采購外協(xié)過程控制程序

計劃部采購外協(xié)過程控制程序、目的：根據(jù)研究所產(chǎn)品生產(chǎn)特點，規(guī)范制造部、開發(fā)部、總師辦產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工作程序，確保產(chǎn)品生產(chǎn)任務的完成；規(guī)范人事行政部、質(zhì)量部等輔助部門的日常采購工作。適應研究所軍工產(chǎn)品的發(fā)展需要，滿足客戶需求。二、適用范圍：適用于研究所產(chǎn)品開發(fā)、生產(chǎn)過程中成品、半成品的采購，部件、整機外協(xié)加工，日常辦公用品的采購、外協(xié)、檢驗、試驗、交付等工作。三、相關(guān)文件：MH/BZ8.3-01《不合格品控制程序》MH/BZ8.2.4-01《產(chǎn)品的監(jiān)視和測量控制程序》MH/QG07-01《外購、外協(xié)件的進料檢驗流程》MH/QG07-03《外協(xié)質(zhì)量控制管理規(guī)定》四、計劃部采購及外協(xié)主管的工作職責：1、負責統(tǒng)一管理研究所外協(xié)及采購工作的制度編制2、負責供應商的開發(fā)計劃及實施；3、負責外協(xié)及采購工作的規(guī)范性管理；4、負責外協(xié)及采購工作的審查；5、負責參及外協(xié)及采購人員的考核。五、相關(guān)部門職責：開發(fā)部：作為產(chǎn)品研發(fā)過程的項目責任部門，負責提供產(chǎn)品設(shè)計階段采購、外協(xié)產(chǎn)品的明細表、編制物料需求計劃、采購產(chǎn)品檢驗、驗收標準、外協(xié)加工技術(shù)協(xié)議，對不合格品有判定權(quán)，參及供方的選擇和評定。工藝室：負責編制產(chǎn)品工藝預算、加工工藝流程、標準件采購明細表、外購件采購明細表，批產(chǎn)過程中對不合格品有判定權(quán)，參及供方的選擇和評定。質(zhì)量部：負責采購產(chǎn)品的所檢、軍檢。編制產(chǎn)品質(zhì)量控制計劃，明確檢驗方法、計量器具、試驗項目及內(nèi)容。參及供方的選擇和評定。總師辦：負責研究所內(nèi)外技術(shù)問題的協(xié)調(diào)、把關(guān)，確認產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)，參及供方的選擇和評定。財務部：負責采購成本控制、監(jiān)督項目預算使用狀況，參及供方的選擇和評定。六、合格供方開發(fā)、管理流程：計劃部采購及外協(xié)主管負責研究所供應商資源掛歷及供應商的開發(fā)工作。制定供應商年度開發(fā)計劃，并監(jiān)督各部門執(zhí)行。供應商開發(fā)流程圖：1、相關(guān)部門職責如下：（1） 、計劃部：負責指導供應商開發(fā)工作，審核供應商承接產(chǎn)品制造能力的相關(guān)文件，簽署供應商開發(fā)評審意見，并報總經(jīng)理審批（供應商評分表見附件1）；（2） 、制造部：負責供應商及供應渠道的開發(fā)，供應商企業(yè)規(guī)模、企業(yè)信譽、生產(chǎn)能力、交付能力等方面的審核；（3） 、總師辦：負責協(xié)作項目供應商資格的審查，協(xié)同開發(fā)部、工藝室審查供應商開發(fā)能力、生產(chǎn)工藝能力、水平；（4）、開發(fā)部：負責身產(chǎn)供應商開發(fā)能力以及產(chǎn)品二次研發(fā)能力；（5）、質(zhì)量部：負責審查供應商的資質(zhì)文件、質(zhì)量體系管理、計量器具及設(shè)備；（6）、工藝室：負責審查供應商生產(chǎn)工藝能力、水平；（7）、財務部：負責審查供應商的財務狀況、納稅人資格；6.2、XX年度供應商開發(fā)規(guī)劃：6.2.1、供應商開發(fā)需求：研究所XX年度計劃編制完成、批準后，計劃部組織市場部、總師辦、制造部、開發(fā)部、質(zhì)量部、工藝室、人事行政部等相關(guān)部門確定供應商開發(fā)需求。（1） 、各職能部門根據(jù)當年的生產(chǎn)、開發(fā)、部門建設(shè)、貿(mào)易計劃、日常工作需求以及所內(nèi)其它相關(guān)需求編制《供應商開發(fā)需求表》（見附表2）提報至計劃部主管匯總；（2） 、計劃部主管根據(jù)項目實施情況、研究所發(fā)展需求補充完善《供應商開發(fā)需求表》后，由計劃部采購外協(xié)主管匯總；（3） 、計劃部采購外協(xié)主管根據(jù)《項目進度月總結(jié)》、《項目進度年度總結(jié)》、《供應商開發(fā)需求表》等相關(guān)文件確定各部門供應商需求情況，匯總報計劃部經(jīng)理審批。（4） 、供應商開發(fā)需求確定后，計劃部經(jīng)理供應商資料庫信息，綜合各供應商的《生產(chǎn)任務月報》（附表3）、供應商考評結(jié)果、質(zhì)量分析結(jié)果，確定實際需要開發(fā)的供應商目標、數(shù)量，報總經(jīng)理審批。6.2.2、供應商開發(fā)計劃：、計劃部采購外協(xié)主管根據(jù)供應商開發(fā)需求，以及研究所內(nèi)項目實施計劃、內(nèi)部建設(shè)計劃，編制《XX年度供應商開發(fā)計劃》(樣本見附表4)并報計劃部經(jīng)理、總經(jīng)理審批；、《XX年度供應商開發(fā)計劃》審批后，計劃部采購外協(xié)主管負責講計劃下發(fā)各部門采購外協(xié)主管；、各部門采購外協(xié)主管根據(jù)《XX年度供應商開發(fā)計劃》編制部門內(nèi)部供應商開發(fā)計劃，并報計劃部采購外協(xié)主管審批、存檔。6.3、供應商調(diào)查、評估：、采購外協(xié)主管收集、篩選供應商信息，填寫《供應商基本資料表》(附表5)、《供應商調(diào)查表》(附表6)，報計劃部采購外協(xié)主管；、計劃部采購外協(xié)主管認定供應商基本資格符合研究所要求后，采購外協(xié)主管組織質(zhì)量、工藝、技術(shù)人員組成供應商考評小組，對供應商進行初步資質(zhì)評定。包括供應商的設(shè)備配置、人員技能、生產(chǎn)加工能力、經(jīng)營范圍，過程參數(shù)和工作環(huán)境等的確認。并填寫《供方質(zhì)量保證能力評價表》報計劃部、質(zhì)量部存檔；、初步資質(zhì)評定后，采購外協(xié)主管安排供應商進行首件或小批量試制工作。并將供應商提報的生產(chǎn)計劃、產(chǎn)品報價等相關(guān)信息至計劃部采購外協(xié)主管；、首件或小批量生產(chǎn)完成后，計劃部采購外協(xié)主管組織總師辦、開發(fā)部、工藝室、質(zhì)量部、財務部等部門，對供應商進行全面評定。包括生產(chǎn)供貨能力、質(zhì)量保證體系、生產(chǎn)工藝水平、售后服務等，最終由計劃部填寫《供應商評分表》，將通過評審的合格供應商資料報總經(jīng)理審批；（5）、審批后的合格供應商由計劃部將供應商信息更新至研究所內(nèi)供應商資料庫中，實現(xiàn)資源共享。七、采購及外協(xié)流程管理：研究所內(nèi)各部門根據(jù)需求（XX年度計劃、部門內(nèi)部建設(shè)、項目實施、日常生產(chǎn)辦公需求等）提出采購計劃、采購清單，經(jīng)計劃部、總經(jīng)理審核后，各部門采購外協(xié)主管選擇合格供應商、經(jīng)過商務談判確定標的物數(shù)量、價格、質(zhì)量標準、交貨時間、交貨地點及其他相關(guān)條件，最終簽訂合同并按要求收貨付款的過程。7.1、采購任務的分類：采購任務一般分為兩種：常規(guī)采購和外協(xié)采購。常規(guī)采購：一般指成品半成品的采購工作，包括研究所內(nèi)固定資產(chǎn)采購、低值易耗品采購等。主要依據(jù)計劃部的任務單或日常辦公、生產(chǎn)需要，多為計劃形式的采購。外協(xié)采購：一般指項目產(chǎn)品整體外協(xié)或主要零部件外協(xié)加工，主要依據(jù)計劃部項目任務書內(nèi)容，采購周期相對比較長，及供應商簽訂采購合同，輔以技術(shù)協(xié)議、質(zhì)量協(xié)議的形式進行的采購。7.2常規(guī)采購：7.2.1、常規(guī)采購流程圖：

7.2.2、采購物料明細、采購計劃的編制及簽審：采購外協(xié)主管根據(jù)項目實施計劃、原材料、標準件清單、外購件清單以及供應商報價編制采購計劃（樣表見附表7）。（1）研發(fā)任務完成后，技術(shù)人員將產(chǎn)品生產(chǎn)所需原材料、外購件、標準件的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息填寫入采購計劃的設(shè)計欄中；（2）、工藝人員編制完工藝文件后，將原材料、標準件、輔料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息填寫入采購計劃的工藝欄中；（3）、財務部庫房管理人員負責盤點當前庫存，并將結(jié)果填寫入庫房欄中；（4）、采購外協(xié)人員負責確定實際采購數(shù)量，進行市場調(diào)查、供應商的選擇、詢價、議價，并將相關(guān)信息填寫入采購欄中；（5）、采購外協(xié)主管匯總相關(guān)信息后，結(jié)合項目實施計劃，將到貨時間、到貨地點填寫入采購欄中，由開發(fā)部、工藝室、項目負責人會簽；（6）、采購物料明細、采購計劃編制完成后，由計劃部采購外協(xié)主管校核并報計劃部、總經(jīng)理審批。7.2.3、采購合同的編制及簽審：合同的編制及簽審按研究所《甲方合同管理規(guī)定》（試行）中的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。計劃部采購外協(xié)主管審核的內(nèi)容如下：（1）、合同供方全稱填寫清晰、準確，需是經(jīng)過評審的合格供應商。特殊情況下，若需從《合格供方名錄》以外的單位采購時，應由采購外協(xié)主管提出，經(jīng)部門經(jīng)理審核，征得計劃部和質(zhì)量部同意后，報研發(fā)項目負責人批注，此種情況填寫《合格供方外采購審批表》；（2）、合同編號由計劃部統(tǒng)一編制；（3）、簽訂地點原則上注明“北京明航技術(shù)研究所”；（4）、標的物名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單價、總價填寫清晰、準確，及采購物料明細對應；（5）、質(zhì)量要求、技術(shù)標準原則上注明“以需方提供提供的圖紙、雙方簽訂的技術(shù)協(xié)議”或“國家標準及相關(guān)的行業(yè)標準”；（6）、供方對質(zhì)量負責的條件及期限符合質(zhì)量部及市場部的相關(guān)要求；（7）、交貨地點和日期符合采購計劃及項目實施計劃的相關(guān)要求；（8）、運輸方式及費用負擔原則上注明“供方承擔運輸費用，運輸方式不限，供方對運輸過程中的質(zhì)量負責”；（9）、包裝要求及費用負擔以質(zhì)量部、市場部的相關(guān)要求，或注明“包裝費用由供方承擔，包裝方式不限，供方對運輸過程中的包裝質(zhì)量負責”；（10）、驗收標準及提出異議期限符合質(zhì)量協(xié)議的相關(guān)要求；（11）、結(jié)算方式原則上注明“貨到驗收合格（或軍檢合格）、供方開具全額17%增值稅發(fā)票后，xx日內(nèi)結(jié)款”（12） 、違約責任按供需雙方商務談判的結(jié)果填寫，原則上盡量保全研究所利益；（13） 、解決糾紛方式原則上注明“本合同項下發(fā)生的爭議，由雙方當事人協(xié)商解決；協(xié)商或調(diào)解不成的，依法在需方所在地人民法院起訴解決”；（14） 、合同生效日期原則上注明“自雙方簽字和蓋章之日起生效”。7.2.4、產(chǎn)品的檢驗及不合格品處理：產(chǎn)品的檢驗及不合格品處理按質(zhì)量部相關(guān)文件及流程處理。退換貨處理：（1） 、采購人員在接貨所檢結(jié)束后，依據(jù)退換貨標準和驗收結(jié)果，確定退換貨品，并清點、整理、記錄，做好標識后送至庫房保管、登記；（2） 、采購人員負責填寫退換貨單據(jù)（見附表8），所開的退貨單一定要填寫清楚退換貨原因（后附所檢記錄）、數(shù)量等信息；（3）、退換貨單一式五聯(lián)，第一聯(lián)當天寄給供應商，第二聯(lián)、第三聯(lián)同交貨文件送公司財務部，第四聯(lián)叫供應商或由貨運公司司機帶回，第五聯(lián)采購部門留底；

（4）、采購人員應及時就退換貨相關(guān)事宜及供應商溝通協(xié)調(diào)，并通知其辦理退換貨。如果是遠距離采購，涉及運費問題，采購人員需在退貨前及供應商交涉有關(guān)事宜；（5）、供應商接到退貨通知后，至研究所取得退換貨單，并憑退換貨單至庫房登記、取退貨貨品，經(jīng)采購驗收人員查驗、登記后放行。如供應商接獲通知10天仍未辦理退換貨手續(xù)者，則視放棄該退貨品。備注：有關(guān)退換貨條款可寫入雙方長期合作協(xié)議中。7.3外協(xié)采購管理：總經(jīng)理計劃部經(jīng)理財務部采購外協(xié)主管相關(guān)部門總經(jīng)理計劃部經(jīng)理財務部采購外協(xié)主管相關(guān)部門7.3.1、生產(chǎn)前準備：生產(chǎn)前準備要求采購外協(xié)主管完成四項工作：生產(chǎn)預算、生產(chǎn)計劃、質(zhì)量控制方案、加工工藝方案。采購外協(xié)主管根據(jù)產(chǎn)品特點，綜合考慮外協(xié)廠家報價、市場行情，提報一個合理的生產(chǎn)預算，作為最終采購外協(xié)合同簽訂的依據(jù)。采購外協(xié)主管在質(zhì)量部、工藝室的配合下完成質(zhì)量控制方案、加工工藝方案、外協(xié)廠家提供的生產(chǎn)計劃，綜合編制《項目生產(chǎn)策劃》。7.3.1.1、生產(chǎn)預算：采購外協(xié)主管接到圖紙后，二個工作日內(nèi)將圖紙下發(fā)到三家具有加工能力的合格外協(xié)廠家，并要求外協(xié)廠家在五個工作日內(nèi)講產(chǎn)品報價以書面的形式上報。并及外協(xié)廠家協(xié)商最終的報價。有以下幾點要求：（1）、采購外協(xié)主管在下發(fā)圖紙的時候?qū)a(chǎn)品《技術(shù)協(xié)議》、《質(zhì)量協(xié)議》、《外協(xié)加工合同》一并發(fā)給外協(xié)廠家，以便外協(xié)廠家在統(tǒng)一的技術(shù)要求、質(zhì)量要求、合同條款的基礎(chǔ)上報價；（2）、采購外協(xié)主管要求外協(xié)廠家報價詳細到零件級；（3）、外協(xié)廠家報價后，根據(jù)三家報價的不同，分析其報價的合理性。尤其是報價不同的地方，需要確定價格不同的原因：地域差異、加工工藝差別、加工設(shè)備差異等等。（4）、采購外協(xié)人員確定三家報價后報制造部經(jīng)理審批；7.3.1.2、生產(chǎn)計劃：采購外協(xié)主管接到圖紙后，二個工作日內(nèi)將圖紙下發(fā)到三家具有加工能力的合格外協(xié)廠家，并要求外協(xié)廠家在五個工作日內(nèi)講生產(chǎn)計劃以書面的形式上報，并及外協(xié)廠家協(xié)商最終的生產(chǎn)計劃。有以下幾點要求：（1）、生產(chǎn)計劃要求明確產(chǎn)品加工流程，每個工序用時，外協(xié)廠家人員、設(shè)備、場地安排，以及外協(xié)廠家外加工、外采購工作安排；（2）、采購外協(xié)主管根據(jù)外協(xié)廠家上報的生產(chǎn)計劃肥西其合理性，尤其是生產(chǎn)計劃有明顯時間差別的工序，外協(xié)人員要和廠家協(xié)商差異產(chǎn)生的原因：人員限制、場地限制、加工設(shè)備限制、加工工藝限制。7.3.1.3、質(zhì)量控制方案：采購外協(xié)主管在難道產(chǎn)品圖紙后同事要求熟悉《產(chǎn)品制造驗收條件》、《綜合試驗大綱》、《技術(shù)協(xié)議》、《質(zhì)量協(xié)議》。通過以上文件的學習了解軍方、研究所對產(chǎn)品的要求。掌握產(chǎn)品的使用條件、配套的軍方產(chǎn)品、質(zhì)檢標準、對接試驗要求，批次檢驗內(nèi)容、出廠檢驗內(nèi)容。根據(jù)以上圖紙、文件的學習，要求采購外協(xié)主管提報《質(zhì)量控制方案》。要求報告中明確分析產(chǎn)品的質(zhì)量難點：（1）、框架結(jié)構(gòu)加工難點；（2）、對接尺寸加工難點；《質(zhì)量控制方案》的編寫主要要求明確一下幾點要求：（1）、重要尺寸的檢驗方式、檢驗手段、計量器具；（2）、外協(xié)廠家提供的檢驗場地、設(shè)備、工具；（3）、空間對接尺寸無法簡單測定，采購外協(xié)主管需要協(xié)調(diào)開發(fā)部、工藝室以及外協(xié)廠家確定檢驗工裝，將工裝成本納入外協(xié)成本、寫入外協(xié)合同中，明確登記檢驗工裝所有權(quán)鬼研究所。7.3.1.4、加工工藝方案：原則上采購外協(xié)人員不干涉外協(xié)廠家的加工工藝，只需要對重要零部件、對接尺寸保證等方面提出研究所工藝要求。采購外協(xié)主管根據(jù)工藝室提供的工藝文件、工藝流程、工藝要求以及外協(xié)廠家的加工能力編寫加工工藝方案，要求如下：（1）、分析外協(xié)廠家的加工能力；（2）、分析重點零部件、對接尺寸保證加工方法；（3）、分析外協(xié)廠家的配套供應商、外協(xié)廠家的供貨能力；7.3.2、外協(xié)廠家的確定：制造部會同計劃部、質(zhì)量部、開發(fā)部、市場等部門協(xié)商確定外協(xié)廠家。由制造部采購外協(xié)主管提報相關(guān)部門三個廠家的報價、生產(chǎn)計劃以及近期成連項目完成情況、生產(chǎn)能力以及現(xiàn)承攬的項目、可以投入本次外協(xié)生產(chǎn)的能力等情況。質(zhì)量部提報三個廠家近期外協(xié)質(zhì)量情況。計劃部、市場部明確進度要求。綜合以上情況，各部門協(xié)商確定最終承攬外協(xié)廠家。7.3.3、