六輪安徽項(xiàng)目辦檔案管理(一)

六輪安徽項(xiàng)目辦檔案管理

目的意義收集范圍管理原則分類方法常規(guī)資料項(xiàng)目活動(dòng)資料管理方式檔案管理的目的及意義檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，是保障項(xiàng)目工作規(guī)范開展的重要保證在信息分享的過程中要做到：正確、及時(shí)、完整以便于：1、開展督導(dǎo)評(píng)估工作2、項(xiàng)目工作經(jīng)驗(yàn)的推廣3、信息查詢的方便、快捷資料收集范圍所有與項(xiàng)目有關(guān)的具有保存價(jià)值的資料，都屬于資料收集的范圍檔案資料管理是一項(xiàng)常規(guī)的工作，包括資料的收集、整理、分析和存檔以及結(jié)果的發(fā)布等檔案資料管理也是一項(xiàng)長期的工作，所以項(xiàng)目實(shí)施單位在活動(dòng)過程中要及時(shí)收集、整理與項(xiàng)目相關(guān)的各種資料檔案管理原則專人負(fù)責(zé)、規(guī)范整理、集中管理活動(dòng)結(jié)束7天內(nèi)完成資料（會(huì)議、培訓(xùn)、督導(dǎo)等）

收集整理存檔檔案管理原則電子版的材料應(yīng)及時(shí)備份、專人管理、層次分明，以便于查詢和利用做好電腦安全工作和檔案數(shù)據(jù)保密工作對(duì)涉密數(shù)據(jù)文件必須加密碼保存，杜絕敏感數(shù)據(jù)和重要文件的泄漏檔案資料分類方法_常規(guī)資料11、管理制度包括：項(xiàng)目辦公室組織管理制度及人員分工財(cái)務(wù)管理制度設(shè)備（供應(yīng)品）及固定資產(chǎn)管理定期例會(huì)制度檔案管理制度信息管理督導(dǎo)評(píng)估制度等檔案資料分類方法_常規(guī)資料22、收文、發(fā)文收文和發(fā)文都應(yīng)該有簽批、登記發(fā)文可按時(shí)間順序排列，收文可分部門、按時(shí)間排列檔案資料分類方法_常規(guī)資料33、工作計(jì)劃：按類別和時(shí)間排列。

4、工作總結(jié)：按類別和時(shí)間排列。

5、各類報(bào)表：分本級(jí)報(bào)表和下級(jí)報(bào)表兩種。按照內(nèi)容和領(lǐng)域進(jìn)行分類，每類按時(shí)間排列。檔案資料分類類方法-常規(guī)資料46、財(cái)務(wù)管理資資料：包括財(cái)財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)財(cái)務(wù)報(bào)告、審審計(jì)報(bào)告等，，分類別、按按時(shí)間順序排排列。7、設(shè)備供應(yīng)品品資料：分類類別，按時(shí)間間排列。8、工作動(dòng)態(tài)/簡報(bào)/通訊：可分為為國家、省級(jí)級(jí)、本級(jí)、其其他等四類，，每類按照時(shí)時(shí)間排列檔案資料分類類方法-常規(guī)資料59、基線調(diào)查資資料：根據(jù)基基線調(diào)查要求求，可包括方方案、計(jì)劃、、原始調(diào)查表表、訪談?dòng)涗涗?、?shù)據(jù)庫、、總結(jié)、分析析報(bào)告、地圖圖等。10、項(xiàng)目協(xié)議：：包括上級(jí)與與本級(jí)、本級(jí)級(jí)與項(xiàng)目實(shí)施施單位、項(xiàng)目目辦與相關(guān)項(xiàng)項(xiàng)目工作人員員簽署的項(xiàng)目目協(xié)議。11、常用信息：：項(xiàng)目有關(guān)人人員的聯(lián)絡(luò)方方式、職責(zé)分分工、相關(guān)表表格等。檔案資料分類類方法-項(xiàng)目活動(dòng)1、培訓(xùn)材料：：（1）參加上級(jí)培培訓(xùn)，主要內(nèi)內(nèi)容包括：培培訓(xùn)通知、日日程、參會(huì)人人員回執(zhí)原件件、通訊錄、、培訓(xùn)講義、、培訓(xùn)體會(huì)/小結(jié)（必須包包括時(shí)間、地地點(diǎn)、參與人人員、主要內(nèi)內(nèi)容、產(chǎn)出、、體會(huì)）等。?？砂床块T、、按時(shí)間進(jìn)行行排列。（2）本級(jí)舉辦培培訓(xùn)，主要內(nèi)內(nèi)容包括：培培訓(xùn)通知、日日程、簽到簿簿、通訊錄、、培訓(xùn)講義、、總結(jié)（時(shí)間間、地點(diǎn)、參參與人員、主主要目的、內(nèi)內(nèi)容、培訓(xùn)產(chǎn)產(chǎn)出、效果評(píng)評(píng)價(jià)）、活動(dòng)動(dòng)聲像資料活活動(dòng)預(yù)/決算。2、會(huì)議材料：：（1）參加上級(jí)會(huì)會(huì)議，主要內(nèi)內(nèi)容包括：會(huì)會(huì)議通知、日日程、通訊錄錄、會(huì)議材料料、會(huì)議體會(huì)會(huì)/小結(jié)（時(shí)間、、地點(diǎn)、參與與人員、主要要內(nèi)容、產(chǎn)出出、體會(huì)）等等。（2）本級(jí)舉辦會(huì)會(huì)議，主要內(nèi)內(nèi)容包括：會(huì)會(huì)議通知、日日程、簽到簿簿、通訊錄、、會(huì)議現(xiàn)場材材料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要或或總結(jié)（時(shí)間間、地點(diǎn)、參參與人員、主主要目的、內(nèi)內(nèi)容、效果評(píng)評(píng)價(jià)）、活動(dòng)動(dòng)聲像資料、、預(yù)/決算等。3、宣傳活動(dòng)資資料主要內(nèi)容包括括：通知、實(shí)施方方案或工作計(jì)計(jì)劃、簽到簿簿、通訊錄、、宣傳相關(guān)過過程材料、總總結(jié)（時(shí)間、、地點(diǎn)、參與與人員、主要要目的、內(nèi)容容、效果評(píng)價(jià)價(jià)）、聲像資料、預(yù)/決算等。4、督導(dǎo)評(píng)估資資料主要內(nèi)容包括括：督導(dǎo)通知、督督導(dǎo)方案/計(jì)劃（包括督督導(dǎo)目的、督督導(dǎo)對(duì)象、督督導(dǎo)方法、人人員分工、時(shí)時(shí)間安排、評(píng)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)及要要求）、現(xiàn)場場督導(dǎo)記錄和和督導(dǎo)報(bào)告[包括督導(dǎo)時(shí)間間、地點(diǎn)、人人員、督導(dǎo)內(nèi)內(nèi)容和方法、、督導(dǎo)結(jié)果（（包括上次督督導(dǎo)問題的落落實(shí)情況、工工作亮點(diǎn)及經(jīng)經(jīng)驗(yàn)、存在的的問題和解決決問題的建議議）]。六輪安徽項(xiàng)目目活動(dòng)資料主主要內(nèi)容項(xiàng)目建議書（（原始稿）評(píng)審意見書項(xiàng)目建議書（（修改稿）協(xié)議書實(shí)施過程材料料（包括通知知、講稿、人人員名單、小小結(jié)、出臺(tái)的的文件、相應(yīng)應(yīng)的聲像資料料、新聞報(bào)道道及其他佐證證材料）項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告告（申請(qǐng)項(xiàng)目目超過一個(gè)季季度的需每季季度定期提交交項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)報(bào)告，內(nèi)容包包括項(xiàng)目活動(dòng)動(dòng)在一個(gè)季度度中組織和實(shí)實(shí)施工作的進(jìn)進(jìn)展、財(cái)務(wù)進(jìn)進(jìn)展等）現(xiàn)場督導(dǎo)評(píng)估估材料（具體體包括是否按按照計(jì)劃和預(yù)預(yù)算開展工作作，檔案材料料是否整齊、、完整，財(cái)務(wù)務(wù)執(zhí)行情況等等）完工總結(jié)報(bào)告告（具體包括括項(xiàng)目的組織織實(shí)施過程、、項(xiàng)目產(chǎn)出、、預(yù)期目標(biāo)完完成情況及財(cái)財(cái)務(wù)決算等））竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告告（由督導(dǎo)單單位執(zhí)行，具具體內(nèi)容包括括是否按照計(jì)計(jì)劃開展工作作，是否按照照預(yù)算支出，，進(jìn)度報(bào)告是是否及時(shí)提交交以及檔案資資料是否整齊齊、完整等））。六輪安徽項(xiàng)目目活動(dòng)主要的的目標(biāo)人群暗娼和嫖客男男性行為者者校外青少年艾滋病感染者者/艾滋病人及其其家庭受艾滋病影響響的兒童針對(duì)以上目標(biāo)標(biāo)人群，六輪輪安徽項(xiàng)目活活動(dòng)分為四個(gè)個(gè)領(lǐng)域：MSM干預(yù)領(lǐng)域、暗暗娼和嫖客干干預(yù)領(lǐng)域、校校外青少年干干預(yù)領(lǐng)域、艾艾滋病人及兒兒童關(guān)懷領(lǐng)域域。六輪安徽項(xiàng)目目活動(dòng)資料收收集（1）發(fā)放宣傳資資料及安全套套：發(fā)放記錄錄表、現(xiàn)場活活動(dòng)聲像資料料（2）咨詢檢測：：咨詢記錄、、檢測單、檢檢測結(jié)果（3）轉(zhuǎn)介服務(wù)：：轉(zhuǎn)介單及轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)介回執(zhí)六輪安徽項(xiàng)目目活動(dòng)資料收收集2（4）干預(yù)、外展展服務(wù)：現(xiàn)場場活動(dòng)記錄、、活動(dòng)照片、、活動(dòng)小結(jié)結(jié)（5）招募志愿者者/同伴教育員：：簽訂協(xié)議議書，明確工工作任務(wù)（6）同伴教育：：現(xiàn)場活動(dòng)照照片、工作記記錄六輪安徽項(xiàng)目目活動(dòng)資料收收集3（7）培訓(xùn)：通知知、日程、簽簽到、預(yù)/決算、講義、、照片、小結(jié)結(jié)（8）會(huì)議：通知知、日程、簽簽到、預(yù)/決算、會(huì)議記記錄、照片、、小結(jié)；如是是例會(huì)，可僅僅作會(huì)議記錄錄、并留有影影像資料等佐佐證材料。六輪安徽項(xiàng)目目活動(dòng)資料收收集4（9）有獎(jiǎng)競賽：：活動(dòng)方案、、物品發(fā)放記記錄、活動(dòng)小小結(jié)、現(xiàn)場照照片（10）舉辦晚會(huì)：：節(jié)目單、、照片、晚會(huì)會(huì)小結(jié)（11）興趣小組活活動(dòng)：現(xiàn)場活活動(dòng)照片、簽簽到、活動(dòng)記記錄、活動(dòng)小小結(jié)六輪安徽項(xiàng)目目活動(dòng)資料收收集5（12）聘請(qǐng)專業(yè)技技術(shù)人員：聘聘書/合同（13）編印培訓(xùn)教教材：編印小小組成員名單單、教材。（14）技術(shù)指導(dǎo)/培訓(xùn)：技術(shù)小小組成員名單單、指導(dǎo)/培訓(xùn)內(nèi)容、滿滿意度調(diào)查、、受益者簽名名、現(xiàn)場照片片、小結(jié)。（15）產(chǎn)品推介介會(huì)：通知、、議程、會(huì)議議記錄、簽到到、現(xiàn)場照片片、預(yù)/結(jié)算、小結(jié)六輪安徽項(xiàng)目目活動(dòng)資料收收集6（16）基線調(diào)查：：調(diào)查方案、、調(diào)查表、現(xiàn)現(xiàn)場照片、基基線分析報(bào)告告、調(diào)查小結(jié)結(jié)（17）調(diào)查評(píng)估：：調(diào)查方案、、調(diào)查表、調(diào)調(diào)查報(bào)告/小結(jié)、活動(dòng)照照片（18）終期評(píng)估：：調(diào)查問卷、、訪談?dòng)涗?、、活?dòng)照片、、調(diào)查報(bào)告/總結(jié)六輪安徽項(xiàng)目目活動(dòng)資料收收集7（19）對(duì)HIV病人隨訪/檢測：隨訪表表/記錄、檢測單單、現(xiàn)場照片片、（20）心理咨詢：：咨詢記錄（21）家訪：家訪訪記錄表、被被訪者簽名、、照片、總結(jié)結(jié)（22）項(xiàng)目區(qū)考察察：考察日程程、人員名單單、活動(dòng)照片片、交流材料料、考察報(bào)告告五、項(xiàng)目資料料管理方式項(xiàng)目資料保存存形式包括紙紙質(zhì)檔案、電電子文件檔案案、聲像資料料檔案、年度度資料匯編和和上墻信息等等。各類形式式檔案資料應(yīng)應(yīng)分別保存，，每類形式資資料應(yīng)參照上上述方法分類類保存，且分分類方法要保保持一致。五、項(xiàng)目資料料管理方式1.紙質(zhì)檔案：分分類、裝訂成成冊(cè)，以檔案案盒（袋）的的形式保存。。2.電子文件檔案案：包括所有有電子版的文文檔和聲像資資料，各類資資料可以根據(jù)據(jù)不同的載體體形式分別保保存，并定期期進(jìn)行備份。。五、項(xiàng)項(xiàng)目資資料管管理方方式3.聲像資資料檔檔案：：指與與項(xiàng)目目有關(guān)關(guān)的聲聲音、、圖像像和影影像資資料，，各類類資料料可以以根據(jù)據(jù)不同同的載載體形形式分分別保保存。。4.上墻信信息：：包括括全球球基金金項(xiàng)目目管理理機(jī)構(gòu)構(gòu)示意意圖、、項(xiàng)目目辦公公室職職責(zé)和和分工工、各各種制制度等等相關(guān)關(guān)信息息。5.年度資資料匯匯編：：對(duì)于于定期期產(chǎn)出出的資資料可可以考考慮在在一個(gè)個(gè)項(xiàng)目目年度度結(jié)束束后，，分別別進(jìn)行行統(tǒng)一一裝訂訂，形形成年年度資資料匯匯編。。五、項(xiàng)項(xiàng)目資資料管管理方方式針對(duì)不不同保保存形形式的的資料料，應(yīng)應(yīng)分別別建立立資料料檔案案信息息一覽覽表，，詳細(xì)細(xì)說明明存檔檔資料料的內(nèi)內(nèi)容，，包括括分類類信息息（包包括檔檔案盒盒/袋編號(hào)號(hào)、類類別、、序號(hào)號(hào)等））和資資料信信息（（名稱稱、數(shù)數(shù)量、、提供供者、、存檔檔時(shí)間間、保保管人人等）），上上述信信息應(yīng)應(yīng)在資資料存存檔時(shí)時(shí)由保保管人人及時(shí)時(shí)填寫寫。各類檔檔案盒盒（袋袋）編編號(hào)必必須是是唯一一的，，可采采用多多級(jí)編編碼的的形式式，便便于增增加類類目。。五、項(xiàng)項(xiàng)目資資料管管理方方式紙質(zhì)檔檔案、、年度度資料料匯編編和聲聲像資資料檔檔案在在資料料保存存盒上上注明明本盒盒資料料類別別和資資料信信息，，電子子文檔檔可以以用文文件夾夾