基層主管的職責角色認知及作法

基層主管的

職責、角色、認知及作法張磊一、P-D-C-A管理循環(huán)〔一〕對管理的誤解◆將管理當成“理論性〞、“抽象性〞、“精神性〞◆將管理當成“管制〞、“限制〞、“控制〞◆將管理當成高階層或某些階層的事，并非全員參加◆欠缺全員教育◆沒有重視管理目的、目標之明確〔一〕對管理的誤解◆將管理局限于D-D-D-D“愛拼才會贏〞，不重視方法◆完全用KKD(直覺、經驗、膽識),不重視QC(QualityControl品管)手法◆將管理著重于人治，本位主義強

人治→法治→文化治人管人→制度管人→文化育人道德是最高的法律，法律是最低的道德◆“設定方案,并為達成此方案的一切活動的全體。〞——DR．JURAN◆依據上級指示的方針，為有效地達成工作目標而訂立方案、下達指示、指導部屬、激發(fā)其工作意愿，以便按方案完成工作目標?！艄芾?就是管事理人,或者說，

就是透過人把事情做好。

〔二〕何謂管理

不管哪個概念，管理活動應涉及七個重點：

①揭示方針或指示

②有效達成工作目標

③訂立方案

④指示部屬

⑤指導部屬

⑥激發(fā)動機

⑦努力使一切達成目標〔二〕何謂管理1．管理活動按目的分類：◆維持◆改善2．維持是遵照標準執(zhí)行工作，并針對結果的異常狀態(tài)，采取措施使其恢復正?！卜€(wěn)定〕狀態(tài)，使實力能穩(wěn)定地發(fā)揮出來，此為管理活動的根本。假設異?，F象不斷發(fā)生，干部整天忙著處理，是不太

可能有大改善的?！踩彻芾砘顒拥姆诸?．改善是打破現狀、改變做法、提高實力，將目標放在較現在水準高的地方。4．不管是維持還是改善活動，皆須轉動管理循環(huán)。能自主性地轉動從穩(wěn)定中求開展，單位的〔產品.質量.

本錢.效率/產量.士氣/人力.平安和

效勞〕的實力才能不斷提高，

管理能力才能不斷進步?！踩彻芾砘顒拥姆诸惣碢lan(方案).Do(實施).Check(查核).

Action(處置),是從事持續(xù)改進(改善)應遵循的根本步驟。

①方案：是指建立改善的目標及行動方案。

②實施：又稱執(zhí)行，是指依照方案推行。

③查核：指確認是否依方案的進度在實行，

以及是否達成預定的方案。

④處置：指新作業(yè)程序的實施及

標準化，以防止原來的問題再次

發(fā)生(或設定新的改進目標)?！菜摹彻芾硌h(huán)A

P

C

D

明確目標確定方法教育訓練工作實施檢查原因定期評估應急措施再發(fā)防止計劃實施查核處置P1：明確目的、目標◆掌握顧客需求〔給別人想要的，而不是自己想給的。如培訓需求調查〕◆預測未來趨勢或條件的變化◆考量公司現狀、技術水準、制程能力◆明確方針、目的、目標值及管理基準值1、擬定方案〔Plan〕P2：確定達成目標的方法◆究明因果關系,匯總、分析、判斷、掌握主要原因◆依據重要原因，采用多元決策或思考達成目標方案◆多角度評估各方案，選定最適者◆擬定方案,以5W1H(What,Who,Why,When,Where,

How)予以整合并對“如何做〞制訂相關標準◆訂方案須讓相關人員參與1、擬定方案〔Plan〕D1：教育訓練◆主管有教育部屬之責任(職責.流程.標準.示范)◆防止命令、要求等強制性手段◆知其然，也知其所以然之宣導，以籌劃其責任

及自發(fā)性動機◆以5H1W方式系統化教育，并使其了解

方案的整體及實施作業(yè)的相關標準2、實施〔Do〕D2：工作實施

◆貫徹實施意志的傳達

◆確定依據標準實施作業(yè)的決心，實施有困難或有

更好的方法，鼓勵提出

◆命令下達一次完成且要明確〔具體、5W1H，讓對

方復述來確認，忌朝令夕改〕

◆適當授權〔權責利的高度統一,不讓老實人吃虧，保護

積極性，授權≠放權〕

◆收集有關數據2、實施〔Do〕C1：檢查原因

◆調查是否遵照方案的方法或標準進行作業(yè)

◆管理者經常巡視現場，假設過程與方案有差異，

應迅速追查原因〔走動式管理過程控制〕

◆最好以具體表格來查驗過程原因

3、查核〔Check〕C2：定期評估

◆結果以數據與目標值〔或管理基準值〕來比較

◆應用統計分析，開掘潛在問題及真因

◆見樹見林〔不要孤立地看問題〕3、查核〔Check〕

A1：應急措施

◆針對結果以調整應變方式，改正結果，消除不

良現象

◆治標，常很忙，但結果仍不穩(wěn)定，無法保證

◆須掌握時效4、處置〔Action〕A2：再發(fā)防止

◆除去真因，使同一原因不發(fā)生第二次

◆治本，橫向作水平展開，縱向作源流管理

◆與標準化、愚巧法結合〔例：調查表第5題〕

◆處置措施是否有效要加以確認4、處置〔Action〕

【不斷地旋轉循環(huán)，一旦達成改善的目

標，改善后的現狀，便隨即成為下一個改善

的目標。的意義就是永遠不滿足現狀，

因為員工通常較喜歡停留在現狀，而不會主動去改善。所以管理者必須持續(xù)不斷地設定新的挑戰(zhàn)目標，以帶動循環(huán)。P.D.C.A.猶如輪子一樣不斷地旋轉循環(huán)，它由美國戴明博士首創(chuàng)，所以又稱戴明輪。】【P.D.C.A要求使標準書內容更趨完整與符合實際；每轉動一次，不良就愈少，管理水準也愈高。做好全公司品質管理的根底，所有制度體系才能活性化，而防止形式化。所以，需要有品質意識、問題意識及改善意識的根底上運轉，始能踏實有效。】二、基層主管應有的認識〔一〕重新檢討每天的工作應有的認識◆工作要一項一項地處理◆先方案再做◆不僅上班時間才是作業(yè)時間◆作業(yè)速度的判斷◆標準時間可以減低◆作業(yè)日報表的活用(每個員工每天工作的質與量并非月底才來盤點〕◆作業(yè)查核方法☆凡事都說“沒有方法〞的人，

才是真正沒有方法得救的人！〔二〕善于處理工作應有的認識

◆應該了解具體工作的流程〔以會議流程為例〕

◆明確訂出工作的程序

◆依工作工程分配表決定分擔

◆日程管理方案做到“時〞

◆沒有目標就無法工作

◆標準工時是作業(yè)管理的根底

◆面對突發(fā)狀況時臨危不亂且當機立斷

◆事務性作業(yè)要以基準日程表來管理☆要追趕工作，

不要被工作追趕。〔三〕對工作改善應有的認識

◆消除“找東西〞時間的浪費

◆觀測工作的方法

◆作業(yè)動作要考慮經濟性

◆研究出可以舒適工作的作業(yè)環(huán)境

◆以制程分析找出浪費

◆用柏拉圖分析〔ABC分析〕,推動

有效的管理

◆減少無謂的搬運☆不合理的方法，

看起來好似始終都是有道理。〔四〕以圖表作為研究工作的工具

◆工作場所的績效應以圖表來管理(CP/Cpk：

ProcessCapabilityindex工序能力指數)◆以魚骨圖分析原因◆用圖解來發(fā)現并解決問題◆要活用數據☆正確地掌握住問題點，

就等于問題解決了一半?！参濉呈棺约焊鋵嵆砷L應有的認識

◆編訂自己的任務職務說明書

◆培養(yǎng)有彈性的思考能力

◆阿諛奉承不如鍛煉腦力

◆部屬的成長與自己的晉升

◆成為指使人的管理者,不如成為有理解的管理者

◆管理者的主要業(yè)務是例外管理

◆要自愿承擔不易對付的工作

◆如何對待上司并不正確的指令☆進步是與反省的嚴肅性

成正比的?！擦硨ぐl(fā)部屬工作意愿應有的認識

◆先要具備能受部屬仰慕的能力〔以能服人〕◆不要辜負部屬的工作意愿◆只有懲罰與利誘的管理行不通(制度.文化.人本)◆要積極授權◆使部屬親身體驗到工作的意義◆要引導部屬產生興趣◆訴諸于視聽的有效指導☆率先示范比說明更能

讓人強烈迅速地銘記在心。〔七〕激發(fā)部屬工作意愿的指導方法◆指派部屬所擅長、有能力完成的工作,使其對工作有信心◆了解部屬的水準后,配合其水準開發(fā)周邊能力◆如果提出指導的要求，就要排除萬難加以指導◆完全了解部屬的問題后才予以指導☆了解對方方能因材施教?！舶恕掣呙髦笇Р繉俚囊I◆先教工作的意義◆指導部屬對工作應有的心態(tài)◆做一個部屬很容易向你報告的管理者◆與部屬共同檢討工作◆根據作業(yè)指導表做面對面的指導☆得其法者事半功倍；

不得其法者事倍功半。〔九〕創(chuàng)造良好的工作場所應有的認識◆管理者要先打招呼◆能對部屬說和不能說的話◆看什么場合作什么責備◆人事考核的進行方法◆公正評定部屬☆萬人異心，那么無一人可用!三、如何教導部屬〔一〕教導精神◆學習者沒有學會是因為教導者沒有教好。〔二〕教導技巧使能做對〔正確〕、做好〔精密〕、做快〔有效〕、做完〔完成〕

◆妥善準備：教材、教具、實物、圖案、時間、場所◆創(chuàng)造學習氣氛:和諧、融洽、輕松(不放松)、互動◆激發(fā)學習者意愿

主題工作要求工作重要性

智能技能效率技巧升遷條件〔二〕教導技巧◆示范說明作業(yè)

步驟：講、寫、做〔不要超過其理解力〕

語氣、肢體動作◆試作◆考驗成效〔三〕工作教導之四大原那么◆創(chuàng)造氣氛◆給予動機〔需求層次的提升紅蘿卜與鞭子〕◆成就感：需求層次的提升◆實習與反復練習：因材施教、實例施教四、接受命令的要點〔一〕如何接受命令

◆攜帶隨身手冊〔記下來〕

◆專注聆聽、目光集中

◆不要打斷上司的話

◆留意工作目的、方法及完成期限

◆詢問疑點后再簡述重點

◆確定，以了解命令的內容〔二〕如何執(zhí)行命令◆確定命令目的◆擬定最有效的執(zhí)行方式◆應付命令執(zhí)行時產生的不良影響◆遭遇困難時應及時反響◆追蹤執(zhí)行進度及完成期限◆檢討執(zhí)行成果〔三〕如何表達意見◆恭敬、坦率/率直、不謙卑◆公正客觀地提出◆簡潔扼要地提出◆分析利弊◆旁征博引、用數據說話◆選擇適時、適地〔四〕無法接受命令時◆婉約、中肯、不失和氣◆具備強有力的理由◆后果無法承擔◆屬于他人權限范圍◆要事在身時,說明實情,再等待指導◆不隱含有情緒與利益因素五、領導力的培養(yǎng)〔一〕領導的鑰匙——影響力成功領導人之四項特質◆引起他人注意的特質◆十分清楚了解自我的特質◆言行一致的特質◆高瞻遠矚、開創(chuàng)未來的特質〔二〕領導的門檻——個人魅力◆揚善于公堂，規(guī)過于暗室◆做一個前后一致的人◆公私清楚.嚴于律己.不輕易許諾.用人不疑◆注意他人，也讓別人注意你◆走動式管理：到員工的工作場所(三)領導的奧秘——鼓勵◆領導的最高境界：讓被領導者了解團隊目標，且激發(fā)其工作熱情，讓其自愿無悔地努力。◆鼓勵別人前，先鼓勵自己。知識+動機＝力量動機＝能力×努力壓力要適度〔四〕領導的法寶——溝通與說服◆溝通要持續(xù)，不能停止?！舾嬖V自己：〔1〕管理實務中沒有不可能的事〔2〕一有時機,就不厭其煩地增進你的溝通能力。70%的時間用于溝通：上司、部屬、同事、客戶、政府單位、朋友、親人……◆溝通可運用群體智慧,作最正確決策。◆溝通可使“團隊關系、合作關系、

顧客關系、人際關系〞成