企業(yè)資產管理講解

第六章企業(yè)資產管理【學習目標】了解企業(yè)資產管理的含義、內容、類別；了解由企業(yè)行政負責的企業(yè)資產管理重點類別；熟悉資產管理的采購、保管、分配使用等基本環(huán)節(jié)?！炯寄茳c】企業(yè)房產物業(yè)、行政車輛、辦公用品的管理方案；物資的采購流程及供應商管理的技巧。第一節(jié)企業(yè)資產管理概述企業(yè)資產即企業(yè)的財產物資，是維持企業(yè)正常生產和生活的物質基礎，是保證企業(yè)各項生產經營活動及行政事務活動的必要條件。一般企業(yè)行政管理人員需要負責或參與企業(yè)的固定資產管理、辦公用品管理、企業(yè)車輛管理等工作。掌握這些資產的管理技能，完成好資產管理中的采購、保養(yǎng)、核查、控制、分析等各項環(huán)節(jié)，是企業(yè)行政工作的重要任務。一、企業(yè)資產管理的內容（一）企業(yè)資產的種類企業(yè)資產按照性質主要分為：固定資產、材料和低值易耗品三類。.固定資產固定資產是指單位價格較大，耐用時間較長，在使用中能保持其原有實物形態(tài)的物質資料。按現行財務制度規(guī)定，購入或調入的一般設備，其單位價值在100元以上，使用年限在1年以上的，都屬于固定資產。單價不足100元，但使用年限在1年以上的大批量類物資設備，如椅子、圖書等也應列入固定資產。企業(yè)的固定資產，一般分為五類：（1）房屋和建筑物。包括辦公用房、業(yè)務用房和宿舍以及其水電、取暖、衛(wèi)生等附屬122企業(yè)行政管理實務122設施。（2）專用設備。如機械設備、打字機、復印機、電子計算機控制系統(tǒng)、儀器、儀表等。（3）一般設備。包括車輛、家具、會議室設備等。（4）文物和陳列品。（5）圖書、資料等。其他一些固定資產還可以由主管部門根據情況認定和劃分。2.材料材料是指使用以后就消耗掉而不能復原的物質資料。如燃料、水泥、試劑和設備修理用的元件、配件等。它和固定資產的區(qū)別在于這類物資的使用時間較短，且在使用中大多數改變其原有的形態(tài)，更主要的是大都使用一次就喪失其原有價值，或把其價值轉移到新的物質實體中去。3.低值易耗品低值易耗品包括低值品和易耗品。低值品是指單位價值在規(guī)定的起點以下，耐用時間在1年以上的物質資料；易耗品是指單位價值在規(guī)定的起點以上，耐用時間在1年以下的物質資料。一般地說，凡是不夠固定資產標準的工具、設備，如低值儀表、儀器、辦公文具、量具、器皿以及低值勞保用品，都屬低值易耗品。（二）企業(yè)資產管理主要內容在眾多的企業(yè)資產中，主要由企業(yè)行政人員負責的企業(yè)資產管理包括：.企業(yè)房產物業(yè)管理。企業(yè)的房產物業(yè)是指企業(yè)自有或者租賃的辦公用房、生產用房、員工宿舍、附屬建筑及其水電等有關配套。房產物業(yè)的價值巨大，行政人員要對其進行產權管理、使用管理和日常維護等，以保證房產物業(yè)高效、長期的使用。.企業(yè)車輛管理。企業(yè)為工作運營或工作服務購買的車輛，也是企業(yè)的固定資產。企業(yè)車輛的用途不同主要分為生產用車和行政用車。由于車輛的資金占用大且具有流動性，也使其成為各個企業(yè)行政管理中一項相對獨立的工作內容。.企業(yè)辦公用品管理。辦公用品通常指企業(yè)行政辦公人員使用的各種物件，主要有三大類：一是包括辦公桌、座椅、沙發(fā)、檔案柜、燈具等辦公家具；二是電腦、打印機、傳真機、復印機、照相機、電話等辦公設備；三是紙張、筆墨、打印耗材、訂書釘、勞保品等辦公中的耗費用品。其中辦公家具、辦公設備是企業(yè)固定資產，而耗費用品不屬固定資產。辦公用品是行政人員的主要工作用品，同時也要提供其他員工領用，是行政人員資產管理的重要內容。123123第六章企業(yè)資產管理二、企業(yè)資產管理的原則企業(yè)的資產管理即影響生產經營，又事關企業(yè)財務，必須有必要的原則要求并嚴格遵守。.講求效率，保證需要。企業(yè)資產管理工作的出發(fā)點和歸宿，必須放在保證工作需要上面。在資產的購置時，一定要根據實際工作需要和現實的財政狀況，盡可能選用先進、實用、經濟的技術裝備，不斷充實和改善企業(yè)辦公的物質條件。.健全制度，加強領導。加強對資產管理的領導工作，就必須建立管理機構，配備專職人員，完善規(guī)章制度，以保證資產管理工作落到實處。財務會計部門、資產管理部門和使用部門要明確分工，各司其職，各負其責。要按照權責統(tǒng)一和獎優(yōu)罰劣的原則，建立健全各項資產管理制度和獎懲制度，賦予資產管理、使用部門權力并加大其責任，對履行職責好的給予表彰獎勵，對履行職責差的進行批評懲罰。.賬目清楚，物賬相符。為了有效地進行管理，防止出現混亂狀況，資產管理部門、使用部門和財務部門，必須采取科學、合理的管理方法，設置賬卡，定期地或不定期地對資產的種類、名稱、規(guī)格、數量、性能、用途、存放地點、使用管理人員以及賬進賬出、凋出、調入、報廢、清理等增減變動情況，進行清點和記載，若發(fā)現問題，及時查明原因，妥善處理，真正做到賬卡相符、賬物相符、賬據相符。.厲行節(jié)約，物盡其用。在企業(yè)資產的購置、建造和使用過程中，一定要大力提倡節(jié)約使用，綜合利用，修舊利廢，物盡其用，充分發(fā)揮資產的最大作用，盡量節(jié)省經費開支和財產物資，反對鋪張浪費的不良作風。三、企業(yè)資產管理的環(huán)節(jié)企業(yè)資產既是企業(yè)的財產組成部分，又是其生活和經營的必備資源，對企業(yè)資產的管理，主要包括物資資產采購、保管、和分配使用三個環(huán)節(jié)。（一）物資資產采購物資資產采購涉及經濟利益，是最容易出現問題的企業(yè)管理環(huán)節(jié)，一旦出現問題會給企業(yè)經營造成嚴重影響，因此企業(yè)對采購的管理必須制定嚴格的規(guī)定并認真落實。要收集各部門的需求信息，編制物資采購計劃和經費預算，經行政總監(jiān)審核后報總經理審批。凡一定金額以上的大型物資采購計劃，必須由物資管理部門統(tǒng)一實施。各部門自行購買的物資，必須報物資管理部門登記備案。124企業(yè)行政管理實務124采購必須由兩人以上進行，紀檢、會計部門負責監(jiān)督，所購物資必須及時交物資管理部門所設物資倉庫保存。購買物資，必須貨比三家，比質比價，擇優(yōu)采購，節(jié)約經費。采購大宗物資，須經有關人員（行政總監(jiān)、采購人員、監(jiān)督人員等）集體研究確定，也可采取招標競價的采購辦法。采購中最容易出現的是企業(yè)給采購人員回扣問題，采購中如有回扣，應一律交財務部門或折成價款，采購人員須向行政總監(jiān)報告，行政總監(jiān)負責審查，紀檢監(jiān)察部門進行必要的抽查。必須堅持嚴格的入賬程序，沒有監(jiān)督人員簽字的發(fā)票，財務部門不得報銷。一般發(fā)票的簽字順序是：采購人員、主管部門領導、監(jiān)督部門人員、行政總監(jiān)或運營經理。（二）物資資產保管物資資產保管是企業(yè)物資在采購之后到使用耗費前的滯留過程的管理，保管不當也會造成資產的遺失、損壞等。物資資產保管的環(huán)節(jié)有：.入庫驗收。物資入庫必須嚴格進行數量和質量驗收，全面登記有關名稱、規(guī)格、產地、廠家、價格、數量和隨物資帶來的合格證、化驗單、質量證明書與使用說明書等資料。通過點數、檢尺、換算、過磅等方式，及時進行驗收，發(fā)現數量短缺、盈余、損壞、質差或憑證不符等情況，必須立即與有關經辦人聯系處理，重大問題要及時匯報。.庫存保管。驗收后的物資要及時上架，按要求擺放；技術資料必須點清，并應妥善保管。庫存物資要搞好科學管理，逐步做到分類清楚，標志鮮明，排列有序，堆放整齊，零整分開，賬、卡、物、資金四對口，搞好維護保養(yǎng)，防止霉爛變質，發(fā)現問題，及時采取相應措施，力爭把損耗降到最低限度。.定期盤點。物資保管部門應定期對物資進行盤點，對盤虧、盤盈的物資要查明原因，及時辦理盤虧、盤盈手續(xù)，以確保賬物相符。分別設立物資總賬、分類賬、明細賬，登記物資數量與金額以及收、發(fā)、存動態(tài)。各種憑證要及時結算登賬?？傎~金額要與財務部門相符，明細賬金額要與分類賬相符，明細賬數量要與實物和料卡相符。材料盈虧報廢、規(guī)格調整、運耗事故以及物資價差，經領導批準后應及時調整賬冊。.統(tǒng)計分析。保管部門應按公司規(guī)定的統(tǒng)計制度和時間，及時上報月、季、年各種統(tǒng)計報表和臨時報表。如實填報物資動態(tài)與有關數據，不虛報、不瞞報、不漏報、不出錯。注意積累統(tǒng)計資料，開展統(tǒng)計分析，掌握物資消耗規(guī)律，反映物資供應管理情況，做好參謀工作。.回收處理。設立多余物資回收倉庫，變無用為有用，變積壓為流通，充分發(fā)揮物資的潛力。設立報廢設備與物資倉庫。積極開展加工改制、拆件利用、整舊為新活動，提高物資再利用率。做好物資倉庫的防火、防盜等安全保衛(wèi)工作。

第六章企業(yè)資產管理125（三）物資資產使用125對企業(yè)資產的使用過程行政部門也要進行監(jiān)管，以保證使用的合理、有效。大宗、貴重物資的使用，必須專門遞交申請報告，經行政總監(jiān)或總經理審批后，到倉庫領取。一般的物資使用，須填寫領取申報單，注明用途、歸還期限、維護責任等內容，由部門負責人簽字批準。發(fā)放物資時，保管員應仔細審查領取手續(xù)是否齊全，領用是否合理，并當場劃價結算，扣除經費。應執(zhí)行“先到先發(fā)”的原則，防止物資變質、霉爛；對專項控制的低值品、易耗品，可實行以舊換新的制度。使用過程中的物資資產保管，實行“誰使用，誰保管，誰維護”的辦法。第二節(jié)企業(yè)房產物業(yè)管理房產是企業(yè)固定資產的重要組成部分。企業(yè)如何對房產及其附屬物業(yè)進行科學管理、充分利用是企業(yè)削減經營成本、提高經濟效益與市場競爭力的關鍵所在。行政人員在房產的產權管理、房產使用維護等方面需要制定制定嚴明的標準、進行規(guī)范的操作管理。一、企業(yè)房產物業(yè)的產權管理企業(yè)房屋產權管理是房產管理的基本問題，涉及產權來源依據、房屋的結構、面積、高度、建造時間、維修及變動等情況。在產權管理中，管理者務必對房產賬目心中有數，且有詳細記錄。在房屋產權管理中，建立健全的管理制度尤為必要，管理者應對企業(yè)所有房產了如指掌，包括建筑面積、使用面積、套數、間數、室內設備以及住戶人數等，只有如此，才能在各項管理工作中有的放矢，運用自如，確保管理效率。一般來說，企業(yè)房產物業(yè)的產權管理包括以下幾個方面。（一）企業(yè)房屋新建、擴建管理企業(yè)房屋新建擴建時，施工單位都有圖紙，建好后，施工單位應將這些詳細資料、圖紙等移交到企業(yè)房管部門，房管部門應對其進行登記，建立檔案予以保管。（二）企業(yè)房屋維修管理126 企業(yè)行政管理實務企業(yè)房屋修建后，管理者要定期對其情況進行普查，并將普查的情況建檔立卡，根據房屋設備損壞程度，按輕重緩急編制修繕計劃。企業(yè)房屋修繕時，管理者應及時將修繕情況進行詳細記錄，建立房屋修繕檔案，為以后的維修提供參考。（三）企業(yè)房屋租賃管理企業(yè)的房屋在滿足需要后還有剩余或是房屋在某一較長時間內沒有使用企業(yè)如果從經濟的角度去考慮，就很有可能將剩余的或沒有人使用的房屋租賃出去通常來說，房屋租賃期限超過六個月，出租人和承租人就應當簽訂書面租賃合同。房屋租賃合同一般有下列條款:.當事人雙方姓名、住址；.房屋現狀、產權及租用面積；.租賃期限：依據合同法規(guī)定，租賃期限不得超過20年，否則超過部分無效；.租賃用途；.租賃價格、付款方式及付款期限；.房屋修繕及維護責任人；.轉租規(guī)定;.水電、物業(yè)管理費、電話費等相關費用的負擔；.合同解除條件；.有關稅費的負擔；.解除爭議的方法；.房屋附屬設施一起租用的應附上清單，并證明產權歸屬。二郎案例學習6-1麥當勞的物業(yè)經營數十年來，人們深信麥當勞的賺錢秘訣在于管理和推廣特許經營店。其實，麥當勞的地產發(fā)展策略為公司帶來更大的收益。嚴格來說，麥當勞是由兩家公司組成的，分別是快餐店和地產公司。麥當勞的多數特許店必須租賃由公司提供的餐廳。每個餐廳由選址、設計、建成都由

第六章企業(yè)資產管理127公司的地產部負責。作為特許店經營者可以說是不用擔心開店的一切準備工作，到時交妥費用（比如，7500美元按金）便可開張營業(yè)，另外每個月交占營業(yè)額4%的特許經營費和占營業(yè)額的10%作為租項。顯而易見，公司的租項收入比經營費更大，所以公司增加盈利的秘訣在于不斷投資開新店。在美國13000麥當勞分店中，屬公司物業(yè)的占52%。相比其競爭對手Tricon（擁有Pizza、KFC、TecoBell等），在它21000家分店中，屬于公司物業(yè)的只有8%?，F在估計麥當勞手上的物業(yè)市值大約是69億美元127物業(yè)是一項重要的企業(yè)資產，管理好企業(yè)自身的物業(yè)往往能產生巨大的經濟效益。由于我國的土地政策，使的過去很多企業(yè)往往能夠較便宜的獲得經營性的物業(yè)，幾年時間隨著物業(yè)的升值帶來的企業(yè)收益升值甚至超過了企業(yè)本身經營的業(yè)績。比起一些企業(yè)的“運氣”，麥當勞對物業(yè)的經營可就是非常專業(yè)化的了，難怪它總是可以財源滾滾。二、企業(yè)房產物業(yè)的分配管理企業(yè)房屋的分配管理也很重要，分配若不合理，既影響企業(yè)員工的情緒，又直接影響企業(yè)的辦公效率，因而管理者應慎重處理。（一）房產物業(yè)分配的原則在房產使用的分配中應遵循以下四個原則：.分配協調。在分配時，應將同類功能的房屋安排于庭院的適當位置。在每一棟房屋內，管理者要根據各部門的職能和工作特點，充分考慮到使用和服務的方便，合理安排樓層和位置。企業(yè)各職能部門的房間安排，既要有利于各部門間事務交流合作，又要便于外來人員聯系業(yè)務。.重點為主。在分配企業(yè)辦公用房時，通常應首先安排和保證生產和業(yè)務用房，盡可能地為業(yè)務工作創(chuàng)造良好的條件。在保證生產和業(yè)務用房這個重要的前提下，企業(yè)應兼顧128企業(yè)行政管理實務128一般，盡量壓縮辦公輔助用房，最大限度地提高房屋的利用率。.服務配套。企業(yè)用房不僅要求使用面積足夠，而且要求有良好的配套服務，這樣才能保證房屋的正常使用。配套服務包括兩方面的內容：一是在物質上保證配套服務，如配備家具、各種辦公機具、供應水電、維修房屋及設備、門衛(wèi)、清潔等；二是要制定和執(zhí)行各項服務工作制度，這樣辦公時才能做到各項工作有章可循。.管用結合。管用結合是企業(yè)房屋使用管理的一條基本原則，也是指在管理中要求房產管理部門和使用部門、使用人員相結合。房產處要負責好房屋維修、水電供應、家具配備等方面工作；使用部門和使用人員要負責保持房屋的清潔衛(wèi)生以及房間和房內設備的一般維修工作。為貫徹好管用結合的原則，通常要建立規(guī)章制度，以明確雙方各自的責任，以免出現相互推諉現象而影響工作。（二）房產物業(yè)的分配方法一般來說，企業(yè)需要分配使用的房產物業(yè)主要包括辦公用房以及員工宿舍。.辦公用房的分配辦公用房的分配使用直接影響到工作，管理者應先全面掌握有關情況，包括：（1）本企業(yè)可供辦公使用的房屋的間數、總面積、建筑分布情況；（2）企業(yè)科室部門設置情況，工作業(yè)務的特點及部門間的協作關系；（3）需要使用辦公用房的部門人員及業(yè)務量等情況全面掌握，甚至能估計到部分部門人員數及業(yè)務可能出現的變化。掌握以上情況后，管理者才能夠綜合考慮，按照分配原則合理地安排各部門的辦公地點、樓層、辦公面積等。.員工宿舍分配使用管理員工宿舍的分配管理也很重要，在制定分配方案時要廣泛聽取員工的意見，分配標準等也要有一定的連續(xù)性，不能朝令夕改，存有偏心，而應盡可能地使絕大多數人滿意于分配萬案。三、企業(yè)房產物業(yè)的日常維護企業(yè)房屋出現問題時一定要及時維護，房屋維護管理是房產管理的重要內容。房屋維護管理工作搞得好，往往能夠起到延長房屋使用壽命、緩解房屋緊張狀況、節(jié)約成本等作用；可以保持房屋的完好率，解除員工的后顧之憂，為員工創(chuàng)造良好的辦公環(huán)境。房產物業(yè)的維護管理工作是一項相當復雜的工作，既要保持房屋及其附屬設施的完好，能正常使用，又因維修中涉及大量設備、工具、材料、人力的消耗而需要算好經濟賬，以免給企業(yè)帶來經濟損失。企業(yè)的房屋維護管理需要按如下要求進行：.合理制定維護計劃。維護計劃包括維護順序的先后、資金的投入、維護進度等，要

第六章企業(yè)資產管理129盡可能地降低維護成本，節(jié)約維護資金，但必須以保證質量為前提。決不允許以劣充優(yōu)，埋下安全隱患。129.量力配備維護人員。企業(yè)房屋維護管理應根據各企業(yè)的規(guī)模、房屋新舊等分別進行。為保證維護及時，一般應配備一定數量的水、電、木、瓦技術工人，專門負責企業(yè)日常的房屋維護工作；應建立必要的報修、派工、回執(zhí)、檢查監(jiān)督等制度，隨時出現問題就隨時趕往維護，以免影響辦公；另外，如果企業(yè)規(guī)模較大，房屋較多，維護任務較為繁重，則適宜于組建一支維護隊伍，或設定一個物業(yè)維護辦公室，這樣就能更有效地應付企業(yè)房屋出現的任何維護問題。.定期檢查房屋狀況。在房屋維護管理中，定期對各類房屋進行普查很重要，應隨時掌握房屋情況，最好將普查的資料建立檔案，并根據普查中發(fā)現的問題及時分出輕重緩急，編制好修繕計劃，分期分批安排維護。第三節(jié)企業(yè)車輛管理企業(yè)一般都有一定數量的車輛為工作和生活服務，這些車輛既是企業(yè)的資產，有直接的影響著企業(yè)的生產、生活秩序。在講究經濟效益的時代，合理、安全、經濟的管好車輛、用好車輛，成為行政管理的一項工作內容。案例學案例學習6-2聯邦快遞公司的車輛管理大嘴美人朱莉亞?羅伯茨，在《逃跑的新娘》中扮演一位屢次在婚禮上逃跑的人，跳上一輛聯邦快遞卡車，行進的聯邦快遞卡車和新娘，讓人既失落又有些許安慰——他們定會出現在某個地方，因為聯邦快遞能夠對其提供這一幫助。聯邦快遞公司是一個能在24-48小時內做到門對門快遞服務的“超人”總部位于美國田納西州孟菲斯市的聯邦快遞公司成立于1973年，在此之前，還沒有一130企業(yè)行政管理實務130家公司對包裹、貨物和重要文件提供門對門翌日送達服務。經過三十多年的發(fā)展，聯邦快遞的業(yè)務現在遍及世界業(yè)務遍布世界211個國家，這些國家的國內生產總值占全球國內生產總值的90%。2001年，聯邦快遞總收入達到196億美元，在《財富》雜志全球500強中排名第246位。聯邦快遞公司每天遞送超過500萬件的包裹物品管理全世界近10萬輛遞送包裹的車輛和10多萬的司機及其管理人員。聯邦快遞的汽車物流以迅捷暢通、安全高效而著稱，可以說其完善的車輛管理對公司的發(fā)展起到了重要作用。聯邦快速公司的車輛管理主要關注三個方面：一是各種車輛的購置登記、調配使用、維修養(yǎng)護、領用油料等；二是對司機進行安全管理，教育、處罰肇事者等；三是車輛的經濟管理。聯邦快遞將對車輛管理的嚴謹作風體現在其一張張表格、一個個制度上，在每個細節(jié)的管理上都做到細致入微，從而取得了客戶的贊譽和自身的良好發(fā)展。一、企業(yè)車輛的購置企業(yè)車輛的購置應注意適用、經濟、配套的原則。適用，是指車輛能夠適應本企業(yè)的工作需要；經濟，是指車輛購買時考慮企業(yè)經費的承受能力，對企業(yè)財務產生的影響，應以經濟適用，價廉物美為宜；配套，是指企業(yè)的各類車輛（轎車、客車、商務車、卡車等）能夠搭配比例，以適應企業(yè)各種情況下的需求。（一）選購企業(yè)車輛的注意問題.要考慮現有車輛的利用率能否提高，能否不買新車，而靠提高現有車輛的利用率來解決運輸需要。據統(tǒng)計企業(yè)自有車輛與運營車輛的運營利用率比例為1比10,可見企業(yè)一方面可以挖掘自身車輛的運用潛力，例外還可以盡量考慮將運輸業(yè)務承包給專業(yè)的運輸企

第六章企業(yè)資產管理131業(yè)，提高經濟效率。131.應控制生活配車，保證工作用車，避免車輛配置越來越多，造成的資金和管理壓力。.要考慮買車時資金的來源及資金的多少以及購車后的上牌、燃料供應、配件供應等一系列問題能否得到解決。一些企業(yè)盲目購買一些進口豪華車，既增加企業(yè)經濟成本，又難以進行養(yǎng)護。.要根據車輛的使用性能合理選擇車輛。購車前要了解企業(yè)所在地區(qū)的道路條件、氣候條件等基本情況，同時還要考慮到該地區(qū)的保修能力、使用經驗。根據公司的使用對象確定選購車型。.隨著國家、社會對環(huán)保、節(jié)能問題的日益重視，企業(yè)也要重點考慮那些低污染、低燃油使用量、高燃料使用率的環(huán)保車型，既減低對氣候的影響，又有利于增加效益。（二）企業(yè)車輛登記手續(xù)新車購進后必須按照國家規(guī)定進行一系列的注冊登記才能夠開始使用。辦理企業(yè)車輛的上牌登記手續(xù)一般需要的材料包括：.《機動車注冊登記申請表》。.機動車所有人的身份證明及復印件：私人車輛提供居民身份證、居民戶口簿、護照或居留證明；行政、企事業(yè)單位和社會團體提供組織機構代碼證和營業(yè)執(zhí)照復印件。.機動車輛銷售發(fā)票使用全國統(tǒng)一的機動車銷售專用發(fā)票，并加蓋國家行政管理機關驗證章。.申請辦理注冊登記的車輛的標準照片。.機動車來歷憑證（海關監(jiān)管車輛除外）。.國產機動車整車出廠合格證或進口機動車進口憑證。.車輛購置稅的完稅證明或者免稅證明。.黨政機關、事業(yè)單位和國有、集體企業(yè)的業(yè)務用小汽車的《定編小汽車指標使用許可證》、《定編小汽車通知書》及復印件；企業(yè)未列入定編管理的提供加蓋“未列定編管理審核章”和審核機關公章的營業(yè)執(zhí)照復印件。.刑偵部門驗車通知書。.出租車一般還需提供城市客運出租汽車經營權使用證及復印件，或者填《購置營運車輛審批表》辦理審批。經過交管部門的上牌登記后，企業(yè)自身還應及時為車輛購買各種運營稅費（養(yǎng)路費、車船使用稅等）以及交通保險。作為企業(yè)車輛管理，行政人員應及時建立登記表，將車輛型號、牌號、車況等各項數據，逐一登記。公司車輛登記表示例見表6-1。表6-1XXX公司車輛登記表

132企業(yè)行政管理實務132案例學習6-3案例學習6-3年月日車型車號牌號引擎號制造廠排氣量購買日期初檢日期技術指標保險記錄保險公司保險證號保險期保險內容購買價格經銷商附屬品駕駛員住址電話備注失算的老板王誠是一家民營企業(yè)的老板，企業(yè)注冊為有限責任公司，王誠持有公司的主要股份。最近，王誠購買了一輛價值50萬元的奔馳汽車，已經上牌行駛。后來，聽他人介紹，如果將汽車列為公司資產，可以作為折舊沖減公司的稅收，王誠想：自己買車也經常用于公司辦公、接送客戶等工作業(yè)務，成為企業(yè)資產也不無道理，于是直接將這輛奔馳車購買記入了公司財務的帳務，列為成本。等到年末，稅務部門對公司財務進行檢查，發(fā)現了問題：奔馳車的購買登記為私家車，卻以企業(yè)車輛記入財務賬目，增加企業(yè)成本，減少了納稅。稅務部門將此作為偷稅行為，不但要補交稅款，還要進行處罰。企業(yè)的經濟和聲譽都受到影響，王老板叫苦不迭！原來企業(yè)車輛和私人車輛性質不同，國家對它們的管理、征稅等均有不同，需要認真

第六章企業(yè)資產管理133了解。作為企業(yè)車輛可以作為企業(yè)資產進行折舊記入企業(yè)成本降低企業(yè)稅收，但同時當企133業(yè)出現債務問題時，企業(yè)車輛也可能被處理用于償債。二、企業(yè)車輛的養(yǎng)護汽車在使用過程中，隨著行駛里程的增加，零件的磨損也不斷增大，車輛的技術狀態(tài)逐漸變壞，其結果是使汽車的動力性、經濟性和可靠性不斷降低。為了及時恢復車輛的技術性能，使其經常處于良好的技術狀態(tài)，保證其在任何條件下都具有使用的可靠性，減少燃料器材的消耗，延長車輛大修的間隔里程，企業(yè)需要對車輛要進行及時保養(yǎng)和修理。（一）企業(yè)車輛的技術保養(yǎng)根據長期的實踐經驗和按照汽車保養(yǎng)制度的要求，企業(yè)車輛的技術保養(yǎng)分為例行保養(yǎng)、一級保養(yǎng)、二級保養(yǎng)和三級保養(yǎng)，企業(yè)自身可以進行例行保養(yǎng)和一級養(yǎng)護，二、三級養(yǎng)護可以到車輛維修點進行。.例行保養(yǎng)司以檢視清潔為中心的日常維修信作業(yè)，在每日出車前、回廠后利用間歇時間，由司機負責進行的檢查保養(yǎng)。.一級保養(yǎng)以潤滑、緊固為中心。其主要內容是檢查車輛外露部位的螺栓、螺母，按規(guī)定在潤滑部位加注潤滑脂。檢查各總成內潤滑油平面，加添潤滑油，清洗各個空氣濾清器，排除發(fā)現的故障。汽車在一級保養(yǎng)后，應達到車容整潔、裝備齊全、連接牢固、濾清器暢通、不漏油、不漏水、不漏與、不漏電、油嘴齊全及潤滑良好。.二級保養(yǎng)以檢查、調整為中心。二級保養(yǎng)除執(zhí)行一級保養(yǎng)的作業(yè)項目以外，主要檢查、調整發(fā)動機、底盤及電氣設備的工作狀況并完成一些附加的小修項目。.三級保養(yǎng)是以總成解體、清洗、檢查、調整、消除隱患為中心，從而改善其技術狀況并做好技術鑒定。（二）企業(yè)車輛的維修車輛維修是對汽車所有零件進行修理及總成修理的總矛車輛修理按照不同的對象和不同的作業(yè)范圍，分為總成大修、車輛大修、車輛小修和零件修理四種。.車輛總成大修是當總成經過一定使用里程后，其基礎件和主要零件破裂、磨損、變形，需要拆散進行徹底修理，以恢復其技術性能的修理。.車輛大修是車輛在行駛一定里程后，機件嚴重磨損，技術性能下降，經過技術鑒定134企業(yè)行政管理實務134后，對各總成進行一次恢復性修理。.車輛小修主要是消除車輛在運行中發(fā)生的臨時故障和局部損傷的運行性修理。.零件修理是對磨損、變形或損傷而不能繼續(xù)使用的零件的修理。（三）企業(yè)車輛的技術檔案為便于車輛的養(yǎng)護維修，管理人員應該為車輛建立對應的技術檔案為車輛建立技術檔案是十分必要的，因為它有利于掌握車輛的使用性能的變化情況以便針對薄弱環(huán)節(jié)采取技術措施，充分發(fā)揮車輛性能和保證行車安全。車輛的技術檔案主要內容有:車輛來源、基本裝備、技術性能、改裝改造情況、行使情況記錄、任務完成情況記錄等；車輛進行的養(yǎng)護、維修項目、周期等記錄；車輛運行情況，車輛機件的磨損規(guī)律，車輛事故記錄，駕駛員調換情況等。三、企業(yè)車輛的使用管理（一）企業(yè)車輛的使用新購車輛及經過大修的車輛正式使用前，需要辦理申報牌照、領取行駛證、上繳養(yǎng)路費、車輛使用稅、車輛保險手續(xù)。同時應根據廠家說明書或有關技術規(guī)定對車輛進行一次全面檢查、緊固、潤滑、調整，然后嚴格按照定車定人的原則投入磨合期的適用性使用。新車磨合期內，應做到減載、限速行駛。磨合期的合理使用，對于預防車輛機件早期磨損，延長車輛使用壽命是非常重要的。（二）企業(yè)車輛的調度車輛的調度指的是車隊負責隊或專職調度人員根據企業(yè)車輛使用管理規(guī)定和當天的用車需要，對企業(yè)車輛的使用進行分配安排。有做好調度工作，才可以充分發(fā)揮汽車的使用效益，最大限度地滿足各方面的用車要求。企業(yè)普遍存在的用車量大、供需矛盾突出的問題，應該充分發(fā)揮調度在連接、協調用車部門同車隊之間關系的紐帶作用。車輛調度工作一般采取的程序為：（1）填寫車輛使用預約登記單進行申請；（2）編制派車計劃；（3）通知車輛安排時間、地點等細節(jié)或對不能派車進行解釋。車輛調度主要需注意：.靈活機動性，指的是對于制度沒有明確規(guī)定而確實需要用車的，要從實際出發(fā)，靈活機動，恰當處理，不能誤時誤事。

第六章企業(yè)資產管理135.科學合理性，指的是要掌握本企業(yè)車輛使用的特點和規(guī)律。車輛調度要熟悉工作部署，統(tǒng)籌安排；加強預見性、計劃性，靈活調度。135.調度合理，就是要按照用車的行駛方向，選擇最佳行車線路，不跑彎路和繞道行駛；在一條線路上不重復派車；在一般情況下，車輛不能一次派完，要留備用車輛以應急需。（三）企業(yè)車輛的使用管理制度應根據企業(yè)車輛的實際情況，制訂企業(yè)車輛的使用管理制度。企業(yè)車輛的使用管理制度，應當包括本企業(yè)車輛特別是小車使用的范圍和對象，車輛調度的原則和程序，運輸費用的管理和使用，車隊的機構、編制，領導體制和職責任務，以及特殊情況用車、外部門用車、私人用車、車輛外租的審批權限和收費標準等等。四、企業(yè)車輛司機的管理企業(yè)車輛管理主要是對人員的管理，而人員管理的主要對象是司機，司機管理就是企業(yè)車輛管理工作的重中之重。為了提高車輛服務的業(yè)務水平，必須加強對司機的管理和教育使他們自尊自重，熱愛本職工作，不僅當優(yōu)秀的駕駛員，還要當出色的服務員。（一）司機的招聘選拔在企業(yè)行政辦公部門做司機是十分辛苦的，碰上主管人員洽談業(yè)務和參加會議，或是運送商品，往往需要行駛或等待很長時間。司機除了有時要熬夜之外，還得在24小時內隨叫隨到，所以司機的脾氣難免會變得暴烈或染上一些壞習慣，由此企業(yè)對司機的管理也變得更加復雜。針對這一問題，在司機的管理工作方面，首先是嚴把招聘關。對司機的錄用資格、條件有以下幾點要求：.有駕駛執(zhí)照并具有相當的實際經驗；.駕駛記錄正常，無重大違規(guī)或肇事記錄；.掌握有相當的車輛保養(yǎng)、檢修知識；.不嗜酒；.對專車的駕駛者應有更高的要求，如身心健康、無犯罪記錄及惡習、穩(wěn)重有禮、談吐的當等。（二）司機的管理由于司機工作與其他員工的工作方式是截然不同的，具體表現在司機要獨立去執(zhí)行任136企業(yè)行政管理實務136務，而且司機以公路為車間，活動的范圍相當大，容易養(yǎng)成司機散漫的性格。因此，行政部門對司機的教育與管理要有的放矢地進行。不僅如此，企業(yè)還應建立建全必要的崗位責任制和具體的獎懲條件，獎優(yōu)罰劣，充分調動司機的積極性。行政部門對司機的管理與教育可以隨時隨地進行而提高司機的素質。在等修、出車的間隙，早、晚或中午司機比較集中一段時間，都可以進行教育。對司機要有針對性地做好幾項教育工作：為企業(yè)、員工服務的職業(yè)道德教育；車輛保養(yǎng)維護的技術學習及經濟成本教育；遵守法規(guī)安全行車的教育等。另外，對司機的激勵和嘉獎是積極的、絕對必需的管理手段。對于司機的工作表現，行政部門要進行考核，并經常讓領導、員工、客戶對司機工作做評估，以便恰當表彰。套、知識鏈接6-1交通事故的處理辦公車輛的使用頻率高，難免會遇到交通事故，行政主管應加強對司機的安全教育之外，還應掌握處理交通事故的管理方法，快速有效的處理好交通事故的善后工作。1.事先規(guī)定交通事故處理的原則(1)企業(yè)辦公車輛發(fā)生交通事故要通過行政部門統(tǒng)一處理；(2)交通事故發(fā)生后，司機和相關人員應直接報告行政部門，不允許司機私自處理，否則事故的賠償善后需由本人負責；(3)事發(fā)外地或時間緊急情況，可授權司機或當事人進行交涉，一定賠償金額內可以自行處理，但事后需要提交報告；(4)為提高司機的責任意識，對違反交通規(guī)則、違章等過失行為受到的處罰，應規(guī)定由其個人承擔一定的比例；

第六章企業(yè)資產管理137(5)大額的交通事故賠償，應報企業(yè)領導決定。137.現場處理要點(1)迅速與公司聯系，接受公司指示；(2)保護好現場，報告交警及保險公司；(3)如發(fā)生人身傷害時，應迅速把傷者送到最近的醫(yī)院進行治療；(4)記錄下對方的駕駛證號、車牌號，索要對方電話、住址、工作單位等詳細信息；(5)牢記雙方車輛損毀部位及程度；(6)根據實際情況回答交警提問，確認責任原因，接受交警處罰，保留好交警開出的交通事故報告；(7)需要自己賠償的事故，通知自己的保險公司到現場定險；.交通事故的事后處理(1)修理好事故車輛，保留好單據發(fā)票，到保險公司理賠；(2)事故中有人員受傷，需要聯系好治療，保留好單據發(fā)票，到保險公司理賠；(3)大額的交通事故賠償，事后有公司進行協商解決；(4)出現重大交通事故，應及時檢查分析，在公司進行通報，同時開展安全教育和安全檢查，杜絕事故的再次發(fā)生。知識鏈接6-2138企業(yè)行政管理實務138公司車輛管理制度為加強公司車輛的保管及有效運用，特制定本制度。.本制度適用于公司所有車輛的使用、申請及開車前后應辦的手續(xù)，如檢查、保養(yǎng)、修理及使用中交通法規(guī)的違規(guī)和車輛損害處理等。.本公司的所有車輛統(tǒng)一由行政部管理，并指派專職司機駕駛并負責保養(yǎng)。.各部門需要使用車輛時，應事先填寫派車單，經本部門經理核準后交行政部統(tǒng)一調派。行政部經理簽字同意后交專職司機，司機必須按單行車。用車人不按派車單行駛，司機有權拒絕，如有特殊情況，應及時通知行政部。.用車原則：(1)部門經理級以上人員因工作需要可申請用車；(2)公司其他員工因工作急需用車者，需由部門經理核準，方可申請用車。.公司非公用派車：(1)部門經理級以上員工因私人性事務用車，需填寫申請單后，經報總經理審批同意，行政部可根據公司用車情況進行調派。(2)經批準的私人性事務用車，申請人應該負擔使用里程的油資及過路橋費停車費及專職司機的誤餐補助等其他相關費用。(3)原則上，公司私人性事務用車應由公司指定的專職司機或者有駕駛執(zhí)照的公司員

第六章企業(yè)資產管理139工駕駛，非公司員工不得駕駛本公司車輛。139.車輛的維修及保養(yǎng)。(1)車輛需隨時保持整潔，保證性能良好。車輛專任司機應每周實施定期檢查及保養(yǎng)，以維持機件的壽命，確保行車安全。(2)車輛的有關證照及保險資料統(tǒng)一由行政部保管，行政部統(tǒng)一建立汽車檔案，并負責按時進行車輛的保養(yǎng)、年檢及過橋費、養(yǎng)路費等定期費用的繳納。(3)車輛的保養(yǎng)和維修原則上在公司指定廠家進行。如需大修要與廠家簽訂協議，車輛維修完畢需當場進行驗車，確保維修質量，并要求廠家出具修車費用決算單，交回公司以便與廠方結算時對賬。.車輛安全。(1)為保障行車安全，司機擔任行車任務前應注意休息并不得飲酒。(2)每次出車前應檢查車況，如車燈、水箱、剎車系統(tǒng)、輪胎等，如發(fā)現損壞或其他問題應及時報告行政部。(3)節(jié)假日或夜間，公司車輛原則上應停放在公司指定的停車場。如遇特殊情況需停放在外，駕駛人應報告行政部。駕駛人應保障車輛的安全并承擔相應的責任。.違規(guī)和事故的處理：(1)超速、超載、任意停放及違反交通規(guī)則之一切罰款由駕駛人自行負責。指定駕140企業(yè)行政管理實務140駛人如把車隨便交由其他人駕駛而發(fā)生違規(guī)、車損等之罰款或損修全由指定駕駛人負責賠償。（2）無照駕駛發(fā)生車禍的全部賠償由駕駛人自行負責；有照駕駛如系本身操作不當發(fā)生車禍全部由駕駛人自行負責。第四節(jié)企業(yè)辦公用品管理辦公用品管理涉及這些用品的采購、保管、使用、維護等工作，而由于辦公耗費品的使用更新更加頻繁，所以管理的內容更多。一、企業(yè)辦公用品的內容企業(yè)辦公用品名目繁多，作為企業(yè)行政人員進行資產管理應該對常用的辦公用品比較熟悉，以便于采購和管理。企業(yè)辦公用品通常指企業(yè)行政辦公人員使用的各種物件，主要包括：企業(yè)辦公設備、企業(yè)辦公家具、企業(yè)辦公耗費品三大類。其中企業(yè)辦公設備、企業(yè)辦公家具是企業(yè)固定資產，而企業(yè)辦公耗費品不屬固定資產。常見的企業(yè)辦公用品有：（一）企業(yè)辦公設備保險柜、白板、標簽機、傳真機、打印機、電話機、復印機、考勤機、收銀機、碎紙機、裝訂機、塑封機、熱熔機、帶膜機、支票打印機、鑰匙箱、點驗鈔機、電子白板、投影機、幻燈機、打字機、一體機、鐵柜、空氣凈化器、膠裝機等。（二）企業(yè)辦公家具辦公桌椅、電腦桌椅、會議座椅、沙發(fā)、茶幾、書柜、陳列展示柜等。（三）企業(yè)辦公耗費品

第六章企業(yè)資產管理141.電腦耗材141各種原裝以及品牌硒鼓、墨盒、打印機填充墨水、軟盤、刻錄盤、鼠標鼠標墊、健盤、電腦清潔用品、耳機等。.數碼系列U盤、MP3播放器、數碼錄音筆、移動硬盤、數碼攝像頭等。.辦公用紙復印紙、打印紙、傳真紙、相片紙、收銀紙、彩噴紙、信紙稿紙、包裝紙、卡紙、海報紙、皮紋紙、宣紙、名片紙、其他紙品等。.辦公用筆白板筆、鋼筆、記號筆、毛筆、簽字筆、熒光筆、圓珠筆、中性筆、臺筆、筆芯、鉛筆、鉛芯、激光筆、繪圖筆、油漆筆、光盤筆、粉筆等。.財務用品點驗鈔機、號碼機、手提金庫、印章箱、憑單憑證、表格單據、檔案用品、復寫紙、財務附件、賬皮帳芯、賬簿賬冊、印臺、印油、原子印章、轉輪印章、組合印章、信封信紙等。.本、簿類記事簿、日記簿、萬用手冊、賓客簽到冊、地址簿、電話簿、活頁簿等。.桌面用品筆筒、筆座、打孔器、地球儀、放大鏡、日歷座、濕指器、書立、文稿架、寫字板、告示貼、標簽系列、便條紙、訂書機、起釘器、膠帶、雙面膠、修正液、修正帶、膠水/膠棒、名片盒、名片冊、削筆器、轉筆刀、筆盒、筆袋、板擦、壁紙刀、剪刀、墊板、三針一釘等。.資料管理文件柜、文件筐、文件盤、報刊架、雜志架、展示架、公文籃、檔案盒等。.文件夾冊板夾、公事包、證件卡、資料冊、彈簧夾、打孔夾、抽桿夾、文件套、像冊、名片冊、票據夾、拉鏈袋、按扣袋、檔案袋等。.測繪用品繪圖筆、繪圖橡皮、繪圖模板、繪圖圓規(guī)、測繪用尺等。.裝訂用品裝訂膠片、裝訂夾片、裝訂膠圈、熱熔封套、封面紙、裝訂機、熱熔機、憑證裝訂機、塑封膜等。.日用勞保日化清潔用品、、生活用紙、紙杯、燈泡燈管、證書獎狀、膠卷、指示牌、電源插座、電池等。142 企業(yè)行政管理實務.商務禮品案頭擺設、牌匾、書籍等。二、企業(yè)辦公用品的采購（一）企業(yè)辦公設備和辦公家具的采購辦公家具和辦公設備屬于固定資產，既可以購買還可以選擇租用。.購買企業(yè)辦公設備和辦公家具購買家具、設備，是指企業(yè)支付貨款后獲得得產權，擁有了相應的固定資產，該資產的價值經過許多年折舊被注銷。例如，一臺打印機可能用2500元購買，估計它的使用壽命是5年，那它每年的折舊費就是500元。.租用企業(yè)辦公設備和辦公家具企業(yè)還可以租借或租用家具設備，每月或每年支付一定的租金。這在會計上不計做投資費。租借或租用辦公設備就需要簽訂相關合同，對于任何租用或租借合同，應非常仔細地明確下列內容：（1）修理和維護費用；（2）消耗品或其他服務：一些租賃公司提供便宜的租用設備，但包括提供高價消耗品或其他服務；（3）提前終止賠償：在合同到期之前終止合同，可能是昂貴的。（4）要購買和租用移動電話是需要好好考慮的。許多電話公司提供“免費”電話，但這需要持續(xù)2年至3年支付昂貴的移動電話服務費，提前取消合同會造成很大的賠償費用。（5）組織簽署的所有合同應該由它的法律部門檢查。案例學案例學習6-4購買辦公耗材要提高警惕近日，武漢玄武工商分局接到一家企業(yè)舉報，稱采購人員在龍蟠中路上一家辦公設備公司買的“佳能”打印機硒鼓才用了一個星期就打不出字來，紙上全是一團一團的黑墨。玄武工商分局根據這家企業(yè)的投訴，立即組織執(zhí)法人員聯合“佳能”公司委托的技術人員來到

第六章企業(yè)資產管理143這家辦公用品公司進行突擊檢查。143經檢查，調查人員在這家公司的倉庫里發(fā)現了大量印有“佳能”商標的硒鼓、墨粉等打印機耗材商品，對此經營者卻不能提供正規(guī)的進貨憑證。經過“佳能”公司委托的技術人員當場鑒定，認定這批貨物涉嫌侵犯了“佳能”等幾家公司注冊的商標專用權。技術人員還介紹說，這種看上去比較逼真的假冒打印機耗材都是廣東一些小工廠生產的，進貨價非常低廉，使用中很容易損壞打印機等辦公器材。工商執(zhí)法人員當即暫扣了這些假冒商品并進行立案查處。玄武工商分局提醒消費者，購買辦公耗材要提高警惕，不要被商家的花言巧語或相對便宜的價格吸引，在不能確定真?zhèn)螘r，可向工商部門投訴，維護自己的合法權益。辦公用品的采購不能光看價格，更要注重質量。由于原裝品牌的打印耗材產品價格很高，市場上有大量的假冒偽劣產品，購買到假冒偽劣產品對企業(yè)的辦公效率會產生很大的影響。企業(yè)如果從經濟角度考慮，還可以采購些具有自主品牌的兼容耗材產品。購買辦公用品的關鍵應該選擇誠信經營、信譽良好的商家建立長期的供應關系，從而保證不出現以上案例中的事件發(fā)生。（二）企業(yè)辦公耗費品的采購1.企業(yè)辦公耗費品的采購程序通常企業(yè)員工需要使用辦公耗費品需要向有關部門提出申請，申請企業(yè)辦公耗費品的程序是：（1）由需要購買辦公用品的人填寫公司內部的辦公用品申購表并簽字，說明需要辦公144企業(yè)行政管理實務144用品的理由和細節(jié)，經過部門領導批準后交給采購人員。（2）由采購人員向供應商發(fā)出購買需求，各供應商會返回對應的報價單或估價單，經過采購人員比較、篩選，填寫正式訂購單并簽字，說明訂購辦公用品的詳細情況，發(fā)送給選定的供應商，該訂購單需要被授權人，即公司高級主管簽字批準，同時要復制一份給會計部門，表示開始購貨準備付款。（3）當收到供應商的辦公用品后，要對照供應商的交貨單和自己的訂購單檢查貨物，查明貨物的數量、質量，證實符合要求后，將簽收后的交貨單送會計部門。（4）采購人員要根據收到的辦公用品填寫人庫單，貨物入庫后，庫房人員要簽字表示貨物進庫。（5）會計部門收到發(fā)票后，對照交貨單、入庫單和訂購單。三單的貨名、數字應當相符，經財務主管簽字批準后，再支付款額或支票。.企業(yè)辦公耗費品的采購方式企業(yè)辦公耗費品的采購通常有以下幾種方式：（1）電話采購：大多數得日常辦公耗費品都可以直接通過電話從供應商處采購。（2）傳真采購：有些設備和辦公耗費品得定購，需要給供應商發(fā)傳真，詳細列出需定購的貨品名稱、數量、類型、送貨時間等細節(jié)問題，這樣才能讓供應商能夠清楚定購需求。（3）填寫采購單：有些單位有正規(guī)的貨物訂購單，在訂購時需要將訂購單填寫好，郵寄或傳真給供應商，這樣供應商會根據訂購單上面的要求送貨上門。（4）互聯網服務：通過訪問互聯網，利用電子商務來為本單位的采購服務。如通過網上廣告了解新的辦公設備或者本單位所需要的辦公用品的信息。進行價格的比較，從網上商店購買，進行電子貿易，運用電子銀行、電子貨幣等多種服務等。行政管理人員應能夠通過網上購物實現辦公用品和耗材的采購。但是在網上購物應該慎重，挑選好所購買辦公用品和耗材的質量、價格、型號等多項指標，再決定購買與否。.企業(yè)辦公耗費品供應商的選擇在企業(yè)辦公耗費品的采購方式中，大部分采購方式都要同供應商聯系。供應商即是給企業(yè)采購提供產品的買方，供應商既可以是生產企業(yè)，也可以是流通企業(yè)。辦公用品的采購有一次性的大批購買，也有長期穩(wěn)定的消耗品購買，了解、選擇并與供應商建立穩(wěn)定良好的關系是保證采購成功的重要環(huán)節(jié)。對供應商深入實際的了解是我們和供應商建立良好關系的的首要因素。企業(yè)在選擇辦公耗費品供應商時，一般要經歷以下幾個階段：（1）調查階段在供應商開發(fā)前期，我們可以對供應商進行分階段調查和分析，對供應商的基本情況了解主要基于供應商的名稱、地址、生產能力、供貨能力以及價格、質量、市場占有率、運輸條件和能力等有一個基本的了解。一般情況下，企業(yè)應按照自己的規(guī)模，選擇調研規(guī)模相當的供應商，更能滿足其需要。（2）談判階段

第六章企業(yè)資產管理145當對供應商有了解之后，就可以就采購物品進行深入的談判。談判的內容主要針對：145①價格和費用：購買辦公用品首先應該考慮價格，比較不同供應商的要價。要清楚供應商初次給出的價格常會因某些情況而有水分，如批量購買，節(jié)日削價或將其指定為唯一的辦公用品供貨商，這樣都可降低價格。另外，在購買時還要考慮到購買后還會有費用的支出，如存儲所占用空間的費用；存儲中的損耗；設備更新后帶來的存儲用品報廢；存儲用品過多將占用資金等。因此，購買辦公用品時要綜合起來衡量所需的資金。②質量保證：購買辦公用品時應該仔細檢查、比較貨品的質量，保證購買后能滿足需求，不要買后才發(fā)現與設備不配套。因此，最好選擇那些可以更換不合格物品的供應商。購買時還要比較供應商的交貨時間，能否在需要時快速交貨并按約定準時交貨，以減少庫存費用和少占用資金。若事實證明供應商能說到做到，有誠信，很可靠，才能夠簽約下訂單訂貨。③服務和位置：購買辦公用品還要比較供應商為客戶所提供的服務是否方便，如哪些可以滿足單位所需全部辦公用品的供應；哪些能電話或傳真訂購；哪些能訂貨后最快交貨；哪些不用每次付費而定期結算；哪些能退貨等。當然，供應商的所在地點對提供服務很重要，這將方便聯絡和交貨。④安全和可靠性：購買辦公用品還要比較供應商在送貨整個過程中能否保證貨品的安全包裝、存放、運輸和交貨的安全。還需要仔細比較供應商賣貨手續(xù)及相關發(fā)票、單據是否齊全，如檢查訂貨單、交貨單、發(fā)票的編號、日期、品名、簽收等是否一應俱全，還應了解商家規(guī)模的大小、經商史上的信譽度，如為客戶保密的可靠性等。（3）合作階段通過協商談判，實現與供應商之間的“雙贏”局面，是建立長期、良好供應商關系的合作基礎。在合作過程中應該注意經常同供應商保持溝通，了解供應商的動態(tài)，以保證企業(yè)所夠辦公用品價格實惠，供應及時，不影響工作。一般來說，企業(yè)在選擇主要供應商的同時，還應保持同其他供應商的接觸關系，以保持供應商之間競爭，同時保障供給。存、知識鏈接6-3如何作招標采購招標采購是采購方在自由競爭和保證質量以及交貨期的前提下，以較低的價格取得成交最佳的采購物品的活動，也就是說，招標采購的目的是追求綜合最低價。一般來說，當供應源分散或來源不明時，企業(yè)往往采用招標的方式進行采購，即以公開的方式通知所有146企業(yè)行政管理實務146可能供貨的供應廠商，在某一時間內前來競標。.確定招標采購的方法在招標采購的實踐中，招標采購通常有以下三種不同方法可供我們選用：（1）公開招標。公開招標是一種“無限競爭性”的招標方式，由招標人“采購方”通過報刊、電視、電子網絡等媒體手段，刊登招標公告，吸引投標人（潛在供應商）前來競爭投標。公開招標有如大海撈魚其最大的優(yōu)勢就是資源豐富使采購方能在更大范圍內擇優(yōu)錄用最佳潛在供應商。其特點表現為“三公原則，”即公開、公平、公正，對供應商一視同仁，所有有潛力的供應商、承包商和服務提供商都能一律平等地參與投標，標準統(tǒng)一，不偏不袒。（2）邀請招標。邀請招標是一種“有限競爭性”的招標方式，由招標人（采購方）選擇一定數目（3~10家）的投標人（潛在供應商），向其發(fā)出投標邀請函。邀請招標縮小了選擇范圍，其最大的優(yōu)點在于目標確定，可以速戰(zhàn)速決，這樣不僅節(jié)省了招標人的招標費用，還有效地提高了投標人的中標機會。但由于限制了充分競爭，應對選擇的投標人提出更高的要求。盡量避免由邀請招標再轉入公開招標，以免浪費更多的時間、精力和金錢。（3）議標采購。議標采購是一種“談判招標”的招標方式，即先通過有限制性的招標，再經過談判來確定投標者。議標采購主要有以下三種議標方式：直接邀請；比價議標；方案競賽。.招標準備和投標

第六章企業(yè)資產管理147（1）準備招標書147招標書是潛在供應商進行準備和參加投標、采購方評標和簽訂合同的共同依據，潛在供應商按照招標書上規(guī)定的要求填寫相關內容，準備投標，并把已填寫完整的招標書在規(guī)定的時間、地點送達招標人。在實踐中，招標書應當包括以下內容：招標通知（含招標和準備內容；投標須知；合同條款；技術規(guī)格；投標書的填寫要求；投標保證金；供貨一覽表；報價表；工程量清單等。（2）發(fā)布投標資格預審通告經過資格預審，縮小潛在供應商的范圍，以減少針對不合格供應商的無效勞動和不必要的支出，同時也節(jié)省了招標人的時間和精力，提高了招標效率。.開標檢查投標文件的密封情況后，按招標通知書中規(guī)定的時間、地點，邀請投標方代表參加開標會，當眾宣讀供應商名單，有無撤標情況。提交投標保證金的方式是否符合要求、投標項目的內容、價格等，并對投標文件中不明確的地方加以解釋。以電傳、電報等方式參與投標的，不予開標。開標時應做好開標記錄，內容包括：項目名稱、招標號、刊登招標通告的日期、購買招標書的單位及其報價、收到其招標書的日期及其處理情況。.評標148企業(yè)行政管理實務148評標主要有以下四種常用方法：(1)以最低評標價為基礎的評標把評標價格(不是供應商報價)看做是評標的唯一因素，即合理的利潤加上以下兩種成本中的其中一種：①進口貨物的到岸價，即成本+保險+運費；②國產貨物的出廠價，即原材料及零部件采購成本+生產成本+稅款(不包含銷售稅)。如果原材料、零部件已從國外進口并已放在境內的，應報倉庫交貨價，含進口關稅，但不包含銷售稅。(2)綜合評標綜合評標是一種以價格為基礎，綜合考慮其他因素的評標方法，尤其在采購耐用物品，如車輛、發(fā)動機及其他設備時特別適用。綜合評標主要考慮以下六大要素：內陸運費和保險費；交貨期；付款條件；零配件供應和售后服務情況；招標貨物的性能、生產能力、配套性、兼容性；設備安裝、調試的技術服務和培訓費。(3)以采購物品使用壽命周期為基礎的評標以采購物品使用壽命周期為基礎的評標方法特別適用于整套廠房、生產線、設備和車

第六章企業(yè)資產管理149輛等設備的采購，這些設備在運行期內的各項后續(xù)費用（零配件、油料、燃料、維修等費用）相對較高。評標時在標書報價的基礎上，加上一定的運行期內的各項費用，再減去一定年限后設備的殘值，即扣除這幾年折舊費用后的設備殘余值，并按投標書中規(guī)定的貼現率來折算成凈現值。149（4）打分法需要進行打分的要素主要有：投標價格、內陸運費、保險費、交貨期。偏離合同條款規(guī)定的付款條件、備件價格及售后服務、設備性能、質量、生產能力、技術服務和培訓費用。一般各要素分值分配如下：投標價60-70分，零配件10分，技術性能、維修、運行等3種費用共10分，售后服務5分，標準備件5分，以上各項合計共100分?？紤]的要素、分值的分配、打分標準均應在招標書中做出明確規(guī)定。.決標與簽訂合同決標就是將合同授予最低評標價的投標人，并要求在投標有效期內進行。決標后，在向中標者發(fā)中標通知書時，也要通知其他未中標者，并及時退還投標保證金。簽訂合同有兩種方法：（1）發(fā)中標書的同時，將合同文本郵寄給中標者，要求其在規(guī)定的時間內簽署合同并寄回；（2）中標者收到中標通知書后，在規(guī)定時間內，派人前來簽訂合同。合同簽署完畢，并且中標者按要求提交了履行保證金之后，合同就正式生效，采購工作就進入了合同實施階段。150 企業(yè)行政管理實務三、企業(yè)辦公耗費品的庫存管理庫存是指企業(yè)用于生產和輔助服務所使用的以及用于銷售的儲備物資。庫存管理的基本目標是要實現較低的儲存成本和保證較高的供貨率。由于辦公用品是企業(yè)員工工作的必須品，員工可能隨時需要領用，辦公用品準備的充分與否、及時與否直接影響企業(yè)的工作效率。對辦公的耗費品，如果沒有一個合理的庫存，每次用完紙筆等都去臨時購買，就會大大降低工作效率。所以，庫存管理有重要的意義：使庫存維持在合理的水平，掌握庫存動態(tài)及時訂貨，減少庫存空間，降低資金占用，加速資金周轉。庫存管理主要控制的指標有：.最大庫存量：是防止物品超量存儲而保存的該項物品的最大數量，庫存物品的數量在任何時候都不能超過這個最大量。它能使資金不被過多地浪費在庫存物品上，能節(jié)約寶貴的庫存空間，并使庫存物品及時利用，不會因為長期存儲而過期作廢。.最小庫存量：是防止物品全部消耗完而保存的該項物品的最小數量，這樣能夠保證購買者在所有物品用完之前有充分的時間補充庫存量。要有一個重新訂購線，以提醒購買者進行重新訂購。.重新訂購線：這是提醒購買者庫存需要重新訂購的標準，可以用以下公式計算：重新訂購線二日用量x物品發(fā)放時間+最小庫存量例如：每天要用去A4紙張半包，物品發(fā)放時間需要20天，最小庫存量是10包，因此重新訂購線就是：1/2X20+10=20包。.庫存成本：主要包括：物料成本，即購買或生產該物料所花費的費用；訂貨成本，又稱采購成本，用于對外訂貨，指每次訂貨或采購所發(fā)生的全部費用；作業(yè)更換成本，又稱工藝、設備調整費；生產準備成本，指在批量生產方式下，加工對象發(fā)生變化（即作業(yè)更換）時所發(fā)生的費用；庫存保管成本，又稱儲存成本，指儲存、保管庫存物料所發(fā)生的費用；缺貨成本，指生產、經營過程中因庫存不足出現缺貨所造成的各項損失。展知識鏈接6-3辦公用品管理辦法.主題內容與適用范圍加強公司辦公用品管理，控制費用開支，規(guī)范公司辦公用品的采購與使用，本著勤儉節(jié)約和有利于工作