Excel電子表格處理基礎(chǔ)

會(huì)計(jì)學(xué)1Excel電子表格處理基礎(chǔ)4.1電子表格處理軟件的功能Office家族成員之一——電子表格軟件表格標(biāo)題數(shù)據(jù)文字?jǐn)?shù)值自動(dòng)填充公式函數(shù)圖表圖形對(duì)象數(shù)據(jù)清單排序篩選分類匯總公式自動(dòng)處理圖表直觀顯示數(shù)據(jù)管理功能第1頁(yè)/共44頁(yè)編輯欄列號(hào)名字框行號(hào)當(dāng)前單元格工作表標(biāo)簽工作表區(qū)域工作簿655363－255256Sheet1!B3Excel2003的工作窗口4.2Excel2003工作環(huán)境第2頁(yè)/共44頁(yè)編輯欄顯示和選定單元格、圖表項(xiàng)、繪圖對(duì)象等取消操作確定操作“編輯公式”狀態(tài)EnterTabEsc或或編輯輸入?yún)^(qū)第3頁(yè)/共44頁(yè)

工作簿與工作表

工作簿是計(jì)算和存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的文件，其擴(kuò)展名.xls。新建的第一個(gè)工作薄的默認(rèn)名：book1.xls。每一個(gè)工作簿可由一個(gè)或多個(gè)工作表組成，在默認(rèn)的情況下是由3個(gè)工作表組成的。工作簿工作表

一個(gè)工作表最多有65536行、256列。

行號(hào)：1~65536列標(biāo)：A~IV

工作表由工作表標(biāo)簽區(qū)別，如sheet1、sheet2、Sheet3第4頁(yè)/共44頁(yè)

工作表中行和列的交叉部分稱為單元格，是存放數(shù)據(jù)的最小單元。單元格的地址表示形式：列標(biāo)+行號(hào)如：A5、D8

為了區(qū)分不同工作表的單元格，需要在地址前加工作表名稱，如Sheet1!B3單元格第5頁(yè)/共44頁(yè)4.3.1創(chuàng)建工作表（輸入＋計(jì)算）⑴

輸入數(shù)據(jù)

直接輸入

快速輸入數(shù)據(jù)

自動(dòng)填充數(shù)據(jù)

從外部導(dǎo)入數(shù)據(jù)⑵計(jì)算數(shù)據(jù)“記憶式輸入”“選擇列表輸入”4.3Excel2003的基本操作第6頁(yè)/共44頁(yè)直接輸入數(shù)據(jù)包括：

文字。如果要將一個(gè)數(shù)字作為文字輸入，數(shù)字前要加單引號(hào)“

‘

”

數(shù)值?？刹捎檬M(jìn)制形式或科學(xué)計(jì)數(shù)形式；如果數(shù)字以“+”或數(shù)字“0”開(kāi)頭，“+”和“0”會(huì)自動(dòng)省略；分?jǐn)?shù)的輸入應(yīng)先輸入“0”和空格

日期和時(shí)間。日期輸入可用“/”或“－”分隔符，如：2006/10/08，2006-10-08；時(shí)間輸入用冒號(hào)“：”分隔，如：21：56：15。兩者之間用空格分隔返回第7頁(yè)/共44頁(yè)快速輸入數(shù)據(jù)“記憶式”輸入“選擇列表”輸入（僅對(duì)文本數(shù)據(jù)有效）“選擇列表”命令，或者按“Alt+↓”鍵返回第8頁(yè)/共44頁(yè)自動(dòng)填充數(shù)據(jù)自動(dòng)填充數(shù)據(jù)分三種情況：復(fù)制數(shù)據(jù)。選中一個(gè)單元格，直接拖曳，便會(huì)產(chǎn)生相同數(shù)據(jù)，如果不是相同數(shù)據(jù)，則需要在拖曳的同時(shí)按Ctrl鍵填充序列數(shù)據(jù)?？赏ㄟ^(guò)“編輯/填充/序列”命令，在“序列”對(duì)話框中進(jìn)行序列有關(guān)內(nèi)容的選擇填充用戶自定義序列數(shù)據(jù)返回第9頁(yè)/共44頁(yè)從外部導(dǎo)入數(shù)據(jù)選擇“數(shù)據(jù)｜獲取外部數(shù)據(jù)”命令，可導(dǎo)入其他數(shù)據(jù)庫(kù)（如Access、FoxPro、Lotus123等）產(chǎn)生的文件和文本文件。在數(shù)據(jù)輸入過(guò)程中，有可能會(huì)輸入無(wú)效數(shù)據(jù)，因此通常在輸入前選擇“數(shù)據(jù)｜有效性”命令。返回第10頁(yè)/共44頁(yè)計(jì)算數(shù)據(jù)（1）公式

Excel的公式由運(yùn)算符、數(shù)值、字符串、變量和函數(shù)組成。公式必須以等號(hào)“=”開(kāi)始Excel中的運(yùn)算符運(yùn)算符運(yùn)算功能優(yōu)先級(jí)()括號(hào)1-負(fù)號(hào)2%算術(shù)運(yùn)算符3^4*與/5+與-6&文本運(yùn)算符7=、<、>、<=、>=、<>關(guān)系運(yùn)算符8第11頁(yè)/共44頁(yè)引用運(yùn)算符含義示例：區(qū)域運(yùn)算符：包括兩個(gè)引用在內(nèi)的所有單元格的引用SUM(A1:A2)，聯(lián)合操作符：對(duì)多個(gè)引用合并為一個(gè)引用SUM（A2，C4，A10）空格交叉操作符：產(chǎn)生對(duì)同時(shí)隸屬于兩個(gè)引用的單元格區(qū)域的引用SUM（C2：E10B4：D6）引用運(yùn)算符：引用運(yùn)算符可以將單元格區(qū)域合并起來(lái)進(jìn)行計(jì)算

四類運(yùn)算符的優(yōu)先級(jí)從高到低依次為：“引用運(yùn)算符”、“算術(shù)運(yùn)算符”、“文本運(yùn)算符”、“關(guān)系運(yùn)算符”，當(dāng)優(yōu)先級(jí)相同時(shí)，自左向右進(jìn)行計(jì)算。第12頁(yè)/共44頁(yè)例：有“公司員工工資表.xls”,使用公式計(jì)算每位員工的實(shí)發(fā)工資。）第13頁(yè)/共44頁(yè)（2）函數(shù)是預(yù)先定義好的公式，它由函數(shù)名、括號(hào)及括號(hào)內(nèi)的參數(shù)組成。其中參數(shù)可以是常量、單元格、單元格區(qū)域、公式及其他函數(shù)。多個(gè)參數(shù)之間用“，”分隔。函數(shù)輸入有兩種方法：

直接輸入法和插入函數(shù)法（更為常用）第14頁(yè)/共44頁(yè)下圖為用函數(shù)計(jì)算示例第15頁(yè)/共44頁(yè)

相對(duì)引用。當(dāng)公式在復(fù)制或填入到新位置時(shí)，公式不變，單元格地址隨著位置的不同而變化，它是Excel默認(rèn)的引用方式，如：B1，A2：C4

絕對(duì)引用。指公式復(fù)制或填入到新位置時(shí)，單元格地址保持不變。設(shè)置時(shí)只需在行號(hào)和列號(hào)前加“$”符號(hào)，如$B$1

混合引用。指在一個(gè)單元格地址中，既有相對(duì)引用又有絕對(duì)引用，如$B1或B$1。$B1是列不變，行變化；B$1是列變化，行不變。（3）公式中單元格的引用第16頁(yè)/共44頁(yè)單元格引用方式舉例例：設(shè)公式在F2單元格，公式：=D2+E2

其中D2、E2為相對(duì)引用公式：=$D$2+$E$2

其中D2、E2為絕對(duì)引用公式：=$D2+$E2

其中D2、E2為混合引用注意：該公式復(fù)制到其他單元格，各種引用的區(qū)別就會(huì)顯現(xiàn)。第17頁(yè)/共44頁(yè)

“絕對(duì)引用”示例－－工資評(píng)價(jià)第18頁(yè)/共44頁(yè)4.3.2編輯工作表單元格數(shù)據(jù)的編輯

單元格內(nèi)容的清除和刪除、移動(dòng)和復(fù)制單元格、行、列的編輯工作表的編輯

工作表的插入、移動(dòng)、復(fù)制、刪除、重命名等第19頁(yè)/共44頁(yè)工作表的選定操作如下表：選取范圍

方法單元格鼠標(biāo)單擊或按方向鍵多個(gè)連續(xù)單元格從選擇區(qū)域左上角拖曳至右下角；單擊選擇區(qū)域左上角單元格，按住Shift鍵，單擊選擇區(qū)域右下角單元格多個(gè)不連續(xù)單元格按住Ctrl鍵的同時(shí)，用鼠標(biāo)作單元格選擇或區(qū)域選擇整行或整列單擊工作表相應(yīng)的行號(hào)和列號(hào)相鄰行或列鼠標(biāo)拖曳行號(hào)或列號(hào)整個(gè)表格單擊工作表左上角行列交叉的按鈕；選擇“編輯/全選”命令；按快捷鍵Ctrl+A單個(gè)工作表單擊工作表標(biāo)簽連續(xù)多個(gè)工作表單擊第一個(gè)工作表標(biāo)簽，然后按住Shift鍵，單擊所要選擇的最后一個(gè)工作表標(biāo)簽第20頁(yè)/共44頁(yè)4.3.3格式化工作表

單元格格式化工作表格式化

①

調(diào)整列寬和行高②自動(dòng)套用格式

③使用條件格式第21頁(yè)/共44頁(yè)（1）設(shè)置單元格格式

選擇”格式｜單元格”命令或“格式”工具欄第22頁(yè)/共44頁(yè)（2）設(shè)置工作表格式設(shè)置列寬和行高選擇“格式｜列”、“格式｜行”菜單自動(dòng)套用格式

Excel提供了許多種漂亮專業(yè)的表格自動(dòng)套用格式，可以快速實(shí)現(xiàn)工作表格式化。這通過(guò)“格式|自動(dòng)套用格式”命令來(lái)實(shí)現(xiàn)。

使用條件格式條件格式可以使數(shù)據(jù)在滿足不同的條件時(shí)，顯示不同的格式?！案袷絴條件格式”第23頁(yè)/共44頁(yè)條件格式對(duì)學(xué)生成績(jī)表完成進(jìn)一步的格式化操作：將基本工資大于等于1500的單元格設(shè)置成藍(lán)色、加粗、傾斜、淺灰色底紋，基本工資小于500的單元格設(shè)置成紅色、加雙下劃線。第24頁(yè)/共44頁(yè)4.4制作圖表創(chuàng)建圖表（可通過(guò)“插入/圖表”命令或單擊“常用”工具欄中的按鈕，利用圖表向?qū)?lái)創(chuàng)建圖表）編輯圖表

調(diào)整圖表的位置和大小更改圖表的類型添加和刪除數(shù)據(jù)修改圖表項(xiàng)添加趨勢(shì)線設(shè)置三維視圖格式第25頁(yè)/共44頁(yè)圖表組成第26頁(yè)/共44頁(yè)圖表制作根據(jù)工作表中的姓名、基本工資、獎(jiǎng)金、實(shí)發(fā)工資產(chǎn)生一個(gè)簇狀柱形圖第27頁(yè)/共44頁(yè)4.5

數(shù)據(jù)管理和分析數(shù)據(jù)清單，又稱為數(shù)據(jù)列表。是Excel工作表中單元格構(gòu)成的矩形區(qū)域，即一張二維表。它與工作表的不同之處在于：數(shù)據(jù)清單中的每一行稱為記錄，每一列稱為字段，第一行為表頭數(shù)據(jù)清單中不允許有空行或空列；不能有數(shù)據(jù)完全相同的兩行記錄；字段名必須唯一，每一字段的數(shù)據(jù)類型必須相同；4.5.1建立數(shù)據(jù)清單在學(xué)生成績(jī)表中，如果數(shù)據(jù)行較多，查看、修改、更新某學(xué)生的數(shù)據(jù)。要找到某數(shù)據(jù)行就有難度了。但記錄單提供了這類操作的方便！第28頁(yè)/共44頁(yè)（1）使用記錄單修改、刪除或增加記錄

“刪除”將刪除工作中與記錄單內(nèi)容相對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)行“上一條”、“下一條”可進(jìn)行逐行數(shù)據(jù)查看。選擇“數(shù)據(jù)”|“記錄單”菜單命令，Excel就會(huì)顯示工作表的記錄單！“新建”可在數(shù)據(jù)表最后一行的下面添加一行第29頁(yè)/共44頁(yè)（2）用數(shù)據(jù)單進(jìn)行條件查詢單擊記錄單中的“條件”就能進(jìn)行條件查詢！條件！查看姓王的員工查找部門(mén)為銷售部基本工資>=1000的員工第30頁(yè)/共44頁(yè)4.5.2數(shù)據(jù)排序作用：以便于比較、查找、分類簡(jiǎn)單排序（1個(gè)關(guān)鍵字）

單擊、按鈕

或“數(shù)據(jù)/排序”命令

復(fù)雜排序（兩個(gè)以上）

“數(shù)據(jù)/排序”命令

“排序”對(duì)話框?qū)W(xué)生成績(jī)表排序，首先按男女生排列，然后按“總分”降序排列，總分相同時(shí)再按“計(jì)算機(jī)”成績(jī)降序排列。

第31頁(yè)/共44頁(yè)4.5.3數(shù)據(jù)篩選1、概念數(shù)據(jù)篩選就是將數(shù)據(jù)表中所有不滿足條件的記錄行暫時(shí)隱藏起來(lái)，只顯示那些滿足條件的數(shù)據(jù)行。2、Excel的數(shù)據(jù)篩選方式自動(dòng)篩選(數(shù)據(jù)|篩選|自動(dòng)篩選）高級(jí)篩選（數(shù)據(jù)|篩選|高級(jí)篩選）第32頁(yè)/共44頁(yè)自動(dòng)篩選

篩選在公司員工工資表中篩選出銷售部基本工資大于等于1000，獎(jiǎng)金大于等于1000的記錄。第33頁(yè)/共44頁(yè)高級(jí)篩選

要在公司員工工資表中篩選銷售部基本工資>1000或財(cái)務(wù)部基本工資<1000的記錄，并將篩選結(jié)果在原有區(qū)域顯示。第34頁(yè)/共44頁(yè)分類匯總

是對(duì)數(shù)據(jù)清單按某個(gè)字段進(jìn)行分類，將字段值相同的連續(xù)記錄作為一類，進(jìn)行求和、平均、計(jì)數(shù)等匯總運(yùn)算。分為：

簡(jiǎn)單匯總（指對(duì)數(shù)據(jù)清單的某個(gè)字段僅統(tǒng)一做一種方式的匯總）嵌套匯總（指對(duì)同一個(gè)字段進(jìn)行多種方式的匯總）前提：對(duì)分類字段排序4.5.4分類匯總第35頁(yè)/共44頁(yè)

在公司員工工資表中，求各部門(mén)基本工資、實(shí)發(fā)工資和獎(jiǎng)金的平均值。步驟：1）首先對(duì)“部門(mén)”排序2）選擇”數(shù)據(jù)｜分類匯總“命令簡(jiǎn)單匯總第36頁(yè)/共44頁(yè)在上例求各部門(mén)基本工資、實(shí)發(fā)工資和獎(jiǎng)金的平均值的基礎(chǔ)上再統(tǒng)計(jì)各部門(mén)人數(shù)。

步驟：

先按上例的方法求平均值，再在平均值匯總的基礎(chǔ)上計(jì)數(shù)

嵌套匯總注意：“替換當(dāng)前分類匯總”復(fù)選框不能選中。第37頁(yè)/共44頁(yè)4.5.5數(shù)據(jù)透視表如果要對(duì)多個(gè)字段進(jìn)行分類匯總，需要需要利用數(shù)據(jù)透視表。利用“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”向?qū)?，?步建立數(shù)據(jù)透視表：指定數(shù)據(jù)源選定數(shù)據(jù)區(qū)域決定透視表的放置位置第38頁(yè)/共44頁(yè)數(shù)據(jù)透視表統(tǒng)計(jì)各部門(mén)各職務(wù)的人數(shù)。步驟：第1、2步默認(rèn)，第3步布局對(duì)話框如圖。第39頁(yè)/共44頁(yè)創(chuàng)建好數(shù)據(jù)透視表之后，可以通過(guò)“數(shù)據(jù)透視表”工具欄修改它，主要內(nèi)容有：

更改數(shù)據(jù)透視表布局改變匯總方式“數(shù)據(jù)透