三會(huì)中組織與服務(wù)

項(xiàng)目三會(huì)中組織與服務(wù)【學(xué)習(xí)目標(biāo)】會(huì)中組織與服務(wù)是秘書會(huì)務(wù)工作的中堅(jiān)環(huán)節(jié)，直接決定會(huì)議的成功與否，加之會(huì)議舉行期間的工作頭緒繁雜、內(nèi)容甚多，會(huì)中組織與服務(wù)就顯得尤為重要。做好會(huì)中組織與服務(wù)，關(guān)鍵是做好會(huì)議接待、會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)管理與服務(wù)、會(huì)議文件管理、會(huì)議后勤服務(wù)、會(huì)議參觀與聯(lián)誼服務(wù)以及會(huì)議的突發(fā)事件處理工作。1【知識(shí)目標(biāo)】了解會(huì)議接待的規(guī)格與禮儀，理解會(huì)議接待的原則掌握接待不同身份的參會(huì)人員的特點(diǎn)與注意事項(xiàng)掌握會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)與管理的程序與注意事項(xiàng)【能力目標(biāo)】具備進(jìn)行會(huì)議接待策劃的能力，學(xué)會(huì)撰寫會(huì)議接待方案能夠策劃及組織會(huì)中的旅游、參觀、宴會(huì)等活動(dòng)掌握預(yù)防和應(yīng)對(duì)各種會(huì)中突發(fā)事件的策略2任務(wù)一會(huì)議接待一、制訂會(huì)議接待方案會(huì)議接待方案是指安排參會(huì)人員的迎送、食宿、交通、游覽、娛樂等接待活動(dòng)及具體事務(wù)的方案。會(huì)議接待方案屬于會(huì)議專題策劃方案，可以包含在會(huì)議總體方案中，也可以單獨(dú)擬寫作為會(huì)議總體方案的附件。制定會(huì)議接待方案能夠有效保障會(huì)議接待工作有序開展。接待方案的主要內(nèi)容包括：3一、制訂會(huì)議接待方案接待方案的主要內(nèi)容包括：（一）接待對(duì)象會(huì)議的接待對(duì)象眾多，包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、政府官員、協(xié)辦單位、支持單位、特邀嘉賓、參會(huì)人員（正式和列席）以及媒體記者等；有以政府代表團(tuán)的名義來參會(huì)的，也有聯(lián)合組團(tuán)參會(huì)的，還有以個(gè)人身份參會(huì)的。因此，每一種接待方案一定要分門別類地寫清楚具體的接待對(duì)象，同時(shí)，需簡(jiǎn)要說明為何接待，即接待的緣由、目的和意義。4一、制訂會(huì)議接待方案（二）接待方針接待方針即會(huì)議接待工作的總原則和指導(dǎo)思想。接待方針不是一成不變的，而是應(yīng)當(dāng)根據(jù)會(huì)議目標(biāo)和會(huì)議主辦方對(duì)接待工作的要求以及主要參會(huì)對(duì)象的具體情況而定。一般情況下，會(huì)議接待工作應(yīng)本著“熱情誠(chéng)懇、細(xì)致周到、照章辦事、講究禮儀”的十六字方針來展開。5一、制訂會(huì)議接待方案（三）接待規(guī)格接待規(guī)格是依據(jù)主要來賓的職位與主要陪同人員的職位之間的對(duì)比關(guān)系來確定的，分為高規(guī)格接待、對(duì)等接待和低規(guī)格接待三種。高規(guī)格接待是指主要陪同人員比主要來賓的職位要高的接待。高規(guī)格接待表明對(duì)來訪者的重視和友好，但它會(huì)占用主陪人很多時(shí)間，任務(wù)過于頻繁會(huì)影響主陪人的正常工作，且會(huì)造成一定程度的資源費(fèi)。對(duì)等接待是指主要陪同人員與主要來賓的職位相當(dāng)?shù)慕哟?，是最常用的接待方式。低?guī)格接待是指主要陪同人員比主要來賓的職位要低的接待6一、制訂會(huì)議接待方案此外，與這三種接待規(guī)格相匹配的是不同等級(jí)的宴請(qǐng)、食宿、禮品贈(zèng)送標(biāo)準(zhǔn)。一般來說，高規(guī)格接待的宴請(qǐng)標(biāo)準(zhǔn)也比較高、陪同人員比較多、食宿條件比較優(yōu)越、禮品也較為貴重。在具體執(zhí)行過程中，各單位的接待標(biāo)準(zhǔn)不同，要視具體情況而定。接待規(guī)格的最終決定權(quán)在領(lǐng)導(dǎo)，秘書僅提供參考意見。接待規(guī)格定下之后，秘書應(yīng)當(dāng)把會(huì)議主辦方主要陪同人員的姓名、身份以及日程安排告知參會(huì)單位，征求對(duì)方的意見，得到對(duì)方的認(rèn)可。7一、制訂會(huì)議接待方案（四）接待內(nèi)容和程序接待內(nèi)容包括接站、食宿安排、歡迎儀式、宴請(qǐng)、探望、翻譯服務(wù)、參觀游覽、聯(lián)歡娛樂、預(yù)訂票務(wù)、返程送別等。具體的接待程序如表所示：891011一、制訂會(huì)會(huì)議接待方案案（五）接接待日程會(huì)議接待日程程是指各項(xiàng)接接待活動(dòng)的日日程安排。（六）接接待部門（人人員）職職責(zé)不同的接待部部門（人員員）具有不不同的職責(zé)，，一般會(huì)務(wù)務(wù)組負(fù)責(zé)總的的統(tǒng)籌、協(xié)協(xié)調(diào)和聯(lián)絡(luò)工工作；后勤勤組負(fù)責(zé)按時(shí)時(shí)安排迎客車車輛，預(yù)先先為參會(huì)人員員準(zhǔn)備好客房房及膳食，提提供票務(wù)預(yù)預(yù)訂服務(wù)；接接待組負(fù)責(zé)責(zé)布置接待環(huán)環(huán)境，迎來來送往；宣宣傳組負(fù)責(zé)安安排迎送條幅幅、路標(biāo)、、紀(jì)念品的的派送及宣傳傳材料的準(zhǔn)備備；報(bào)到組組負(fù)責(zé)參會(huì)人人員的簽到、、登記；12一、制訂訂會(huì)議接待待方案財(cái)務(wù)組負(fù)責(zé)責(zé)收取或清清退參會(huì)人人員的會(huì)費(fèi)費(fèi)、旅游游觀光費(fèi)、、住宿餐餐飲費(fèi)，開開具相關(guān)關(guān)發(fā)票，與與酒店進(jìn)進(jìn)行清賬結(jié)結(jié)算等；文文秘組負(fù)負(fù)責(zé)撰寫好好歡迎詞、、祝酒詞詞等文稿，，并在接接待工作結(jié)結(jié)束后，負(fù)負(fù)責(zé)相關(guān)關(guān)文件的整整理歸檔。。大型會(huì)議議還可專門門設(shè)置觀光光組、票票務(wù)組等，，分別負(fù)負(fù)責(zé)參會(huì)人人員的觀光光旅游、返返離時(shí)的的票務(wù)訂退退等工作。。13一、制訂訂會(huì)議接待待方案（七）接接待費(fèi)用用會(huì)議接待費(fèi)費(fèi)用包括：：住宿費(fèi)費(fèi)用；餐餐飲費(fèi)用：：包括宴宴會(huì)、三三餐、酒酒水及服務(wù)務(wù)費(fèi)、會(huì)會(huì)場(chǎng)茶歇、、招待會(huì)／／舞會(huì)／／聯(lián)誼會(huì)會(huì)場(chǎng)地、飲飲品、輔輔助設(shè)施施等用；交交通費(fèi)用用：包括括出發(fā)地至至?xí)?wù)地的的交通費(fèi)用用、會(huì)議議期間交通通費(fèi)用、歡歡送交通通（即住住宿地至機(jī)機(jī)場(chǎng)、車車站、港港口的交通通）及返返程交通費(fèi)費(fèi)用；接接待室／廳廳費(fèi)用：：包括接接待室／廳廳場(chǎng)地租租金，會(huì)會(huì)議設(shè)施租租賃費(fèi)用，，接待室室／廳布布置費(fèi)用，，其他支支持性費(fèi)用用；視聽聽設(shè)備租賃賃費(fèi)；娛娛樂項(xiàng)目、、主持人人、演員員費(fèi)用（此此項(xiàng)費(fèi)用用如無必要要亦可省去去）；其其他雜費(fèi)費(fèi)。14二、參會(huì)會(huì)人員的迎迎接二、參會(huì)會(huì)人員的迎迎接（一）接接待前的的準(zhǔn)備工作作１會(huì)議的的報(bào)到日期期一經(jīng)確定定，會(huì)務(wù)務(wù)主管就要要讓負(fù)責(zé)接接待的會(huì)務(wù)務(wù)工作人員員全面了解解參會(huì)人員員的以下情情況：（１））參會(huì)人人員的姓名名、性別別、民族族、單位位、職務(wù)務(wù)、聯(lián)系系電話等。。（２））了解參參會(huì)人員是是否在指定定酒店入住住，是否否參加全程程的會(huì)議，，有無其其他特殊要要求等。（３））參會(huì)人人員到達(dá)的的日期和具具體時(shí)間、、所乘車車次或航班班，是否否需要接站站或接機(jī)，，需要哪哪個(gè)級(jí)別的的領(lǐng)導(dǎo)主陪陪等。15二、參會(huì)會(huì)人員的迎迎接２接待室室的環(huán)境應(yīng)應(yīng)該整潔、、明亮、、安靜、、幽雅，，同時(shí)，，應(yīng)配備備沙發(fā)、茶茶幾、茶茶水、水水果等，，室內(nèi)應(yīng)應(yīng)適當(dāng)點(diǎn)綴綴一些清雅雅花卉或綠綠色盆栽，，可以放放置幾份會(huì)會(huì)議主辦方方和承辦方方的內(nèi)刊和和宣傳材料料，供參參會(huì)人員翻翻閱。16二、參會(huì)會(huì)人員的迎迎接（二）參參會(huì)人員員的迎接迎接參會(huì)人人員是跨地地區(qū)會(huì)議、、全國(guó)性性會(huì)議和國(guó)國(guó)際性會(huì)議議接待工作作的第一環(huán)環(huán)節(jié)。優(yōu)質(zhì)質(zhì)的迎接服服務(wù)會(huì)給參參會(huì)人員帶帶來極大的的方便，對(duì)對(duì)初次到到訪的參會(huì)會(huì)人員來說說尤其如此此。對(duì)一些些有偏見或或?qū)?huì)議心心存疑慮的的參會(huì)人員員，優(yōu)質(zhì)質(zhì)的迎接服服務(wù)能在一一定的程度度上減少他他們的偏見見，消除除他們的疑疑慮。迎接接工作是否否到位直接接影響參會(huì)會(huì)人員對(duì)會(huì)會(huì)議組織方方的第一印印象。做好好迎接工作作要做好以以下幾點(diǎn)：：17二、參會(huì)會(huì)人員的迎迎接１接待人人員應(yīng)依據(jù)據(jù)參會(huì)人員員的身份和和重要性擬擬定接待規(guī)規(guī)格，上上報(bào)會(huì)務(wù)組組領(lǐng)導(dǎo)小組組，如有有重要領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)或外賓前前來參加會(huì)會(huì)議，會(huì)會(huì)議組織方方應(yīng)當(dāng)派有有一定身份份的人士前前往機(jī)場(chǎng)、、碼頭、、車站迎迎接。２參會(huì)人人員集中抵抵達(dá)時(shí)，應(yīng)應(yīng)在接站站處樹立醒醒目的接待待標(biāo)志，如如該會(huì)議議的會(huì)標(biāo)，，或懸掛掛歡迎標(biāo)語語和橫幅，，以便參參會(huì)人員辨辨識(shí)。接站站現(xiàn)場(chǎng)較大大又比較嘈嘈雜時(shí)，還還應(yīng)準(zhǔn)備備好手提式式擴(kuò)音器。。18二、參會(huì)會(huì)人員的迎迎接３接待人人員要事先先掌握抵達(dá)達(dá)的參會(huì)人人員名單和和人數(shù)，特特別要留留意因飛機(jī)機(jī)、火車車晚點(diǎn)而延延遲抵達(dá)的的參會(huì)人員員，避免免漏接。同同時(shí)，要要注意那些些事先并未未發(fā)回執(zhí)的的參會(huì)人員員的人數(shù)，，及時(shí)與與會(huì)議總指指揮部或相相關(guān)負(fù)責(zé)人人聯(lián)系，幫幫他們補(bǔ)補(bǔ)訂房間、、增印會(huì)會(huì)議材料。。４參會(huì)人人員到達(dá)時(shí)時(shí)，接待待人員應(yīng)主主動(dòng)迎上前前自我介紹紹，并與與其握手以以示歡迎。。如果領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)親自前去去迎接重要要的參會(huì)人人員，且且雙方是初初次見面，，可由接接待人員或或翻譯人員員進(jìn)行介紹紹。19二、參會(huì)會(huì)人員的迎迎接５與參會(huì)會(huì)人員一同同乘車時(shí)要要注意座位位次序。一一般而言，，小轎車車的座位次次序通常為為“右為為上、左左為下；后后為上、、前為下下”，即即轎車的的后排右位位為上座，，安排坐坐主賓；后后排左位位為次座，，安排坐坐主陪領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)；接待待人員一般般坐在司機(jī)機(jī)旁的座位位。６如果參參會(huì)人員抵抵達(dá)時(shí)間不不集中，且且會(huì)議組組織方不設(shè)設(shè)專車接機(jī)機(jī)／接站站，那么在在機(jī)場(chǎng)行李李認(rèn)領(lǐng)處或或火車站出出站口一側(cè)側(cè)設(shè)有一個(gè)個(gè)接待處，，并有專專人解答參參會(huì)人員提提出的各種種問題，這這也會(huì)給給參會(huì)人員員帶來極大大的幫助，，使之對(duì)對(duì)會(huì)議產(chǎn)生生良好的印印象。20二、參會(huì)會(huì)人員的迎迎接７面臨參參會(huì)人員提提出的各種種問題，接接待人員員要與會(huì)議議總指揮部部（或相相關(guān)負(fù)責(zé)人人）保持持信息暢通通，以防防止出現(xiàn)接接待人員無無法解答來來賓問題，，或無法法將最新信信息準(zhǔn)確通通知來賓等等情況的發(fā)發(fā)生。21三、會(huì)議議期間對(duì)參參會(huì)人員的的探訪參會(huì)人員報(bào)報(bào)到后，會(huì)會(huì)議組織織機(jī)構(gòu)的有有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)應(yīng)去住地探探訪來自各各地的參會(huì)會(huì)人員，實(shí)實(shí)地檢查查會(huì)議生活活服務(wù)方面面的情況，，征詢參參會(huì)人員對(duì)對(duì)生活服務(wù)務(wù)工作的意意見，發(fā)發(fā)現(xiàn)問題，，及時(shí)糾糾正，或或在力所能能及的情況況下加以改改善，同同時(shí)也是出出于待客的的禮節(jié)，表表示對(duì)參參會(huì)人員的的尊重和關(guān)關(guān)心。探訪訪參會(huì)人員員的方式主主要有以下下幾種：22三、會(huì)議議期間對(duì)參參會(huì)人員的的探訪（１））會(huì)務(wù)組組主管專門門拜訪層次次較高的上上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、、貴賓等等；（２））有選擇擇地探訪某某些行業(yè)、、部門的的參會(huì)人員員；（３））探訪全全體參會(huì)人人員。23四、特殊殊人員的接接待（一）貴貴賓接待待許多會(huì)議都都會(huì)邀請(qǐng)貴貴賓出席，，借助于于貴賓的知知名度可提提高會(huì)議受受關(guān)注的程程度，擴(kuò)擴(kuò)大會(huì)議的的影響力。。既然是貴貴賓，自自然要受到到特殊的優(yōu)優(yōu)待。接待待貴賓應(yīng)注注意以下幾幾個(gè)問題：：１一旦貴貴賓確定要要參加會(huì)議議，會(huì)議議組織方就就要安排專專門的工作作人員進(jìn)行行一對(duì)一的的貴賓接待待，接待待人員負(fù)責(zé)責(zé)迎送、安安排貴賓賓的住宿、、餐飲等等。24四、特殊殊人員的接接待２為了表表示對(duì)貴賓賓的熱烈歡歡迎，可可組織歡迎迎隊(duì)伍到機(jī)機(jī)場(chǎng)、車車站、碼碼頭等地方方迎接貴賓賓的到來。。但在組織織歡迎之前前要向當(dāng)?shù)氐毓膊块T門申請(qǐng)，同同時(shí)附上上現(xiàn)場(chǎng)管理理控制方案案、應(yīng)急急預(yù)案等。。３接待貴貴賓，一一般都會(huì)安安排獻(xiàn)花，，獻(xiàn)花必必須注意：：一是要要獻(xiàn)鮮花、、花束必必須整齊；；二是給給外籍貴賓賓獻(xiàn)花要尊尊重對(duì)方的的風(fēng)俗習(xí)慣慣；三是是獻(xiàn)花者一一般為少年年兒童或女女青年；四四是獻(xiàn)花花一般安排排在主客雙雙方見面、、介紹和和握手之后后。25四、特殊殊人員的接接待４一般情情況，會(huì)會(huì)議組織機(jī)機(jī)構(gòu)會(huì)安排排貴賓室來來接待貴賓賓和發(fā)言人人。貴賓室室一般安排排在離主會(huì)會(huì)場(chǎng)較近的的房間，且且貴賓室室和主席臺(tái)臺(tái)之間有專專門的通道道。貴賓室室內(nèi)的服務(wù)務(wù)也要周到到，如茶茶點(diǎn)、水水果、飲飲料的供應(yīng)應(yīng)等一定要要服務(wù)到位位。５作為為公眾人物物的貴賓，，其任何何行蹤都是是新聞媒體體關(guān)心的話話題，這這就要求會(huì)會(huì)議組織方方要事先聯(lián)聯(lián)系好新聞聞媒體，將將貴賓出出席的具體體時(shí)間、地地點(diǎn)告知知新聞媒體體，做好采采訪準(zhǔn)備，，并在媒媒體采訪過過程中負(fù)責(zé)責(zé)組織協(xié)調(diào)調(diào)和溝通引引導(dǎo)等工作作。26四、特殊殊人員的接接待６會(huì)議組組織方一般般會(huì)為貴賓賓準(zhǔn)備一些些禮品，以以示感謝謝。禮品選選擇一定要要慎重。一一般而言，，贈(zèng)送小小型紀(jì)念品品最為實(shí)際際，因?yàn)闉榇笮投Y品品不方便攜攜帶，同同時(shí)，地地方特產(chǎn)也也是不錯(cuò)的的選擇，能能起到宣宣傳推廣會(huì)會(huì)議主辦方方或承辦方方組織形象象的作用。。27四、特殊殊人員的接接待（二）媒媒體記者者的接待媒體記者到到會(huì)一般有有兩種情況況：一種種是會(huì)議本本身影響力力較大，媒媒體記者者主動(dòng)駐會(huì)會(huì)采訪；另另一種是是會(huì)議主辦辦方主動(dòng)邀邀請(qǐng)媒體記記者來參會(huì)會(huì)。無論是是哪種情況況，對(duì)媒媒體記者的的接待工作作都不容小小視28四、特殊殊人員的接接待（三）陪陪同人員員的接待陪同人員是是指陪同參參會(huì)人員到到會(huì)的非參參會(huì)人員，，一般為為參會(huì)人員員的配偶、、子女或或其他親友友。據(jù)《會(huì)會(huì)議與例例會(huì)》中中的最新會(huì)會(huì)議市場(chǎng)報(bào)報(bào)告，目目前每年約約有１１０００萬萬配偶出席席各類大會(huì)會(huì)及公司會(huì)會(huì)議，因因此，陪陪同人員的的接待也是是會(huì)議組織織者不能忽忽略的問題題29四、特殊殊人員的接接待（三）陪陪同人員員的接待陪同人員是是指陪同參參會(huì)人員到到會(huì)的非參參會(huì)人員，，一般為為參會(huì)人員員的配偶、、子女或或其他親友友。據(jù)《會(huì)會(huì)議與例例會(huì)》中中的最新會(huì)會(huì)議市場(chǎng)報(bào)報(bào)告，目目前每年約約有１１０００萬萬配偶出席席各類大會(huì)會(huì)及公司會(huì)會(huì)議，因因此，陪陪同人員的的接待也是是會(huì)議組織織者不能忽忽略的問題題30任務(wù)二會(huì)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)服服務(wù)與管理理一、組織織會(huì)議簽到到為及時(shí)、準(zhǔn)準(zhǔn)確地統(tǒng)統(tǒng)計(jì)到會(huì)人人數(shù)，會(huì)會(huì)議簽到環(huán)環(huán)節(jié)必不可可少。況且且，如代代表大會(huì)等等會(huì)議只有有達(dá)到一定定人數(shù)才能能召開，否否則會(huì)議議通過的決決議無效。。因此，會(huì)會(huì)議簽到到是一項(xiàng)重重要的會(huì)務(wù)務(wù)工作。31一、組織織會(huì)議簽到到（一）會(huì)會(huì)議簽到到的方式會(huì)議簽到主主要有簿式式簽到、證證卡簽到到、會(huì)務(wù)務(wù)工作人員員代為簽到到、座次次表簽到、、電腦簽簽到等方式式。323334一、組織織會(huì)議簽到到（二）簽簽到應(yīng)注注意的事項(xiàng)項(xiàng)１會(huì)前要要將簽到的的相關(guān)工具具、設(shè)備備準(zhǔn)備好，，如簽到到簿、簽簽到卡、花花名冊(cè)、、座次表表和簽到機(jī)機(jī)等，且且準(zhǔn)備的數(shù)數(shù)量要充足足。還需準(zhǔn)準(zhǔn)備記事本本、簽字字筆等必備備文具。２會(huì)務(wù)人人員要事先先安排好簽簽到處，并并提前在在簽到處等等候。如果果簽到時(shí)同同時(shí)發(fā)放會(huì)會(huì)議文件，，則應(yīng)將將有關(guān)材料料袋裝好，，以免代代表簽到時(shí)時(shí)等候，顯顯得手忙忙腳亂。35一、組織織會(huì)議簽到到３統(tǒng)計(jì)到到會(huì)人數(shù)是是一項(xiàng)細(xì)致致工作，領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)往往往會(huì)在開會(huì)會(huì)前一兩分分鐘向會(huì)務(wù)務(wù)工作人員員要到會(huì)人人數(shù)、缺缺席人數(shù)及及其名單，，這就需需要會(huì)務(wù)工工作人員以以最快的速速度統(tǒng)計(jì)并并且不能出出現(xiàn)差錯(cuò)。。４大型會(huì)會(huì)議的簽到到工作比較較麻煩，這這就需要要會(huì)務(wù)秘書書耐心細(xì)致致，熱情情服務(wù)，不不能因?yàn)闉楹灥降娜巳藬?shù)眾多而而降低服務(wù)務(wù)質(zhì)量。36二、發(fā)放放會(huì)議文件件會(huì)議文件的的發(fā)放是會(huì)會(huì)議的一項(xiàng)項(xiàng)最基本的的工作，大大中型會(huì)會(huì)議要發(fā)送送的文件很很多，包包括論文集集、日程程、參會(huì)會(huì)須知、禮禮品和資資料包等，，這就要要求會(huì)務(wù)工工作人員了了解發(fā)放會(huì)會(huì)議文件的的基本要求求，及時(shí)時(shí)、準(zhǔn)確確地把會(huì)議議文件發(fā)放放到參會(huì)者者手中。會(huì)會(huì)議文件的的發(fā)放主要要有三種形形式：１即在參參會(huì)人員簽簽到時(shí)發(fā)放放或由會(huì)務(wù)務(wù)工作人員員在會(huì)場(chǎng)入入口處分發(fā)發(fā)給參會(huì)人人員；也也可以把材材料在開會(huì)會(huì)前按要求求擺放在每每位參會(huì)人人員的座位位上。37二、發(fā)放放會(huì)議文件件２中發(fā)放的的文件材料料一般是會(huì)會(huì)中討論、、交流產(chǎn)產(chǎn)生的文件件，或者者是會(huì)前不不便發(fā)放的的機(jī)密文件件。會(huì)中發(fā)發(fā)放材料，，會(huì)務(wù)組組可把工作作人員分成成小組，分分頭負(fù)責(zé)責(zé)某中文件件的發(fā)放和和回收。３即在代代表簽到時(shí)時(shí)發(fā)給代表表領(lǐng)取會(huì)議議文件的票票證，代代表們?cè)跁?huì)會(huì)前憑票領(lǐng)領(lǐng)取。38三、引導(dǎo)導(dǎo)參會(huì)人員員入座參會(huì)人員事事先可能不不熟悉會(huì)場(chǎng)場(chǎng)，因此此，會(huì)務(wù)務(wù)工作人員員負(fù)責(zé)將參參會(huì)者引導(dǎo)導(dǎo)到相應(yīng)的的座位，這這樣既方便便參會(huì)人員員，又維維持了會(huì)場(chǎng)場(chǎng)秩序。一一些大中型型會(huì)議更需需要會(huì)務(wù)人人員引導(dǎo)參參會(huì)人員入入座。采用用印刷座次次表的引導(dǎo)導(dǎo)方式，即即在會(huì)場(chǎng)場(chǎng)上設(shè)立指指示標(biāo)記、、在簽到到證或出席席證上注明明座次號(hào)碼碼等方式，，能讓參參會(huì)人員順順利找到自自己的座次次，同時(shí)時(shí)也可以減減輕會(huì)務(wù)工工作人員的的負(fù)擔(dān)。39四、安排開開幕式（一）開開幕式的形式式開幕式的形式式主要有兩類類：一類是是以致辭為主主；另一類類是以文藝演演出為主?，F(xiàn)現(xiàn)在很多大型型會(huì)議的開幕幕式是兼有致致辭和文藝演演出。（二）開開幕式的時(shí)間間會(huì)議的開幕式式可以安排在在會(huì)議正式開開始的前一天天晚上，也也可以安排在在會(huì)議正式開開始的第一天天上午。國(guó)際際會(huì)議開幕式式的時(shí)間安排排不盡相同，，通常是由由東道國(guó)來決決定。40四、安排開開幕式（三）開開幕式的地點(diǎn)點(diǎn)開幕式地點(diǎn)的的選擇取決于于參加開幕式式的人數(shù)。（四）開開幕式的程序序“好的開始始是成功的一一半”，開開幕式作為為會(huì)議的第一一步，對(duì)整整個(gè)會(huì)議起著著非常重要的的作用。許多多大型會(huì)議，，尤其是國(guó)國(guó)際會(huì)議，在在開幕式上上都會(huì)邀請(qǐng)國(guó)國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人出出席并致辭，，這已成為為世界各國(guó)舉舉辦會(huì)議的一一種潮流。41五、安排會(huì)會(huì)議發(fā)言會(huì)議發(fā)言人的的安排一般是是有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)決決定，但會(huì)會(huì)務(wù)工作人員員可能被委托托提出安排意意見，供領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)審定。有的的會(huì)議盡管事事先已經(jīng)安排排好發(fā)言者，，但由于種種種原因，需需要臨時(shí)更更換發(fā)言者，，這也需要要會(huì)務(wù)工作人人員及時(shí)掌握握情況，迅迅速做好更換換發(fā)言人的工工作。42五、安排會(huì)會(huì)議發(fā)言（一）注注意國(guó)家、地地區(qū)或部門門的平衡一些大型的國(guó)國(guó)際會(huì)議，安安排發(fā)言者者應(yīng)考慮到參參會(huì)國(guó)家所屬屬的區(qū)域。在在國(guó)際會(huì)議上上，既要安安排來自發(fā)達(dá)達(dá)歐美國(guó)家的的代表發(fā)言，，又要重視視來自亞洲發(fā)發(fā)展中國(guó)家的的代表，同同時(shí)還要安排排不發(fā)達(dá)的非非洲國(guó)家的代代表發(fā)言，體體現(xiàn)全球經(jīng)經(jīng)濟(jì)一體化協(xié)協(xié)調(diào)發(fā)展的精精神。43五、安排會(huì)會(huì)議發(fā)言（二）注注意高層領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)與基層領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)（或普通通會(huì)議代表））的平衡高高層領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)發(fā)言，可能能站位高、內(nèi)內(nèi)容全面、、理論性較較強(qiáng)；而基基層領(lǐng)導(dǎo)或做做具體工作的的參會(huì)人員的的發(fā)言，可可能內(nèi)容具體體，材料豐豐富生動(dòng)。將將兩種發(fā)言者者的發(fā)言適當(dāng)當(dāng)穿插安排，，可使會(huì)議議發(fā)言有起有有落，避免免單調(diào)。44五、安排會(huì)會(huì)議發(fā)言（三）注注意主題平衡衡每個(gè)發(fā)言者的的主題要符合合會(huì)議主題，，但要避免免重復(fù)。除非非為達(dá)到某種種效果，最最好不要安排排內(nèi)容相同的的會(huì)議發(fā)言。。這就要求會(huì)會(huì)務(wù)工作人員員提前熟悉發(fā)發(fā)言者的發(fā)言言稿，提示示發(fā)言者應(yīng)在在同一主題的的統(tǒng)領(lǐng)下反映映不同的風(fēng)格格，避免單單調(diào)乏味。45六、組織分分組討論在大、中型型會(huì)議中，許許多議題往往往是先放到到小組中討論論，形成初初步意見，然然后經(jīng)大會(huì)會(huì)通過。所以以，組織分分組討論是會(huì)會(huì)議中的一項(xiàng)項(xiàng)重要工作。。一般來說，，對(duì)參會(huì)人人員進(jìn)行分組組有兩種方法法：一是按按地區(qū)分組；；二是按專專業(yè)分組。不不管以哪種方方法分組都要要事先召集人人和確定記錄錄員。為了及及時(shí)了解各小小組的討論情情況，可派派會(huì)務(wù)工作人人員分別下到到各組了解討討論動(dòng)態(tài)、進(jìn)進(jìn)展情況等等，及時(shí)反反映到會(huì)務(wù)組組，從而更更快地解決所所討論的問題題。46七、做好會(huì)會(huì)議記錄會(huì)議記錄是記記錄原始情況況和具體內(nèi)容容的文字材料料，是會(huì)后后研究工作、、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)驗(yàn)或編寫會(huì)議議紀(jì)要的重要要依據(jù)，它它具有原始性性和客觀性。。每場(chǎng)會(huì)議都都需要記錄，，并要妥善善保管以備查查考。在一些些法定會(huì)議中中，會(huì)議記記錄經(jīng)發(fā)言者者和會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)人簽字后，，具有法律律效力。47七、做好會(huì)會(huì)議記錄（一）會(huì)會(huì)議記錄的要要求秘書人員在進(jìn)進(jìn)行會(huì)議記錄錄時(shí)，要遵遵循以下要求求：１會(huì)議記錄錄應(yīng)如實(shí)記錄錄會(huì)議議題、、報(bào)告、決決議、重重要發(fā)言等，，尤其是關(guān)關(guān)鍵問題或有有分歧的意見見。會(huì)議記錄錄要用速記的的方法記錄材材料，會(huì)后后應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)化化成規(guī)范的文文字材料以備備查考。２會(huì)議記錄錄應(yīng)及時(shí)歸納納總結(jié)，做做到有條有理理、重點(diǎn)突突出。３會(huì)議記錄錄的內(nèi)容要做做到完整，應(yīng)應(yīng)包括標(biāo)題題、議題、、散會(huì)、結(jié)結(jié)束等字樣樣。如果是重重要會(huì)議，記記錄完畢后后記錄人員和和主持人要簽簽字。48七、做好會(huì)會(huì)議記錄（二）會(huì)會(huì)議記錄的基基本結(jié)構(gòu)會(huì)議記錄一般般由標(biāo)題、基基本情況、、主體和記記錄者簽字四四部分組成。。標(biāo)題。會(huì)議記記錄的標(biāo)題比比較簡(jiǎn)單，結(jié)結(jié)構(gòu)是：會(huì)會(huì)議名稱＋＋記錄，如如，“×××公司×××××年××月×日日第×次部部門經(jīng)理例會(huì)會(huì)記錄”。?；厩闆r?；厩闆r即會(huì)會(huì)議記錄的開開頭部分，要要分項(xiàng)完整整記錄會(huì)議的的有關(guān)情況，，包括時(shí)間間、地點(diǎn)、、主持者、、出席者、、缺席者、、列席者、、記錄者七七要素。主體部分。主主體部分是會(huì)會(huì)議記錄的核核心內(nèi)容，包包括議題和和發(fā)言記錄。。49八、內(nèi)外聯(lián)聯(lián)絡(luò)工作會(huì)議信息需要要及時(shí)傳遞。。所以，會(huì)會(huì)議過程中需需要會(huì)務(wù)工作作人員保持內(nèi)內(nèi)外聯(lián)系，以以便保證信信息的暢通。。具體而言，，會(huì)務(wù)秘書書要掌握會(huì)議議動(dòng)態(tài)，隨隨時(shí)向主持人人匯報(bào)會(huì)議的的進(jìn)展情況、、參會(huì)人員員的建議要求求等，同時(shí)時(shí)及時(shí)將有關(guān)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和主持持人的意見傳傳達(dá)下去，做做到上通下下順。50九、安排閉閉幕式舉辦會(huì)議要有有始有終，因因此，大大型會(huì)議經(jīng)常常會(huì)安排閉幕幕式。一來可可以總結(jié)會(huì)議議；二來可可以借機(jī)感謝謝相關(guān)人員或或單位。與開開幕式相比，，閉幕式的的程序相對(duì)簡(jiǎn)簡(jiǎn)單，通常常是由一位會(huì)會(huì)議負(fù)責(zé)人代代表會(huì)議組委委員會(huì)對(duì)會(huì)議議進(jìn)行總結(jié)。。51十、會(huì)場(chǎng)服服務(wù)（一）攝攝影、攝像像服務(wù)會(huì)議不僅要留留有文字性記記錄資料，而而且要留有有圖片聲像資資料。這就需需要會(huì)議主辦辦方提供攝影影、攝像服服務(wù)。52十、會(huì)場(chǎng)服服務(wù)（二）計(jì)計(jì)算機(jī)速記服服務(wù)計(jì)算機(jī)速記是是使用計(jì)算機(jī)機(jī)對(duì)語言、文文字等中文文信息實(shí)時(shí)速速記并生成電電子文本的速速記方法。隨隨著科技信息息的快速發(fā)展展，計(jì)算機(jī)機(jī)速記在眾多多會(huì)議中成為為一種潮流。。目前技術(shù)最最成熟、應(yīng)應(yīng)用最廣泛的的計(jì)算機(jī)速記記是亞偉速記記。與傳統(tǒng)的的記錄方式相相比，計(jì)算算機(jī)速記具有有速度快、效效率高、強(qiáng)強(qiáng)度低等特特點(diǎn)。53十、會(huì)場(chǎng)服服務(wù)（三）外外語翻譯服務(wù)務(wù)隨著國(guó)際化程程度的提高，，國(guó)際會(huì)議議的召開越來來越頻繁，對(duì)對(duì)外語翻譯譯的要求也越越來越大。這這就要求會(huì)議議組織在選擇擇外語翻譯時(shí)時(shí)一定不能馬馬虎，要注注重外語翻譯譯服務(wù)的質(zhì)量量。首先，外外語水平一一定要高；其其次，專專業(yè)水平較高高；第三，，服務(wù)意識(shí)識(shí)強(qiáng)。同時(shí)，，會(huì)議組織織要讓翻譯人人員事先熟悉悉會(huì)議的相關(guān)關(guān)內(nèi)容和要求求，為會(huì)議議的同聲傳譯譯做好充分準(zhǔn)準(zhǔn)備。54十、會(huì)場(chǎng)服服務(wù)（四）視視聽設(shè)備及其其他硬件服務(wù)務(wù)會(huì)議的視聽設(shè)設(shè)備既可以是是低科技含量量的支架或配配套掛圖，也也可以是諸諸如雙投影屏屏幕這樣的高高科技含量的的裝置。其最最基本的設(shè)備備包括：音音響系統(tǒng)、投投影儀、燈燈光和錄像像等。在選擇擇ＡＶ（（ＡｕｄｄｉｏｏＶｉｄｄｅｏ））設(shè)備時(shí)時(shí)一定要注意意與會(huì)議室布布局的配套使使用問題，因因?yàn)闀?huì)議室室或會(huì)議場(chǎng)所所的布局與ＡＡＶ設(shè)備的的使用效果有有緊密的聯(lián)系系。55任務(wù)三會(huì)議議食宿服務(wù)一、會(huì)議住住宿服務(wù)（一）對(duì)對(duì)備選會(huì)議住住宿供應(yīng)機(jī)構(gòu)構(gòu)的考察1對(duì)本地地的住宿供應(yīng)應(yīng)機(jī)構(gòu)的選擇擇，會(huì)議主主辦方一定要要根據(jù)會(huì)議的的類型、參參會(huì)者的層次次、議題的的重要性等，，合理確定定不同參會(huì)人人員的住宿標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和接待規(guī)規(guī)格，并以以此為依據(jù)，，最后圈定定幾家符合基基本條件的住住宿供應(yīng)機(jī)構(gòu)構(gòu)，以備進(jìn)進(jìn)一步考察。。56一、會(huì)議住住宿服務(wù)2對(duì)備選住住宿供應(yīng)機(jī)構(gòu)構(gòu)考察的重點(diǎn)點(diǎn)包括：（１）在在會(huì)議期間間可供使用的的房間總數(shù)。。（２）是是否有不同同的房型滿足足不同參會(huì)人人員的需求。。（３）客客房的配置置條件。（４）客客房的服務(wù)務(wù)質(zhì)量。57一、會(huì)議住住宿服務(wù)（二）會(huì)會(huì)議住宿房間間的預(yù)訂一旦住宿供應(yīng)應(yīng)機(jī)構(gòu)確定，，會(huì)議主辦辦方就要為參參會(huì)人員預(yù)訂訂住宿房間。。這就要求做做好以下幾方方面的工作：：１會(huì)議報(bào)報(bào)到之前，無無法確定準(zhǔn)準(zhǔn)確的客房數(shù)數(shù)量及類型。。因此，會(huì)會(huì)議主辦方應(yīng)應(yīng)通過以往會(huì)會(huì)議住宿記錄錄和預(yù)計(jì)與住住宿供應(yīng)機(jī)構(gòu)構(gòu)簽訂客房預(yù)預(yù)訂合約。58一、會(huì)議住住宿服務(wù)２對(duì)于中小小型會(huì)議，對(duì)對(duì)參會(huì)人員員的住宿安排排比較簡(jiǎn)單，，在會(huì)議通通知上直接說說明為其預(yù)訂訂的住宿房間間，等參會(huì)會(huì)人員報(bào)到時(shí)時(shí)再告知其具具體情況。而而對(duì)于一些參參會(huì)人數(shù)眾多多的會(huì)議，會(huì)會(huì)議主辦方方需要在會(huì)議議通知（邀邀請(qǐng)函）中附附寄住宿登記記卡（申請(qǐng)請(qǐng)表），根根據(jù)登記表表提供相應(yīng)的的住宿服務(wù)。。59一、會(huì)會(huì)議議住宿宿服務(wù)務(wù)３收收到參參會(huì)人人員的的住宿宿申請(qǐng)請(qǐng)表后后，會(huì)會(huì)議議主辦辦方或或住宿宿供應(yīng)應(yīng)機(jī)構(gòu)構(gòu)應(yīng)及及時(shí)為為其預(yù)預(yù)訂房房間并并將住住宿確確認(rèn)書書寄（（或或傳真真、電電話話）給給參參會(huì)人人員。。如果果住宿宿機(jī)構(gòu)構(gòu)回復(fù)復(fù)確認(rèn)認(rèn)函比比較晚晚，會(huì)會(huì)議議主辦辦方應(yīng)應(yīng)催促促４會(huì)會(huì)議議有時(shí)時(shí)需要要提供供特殊殊服務(wù)務(wù)，預(yù)預(yù)訂訂一些些特殊殊客房房，主主要要是為為會(huì)議議發(fā)言言人、、貴貴賓和和舉辦辦單位位的職職員準(zhǔn)準(zhǔn)備的的。60一、會(huì)會(huì)議議住宿宿服務(wù)務(wù)（三三）參參會(huì)會(huì)人員員入住住期間間的住住宿服服務(wù)１參參會(huì)人人員的的入住住服務(wù)務(wù)是會(huì)會(huì)議主主辦方方在會(huì)會(huì)議期期間的的重要要工作作之一一。服服務(wù)內(nèi)內(nèi)容包包括：：（１１））早早到參參會(huì)人人員的的入住住服務(wù)務(wù)。（２２））集集中到到達(dá)的的參會(huì)會(huì)人員員的入入住服服務(wù)。。２參參會(huì)人人員會(huì)會(huì)議期期間的的住宿宿服務(wù)務(wù)雖然然主要要是由由住宿宿供應(yīng)應(yīng)機(jī)構(gòu)構(gòu)負(fù)責(zé)責(zé)，但但作作為會(huì)會(huì)議舉舉辦方方，應(yīng)應(yīng)對(duì)對(duì)參會(huì)會(huì)人員員住宿宿的舒舒適、、滿滿意度度情況況進(jìn)行行及時(shí)時(shí)調(diào)查查了解解61一、會(huì)會(huì)議議住宿宿服務(wù)務(wù)３很很多會(huì)會(huì)議在在最后后一天天也有有很多多議程程，會(huì)會(huì)議議結(jié)束束時(shí)間間延長(zhǎng)長(zhǎng)到中中午１１２２點(diǎn)以以后，，或或者參參會(huì)人人員因因航班班或火火車要要到下下午或或晚上上才能能離開開，而而一一般的的住宿機(jī)構(gòu)構(gòu)都要要求在在１２２點(diǎn)點(diǎn)前退退房，，這這就要要求會(huì)會(huì)議舉舉辦方方與住住宿供供應(yīng)機(jī)機(jī)構(gòu)事事先協(xié)協(xié)商好好退房房時(shí)間間，爭(zhēng)爭(zhēng)取取延遲遲退房房時(shí)間間。62二、會(huì)會(huì)議議餐飲飲服務(wù)務(wù)會(huì)期半半天以以上的的正規(guī)規(guī)會(huì)議議，除除了了展覽覽會(huì)不不統(tǒng)一一安排排餐飲飲（特特邀邀嘉賓賓或者者重要要客戶戶除外外），，其其他他會(huì)議議通常常需要要統(tǒng)一一安排排餐飲飲。一一般而而言，，參參會(huì)人人員對(duì)對(duì)會(huì)議議期間間的餐餐飲服服務(wù)非非常重重視，，因因此，，辦辦會(huì)機(jī)機(jī)構(gòu)應(yīng)應(yīng)做好好會(huì)議議餐飲飲的服服務(wù)工工作，，努努力為為參會(huì)會(huì)人員員提供供健康康、營(yíng)營(yíng)養(yǎng)養(yǎng)、美美味味的餐餐飲，，使使他們們?cè)跁?huì)會(huì)議期期間的的每一一天都都感到到精力力飽滿滿、心心情情愉快快。63二、會(huì)會(huì)議議餐飲飲服務(wù)務(wù)（一一）會(huì)會(huì)議議用餐餐地點(diǎn)點(diǎn)、用用餐餐方式式的安安排１會(huì)會(huì)議用用餐地地點(diǎn)應(yīng)應(yīng)盡量量離會(huì)會(huì)場(chǎng)近近一些些，為為了了便于于管理理，很很多多會(huì)議議舉辦辦機(jī)構(gòu)構(gòu)選擇擇既能能提供供各種種會(huì)議議室，，又又能為為中大大型會(huì)會(huì)議提提供會(huì)會(huì)議餐餐飲的的酒店店或會(huì)會(huì)議中中心。。在確確定用用餐地地點(diǎn)之之前，，會(huì)會(huì)議工工作人人員應(yīng)應(yīng)仔細(xì)細(xì)考察察用餐餐地點(diǎn)點(diǎn)的具具體情情況64二、會(huì)會(huì)議議餐飲飲服務(wù)務(wù)２會(huì)會(huì)議議期間間，正正式式的進(jìn)進(jìn)餐時(shí)時(shí)間為為早上上、中中午午和晚晚上。。會(huì)議議工作作人員員應(yīng)根根據(jù)參參會(huì)人人員對(duì)對(duì)三餐餐的不不同要要求，，安安排適適宜的的用餐餐方式式。65二、會(huì)會(huì)議議餐飲飲服務(wù)務(wù)（二二）每每餐餐菜單單的確確定和和酒水水的安安排１誰誰也不不會(huì)愿愿意幾幾天重重復(fù)同同樣的的菜肴肴，因因此此，會(huì)會(huì)議議組織織方應(yīng)應(yīng)為參參會(huì)人人員精精心選選擇每每一餐餐的菜菜單。。在確確定菜菜單時(shí)時(shí)，除除了了預(yù)算算的因因素，，還還應(yīng)考考慮以以下方方面：：（１１））菜菜肴的的道數(shù)數(shù)與分分量。。（２２））花花色品品種多多樣化化。（３３））具具有地地方特特色。。（４４））具具有時(shí)時(shí)令特特征。。（５５））照照顧參參會(huì)人人員的的特殊殊用餐餐要求求。66二、會(huì)會(huì)議議餐飲飲服務(wù)務(wù)２會(huì)會(huì)議用用餐地地點(diǎn)提提供的的酒水水價(jià)格格一般般偏高高，會(huì)會(huì)議議組織織方如如果希希望降降低成成本的的話，，應(yīng)應(yīng)與用用餐地地點(diǎn)的的餐飲飲部門門商談?wù)劊笄笞詭Ь扑?。不不同參參?huì)人人員對(duì)對(duì)酒水水的消消費(fèi)差差別很很大，，如如果餐餐飲費(fèi)費(fèi)是從從參會(huì)會(huì)人員員的會(huì)會(huì)務(wù)費(fèi)費(fèi)里列列支，，會(huì)會(huì)議組組織方方在酒酒類的的安排排上就就要考考慮到到公平平。67二、會(huì)會(huì)議議餐飲飲服務(wù)務(wù)（三三）會(huì)會(huì)議議餐飲飲服務(wù)務(wù)的其其他注注意事事項(xiàng)１會(huì)會(huì)議供供餐機(jī)機(jī)構(gòu)需需要提提前有有針對(duì)對(duì)性地地準(zhǔn)備備食物物，配配備備服務(wù)務(wù)人員員，避避免免出現(xiàn)現(xiàn)備餐餐不足足或過過多等等情況況。２在在參會(huì)會(huì)人員員眾多多，且且參參會(huì)人人員在在用餐餐問題題上變變數(shù)較較多、、差差別較較大的的情況況下，，會(huì)會(huì)議組組織方方可以以通過過發(fā)放放餐券券或餐餐卡的的方式式來辨辨認(rèn)進(jìn)進(jìn)餐者者的身身份。。68二、會(huì)會(huì)議議餐飲飲服務(wù)務(wù)３如如果會(huì)會(huì)議上上午的的議程程沒按按計(jì)劃劃進(jìn)行行，那那么么午餐餐會(huì)與與預(yù)訂訂的時(shí)時(shí)間脫脫節(jié)（（提提前或或推遲遲），，這這就就要求求會(huì)議議舉辦辦方及及時(shí)告告知會(huì)會(huì)議供供餐機(jī)機(jī)構(gòu)的的服務(wù)務(wù)經(jīng)理理，以以便便其吩吩咐廚廚房按按新的的時(shí)間間安排排調(diào)整整供餐餐工作作。４如如果集集中用用餐的的參會(huì)會(huì)人員員較多多，為為了了避免免混亂亂，會(huì)會(huì)議議工作作人員員除了了提前前安排排桌次次和座座次，，還還需要要做好好引導(dǎo)導(dǎo)５對(duì)對(duì)于那那些因因會(huì)議議的原原因不不能按按時(shí)用用餐的的參會(huì)會(huì)人員，，會(huì)會(huì)議舉舉辦方方應(yīng)給給予特特別的的餐飲飲照顧顧。69二、會(huì)會(huì)議議餐飲飲服務(wù)務(wù)（四四）會(huì)會(huì)間間茶歇歇的安安排與與服務(wù)務(wù)茶歇在在會(huì)議議中非非常流流行，，如如何安安排茶茶歇也也是會(huì)會(huì)務(wù)工工作人人員的的工作作范圍圍。１茶茶歇是是為會(huì)會(huì)間休休息、、氣氣氛調(diào)調(diào)節(jié)而而設(shè)置置的小小型簡(jiǎn)簡(jiǎn)易茶茶話會(huì)會(huì)。２準(zhǔn)準(zhǔn)備茶茶歇是是一個(gè)個(gè)非常常細(xì)致致的過過程，，要要求會(huì)會(huì)議工工作人人員在在茶歇歇預(yù)訂訂時(shí)間間之前前，將將點(diǎn)點(diǎn)心、、飲飲品、、擺擺飾迅迅速擺擺放好好，對(duì)對(duì)各各種熱熱飲所所需的的杯子子、勺勺子子、盛盛放放配料料的糖糖罐、、牛牛奶罐罐等都都安置置在便便于取取用的的地方方。70任務(wù)四四會(huì)會(huì)議后后勤保保障服服務(wù)一、會(huì)會(huì)議議交通通服務(wù)務(wù)會(huì)前會(huì)會(huì)后的的迎接接和歡歡送、、會(huì)會(huì)議期期間的的日常常用車車、會(huì)會(huì)議議集體體活動(dòng)動(dòng)，都都需需要會(huì)會(huì)議組組織方方提供供交通通服務(wù)務(wù)。交交通服服務(wù)的的主要要內(nèi)容容包括括籌備備、調(diào)調(diào)配配、停停放放車輛輛。會(huì)會(huì)議交交通服服務(wù)是是辦會(huì)會(huì)工作作的一一個(gè)重重要環(huán)環(huán)節(jié)，，這這就要要求會(huì)會(huì)議工工作人人員要要做好好這項(xiàng)項(xiàng)服務(wù)務(wù)。71一、會(huì)會(huì)議議交通通服務(wù)務(wù)（一一）會(huì)會(huì)議議用車車制度度及工工作人人員的的確定定１為為了會(huì)會(huì)議用用車科科學(xué)合合理，，會(huì)會(huì)議舉舉辦方方事先先必須須制定定關(guān)于于會(huì)議議用車車的制制度，，預(yù)預(yù)防職職責(zé)不不清、、安安全隱隱患、、濫濫用車車輛等等問題題的發(fā)發(fā)生。。２會(huì)會(huì)議交交通服服務(wù)的的工作作安排排比較較復(fù)雜雜，要要求求會(huì)議議組織織事先先將交交通服服務(wù)具具體工工作一一一列列出，，力力求做做到周周密細(xì)細(xì)致。。72一、會(huì)會(huì)議議交通通服務(wù)務(wù)３會(huì)議議用車車的人人員安安排（１１））安安排優(yōu)優(yōu)秀的的司機(jī)機(jī)。（２２））必必要時(shí)時(shí)配備備隨車車人員員。（３３））對(duì)對(duì)司機(jī)機(jī)和隨隨車人人員的的培訓(xùn)訓(xùn)。73一、會(huì)會(huì)議議交通通服務(wù)務(wù)（二二）會(huì)會(huì)議議用車車的組組織１會(huì)會(huì)議用用車的的類型型、數(shù)數(shù)量量應(yīng)根根據(jù)與與會(huì)人人員的的多少少、級(jí)級(jí)別等等來確確定２如如會(huì)議議主辦辦方車車輛不不夠，，需需向別別的單單位借借或租租車輛輛和司司機(jī)。。３會(huì)會(huì)議用用車要要做到到合理理配置置，對(duì)對(duì)每每類車車的用用途、、接接載對(duì)對(duì)象都都要明明確，，用用車能能固定定的盡盡可能能予以以固定定74一、會(huì)會(huì)議議交通通服務(wù)務(wù)（三三）會(huì)會(huì)議議車輛輛的停停放１大大、中中型型會(huì)議議，應(yīng)應(yīng)準(zhǔn)準(zhǔn)備足足夠的的停車車場(chǎng)地地。２會(huì)會(huì)議車車輛停停放的的指揮揮管理理（１１））指指揮車車輛停停放的的原則則。（２２））根根據(jù)不不同情情況指指揮車車輛停停放。。（３３））車車輛停停放排排列的的方法法。75二、會(huì)會(huì)議議的安安全保保衛(wèi)會(huì)議安安全保保衛(wèi)工工作規(guī)規(guī)格和和內(nèi)容容要根根據(jù)會(huì)會(huì)議的的性質(zhì)質(zhì)、規(guī)規(guī)模模、內(nèi)內(nèi)容容、參參加加人員員的級(jí)級(jí)別等等來確確定。。國(guó)際際性會(huì)會(huì)議、、黨黨和國(guó)國(guó)家的的重要要會(huì)議議、大大型型會(huì)議議（如如省省一級(jí)級(jí)的代代表大大會(huì)，，市市、縣縣有有相當(dāng)當(dāng)規(guī)模模的群群眾大大會(huì)）），，或或內(nèi)容容十分分重要要、需需要要絕對(duì)對(duì)保密密的中中小型型會(huì)議議，都都應(yīng)應(yīng)設(shè)立立專門門的會(huì)會(huì)議安安全保保衛(wèi)工工作組組。76二、會(huì)會(huì)議議的安安全保保衛(wèi)會(huì)議的的安全全保衛(wèi)衛(wèi)工作作主要要包括括以下下內(nèi)容容：（一））制訂訂會(huì)議安安全保衛(wèi)衛(wèi)工作方方案（二））維持持會(huì)議場(chǎng)場(chǎng)所秩序序（三））保護(hù)護(hù)參會(huì)人人員人身身安全（四））保護(hù)護(hù)參會(huì)人人員的財(cái)財(cái)產(chǎn)安全全（五））其他他方面的的安全注注意事項(xiàng)項(xiàng)77三、會(huì)會(huì)議的醫(yī)醫(yī)療衛(wèi)生生服務(wù)會(huì)議的醫(yī)醫(yī)療衛(wèi)生生服務(wù)，，直接接關(guān)系到到參會(huì)人人員的身身體健康康。因此此，建建立醫(yī)療療衛(wèi)生保保障制度度十分必必要。會(huì)會(huì)議醫(yī)療療衛(wèi)生保保障制度度主要包包括疾病病醫(yī)療、、食品品衛(wèi)生、、飲水水衛(wèi)生、、會(huì)場(chǎng)場(chǎng)衛(wèi)生、、住宿衛(wèi)衛(wèi)生、個(gè)個(gè)人衛(wèi)衛(wèi)生和環(huán)環(huán)境衛(wèi)生生制度等等。各種種大中型型會(huì)議都都必須配配備必要要的專職職或兼職職醫(yī)生，，或就就近指定定就診醫(yī)醫(yī)院；對(duì)對(duì)流行行性疾病病，必必須免疫疫預(yù)防；；對(duì)年年老體弱弱者、急急重病病人，必必須給給予特殊殊照顧。。78四、會(huì)會(huì)場(chǎng)的清清潔整理理工作（一））保持持會(huì)議場(chǎng)場(chǎng)所的干干凈整潔潔（二））每次次會(huì)后的的場(chǎng)地整整理與重重新布置置79五、會(huì)會(huì)中突發(fā)發(fā)事件的的處理從現(xiàn)場(chǎng)簽簽到到閉閉幕宴會(huì)會(huì)，整整個(gè)會(huì)議議過程人人員都非非常集中中，一一旦出現(xiàn)現(xiàn)自然災(zāi)災(zāi)害（如如地震震、龍卷卷風(fēng)）、、火火災(zāi)、恐恐怖襲襲擊、公公共衛(wèi)衛(wèi)生突發(fā)發(fā)事件（（如食食物中毒毒、流流行性傳傳染?。┑龋?，后果果不堪設(shè)設(shè)想。作作為會(huì)務(wù)務(wù)組織方方應(yīng)充分分考慮可可能發(fā)生生的意外外情況，，進(jìn)行行會(huì)議安安全策劃劃，做做好應(yīng)對(duì)對(duì)各種突發(fā)事件件的人力力、物物力等方方面的準(zhǔn)準(zhǔn)備。80五、會(huì)會(huì)中突發(fā)發(fā)事件的的處理（一））會(huì)議議安全策策劃（二））各種種會(huì)議突突發(fā)事件件的應(yīng)對(duì)對(duì)策略81任務(wù)五會(huì)會(huì)議游游覽和聯(lián)聯(lián)誼服務(wù)務(wù)一、會(huì)會(huì)議參觀觀與游覽覽服務(wù)（一））會(huì)議議參觀的的安排與與服務(wù)會(huì)議期間間安排與與會(huì)議議議題相關(guān)關(guān)的參觀觀、考考察，一一方面面可加深深參會(huì)者者對(duì)相關(guān)關(guān)議題的的直觀認(rèn)認(rèn)識(shí)，另另一方方面，辦辦會(huì)機(jī)機(jī)構(gòu)及其其利益相相關(guān)組織織可以借借此機(jī)會(huì)會(huì)宣傳與與會(huì)議相相關(guān)的工工作場(chǎng)地地、工作作項(xiàng)目、、產(chǎn)品品和服務(wù)務(wù)等。82一、會(huì)會(huì)議參觀觀與游覽覽服務(wù)（二））會(huì)議議游覽的的安排與與服務(wù)較長(zhǎng)時(shí)間間的會(huì)議議，特特別是在在旅游地地召開的的會(huì)議，，一般般都安排排與會(huì)者者到名勝勝古跡游游覽。做做好游覽覽的安排排和服務(wù)務(wù)，也也就成了了辦會(huì)機(jī)機(jī)構(gòu)的一一項(xiàng)任務(wù)務(wù)。83二、會(huì)會(huì)議期間間的聯(lián)誼誼和休閑閑服務(wù)聯(lián)誼和休休閑活動(dòng)動(dòng)，可可加深參參會(huì)人員員之間的的了解、、增進(jìn)進(jìn)友誼。。因此，，會(huì)議議主辦方方可根據(jù)據(jù)參會(huì)人人員的特特點(diǎn)、聯(lián)聯(lián)誼需需求等，，組織織聯(lián)誼休休閑活動(dòng)動(dòng)。常見見的聯(lián)誼誼、休休閑活動(dòng)動(dòng)有：宴宴會(huì)、、聯(lián)歡歡會(huì)、舞舞會(huì)、、觀看看各種節(jié)節(jié)目表演演、購(gòu)購(gòu)物等。。84二、會(huì)會(huì)議期間間的聯(lián)誼誼和休閑閑服務(wù)（一））會(huì)議議宴會(huì)會(huì)議宴會(huì)會(huì)是按照照一定的的儀式和和程序進(jìn)進(jìn)行的聚聚餐或聚聚飲，目目的是是加強(qiáng)舉舉辦方和和參會(huì)者者之間的的聯(lián)系和和交流，，同時(shí)時(shí)為參會(huì)會(huì)者營(yíng)造造良好的的聯(lián)誼氣氣氛，是是一種種頗受歡歡迎的聯(lián)聯(lián)誼活動(dòng)動(dòng)。會(huì)議議宴會(huì)的的形式主主要有正正式宴會(huì)會(huì)、便便宴、酒酒會(huì)、、茶會(huì)會(huì)等。85二、會(huì)會(huì)議期間間的聯(lián)誼誼和休閑閑服務(wù)（二））安排排觀看節(jié)節(jié)目表演演會(huì)議期間間或會(huì)議議結(jié)束后后，會(huì)會(huì)議組織織者可以以安排參參會(huì)人員員觀看當(dāng)當(dāng)?shù)赜刑靥厣墓?jié)節(jié)目表演演。86二、會(huì)會(huì)議期間間的聯(lián)誼誼和休閑閑服務(wù)（三））為參參會(huì)者購(gòu)購(gòu)物提供供咨詢與與服務(wù)參會(huì)人員員及其陪陪同人員員開完會(huì)會(huì)之后一一般喜歡歡去逛逛逛，順順便買些些地方特特產(chǎn)。所所以，會(huì)會(huì)議組組織方應(yīng)應(yīng)考慮到到參會(huì)者者這方面面的需求求，主主動(dòng)為他他們提供供購(gòu)物方方面的信信息，如如當(dāng)?shù)氐氐脑敿?xì)細(xì)地圖、、大購(gòu)購(gòu)物中心心、著著名娛樂樂中心、、專門門銷售當(dāng)當(dāng)?shù)靥禺a(chǎn)產(chǎn)的店鋪鋪等。87二、會(huì)會(huì)議期間間的聯(lián)誼誼和休閑閑服務(wù)（四））其他他聯(lián)誼和和休閑活活動(dòng)除了上述述聯(lián)誼和和休閑活活動(dòng)，還還可以以舉行聯(lián)聯(lián)歡晚會(huì)會(huì)、舞舞會(huì)，野野餐、、釣魚魚等野外外活動(dòng)；；也可可以安排排溫泉浴浴、游游泳、登登山等等健身活活動(dòng)；還還可以以安排網(wǎng)網(wǎng)球、籃籃球、、保齡齡球甚至至高爾夫夫球等體體育競(jìng)技技活動(dòng)等等。889、靜夜四四無鄰，，荒居舊舊業(yè)貧。。。1月-231月-23Thursday,January5,202310、雨中中黃葉葉樹，，燈下下白頭頭人。。。03:13:1103:13:1103:131/5/20233:13:11A