規(guī)范項目檔案管理t

依法規(guī)范項目檔案管理

山東省檔案局法經(jīng)處

袁俊玲0531-68609110686091151

引言一、文件材料管理決定檔案質(zhì)量二、檔案管理職責(zé)三、項目各參建單位檔案管理職責(zé)四、項目文件形成質(zhì)量的控制措施五、項目文件材料的管理要求及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)六、項目文件組卷要求、方法和排列七、案卷編號編目八、照片檔案管理要求九、常見問題解析十、文件材料應(yīng)歸盡歸習(xí)近平總書記

檔案工作是一項非常重要的工作，因為檔案工作是一項基礎(chǔ)性工作，經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)的發(fā)展，都離不開檔案。引言

檔案工作根本目的

建立豐富的檔案資源滿足各方面的需要

檔案材料不夠齊全

沒有及時形成和歸檔利用時查找不到了解掌握檔案產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)、質(zhì)量、歸檔等環(huán)節(jié)

掌握決定和制約檔案數(shù)量、質(zhì)量的因素

進(jìn)行規(guī)范管理，實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)。

一、文件材料管理決定檔案質(zhì)量

1、文件材料概念

在單位各類人員從事的各項實(shí)踐活動中產(chǎn)生和形成，記錄和反映實(shí)踐活動真實(shí)面貌的各種文字、圖紙、照片等文件材料是檔案的前身有歸檔利用價值的移交辦理手續(xù)轉(zhuǎn)化為檔案，進(jìn)行整理利用在概念上：歸檔前是文件材料辦理手續(xù)歸檔后是檔案

資料的概念

參考的目的而來，一般沒歸檔價值

實(shí)踐活動中采納的轉(zhuǎn)化成檔案

在相關(guān)題名或檔案匯報材料中，不要提資料管理

2、實(shí)踐活動的全過程管理是檔案齊全完整的決定因素

文件材料是在實(shí)踐活動進(jìn)行過程中產(chǎn)生形成的，文件材料的形成數(shù)量是否齊全、內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確和書寫質(zhì)量、各種手續(xù)簽署是否完備都是在過程中進(jìn)行的，實(shí)踐活動結(jié)束后，文件材料的內(nèi)容和數(shù)量也隨之完成，形成的質(zhì)量也既成事實(shí)

工程結(jié)束后再進(jìn)行收集、補(bǔ)手續(xù)或補(bǔ)原始記錄的做法是完全錯誤的

必須同步進(jìn)行管理文件材料形成積累移交歸檔是業(yè)務(wù)工作的組成部分，

是同一活動的兩種形式，是同步進(jìn)行的，

明確是本職工作，不是額外的一項工作，

不是事后產(chǎn)生、形成、積累的。

3、文件材料移交歸檔（集中管理、使用）

實(shí)踐活動結(jié)束或告一段落，文件材料形成基本完成

辦理移交歸檔，轉(zhuǎn)化成檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理歸檔是檔案管理利用的前提。

歸檔以后的整理、分類、排架等目的是實(shí)現(xiàn)科學(xué)、安全管理，提高檔案的利用服務(wù)的效果。檔案內(nèi)容、數(shù)量、內(nèi)在質(zhì)量不發(fā)生變化。

檔案的形成數(shù)量、形成質(zhì)量一定在歸檔移交前控制把關(guān)

4、文件材料是實(shí)踐活動的承擔(dān)者形成的(全員）

單位各類技術(shù)、業(yè)務(wù)人員進(jìn)行生產(chǎn)、技術(shù)、科研、制造等過程中，同時產(chǎn)生形成記錄和反應(yīng)活動過程的第一手（記錄）文件材料，按要求歸檔就是檔案。

檔案的來源是單位的全體工作人員，做好檔案工作人人有責(zé)。

做好檔案工作的關(guān)鍵

全員重視和責(zé)任落實(shí)

在各項實(shí)踐活動過程中有效管理控制

保證文件材料按要求歸檔決定著檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確決定著檔案工作的根本目標(biāo)

檔案工作的重點(diǎn)全員檔案責(zé)任意識高度強(qiáng)化

在各項實(shí)踐活動中

按國家規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)各負(fù)其責(zé)落實(shí)檔案工作責(zé)任

項目檔案是項目建設(shè)、生產(chǎn)、安全管理等工程建設(shè)全過程及實(shí)體質(zhì)量的真實(shí)記錄，也是確保和滿足項目竣工后生產(chǎn)運(yùn)行、設(shè)備維護(hù)、改（擴(kuò)）建的重要基礎(chǔ)和保障，也是責(zé)任追究、工程稽查、財務(wù)審計的最原始的憑證。

項目檔案驗收是工程竣工驗收的否決條件，國家規(guī)定一個項目必須驗收的專業(yè)內(nèi)容，

主要包括：安全，環(huán)保、勞動衛(wèi)生、消防、水土保持、檔案等專業(yè)，這些專業(yè)項目不進(jìn)行驗收，項目不能進(jìn)行最終驗收

二、檔案管理職責(zé)

1987年9月全國人大委員會頒布出臺了《中華人民共和國檔案法》，至今已有28年，檔案工作已逐步走上法制化軌道。

《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》1990年10月24日國務(wù)院批準(zhǔn)1990年11月19日國家檔案局令第1號發(fā)布

《山東省檔案條例》１９９６年１２月１４日省八屆人大常委會第２５次會議通過《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA／T42—2009）

明確界定和落實(shí)檔案職責(zé)

檔案管理—全員職責(zé)

檔案管理--（項目）業(yè)務(wù)部門職責(zé)檔案管理—檔案部門職責(zé)

（一）全員職責(zé)檔案法律法規(guī)明確規(guī)定：“每個公民、公職人員都要自覺執(zhí)行檔案法律法規(guī)，依法履行文件材料形成、積累、整理、向檔案部門歸檔、移交檔案材料的責(zé)任和義務(wù)，”凡是應(yīng)歸檔的文件材料（包括各種載體），“要按規(guī)定向本單位檔案機(jī)構(gòu)移交，任何部門和個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔”，違反檔案法律法規(guī)的都要追究相應(yīng)法律責(zé)任。

（二）國家規(guī)定：形成單位立卷歸檔規(guī)定

“誰形成、誰立卷、誰移交、誰負(fù)責(zé)”

檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》DA／T42—2009《國家重大建設(shè)項目文件材料歸檔要求與檔案整理規(guī)范》

DA/T28

《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》GB/T50328—2014

《文件管理國際標(biāo)準(zhǔn)》ISO15489.1（三）各形成單位（部門）職責(zé)1、單位各職能部門及項目負(fù)責(zé)人應(yīng)對本部門或項目歸檔文件的完整、系統(tǒng)負(fù)責(zé)，2、各職能部門或承辦單位文件材料的形成者應(yīng)負(fù)責(zé)積累文件，對歸檔文件的齊全、準(zhǔn)確和形成質(zhì)量負(fù)責(zé)，3、部門或項目的專兼職檔案人員應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理應(yīng)歸檔文件，對整理質(zhì)量負(fù)責(zé)。

這是列入ISO15489.1文件管理國際標(biāo)準(zhǔn)文件形成部門負(fù)責(zé)人或承辦活動（項目）的單位負(fù)責(zé)人是歸檔文件質(zhì)量第一責(zé)任者，在文件歸檔前應(yīng)對文件齊全、完整、準(zhǔn)確、真實(shí)、整理規(guī)范情況進(jìn)行審查，并簽署歸檔質(zhì)量審查意見。

歸檔文件部門負(fù)責(zé)人要形成和簽署歸檔質(zhì)量審查意見簽單，以示對歸檔文件材料的質(zhì)量負(fù)責(zé)，

檔案部門進(jìn)行歸檔接收時，發(fā)現(xiàn)沒有質(zhì)量審查意見或不符合要求的令其補(bǔ)充或返工。

（四）檔案部門職責(zé)1、統(tǒng)籌規(guī)劃檔案工作：規(guī)劃、計劃、召開工作會議、培訓(xùn)、制定文件歸檔計劃和檔案鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用、移交等規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)、制度并負(fù)責(zé)貫徹實(shí)施。2、監(jiān)督指導(dǎo)各部門、項目及專項工作文件的形成、積累、整理及歸檔工作。3、監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查所屬單位(包括派出機(jī)構(gòu)和投資的全資、控股單位)的檔案工作，4、對接收的案卷分類、編號、排架、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用，

5、依照有關(guān)規(guī)定向國家檔案館或有關(guān)單位移交檔案。

三、項目各參建單位檔案管理職責(zé)

依法規(guī)范項目檔案管理

《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》DA/T28-2002《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》GB/11822-2008

《國家重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》

《核電檔案文件管理要求》EJ/T1225-2008明確規(guī)定各參見單位、形成部門的檔案管理職責(zé)，國家法律、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范中明確規(guī)定的，必須嚴(yán)格執(zhí)行和考核

（一）各參建單位共用職責(zé)1、各參建單位檔案工作應(yīng)在建設(shè)單位的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)管理下，對各自承包范圍內(nèi)形成的項目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)負(fù)責(zé)，2、各參建單位應(yīng)按照國家歸檔范圍的要求同步完成合同項目文件材料的收集、整理和移交歸檔，3、各參建單位在項目竣工文件收集、整編后，應(yīng)依次由竣工文件的編制方、質(zhì)監(jiān)部門、監(jiān)理部門對文件的完整、準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查或三方會審，經(jīng)建設(shè)單位確認(rèn)并辦理交接手續(xù)連同審查記錄全部移交建設(shè)單位。

（二）建設(shè)單位職責(zé)

建設(shè)單位是項目建設(shè)的法人主體，在項目管理中處于主導(dǎo)地位，檔案部門是項目建設(shè)檔案管理的組織核心和管理中樞。

1、成立機(jī)構(gòu)、配備人員落實(shí)單位檔案管理職責(zé)，同步管理對參建單位進(jìn)行監(jiān)管、檢查、指導(dǎo)培訓(xùn)，

成立檔案室，配備專職檔案員，明確職責(zé)。建立以檔案室為核心，各職能部門或參建單位、技術(shù)員及各項目專兼職檔案人員為基礎(chǔ)的檔案工作網(wǎng)絡(luò)（檔案網(wǎng)絡(luò)成員要覆蓋到領(lǐng)導(dǎo)層、管理層、技術(shù)層、各崗位）。明確各層級網(wǎng)絡(luò)成員職責(zé)和相應(yīng)的考核措施。

對項目檔案工作進(jìn)行管理和控制2、制定該項目檔案管理制度統(tǒng)一管理制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，將文件材料管理要求，納入各參建單位責(zé)任制，實(shí)行全過程管理。

熟知和掌握國家、行業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，結(jié)合工程實(shí)際制定本項目的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、制度，真正起到指導(dǎo)實(shí)際工作的作用。管理方面：文件歸檔制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案借閱利用制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案庫房管理制度、檔案保密制度、電子文件管理制度、檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案等。業(yè)務(wù)方面：項目文件整理規(guī)范，檔案分類方案，文件歸檔范圍和檔案保管期限，特殊載體整理規(guī)范等。（細(xì)化到項目各階段、各專業(yè)，每個參建單位都有明確歸檔范圍和歸檔要求）。3、建設(shè)單位在簽訂合同時，要明確合同單位的檔案管理責(zé)任和檔案的編制質(zhì)量、歸檔時間、份數(shù)及違約責(zé)任。

在合同中明確設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位的歸檔責(zé)任、項目文件的形成質(zhì)量、歸檔范圍、歸檔時間、歸檔份數(shù)、歸檔手續(xù)、案卷整理質(zhì)量要求及違約的責(zé)任，并對特殊載體檔案（照片、錄像帶、電子文件等）的歸檔工作做出明確規(guī)定。包括：設(shè)計合同、監(jiān)理合同、施工合同、設(shè)備監(jiān)造或購買合同，前期沒有約定的后期要簽訂補(bǔ)充協(xié)議或合同。建設(shè)單位的合同登記簿必須歸檔。（收集合同的依據(jù)，保證管理控制所有合同）

4、組織監(jiān)理單位對各單位提出的設(shè)計變更及執(zhí)行情況進(jìn)行匯總、審核、提交設(shè)計單位編制竣工圖。

組織監(jiān)理單位匯總、審核設(shè)計更改執(zhí)行情況，并提交設(shè)計單位編制竣工圖。5、建設(shè)單位在竣工文件收集、整編后，應(yīng)組織竣工文件的編制方、質(zhì)監(jiān)部門、監(jiān)理部門對文件的完整、準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查或三方會審，經(jīng)建設(shè)單位確認(rèn)并辦理交接手續(xù)連同審查記錄全部移交建設(shè)單位檔案管理部門。

5、申報和組織檔案專項驗收按照規(guī)定審查項目檔案，檔案的內(nèi)在質(zhì)量和整理質(zhì)量達(dá)到齊全完整系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)要求后，申報和組織檔案專項驗收，組織建設(shè)單位、監(jiān)理單位、設(shè)計單位、施工單位等形成項目檔案管理情況總結(jié)報告，組織召開檔案專項驗收會議。（三）勘測設(shè)計單位職責(zé)1、應(yīng)按合同約定，收集整理工程地質(zhì)、地形測量、水文、氣象等設(shè)計基礎(chǔ)文件（原址、原貌照片、錄像等）。2、可行性研究、初步設(shè)計階段文件材料。3、技術(shù)交底、圖紙會審、設(shè)計優(yōu)化等。4、施工圖。5、按照合同要求，編制竣工圖、竣工圖總說明和各專業(yè)編制說明6、匯總設(shè)計變更通知和執(zhí)行單匯總一覽表（監(jiān)理審核確認(rèn)）。設(shè)計變更單組卷保持問題的完整、閉環(huán)。7、經(jīng)項目設(shè)計總負(fù)責(zé)人審核簽字后移交，對合同約定范圍內(nèi)檔案的形成質(zhì)量和整理質(zhì)量負(fù)責(zé)。（四）監(jiān)理單位職責(zé)1、將設(shè)計、施工、調(diào)試單位形成文件質(zhì)量和案卷質(zhì)量納入工程質(zhì)

量監(jiān)控范圍，負(fù)責(zé)各參建單位移交檔案的質(zhì)量進(jìn)行審核確認(rèn)并簽署審核意見后向建設(shè)單位移交。2、按照合同約定，對項目監(jiān)理活動中形成的文件收集整理，向建設(shè)單位移交。3、監(jiān)理文件按要求整理組卷、經(jīng)項目總監(jiān)理工程師審核簽字后移交，對合同約定范圍內(nèi)檔案的形成質(zhì)量和整理質(zhì)量負(fù)責(zé)。（五）施工、調(diào)試單位職責(zé)1、按合同負(fù)責(zé)承建范圍內(nèi)施工、調(diào)試文件的收集整理立卷，經(jīng)監(jiān)理單位審核簽署意見后，向建設(shè)單位移交，對合同約定范圍內(nèi)檔案的形成質(zhì)量和整理質(zhì)量負(fù)責(zé)。2、工程分包時，總包單位負(fù)責(zé)對分包單位的文件材料進(jìn)行審核，履行簽字手續(xù)，對檔案的形成質(zhì)量和整理質(zhì)量負(fù)責(zé)。一級對一級負(fù)責(zé)。3、負(fù)責(zé)收集整理實(shí)施的設(shè)計變更及閉環(huán)文件和質(zhì)量驗收文件，質(zhì)量缺陷及整改閉環(huán)文件和驗收文件（照片），經(jīng)監(jiān)理單位審核后，移交建設(shè)單位。（六）總承包單位職責(zé)

1、按照合同約定的總承包范圍，對承包范圍項目實(shí)施管理并對檔案的形成質(zhì)量和整理質(zhì)量負(fù)責(zé)。2、應(yīng)設(shè)立項目檔案管理機(jī)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)，制定管理制度，對分包單位檔案進(jìn)行檢查、指導(dǎo)。3、對各分包單位的文檔進(jìn)行匯總，整理立卷、編目，經(jīng)監(jiān)理審核后，向建設(shè)單位移交。4、檔案管理責(zé)任和承包范圍工程的質(zhì)量、安全、技術(shù)等業(yè)務(wù)要求的責(zé)任相一致。（七）工程質(zhì)量監(jiān)督站職責(zé)

對各承包商交工技術(shù)文件的完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行最終審查驗收，并督促各參建承包商完成工程質(zhì)量評定等質(zhì)保材料，確保其完整性和準(zhǔn)確性，

四、項目文件形成質(zhì)量的控制措施

（一）文件材料歸檔列入各項合同和協(xié)議建設(shè)單位要將檔案管理要求列入各參建單位的合同中，明確各項內(nèi)容和要求，明確歸檔的內(nèi)容、份數(shù)、時間、責(zé)任人及違約責(zé)任等。（二）組織檔案培訓(xùn)建設(shè)單位在項目開工時要及時組織各參建單位學(xué)習(xí)國家、行業(yè)有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，了解掌握項目文件形成、收集、整理、歸檔工作中的要求，明確在項目檔案管理職責(zé)和要求，掌握檔案整理收集、整理、組卷的技能和方法。

（三）各參建單位檔案工作實(shí)行三納入、四參加：檔案工作“三納入”

1.納入項目管理和工作程序2.納入領(lǐng)導(dǎo)工作議程3.納入有關(guān)人員崗位責(zé)任制

檔案人員“四參加”1.參加重要施工和設(shè)備標(biāo)的招標(biāo)工作2.參加與項目建設(shè)相關(guān)的會議及質(zhì)量檢查3.參加設(shè)備開箱4.參加工程竣工驗收（四）制定檔案管理辦法明確歸檔范圍和質(zhì)量要求，

依據(jù)國家和行業(yè)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，制定該建設(shè)項目檔

案的管理制度和技術(shù)規(guī)范，特別要具體的、明確的提出文件材料的歸檔范圍和質(zhì)量要求

明確勘探設(shè)計、施工、監(jiān)理、設(shè)備監(jiān)造、調(diào)試等所有參建單位歸檔的具體文件內(nèi)容和數(shù)量，

及內(nèi)容完整、簽署完備、載體形式的質(zhì)量要求。

歸檔要求內(nèi)容包括歸檔的范圍、歸檔的份數(shù)、歸檔的手續(xù)、歸檔的時間及檔案分類組卷、整理

標(biāo)準(zhǔn)等。（五）開展項目文件交底

在施工單位進(jìn)場后配合技術(shù)交底，組織項目文件交底工作，進(jìn)一步明確施工單位開展項目管理工作的內(nèi)容、流程及項目文件歸檔要求等，做好文件形成質(zhì)量的源頭控制。（六）實(shí)施過程跟蹤檢查

各參建單位要結(jié)合工程質(zhì)量、安全、進(jìn)度等檢查，同時對施工單位項目文件的形成、積累情況進(jìn)行檢查，提出書面整改意見，跟蹤檢查整改情況。對整改不力，整改不到位的情況及時形成《整改通報》或《工程檔案工作簡報》，并根據(jù)具體情況實(shí)行責(zé)任考核，促進(jìn)項目檔案工作。

（七)會議上調(diào)度和通報檔案工作情況

各參建單位要在工作會議、例會上、安全、質(zhì)量等會議上，調(diào)度和通報文件材料管理情況，加強(qiáng)項目文件管理工作的過程管理，對各單位施工文件中存在的問題及時發(fā)現(xiàn)、及時通報，明確整改要求，舉一反三，避免類似問題重復(fù)發(fā)生。(八）檔案部門參與工程付款簽字，設(shè)立檔案保證金

建設(shè)單位要采取“檔案部門不簽字，財務(wù)部不支付工程款”的措施，或執(zhí)行檔案保證金制度，將一定比例的合同結(jié)算金額作為檔案保證金，確保參建單位移交項目文件的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。

五、項目文件材料管理要求及檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（一）項目文件收集的范圍和時間1、項目中形成的文字、圖表、音像、光、磁介質(zhì)等各種形式、各種載體的記錄，具有保存價值的都應(yīng)收集歸檔。2、前期、施工、竣工、驗收、生產(chǎn)準(zhǔn)備等辦理完畢及時歸檔。3、設(shè)備、物資、儀器等應(yīng)在開箱驗收時登記歸檔，再履行借閱手續(xù)或提供復(fù)印件為現(xiàn)場利用。4、施工、調(diào)試單位形成的文件材料，在單位工程完工后歸檔。5、監(jiān)理或監(jiān)造單位形成的文件材料，可按階段歸檔。6、歸檔的份數(shù)應(yīng)在合同中約定。（二）項目文件質(zhì)量要求

1.項目文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，簽章手續(xù)完備，內(nèi)容真實(shí)可靠，與工程實(shí)際相符。2.項目文件應(yīng)為原件，因故無原件歸檔的永久保存的文件，提供單位應(yīng)在復(fù)印件上加蓋公章。3.項目文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，其載體、書寫及制成材料應(yīng)符合GB/T11822的規(guī)定。

4.由分承包單位形成的文件，發(fā)包單位應(yīng)負(fù)責(zé)審核并簽字，由勞務(wù)分包形成的文件，發(fā)包單位應(yīng)對形成文件承擔(dān)全部的質(zhì)量責(zé)任并簽字確認(rèn)，否則視為無效文件。5.用于記錄的專業(yè)施工與驗收表格式文件，應(yīng)符合現(xiàn)行國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的格式，沒有填寫內(nèi)容的空白格應(yīng)劃線或加蓋“以下空白”章，以示閉環(huán)。6、文件的記載內(nèi)容和簽署手續(xù)必須與工程進(jìn)展的時間、地點(diǎn)、責(zé)任人一致，杜絕事后編造。如監(jiān)理日志、竣工圖審核和簽字普遍存在事后、代簽問題。

（三）項目檔案質(zhì)量要求

總體要求

檔案的形成數(shù)量要齊全檔案的反映內(nèi)容要完整、準(zhǔn)確

檔案的簽署完備、有效檔案的整理系統(tǒng)、規(guī)范1、項目檔案的齊全性：

按照《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》和行業(yè)有關(guān)規(guī)范所確定的內(nèi)容，將項目建設(shè)施工過程中應(yīng)歸檔的項目文件收集齊全。--從工程質(zhì)量驗收范圍劃分表出發(fā)，檢查質(zhì)量驗收劃分表中所有單位工程項目是否全部歸檔；--從每個單位工程出發(fā)，檢查單位工程綜合管理文件、施工記錄文件、質(zhì)量驗收文件是否齊全；按施工各工序形成的每份文件是否齊全；--從單份文件出發(fā)，檢查每份文件是否完整、規(guī)范，是否存在缺張少頁現(xiàn)象、是否存在缺少附件現(xiàn)象、是否缺少相應(yīng)的閉環(huán)文件。（文件的附件、附表）2、項目檔案的完整性：

主要指的是項目建設(shè)全過程中各階段、各步驟、各工序形成的內(nèi)容要保持連續(xù)、完備、齊整，有始有終，不能有頭無尾。請示與批復(fù)完整，會議通知與會議文件完整，更改單與執(zhí)行單完整，正文與附件完整。

3、項目檔案的準(zhǔn)確性:

檔案內(nèi)容真實(shí)反映項目（工程）竣工時的實(shí)際情況和建設(shè)過程，做到圖物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠，簽章手續(xù)完備。施工管理文件中的文字內(nèi)容、施工記錄數(shù)據(jù)、總體與局部形成的文件內(nèi)容、設(shè)備圖紙與安裝記錄、竣工圖與現(xiàn)場實(shí)際都應(yīng)準(zhǔn)確并與實(shí)際相符合，竣工圖的編制符合國家和行業(yè)要求。

第一、竣工圖編制時間竣工圖是工程的實(shí)際反映。為確?？⒐D的編制質(zhì)量，要做到邊建設(shè)邊編制竣工圖。以單項工程為單位，按單位工程分階段編制竣工圖。一般在每個單項工程中，竣工圖繪制與工程交工驗收的時間差，應(yīng)不大于一個月內(nèi)完成。當(dāng)結(jié)構(gòu)工程完成后，基礎(chǔ)竣工圖；當(dāng)安裝工程完成后，結(jié)構(gòu)竣工圖都應(yīng)在一個月內(nèi)繪制完成。

第二、竣工圖編制依據(jù)竣工圖編制以施工圖為基礎(chǔ)，依據(jù)設(shè)計、施工、監(jiān)理、調(diào)試、建設(shè)單位審核簽認(rèn)的設(shè)計變更通知單、涉及圖紙變更的工程聯(lián)系單、設(shè)計更改的有關(guān)文件以及現(xiàn)場施工驗收記錄和調(diào)試記錄等編制竣工圖。

設(shè)計單位提供的設(shè)計變更文件有：設(shè)計變更單、補(bǔ)充設(shè)計圖、修改設(shè)計圖、技術(shù)交底圖紙和會審記錄、各種技術(shù)會議記錄及其他涉及設(shè)計變更的文件材料；施工單位提供的設(shè)計變更文件有：隱蔽工程驗收單、工程聯(lián)系單、技術(shù)核定單、材料代用單等

收集齊全并匯總竣工圖修改的依據(jù)材料第三、竣工圖的編制要求1、竣工圖修改到位、簽章手續(xù)完備，與竣工驗收時實(shí)際情況相符2、建設(shè)單位對竣工圖的編制深度和出圖范圍等要求在合同中約定3、施工圖沒有變動的，由施工單位在原施工圖上逐張加蓋并簽署“竣工圖章”，4、施工圖有一般設(shè)計更改，在原圖上進(jìn)行更改的，由施工單位更改并進(jìn)行標(biāo)注后，逐張加蓋并簽署“竣工圖章”，5、凡重新出圖的，由編制單位逐張加蓋并簽署“竣工圖章”，由編制單位、監(jiān)理單位按要求分別簽署“竣工圖章”。

竣工圖編制要特別做到整體閉合編制所有設(shè)計變更單與執(zhí)行單對應(yīng)匯總一覽表，

包括：該項目總的更改數(shù)量及每項更改單執(zhí)行情況按專業(yè)或時間順序從第一張更改單與執(zhí)行單，一直排列到最后一張匯總。由竣工圖編制單位負(fù)責(zé)

第四、竣工圖審核及竣工圖章竣工圖作為工程交工驗收的條件之一，不符合要求的不能交工驗收?？⒐D編制完成后，由建設(shè)單位組織編制單位、監(jiān)理單位、質(zhì)監(jiān)部門進(jìn)行審核或“三方會審”，形成會審意見，并整改合格后向建設(shè)單位移交。

“竣工圖章”樣式符合國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求

4、項目檔案的有效性：

歸檔文件是否是原件，文件形成的程序是否有效，是否嚴(yán)格按施工工序和驗收程序填寫，文件的簽字印章是否完備，文字字跡、文件制成材料是否有效，施工文件的用表、施工文件的簽署程序是否符合國家、行業(yè)現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的要求等。5、項目檔案的系統(tǒng)性:

是否遵循文件形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按照《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》和《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》進(jìn)行了科學(xué)分類，合理組卷，做到編目、編號、裝訂規(guī)范。六、項目文件組卷要求、方法和排列

（一）組卷要求1、按文件形成規(guī)律，保持項目的成套型和問題的完整性項目檔案的整理排列結(jié)果，就是項目建設(shè)過程進(jìn)展順序、內(nèi)容質(zhì)量、驗收等全過程的真實(shí)記錄的再現(xiàn)，反映項目的完整性、成套型。2、把相互聯(lián)系的文件材料按有機(jī)聯(lián)系組成案卷，一卷的問題相對完整，根據(jù)數(shù)量選擇厚度，2-6cm。請示與報告閉合，正文與附件、更改通知單與執(zhí)行單閉合，質(zhì)量缺陷與整改驗收閉合，會議通知與會議全部材料閉合。3、獨(dú)立成冊的保持原貌，不宜拆開。

（二）組卷的方法1、前期文件、項目管理文件竣工驗收文件及生產(chǎn)準(zhǔn)備文件應(yīng)按階段、問題、時間組卷。2、設(shè)計文件應(yīng)分階段、按專業(yè)的卷冊順序組卷，設(shè)計更改文件應(yīng)按專業(yè)、時間組卷。3、施工文件按單位工程組卷。4、調(diào)試文件按階段、專業(yè)組卷。5、質(zhì)檢站文件按階段、專業(yè)組卷。6、監(jiān)理文件按階段、時間組卷。7、原材料質(zhì)量證明文件按分專業(yè)按材料種類、型號組卷。8、設(shè)備文件分專業(yè)、按型號組卷。（三）文件排列1、卷內(nèi)文件應(yīng)批復(fù)前請示后，正文前附件后，審批前報批后，文字前圖紙后。2、單位工程文件按三部分：單位工程管理文件、施工記錄和試驗報告、質(zhì)量驗收文件順序排列。

3、單位工程管理文件

單位工程管理文件：應(yīng)按審查簽字頁、開工審批、施工方案/措施/作業(yè)指導(dǎo)書及交底記錄、設(shè)計更改及材料代用通知單登記表、設(shè)備、材料出廠試驗報告及質(zhì)量證明文件登記表、所用計量器具登記表、竣工驗收報告等順序排列。

施工記錄文件按施工工序排列，強(qiáng)條執(zhí)行記錄排在施工記錄之后排列

4、質(zhì)量驗收文件排列

施工質(zhì)量驗收文件，應(yīng)按單位工程質(zhì)量驗收劃分表、單位工程、分部工程、分項工程、檢驗批質(zhì)量驗收排列。報驗單、驗收表在前，與之相應(yīng)的支撐性記錄在后。5、設(shè)計變更文件單獨(dú)組卷排列

應(yīng)分專業(yè)按流水編號順序排列

每個專業(yè)的設(shè)計變更必須：第一，變更執(zhí)行情況匯總表，第二，設(shè)計更改文件按編號排列，同時附有執(zhí)行情況閉合記錄依次排列。第三，工作聯(lián)系單也可單獨(dú)組卷。其案卷排在設(shè)計變更案卷之后。6、原材料質(zhì)量證明文件排列

分專業(yè)、按材料種類、型號整理排列卷內(nèi)文件按質(zhì)量跟蹤記錄、原材料進(jìn)場報驗單、出廠質(zhì)量證明文件、復(fù)試委托單及復(fù)試報告順序排列。7、監(jiān)理文件按照管理性文件、監(jiān)理日志、監(jiān)理記錄、監(jiān)理月報、監(jiān)理會議、監(jiān)理總結(jié)等順序排列。8、機(jī)組調(diào)試、試驗文件，按管理性文件、調(diào)試記錄、調(diào)試質(zhì)量驗收文件排列。9、設(shè)備文件按質(zhì)量證明、開箱驗收、設(shè)備技術(shù)文件及隨機(jī)圖紙、安裝調(diào)試、運(yùn)行記錄等循序排列。

七、案卷編號編目

（一）頁號編寫1、有書寫內(nèi)容的編頁號，單面在右下角，背面在左下角，2、按“卷”裝訂的一卷一個（整體），流水號從1開始編頁號，3、按“件”裝訂的，每一件從1編號，每件之間頁號不連續(xù)。（二）卷內(nèi)目錄編寫按文件登記形成的目錄1、序號：一個文件一個序號，按順序填寫，2、文件編號：填寫文號或編號、圖樣編號，3、責(zé)任者:文件的形成單位的全稱或規(guī)范簡稱，合同填寫主要責(zé)任方，多作者的填寫第一責(zé)任者。

4、文件題名（查找利用的主要線索）

填寫文件的全稱，按單位工程整理的，應(yīng)填寫單位工程名稱，一般包括3要素：單位工程名稱+文件內(nèi)容+文種，常有的寫成：通知、會議紀(jì)要、使用說明書不填寫就查找不到

文件題名要體現(xiàn)文件的唯一性特點(diǎn)。5、日期：文件簽署蓋章的日期。6、頁號（頁數(shù)）案卷裝訂：填寫文件首頁頁號，最后一份文件填寫起止頁號。按件裝訂：填寫位份文件的總頁數(shù)。7、備注：與照片的參見號等。

第一、文件題名

文件級目錄—檢索工具有獨(dú)立的名稱，內(nèi)容相對完整，能獨(dú)立利用

第二、文件題名要反映文件的完整性1、目錄中有請示，排列在其前面的一定是批復(fù)。請示、批復(fù)必須閉合，有批復(fù)的一定有請示，有請示無批復(fù)的，原則上按最低保管期限存。2、目錄中的會議通知，排列在后的是一組會議日程、會議簽到、會議材料、會議紀(jì)要等。3、目錄中變更通知單，對應(yīng)變更執(zhí)行單。（三）案卷封面編寫1、可采用外封面和內(nèi)封面兩種形式2、案卷題名：根據(jù)組卷方式和卷內(nèi)文件的內(nèi)容擬寫題名案卷題名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。

對于按單位工程組卷的，題名由“項目名稱（機(jī)組名稱）、單位工程名稱、卷內(nèi)文件內(nèi)容和文種”組成，如XX電廠二期工程主廠房地下結(jié)構(gòu)工程混凝土澆筑養(yǎng)護(hù)記錄。

單位工程卷內(nèi)文件擬寫題名時應(yīng)在文件名稱前加單位工程名稱及分部、分項工程、檢驗批的名稱。3、立卷單位：也是組卷單位的全稱。4、起止日期：填寫卷內(nèi)文件最早的日期與最晚日期。5、保管期限：按保管期限表的規(guī)定填寫。6、密級：按文件的最高密級填寫。7、檔號：由類別號、項目代號、分類號、案卷號組成。（四）案卷脊背

由建設(shè)單位統(tǒng)一規(guī)定格式和內(nèi)容，由立卷單位填寫《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》GB/T11822—2008（五）卷內(nèi)備考表

應(yīng)標(biāo)明案卷內(nèi)全部文件總件數(shù)、總頁數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。

1、立卷人，應(yīng)由立卷責(zé)任者簽名。

2、立卷日期，應(yīng)填寫完成立卷的時間。

3、檢查人，應(yīng)由案卷質(zhì)量審核者簽名。

4、檢查日期，應(yīng)填寫案卷質(zhì)量審核的時間。

5、互見號，應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號并注明其載體類型。

6、檔號，按同上要求填寫

7、卷內(nèi)備考表，應(yīng)排列在卷內(nèi)全部文件之后，或直接印制在卷盒內(nèi)底面。

八、照片檔案管理要求

（一）要求1、主題突出：通過拍攝事件的人物、場面、點(diǎn)、面、反映活動或事件的一組照片，2、項目建設(shè)的原始地形地貌，重大活動列入收集范圍，3、照片檔案按內(nèi)容由各承包單位同時拍攝、收集整理移交，4、各承擔(dān)單位應(yīng)將建設(shè)過程的工程照片（隱蔽工程、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、重要工序、施工質(zhì)量、設(shè)備缺陷等）及時收集與紙質(zhì)檔案一并移交。5、數(shù)碼照片歸檔時，數(shù)碼底片應(yīng)復(fù)制在光盤上與紙質(zhì)一起歸檔，一式三套。（二）整理照片分類可與相同內(nèi)容紙質(zhì)檔案一致或按行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，1、照片應(yīng)分類，按形成時間、照片順序排列裝冊，（SA）2、施工單位形成的照片檔案應(yīng)分專業(yè)按單位工程排列裝冊，3、監(jiān)理單位形成照片檔案應(yīng)分階段，按問題排列裝冊。（三）照片檔案編目

照片檔案按張編目，填寫題名、照片號、光盤號（底片號）參見號等，1、題名：應(yīng)填寫照片的主題內(nèi)容，反映一項活動、工程進(jìn)度、質(zhì)量的主題內(nèi)容，2、照片號：反映分類號和排列順序號，3、底片號：照片對應(yīng)的底片（或光盤）編號，4、參見號：填寫內(nèi)容相同對應(yīng)紙質(zhì)檔案的編號，5、時間：拍攝年月日。6、攝影者：拍攝人姓名、職業(yè)等。7、文字說明：應(yīng)準(zhǔn)確、簡明揭示照片畫面的內(nèi)容，包括事由、時間、地點(diǎn)、人物、背景、作者等六要素，人物標(biāo)注到哪排，坐3或右4，單位、職務(wù)、姓名等。8、填寫冊內(nèi)目錄、備考表，9、建立照片檔案專題目錄。

九、常見問題解析（一）文件形成方面問題1、文件名稱填寫不規(guī)范不統(tǒng)一：應(yīng)填寫工程名稱全稱，要揭示單位工程、分部、分項、檢驗批的名稱，要與合同或招標(biāo)文件中的工程名稱一致。工程項目名稱+單項工程（專業(yè)）/裝置名稱+文件類型

2、驗收表格填寫不閉環(huán)—缺少劃線

正確的做法。驗收記錄表的填寫，無此項內(nèi)容的打“/”來標(biāo)注，不得空缺。

∕／／／驗收表格填寫不閉環(huán)—未標(biāo)示“以下空白”

正確的做法：驗收記錄表中沒有填寫內(nèi)容的空白格應(yīng)標(biāo)注“以下空白”，以示閉環(huán)。

3、簽名潦草無法辨認(rèn)，正確的做法：

簽名工整、清晰、可辨認(rèn)，不準(zhǔn)代簽，不得使用印章代替。手工書寫必須用藍(lán)黑或碳素墨水。

4、簽名存在打印或代簽現(xiàn)象，正確的做法：手簽、簽名工整、清晰可辨認(rèn)，不準(zhǔn)代簽，不得使用印章代替。手工書寫必須用藍(lán)黑或碳素墨水。5、對有復(fù)驗的材料，沒有寫明復(fù)驗報告編號該圖沒有填寫焊接材料的復(fù)檢報告編號、焊工證號。手寫部分是后來補(bǔ)充填寫的。

6、施工方案、作業(yè)指導(dǎo)書的交底記錄不全，沒有交安全和質(zhì)量強(qiáng)條7、檢測報告未蓋CMA檢測專用章正確的做法，既有左下角的報告專用章，又有CMA檢測專用單。8、強(qiáng)條學(xué)習(xí)培訓(xùn)人員少，沒有全員培訓(xùn)，且參加培訓(xùn)人員簽名未手簽。9、安裝測量記錄未標(biāo)注測量儀器下圖是錯誤做法，漏寫測量儀器，手寫部分是后加的。10、施工單位名稱填寫不規(guī)范，隨意縮寫

正確的做法：施工單位、分包單位（若有）的名稱填寫單位的全稱，應(yīng)與合同簽章上的單位名稱一致。11、日期填寫不規(guī)范或空白不填

應(yīng)該日期規(guī)范填寫，年度部分填滿4位，月份、日期各填滿2位

(二）文件內(nèi)容完整性:

1、設(shè)計更改（聯(lián)系）文件未閉環(huán)設(shè)計變更通知單與設(shè)計變更執(zhí)行反饋單變更單在前，反饋單在后一一對應(yīng)，

2、工程質(zhì)量整改文件未見閉環(huán)文件

正確的做法如下：兩者一一對應(yīng)，整改要求在前，整改閉環(huán)情況在后。

工程質(zhì)量整改要求（如質(zhì)量監(jiān)檢記錄、報告）與整改閉環(huán)情況記錄3、缺陷處理文件未見閉環(huán)文件。正確的做法如下：兩者一一對應(yīng)，通知單在前，處理后的報驗單在后。設(shè)備缺陷處理通知單--設(shè)備缺陷處理報驗單--設(shè)備缺陷處理報告4、安裝測量記錄未標(biāo)注測量儀器5、施工機(jī)械、工器具、計量器具的檢定證書已過期、卻沒有重新檢定6、強(qiáng)制性條文執(zhí)行情況檢查表歸檔不齊全強(qiáng)條執(zhí)行中保溫材料復(fù)檢抽樣記錄未寫明所在卷冊號，文件不可追溯，后來手寫補(bǔ)上。（三）文件組卷方面

1、原材料進(jìn)場報審單與出廠質(zhì)量證明文件、復(fù)試委托單、復(fù)試報告歸檔不齊全，文件的可追溯性缺失。正確的做法如下：進(jìn)場報驗單--出廠證明文件--復(fù)試委托單--復(fù)試報告正確的做法是填寫附件名稱，并附在報審文件之后。2、報審文件的附件缺失或不全3、報審特殊工種人員的證書比所列清單少，排列的順序混亂4、時間邏輯關(guān)系錯誤--開工報告時間與支撐文件的時間邏輯關(guān)系錯誤5、原材料出廠質(zhì)量證明文件不能滿足歸檔要求。

鋼筯、水泥等質(zhì)量證明的復(fù)印件經(jīng)簽署“原件存放處”、“簽名”、“日期”（鋼筯質(zhì)量證明復(fù)印件還需標(biāo)明“（爐）批號”、“進(jìn)貨數(shù)量”）等五個要素并加蓋單位公章后，視為合格件，滿足歸檔要求。

以上五個要素統(tǒng)一采用如下方式簽署：在復(fù)印件的相對空白處加蓋紅色方章，手寫簽署。6、原材料進(jìn)場報審單與出廠質(zhì)量證明文件、復(fù)試委托單、復(fù)試報告整理不歸范，如按文種整理組卷，割裂了文件之間的內(nèi)在聯(lián)系。7