合同發(fā)放與保管制度

合同發(fā)放與保管制度合同發(fā)放與保管制度--來源網(wǎng)絡(luò)，僅供個(gè)人學(xué)習(xí)參考--來源網(wǎng)絡(luò)，僅供個(gè)人學(xué)習(xí)參考第一章總則、為了規(guī)范公司合同檔案管理，有效地收集合同簽訂和履行過程中的有價(jià)值材料，維護(hù)公司的經(jīng)濟(jì)利益，降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，特制定本管理制度。二、公司合同檔案由簽訂和履行合同過程中形成的協(xié)議及與此相關(guān)的具有保存價(jià)值的材料形成。第二章合同分類一、xx合同：解釋說明二、XX合同：解釋說明第三章合同管理的責(zé)任分配、合同管理的歸口部門為XX部。XX部合同管理專員負(fù)責(zé)所有文件編號歸檔；合同相關(guān)檔案資料的收集、整理；所負(fù)責(zé)文件合同檔案的借閱、保存和銷毀。二、各部門負(fù)責(zé)本部門合同或協(xié)議的編號分配、檔案資料的收集整理。第四章合同歸檔要求一、文件合同編號規(guī)則1.年度號：年度號由四位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，指文件材料形1.年度號：年度號由四位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，指文件材料形成的年度。2.分類號音首類母給檔識號代主體'分別依照合同類別拼3.順序號：順序號2.分類號音首類母給檔識號代主體'分別依照合同類別拼3.順序號：順序號4位，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示：0001、4.0002，表示公司當(dāng)年某一類合同的序號。部門代碼:部門代碼僅限銷售合同，為各部門的漢語拼音簡稱；4.二、合同簽訂人在合同上簽字后，由簽訂人或經(jīng)辦人辦理合同手續(xù)；經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，到合同管理員處編號并登記并蓋章。合同在雙方均蓋章生效后須將原件一份送到合同管理員處存檔。三、合同簽訂人或經(jīng)辦人負(fù)責(zé)將合同相關(guān)檔案資料及時(shí)提交

給合同管理員，并按月將合同的所有檔案資料提交完整。四、所有以公司名義簽訂的有效合同原件一律要求在公司歸

名稱北京博興寶信息技術(shù)有限公司文件編碼XZ-ZD-008版本A名稱北京博興寶信息技術(shù)有限公司文件編碼XZ-ZD-008版本A修改狀態(tài)0頁數(shù)4/4合同檔案管理制度.檔，各部門及平臺(tái)只留復(fù)印件備查。合同管理員每月初將統(tǒng)計(jì)出各部門簽訂的合同中尚未收回合同的清單，以電子郵件或傳真的形式發(fā)給各部門，各部門須將合同按要求歸檔。五、檔案管理員每月匯總上月度的完整合同檔案資料，制作《合同檔案匯總表》提交相關(guān)部門。第五章合同檔案保管期限及銷毀一、正式形成的合同檔案以合同簽訂之日起開始計(jì)算檔案保管期限。三、檔案銷毀?任何組織或個(gè)人未經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。?各合同管理人員應(yīng)定期對合同進(jìn)行檢查。3?合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。第六章合同借閱發(fā)放一、公司合同原件，一般不予借出。二、特殊原因需要借閱公司合同的，若借閱本部門簽訂的合同，應(yīng)填寫借閱申請單，經(jīng)部門經(jīng)理審核后，到合同管理員處辦理借閱手續(xù)。若借閱非本部門簽負(fù)責(zé)人同準(zhǔn)方可本部門閱。三、合同發(fā)放借用期限為一周。借閱人應(yīng)到期歸還。確因工作需要繼續(xù)借用的，必須再次辦理借閱手續(xù)（續(xù)借）。對逾期1周仍不歸還者，由合同管理員催還。四、借閱人應(yīng)注意檔案安全和保密壞、遺失。四、借閱人應(yīng)注意檔案安全和保密壞、遺失。一、公司各部門凡違反本制度，無故延期或不交應(yīng)歸合同材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責(zé)令其部門負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外，各罰款XX元，并予以批評。二、公司所有員工凡違反第六章第四條，泄露公司檔案機(jī)密的，涂改、拆散或未經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款XX-XX元，并予以批評；三、公司所有員工違反第六章第三條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查，并對借閱人進(jìn)行績效處罰XX元；四、一般合同資料若出現(xiàn)丟失、損壞、缺頁等情況，應(yīng)立即報(bào)告檔案歸檔部門并辦好補(bǔ)辦手續(xù)，同時(shí)對借閱人進(jìn)行績效處罰XX元；如因遺失檔案，泄露公司商業(yè)秘密，造成惡劣后果者，扣除借閱人及部門負(fù)責(zé)人一個(gè)月績效工資，并視情況嚴(yán)重程度追究其相關(guān)責(zé)任。六、對借閱公司檔案用于非工作需要造成重大損失或影響的公司將追究其法律責(zé)任。第八章附則合同編號本制度由XX部門負(fù)責(zé)解釋及修改，由總經(jīng)理辦公會(huì)批準(zhǔn)后執(zhí)行。該規(guī)定可以依據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行隨時(shí)或定期修訂,修訂的版本獲得總經(jīng)理辦公會(huì)批準(zhǔn)后生效，且自動(dòng)替代以前的版本。公司全體員工應(yīng)遵循最新版本的規(guī)定。合同編號計(jì)：共件歸述日期:審核人附件2計(jì)：共件歸述日期:審核人附件2借閱日期：年月日■年月日借閱人簽收人批準(zhǔn)人二、本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。