Excel基礎操作培訓

會計學1Excel基礎操作培訓

Excel2007是目前最強大的電子表格制作軟件之一，它不僅具有強大的數(shù)據(jù)組織、計算、分析和統(tǒng)計功能，還可以通過圖表、圖形等多種形式對處理結(jié)果加以形象地顯示，更能夠方便地與Office2007其他組件相互調(diào)用數(shù)據(jù)，實現(xiàn)資源共享。在使用Excel2007之前，首先應掌握它的基本操作。

excel基本操作excel2007簡介

認識Excel2007界面

輸入數(shù)據(jù)與公式

自動填充數(shù)據(jù)

使用函數(shù)

第1頁/共38頁Excel2007工作畫面組成元素的作用，與Word2007相似，此處不再加以說明。下面我們只對工作簿窗口進行簡單的介紹。

excel基本操作

認識Excel2007界面第2頁/共38頁工作簿窗口位于Excel2007窗口的中央?yún)^(qū)域。當前單元格列標全選按鈕

行號向下滾動按鈕垂直滾動條分隔條工作表標簽工作表水平滾動條

從圖中可以看到，工作薄窗口主要由工作表、工作表標簽以及滾動條和滾動按鈕等組成。

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認識Excel2007界面第3頁/共38頁

和Word用于處理Word文檔一樣，Excel用于保存表格內(nèi)容的文件被稱為工作簿，Excel2007其擴展名為.xlsx。每一個工作薄可包含若干個工作表，默認情況下包括了3個工作表。

工作表位于工作簿窗口的中央?yún)^(qū)域，由行號、列標和網(wǎng)格線構(gòu)成。工作表也稱作電子表格，它是Excel用來存儲和處理數(shù)據(jù)的最主要的文檔。

位于工作表左側(cè)的淡藍色編號區(qū)為各行行號，位于工作表上方的淡藍色字母區(qū)為各列列標。在Excel2007中，每一個工作表最多有1,000,000行和16,000列。行和列相交形成單元格，它是存儲數(shù)據(jù)和公式及進行運算的基本單位。

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工作溥與工作表第4頁/共38頁

在工作表中，其中有一個單元格由粗邊框線包圍，該單元格稱為當前單元格，并且其對應的行號和列標突出顯示。如果想使某單元格成為當前單元格，只要用鼠標單擊它即可。在當前單元格粗邊框的右下角有一個小黑方塊，稱為填充柄，通過拖動此填充柄可以自動填充單元格數(shù)據(jù)。在第一次拖動填充柄后，在其右下角就會出現(xiàn)“自動填充選項”圖標，當鼠標指針停在此圖標上時，其右下角出現(xiàn)有一黑色的向下箭頭，單擊它就會彈出如下圖所示的菜單，用戶可根據(jù)需要選擇填充方式。

此外，單擊某行“行號”按鈕，可選定該行的所有單元格；單擊某列“列標”按鈕，可選定該列的所有單元格；單擊左上角行號和列標相交處的“全選”按鈕，可選定整個工作表。

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工作溥與工作表第5頁/共38頁

工作表標簽位于工作簿窗口的底端，用來表示工作表的名稱。通過單擊某個標簽，可以指定相應的工作表為當前工作表，當前工作表標簽以白底藍字顯示。

此外，當工作簿中含有較多的工作表時，單擊標簽左側(cè)的滾動按鈕，可以滾動顯示不同的工作表標簽，而向左或向右拖動標簽右側(cè)的分隔條可減少或增加顯示的標簽個數(shù)。

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工作表標簽第6頁/共38頁

要在指定的單元格中輸入數(shù)據(jù)，應首先單擊該單元格，然后輸入數(shù)據(jù)。例如，啟動Excel2007時，打開一個名為“Book1”的空工作薄。在當前工作表“Sheet1”中，用鼠標單擊單元格B1，輸入“中秋國慶雙節(jié)將至”，則輸入的內(nèi)容出現(xiàn)在單元格B1中。同時，編輯欄中也顯示輸入的內(nèi)容，如下圖所示。編輯欄

如果輸入有誤，按【BackSpace】鍵將其刪除，再重新輸入。輸入或編輯完一個單元格的內(nèi)容后，可按回車鍵確認，同時當前單元格自動下移；也可以單擊編輯欄中的“輸入”按鈕確認輸入，此時當前單元格不變。當然，也可以單擊編輯欄中的的“取消”按鈕取消本次輸入。

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輸入數(shù)據(jù)與公式第7頁/共38頁

在Excel中，數(shù)值型數(shù)據(jù)是使用最多，也是最為復雜的數(shù)據(jù)類型。數(shù)值型數(shù)據(jù)由數(shù)字0~9、正號、負號、小數(shù)點、分數(shù)號“/”、百分號“%”、指數(shù)符號“E”或“e”、貨幣符號“￥”或“$”和千位分隔號“，”等組成。輸入數(shù)值型數(shù)據(jù)時，Excel自動將其沿單元格右邊對齊。1．輸入數(shù)字

如果要輸入負數(shù)，必須在數(shù)字前加一個負號“－”，或給數(shù)字加上圓括號。例如，輸入“－50”和“（50）”都可在單元格中得到－50。如果要輸入正數(shù)，則直接將數(shù)字輸入到單元格內(nèi)。

excel基本操作輸入數(shù)值型數(shù)據(jù)第8頁/共38頁

如果要輸入分數(shù)（如7/8），應先輸入“0”和一個空格，然后輸入“7/8”。如果不輸入“0”，Excel會把該數(shù)據(jù)當做日期格式處理，存儲為“8月7日”。如果輸入的是百分比數(shù)據(jù)，可以直接在數(shù)值后輸入百分號“%”。例如，要輸入20%，應先輸入“20”，然后輸入“%”。如果輸入小數(shù)，一般可以直接在指定的位置輸入小數(shù)點即可。當輸入的數(shù)據(jù)量較大，且都具有相同的小數(shù)位數(shù)時，可以利用“自動插入小數(shù)點”功能。方法是：單擊“Office按鈕”，在展開的菜單列表中單擊“Excel選項”按鈕，打開“Excel選項”對話框，單擊左側(cè)的“高級”選項，選中“自動插入小數(shù)點”復選框，在“位數(shù)”框中輸入或通過調(diào)節(jié)鈕指定相應的小數(shù)位數(shù)。

excel基本操作輸入數(shù)值型數(shù)據(jù)第9頁/共38頁2．輸入日期和時間

日期和時間的輸入與前面介紹的數(shù)字輸入不同。Excel規(guī)定了嚴格的輸入格式，如果Excel能夠識別出所輸入的是日期和時間，則單元格的格式將由“常規(guī)”數(shù)字格式變?yōu)閮?nèi)部的日期或時間格式。如果Excel不能識別出當前輸入的日期或時間，則作為文本處理。輸入日期時，首先輸入1~12數(shù)字作為月份，然后輸入“/”進行分隔，再輸入1~31數(shù)字作為日，最后輸入為年的數(shù)字。例如，輸入“9/17/2007”。如果省略年份，則以當前的年份作為默認值。輸入時間時，小時與分鐘或秒之間用冒號分隔。Excel一般把插入的時間默認上午時間。若輸入的是下午時間，則在時間后面加一空格，然后輸入“PM”來表示下午，例如，輸入“3：15：06PM”；還可以采用24小時制表示時間，即把下午的小時時間加12。例如，輸入“15：15：06”。

excel基本操作輸入數(shù)值型數(shù)據(jù)第10頁/共38頁

字符型數(shù)據(jù)是由字母、漢字或其他字符開頭的數(shù)據(jù)。例如，表格中的標題、名稱等。默認情況下，字符型數(shù)據(jù)沿單元格左邊對齊。在Excel中，每個單元格最多可包含32000個字符。如果數(shù)據(jù)全部由數(shù)字組成，例如，郵政編碼、學號等，輸入時應在數(shù)據(jù)前輸入單引號“'”（如'341416），Excel就會將其看作是字符型數(shù)據(jù)，將它沿單格左邊對齊。

如果右邊相鄰的單元格中沒有任何數(shù)據(jù)，則超出的文字會顯示在右邊相鄰單元格中，如下左圖所示。如果右邊相鄰的單元格已存儲數(shù)據(jù)，那么超出單元格寬度的部分將不顯示，如下右圖所示。沒有顯示的部分仍然存在，只要加大列寬或以折行的方式格式化該單元格之后，就可以看到全部的內(nèi)容。

excel基本操作輸入字符型數(shù)據(jù)第11頁/共38頁Excel具有非常強大的計算功能，為用戶分析和處理工作表中的數(shù)據(jù)提供了極大的方便。在公式中，可以對工作表數(shù)值進行加、減、乘和除等運算。只要輸入正確的計算公式之后，就會立即在單元格中顯示計算結(jié)果。如果工作表中的數(shù)據(jù)有變動，系統(tǒng)會自動將變動后的答案算出，使用戶能夠隨時觀察到正確的結(jié)果。公式以一個等號“＝”作為開頭，在一個公式中可以包含有各種運算符、常量、變量、函數(shù)以及單元格引用等。1．公式中的運算符

運算符用于對公式中的元素進行特定類型的運算，分為算術(shù)運算符、文本運算符、比較運算符和引用運算符四類。

excel基本操作輸入公式第12頁/共38頁文本運算符：文本運算符只有一個“&”，利用它可以將文本連接起來。例如，在單元格A1中輸入“十月一日”，在B3中輸入“國慶節(jié)”，在A5中輸入公式“＝A1&B3”，按回車鍵或者單擊編輯欄中的“輸入”按鈕。

算術(shù)運算符和比較運算符：算術(shù)運算符可以完成基本的數(shù)學運算，如加、減、乘、除等，還可以連接數(shù)字并產(chǎn)生數(shù)字結(jié)果。比較運算符可以比較兩個數(shù)值并產(chǎn)生邏輯值，即其值只能是“TRUE”和“FALSE”二者之一。

excel基本操作輸入公式第13頁/共38頁下表列出了算術(shù)運算符和比較運算符的含義及示例。引用運算符：引用運算符可以將單元格區(qū)域合并計算，它包括冒號、逗號和空格。下表列出了引用運算符的含義及示例。

excel基本操作輸入公式第14頁/共38頁2．公式中的運算順序

如果在公式中同時使用了多個運算符，應該了解運算符的運算優(yōu)先級。其中，算術(shù)運算符的優(yōu)先級是先乘冪運算，再乘、除運算，最后為加、減運算。相同優(yōu)先級的運算符按從左到右的次序進行運算。如果公式中出現(xiàn)不同類型的運算符混用時，運算次序是：引用運算→算術(shù)運算→文本運算→比較運算。如果要改變計算次序，可把公式中要先計算的部分括上圓括號。3．公式的輸入

輸入公式的操作類似于輸入文字。用戶可以在編輯欄中輸入公式，也可以在單元格里直接輸入公式。

excel基本操作輸入公式第15頁/共38頁

在單元格中輸入公式的步驟如下：（1）單擊要輸入公式的單元格。（2）在單元格中輸入等號和公式。（3）按回車鍵或者單擊編輯欄中的“輸入”按鈕。在編輯欄中輸入公式的步驟如下：（1）單擊要輸入公式的單元格。（2）單擊編輯欄，在編輯欄中輸入等號和公式。（3）按回車鍵或者單擊編輯欄中的“輸入”按鈕。

公式輸入完畢，編輯欄中也顯示了公式。這時只要按回車鍵或單擊編輯欄中“輸入”按鈕，在單元格B1中就會顯示出計算結(jié)果，如下圖所示。在編輯欄中仍然顯示當前單元格的公式，以便于用戶編輯和修改。

excel基本操作輸入公式第16頁/共38頁

單元格引用是用來表示工作表的單元格或單元格區(qū)域，并指明公式中所使用的數(shù)據(jù)的位置。通過單元格引用，可以在公式中使用工作表不同部分的數(shù)據(jù)，或者在多個公式中使用同一單元格或區(qū)域的數(shù)值。還可以引用同一個工作薄不同工作表的單元格或區(qū)域、不同工作薄的單元格或區(qū)域，甚至其他應用程序中的數(shù)據(jù)。根據(jù)處理的需要可以采用相對引用、絕對引用和混合引用三種方法來標識。單元格相對引用：用單元格所在的列標和行號作為其引用。例如，D5引用了第D列與第5行交叉處的單元格。單元格區(qū)域相對引用：由單元格區(qū)域的左上角單元格相對引用和右下角單元格相對引用組成，中間用冒號分隔。例如，B3：F5表示以單元格B3為左上角，以單元格F5為右下角的矩形區(qū)域。相對引用的特點：將相應的計算公式復制或填充到其他單元格時，其中的單元格引用會自動隨著移動的位置相對變化。1．相對引用

excel基本操作單元格引用第17頁/共38頁2．絕對引用絕對引用：在列標和行號前分別加上符號“$”。例如，$B$2表示單元格B2絕對引用，而$B$2：$E$5表示單元格區(qū)域B2：E5絕對引用。絕對引用與相對引用的區(qū)別：復制公式時，若公式中使用相對引用，則單元格引用會自動隨著移動的位置相對變化；若公式中使用絕對引用，則單元格引用不會發(fā)生變化。3．混合引用

單元格混合引用是指行采用相對引用而列采用絕對引用；或行采用絕對引用而列采用相對引用。例如，$A2、A$2均為混合引用。

excel基本操作單元格引用第18頁/共38頁1．給單元格或區(qū)域設置數(shù)據(jù)有效范圍

在Excel中，單元格的默認有效數(shù)據(jù)為任何數(shù)值。在實際工作中，我們常需要給一些單元格或區(qū)域定義有效數(shù)據(jù)范圍。具體操作步驟如下：（1）選定需要設置數(shù)據(jù)有效范圍的單元格或區(qū)域。（2）單擊“數(shù)據(jù)”選項卡，單擊“數(shù)據(jù)工具”組中“數(shù)據(jù)有效性”按鈕右側(cè)的三角按鈕，在展開的菜單中單擊“數(shù)據(jù)有效性”項，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。（3）單擊“設置”選項卡，在“允許”下拉列表框中，選擇需要設置的有效數(shù)據(jù)類型。選擇的類型不同，其有效檢驗的數(shù)據(jù)類型就不同。（4）根據(jù)需要對對話框中的其他項目進行設置。（5）單擊“確定”按鈕。

excel基本操作設置數(shù)據(jù)輸入限制條件第19頁/共38頁2．給單元格或單元格區(qū)域設置輸入信息

（1）選定需要顯示信息的單元格或單元格區(qū)域。（2）單擊“數(shù)據(jù)”選項卡，單擊“數(shù)據(jù)工具”組中“數(shù)據(jù)有效性”按鈕右側(cè)的三角按鈕，在展開的菜單中單擊“數(shù)據(jù)有效性”項，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。（3）單擊“輸入信息”選項卡，選中“選定單元格時顯示輸入信息”復選框。（4）如果要在信息中顯示標題，在“標題”框中輸入所需的文本。（5）在“輸入信息”框中輸入要顯示的內(nèi)容。（6）單擊“確定”按鈕。這時，如果選擇該單元格時，會出現(xiàn)提示信息，以便提示用戶輸入正確的數(shù)據(jù)。

excel基本操作設置數(shù)據(jù)輸入限制條件3．刪除單元格的有效數(shù)據(jù)范圍或提示信息

（1）選定要刪除有效數(shù)據(jù)范圍或提示信息的單元格。（2）打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，單擊“設置”選項卡。（3）單擊“全部清除”按鈕。（4）單擊“確定”按鈕。第20頁/共38頁

在輸入數(shù)據(jù)和公式的過程中，如果輸入的數(shù)據(jù)具有某種規(guī)律，用戶可以通過拖動當前單元格填充柄或單擊“開始”選項卡上“編輯”組中的“填充”按鈕，展開填充列表項，以各種方式來自動填充數(shù)據(jù)。1以相同的數(shù)據(jù)填充相鄰的單元格

若使用“填充”按鈕來填充相同的數(shù)據(jù)，可按如下步驟操作：（1）在某個單元格或單元格區(qū)域中輸入數(shù)據(jù)。（2）選定從該單元格開始的行方向單元格區(qū)域或列方向單元格區(qū)域。（3）單擊“開始”選項卡上“編輯”組中的“填充”按鈕，展開填充列表項。（4）選擇相應方向的填充命令。命令執(zhí)行后，Excel在相鄰的單元格中自動填充與第一個（列或行）單元格相同的數(shù)據(jù)。

excel基本操作自動填充數(shù)據(jù)第21頁/共38頁

如果使用單元格填充柄來填充相同的數(shù)據(jù)，其操作步驟如下：（1）在某個單元格中輸入數(shù)據(jù)。（2）單擊該單元格，將鼠標指針指向該單元格右下角的填充柄，使其形狀由空心的十字形變?yōu)楹谏氖中?。?）按住鼠標左鍵，拖動單元格填充柄到要填充的單元格區(qū)域。

excel基本操作自動填充數(shù)據(jù)第22頁/共38頁2數(shù)據(jù)序列的自動填充1．時間和日期等可擴展序列的自動填充

如果在起始單元格中包含Excel可擴展序列中的數(shù)字、日期或時間段，那么在使用單元格填充柄進行填充操作時，相鄰單元格的數(shù)據(jù)將按序列遞增或遞減方式填充。Excel可擴展序列是MicrosoftExcel提供的默認自動填充序列，包括數(shù)字、日期、時間以及文本數(shù)字混合序列等。下表列出了部分Excel可擴展序列。

excel基本操作自動填充數(shù)據(jù)第23頁/共38頁

對于時間和日期等可擴展序列的填充，其操作步驟如下：（1）在需要輸入序列的第一組單元格中輸入序列的初始值。（2）單擊該單元格，使其成為當前單元格，或選中單元格區(qū)域。（3）向指定方向拖動該單元格或單元格區(qū)域右下角的填充柄，這時Excel就會自動填充序列的其他值。

excel基本操作自動填充數(shù)據(jù)第24頁/共38頁2．等差序列

對于等差序列的自動填充，可以采用輸入前兩個數(shù)據(jù)的方法來實現(xiàn)。具體操作步驟如下：（1）在前兩個（組）單元格中分別輸入前兩個（組）數(shù)據(jù)。（2）選定這兩個（組）單元格為當前單元格區(qū)域。（3）拖動右下角的填充柄，這時Excel就會按這兩組單元格的差自動填入等差序列。

excel基本操作自動填充數(shù)據(jù)第25頁/共38頁3．等比序列

對于等比序列的自動填充，可以利用Excel提供的填充序列命令來實現(xiàn)。具體操作步驟如下：（1）在某個（組）單元格中輸入第一個（組）數(shù)據(jù)，然后選定從該單元格開始的行方向單元格區(qū)域或列方向單元格區(qū)域。（2）單擊“開始”選項卡上“編輯”組中的“填充”按鈕，在展開的列表中單擊“序列”項。（3）打開“序列”對話框，根據(jù)需要指定序列的各項參數(shù)。（4）設置完畢單擊“確定”按鈕。

excel基本操作自動填充數(shù)據(jù)4．自定義自動填充序列

在Excel中還允許用戶自定義自動填充序列，該序列也可以象Excel可擴展序列一樣進行自動填充。自定義自動填充序列可采用兩種方式。如果用戶已在工作表的某單元格區(qū)域中輸入了想定義的序列，例如，輸入“我、愛、你”，可按如下步驟操作：（1）選中希望定義為序列的單元格區(qū)域（2）單擊“Office按鈕”，在展開的菜單中單擊“Excel選項”按鈕，打開“Excel選項”對話框。（3）單擊對話框右側(cè)的“編輯自定義列表”按鈕，打開“自定義序列”對話框。（4）確認所選單元格區(qū)域顯示在“從單元格中導入序列”框中，然后單擊“導入”按鈕，所選列表中的數(shù)據(jù)添加到“自定義序列”列表中。（5）單擊“確定”按鈕兩次關閉對話框。第26頁/共38頁

如果用戶希望利用“自定義序列”對話框輸入想定義的序列，可按如下步驟操作：（1）選擇“自定義序列”列表框中的“新序列”選項。（2）在“輸入序列”編輯框中輸入想定義的序列項，每輸入完一個，按回車鍵。（3）單擊“添加”按鈕。（4）全部輸入完畢單擊“確定”按鈕。

如當用戶在的“自定義序列”列表框中添加“我、愛、你”后。用戶想在工作表中輸入該序列時，只要在第一個單元格中輸入“我”，然后拖動右下角的填充柄即可自動填充“愛、你”。

excel基本操作自動填充數(shù)據(jù)第27頁/共38頁

與常量數(shù)據(jù)填充一樣，使用填充柄也可以完成公式的自動填充。利用相對引用和絕對引用的不同特點，配合自動填充操作，可以快速地建立成批公式。

例如，如下左圖列出了自動填充公式的示例。其中F2到F5單元格中的計算公式分別為：B2+C2+D2+E2、B3+C3+D3+E3、…、B5+C5+D5+E5。因為這些公式非常類似，因此可使用自動填充功能快速完成公式的輸入。其操作步驟如下：（1）在單元格區(qū)域A1：F5中輸入數(shù)據(jù)。（2）在單元格F2中輸入公式“=B2+C2+D2+E2”或先選定單元格區(qū)域B2：G2，然后單擊“開始”選項卡上“編輯”組中的“求和”按鈕。（3）向下拖動單元格F2的填充柄，即可將單元格F2中的公式自動填充到單元格F3到F5中，結(jié)果如下右圖所示。

excel基本操作公式自動填充第28頁/共38頁

每個函數(shù)由一個函數(shù)名和相應的參數(shù)組成。參數(shù)位于函數(shù)名的右側(cè)并用括號括起來，它是一個函數(shù)用以生成新值或完成運算的信息。大多數(shù)參數(shù)的數(shù)據(jù)類型都是確定的，可以是數(shù)字、文本、邏輯值、數(shù)組、單元格引用或表達式等等。參數(shù)的具體值由用戶提供。有些函數(shù)非常簡單，不需要參數(shù)。例如，用戶在一個單元格中輸入“=TODAY（）”，Excel就會在單元格里顯示當天的日期。當用戶每次打開包含該函數(shù)的工作表時，單元格中的日期就會更新。如果函數(shù)以公式形式出現(xiàn)，則必須在函數(shù)名前輸入等號“=”。此外，有些函數(shù)在使用時，必須按要求輸入有效數(shù)據(jù)。例如，要計算一筆貸款的每月還款數(shù)目，用戶在使用函數(shù)“PMT（rate，nper，pv，fv，type）”時，必須按順序正確輸入利率、貸款期數(shù)、現(xiàn)值、未來值和借貸類型等有效數(shù)據(jù)。

excel基本操作使用函數(shù)第29頁/共38頁Excel提供了豐富的函數(shù)，按照其功能可以分為以下幾類：

數(shù)據(jù)庫函數(shù)：分析和處理數(shù)據(jù)清單中的數(shù)據(jù)。

日期與時間函數(shù)：在公式中分析和處理日期值和時間值。

統(tǒng)計函數(shù)：對數(shù)據(jù)區(qū)域進行統(tǒng)計分析。

邏輯函數(shù)：用于進行真假值判斷或者進行復合檢驗。

信息函數(shù)：用于確定保存在單元格中的數(shù)據(jù)類型。

查找和引用函數(shù)：對指定的單元格、單元格區(qū)域返回各項信息或運算。

數(shù)學和三角函數(shù)：處理各種數(shù)學計算。

文本函數(shù)：用于在公式中處理文字串。

財務函數(shù)：對數(shù)值進行各種財務運算。

工程函數(shù)：對數(shù)值進行各種工程上的運算和分析。

excel基本操作函數(shù)的分類第30頁/共38頁

excel基本操作常用函數(shù)第31頁/共38頁1．直接輸入法

如果用戶對某些函數(shù)非常熟悉，可采用直接輸入法，具體操作步驟如下：（1）單擊要輸入函數(shù)的單元格。（2）依次