《尺有所短寸有所長》書信常識

《尺有所短寸有所長》書信常識我國歷史文化悠久，是有名的禮儀之邦，人們的社會產(chǎn)交往和思想感情交流，大多通過一定的禮儀形式和一定的文化活動方式來進(jìn)行。在實際生活中，每個人都經(jīng)常使用到一系列的應(yīng)用文，如傳統(tǒng)的書信、名片、柬貼、啟事、題詩題詞、對對聯(lián)等，現(xiàn)代的如電報、傳真、特快專遞、電子郵件等。這些應(yīng)用寫作包含著豐富的禮儀內(nèi)容，具有中華民族濃厚的文化色彩。書信是一種向特定對象傳遞信息、交流思想感情的應(yīng)用文書?！靶拧痹诠盼闹杏幸粲?、消息之義，如“陽氣極於上，陰信萌乎下”（揚(yáng)雄：《太玄經(jīng)·應(yīng)》）；另外，“信”也有托人所傳之言可信的意思，不論是托人捎的口信，還是通過郵差郵遞的書信，以及近年出現(xiàn)的郵寄錄音帶、錄像帶、電子郵件等都具有這種含義。用語言文字向特定對象傳遞信息和進(jìn)行思想感情交流的信，一是有運(yùn)用文字述說事情原委和表達(dá)自己思想感情的能力；二是具備相應(yīng)的書寫工具；三是有人進(jìn)行傳遞。親筆給親戚朋友寫信，不僅可以傳達(dá)自己的思想感情，而且能給受信人以“見字如面”的親切感；科技不斷進(jìn)步，又相繼出現(xiàn)了電話、電報、郵寄錄音帶、錄像帶、電子郵件等交流信息的手段，可以預(yù)見，未來電子郵件這一新興的手段會被越來越多的人運(yùn)用。隨著社會的發(fā)展，人與社會的關(guān)系也在進(jìn)行重新建構(gòu)，書信的運(yùn)用除傳統(tǒng)用法，即公函私函之外，一個新的發(fā)展動向便是原先私函類中因為個人需要而向政府機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位、知名學(xué)者等個人所發(fā)的事務(wù)性的信件，這一類信件的使用量逐漸增多，值得注意。我們將其稱為個人公文。書信的構(gòu)成：書信由箋文積封文兩部分構(gòu)成。箋文即寫在信箋上的文字，也就是寄信人對收信人的招呼、問候、對話、祝頌等等。箋文是書信內(nèi)容的主體，書信的繁簡、俗雅及至其他方面的風(fēng)格特征，幾乎都由內(nèi)容主體決定。封文即寫在信封上的文字，也就是收信人的地址、姓名和寄信人的地址、姓名等等。封文是寫給郵遞人員看的，使郵遞人員知道信從哪里來，寄往哪里去；萬一投遞找不到收信人，還能將信退給寄信人。完整的書信應(yīng)該是箋文封文俱全，并且將箋文裝入寫好封文的信封內(nèi)，然后將口封好付寄的。三、書信的寫法書信雖然是一種個人性很強(qiáng)的運(yùn)用文，寫法上也比較靈活，但書信還是應(yīng)該遵循一定的要求，最基本的可概括為以下二點(diǎn)：（一）必須合乎規(guī)范書信寫作規(guī)范突出地表現(xiàn)為兩個方面，一是書寫格式的規(guī)范，二是書信語言的禮儀規(guī)范，這兩種規(guī)范都必須嚴(yán)格遵守，否則就會出亂子，鬧笑話。（二）言之有物，通情達(dá)理“信”字本身含有信任之義，這要求書信不論寫給誰看，所述之事都要實在，所表之情都要率真，所講之理都要通達(dá)。書信箋文的寫作一、信箋的款式現(xiàn)在通常使用的信箋有橫豎兩種款式。豎式信箋，又稱中式信箋，是我國傳統(tǒng)的信箋款式。豎式信箋的選用有日漸減少的趨勢，尤其是青少年中，已很少使用，但是在年長者的書信往來中還常常使用，在港、臺等地區(qū)及海外僑胞的中文書信中，豎式信箋仍使用很普遍。橫式信箋，又稱“西式”信簽，是今天常用的款式。二、箋文的結(jié)構(gòu)及其寫作規(guī)范箋文實際上是一種書面談話，既然是談話，就要先向談話對象打招呼，打招呼要講禮貌；接著要說兩句對對方表示尊重成親愛的話；接下來要有幾句應(yīng)酬語自然地引出談話的正題；再接下來才是正文；正文完了之后，還要說上幾句結(jié)束談話的應(yīng)酬語；然后向受信人報自稱并署名；最后寫明談話的時間。就總體來講，箋文的結(jié)構(gòu)如下表所示：箋文結(jié)構(gòu)首部稱謂提稱語啟事敬語開頭寒暄語中部五、正文尾部六、結(jié)尾應(yīng)酬和敬語七、問候祝頌八、自稱、署名、禮告敬辭、時間（也可加寫信地點(diǎn)）九、附候與補(bǔ)述（一）稱謂稱謂，是寄信人對受信人的稱呼，它表示雙方的關(guān)系，在信箋第一行起首的位置書寫。我國習(xí)俗素來重視人倫、名分，所以，在交際活動中應(yīng)該特別重視稱謂妥當(dāng)，寫信時尤其如此。箋文中的稱謂包括名字（或號）、公職位、私關(guān)系（包括血統(tǒng)關(guān)系及親戚關(guān)系）、尊詞等等。上述四者，在有的信中單獨(dú)使用，如“主席”、“媽媽”、“大哥”、“爺爺”等；在有的信中則兩項聯(lián)合使用，如“希哲老師”、“母親大人”、“王濤先生”、“春生兒”等等。在實際使用中，四者如何結(jié)合，值得注意。1．關(guān)于名、字、號的選用受信人是晚輩，信可以稱名。除此以外，凡有字號的，都要稱“字”或“號”；也可以從受信人的字號中選一個字，下面加一個“公”或“翁”、“老”等。依照習(xí)俗，對名、字、號的選用有下列原則：對兒女稱名不稱字號；稱學(xué)生可稱字，也可稱名或號。對尊親不稱名號，直寫表示關(guān)系的稱呼，有的在稱呼下加尊詞“大人”。對尊長以稱字號為敬，字號下加書職位、稱呼或尊詞。2．關(guān)于公職位稱謂的選用公職位，即在社會（包括國家機(jī)關(guān)，社會企、事業(yè)單位及社會團(tuán)體、企業(yè)公司等）中的職務(wù)、職稱、地位。如主席、總理、部長、局長、校長、主任、經(jīng)理、董事、會長、秘書長、理事等等。如果受信人有過兩種以上的職務(wù)（或職銜），甚至同時身兼數(shù)職，這就需要選擇一個適當(dāng)稱呼。選擇的原則是視書信內(nèi)容與受信人的哪個職位關(guān)系密切。如受信人從前是寄信人的老師，現(xiàn)在當(dāng)了局長，而寄信人的書信重點(diǎn)敘師生情意，那么這封信的稱謂就應(yīng)以表示師生關(guān)系為宜。在此需要說明的是，中國人的社交禮儀十分重視師生、同學(xué)、同鄉(xiāng)等早年的情誼，民間習(xí)俗無論對方職位、境遇有何變遷均以早年交情為重點(diǎn)，如上例中的受信人雖然是局長，但因為曾經(jīng)有過師生關(guān)系，寫信人哪怕是公事，選用“老師”作為公職稱謂的習(xí)俗依然十分流行。3．關(guān)于私關(guān)系稱謂的選用所謂私關(guān)系的稱謂，即表示發(fā)信人與受信人之間在家族、親戚、世交領(lǐng)域內(nèi)相互關(guān)系的稱呼。如祖父母、曾祖父母、父母親、叔、伯、兄、弟、姐、妹、姑、舅、姨、岳父母、內(nèi)兄、內(nèi)弟、外祖父母、世伯、世侄等。對上述這些稱呼選用的原則有二：一是確切表示受信人與發(fā)信人之間的關(guān)系；二是要合于習(xí)俗，令受信人感到自然、親切。注：世交中的平輩人，如果交情比較深，則稱吾兄（或某某兄）、吾姊（或某某姊）、某弟、某姊更為親近；世交中的叔伯之分，視雙方父母年齡大小而定。4．關(guān)于尊詞的選用尊詞是表示發(fā)信人對受信人的尊敬之情而附加的稱謂詞語，它在表示發(fā)信人與受信人的關(guān)系方面不表示很實在的內(nèi)容，主要表示對受信人尊敬的感情和態(tài)度。以前貫用的尊詞如“大人”等，國內(nèi)現(xiàn)在很少用了，一般直呼表示關(guān)系的稱謂即可。但需要說明的是，在臺、港、澳和海外華人中，傳統(tǒng)用法依然流行?，F(xiàn)在常用的尊詞有“同志”、“先生”、“女士”、“吾兄”、“仁兄”等等。尤其是“先生”，用得極為普遍，彈性極大，對沒有適當(dāng)稱呼的受信人，用“先生”稱呼他，一般不會錯?！拔嵝帧?、“仁兄”普遍用于對平輩的尊稱。關(guān)于稱謂的知識與選用的學(xué)問，不僅在書信中需要，在其他禮儀性的應(yīng)用寫作中都需要。對于重人倫、講名分的中國人來講，稱謂之說是一個不小的文化系統(tǒng)，上表家族關(guān)系稱謂表、親戚關(guān)系稱謂、師友世交關(guān)系稱謂可使人一目了然地看出人倫間各種關(guān)系的稱人和自稱。（二）提稱語提稱語是用來提高稱謂的語詞。有的提稱語除提高稱謂之外，還有請受信人察閱此信的意思，如“賜鑒”、“青鑒”等。提高稱謂，也就是對受信人進(jìn)行尊敬抬舉的意思，如“希圣老師尊鑒：”。我國傳統(tǒng)書信中常用的提稱語很多，使用時要特別注意與稱謂的配合。在禮儀簡化的現(xiàn)代生活中，提稱語常常被省略。省略提稱語后，在稱謂下加冒號“：”，如“希圣老師：”。書信中請察閱敬語應(yīng)用對象常用敬語尊長尊鑒、賜鑒、鈞鑒、崇鑒師長尊鑒、臺鑒平輩臺鑒、大鑒、惠鑒晚輩青鑒、青覽、收覽政界鈞鑒、臺鑒、勛鑒女性芳鑒、淑鑒、懿鑒（年高者）夫婦儷鑒宗教道鑒常用禮告敬語應(yīng)用對象常用敬語直系尊親謹(jǐn)稟、敬稟、叩稟、叩上上輩謹(jǐn)上、敬上、拜上、敬啟、謹(jǐn)啟、謹(jǐn)上、謹(jǐn)肅、肅上平輩敬啟、拜啟、謹(jǐn)白、上晚輩手書、手諭、字、示傳統(tǒng)稱謂敬語應(yīng)用對象常用敬語祖父母、父母膝下、膝前長輩尊前、尊右、尊鑒、慈鑒、賜鑒老師函下、帳下、左右、吾師兄弟、姐妹手足平輩閣下、足下、臺右、臺鑒、惠鑒、大鑒、執(zhí)事、同志平輩年幼者青覽、青盼、如握、如晤、如見、如面同學(xué)研右、硯席、文幾小輩知悉、見悉、閱悉、親閱、親覽、收回、收覽長輩女性懿鑒、懿座平輩女性妝閣、妝次、繡次文人史席、著席、撰席新進(jìn)英鑒、偉鑒、臺席（三）啟事敬辭啟事敬辭，即表示開始敘說事理的敬辭。常見的啟事敬辭“敬稟者”，意思是說：“我恭敬地稟告的事情如下。”傳統(tǒng)啟事用語應(yīng)用對象常用語祖父母、父母及上級叩稟者叩肅者謹(jǐn)稟者謹(jǐn)肅者敬稟者敬肅者尊長謹(jǐn)啟者敬啟者茲肅者通常使用啟者茲啟者逕啟者請求時使用敬懇者敬托者茲懇者喪家訃告時使用哀啟者（四）開頭應(yīng)酬語開頭應(yīng)酬語是在述說正事之前，寫幾句問候、寒暄之類的話，以導(dǎo)引正事。開頭應(yīng)酬語屬客套話，現(xiàn)在大多用“您好”，然后連接正文?，F(xiàn)代禮儀簡捷明快，但卻過于單調(diào)，傳統(tǒng)禮儀雖然繁雜，但自有一番人倫親情，詳見下表，相信達(dá)者在二者之間可以找到一種文化的延續(xù)。傳統(tǒng)寒暄用語分類常用語人事敘別用于父母自違慈訓(xùn)，倏忽經(jīng)旬。叩別尊顏，已逾數(shù)月用于尊長揖別尊顏，瞬經(jīng)匝月。不瞻光霽，數(shù)月于茲。疏逖德輝，忽經(jīng)一捻。睽違道范，荏苒數(shù)年。用于師長不坐春風(fēng)，倏經(jīng)旬日。奉違提訓(xùn)，屈指月余。不親講席，瞬已經(jīng)年。疏奉教言，寒喧幾易。用于平輩不奉清談，忽將一月。揖別豐標(biāo)，瞻圓幾度。不親乏宇，裘葛已更。睽違豐采，數(shù)易春秋。用于女性不親懿表，瞬已浹旬。奉違閨范，倏爾逾時。自隔壺儀，年華如駛。憶別芳顏，星霜幾換。用于文官不瞻福曜，又復(fù)經(jīng)旬。睽違鈞宇，萱莢屢新。拜逖鈞顏，倏將一載。用于軍官自違幕府，蟾月幾圓。不瞻旌節(jié)，忽已經(jīng)年。自共事而別某地共事，長荷云情，別來星序頻移，未由一晤。自同學(xué)而別憶自某校研摩，獲親麈海，別后山川間隔，時序頻遷。自送行而別憶昔行旌遠(yuǎn)指，趨送長途，別來物換星移，幾經(jīng)屈指。自迎接而別憶某停車某市，荷蒙握手言歡，別后歲秩遷流，不覺星霜幾易。承送行而別憶某驅(qū)車某處，荷承把袂流連，別后天各一方，彼經(jīng)停云兩地。承賜物而別憶某地握手，暢敘情懷，別時依依不舍，荷以厚儀相貺，至令篆腑，感何可言。承賜餞而別昔日把晤，盛意頻叨，臨賦驪歌，復(fù)承賜宴，離人未散，早已心鐫。節(jié)令敘別自春別及夏東風(fēng)握別，倏屆朱明。憶風(fēng)雨別離，正綠野人耕之候，乃光陰迅轉(zhuǎn)，目下已是碧荷藕熟之時。自春別至秋知已闊別，春復(fù)徂秋。賦別離于昔日，楊柳依依，數(shù)景物于今晨，蒹葭采采。自春別至冬春初話別，倏忽歲寒。鳥弄春園，折楊柳而握別，驛馳冬嶺，撫梅萼以增懷。自夏別至秋麥天一別，容易秋風(fēng)。昔聽蟬鳴青槐，方攄別意，今睹鴻飛紫塞，頓起離思。自夏別至冬不通聞問，經(jīng)夏涉冬。炎日當(dāng)空，方賦離情于涼館，寒風(fēng)吹沼，忽牽別恨于灞橋。自秋別至冬自經(jīng)判袂，秋去冬來。玉露初凝，邇?nèi)談e離不舍，雪梅將綻，今宵感概偏多。地點(diǎn)敘別自京中分別憶京華把袂，飫聆麈談，明月清風(fēng)，至今在目。自省會分別憶于某省會聚首，快我私衷，自賦河梁，又經(jīng)久別。自縣城分別相聚邑中，時親教益，自經(jīng)握別，離索殊增。自鄉(xiāng)中分別奔走四方，久離鄉(xiāng)井，從此遠(yuǎn)隔，頓覺闊疏。自他鄉(xiāng)分別憶自某鄉(xiāng)把晤，同馨情懷，分別以來，徒深饑渴。自旅館中分別昔日旅邸聚談，疊荷殷殷關(guān)注，嗣認(rèn)睽違兩地，頓覺歲序推移。自火車上分別憶昔日邂逅相遇于車上，接領(lǐng)教言，別后卻山河遠(yuǎn)隔，不覺數(shù)年。自船上分別自同舟某地，借挹蘭芳，別后相違，寒暄數(shù)易。自近處分別不親淑度，倏忽邇時，咫尺相違，如遙百里。自遠(yuǎn)處分別關(guān)河修阻，跋涉維艱，憶隔光儀，遞更節(jié)序。（五）正文正文是箋文內(nèi)容的主體，也即書信所要說的事，所要論的理，所要敘的情。正文的寫作，除要求語言通順、條理清晰之外，還須注意措辭得體。書信敘事論理與一般文章不一樣，只要事真理直即可，須根據(jù)受信人的特點(diǎn)及發(fā)信人與受信人的特殊關(guān)系來進(jìn)行措辭，這方面的要求無定格定式，都憑作者根據(jù)自己的理解、體會等全部交際經(jīng)驗去處理。（六）結(jié)尾應(yīng)酬語和結(jié)尾敬語寫信對人敘事論理，說完正事就結(jié)束，收得太急，顯得不太禮貌，因此要說上一兩句客氣話，就象平常至朋友家聊天，臨告辭之前需要說幾句過渡，完了再告辭。書信中如“臨書翹企，敬候佳音”、“因故遲復(fù)，請諒”、“恕不詳敘，望早日面談”等等。結(jié)尾應(yīng)酬語的寫作原則與開頭應(yīng)酬語同，須從正文內(nèi)容引出，要簡捷自然，不落俗套。一般來講，從書信中心內(nèi)容自然引出的結(jié)尾應(yīng)酬語就比較活潑和諧。結(jié)尾敬語，敬告對方談話到此結(jié)束，與前段的啟事敬辭相呼應(yīng)。前頭用“敬啟者”，后面“敬此”、“肅此”；如果前頭用“茲復(fù)者”，后面則用“專此”、“草此”之類。我國傳統(tǒng)的信函書札中結(jié)尾應(yīng)酬語和結(jié)尾敬語很多，并且人們還在根據(jù)書信內(nèi)容的需要不斷創(chuàng)新。傳統(tǒng)結(jié)尾應(yīng)酬用語應(yīng)用對象應(yīng)用環(huán)境常用語長輩親友臨書謹(jǐn)肅寸稟，不盡下懷。肅此奉陳，不盡欲言。請教乞賜指示，俾便遵循。幸賜清誨，不勝銘感。請收伏祈莞存。伏望哂納。候復(fù)乞賜鈞復(fù)。懇賜鈞復(fù)。申悃肅此、敬此、肅此奉稟、肅此敬稟。保重寒流來襲，伏請珍衛(wèi)。寒暖不一，千祈珍重。平輩親友臨書臨紙神馳，不盡欲言。專此奉達(dá)，不盡所懷。請教乞賜教言，以匡不逮。如蒙不棄，乞賜蘭言。請托如承俯諾，實濟(jì)燃眉。倘荷通融，感激不盡。請收敬希鑒納。至祈臺收。候復(fù)幸賜好音，不勝感激。申悃特此奉聞。草此。申復(fù)專此敬復(fù)。申賀敬申賀忱。用申賀悃。申謝肅此敬謝。用申謝忱。辭謝敬抒辭意。敬達(dá)辭忱。感謝感荷隆情，永志不忘。私衷銘感，何可直言。請鑒伏乞鑒察。伏祈垂鑒。敬祈明察。并祈垂照。饋贈土產(chǎn)數(shù)包，聊申敬意。附呈薄儀，聊申下悃。謹(jǐn)具芹獻(xiàn)，借祝鶴齡。薄具菲儀，用申賀敬。保重秋風(fēng)多厲，珍重為佳。暑氣逼人，諸祈自衛(wèi)。吊唁恭陳唁意。借申哀悃。居喪人節(jié)哀保重伏祈節(jié)哀順變。還乞稍節(jié)哀思。（七）問候祝頌語書信中說完正事之后，向?qū)Ψ奖硎締柡蚺c祝頌，皆屬禮貌之舉。常見的問候祝頌語有很多，現(xiàn)代的如“向您全家問好”、“祝身體健康”、“祝你進(jìn)步”、“祝你成功”等等。傳統(tǒng)的如給長輩寫信用“敬請×安”或“敬頌崇棋”；如果給平輩寫信，一般則用“即請大安”、“順頌時棋”，假如給晚輩寫信，只用“即頌”、“順問”即可。（八）自稱、署名、禮告敬辭及時間箋文結(jié)尾，要寫上發(fā)信人的名字和寫信的時間。需要注意的是，應(yīng)在名字之前加上相應(yīng)的自稱，名字之下要選用適當(dāng)?shù)亩Y告敬辭。自稱，是對受信人的自稱，如給祖父母寫信時自稱“孫”（或“孫女”），給老師寫信時自稱“學(xué)生”，給哥哥寫信時自稱“小弟”（或“小妹”）等等。一封信中的自稱與開頭所書受信人的稱謂是相呼應(yīng)的，它們之間反映著寫信人與受信人之間的關(guān)系，有時還反映特殊的感情或自謙。書信中署名的一般運(yùn)用規(guī)律如下：直系尊親給子孫寫信時不署名，只寫“祖父示”、“父（母）字”即可；給家族中或其他關(guān)系中特別親近的人寫信時署名但不寫姓，只寫名或字，如“男偉”、“女兒迎峰”、“摯友洪東”、“愚兄曉林”等；其余關(guān)系用全姓名，如“學(xué)生林濤”、“同學(xué)趙白帆”等。關(guān)于禮告敬辭，如“學(xué)生趙白帆敬啟”、“男偉叩”、“魯迅啟上”等，這些便是自稱、署名、禮告敬辭三者聯(lián)用的形式，其中的“敬啟”、“叩”、“啟上”等，即所謂禮告敬辭，也叫做“末啟辭”。禮告敬辭的使用應(yīng)切合寫信人與受信人之間的關(guān)系。時間是書信寫作必不可少的內(nèi)容，按常規(guī)，都把寫信的時間寫在最后，在禮告敬辭之下；如果省略掉禮告敬辭，則時間便寫在署名之下。傳統(tǒng)禮告用語應(yīng)用對象常用語直系尊親謹(jǐn)稟敬稟叩稟叩上長輩謹(jǐn)上敬上拜上敬啟謹(jǐn)啟謹(jǐn)上謹(jǐn)肅肅上平輩敬啟拜啟謹(jǐn)白晚輩手書手諭字示（九）附候語及補(bǔ)述語附候語是附帶問候的辭令。給親朋寫信時，如果與受信人的家人或身邊朋友、同事也有交情，或者寫信人的家人及身邊朋友、同事也認(rèn)識受信人，往往在信中附帶致以問候，表示思念及之情。所以，附后語通常有兩種情況：1．寫信人附帶問候受信人身邊的親友例如：①令尊前乞代請安（附帶問候受信人的父母）②令兄處乞代候（附帶問候受信人的兄長）2．寫信人代自己身邊親友問候受信人例如：①廣平及海嬰隨叩（附帶代妻兒行禮問候）②家父囑筆問候（附帶代父親問候）附候語的寫作應(yīng)特別注意三點(diǎn)：一是要注意稱謂的恰當(dāng)，二是另行寫起，三是力求簡練。補(bǔ)述語，即信寫畢之后又要補(bǔ)充說明的話語。補(bǔ)述語一般用“又及：”、“又啟：”加以提示。補(bǔ)述語不宜過長。傳統(tǒng)信札附帶問候用語應(yīng)用對象常用語請受信人代為問候長輩令尊（堂）大人前，乞請叱名請安。某伯（叔）處，煩叱名問候。請受信人代為問候平輩某兄處，祈代致候。某友處，祈代致候。附帶問候受信人的晚輩順候令媛近佳。順問令孫康壯。代長輩附帶問候家嚴(yán)（慈）囑筆問候。某伯處囑筆問候。代平輩附帶問候某兄（弟姊妹）