會議接待方案,很全,很細

目錄TOC\o"1-5"\h\z第一部分：會議類別 2第二部分：會議物料配備 2會議物料配備 2\o"CurrentDocument"第三部分：會議各項預定標準 4一、車輛使用標準 4二、酒店預定標準 4三、房間安排標準 5四、花果贈送標準 5五、用餐標準 6六、酒水配制標準 7七、會場布置標準 8八、會場服務標準 8九、娛樂活動安排標準 9十、禮品贈送標準 9\o"CurrentDocument"第四部分：會議操作工作流程 10\o"CurrentDocument"一、接待工作啟動階段 10二、接待工作計劃階段 11\o"CurrentDocument"第五部分：接待工作操作執(zhí)行 13一、各項接待工作執(zhí)行 13二、各項接待工作監(jiān)督 20\o"CurrentDocument"第六部分：《接待計劃實施表》模板 22\o"CurrentDocument"第七部分：短信發(fā)送模板 26集團客戶會議接待方案第一部分：會議類別類別集團、香港公司各省、直轄市、自治區(qū)公司各市公司 ——類公司領導總經(jīng)理--類部門正、副總經(jīng)理副總經(jīng)理--類正、副處長部門總經(jīng)理/經(jīng)理公司領導四類其他人員其他人員其他人員第二部分：會議物料配備會議物料配備（一）宣傳物料布置清單1、機場接機物料布置接機牌接待區(qū)（接待桌、接待臺卡、桌花、歡迎牌）機場貴賓室（歡迎牌易拉寶2個、引導牌）2、酒店物料酒店外圍布置（羅馬旗、會議迎賓立牌、條幅、拱門\空飄、氣柱、引導牌）酒店接待處（接待處歡迎背景展板、接待桌2張、接待臺卡1、桌花1盆）會議室布置（會議主題背景板、條幅、展區(qū)設計、演講臺、演講臺花、嘉賓臺卡、排插、麥克風、投影儀）導示牌（會議室、會務組導示牌、方向導示牌等）（二）嘉賓高級套房房間物料房卡套、高檔洗漱包、臺灣水果、插花、XX特產(chǎn)（餡餅、茯苓糕等）、泡面、紅牛、王老吉飲料、雪茄、茶葉，撲克牌、茶盤、茶具、歡迎品償臺卡、歡迎卡（三）會議材料會議材料準備（代表證、會議手冊、筆、筆記本、便簽紙、墊板、文件袋、U盤、回執(zhí)單、會場坐位示意圖）（四）會議輔助人員配備客服經(jīng)理、速記員、主持人、禮儀小姐（五）車輛車輛通行證、車上?口、飲用水（六）菜單早餐、茶歇、晚餐、晚宴安排（七）晚宴餐廳布置（晚宴主題背景板、餐牌）節(jié)目表演（舞獅、提線木偶等XX特色表演）燈光、音響、酒水飲料菜單、桌次安排、排桌座位表（八）會務組辦公設備（A3、A4打印機、復印機等）辦公用品（筆、筆記本）設施（排插、無線網(wǎng)絡等）

第三部分：會議各項預定標準一、車輛使用標準接待內容和標準一類人員二類人員三類人員四類人員接待用車高級轎車??商務車、中巴、大巴???大巴?二、酒店預定標準接待內容和標準一類人員二類人員三類人員四類人員酒店安排五星級（或當?shù)刈罡咝羌壘频辏??五星級或四星級??四星級或三星級??三星級及以下?

三、房間安排標準接待內容和標準一類人員二類人員三類人員四類人員房間安排豪華套房/高級商務套房?高級套房/商務套房?標準單人房?標準雙人房?四、花果贈送標準接待內容和標準一類人員二類人員三類人員房間水果150元/間?100元/間?50元/間?房間鮮花150元/間?100元/間?

五、用餐標準接待內容和標準一類人員二類人員三類人員四類人員用餐500元以上/人（不含酒水）?300-500元/人（不含酒水）?200—300元/人（含酒水）?150—200元/人（含酒水）?餐桌臺卡????六、酒水配制標準七、會場布置標準接待內容和標準一類人員二類人員三類人員四類人員匯報交流會場紙巾????臺花??高檔茶水??普通茶水、礦泉水????八、會場服務標準接待內容和標準一類人員二類人員三類人員四類人員會場服務標準接待負責人全程跟進??專人負責電梯?歡迎展架???攝影???速記員??主持人??禮儀小姐??

九、娛樂活動安排標準接待內容和標準一類人員二類人員三類人員四類人員戶內活動民俗表演??戶外活動景點觀光????（提供門票）十、禮品贈送標準禮品檔次一類人員（20004000）二類人員集團1000-2000元其他500-1000元三類人員集團500-1000元其他300-500元四類人員（無）第四部分：會議操作工作流程一、接待工作啟動階段（一）接收接待信息、落實接待任務1、接收接待文件或領導審批單確認接待任務，包括：OA文件，郵件，呈批件等；2、室經(jīng)理或會議接待組組長確定接待負責人；（二）確認來訪人員類別1、內部接待分為四類:類別集團、香港公司各省、直轄市、自治區(qū)公司各市公司 ——類公司領導總經(jīng)理類部門正、副總經(jīng)理副總經(jīng)理類正、副處長部門總經(jīng)理/經(jīng)理公司領導四類其他人員其他人員其他人員2、外部接待包括:地方黨政軍機關、同行企業(yè)、相關合作單位、涉外公司人員等，根據(jù)領導要求安排接待工作。3.接待負責人前期工作準備：3、接待負責人檢查來訪聯(lián)系函關于來訪帶隊領導、人數(shù)、目的、時間、帶隊領導職務、聯(lián)系人電話的信息是否齊全；4、三類及以上接待由組長發(fā)送接待信息至公司領導等相關人員通告此次接待。短信模板如下：（*****一行*人將于*月*日一*月*日由***領導帶隊，來我司進行**方面交流。接待負責人：***電話******）二、接待工作計劃階段（一）車輛預定1、提前一個工作日進行車輛預定及確認信息2、接送行安排2.1接送機：①接待一類和二類人員：預定貴賓廳，布置歡迎水果及小食。根據(jù)航班信息，預定對應機樓的廳房。將房間號短信發(fā)至接機相關人員。②接待三類人員，若無領導前往機場接機，則可傳真接機單至機場貴賓廳，協(xié)助接機安排。并詳細列明客人聯(lián)系方式及接機司機電話。③接待四類人員，無須安排全球通貴賓廳，提前向客人發(fā)送接送機車輛安排信息，由客人直接與司機聯(lián)系。④送別一類和二類人員：預定貴賓廳，并將客人送至安檢口；⑤送別三類人員：預定貴賓廳，并將客人送至安檢口；⑥送別四類人員：直接送至旅客離酒店大廳即可。2.2其他交通工具（包括火車，汽車）：①直接與客人聯(lián)系并約好地點迎接，若客人直接乘坐汽車前往，可聯(lián)系客人在出站口迎接，帶至目的地。（二）住宿安排房費由XX公司承擔時提前領取房卡，并在房卡上標注客人姓名。（三）用餐安排接待一類二類客人，結合南北口味，安排用餐，關注民族飲食文化，如有回族客人，安排清真菜式；（四）交流會場安排根據(jù)人數(shù)、參會人員類別預定會場（五）贈送禮品安排綜合部安排贈送交流禮品，經(jīng)向部門領導請示后安排贈送禮品。二、制作《接待計劃實施表》（一）預定結束后，于半個工作日內制作《接待計劃實施表》包括：接待日程、禮品安排、車輛安排、活動安排等。（模板見第六部分：《接待計劃實施表》模板）（二）一類和二類接待日程表交由綜合部總經(jīng)理檢查，公司領導關注的接待應將信息直接匯報給各領導。三類接待日程表交由室經(jīng)理檢查。四類接待日程表交由組長檢查。第五部分：接待工作操作執(zhí)行一、各項接待工作執(zhí)行（一）車輛1、接待一二類人員按以下標準執(zhí)行：①接待負責人提前一至兩個工作日預定車輛，保證接待車輛種類和數(shù)量，包括高級轎車、中巴車、商務車等，檢查車況并確保司機熟悉路線，否則安排司機提前踩點。②接待負責人提前至少半個小時到達客人即將出現(xiàn)的場所，包括機場貴賓廳、酒店、餐廳、會議廳及各活動場所，安排并落實各細節(jié)，確保接待工作的順利開展。③車輛全程參加接待工作，并協(xié)助接待負責人順利開展工作。2、接待三四類人員按以下標準執(zhí)行：接機：接待一類和二類人員按以下標準實施：①提前1天向客人發(fā)送歡迎短信。包括：XX天氣、接站人員聯(lián)系電話、接機地點內容等信息。短信模板如下：歡迎您到XX省XX市參加****會議，*月*日XX天氣（），氣溫（），預計會議期間天氣將以（）為主。我們在XXXX機場到達層設立了接待臺，請您到達后與您的客戶經(jīng)理XXX聯(lián)系，電話：13XXXXXXXXX。祝您此行愉快?、诮哟撠熑巳膛阃?。接待負責人及時將航班信息傳達至相關領導，落實接機領導行程及使用車輛。根據(jù)領導級別及人數(shù)安排車輛，一二類領導使用高級轎車，其他人員1?5人使用一部商務車，同一航班6?19人使用一輛中巴。如果客人攜帶較多行李，亦可靈活處理。③接待負責人提前40分鐘與客人聯(lián)系，再次確認航班號、起飛時間、人數(shù)、并知會對方聯(lián)系人在到達后，打開手機以便聯(lián)系。④落實接機車輛，確保司機熟悉機場至目的地的路線；⑤接到客人后確認用餐或前往下一目的地的集中出發(fā)時間、地點。⑥如果航班密集，接機司機較多，合理安排司機插空分批用餐。三四類接送標準①提前1天向客人發(fā)送歡迎短信。包括：XX天氣、接機地點、接機司機聯(lián)系電話內容等信息。②接待負責人提前40分鐘與客人聯(lián)系，再次確認航班號、起飛時間、人數(shù)、并知會對方聯(lián)系人在到達后，打開手機以便聯(lián)系。2.2送別①送別一類和二類人員：預定貴賓廳，并送至安檢口，提前確定客人返程時間，向客人發(fā)送歡送短信和所到達城市天氣情況。短信模板如下：XX**會議取得圓滿成功，我們很榮幸能為您服務，希望此次會議給您留下美好的印象，您所到達城市的天氣氣溫為**度，祝您一路平安?、谒蛣e三類人員：預定貴賓廳，確定客人返程時間，提前向客人發(fā)送歡送短信。③送別四類人員：直接送至酒店大廳即可。2.3其他交通工具（包括火車，汽車）：直接與客人聯(lián)系并約好地點迎接，若客人直接乘坐汽車前往，可聯(lián)系客人在出站口迎接，帶至目的地。送別來訪客人：送至各種交通工具的處，若省級客人駕車離開，不熟悉路況則安排帶路員，將客人則送至高速路收費處。（二）住宿1、房費由XX公司承擔時提前領取房卡，并在房卡上標注客人姓名。①在領取一類和二類人員房卡后，接待人員應檢查房卡、鮮花和水果，并安排飲料、茶葉茶杯套裝、洗涮套裝、歡迎卡及禮品放置于房間內；客人簽到后，向客人發(fā)放或提前在客人房間放置會議資料袋（包括：代表證、會議手冊、筆、筆記本、便簽紙、墊板、文件袋、U盤、回執(zhí)單、會場坐位示意圖等）。③接待人員及時引導客人填寫回執(zhí)單，以便提前為客人安排返程航班。關注領導個性化需求，及時做出調整。⑤適時為客人發(fā)送天氣預報、會議信息等服務短信。短信模版如下：溫馨提示：明日天氣（），氣溫（），會議將于明日**:**開始，地點在酒店**樓**廳進行。祝您愉快?、尢崆芭c酒店交待客人早晨叫醒時間，由酒店統(tǒng)一以座機電話形式為客人提供叫醒服務。2、房費不由XX公司承擔時①客人自付費時，征詢客人意見及具體需求，代為預訂協(xié)議酒店，并在接待客人后帶領或指引客人到酒店前臺辦理手續(xù)；②集團公司或省公司付費時，詢問聯(lián)絡人確定各項操作標準。（三）用餐1、根據(jù)接待級別及用餐標準，結合閩南風味合理制訂菜單。①接待一二和三類人員時：在會議和接待進行時即可提前半小時先到餐廳擺放制作好的用餐名字牌、菜單，并檢查主位餐布花擺放。主位一般確定在正對門口或電視的位置，具體根據(jù)餐廳布局而定。用餐名牌擺放順序，以主位為中心，按右左右左次序擺放。②接待四類人員時：無公司領導出席的宴會，可不安排菜單等物資。③引領客人和相關接待人員到餐廳，大部分用餐人員到位后知會起菜。④客人用餐時，實時關注上菜情況，確保圍餐順暢進行。⑤待客人用主食時，通知駕駛員到位，并處理結帳事宜。⑥工作人員用餐標準為30—50元/人。⑦除用餐地點比較偏僻，車程10分鐘內無法抵達的其他餐廳，可安排司機用餐，標準為30元以內/人；正常市區(qū)內用餐不安排司機用餐。⑧適時為客人發(fā)送用餐及會議提示服務短信。短信模版如下：短信一：尊敬的來賓：早上好！請您于**:**之前到酒店*樓自助餐餐廳用早餐，會議將于**:**開始，地點在酒店*樓**廳，請您提前到會，并將手機調為震動或關機狀態(tài)。謝謝！短信二：尊敬的來賓：您好！請您到*樓**廳享用豐盛的午餐，**會議將于下午**:**召開，地點在*樓**廳進行，請準時參加，祝您愉快！短信三：尊貴的來賓，您好！感謝您參加****大會！會議結束后，請您于**：****:前往***樓**廳參加***晚宴，屆時將有民樂表演、舞獅、提線木偶、祝酒歌等節(jié)目表演！衷心感謝您的蒞臨，并祝用餐愉快！短信四：溫馨提示：XX明日天氣（），氣溫（），祝您愉快?。ㄋ模?、提前檢查會場是否連接上足夠的插座，保證每一個座位上都可以連接上電源。2、會場內如需無線上網(wǎng)，提前通知IT人員進行連接，保證網(wǎng)絡流暢。3、確認是否需要使用投影，提前檢查投影設備并通知相關人員提前至會場連接電腦。4、客人到達前至少1小時檢查會場。落實各項安排是否按計劃實施。5、二類以上接待，廣告公司制作X展架一一內容如下：熱烈歡迎XX公司XXX（副）總經(jīng)理一行蒞臨XXXX公司XX分公司視察指導工作！6、主位一般確定在第一排座位的中心，會場名字牌擺放順序，以主位為中心，按左右左右次序擺放。7、提醒會場接待人員，每隔1520分鐘提供一次茶水服務。（五）迎接方式1、客人單獨前往公司時與客人保持聯(lián)系，到一樓大堂迎接；2、帶領客人前往公司時出發(fā)前通知領導及對口部門交流人員到位。3、通知攝影師提前15分鐘到達會議地點，并按接待人員指示在大堂迎接或會場內拍照。4、一二類和三類（公司領導出席）接待，接待負責人需親自前往酒店迎接客人，并在出發(fā)前往交流會場時，通知大堂迎接人員，以便大堂接待人員通知所有參加會議人員。即將到達大堂時再提前2分鐘通知大堂迎接人員。5、三類（無公司領導出席）和四類接待，若無接待人員親自到酒店迎接，則由司機在出發(fā)前往交流會場時通知接待人員，并在即將到達目的地時提前2分鐘通知接待負責人。6、有公司領導出席的交流會議，接待人員需全程在會場外值班，并站在顯眼處。7、如遇公司領導臨時參加或缺席的項目，應緊急通知會議項目負責人，由負責人上報室經(jīng)理或綜合部總經(jīng)理，并在之后的接待環(huán)節(jié)及時做出更改。（六）娛樂活動1、一二類人員及公司領導陪同的外出活動，接待負責人須全程陪同，至活動結束送領導回酒店后方可離開。其他人員外出活動，視情況安排即可，如接待相關部門領導提出需要接待負責人陪同，接待負責人則全程陪同。2、各項娛樂活動須提前預定好，出行前確保司機熟悉目的地及路線。（七）禮品：1、外省領導來廈，原則上贈送具有XX特色的禮品。2、根據(jù)領導喜好挑選適合的禮品。3、如需贈送存在保質期的禮品，務必注意禮品有無過期現(xiàn)象。4、贈送禮品的擺放放置①只安排會議交流時，將禮品放置于會議室門旁。②會議后有參觀項目或用餐安排的，放置于車上。③如遇接待上級重要領導，需在客人入住前或離店前將禮品做好標簽放置于客房中顯眼處，如書桌、床頭柜。二、各項接待工作監(jiān)督（一）會議督導確立標準：1、接待一二類人員由項目負責人制定接待安排表后，向領導匯報細節(jié)并由室經(jīng)理監(jiān)督完成；接待三四類人員由項目負責人制定接待安排表后，需向室經(jīng)理匯報，并由室經(jīng)理督導全程監(jiān)督完成接待工作。（二）督導執(zhí)行流程：1、用餐：①負責人核定菜單后，交由督導確認，確認后方可聯(lián)系酒家預定各項菜式；②用餐前，檢查名字牌、紙巾盒、菜單、主位餐布花等擺放是否正確；③用餐前，檢查所帶酒水是否充足；2、會場：①檢查會場桌面是否整潔、紙筆鮮花和名字牌排序是否擺放正確。②檢查會場是否已經(jīng)連接上足夠的插座。③需要無線上網(wǎng)的會場，檢查會場內網(wǎng)絡是否流暢。④檢查電腦和投影設備是否連接妥當。⑤檢查廣告公司制作的會場路線指引牌是否正確、指引清晰。3、禮品：接待負責人在接待前期提議禮品安排，上報領導確認方可執(zhí)行；（三）督導人員職責1、通過協(xié)助項目負責人做好各項目的服務工作，在項目開始前，充分掌握本次接待或會議的各種信息，檢查接待或會議工作是否準備恰當，確保該項目得以順利開展；2、在項目進行時，項目督導在每個環(huán)節(jié)開始前需提醒項目負責人，檢查所有安排工作，確認所有細節(jié)信息，并與負責人保持及時的溝通；3、在項目進行時，項目督導可以不親自跟進該項目，但是當人手緊缺或接待升級時，需要及時補位，確保各環(huán)節(jié)順利進行；4、在項目結束后，與項目負責人對當天的流程進行總結，并梳理第二天的各項安排。若為重要接待，在確認所有信息無誤后，督促負責人短信或電話的形式向室經(jīng)理、綜合部領導等匯報情況。5、總結1）、在項目負責人結束接待活動后，如實填寫《接待計劃實施表》實際費用一欄。2）、將會議文件、《接待計劃實施表》交于報帳員存檔。3）、如有接待負責人在接待過程中墊付了現(xiàn)金，將發(fā)票粘貼好并出示消費清單，寫明原因，交于報帳員處。4）、收到廣告公司拍攝的攝影/攝像資料之后，檢查其內容無誤后交于音像資料管理員。5）、將物資（酒樓剩余酒水、會場剩余礦泉水等）及時運送回公司整理入庫。

第六部分：《接待計劃實施表》模板XX來X日程安排（***年**月*日-**月**曰）一、會議內容*x**x*****************二、會議安排日期時間內容地點陪同人員**月**日（星期*）接機XX機場入住XX酒店**月**日（星期*）叫醒XX酒店早餐XX餐廳座談XX會議室午餐XX餐廳座談XX會議室晚餐XX餐廳**月**日（星期*）晚宴XX酒店餐廳**月**日（星期*）活動XX旅游景點**月**日（星期*）叫醒XX酒店返程XX機場三、人員名單及禮品安排

單位姓名職務禮品預算費用實際費用**公司**公司**公司四、用彳餐安排日期時間地點以及用餐形式陪同人員預算費用實際費用**月**日（星期*）**月**日（星期*）**月**日（星期*）五、車輛安排

車型車牌司機姓名及電話用車時間預算費用實際費用六、接機安排航班號接機領導接機車輛及司機信息機場消費情況預算費用實際費用七、酒店房間安排房型數(shù)量領導姓名房間設置（花、果）及費用預算費用實際費用套房單房雙房八、會議室安排會議室配備具體使用情況時間、地點酒店名稱預算費用實際費用投影設置麥克風

花/果歡迎指示牌速記員主持人禮儀小姐九、攝影W攝像安排時間攝影/攝像師合作商名稱拍攝地點預算費用實際費用**月**日XX廣告公司十、活動安排時間人數(shù)內容地點及付費模式預算費用實際費用**月**日觀光**月**日觀光**月**日觀光十