教學(xué)檔案管理制度

教學(xué)檔案管理制度教學(xué)檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分，是我校師生員工的勞動(dòng)成果和智慧結(jié)晶。為了加強(qiáng)我校教學(xué)檔案工作，充分發(fā)揮教學(xué)檔案在學(xué)校管理、教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)研究等項(xiàng)工作中的作用，提高教學(xué)檔案的質(zhì)量和管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，更有效地發(fā)揮教學(xué)檔案的作用，根據(jù)國家和省檔案局的有關(guān)文件精神，結(jié)合我校實(shí)際，特制定本管理辦法。一、教學(xué)檔案工作的基本原則（一）凡在教學(xué)管理及教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像材料均屬教學(xué)檔案。（二）教學(xué)檔案是衡量學(xué)校教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)志，是學(xué)校檔案的主體、核心和重點(diǎn)之一。（三）教學(xué)檔案實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。（四）教務(wù)處及所屬各科室與業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人和全體工作人員均是兼職檔案員，日常工作中注意積累檔案材料，并按期向檔案室移交。（五）努力實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案工作從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理轉(zhuǎn)變，分散管理向集中管理轉(zhuǎn)變，手工管理向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變，逐步建立教學(xué)檔案數(shù)椐庫，并納入學(xué)校信息系統(tǒng)管理和開發(fā)利用，成為教學(xué)工作信息咨詢部門之一。二、教學(xué)檔案歸檔范圍（一）教學(xué)文書檔案管理上級(jí)及學(xué)校有關(guān)教學(xué)工作的決議、通報(bào)、指令批復(fù)、條例、規(guī)定、制度等文件；學(xué)校教學(xué)工作計(jì)劃和總結(jié)；教學(xué)管理職能部門、研究機(jī)構(gòu)和教研組的工作計(jì)劃與總結(jié)；教學(xué)質(zhì)量檢查和教學(xué)評(píng)估的總結(jié)；學(xué)校教學(xué)工作的各種上報(bào)材料；教學(xué)改革方案和總結(jié)；其他有保留價(jià)值的教學(xué)管理資料。教學(xué)文書檔案由教務(wù)處負(fù)責(zé)收集，按學(xué)年建檔、保管。（二）教學(xué)業(yè)務(wù)檔案管理人才培養(yǎng)方案、項(xiàng)目課程標(biāo)準(zhǔn)及其執(zhí)行情況說明表；教材使用情況說明表；校歷表、教學(xué)進(jìn)程表、課程表、選修課安排表、課程授課計(jì)劃表、班級(jí)日志；學(xué)期教學(xué)進(jìn)度檢查表；課程考核試題、標(biāo)準(zhǔn)答案、樣卷和成績(jī)考核質(zhì)量分析表；各門課程的學(xué)生成績(jī)和學(xué)分記載表；實(shí)驗(yàn)、實(shí)習(xí)、社會(huì)調(diào)查的計(jì)劃、大綱及指導(dǎo)書、任務(wù)書、教材，能反映實(shí)踐教學(xué)情況的有關(guān)資料；學(xué)生專業(yè)技能考核情況記載表；專業(yè)設(shè)置論證報(bào)告；修訂教學(xué)計(jì)劃的論證報(bào)告；畢業(yè)生情況調(diào)查表及分析報(bào)告等。教學(xué)業(yè)務(wù)檔案由教務(wù)處負(fù)責(zé)收集，按專業(yè)、年級(jí)建檔，學(xué)生畢業(yè)后交學(xué)校檔案室保管。畢業(yè)生情況調(diào)查表按專業(yè)每屆選留10份。不及格試卷和補(bǔ)考試卷須保留至學(xué)生畢業(yè)后一年。三）學(xué)生學(xué)籍檔案管理全校學(xué)生總名冊(cè)；保留入學(xué)資格、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、試讀等文件；在校學(xué)生人數(shù)變動(dòng)統(tǒng)計(jì)表。學(xué)生學(xué)籍檔案由校長(zhǎng)指定部門負(fù)責(zé)。學(xué)籍卡按班級(jí)建檔，其余材料按學(xué)年建檔。學(xué)生畢業(yè)后交學(xué)校檔案室保管。（四）教師業(yè)務(wù)檔案管理教師工作情況登記表；教師的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、論文、專著、編寫的教材及參考書、譯文、教科研成果材料等；有關(guān)教學(xué)質(zhì)量、業(yè)務(wù)水平的考評(píng)及獎(jiǎng)懲材料；業(yè)務(wù)、技術(shù)培訓(xùn)等繼續(xù)教育材料；學(xué)歷證書復(fù)印件，任職資格、聘約等材料。教師的業(yè)務(wù)檔案由校長(zhǎng)指定有關(guān)部門收集、建檔、保管。三、教學(xué)檔案室的基本任務(wù)（一）新學(xué)年開始后，由分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)在部署新學(xué)期工作時(shí)，同時(shí)布置形成積累教學(xué)文件材料的任務(wù)。（二）每學(xué)期專職檔案員按文件材料類別進(jìn)行積累，并定期整理。（三）檔案室要經(jīng)常了解、督促、檢查、指導(dǎo)兼職檔案員做好教學(xué)文件材料的積累工作。（四）堅(jiān)持部門立卷歸檔的原則，由教務(wù)處及所屬部門兼職檔案員負(fù)責(zé)向檔案室歸檔。。（五）根據(jù)教學(xué)文件材料的形成規(guī)律及各級(jí)頒發(fā)的法規(guī)和規(guī)定進(jìn)行組卷上架、保存。四、檔案材料的歸檔、移交和接收（一）歸檔的教學(xué)文件材料必須格式統(tǒng)一，字跡清楚（不準(zhǔn)有鉛筆字和圓珠筆字），完整齊全，教學(xué)文件一般歸檔一份。（二）組卷時(shí)卷內(nèi)密不可分的文件按正件在前，附件在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后排列。（三）卷內(nèi)文件一律拆掉金屬物，并且分別用線裝訂，不允許出現(xiàn)破損現(xiàn)象。（四）按順序編排頁號(hào)，只要有文字，均應(yīng)編碼，頁碼位置在材料的右下角，并填寫卷內(nèi)目錄與備考表。（五）辦理歸檔移交。交接雙方必須當(dāng)面檢查驗(yàn)收，凡不符合規(guī)定者，應(yīng)改正后再移交。（六）教學(xué)各種材料于每學(xué)期初即3-4月、9-10月移交上學(xué)期的檔案五、教學(xué)檔案的管理（一）分類編號(hào)（1）按照《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》的規(guī)定檔號(hào)包括組織機(jī)構(gòu)碼、年度號(hào)、分類號(hào)、部門號(hào)、流水號(hào)五個(gè)部分。（2）根據(jù)教學(xué)檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)，類目設(shè)置為三類。（3）教學(xué)檔案檔號(hào)=組織機(jī)構(gòu)碼+年度號(hào)+分類號(hào)+部門號(hào)+流水號(hào)（二）編目（1）每卷檔案封面上的項(xiàng)目填寫清楚，卷脊上寫檔案號(hào)。2）按檔號(hào)順序，編制教學(xué)檔案目錄。（3）編制各種分類目錄和年度總目錄及目錄卡。（三）排架保管（1）按教學(xué)檔案號(hào)順序排架。（2）嚴(yán)格按《無錫市檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》的要求執(zhí)行各種制度。（3）庫房要有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等設(shè)施。（4）檔案部門應(yīng)納入學(xué)校自動(dòng)化管理系統(tǒng)，根據(jù)工作的需要逐步設(shè)置計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、去濕機(jī)、空調(diào)機(jī)、吸塵器等。（5）案卷入庫時(shí)應(yīng)檢查賬、卡、物是否相符。以學(xué)年為單