文控管理制度

文控治理制度文控治理流程要求收文流程流程 流程要求

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XSG/XZ-Z-2022-011版共16頁(yè)第1頁(yè)留意事項(xiàng)外來(lái)文件到達(dá)批閱、批辦文件催辦文件歸檔

被拆函件應(yīng)查明或拒收，對(duì)誤投的信件應(yīng)當(dāng)場(chǎng)退還。1、在文件單上簽收，保存簽收單。2、區(qū)分私人文件、領(lǐng)導(dǎo)親啟文件、有密件字樣的文件及一般性文件。3、文員對(duì)來(lái)文進(jìn)展登記。4、密件、急件在第一時(shí)間內(nèi)要送交上指定收件人或上級(jí)部門處理。5、一般性文件、私人文件登記后轉(zhuǎn)發(fā)各部門及個(gè)人。6、外來(lái)文件分送到各部門時(shí)，各部門接收人應(yīng)在《來(lái)件分發(fā)確認(rèn)單》上簽字確認(rèn)接收。1、行政負(fù)責(zé)人對(duì)重要、有密級(jí)、緊急字樣的文件準(zhǔn)時(shí)閱辦，避開文件積壓、誤事。2、依據(jù)文件內(nèi)容，性質(zhì)涉及部門，附上《來(lái)文傳閱處理單》送總經(jīng)理或相關(guān)部門辦理。3、行政負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)《文件傳閱處理單》進(jìn)展跟催。22、批辦意見應(yīng)明確承辦單位、責(zé)任人負(fù)責(zé)辦理。3、對(duì)需要學(xué)習(xí)的文件下發(fā)各單位部門組織學(xué)習(xí)。4、對(duì)需要起草的文件的交有關(guān)部門起草。5、對(duì)需要批復(fù)的文件提出批復(fù)意見。6、對(duì)需要執(zhí)行的文件明確責(zé)任部門，人員辦理。1、行政負(fù)責(zé)人依據(jù)擬辦意見對(duì)各承辦單位處理狀況進(jìn)展跟催。填寫《文件批辦跟蹤表》備查。2、對(duì)逾期未辦理的部門，行政負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)催辦，并在跟蹤表上注明緣由及最終辦理時(shí)間。3、來(lái)文辦理涉及發(fā)文擬稿的按發(fā)文流程要求進(jìn)展。1、文員在每月5號(hào)前應(yīng)整理好上月收文程序中涉及的文件及各類表單。2、行政負(fù)責(zé)人依據(jù)移交清單審查確認(rèn)簽字后，由文員交檔案治理人員簽字確認(rèn)，辦理好入檔手續(xù)。3、涉及密級(jí)資料入檔的由行政負(fù)責(zé)人整理交總經(jīng)理審核確認(rèn)直接與檔案治理人員交接辦理入檔手續(xù)。

對(duì)有密件、急件字樣的文件，第一留意時(shí)效有行政負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理有權(quán)拆封。重要文件留意時(shí)效性。責(zé)任人。工作。

文控治理制度承辦部門或行政部門依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)寫作意圖進(jìn)展擬稿。

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XSG/XZ-Z-2022-011版共16頁(yè)第2頁(yè)準(zhǔn)時(shí)行文件審核批準(zhǔn)發(fā)放以簽發(fā)為準(zhǔn)。2、審核、簽發(fā)權(quán)限：、以公司名義發(fā)文的由發(fā)文單位主管或行政主管審核，總經(jīng)理簽發(fā)

電子文件發(fā)送審核應(yīng)確認(rèn)接收。發(fā)送后還應(yīng)提示領(lǐng)導(dǎo)2.3、以部門名義發(fā)文的，不涉及重要打算的由部門負(fù)責(zé)人審核

準(zhǔn)時(shí)批復(fù)。文件打印、校對(duì)、簽發(fā)1、經(jīng)審核的定稿，交由辦公室進(jìn)展打印。2、對(duì)正式文件辦公室依據(jù)公司文件編號(hào)規(guī)章和挨次進(jìn)展字號(hào)編輯。3、打印忠實(shí)于原稿，打印人員不得隨便更改草稿。4、打印后，打印人員自行校對(duì)后交撰稿人校對(duì)再交行政負(fù)責(zé)人校對(duì)確認(rèn)。5、校對(duì)無(wú)誤后，依據(jù)簽發(fā)權(quán)限交總經(jīng)理或相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

2、印章使用權(quán)限：響公司重大權(quán)益的行文。署以及所屬一級(jí)、二級(jí)機(jī)構(gòu)行文。司章，部門對(duì)外行文除蓋部門章還應(yīng)加蓋公司章：在總公司對(duì)部門及分公司核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對(duì)下屬部門、客戶、供給商或相關(guān)部門行文。、公司各部門原則上不允許單獨(dú)對(duì)外進(jìn)展公文聯(lián)絡(luò)。蓋公司章。如規(guī)章制度、任命文件、獎(jiǎng)狀等。門章。單等。1、正式發(fā)文時(shí)，發(fā)送人及接收人均應(yīng)在《發(fā)文登記簽收表》注明發(fā)

用印一般的簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)件不需要加蓋印章。文控治理制度

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XSG/XZ-Z-2022-011版共16頁(yè)第3頁(yè)發(fā)文

送方式、發(fā)送時(shí)間，確認(rèn)接收時(shí)間等信息。重要正式文件〔有文字號(hào)〕3財(cái)務(wù)報(bào)表、工作打算等僅保存一份紙制文檔作為歸檔文件。發(fā)送各部門的以發(fā)送后應(yīng)準(zhǔn)時(shí)跟蹤接收人是否接收到文件，將確認(rèn)結(jié)果在《簽收表》上記錄。32、行政負(fù)責(zé)人依據(jù)移交清單審查確認(rèn)簽字后，由文員交檔案治理人員簽字確認(rèn)，辦理好入檔手續(xù)。

定接收。工作。

1、政府機(jī)構(gòu)及上級(jí)集團(tuán)重要的函、電、來(lái)文；2、通用文書類：重要的會(huì)議〔股東會(huì)、董事會(huì)、年度、半年度會(huì)議等〕資料：會(huì)議的通請(qǐng)示、批復(fù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重要工作記錄及工作簡(jiǎn)報(bào)；正常經(jīng)營(yíng)資料按公司各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)檔案治理要求進(jìn)展。營(yíng)運(yùn)前資料應(yīng)包含以下幾點(diǎn)，由工程運(yùn)營(yíng)負(fù)責(zé)人或檔案專管員對(duì)前期各類工程資料進(jìn)展保管和收集，按工程建設(shè)挨次逐步轉(zhuǎn)移到總公司檔案室：立項(xiàng)文件議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話、專家建議文件、招標(biāo)文件資料匯總、招標(biāo)合同建設(shè)用地、征地、拆遷文件土地使用證勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)文件工程地質(zhì)勘察報(bào)告、水文地質(zhì)勘察報(bào)告、自然條件、地震調(diào)查、建設(shè)用地釘樁通知單〔書、地形測(cè)量和拔地測(cè)量成果報(bào)告、申報(bào)的規(guī)劃設(shè)計(jì)條件和規(guī)劃設(shè)計(jì)條件通知書、初步設(shè)計(jì)圖紙和說(shuō)明技術(shù)設(shè)計(jì)圖紙和說(shuō)明審定設(shè)計(jì)方案通知書及審查意見有關(guān)行政主管部門〔人防、環(huán)保、消防、交通、園林、市政、文物、通訊、保密、河湖、教育、白蟻防治、衛(wèi)生等〕批準(zhǔn)文件或取得的有關(guān)協(xié)議、施工圖及其說(shuō)明、設(shè)計(jì)計(jì)算書、有關(guān)部門對(duì)施工圖設(shè)計(jì)文件的

文控治理制度審批意見工程文件

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XSG/XZ-Z-2022-011版共16頁(yè)第4頁(yè)檔案分類限

工程監(jiān)理招投標(biāo)文件、監(jiān)理托付合同開工審批文件建設(shè)工程列入年度打算的申報(bào)文件、建設(shè)工程列入年度的批復(fù)文件或年度打算工程表規(guī)劃審批申報(bào)表及報(bào)送的文件和圖紙、建設(shè)工程規(guī)劃許可證及其附件建設(shè)工程開工審查表、建設(shè)工程施工許可證投資許可證、審計(jì)證明、繳納綠化建設(shè)費(fèi)等證明工程質(zhì)量監(jiān)視手續(xù)、建設(shè)、施工、監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人身份證明復(fù)印件、工程階段性驗(yàn)收資料、竣工驗(yàn)收資料等設(shè)備選購(gòu)及安裝資料單、設(shè)備安裝施工圖等財(cái)務(wù)文件據(jù)、憑證、帳簿等。各投資工程股東配比、股東身份證、投資合作協(xié)議、公司架構(gòu)等產(chǎn)證、土地證、法人代表證、車輛檔案營(yíng)運(yùn)保險(xiǎn)繳費(fèi)證件、不動(dòng)產(chǎn)權(quán)書、契約書、特許專利文書等資料3、專業(yè)文書類：公司內(nèi)各類行政規(guī)章制度、實(shí)施細(xì)則、程序文件。〔入職表、轉(zhuǎn)正表、考核表、離職申請(qǐng)、交接單、人事合同等、社保醫(yī)保資料以及關(guān)于員工嘉獎(jiǎng)、處分等文件資料。財(cái)務(wù)檔案材料，包括財(cái)務(wù)憑證、帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)各項(xiàng)預(yù)算等。協(xié)議、實(shí)際承包人資料〔含身份證、承租單位的根本信息調(diào)查表、收料人資料〔含身份證、最近有效結(jié)算及對(duì)帳單、違約金計(jì)算表。法務(wù)文件：訴訟資料如發(fā)函類[催款函〔原件、提示函〔原件、各種4、公司及子公司的工商注冊(cè)文書、組織代碼證、稅務(wù)登記證、公司章程、房產(chǎn)證、土地證、法人代表證、車輛檔案營(yíng)運(yùn)保險(xiǎn)繳費(fèi)證件、不動(dòng)產(chǎn)權(quán)書、契約書、特許專利文書等資料；5、公司對(duì)外公布的其他正式文件；保管。一般指定各部門的檔案移交人負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作。光盤等。依據(jù)內(nèi)容不同分檔?！舶ㄕ绞瞻l(fā)文、各類通知、公告、人事檔案、合同、規(guī)章制度涉及表單等〕應(yīng)由行政文員進(jìn)展整理，一個(gè)月歸檔一次。在每月的5號(hào)前歸檔。在合同簽定后一個(gè)月內(nèi)整理歸檔。33

齊全。文控治理制度

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XSG/XZ-Z-2022-011版共16頁(yè)第5頁(yè)

檔案室。檔治理查確認(rèn)，重要的交總經(jīng)理確認(rèn)后轉(zhuǎn)檔案室簽字交接。1、按年度---部門組織機(jī)構(gòu)立卷---永久、長(zhǎng)期、短期立卷2、按年度--專項(xiàng)立卷—永久、長(zhǎng)期、短期立卷理借閱手續(xù)，一般性文件由部門主管同意，有密級(jí)、重要的文件經(jīng)總經(jīng)理同文件借閱 意前方可借閱。領(lǐng)導(dǎo)審批同意須在《登記表》簽字。按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。3、同意外借處理的文件，主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)注明同意外借。不得復(fù)印多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保管價(jià)值的文書，應(yīng)定期清理造冊(cè)，并按上級(jí)文件銷毀 有關(guān)規(guī)定辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。2、經(jīng)審核同意銷毀的文件，公司指定人員與公司行政負(fù)責(zé)人監(jiān)視銷毀。

檔案。附附2：第三治理表單《文件簽收登記表3：文件的范例格式發(fā)文編碼規(guī)章公司代碼為XSG---曙光投資治理公司---X〔---H---Q---YY---W---JH)---C〔Z---S。3、文件類別代碼可用分類項(xiàng)第一字母為代碼亦可用文字表示，比方制度—Z，方法—B；4.公司內(nèi)部文件編號(hào)挨次：公司代碼---部門分類代碼---分類代碼---年份代碼---文件挨次號(hào)；文控治理制度

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XSG/XZ-Z-2022-011版共16頁(yè)第6頁(yè)SG XZ × ××××-×××文件公布挨次號(hào)公布年份代碼文件類別代碼部門分類代碼企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代碼9.4.公司表單編號(hào)挨次：業(yè)務(wù)部 00010號(hào)-第一版修改次數(shù)表單挨次號(hào)碼部門名稱或代號(hào)責(zé)任部門

文控治理制度需要?dú)w檔文件1、政府機(jī)構(gòu)及上級(jí)集團(tuán)重要的函、電、來(lái)文；〔股東會(huì)、董事會(huì)、年度、半年度會(huì)議等〕資料：會(huì)議的通知、會(huì)議報(bào)告、會(huì)議決議、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等；

文件編號(hào)文件版次修改狀態(tài)頁(yè)次時(shí)限要求歸檔每月整理一3次，在5重要工作記錄及工作簡(jiǎn)報(bào)； 號(hào)前整理好行政文員，依據(jù)內(nèi)容

上個(gè)月的所料由辦公室不同分檔。 有需歸檔資整理保5、公司內(nèi)各類行政規(guī)章制度、實(shí)施細(xì)則、程序文件。 料〔入職表、轉(zhuǎn)正表、考核表、離職申請(qǐng)、交接單、人事合同等、社保醫(yī)保資料以及關(guān)于員工嘉獎(jiǎng)、處分等文件資料。7即時(shí)代表證、車輛檔案營(yíng)運(yùn)保險(xiǎn)繳費(fèi)證件、不動(dòng)產(chǎn)權(quán)書、契約書、特許專利文書等資料辦公室 8、投資工程歸檔資料立項(xiàng)文件

1、立項(xiàng)文件、1

文件資料匯總、招標(biāo)合同

建設(shè)用地、征地、拆遷文件

建設(shè)用地規(guī)劃許可證及其附件、劃撥建設(shè)用地文件國(guó)有土地使用證

歸檔。

歸檔。勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)文件

〔書、地形

資料在工商

文書領(lǐng)取后

術(shù)設(shè)計(jì)圖紙和說(shuō)明審定設(shè)計(jì)方案通知書及審查意見有關(guān)行政主管部門〔人防、環(huán)保、消防、交通、一周內(nèi)向總 園林、市政、文物、通訊、保密、河湖、教育、白蟻防治、衛(wèi)生等〕批準(zhǔn)文件或取得的有關(guān)協(xié)議、公司歸檔。 施工圖及其說(shuō)明、設(shè)計(jì)計(jì)算書、有關(guān)部門對(duì)施工圖設(shè)計(jì)文件的審批意見文控治理制度

文件編號(hào)文件版次修改狀態(tài)頁(yè)次責(zé)任部門

需要?dú)w檔文件

時(shí)限要求 工程文件

3、建設(shè)用地、人收集，在

目申報(bào)成功件或年度打算工程表規(guī)劃審批申報(bào)表及報(bào)送的文件和圖紙、建設(shè)工程規(guī)劃許可證及其附件建設(shè)工 勘察、測(cè)繪、天 內(nèi)

等 類文件在竣 辦公室

設(shè)備選購(gòu)及安裝資料

月內(nèi)歸

內(nèi)收集成冊(cè)

等 歸檔 務(wù)財(cái)務(wù)文件預(yù)算一切涉及工程投資的財(cái)務(wù)預(yù)算資料、產(chǎn)生的會(huì)計(jì)票據(jù)、憑證、帳簿等。各投資工程股東配比、股東身份證、投資合作協(xié)議、公司架構(gòu)等

件按財(cái)務(wù)要求另行規(guī)定1財(cái)務(wù)部2負(fù)責(zé)司財(cái)務(wù)

〔各類投資財(cái)務(wù)分析報(bào)告；年度、季度、月度財(cái)務(wù)經(jīng)營(yíng)報(bào)表等、財(cái)務(wù)各項(xiàng)預(yù)算等。

在3月份完成歸檔業(yè)務(wù)部

文控治理制度1〔含身份證、承租單位的根本信息調(diào)查表、收料人資料〔含身份證、最近有效結(jié)算及對(duì)帳單、違約金計(jì)算表。2、法務(wù)文件：訴訟資料如發(fā)函類[催款函〔原件、提示函〔原件、各種發(fā)函的快遞單據(jù)及回執(zhí)、各種來(lái)函的原件]、訴訟資料、筆錄類及協(xié)議類等；

文件編號(hào)文件版次修改狀態(tài)頁(yè)次在合同簽定后一個(gè)月內(nèi)歸檔5號(hào)前將上個(gè)月資料歸檔

業(yè)務(wù)員整法務(wù)部、管負(fù)責(zé)文控治理制度檔案調(diào)閱登記表

文件編號(hào)文件版次修改狀態(tài)頁(yè)次辦公室46-2序號(hào) 檔案名稱 檔案編號(hào) 份數(shù) 密級(jí)

/借用部門

借用日期簽字

歸還日期 簽字文控治理制度文件簽收登記表

文件編號(hào)文件版次修改狀態(tài)頁(yè)次

SG/XZ-Z-2022-011版共16頁(yè)第11頁(yè)序來(lái)文來(lái)文來(lái)文標(biāo)題字號(hào)密級(jí)緩急送發(fā)部門簽收人簽收號(hào)日期單位簽字時(shí)間注明：1/月/日/時(shí)刻到分/2、當(dāng)日文件當(dāng)日分發(fā)完不得積壓3、保存快遞單文件傳閱處理單 辦公室08文件標(biāo)題： 密級(jí)：□絕密□機(jī)密□隱秘□一般文件發(fā)出單位辦公室意見傳閱人 傳閱、擬辦意見

發(fā)出時(shí)間

緩急傳閱人簽字 傳閱時(shí)間文件發(fā)出時(shí)間 文件回收時(shí)間注明：1、對(duì)絕密文件或有總經(jīng)理親啟文件直接交總經(jīng)理拆閱。2、對(duì)機(jī)密、隱秘文件先由辦公室拆閱依據(jù)內(nèi)容重要性和相關(guān)性確定傳閱領(lǐng)導(dǎo)會(huì)閱批辦。文件批辦跟蹤表 辦公室35-1文控治理制度

文件編號(hào)文件版次修改狀態(tài)頁(yè)次

SG/XZ-Z-2022-011版共16頁(yè)第12頁(yè)序號(hào)責(zé)任部門責(zé)任人交辦事項(xiàng)打算完成實(shí)際完成未完成緣由時(shí)間時(shí)間文件簽發(fā)登記表 辦公室06-1序發(fā)文發(fā)文標(biāo)題字號(hào)密級(jí)緩急發(fā)送接收人號(hào)日期方式確認(rèn)注明：電子文件發(fā)送的，應(yīng)告之確認(rèn)接收。本轄區(qū)內(nèi)的應(yīng)在3天內(nèi)補(bǔ)簽簽收表。子公司接收文件確認(rèn)單在每月傳遞財(cái)務(wù)快遞時(shí)一并發(fā)回。文件歸檔移交清單 辦公室63-1歸檔部門： 整理人移交： 移交時(shí)間：文控治理制度

文件編號(hào)文件版次修改狀態(tài)頁(yè)次

SG/XZ-Z-2022-011版共16頁(yè)第13頁(yè)序號(hào) 文件名稱〔注明文字號(hào)〕 文件類別 密級(jí) 保管期限部門負(fù)責(zé)人： 行政負(fù)責(zé)人： 檔案負(fù)責(zé)人：總經(jīng)理批示：注明：1、文件類別可分為打算、通告、通知、報(bào)告、打算、總結(jié)、簡(jiǎn)報(bào)、規(guī)章制度類、合同、函件、客戶資料、設(shè)備資料、證件資料、身份資料、法務(wù)資料、會(huì)議決議、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議紀(jì)要、預(yù)算類、憑證類、賬簿類、財(cái)務(wù)報(bào)表類、治理表單、影音資料等。2、保管期限各部門依據(jù)文件的重要程度可填寫為永久、長(zhǎng)期、十年、五年、一年。3、清單一式三份，歸檔部門一份，行政部門一份，檔案治理部門一份。文件銷毀名目 辦公室47-1序號(hào) 歸檔部門 文件名稱〔注明文字號(hào)〕 起止時(shí)間 銷毀緣由 備注申請(qǐng)銷毀人分管副總意見

文控治理制度文件所屬部門意見總經(jīng)理批示

文件編號(hào)文件版次修改狀態(tài)頁(yè)次

SG/XZ-Z-2022-011版共16頁(yè)第14頁(yè)銷毀狀況執(zhí)行人《文件銷毀名目》應(yīng)永久保存。

監(jiān)視人〔2個(gè)以上〕發(fā)文編號(hào)登記表 辦公室13

注明銷毀地點(diǎn)、時(shí)間單位:序號(hào) 文件名稱 定稿日期 編號(hào)〔文字號(hào)〕挨次 編號(hào)人文控治理制度

文件編號(hào)文件版次修改狀態(tài)頁(yè)次

SG/XZ-Z-2022-011版共16頁(yè)第15頁(yè)注明：1、為表達(dá)文件管控的集中