HR操作規(guī)范(檔案管理)

2015

員工檔案規(guī)范—醫(yī)院HR實(shí)操手冊(cè)放置醫(yī)院LOGO2015HR委員會(huì)通用培訓(xùn)教材講師：Part1Part2Part3Part4Part5Part6員工檔案規(guī)范—HR委員會(huì)資料放置醫(yī)院LOGO整理面試材料規(guī)范入職（勞動(dòng)合同管理）完整在職資料精確化離職檔案袋/柜保存檔案目錄HONOR放置醫(yī)院LOGOPart1—HR檔案目錄面試材料入職資料勞動(dòng)合同在職記錄離職資料《人員需求表》、個(gè)人簡歷、《求職申請(qǐng)表》《入職審批表》、《承諾書》？份、個(gè)人證件資料、健康證明（體檢報(bào)告）、離職證明《勞動(dòng)合同》或《派遣合同》或《實(shí)習(xí)協(xié)議》或《退休返聘協(xié)議》或《業(yè)務(wù)外包合同》工資/崗位調(diào)整、獎(jiǎng)懲記錄、《培訓(xùn)協(xié)議》、重大事件《離職申請(qǐng)表》、《離職結(jié)算表》、《保密協(xié)議》或《競業(yè)禁止協(xié)議》、《離職證明》HONOR放置醫(yī)院LOGOPart1—HR檔案目錄提醒：凡是檔案，必須編號(hào)?。?！表格也是檔案。有檔案就有保存或登記！HONOR放置醫(yī)院LOGOPart2—整理面試材料《人員需求表》：A.1個(gè)職位1份需求表(可以多人)。先見表后招聘，否則影響定編，還可能中途放棄。B.若工作內(nèi)容不同，即使是同一個(gè)職位，也需要單獨(dú)填寫1份需求表。C.盡可能按職位實(shí)際要求，完整、詳細(xì)的填寫，不要模糊，否則影響招聘效果。D.審批環(huán)節(jié)要嚴(yán)格，簽字帶日期。（注意時(shí)間先后順序，不要出現(xiàn)院長簽字日期還比部門早的情況）否則工作秩序也會(huì)打亂，還影響外審，以后補(bǔ)資料困難。E.擴(kuò)大編制或新增崗位，一定要先經(jīng)過院領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門的審批。F.請(qǐng)?jiān)诒趁孀⒚麟x職人員和新入職人員信息（一一對(duì)應(yīng)）。否則，影響人員定編。H.單獨(dú)建立文件夾存檔。最好為打孔式。HONOR放置醫(yī)院LOGOPart2—整理面試材料信息發(fā)布要規(guī)范：

A.職位信息盡量與《崗位說明書》或《人員需求表》中的描述一致，內(nèi)容完整但要簡練。B.禁止使用歧視性語句，如：限女性（或男性）、城區(qū)戶口等。多用，如：有××方面工作經(jīng)驗(yàn)優(yōu)先、符合國家健康要求、良好的溝通表達(dá)能力、IT技能(約定使用office)等。C.提前防范風(fēng)險(xiǎn)，如：可承受工作壓力，適應(yīng)出差等。D.拓寬招聘渠道和信息發(fā)布平臺(tái)，盡量使用51job、智聯(lián)招聘等兩個(gè)以上網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。校園招聘要備好PPT和宣傳資料。E.信息發(fā)布的圖文資料要存檔。HONOR放置醫(yī)院LOGOPart2—整理面試材料個(gè)人簡歷：

A.網(wǎng)絡(luò)下載簡歷或要求應(yīng)聘者自帶簡歷，目的:看填寫與口述、以及個(gè)人簡歷與《求職申請(qǐng)表》等內(nèi)容描述是否一致，有無虛假成分、故意隱瞞內(nèi)容。B.盡可能在重要信息旁詳細(xì)標(biāo)注或記錄重點(diǎn)能力、與職位相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)。但要書寫工整、不影響觀瞻。C.看清并重點(diǎn)關(guān)注個(gè)人要求（包括期望職位、薪酬等動(dòng)機(jī)）。在簡歷首頁或顯著位置記錄薪酬期望等重點(diǎn)信息或意見。D.學(xué)歷、體檢報(bào)告(半年內(nèi)2級(jí)以上公立醫(yī)院或公司的）、證件資料、作品、離職證明等也納入簡歷范疇。HONOR放置醫(yī)院LOGOPart3—規(guī)范化入職預(yù)防性、科學(xué)性辦理入職手續(xù)

否則面臨勞動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)

法律方面—入口效應(yīng)HONOR放置醫(yī)院LOGOPart3—規(guī)范化入職A.確認(rèn)最終面試及審核結(jié)果后才通知入職（通知的信息：時(shí)間、地點(diǎn)、線路、職位、薪酬福利、攜帶的證件），堅(jiān)決杜絕手續(xù)不全，提前入職。B.若有領(lǐng)導(dǎo)或內(nèi)部推薦，一定要在《入職審批表》中注明(特別是改變聘用決定的）。表中信息要完整、重要信息不能空白、審批簽字必須按流程、日期是重點(diǎn)。其他資料相同。C.先培訓(xùn)，再到崗，一是可觀察評(píng)估應(yīng)聘者；二是可預(yù)防到崗后的突發(fā)性流失。

D.所有入職資料都要放入檔案袋。簽合同很簡單？常規(guī)操作而已，簽名字、寫日期？Soeasy???？！Part3—規(guī)范入職手續(xù)（勞動(dòng)合同管理）放置醫(yī)院LOGO與醫(yī)院(或公司)形成直接用工關(guān)系的員工。退休返聘的專家、人員等兼職的醫(yī)生、管理人員被派遣的人員醫(yī)院(或公司)有哪幾類人？實(shí)習(xí)生勞動(dòng)合同管理聘用員工人員退休

人員被派遣實(shí)習(xí)生簽《實(shí)習(xí)協(xié)議》，若未畢業(yè)則為在校社保、公積金無，應(yīng)買商業(yè)保險(xiǎn)。簽《勞動(dòng)合同》,應(yīng)買商業(yè)保險(xiǎn)。1年1簽《退休返聘協(xié)議》，無社保（繼續(xù)交費(fèi)至達(dá)到繳費(fèi)年限的除外）、公積金。應(yīng)買商業(yè)保險(xiǎn)。簽2年以上《派遣協(xié)議》，社保、公積金由派遣方繳納，醫(yī)院(或公司)不直接發(fā)工資；應(yīng)買商業(yè)保險(xiǎn)。勞動(dòng)合同管理—簽署策略兼職人員怎么辦？專業(yè)項(xiàng)目人員（聘用）勞動(dòng)合同中第3種形式。如:醫(yī)院要開發(fā)一個(gè)新IT項(xiàng)目，聘用人來完成，后解聘。其它人員（含公司內(nèi)堅(jiān)決不愿買社保的輔助崗位人員）簽定《業(yè)務(wù)外包合同》，如:清潔工、花工等。放置醫(yī)院LOGO此頁個(gè)人部分必須是員工本人工整填寫。①注意核對(duì)身份證位數(shù)和是否重號(hào)②必須為最詳細(xì)、完整、可收信的地址，如：城鎮(zhèn)：……街道×號(hào)×小區(qū)×棟×單元×號(hào)鄉(xiāng)村：……鎮(zhèn)×村×組（社）③所有信息不能涂改，否則必須在修改處簽字（帶日期、加蓋手?。堍葑詈缶幪?hào)，建議寬度為5位數(shù)，且與工號(hào)、檔案袋編號(hào)一致（一人一號(hào)，終生不變）！勞動(dòng)合同詳解A.通常為固定期限合同，第1次按3+X(截止到××年12月31日)、第2次按6+X(差2天滿10年）原則簽定。否則違反《勞動(dòng)合同法》第十四條第（三）款之規(guī)定。B.每次合同到期前，必須提前1個(gè)月發(fā)出《續(xù)簽勞動(dòng)合同通知書》。C.關(guān)鍵在于具體的日期。①試用期約定：A.普通人員約定為3個(gè)月（實(shí)際可提前轉(zhuǎn)正）,千萬別出現(xiàn)如：2015.10.01—2016.01.01的低級(jí)錯(cuò)誤。B.特殊的6個(gè)月（最長試用期且必須是3年以上合同）。③勞動(dòng)合同詳解無固定期限合同（慎重簽定）的條件為：A.連續(xù)工齡滿10年的。B.第三次簽定合同的。C.經(jīng)公司審批的特殊人員。②

崗位應(yīng)精簡為：管理、職員、業(yè)務(wù)類

工作地點(diǎn)：公司經(jīng)營或業(yè)務(wù)相關(guān)場(chǎng)所④⑤普通人員：標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)

院長級(jí)（或業(yè)務(wù)、外勤類）：參照不定時(shí)醫(yī)生護(hù)士類（倒班的）：參照綜合工時(shí)請(qǐng)與當(dāng)?shù)貏趧?dòng)保障機(jī)構(gòu)確認(rèn)／／／／／A.一定注意試用期工資≥轉(zhuǎn)正工資*80%。B.在不確定的情況下，可填寫該崗位的基本工資，且應(yīng)考慮社保基數(shù)問題。C.也可填寫按約定的薪酬，但需另行提供證明，手續(xù)繁瑣。①靈活(滯后）標(biāo)注，如：公司實(shí)際每月15日發(fā)薪，可寫為20日或30日前。避免因節(jié)假日或特殊情況造成的延期所產(chǎn)生影響（勞動(dòng)糾紛的導(dǎo)火索或被動(dòng)局面）。③勞動(dòng)合同詳解注明具體標(biāo)準(zhǔn)，建議模糊或靈活描述。②按醫(yī)院（或公司）、崗位的實(shí)際情況進(jìn)行特別約定。①業(yè)務(wù)類（銷售、咨詢、運(yùn)營類）崗位需約定；必須強(qiáng)調(diào)績效考核結(jié)果造成的淘汰機(jī)制（員工同意放棄申訴和補(bǔ)償）。③勞動(dòng)合同詳解有保密協(xié)議的崗位或有此情況的崗位，此處必須要約定。②推廣：讓員工手抄一翻的做法！如《競業(yè)禁止協(xié)議》類。①日期是關(guān)鍵!甲、乙雙方日期必須一致(即第3頁中第一條的開始日期）。不能有涂改，否則乙方簽字（帶日期和手印）確認(rèn)。遇節(jié)假日也簽成（第3頁中第一條的開始日期)，可解釋為（為不影響乙方待遇、工齡、年休等）后補(bǔ)的。③勞動(dòng)合同詳解甲方：一定要加蓋公章；法人(代表必須要有法人授權(quán)的文件）可以印章，也可手簽。乙方：必須本人親手簽名，按右手大拇指?。ㄋ饺擞≌驴杀煌品C據(jù)）。②A.工傷期間和結(jié)束后保留勞動(dòng)關(guān)系的情形。B.女職工懷孕至哺乳期結(jié)束前。C.《培訓(xùn)協(xié)議中》約定的服務(wù)期限未到（下一次簽定合同時(shí)，可以按服務(wù)期結(jié)束時(shí)間后的一天開始）。D.醫(yī)療期未結(jié)束。

E.其他法律法規(guī)的約定。①勞動(dòng)合同詳解影響勞動(dòng)合同期限（順延）的幾個(gè)情況：HONOR放置醫(yī)院LOGOPart4—在職資料在職資料：

A.任命文件、組織機(jī)構(gòu)調(diào)整記錄。B.《崗位說明書》調(diào)整記錄。C.薪酬、崗位調(diào)整（含外單位借調(diào)）記錄（必須有《員工異動(dòng)審批表》）、獎(jiǎng)懲記錄。D.特殊項(xiàng)目或重要貢獻(xiàn)的專項(xiàng)記錄。

E.

培訓(xùn)（重要項(xiàng)目、能力提升的內(nèi)/外訓(xùn)、培訓(xùn)協(xié)議、在職繼續(xù)教育、進(jìn)修實(shí)習(xí)等）。F.《保密協(xié)議》、《競業(yè)禁止協(xié)議》等。

H.影響勞動(dòng)合同關(guān)系的，如：裁員公告文件、勞動(dòng)合同變更記錄等。HONOR放置醫(yī)院LOGOPart5—精確化離職辦理機(jī)械化、精確化辦理離職手續(xù)

否則造成不可估量的后果

法律方面—出口效應(yīng)HONOR放置醫(yī)院LOGOPart5—精確化離職辦理A.第一時(shí)間檢查《勞動(dòng)合同》是否過期，未續(xù)簽？

(《培訓(xùn)協(xié)議》中已有約定的，毋須續(xù)簽）。

若有，必須先補(bǔ)齊后辦理離職。B.《離職申請(qǐng)》和《離職交接》辦理一定要分開；否則不能證明提前30天（或試用期提前）告之，造成醫(yī)院（或公司）的經(jīng)濟(jì)損失。C.

審批流程（審批人、時(shí)間）要素一個(gè)都不能缺；時(shí)間邏輯很重要：員工申請(qǐng)時(shí)間一定滿足（正式工提前30天、試用期提前3-7天）的原則。

HONOR放置醫(yī)院LOGOPart5—精確化離職辦理D.

工作未交接清楚、完整的；有對(duì)醫(yī)院（或公司）重大損失未消除的，可拒絕結(jié)算薪酬或同意解除關(guān)系；若員工強(qiáng)行離職，可作曠工開除處理并追究責(zé)任（《勞動(dòng)合同》和《入職審批表》中的地址起作用了）。E.

社?？壑廉?dāng)前月（若當(dāng)前缺席又不會(huì)發(fā)放薪酬的，且無年休假?zèng)_抵的，則交至上月)。F.若不是員工主動(dòng)要求，可不開具《離職證明》（統(tǒng)一格式）。HONOR放置醫(yī)院LOGOPart5—精確化離職辦理離職后又再入職的員工如何處理?若非有重大貢獻(xiàn)、表現(xiàn)良好確因特殊情況離職的、或是不可替代崗位的原員工，否則建議一律不再聘用。一律按新員工重新填寫《入職審批表》、簽定《勞動(dòng)合同》（一定不能省略）；若仍為原崗位則沒有試用期；另，在特別約定欄中注明原××年×月×日—××年×月×日合同已失效。建議:可復(fù)印一份原離職交接表釘或張貼在封面上。工齡繼續(xù)累加，但必須滿1年后，才給年休和工齡工資，薪酬和其他待遇可不變。但未經(jīng)院長或集團(tuán)審批，不得出現(xiàn)離職后返回原崗位還加薪的情況。放置醫(yī)院LOGOPart6—檔案袋/柜保存1、所有個(gè)人檔案、資料存入《員工檔案袋》。所有資料分類登記。

不重復(fù)（勞動(dòng)合同除外）、不遺漏！B.黑色大筆（如:白板筆）工整書寫。C.編號(hào)與《勞動(dòng)合同》的編號(hào)最好一致。D.離職資料同樣裝入。1.4文化分析放置醫(yī)院LOGOPart6—檔案袋/柜