施工單位材料管理制度

材料管理制度1目的規(guī)范物資采購程序，控制物資計劃、定價、采購、驗收、結(jié)算五大環(huán)節(jié)，做好工程設(shè)計參謀。適用范圍公司所有項目使用物資。職責(zé)分工設(shè)計單位：材料、設(shè)備選型，技術(shù)要求；施工單位：材料、設(shè)備采購計劃；按材料計劃要求書面申報材料價格。工程部：計劃、驗收標準和技術(shù)要求審核；審核價格申報表中的材料計劃是否符合施工要求。采購部：材料、設(shè)備核價、采購、所有進場物資的驗收；負責(zé)料價格審核、公布大宗工程材料市場價、材料價格爭議處理，匯總審批價格報工程成本管理中心。財務(wù)部：資金財務(wù)核算、賬務(wù)管理、質(zhì)量驗收、出入庫核算、材料驗收；負責(zé)材料價格審批的監(jiān)督、協(xié)助價格爭議處理辦公室：物資現(xiàn)場管理（門衛(wèi)管理：沒有采購部通知物資不允許進出場）；采購方式甲供物資由公司根據(jù)工程項目的實際情況決定采購范圍。物資采購程序5.1接受采購計劃（采購部）--編制采購計劃（采購部）--編制詢價（采購部）、招標文件（由招標辦組織，使用單位提出材料驗收標準及技術(shù)要求，工程部確認審核）-—組織招標（以集團審批意見為主）-—簽定供貨合同（采購部）-—物資運輸（供貨方）-—現(xiàn)場驗收（驗收小組）-—辦理入庫-—領(lǐng)用出庫-—發(fā)票入帳-—辦理結(jié)算-—質(zhì)保服務(wù)-—支付質(zhì)保金。物資采購計劃的管理物資采購計劃填報、審核與提交：工程部于工程準備階段填寫工程物資監(jiān)管計劃（表1）、項目主要物資采購控制表（表3）中的基礎(chǔ)內(nèi)容，由工程部、采購部、財務(wù)部共同確認采購方案，完善工程物資監(jiān)管計劃、項目主要物資采購控制表后上報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。設(shè)計圖紙定稿后1月內(nèi)由工程預(yù)決算、工程部將采購計劃交項目部。如有漏報、臨時急用或需補報物資計劃的，須向采購部提交臨時用料計劃表，但每月不得超過3次。臨時采購計劃到貨時間由工程部、使用單位、采購部協(xié)商確定。6.1.4因工期發(fā)生變更,物資采購計劃發(fā)生變化的,工程項目部須書面告之采購部,以便保證物資到貨的及時性或減少庫存中轉(zhuǎn).物資采購計劃的申報程序6.2.1物資申報程序:物資使用單位填報物資采購計劃申請表一-使用單位審批一-工程部審批一-項目經(jīng)理一-采購部一-安排采購業(yè)務(wù)員采購。物資采購計劃的管理6.3.1物資采購計劃實行“誰使用、誰負責(zé)提供采購計劃”的原則。物資采購計劃由工程部負責(zé)申報，每月25日前將第三月采購計劃報采購部。供貨周期超過一月的物資工程部根據(jù)生產(chǎn)、采購周期相應(yīng)提、八前。工程部審核采購計劃及驗收標準、質(zhì)量要求,對采購物資質(zhì)量負責(zé)。所有采購計劃、物資價格審批表必須有詳細的技術(shù)要求和驗收標準，因技術(shù)要求、驗收標準不合格除按制度進行考核外，因此而影響物資采購到貨時間而造成損失，由計劃申報單位承擔。采購物資技術(shù)要求和驗收標準由工程部、項目經(jīng)理、總工程師審核簽字確認生效。財務(wù)部工程預(yù)決算提供材料預(yù)算用量，控制采購總量。乙供物資采購價格審批表在3-7日內(nèi)完成價格審批手續(xù)。物資因計劃不準剩余物資能退貨的退貨，費用由計劃單位支付不能退貨的由計劃單位承擔所有損失，相關(guān)審批單位承擔相應(yīng)責(zé)任。物資采購驗收管理所有進場物資必須嚴格驗收，沒有采購部通知所有物資不允許進入施工場地。通知驗收責(zé)任主體為采購部，物資進場管理責(zé)任主體為辦公室。物資采購驗收程序7.1.1物資一-物資采購人員通知驗收小組到貨時間一-采購部通知驗收小組人員到現(xiàn)場一-驗收小組現(xiàn)場驗收一-填寫驗收報告（表6）辦理出入庫手續(xù)（表7、表8）填寫設(shè)備\材料使用許可證（表9）物資進入施工進場。7.2物資驗收管理采購部負責(zé)組織工程部、監(jiān)理單位、使用單位、財務(wù)部成立聯(lián)合驗收小組。重要物資驗收：電梯、設(shè)備、大宗物資、主體工程、隱蔽工程所有進場物資都必須作為重要物資進行驗收，要求驗收小組全員驗收。工程用砂、石，由監(jiān)理人員或項目負責(zé)人驗收。驗收小組成員由各部門申報，原則上各部門驗收人員不能低于3人（甲方含監(jiān)理不少于3人），驗收人員經(jīng)公司批準后成立驗收小組成員庫，驗收時臨時從驗收小組成員庫中隨機抽取。采購物資原則上在確定供貨單位時,供貨單位必須送樣至工程部,由工程部、監(jiān)理單位、使用單位、采購部、供貨單位、質(zhì)安處共同確認樣品，不能送樣品的要確認詳細的技術(shù)要求及驗收標準。嚴格按樣品、采購合同中技術(shù)要求及驗收標準進行驗收，有樣品的嚴格按認可的樣品驗收，嚴格驗收型號、材質(zhì)、技術(shù)參數(shù)、等級、生產(chǎn)廠家、供貨數(shù)量、供貨時間與采購合同中一致，抽驗數(shù)量不能低于供貨量的10%。合同中的技術(shù)要求及驗收標準最終由工程部提供，項目經(jīng)理、總工程師確認。不需專業(yè)機構(gòu)檢驗的物資在驗收現(xiàn)場要有明確的驗收意見。驗收合格物資、頒發(fā)設(shè)備\材料使用許可證，并在3日內(nèi)辦理入庫手續(xù)。現(xiàn)場驗收不合格、有質(zhì)量問題的產(chǎn)品，要有明確的處理意見，并填寫供應(yīng)商不誠信問題處理報告單（表10），迅速上報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。所有進場物資（特別是施工材料）驗收合格方能進入施工場地在未驗收合格之前嚴禁進入施工區(qū)域。夜間驗收要于當日下班前通知驗收小組（甲方由采購部負責(zé)通知，乙方由該項目負責(zé)人通知），原則上不夜間不進行驗收工作（施工急用物資除外）。7.3樣品的管理所有使用物資能送樣品的原則上必須送樣品。物資原始樣板由公司領(lǐng)導(dǎo)、設(shè)計院、工程部、質(zhì)量安全處、招標中心、供貨單位共同簽名確認。所有樣品要分類登記，由監(jiān)理負責(zé)保管。物資采購倉儲管理公司原則上不在施工現(xiàn)場設(shè)置倉庫，實行零庫存管理。采購物資到現(xiàn)場后與使用單位共同驗收，驗收后直接與使用單位現(xiàn)場移交，直接進入施工單位的倉庫。采購人員在與施工單位現(xiàn)場移交時辦理入庫、出庫的手續(xù)。使用單位庫存量與使用量之和原則上不超過總用量的95%。使用單位在入庫前發(fā)現(xiàn)物資的損壞、損耗由供貨單位承擔責(zé)任,入庫后的物資的損壞、損耗由保管單位承擔全部責(zé)任。8.6倉庫盤存管理財務(wù)部根據(jù)材料物資類別、品種、規(guī)格、型號設(shè)立明細賬（表11）。并根據(jù)已確認的入庫單時序登記物資出入庫明細帳。8.6.2每月25日為倉庫的結(jié)賬日，每月最后1-2日為盤點時間，財務(wù)部、采購部、工程部等部門共同盤存，認真統(tǒng)計上個月材料的入庫、出庫及結(jié)余情況。8.6.3盤存的具體事項：盤存前，保管員必須將材料物資進行分類，按品種、規(guī)格和型號分門別類擺放整齊，并先按帳面數(shù)打印出物資臺帳。盤存時，逐一清點實物，細心做好賬、卡、物的核對工作，認真清點每種物資、仔細核對物資臺帳，對材料物資進行賬賬核對和賬實核對，并記錄盤存實際情況。盤存后，所有現(xiàn)場盤存人員必須在物資臺帳上簽名確認。對盤盈、盤虧的實物應(yīng)及時查明原因并做好記錄，不能馬上查明原因的盤盈、盤虧，應(yīng)及時注明待查原因，并在五天內(nèi)完成。盤存期間已收到而未辦妥入帳手續(xù)的貨品或已辦理出庫手續(xù)尚未提貨的貨品，應(yīng)另行分別存放，并予以標示。所有盤存財務(wù)都以靜態(tài)盤點為原則，因此盤存開始后應(yīng)停止材料物資的進出及移動。盤存使用的單據(jù)、報表內(nèi)所有欄位若遇修改處，均須經(jīng)所有盤存人員簽認始能生效。對盤盈、盤虧物資的處理由財務(wù)部出具《物資盤盈、盤虧處理意見報告表》（表12），寫明盤盈、盤虧的材料物資類別、品種、規(guī)格、型號、數(shù)量、金額和具體原因，并給出初步處理意見，經(jīng)財務(wù)部審核后根據(jù)盤盈、盤虧的金額大小報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，5000元以內(nèi)（含5000元）的報項目經(jīng)理審批，超過5000元的對責(zé)任人進行責(zé)任追究后報公司董事長審批。審批后交財務(wù)部和采購部各一份進行賬務(wù)調(diào)整。物資采購合同的管理采購合同采用由公司領(lǐng)導(dǎo)、法律部門審核的標準合同文本，非標準合同文本在簽定前必須通過法律部門審核。采購合同嚴格按合同審批程序進行報批。采購部、財務(wù)部、綜合辦公室合同原件各存檔1份，并進行分類編號管理。采購部對合同執(zhí)行情況進行跟蹤，每月匯總合同執(zhí)行情況形成報表上報（表13）。物資采購結(jié)算管理供貨單位、采購部、財務(wù)部以驗收單據(jù)、采購合同共同核實結(jié)算金額，并確定付款額度。采購員負責(zé)填寫申請匯款單