電子文件與電子檔案管理

技術(shù)處：趙振宇檔案管理現(xiàn)代化

與電子檔案管理電子文件的法律效力1982年10月1日起施行的《中華人民共和國民事訴訟法》中規(guī)定可采納的證據(jù)有：1、書證2、物證3、視聽資料4、證人證言

5、當(dāng)事人的陳訴6、鑒定結(jié)論7、勘驗(yàn)筆錄其中“視聽資料”是指能顯示出圖形、聲音、符號、數(shù)字、影像等的材料。而電子文件可以在計算機(jī)終端上顯示出它所存儲的圖形、數(shù)字、符號、影像，因而被列入我國七種法定的證據(jù)之中。2檔案的種類有哪些？1、文書檔案（卷內(nèi)文書、歸檔文書。以2002年立卷改革劃分）2、財會檔案3、科技檔案4、聲像檔案（圖片、影像、聲音等）5、專業(yè)檔案（農(nóng)業(yè)區(qū)劃等）6、手跡、手稿檔案7、重大活動檔案（州慶檔案、北交會檔案、上海世博檔案等）8、民生檔案（婚姻登記檔案、招工檔案、復(fù)轉(zhuǎn)退伍軍人檔案）9、企業(yè)檔案3結(jié)合檔案軟件講解實(shí)際工作中遇到的問題常用的幾個模塊4文書檔案管理什么是文書檔案：文書檔案是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他社會組織在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理等項活動中形成的具有保存?zhèn)洳閮r值的文件。文書檔案管理分為：卷內(nèi)文件管理和歸檔文件管理卷內(nèi)文件管理：2002年以前形成的文書檔案，以卷為單位，一卷中有很多件，調(diào)其中一件時需整卷調(diào)出，查找不方便。歸檔文件管理：2002年以后施行了立卷改革，立卷方式發(fā)生了改變由原來的以卷為單位，變?yōu)橐约閱挝?，一事一件，方便利用和查找?/p>

2000年12月國家檔案局發(fā)布了《中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)-歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）,自2001年1月1日起實(shí)施，吉林省自2002年起開始實(shí)施。5案卷級檔案管理什么是案卷級檔案：就是以“案卷”為單位進(jìn)行整理的檔案，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。如：鄉(xiāng)財政所、計生辦、衛(wèi)生院、派出所等二級機(jī)構(gòu)文書檔案按大多以“卷”進(jìn)行整理歸檔。還有各單位的：業(yè)務(wù)檔案、科技檔案、財會檔案也多用案卷級整理6電子檔案形成包括那3個步驟：一、紙質(zhì)檔案的前期整理二、條目錄入（條目錄入時需要錄入的關(guān)鍵字段：）卷內(nèi)文件管理條目錄入格式：序號字段內(nèi)容備注序號字段內(nèi)容備注1全宗號001-003（州委組織部）2目錄號0013案卷號0014順序號（件號）0015文件題名1975年州委組織部大事記6責(zé)任者州委組織部7文件編號延州組[1975]1號8保管期限永久（長期）9文件時間197512159號頁1-1010頁數(shù)107歸檔文件管理文書檔案錄入格式：序號字段內(nèi)容備注序號字段內(nèi)容備注1全宗號001-003（州委組織部）2歸檔年度20083件號012（一個保管期限一個大流水）4保管期限永久（30年、10年）5文件題名2008年州委組織部大事記6責(zé)任者州委組織部7文件編號延州組[2008]1號8頁號1-259頁數(shù)258案卷級檔案管理檔案錄入格式：序號字段內(nèi)容備注序號字段內(nèi)容備注1全宗號001-003（州委組織部）2目錄號0013案卷號012（一個保管期限一個大流水）4保管期限永久、長期5案卷題名關(guān)于XX的案件6責(zé)任者州委組織部7案卷時間200901018頁數(shù)25案卷級檔案管理沒有件號和順序號，如是財會檔案還應(yīng)有起止憑證號等相應(yīng)字段。9電子檔案形成包括那3個步驟：三、紙質(zhì)文件電子化(存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化---紙質(zhì)文件電子化是未來發(fā)展趨勢)

文件格式要求：JPGTIFFBMPPDF等文檔格式

掃描分辨率要求：彩色200DPI以上

存儲文件路徑要求：歸檔：065-2006-永久-001【全宗號-歸檔年度-保管期限-件號】d:\電子件\001-2006-永久-001

卷內(nèi)：065-023-003-001【全宗號-目錄號-案卷號-順序號】

d:\電子件\001-023-003-001

其中全宗號、目錄號、案卷號、順序號前面需補(bǔ)零。

10第一節(jié)、檔案現(xiàn)代化管理檔案管理現(xiàn)代化與電子檔案管理第二節(jié)、利用計算機(jī)技術(shù)提高檔案管理效率第三節(jié)、電子文件與電子檔案管理（重要）第四節(jié)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在電子檔案管理中的應(yīng)用它是以系統(tǒng)論等現(xiàn)代管理科學(xué)為指導(dǎo)，應(yīng)用現(xiàn)代管理方法和手段，積極采用先進(jìn)的管理技術(shù)與設(shè)備，充分發(fā)揮檔案管理人員的主動性、積極性和創(chuàng)造性，對檔案管理的傳統(tǒng)方式和做法進(jìn)行改革，使檔案管理實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、定量化、信息化、智能化，以取得檔案管理總目標(biāo)的最佳效果。第一節(jié)：檔案管理現(xiàn)代化四個特征：系統(tǒng)化、定量化、信息化、智能化一、檔案管理現(xiàn)代化的含義121、要千方百計地保存保護(hù)好各類檔案實(shí)體，最大限度地延長檔案壽命；2、要充分開發(fā)檔案信息資源，最大限度地為社會各界服務(wù)，也就是要迅速、準(zhǔn)確地提供一切可能提供的檔案信息為社會進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。第一節(jié)：檔案管理現(xiàn)代化二、檔案管理現(xiàn)代化的目的檔案管理現(xiàn)代化的目的最大限度延長檔案壽命

更好的為社會服務(wù)為社會進(jìn)步服務(wù)為經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)131、是如何最大限度地延長檔案壽命；2、是如何利用計算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開發(fā)檔案信息資源，為社會各界服務(wù)；3、是在電子文件日益成為社會主導(dǎo)形式時，如何收集、積累、整理形成檔案，豐富館藏。第一節(jié)：檔案管理現(xiàn)代化三、檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容方向目標(biāo)目的

相互關(guān)系：相互依存和相互制約的關(guān)系14（二）文件、檔案一體化管理

（一）檔案目錄信息計算機(jī)管理

第二節(jié)：利用計算機(jī)技術(shù)提高檔案管理效率1計算機(jī)在檔案部門的應(yīng)用范圍15（四）多媒體檔案信息集中統(tǒng)一管理

（三）檔案全文存儲與檢索

第二節(jié)：利用計算機(jī)技術(shù)提高檔案管理效率1計算機(jī)在檔案部門的應(yīng)用范圍16（六）檔案編研計算機(jī)輔助管理

（五）檔案業(yè)務(wù)計算機(jī)輔助管理

第二節(jié)：利用計算機(jī)技術(shù)提高檔案管理效率1計算機(jī)在檔案部門的應(yīng)用范圍17（八）檔案辦公計算機(jī)化

（七）計算機(jī)用于檔案保護(hù)及庫房管理

第二節(jié)：利用計算機(jī)技術(shù)提高檔案管理效率1計算機(jī)在檔案部門的應(yīng)用范圍18第二節(jié)：利用計算機(jī)技術(shù)提高檔案管理效率1、本單位內(nèi)部使用的局域網(wǎng)絡(luò)2、行業(yè)系統(tǒng)跨區(qū)域的廣域網(wǎng)絡(luò)3、全世界最大的網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)網(wǎng)2檔案信息計算機(jī)管理網(wǎng)絡(luò)化、智能化如：OCR智能識別技術(shù)（一）檔案信息計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理（二）計算機(jī)智能技術(shù)在檔案部門應(yīng)用19第二節(jié)：利用計算機(jī)技術(shù)提高檔案管理效率縱向(目錄--一體化、全文、多媒體）

1、發(fā)展方向橫向（實(shí)體-歸檔、標(biāo)引、編研、防護(hù)）

2、規(guī)劃設(shè)想構(gòu)建廣域的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。3計算機(jī)在檔案部門應(yīng)用的規(guī)劃設(shè)想及實(shí)現(xiàn)方針統(tǒng)籌考慮

科學(xué)規(guī)劃

穩(wěn)步推進(jìn)

不能盲從（一）計算機(jī)在檔案部門應(yīng)用的規(guī)劃設(shè)想（二）實(shí)現(xiàn)規(guī)劃設(shè)想應(yīng)采取的方針政策20第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理1電子文件的形成1、電子文件：在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。2、電子文件的歸檔：就是通過計算機(jī)系統(tǒng)或計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，將整理好的電子文件及其生存環(huán)境一并轉(zhuǎn)存在磁性載體或光盤上保存。3、電子檔案：是指具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其它相關(guān)數(shù)據(jù)。電子文件的定義121第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理1電子文件的形成2、電子文件的形成：電子文件的形成222第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理1電子文件的形成電子文件的生命周期包括設(shè)計、形成、和使用維護(hù)三個階段檔案部門在電子文件的形成中的指導(dǎo)和監(jiān)督作用3檔案管理部門對電子文件生成系統(tǒng)的軟硬件和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)及維護(hù)要有明確要求；檔案管理部門要監(jiān)督電子文件生成系統(tǒng)是否滿足設(shè)計階段提出的各項要求，以保證形成的電子文件具有真實(shí)、完整、可用、可存取、可理解的屬性；檔案管理部門一定要對立檔單位電子文件的積累、保存、歸檔進(jìn)行指導(dǎo)并參與維護(hù)。23第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理2電子文件的特性1、電子文件是數(shù)字化的信息形態(tài)：電子文件的特性116位二進(jìn)制數(shù)字0101010101024第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理2電子文件的特性2、電子文件對設(shè)備的依賴性：（不能離開必要的軟硬件設(shè)備）

電子文件的特性125第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理2電子文件的特性3、電子文件載體的非直讀性：電子文件的特性126第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理2電子文件的特性4、電子文件的信息與載體相分離性：（文件和存儲設(shè)備可以分離，不像紙質(zhì)檔案文字不能脫離紙質(zhì)單獨(dú)處在）電子文件的特性1正文內(nèi)容圖形內(nèi)容27第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理2電子文件的特性5、電子文件物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)關(guān)系的復(fù)雜性：物理結(jié)構(gòu)：是指內(nèi)容存儲在載體上的位置及其分布情況，如文件的正文、圖形批示、附件等各自在載體上的存儲位置。（如e:\辦公軟件）邏輯結(jié)構(gòu)：是指自身的結(jié)構(gòu)，如文件中的文字排列、章節(jié)構(gòu)成、各頁的先后順序、插圖標(biāo)號等。（物理結(jié)構(gòu)經(jīng)常發(fā)生變化，而邏輯機(jī)構(gòu)卻可保持不變）電子文件的特性128第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理2電子文件的特性6、電子文件對元數(shù)據(jù)的依賴性：元數(shù)據(jù)：是指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。電子文件的特性129第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理2電子文件的特性7、電子文件信息的共享性及不安全性：電子文件的特性1

20世紀(jì)末，黑客向五角大樓網(wǎng)絡(luò)發(fā)動了“有史以來最大規(guī)模、最系統(tǒng)性的攻擊行動”，打入了許多政府保密性的敏感電腦網(wǎng)絡(luò)，查詢并修改了許多檔案報表和人員數(shù)據(jù)。五角大樓黑客攻擊事件30第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理2電子文件的特性8、電子文件的其他特性：高保真性易修改性對標(biāo)準(zhǔn)的依賴性非實(shí)體歸檔的可能性等電子文件的特性131第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理2電子文件的特性電子文件特性給管理帶來的方便與困難2（1）占用存儲空間小。（2）有利于人們的開發(fā)利用。（3）有利于實(shí)現(xiàn)信息共享。（4）促進(jìn)了文檔一體化管理。（5）便于收集積累、整理歸檔。方便：（1）收集歸檔的方法不讓人放心。（2）長期保存非常困難。（3）文件安全無保障（如：病毒）（4）建立電子檔案管理方法、標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)和理論的任務(wù)相當(dāng)艱巨。（5）需配置電子檔案管理設(shè)備，經(jīng)費(fèi)投入高。（6）需要培養(yǎng)電子檔案管理人才和意識困難：32第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理3電子文件及電子檔案的管理原則（5個方面）確保電子文件和電子檔案的原始性、完整性、有效性、安全性1原始性即是經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的最終版本，而且從未修改過，我們就應(yīng)承認(rèn)它是原始的，不管它的形式如何變化。電子文件和電子檔案可用、可存取、可理解。電子文件和電子檔案的原文、生成它的軟硬件環(huán)境或記錄以及元數(shù)據(jù)、背景信息齊全。完整性是實(shí)現(xiàn)其價值的重要保證。完整性有效性有效性文件本身及其載體不含病毒，無物理損傷，內(nèi)容未被非法修改。33第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理3電子文件及電子檔案的管理原則對電子檔案實(shí)行全程管理2即對電子文件的形成、積累、鑒定、整理、歸檔及電子檔案的保存、保管、檢查、維護(hù)、有效性測試和開發(fā)利用、鑒定銷毀實(shí)行全程管理。建立環(huán)環(huán)相扣的責(zé)任鏈接，制定記錄電子文件一切變化信息的操作規(guī)程，有效地保證公文的真實(shí)性。34第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理3電子文件及電子檔案的管理原則電子文件至電子檔案是在紙質(zhì)文件至紙質(zhì)檔案管理環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)上，增加了三個重要環(huán)節(jié)。紙質(zhì)文件至紙質(zhì)檔案的管理環(huán)節(jié)是由：

收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計、鑒定、銷毀增加的三個重要環(huán)節(jié)：電子文件形成階段明確任務(wù)，提出要求（如：電子件的格式，大小，圖像或影像的具體要求等）建立電子檔案數(shù)據(jù)庫（將所有數(shù)據(jù)集中到一個數(shù)據(jù)庫中管理）電子文件的長期保存（如：數(shù)據(jù)的定期備份，異地保存等）3電子文件至電子檔案的管理環(huán)節(jié)35明確歸檔時間和歸檔范圍；明確軟硬件環(huán)境、版本、數(shù)據(jù)類型、格式以及被操作數(shù)據(jù)和檢測數(shù)據(jù)等的歸檔要求與處置方法。與紙質(zhì)或其他載體形式的文件保持一致。永久保存的，必須制成紙質(zhì)拷貝件或縮微品。歸檔時，與紙質(zhì)拷貝件或縮微品一并歸檔。要保證電子文件的憑證作用，對只有電子簽章的電子文件，歸檔時應(yīng)附加有法律效力的非電子簽章。第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理確保電子文件歸檔質(zhì)量3電子文件及電子檔案的管理原則436當(dāng)今國際上對電子檔案的管理有多種模式，其中，常用的有三種情況：一是分散管理模式。電子檔案由文件形成單位保管，檔案行政管理部門只負(fù)責(zé)制定政策、監(jiān)督、檢查和審計等工作。二是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理模式。文件形成部門按照檔案管理部門制定的電子文件歸檔要求和辦法，將經(jīng)過收集整理后的歸檔電子文件移交檔案管理部門集中管理。我們國家采用的就是這種方法。三是分散與集中相結(jié)合的管理模式。大量短期的電子檔案由文件形成部門保存，重要的需要長期保存的電子檔案移交檔案管理部門集中保存。第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理我國電子檔案應(yīng)采取集中統(tǒng)一管理模式3電子文件及電子檔案的管理原則537第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理4電子文件管理和收集積累電子文件管理11、確保電子文件的真實(shí)性和有效性。（是電子文件管理的核心）2、確保電子文件的完整性。（是電子文件管理的重要任務(wù)）3、電子文件分類

電子文件的載體類型：光盤文件、硬盤文件、軟盤文件、磁帶文件電子文件的形態(tài)類型：文本文件；圖形文件；圖像文件;影像文件；聲音文件；電子文件的功能劃分：草稿性文件；輔助性文件；正式性文件；38第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理4電子文件管理和收集積累1、電子文件收集積累的范圍23制度性積累全面型積累概況起來41系統(tǒng)性積累建立電子文件積累制度（積累方案和歸檔不歸檔范圍及保管期限表）。不但要積累電子文件全文,而且要積累生成它的軟硬件環(huán)境或記錄、元數(shù)據(jù)和背景信息。立檔單位形成的所有最終稿本的電子文件都要先行登記造冊。一份電子文件的全文以及生成它的軟硬件環(huán)境或記錄、元數(shù)據(jù)和背景信息。39第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理4電子文件管理和收集積累2、電子文件收集積累的要求積累經(jīng)過審批的“最終版本”。12345在檔案部門的指導(dǎo)監(jiān)督下，指定專人負(fù)責(zé)積累。對積累起來的電子文件要進(jìn)行登記。詳細(xì)記錄電子文件生成軟硬件信息，保證其能正常使用。對積累起來的電子文件要逐一備份。40第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理4電子文件管理和收集積累3、電子文件收集積累的時間和方法積累的時間：一般要求在電子文件形成或任務(wù)完成后及時進(jìn)行。對多年才能完成的任務(wù)或項目，對其形成的電子文件可分階段積累。積累的方法：（1）及時積累（2）在檔案部門指導(dǎo)下制定積累方案（3）網(wǎng)絡(luò)傳輸積累（4）載體移送積累（5）在電子文件數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行標(biāo)識

（6）收集積累的電子文件應(yīng)集中保管，不得由個人分散保存。41第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理4電子文件管理和收集積累4、電子文件收集積累的審核是否屬于積累范圍。非最終稿本暫不積累。1是否完整。是否齊全（相關(guān)資料）。是否可利用、可存取、可理解。234是否符合規(guī)定格式。5有無病毒感染。642第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理4電子文件管理和收集積累5、電子文件的登記登記應(yīng)包括的內(nèi)容：標(biāo)題、內(nèi)容提要、文件形成日期、形成單位及責(zé)任者，形成電子文件的系統(tǒng)名稱、形成電子文件系統(tǒng)所采用的計算機(jī)型號、性能及操作系統(tǒng)、應(yīng)用程序、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，背景信息、管理人員、文件編號、保密規(guī)定、相關(guān)文檔、資料的存放地點(diǎn)、存儲同樣信息內(nèi)容的其它載體存放地點(diǎn)、編制人的姓名、職務(wù)、編制日期等。43第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理5電子文件的歸檔電子文件歸檔前的鑒定、檢測11、電子文件歸檔前的鑒定：（1）內(nèi)容真實(shí)性鑒定。（2）結(jié)構(gòu)完整性鑒定。（3）讀取有效性鑒定。（4）歸檔范圍的鑒定。（5）保管期限和密級劃分的鑒定。2、電子文件歸檔前的檢測：（1）存儲載體物理檢測（有無劃痕、矯變、斑點(diǎn)、霉變）（2）電子文件本身準(zhǔn)確讀取檢測。（3）電子文件歸檔要求檢測。（格式、結(jié)構(gòu)、算法等）（4）電子文件原文與軟硬件環(huán)境、元數(shù)據(jù)等一致性檢測。（5）電子文件、軟件平臺、載體有無病毒檢測。44第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理5電子文件的歸檔電子文件的歸檔2

1、歸檔時間：邏輯歸檔可實(shí)時進(jìn)行。物理歸檔應(yīng)按照紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。2、電子文件的歸檔：電子文件歸檔可分為邏輯歸檔和物理歸檔邏輯歸檔：即權(quán)限歸檔。網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變存儲方式和位置，將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交。物理歸檔：即脫機(jī)歸檔。把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交。電子文件歸檔的具體要求：

1、邏輯歸檔的電子文件均應(yīng)定期完成物理歸檔。

2、要集中拷貝到耐久性好的載體上。

3、對于加密電子文件，則應(yīng)解密后再制作挎貝。

4、相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔，并附《電子文件登記表》，要區(qū)分盤、件。

5、歸檔完畢，電子文件形成部門應(yīng)將存有歸檔前電子文件的載體保存至少1年。45第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理6歸檔電子文件的整理1、歸檔電子文件的整理要按《歸檔文件整理規(guī)則》規(guī)定要求進(jìn)行。2、歸檔電子文件以件為單位整理，同一全宗內(nèi)的電子文件按照年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）或保管期限—年度—機(jī)構(gòu)（問題）等分類方案進(jìn)行分類。3、電子文件應(yīng)參照《檔案著錄規(guī)則》進(jìn)行著錄，將著錄結(jié)果制成機(jī)讀目錄和紙質(zhì)目錄。4、紙質(zhì)或其他載體進(jìn)行數(shù)字化，應(yīng)按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》的要求進(jìn)行。46第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理7歸檔電子文件的移交、接收與保管歸檔電子文件的移交、接收與保管要求1對歸檔電子文件，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行認(rèn)真檢驗(yàn)。在檢驗(yàn)合格后將其如期移交至檔案館等檔案保管部門，進(jìn)行集中保管。在已聯(lián)網(wǎng)的情況下，歸檔電子文件的移交和接收工作可在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，但仍需履行相應(yīng)手續(xù)。47第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理7歸檔電子文件的移交、接收與保管移交、接收檢驗(yàn)2檔案保管部門在接收電子文件之前，應(yīng)對歸檔的每套載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，合格率達(dá)到100%時方可進(jìn)行交接。檢驗(yàn)項目如下：——載體有無劃痕，是否清潔——有無病毒——核實(shí)歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性、相關(guān)手續(xù)——核實(shí)登記表、軟件、說明資料等是否齊全——對特殊格式的電子文件，應(yīng)核實(shí)其有關(guān)的軟件、版本、操作手冊等是否完整48第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理7歸檔電子文件的移交、接收與保管移交手續(xù)3檔案保管部門驗(yàn)收合格，完成《歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表》的填寫、簽字、蓋章環(huán)節(jié)。登記表一式2份，一份交電子文件形成單位，一份由檔案保管部門自存。49第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理7歸檔電子文件的移交、接收與保管保管要求4

歸檔載體應(yīng)作防寫處理。ad單片載體應(yīng)盒裝，豎立存放，且避免擠壓存放時應(yīng)遠(yuǎn)離磁場、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離bc溫度范圍：17℃--20℃濕度范圍：35%--45%50第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理7歸檔電子文件的移交、接收與保管有效性保證5A、形成單位和保管單位每年均進(jìn)行一次檢查登記。B、設(shè)備環(huán)境更新時，要保證兼容。C、保留期滿后，可擦除重復(fù)使用。不可清除內(nèi)容的載體應(yīng)按保密要求進(jìn)行處置。D、磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進(jìn)行一次抽檢，抽檢率不低于10%，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施。E、磁性載體上的歸檔電子文件，應(yīng)每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體保留時間不少于4年。F、檔案保管部門應(yīng)定期將檢驗(yàn)結(jié)果填入《歸檔電子文件管理登記表》51第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理8電子檔案的開發(fā)利用（一）電子檔案利用前的準(zhǔn)備1、準(zhǔn)備電子檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（背景信息和元數(shù)據(jù)）2、建立識別文件（描述存儲在載體上文件之間的關(guān)系以及電子檔案內(nèi)容的內(nèi)部結(jié)構(gòu)和組成）3、提供計算機(jī)軟硬件平臺（二）電子檔案提供利用的方法1、提供拷貝件2、通信傳輸3、直接利用52第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理8電子檔案的開發(fā)利用（三）電子檔案提供利用的管理

1、使用權(quán)限的審核。2、提供利用拷貝件的管理及回收。3、利用中的安全措施。

A、特定用戶。

B、依密提供。

C、網(wǎng)絡(luò)傳輸，要加密處理。

D、全過程跟蹤。

E、具有應(yīng)急處理能力。53第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理8電子檔案的開發(fā)利用（四）電子檔案提供利用的統(tǒng)計

1、電子檔案利用統(tǒng)計的信息采集

2、電子檔案利用統(tǒng)計的綜合指標(biāo)體系

3、電子檔案利用統(tǒng)計的結(jié)果分析54第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理9電子檔案的長期保存電子檔案長期保存存在的問題1、載體壽命問題2、軟硬件技術(shù)更新問題3、真實(shí)性的維護(hù)問題各種媒介預(yù)計壽命表媒介名稱：保管期限：媒介名稱：保管期限：手工紙1000年或更長新聞紙50年微縮膠片300年微縮平片100年4MM磁帶10年磁光盤30年硬盤10年光盤5年55第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理9電子檔案的長期保存（一）電子檔案存儲載體壽命短的對策定期拷貝：在原來的技術(shù)環(huán)境下重寫信息數(shù)據(jù)，防止因物理變化而導(dǎo)致信息丟失。（二）電子檔案所依賴的計算機(jī)軟硬件更新的對策1、建立軟硬件技術(shù)館。2、應(yīng)用仿真技術(shù)。3、數(shù)據(jù)遷移操作。4、再生性保存。5、多種方式結(jié)合。56第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理9電子檔案的長期保存從法制、技術(shù)、審查、管理、教育、培訓(xùn)六管齊下。建立健全嚴(yán)格的電子檔案管理制度。12345采用多種技術(shù)，確保電子檔案的安全。采用全程實(shí)時記錄系統(tǒng)對電子檔案的使用維護(hù)進(jìn)行跟蹤記錄。對涉及電子文件制作和電子檔案管理的人員進(jìn)行審查。對涉及電子件制作和電子檔案管理人員進(jìn)行管理、教育和培訓(xùn)。（三）電子檔案信息真實(shí)性的維護(hù)57第三節(jié)：電子文件與電子檔案管理10電子檔案的鑒定和銷毀（一）電子檔案的鑒定在電子文件歸檔時要進(jìn)行真實(shí)性、合法性、價值性鑒定及有無必要?dú)w檔的鑒定，并確定保管期限。到期后，要進(jìn)行價值性檢測和是否銷毀的鑒定，要適度掌握，過寬和過嚴(yán)都有可能造成巨大的損失。（二）電子檔案的銷毀對于已沒有價值的電子檔案要銷毀，電子文件及電子檔案在銷毀前要進(jìn)行1）編目造冊2）要有審批手續(xù)3）保留載體銷毀4）文件、載體同時銷毀5）網(wǎng)上清除銷毀58第四節(jié)：數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在電子檔案管理中的應(yīng)用1數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)在電子檔案管理中的應(yīng)用（一）數(shù)據(jù)庫（DB）數(shù)據(jù)庫1數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)2數(shù)據(jù)庫管理員3在檔案管理中的應(yīng)用4是指存儲在計算機(jī)內(nèi)、有組織、可共享的數(shù)據(jù)集合。是指設(shè)計、管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的專職人員。各種電子檔案都在數(shù)據(jù)庫里進(jìn)行統(tǒng)一管理和使用。是在操作系統(tǒng)控制下對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行建立、使用和維護(hù)的一組軟件。59第四節(jié)：數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在電子檔案管理中的應(yīng)用2計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在電子檔案管理中的應(yīng)用（一）網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)與網(wǎng)絡(luò)協(xié)議計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中相互通信的、對等實(shí)體間交換信息時必須遵守的規(guī)則的集中，被稱為網(wǎng)絡(luò)協(xié)議（如：TCP/IP協(xié)議、IPX/SPX/NeTBIOS協(xié)議、PPP協(xié)議等）1978年國際標(biāo)準(zhǔn)化組織推出了OSI網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)，該體系結(jié)構(gòu)共分7成分別是物理層、數(shù)據(jù)鏈路層、網(wǎng)絡(luò)層、運(yùn)輸層、會話層、表示層、應(yīng)用層。網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)協(xié)議60第四節(jié)：數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在電子檔案管理中的應(yīng)用2計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在電子檔案管理中的應(yīng)用（二）網(wǎng)絡(luò)分類在5千米至10千米的地理覆蓋范圍內(nèi)，以高傳輸速率充分支持?jǐn)?shù)據(jù)、聲像和綜合業(yè)務(wù)傳輸?shù)囊环N通信系統(tǒng)。它的傳輸速率更高，對內(nèi)是連接局域網(wǎng)的高速公路，對外可以接入廣域網(wǎng)。將小區(qū)域范圍內(nèi)的各種數(shù)據(jù)通信設(shè)備互連在一起，以高數(shù)據(jù)傳輸速率互相通信的一種數(shù)據(jù)通信系統(tǒng)。其特點(diǎn)是傳輸速率高、覆蓋范圍小、誤