、由合同另一方起草的合同文件在簽訂合同之前，仍應(yīng)執(zhí)行本方法規(guī)定的會簽制度。(三)合同的批準公司所有對外合同必須經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人簽字批準并加蓋公司合同專用章方可生效。任何人未經(jīng)授權(quán)不得在對外經(jīng)濟合同中簽字，不得在未經(jīng)批準的合同文件上簽字蓋章和對外發(fā)送。第八條公司各部門分別牽頭辦理職責(zé)范圍內(nèi)的合同，負責(zé)組織合同的策劃、起草、審核、談判和監(jiān)督實施。所有合同談判均由牽頭部門負責(zé)，組織有關(guān)部門準備談判文件，與中標(biāo)單位或擬合作單位進行談判。談判中議定的條款應(yīng)列入合同文件中。第九條訂立合同的雙方當(dāng)事人必須具備有合法的資格，即具有簽訂合同的權(quán)利能力和行為能力，必須符合法定性、合法性、真實性和完整性等原那么，以下合同不得簽訂(包括但不限于)：(1)違反法律和國家政策、計劃的合同；(3)違反國家利益或社會公共利益的合同；(4)法定委托人(或法定授權(quán)人)超越代理權(quán)限簽訂的合同；(5)與沒有承當(dāng)履行合同能力和承當(dāng)經(jīng)濟責(zé)任能力的對方簽訂的合同；(6)單憑個人介紹擔(dān)保簽訂的合同和假合同。第十條凡簽訂沒有法律和經(jīng)濟保證的合同或假合同，利用合同搞違法違紀活動，一旦發(fā)現(xiàn)應(yīng)及時糾正并根據(jù)情節(jié)給予當(dāng)事人行政處分，違反法律的移送司法機關(guān)處理。四、合同文件應(yīng)具備的條款和內(nèi)容第十一條簽訂合同應(yīng)具備的條款：(1)合同當(dāng)事人的名稱(包括姓名\營業(yè)詳細地址；(2)合同簽訂的日期、地點；(3)合同的類型和合同標(biāo)的種類、范圍；(4)合同標(biāo)的技術(shù)條件、質(zhì)量、標(biāo)準、規(guī)格、數(shù)量；(5)履行的期限、地點、方式、合同履行雙方的義務(wù)與責(zé)任；(6)價格條件、支付金額、支付方式和各種附帶的費用；(7)違反合同的賠償和其它責(zé)任；(8)合同必須有法人單位的公章和簽字；(9)其他需要約定的。第十二條除特殊情況外，合同應(yīng)采用人民幣結(jié)算，通過銀行轉(zhuǎn)賬進行支付。五、合同的審核和監(jiān)督第十三條合同審核和談判應(yīng)以遵守法律為前提，以有利于工程實施為基礎(chǔ),目標(biāo)一致，力爭獲得最合理的價格和最優(yōu)惠的服務(wù)。第十四條所有合同必須按合同審批單（附件一）經(jīng)所有合同會簽部門，牽頭部門分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理審核簽字同意后，才能簽蓋合同專用章生效。重要工程合同和條文復(fù)雜合同須由計劃合約部征詢法律顧問意見并作相應(yīng)修改。第十五條計劃合約部負責(zé)所有對外合同的簽章、分類、編號和登記。（合同編號說明按附件二X每年一月底前，合同部對上一年簽訂生效的合同進行整理編冊并立卷歸檔。第十六條一切生效的合同在履行中由財務(wù)管理部實行資金監(jiān)督，在辦理支付時必須遵守銀行結(jié)算制度和現(xiàn)金管理制度，必須按合同內(nèi)容按規(guī)定程序進行支付。第十七條合同雙方協(xié)商變更合同，應(yīng)當(dāng)采取書面形式（包括文書、等），并按第十四條規(guī)定審批。新協(xié)議未達成之前，原合同在法律上依然有效。第十八條計劃合約部審核合同時，應(yīng)依據(jù)合同的有關(guān)條款精神審核:（包括但不限于）（1）合同是否符合法規(guī)、政策和計劃;(2)條框和內(nèi)容上是否完備；(3)經(jīng)濟效益是否可行、價格是否合理等；(4)考察是否有執(zhí)行本合同的能力等。第十九條計劃合約部在對合同進行審核中可以查閱有關(guān)資料，咨詢有關(guān)問題，各部門應(yīng)積極支持配合。第二十條簽訂合同，必須真實合法，不準弄虛作假，逃避監(jiān)督，一旦發(fā)現(xiàn)查實，要予以紀律處分。各部門未經(jīng)法人授權(quán)委托擅自對外簽約，一旦發(fā)現(xiàn)和查實屬非法行為的，要追究部門領(lǐng)導(dǎo)人的行政責(zé)任，觸犯法律的依法移送司法機關(guān)處理。第二十一條各部門對所簽訂合同的履行、變更、解釋、索賠、終止等情況要密切關(guān)注，動態(tài)跟蹤并按部門職責(zé)承當(dāng)管理責(zé)任，杜絕只簽訂不負責(zé)現(xiàn)象。六、合同文件的管理第二十二條各合同監(jiān)督實施部門要建立合同登記簿，要注意督查合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時向上級匯報，做好合同的審核監(jiān)督，合同終止后要歸檔備案。第二十三條各合同監(jiān)督實施部門對但凡簽訂生效的合同必須建立檔案資料,按合同類別分別編號保管。檔案資料包括：(1)合同的協(xié)商記錄(包括協(xié)商地點、時間、目的以及雙方法人的姓名)；(2)往來信函；(3)往來和記錄；(4)有關(guān)文件資料；(5)合同變更和解除的重要資料；(6)合同的附件和圖紙等；(7)合同履行記錄和執(zhí)行情況的記錄等；(8)已簽訂生效的正式電子文本和紙質(zhì)文本。第二十四條各合同監(jiān)督實施部門應(yīng)在月(季、年)底提交月(季、年)合同完成情況月(季、年)報，同時提出下月(季、年)支付計劃，由計劃合約部匯總報總經(jīng)理審批。第二十五條合同履行完畢時，各部門要及時檢查相關(guān)遺漏問題,然后歸檔妥善保管備查。第二十六條各部門涉及到合同的管理人員