大宗采購部供應(yīng)商檔案管理辦法

大宗采購部供應(yīng)商檔案管理辦法目的更為有效開展供應(yīng)商管理工作，為供應(yīng)商優(yōu)勝劣汰決策提供信息依據(jù)檔案管理對(duì)象2.1按供應(yīng)商類別劃分：現(xiàn)有供應(yīng)商、新供應(yīng)商、潛在供應(yīng)商三、檔案管理內(nèi)容3.1.供應(yīng)商信息資料，即供應(yīng)商最基本的原始資料，是檔案管理應(yīng)最先獲取的第一手資料。這些資料，是供應(yīng)商檔案管理的起點(diǎn)和基礎(chǔ)。供應(yīng)商基礎(chǔ)資料主要包括公司名稱、地址、電話、傳真、E-mail、網(wǎng)址、負(fù)責(zé)人、聯(lián)系人；公司概況、設(shè)備狀況、人力資源狀況、主要產(chǎn)品及原材料等（見供應(yīng)商信息調(diào)查表）。3.2供應(yīng)商資料類，根據(jù)合同性質(zhì)、類別索取供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、經(jīng)營許可證、授權(quán)代理證、第三方產(chǎn)品質(zhì)檢報(bào)告（不限于此）等必要的證件資料3.3合同類資料，包含供銷合同、質(zhì)量協(xié)議、保密協(xié)議、反商業(yè)賄賂協(xié)議、售后服務(wù)協(xié)議、技術(shù)協(xié)議、安裝協(xié)議、運(yùn)輸協(xié)議等3.4產(chǎn)品類，包含物料代碼、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、執(zhí)行價(jià)格、比價(jià)記錄、企業(yè)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、包裝要求、物流要求等3.5流程類，包含樣品測(cè)試鑒定、現(xiàn)場審核記錄、供方月度/季度/年度考核記錄、合同評(píng)審表等3.6其它資料，包含來往信函、傳真、訂單、各類憑證等四、檔案管理資料提供要求4.1.潛在供應(yīng)商，符合3.1要求4.2.新供應(yīng)商，按照3.1至3.6要求，符合階段性資料提供要求4.3.現(xiàn)有供應(yīng)商，限期整改，補(bǔ)充3.1至3.6要求資料五、檔案管理具體要求5.1原則：一供應(yīng)商一檔案，分類編號(hào)統(tǒng)一保管5.2責(zé)任劃分：采購員負(fù)責(zé)檔案資料的搜集、整理、更新、補(bǔ)充，部門經(jīng)理指定專人統(tǒng)一保管，定期不定期檢查，保證供應(yīng)商檔案管理的規(guī)范性5.3