公證檔案管理辦法

第一章總則第一條為加強(qiáng)公證檔案的科學(xué)治理，統(tǒng)一公證檔案治理工作制度，依據(jù)國(guó)家檔案局制定的《機(jī)關(guān)檔案工作條例》和《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》以及公證機(jī)關(guān)的實(shí)際狀況，制定本方法。其次條公證檔案是公證機(jī)關(guān)證明活動(dòng)的真實(shí)記錄，是國(guó)家檔案的重要組成局部，具有重要的查考利用價(jià)值。保管、整理好公證檔案是公證機(jī)關(guān)的重要任務(wù)。第三條公證檔案必需由公證處集中統(tǒng)一治理，并由專人負(fù)責(zé)。其次章治理體制和人員配備第四條公證處應(yīng)配備專職或兼職檔案治理人員，依據(jù)條件逐步設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)。第五條公證處的檔案工作受同級(jí)和上級(jí)司法行政機(jī)關(guān)檔案機(jī)構(gòu)指導(dǎo)，業(yè)務(wù)上受同級(jí)地方檔案行政治理部門(mén)的指導(dǎo)和監(jiān)視。第六條公證檔案治理人員應(yīng)由堅(jiān)持四項(xiàng)根本原則，認(rèn)真執(zhí)行黨和國(guó)家的方針、政策，忠于職守、嚴(yán)守法紀(jì)、寵愛(ài)公證檔案工作，具有高中以上文化程度和肯定專業(yè)學(xué)問(wèn)的人員擔(dān)當(dāng)。公證檔案治理人員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定。第七條公證檔案治理人員的任務(wù)是：〔一〕收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)本處的檔案，做好檔案的接收、移交和登記，并開(kāi)展檔案利用工作。〔二〕指導(dǎo)、催促和檢查公證人員對(duì)公證文書(shū)材料立卷歸檔；〔三〕進(jìn)展檔案鑒定；〔四〕承受司法行政機(jī)關(guān)和地方檔案行政治理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)視和檢查，定期匯報(bào)檔案工作狀況；〔五〕收集與公證業(yè)務(wù)有關(guān)資料；〔六〕完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的有關(guān)檔案工作的其他任務(wù)。第三章檔案的接收和整理第八條接收檔案時(shí)，檔案治理人員應(yīng)依據(jù)《公證文書(shū)立卷歸檔方法》的要求，檢查案卷質(zhì)量，對(duì)符合要求的予以接收，并辦理檔案移交手續(xù)。涉外經(jīng)濟(jì)的類別和年度、保管期限等編寫(xiě)歸檔挨次號(hào)，填寫(xiě)檢索卡片、檔案名目登記簿、檔案收進(jìn)登記薄。第十條在編號(hào)、登記后的檔案封面一左上角應(yīng)蓋上“歸檔”章，以區(qū)分未編號(hào)、登記歸檔的案卷，并按類別、年度、保管期限放進(jìn)特地的檔案柜保管。第四章檔案的借調(diào)與查閱第十一條公證機(jī)關(guān)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，建立公證檔案借閱制度和檔案借閱登記簿。借閱檔案必需履行肯定的批準(zhǔn)和登記手續(xù)，并限定借閱期限。在期限內(nèi)因特別狀況不能按期歸還的應(yīng)辦理延期手續(xù)。第十二條本公證處的公證人員因工作需要，履行借閱登記手續(xù)后，可以借閱公證檔案。第十三條同級(jí)或上級(jí)司法行政機(jī)關(guān)的公證治理部門(mén)因工作需要借閱公證檔案的，應(yīng)履行借閱登記手續(xù)。第十四條人民法院、人民檢察院和有關(guān)國(guó)家機(jī)關(guān)因工作需要，要求查閱有關(guān)檔案的，應(yīng)出具正式查卷函件，經(jīng)公證處主任批準(zhǔn)后辦理查閱手續(xù)。因特別狀況必需借出的，應(yīng)經(jīng)同級(jí)司法行政機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。借出時(shí)要交點(diǎn)清楚，辦理正式借據(jù)，并限期歸還。借出的檔案不得轉(zhuǎn)借其他單位或人員使用。第十五條除人民法院、人民檢察院和有關(guān)國(guó)家機(jī)關(guān)外，其他單位和個(gè)人一般不得借調(diào)和查閱公證檔案。因特別狀況必需查閱的，須由公證處報(bào)經(jīng)同級(jí)司法行政機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。第十六條律師因訴訟代理的需要，向公證機(jī)關(guān)提交律師的身份證明、律師事務(wù)所的查卷證明，及當(dāng)事人同意律師查閱本人的公證檔案的證明，經(jīng)公證處主任或副主任批準(zhǔn)后，可查閱當(dāng)事人提交給公證處的證明材料和公證所記錄的與當(dāng)事人談話筆錄。第十七條凡涉及國(guó)家機(jī)密和個(gè)人隱私的公證密卷檔案，以及當(dāng)事人要求保密的公證檔案，一般不得借調(diào)和查閱。特別狀況必需查閱的，須經(jīng)當(dāng)事人同意后，由公證處報(bào)同級(jí)司法行政機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。第十八條凡經(jīng)批準(zhǔn)允許查閱的公證檔案，可以摘抄或復(fù)印所查閱的內(nèi)容。第十九條對(duì)查閱或借出的公證檔案，要準(zhǔn)時(shí)催還。還回時(shí)如覺(jué)察案卷被拆，文件材料短缺、涂改、增刪、污損等狀況，應(yīng)馬上向本處領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并準(zhǔn)時(shí)追查。其次十條檔案治理人員必需嚴(yán)格遵守保密制度，保守國(guó)家機(jī)密和當(dāng)事人的隱秘。不得超越制度向任何人供給檔案或擴(kuò)大利用范圍；不得向他人泄露檔案的內(nèi)容。第五章檔案的保管期限凡屬于需要長(zhǎng)遠(yuǎn)查考、利用的公證檔案，列為永久保管。凡屬于在相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)需要查考、利用，作為證據(jù)保存的公證檔案，列為短期保管，保管期限為六十年。列為短期保管，保管期為二十年。其次十二條公證檔案的保管期限，從公證事項(xiàng)辦結(jié)或終止后的下一年起算。其次十二條以下公證檔案，列為永久保管：收養(yǎng)證明；解除收養(yǎng)證明；誕生證明、死亡證明；結(jié)婚證明、離婚證明；親屬關(guān)系證明；繼承權(quán)證明；有關(guān)財(cái)產(chǎn)轉(zhuǎn)移方面的聲明書(shū)證明；贈(zèng)與證明；房屋買賣證明；析產(chǎn)證明、產(chǎn)權(quán)證明；遺囑證明；學(xué)歷證明；提存證明宅基地使用權(quán)證明；商標(biāo)注冊(cè)證明；公司章程證明；涉及到不動(dòng)產(chǎn)的證據(jù)保全證明。其次十三條以下公證檔案，列為長(zhǎng)期保管。受過(guò)或未受刑事處分證明；職稱證明；國(guó)籍證明；營(yíng)業(yè)證書(shū)證明；抵押、擔(dān)保證明；招標(biāo)投標(biāo)證明；聯(lián)營(yíng)協(xié)議證明；中外合資、外資企業(yè)證明；申請(qǐng)專利的有關(guān)證明；勞務(wù)合同證明；清點(diǎn)遺產(chǎn)證明；證據(jù)保全證明；房屋搬遷協(xié)議證明；房屋租賃證明；履行期在十六年以上的農(nóng)林牧副漁各業(yè)承包合同證明；履行期在十六年以上的其他合同證明；用于訴訟的有關(guān)證明。其次十五條以下公證檔案，列為短期保管：生存證明、安康證明；定居證明；未婚證明、無(wú)配偶證明；托付書(shū)、委任書(shū)證明；授外人員勞動(dòng)保險(xiǎn)讓明；副本、節(jié)本、譯本、影印本與原本相符證明；現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)視證明；商品成份證明；技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)證明；企業(yè)承包、租賃證明；生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)責(zé)任制證明；執(zhí)行許可證明；保管遺囑或其他文件證明；履行期在十五年以下的農(nóng)林牧副漁各業(yè)承包合同證明；其他履行期在十年以下的合同證明。其次十六條凡終止的公證事項(xiàng)所形成的檔案，列為短期保管。其次十七條公證處復(fù)查公證事項(xiàng)所形成文書(shū)材料，應(yīng)與原公證檔案合并保管；由司法行政機(jī)關(guān)復(fù)查的，應(yīng)將其復(fù)查結(jié)論存入原公證檔案內(nèi)，其保管期限均與原公證檔案一樣。復(fù)查后作出撤銷公證書(shū)打算的，其公證檔案與復(fù)查材料或撤銷公證書(shū)的打算和通知合并重列為短期保管，其保管期限從原公證檔案保管期限起算時(shí)間開(kāi)頭計(jì)算。其次十七條公證處總登記簿冊(cè)列為永久保管。其次十八條對(duì)未規(guī)定保管期限的公證檔案，須由公證處比照上列檔案保管期限的規(guī)定提出保管期限的意見(jiàn)，并報(bào)上級(jí)司法行政機(jī)關(guān)批準(zhǔn)后執(zhí)行。第六章檔案的鑒定和銷毀第三十條對(duì)于超過(guò)保管期限的檔案應(yīng)定期進(jìn)展鑒定。鑒定工作由公證處主任、檔案治理人員和公證員組成鑒定小組共同進(jìn)展。第三十一條經(jīng)鑒定，對(duì)仍有保存價(jià)值的案卷，應(yīng)實(shí)行提高保管期限檔次的方法延長(zhǎng)保管期限。對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案應(yīng)進(jìn)展登記造冊(cè)，連同銷毀報(bào)告一并報(bào)同級(jí)司法行政機(jī)關(guān)，以書(shū)面批準(zhǔn)后予以銷毀。第三十二條被批準(zhǔn)銷毀的公證檔案，應(yīng)將公證書(shū)留下一份，按年度、類別整理立卷，并同銷毀報(bào)告的批件、檔案銷毀清冊(cè)一起，劃為永久保管。第三十三條為防止遺失和泄密，銷毀檔案應(yīng)由兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字。第七章檔案的統(tǒng)計(jì)和移交移交、保管、利用等狀況進(jìn)展統(tǒng)計(jì)，并按規(guī)定向有關(guān)上級(jí)機(jī)關(guān)和檔案行政治理部門(mén)報(bào)送檔案工作根本狀況統(tǒng)計(jì)表。第三十五條直轄市公證處列為永久保管的公證檔案，在本處保存二十年；其他公證處列為永久、長(zhǎng)期保管的公證檔案，在本處保〔一式三份和有關(guān)檢索工具、參考材料，一并向同級(jí)地方檔案館移交。對(duì)移交的檔案，一律填寫(xiě)檔案移出登記簿。第三十六條公證處設(shè)置變更時(shí)，應(yīng)對(duì)公證檔案進(jìn)展清理，并按以下方法處理：〔一〕撤銷的公證處的檔案，應(yīng)向同級(jí)地方檔案館移交或由同級(jí)或上級(jí)司法行政機(jī)關(guān)代管；〔二〕一個(gè)公證處劃分為幾個(gè)公證處的，其公證檔案由一個(gè)公證處代管或向同級(jí)地方檔案館移交；〔三〕幾個(gè)公證處合并為一人公證處的，各個(gè)公主處的檔案應(yīng)移交給合并的公證處，或分別向同級(jí)地方檔案移交；〔四〕公證處撤銷或合并時(shí)，沒(méi)有辦理完畢的公證事項(xiàng)，可移交給的公證處連續(xù)辦理，并作為的檔案加以保存；〔五〕一個(gè)公證處的局部業(yè)務(wù)劃給另一個(gè)公證處的，其檔案不得移交。承受業(yè)務(wù)的公證處因工作需要，可以借閱或復(fù)制。第八章檔案的保管和防護(hù)第三十七條公證檔案室應(yīng)堅(jiān)實(shí)、防火、防盜、防潮、防高溫、防鼠、防蟲(chóng)、防光、防污染，室內(nèi)要保持清潔、整齊、通風(fēng)。要購(gòu)置必要的檔案柜、消防器材、去濕機(jī)、空調(diào)等設(shè)備，并逐步承受先進(jìn)技術(shù)，提高檔案的治理水平。第三十八條檔案室要專用，不得存放與檔案無(wú)關(guān)的物品。嚴(yán)禁在檔案室四周存放易燃物。第三十九條隨卷歸檔的錄音帶、錄像帶等聲像檔案，應(yīng)單獨(dú)存放保管，防止磁化，并依據(jù)保管期限定期復(fù)