DB5105-T57-2022機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)規(guī)范

ICS03.080CCSA16

DB5105四川?。o州市）地方標(biāo)準(zhǔn)DB5105/T57—2022機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)規(guī)范Specificationsforservicesofgovernmentofficesmeetings2022-10-26發(fā)布 2022-12-01實(shí)施瀘州市市場(chǎng)監(jiān)督管理局發(fā)布DB5105/T57—2022DB5105/T57—2022DB5105/T57—2022DB5105/T57—2022II目 次前言 II范圍 1規(guī)范性引用文件 1術(shù)語和定義 1基本要求 1會(huì)前準(zhǔn)備 3會(huì)中服務(wù) 7會(huì)后整理 8評(píng)價(jià)與改進(jìn) 8附錄A（資料性）機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)崗位設(shè)置及其職責(zé) 9附錄B（資料性）機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)人員禮儀要求 10附錄C（資料性）機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)預(yù)定確認(rèn)表 15附錄D（資料性）會(huì)場(chǎng)物品布置要求 16附錄E（資料性）會(huì)場(chǎng)座次安排和座牌擺放要求 20附錄F（資料性）設(shè)備調(diào)試 23附錄G（資料性）會(huì)前準(zhǔn)備工作檢查表 25附錄H（資料性）續(xù)茶規(guī)范 26附錄I（資料性）突發(fā)事件應(yīng)急處置程序 28附錄J（資料性）滿意度評(píng)價(jià)表 30參考文獻(xiàn) 31前 言GB/T1.1-20201本文件由瀘州市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局提出并歸口。本文件起草單位：瀘州市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局、瀘州市接待服務(wù)中心。本文件主要起草人：劉勇、羅淼、萬勇琳、劉雨明、高劍波。本文件為首次發(fā)布。IIDB5105/T57—2022DB5105/T57—2022DB5105/T57—2022DB5105/T57—2022PAGEPAGE31PAGEPAGE30機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)規(guī)范范圍本文件規(guī)定了機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)的術(shù)語和定義、基本要求、會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中服務(wù)、會(huì)后整理、評(píng)價(jià)與改進(jìn)。本文件適用于瀘州市行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)活動(dòng)。規(guī)范性引用文件（包括所有的修改單適用于本文件。GB2894安全標(biāo)志及其使用導(dǎo)則GB/T10001.1公共信息圖形符號(hào)第1部分：通用符號(hào)GB13495.1消防安全標(biāo)志第1部分：標(biāo)志GB14934食品安全國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)消毒餐（飲）具GB/T30520會(huì)議分類和術(shù)語GB/T41568機(jī)關(guān)事務(wù)管理術(shù)語術(shù)語和定義GB/T30520、GB/T41568界定的以及下列術(shù)語和定義適用于本文件。3.1機(jī)關(guān)會(huì)議governmentofficesmeetings以黨的機(jī)關(guān)、人大機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、政協(xié)機(jī)關(guān)、審判機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)，以及各民主黨派、工商聯(lián)、各人民團(tuán)體和參照公務(wù)員法管理的事業(yè)單位的名義舉辦的會(huì)議、會(huì)見及其他按要求承辦的活動(dòng)。3.2會(huì)議服務(wù)conferenceservices為機(jī)關(guān)提供會(huì)議預(yù)訂、接待、保障的服務(wù)工作?；疽髾C(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)應(yīng)遵循專業(yè)化、安全化、人性化、信息化、節(jié)約化的原則，可通過購(gòu)買社會(huì)服務(wù)引入具備符合本規(guī)范要求的第三方服務(wù)機(jī)構(gòu)開展機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)工作。建立完善的機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)管理制度，包括人員管理、設(shè)施設(shè)備運(yùn)行維護(hù)、服務(wù)質(zhì)量管理、應(yīng)急管理等。機(jī)關(guān)應(yīng)大力推進(jìn)會(huì)議服務(wù)數(shù)字化，提高會(huì)議服務(wù)質(zhì)量和效率。場(chǎng)所配置與機(jī)關(guān)會(huì)議規(guī)模、規(guī)格等相適的會(huì)議室，且會(huì)議室的數(shù)量、類型、功能結(jié)構(gòu)合理。配置的設(shè)施應(yīng)包括但不限于：——足夠的插座、網(wǎng)絡(luò)接口、視頻接口等基本設(shè)施；——能實(shí)行分區(qū)光控且滿足可調(diào)控性要求的燈具，色溫應(yīng)滿足攝像攝影要求；——獨(dú)立的溫控、通風(fēng)系統(tǒng)；——相鄰會(huì)議室應(yīng)設(shè)置隔音設(shè)施；——醒目的禁煙標(biāo)志。會(huì)議室外圍應(yīng)配置相應(yīng)的輔助系統(tǒng)，包括但不限于：——規(guī)模適當(dāng)并分設(shè)機(jī)動(dòng)車進(jìn)出口與人員通道；——疏散通道、安全出口、消防車通道、應(yīng)急照明等應(yīng)急設(shè)施；GB2894GB13495.1的規(guī)定；GB/T10001.1——監(jiān)控系統(tǒng)，且設(shè)備安裝于所有出入口、主要通道等位置；——有特殊要求的，配置文件保密柜、碎紙機(jī)、手機(jī)存放柜、手機(jī)干擾器等保密技術(shù)防護(hù)設(shè)備。有特殊要求的，可租賃與機(jī)關(guān)會(huì)議規(guī)模、規(guī)格相適應(yīng)的場(chǎng)所及設(shè)施。人員A。其中，選聘服務(wù)人員應(yīng)考慮以下方面：——文化教育程度；——年齡、身高、形象、氣質(zhì)；——溝通表達(dá)、隨機(jī)應(yīng)變能力；——工作技能；——其他行為素質(zhì)。定期開展持續(xù)、系統(tǒng)的培訓(xùn)，并做到內(nèi)容充實(shí)，方式多樣。培訓(xùn)內(nèi)容可包括但不限于：——機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)的理論知識(shí)；——儀容、儀態(tài)、言談舉止等，機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)人員禮儀要求見附錄B；——保密政策文件及相關(guān)制度；——安全管理與安全檢查；——技術(shù)人員專業(yè)技能；——服務(wù)人員服務(wù)技巧；——應(yīng)對(duì)會(huì)議突發(fā)事件處理能力；——普通話及外語運(yùn)用能力等。培訓(xùn)方式可包括但不限于：——聘請(qǐng)專業(yè)機(jī)構(gòu)培訓(xùn)；——組織內(nèi)部指導(dǎo)和實(shí)訓(xùn)；——定期進(jìn)行演練、考試。服務(wù)人員應(yīng)經(jīng)培訓(xùn)考核合格后方可上崗。安全建立健全機(jī)關(guān)會(huì)議安全管理制度和安全保衛(wèi)工作方案，并建立有效的執(zhí)行和監(jiān)督機(jī)制。建立突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案并有相應(yīng)的處置措施。必要時(shí)，應(yīng)制定專項(xiàng)應(yīng)急預(yù)案并進(jìn)行培訓(xùn)和演練，明確組織機(jī)構(gòu)、工作職責(zé)和緊急突發(fā)事件處置程序。應(yīng)急預(yù)案涉及的范圍包括但不限于：——火災(zāi)；——停水；——停電；——電梯困人；——突發(fā)疾?。弧老到y(tǒng)故障；——地震。機(jī)關(guān)會(huì)議期間應(yīng)加強(qiáng)安全巡查，發(fā)生公共突發(fā)事件時(shí)，應(yīng)立即采取應(yīng)急措施，并配合相關(guān)部門處理。保密建立機(jī)關(guān)會(huì)議保密制度，確定保密責(zé)任人，定期開展全員保密教育，明確保密紀(jì)律。機(jī)關(guān)會(huì)議開始前，清理無關(guān)人員，對(duì)會(huì)議室及通信、辦公、擴(kuò)音等設(shè)備的保密性能進(jìn)行檢查；會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)議預(yù)訂提供多種預(yù)訂渠道，如電話預(yù)訂、書面預(yù)訂、網(wǎng)絡(luò)預(yù)定和現(xiàn)場(chǎng)預(yù)訂等。見附錄C，會(huì)務(wù)主管應(yīng)提前對(duì)可能影響機(jī)關(guān)會(huì)議順利召開的因素進(jìn)行預(yù)判，必要時(shí)可與會(huì)議舉辦方再次溝通確認(rèn)，并按“先上級(jí)后下級(jí)、先重點(diǎn)后一般”的原則合理安排。制定方案對(duì)外協(xié)調(diào)涉及需與其他單位協(xié)調(diào)的機(jī)關(guān)會(huì)議，應(yīng)對(duì)會(huì)議服務(wù)任務(wù)進(jìn)行分解，明確任務(wù)要求及完成時(shí)限。必要時(shí)，可召開會(huì)議服務(wù)保障協(xié)調(diào)會(huì)。協(xié)調(diào)事項(xiàng)包括但不限于：——車輛停放；——疫情防控；——公共衛(wèi)生；——秩序維護(hù)；——交通保暢。如會(huì)議舉辦方有需求變更的，應(yīng)及時(shí)將變更信息通報(bào)相關(guān)單位并作妥善處理。布置會(huì)場(chǎng)11表1會(huì)場(chǎng)清潔衛(wèi)生要求序號(hào)項(xiàng)目要求1會(huì)議室、候會(huì)室不同材質(zhì)的地面保持材料的原有色澤，保持干燥清潔，無紙屑、無水跡、無霧化現(xiàn)象；磚面及拼縫、邊沿線等處潔凈，無積垢、灰塵、紙屑、食品殘?jiān)?、水跡和膠粘物等。件等保持金屬光亮，無銹斑、污跡和水跡。玻璃窗等表面潔凈、明亮，無水跡、指印和張貼物等。窗臺(tái)及上下四周接縫處等光潔，無灰塵、水跡和霉斑?；?、吊燈應(yīng)干凈，無塵土及塌灰。綠植及套盆應(yīng)干凈無塵，無枯枝敗葉和昆蟲。茶具無污跡或破損。室內(nèi)空氣流通，清新、無異味。2休息區(qū)地面保持整潔，無煙蒂、雜物。座椅保持清潔，無水跡和污跡。煙灰缸表面無積垢，缸內(nèi)煙蒂及時(shí)清理。3樓道樓梯無痰跡、油污、紙屑和廢棄垃圾。扶手欄桿潔凈，無污跡和灰塵。4電梯電梯顯示面板應(yīng)光亮，無指印和污跡。電梯轎廂門內(nèi)壁面保持光亮潔凈，無指印、污跡和膠黏物。電梯轎廂內(nèi)的地墊保持干凈，擺放整齊。表1(續(xù))序號(hào)項(xiàng)目要求5洗手間地面無污穢物、水跡和腳印。鏡面明凈，無水跡、指印和霧水。臺(tái)盆和臺(tái)面有光澤，無積垢、銹跡和毛發(fā)。面池水龍頭保持光亮，無水跡和污垢。便斗內(nèi)放置衛(wèi)生球，無黃斑、銹跡和污垢。便池外部無污垢，內(nèi)部無黃斑。廢紙簍無污跡和臭味。服務(wù)人員應(yīng)對(duì)會(huì)場(chǎng)的布局、主席臺(tái)、桌椅、桌布、物品、會(huì)標(biāo)、座次座牌等進(jìn)行布置。會(huì)場(chǎng)布2表2會(huì)場(chǎng)布置要求序號(hào)項(xiàng)目要求1布局根據(jù)會(huì)議類型、規(guī)模等確定會(huì)場(chǎng)布局，包括課桌式、回型式、U型式、劇院式、階梯式等。2主席臺(tái)位于會(huì)場(chǎng)前方正中央，位置突出。單主賓位主位居中，雙主賓則在主席臺(tái)正中央的中心線兩側(cè)各布置一個(gè)主位。擺放主賓位椅子時(shí)，應(yīng)考慮到主賓的舒適度，避免將椅子放在兩張桌子接縫中間。3桌椅桌椅布置要求見附錄D中D.1。4桌布桌布應(yīng)清潔、完好，布置要求見附錄D中D.2。5物品DD.3DD.4；筆、紙擺放要求見附錄D中D.5；紙巾、毛巾的擺放要求見附錄D中D.6。6會(huì)標(biāo)會(huì)標(biāo)字體、大小與會(huì)場(chǎng)匹配，懸掛在主席臺(tái)正上方。會(huì)標(biāo)制作要求詳見附錄D中D.77座次座牌座次安排和座牌擺放要求見附錄E。座牌制作要求詳見附錄D中D.7。8旗幟主席臺(tái)需要擺放旗幟的，應(yīng)仔細(xì)熨燙每一張旗幟，同時(shí)對(duì)旗頭、旗面、旗穗進(jìn)行梳理，保證清爽、整潔。9簽到臺(tái)和其他引導(dǎo)性指示牌簽到臺(tái)搭建于醒目且不妨礙參會(huì)人員通行的位置，座次圖應(yīng)張貼在醒目位置。3的規(guī)定。表3設(shè)施設(shè)備布置要求序號(hào)項(xiàng)目要求1線路做到整齊、安全、美觀。經(jīng)過人行通道的，做好安全固定，防止線路纏結(jié)、絆腳。2話筒話筒數(shù)量滿足會(huì)議需要，有線話筒擺放高度距離桌面24cm左右、距桌面前沿40cm左右；無線話筒信號(hào)接收器充分考慮信號(hào)覆蓋范圍，確保電池電量充足。3音箱會(huì)議室前方左右對(duì)稱擺放音箱，科學(xué)合理布局，保證覆蓋會(huì)議室。4視頻設(shè)備視頻設(shè)備布置于所有參會(huì)人員可見處，與電腦正確連接，畫面顯示正常。注1：應(yīng)配有備份的線路及設(shè)備。注2：舉辦涉外機(jī)關(guān)會(huì)議時(shí)，宜提供同聲傳譯設(shè)備。布置完成后應(yīng)對(duì)燈光、空調(diào)、音控設(shè)備、音頻設(shè)備、視頻設(shè)備、備份設(shè)備等進(jìn)行調(diào)試，調(diào)試方F4表4設(shè)施設(shè)備調(diào)試要求序號(hào)項(xiàng)目要求1燈光燈光亮度與顏色正常，無損壞，還應(yīng)單獨(dú)檢查在使用投影時(shí)的燈光效果。2空調(diào)空調(diào)運(yùn)行狀態(tài)正常，能將會(huì)場(chǎng)內(nèi)環(huán)境溫度控制在在22℃～26℃。3音控設(shè)備時(shí)序電源、調(diào)音臺(tái)、混音器、音頻處理器、功放、揚(yáng)聲器、會(huì)議電腦、高清混合矩陣運(yùn)行參數(shù)正常。4音頻設(shè)備音響設(shè)備與話筒正確連接，避免出現(xiàn)雜音、電流聲、音頻干擾等。每個(gè)話筒都應(yīng)試音，以不同位置、最遠(yuǎn)的距離可以聽清、音量適中為準(zhǔn)。無線話筒電池電量充足并有備用電池。5視頻設(shè)備LED電視機(jī)運(yùn)行狀態(tài)正常。信號(hào)無縫切換臺(tái)運(yùn)行狀態(tài)正常。網(wǎng)傳及信號(hào)線路正常。音視頻素材正常。會(huì)場(chǎng)使用筆記本電腦運(yùn)行正常。6備份設(shè)備UPS備用設(shè)備啟動(dòng)運(yùn)行正常。備份設(shè)備切換正常。備用無線話筒到位。LED7其他設(shè)施設(shè)備地插、強(qiáng)弱電線路正常。電動(dòng)幕布運(yùn)行正常。檢查驗(yàn)收（5.430會(huì)中服務(wù)引領(lǐng)服務(wù)3021015131會(huì)前統(tǒng)一做好參會(huì)人員車輛通行、停放等安排。如遇下雨，還應(yīng)做好參會(huì)人員的撐傘、收傘等服務(wù)。茶水服務(wù)斟茶臨會(huì)前30分鐘斟倒第1315分鐘后茶葉舒展開斟倒第2次茶水，斟7分滿。續(xù)茶茶水溫度和續(xù)茶要求見附錄H。設(shè)備保障會(huì)場(chǎng)巡查會(huì)場(chǎng)內(nèi)外應(yīng)分別安排服務(wù)人員值守，保密會(huì)議的值守應(yīng)安排在會(huì)場(chǎng)外。10～15——室內(nèi)氣溫恒定，空調(diào)溫度控制在26℃左右；——音響聲音適中，將麥克風(fēng)調(diào)整到最佳位置；無線麥根據(jù)使用情況及時(shí)更換電池；——投影無抖動(dòng)、無花屏、無色差；——燈光亮度與投影互相協(xié)調(diào)，保證觀眾能清晰地看清屏幕與主講人；——如有臨時(shí)參加會(huì)議人員，及時(shí)為其提供座椅；——及時(shí)增添茶水或替換已飲用的礦泉水；——滿足與會(huì)人員其他需求（傳遞紙條、傳遞麥克風(fēng)等）；——一切正常時(shí)，會(huì)務(wù)人員會(huì)場(chǎng)門口站立等候。會(huì)場(chǎng)內(nèi)外秩序應(yīng)配備專人維護(hù)，保持通道、洗手間等公共場(chǎng)所清潔，并能對(duì)會(huì)場(chǎng)周邊實(shí)現(xiàn)安全I(xiàn)。中途如更換服務(wù)人員，應(yīng)做好交接班工作。簡(jiǎn)短休息時(shí)，服務(wù)人員應(yīng)輔助整理會(huì)場(chǎng)，補(bǔ)充和更換相應(yīng)物品，不應(yīng)亂動(dòng)參會(huì)人員的文件、物品等。會(huì)后整理機(jī)關(guān)會(huì)議結(jié)束后應(yīng)及時(shí)有序引導(dǎo)參會(huì)人員離開，并組織服務(wù)人員仔細(xì)檢查會(huì)場(chǎng)。檢查內(nèi)容包括但不限于：——有無損壞的設(shè)施設(shè)備及物品，如有損壞的，應(yīng)記錄設(shè)施設(shè)備及物品的名稱、數(shù)目及損壞情況，并報(bào)會(huì)務(wù)主管；——有無散落在會(huì)場(chǎng)的會(huì)議資料，如有遺落，應(yīng)統(tǒng)一回收處理銷毀。機(jī)關(guān)會(huì)議結(jié)束后應(yīng)及時(shí)整理會(huì)場(chǎng)。整理內(nèi)容包括但不限于：——回收茶具、紙巾碟、筆盒、桌布等可重復(fù)使用的物品，清點(diǎn)數(shù)量；——收拾桌面，清掃會(huì)場(chǎng)，歸位桌椅，撤除會(huì)標(biāo)；——關(guān)閉設(shè)施設(shè)備，切斷電源，關(guān)閉會(huì)場(chǎng)。會(huì)務(wù)用品按以下要求進(jìn)行管理：——仔細(xì)清洗茶杯，完畢后，用消毒干毛巾擦拭干凈，放入消毒柜，進(jìn)行消毒處理；——宜用去污粉沾水擦洗瓷杯的茶垢，清潔后再消毒，消毒標(biāo)準(zhǔn)按GB14934的規(guī)定執(zhí)行；——根據(jù)領(lǐng)用的數(shù)量放回倉(cāng)庫(kù)，根據(jù)不同類別（一次性、盤類、壺類）分類集中擺放，定期盤點(diǎn)；評(píng)價(jià)與改進(jìn)建立服務(wù)質(zhì)量評(píng)價(jià)機(jī)制，明確評(píng)價(jià)內(nèi)容、評(píng)價(jià)方法、評(píng)價(jià)程序和評(píng)價(jià)結(jié)果及應(yīng)用。其中，評(píng)價(jià)內(nèi)J。加強(qiáng)對(duì)服務(wù)質(zhì)量評(píng)價(jià)的督促、檢查，匯總和分析評(píng)價(jià)過程中發(fā)現(xiàn)的問題和不足，制定機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)質(zhì)量改進(jìn)計(jì)劃，提出改進(jìn)措施。AA附錄A（資料性）機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)崗位設(shè)置及其職責(zé)會(huì)議預(yù)訂員受理預(yù)訂信息，全面準(zhǔn)確了解會(huì)議需求。做好會(huì)議預(yù)訂記錄，根據(jù)會(huì)議預(yù)定情況安排會(huì)議室。按照相關(guān)規(guī)定和會(huì)議需求，通知會(huì)務(wù)主管做好會(huì)前人員、物品等相關(guān)準(zhǔn)備。保持與會(huì)議舉辦單位的溝通聯(lián)系，如有變動(dòng)，及時(shí)做好調(diào)整。會(huì)務(wù)主管進(jìn)行日常管理，帶領(lǐng)服務(wù)人員、技術(shù)人員完成任務(wù)。負(fù)責(zé)服務(wù)人員、技術(shù)人員思想政治教育和日常業(yè)務(wù)培訓(xùn)。督促檢查規(guī)章制度落實(shí)情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正問題。做好新進(jìn)員工的挑選及培訓(xùn)工作。負(fù)責(zé)服務(wù)人員、技術(shù)人員的績(jī)效考核。對(duì)違紀(jì)違規(guī)人員按權(quán)限進(jìn)行處罰或提出處罰意見。具備一定的應(yīng)急處理能力，并定期組織相應(yīng)演練。技術(shù)人員負(fù)責(zé)會(huì)議室音響、投影、電腦、電子顯示屏等音頻、視頻設(shè)備的安裝調(diào)試、運(yùn)行管理、日常維護(hù)，確保設(shè)備完好正常。負(fù)責(zé)提出音頻、視頻等會(huì)議設(shè)備的維修、采購(gòu)建議。與時(shí)俱進(jìn)，能服務(wù)保障好信息化時(shí)代的會(huì)議設(shè)備保障需求。服務(wù)人員根據(jù)機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)預(yù)訂表相關(guān)內(nèi)容，做好會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中服務(wù)、會(huì)后清理工作。檢查會(huì)場(chǎng)有無參會(huì)人員遺留物品，及時(shí)送交會(huì)務(wù)主管。嚴(yán)格遵守保密工作要求，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行會(huì)議服務(wù)。提高警惕，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)向會(huì)務(wù)主管報(bào)告。BB附錄B（資料性）機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)人員禮儀要求儀表服裝一般要求根據(jù)實(shí)際情況選擇與制作服務(wù)人員服裝與配飾，選擇款式相同的工鞋；保證服務(wù)人員的服裝、配飾的顏色、樣式統(tǒng)一。工裝外不應(yīng)顯露個(gè)人物品；衣袋、褲袋整理平整，勿顯鼓起；保持工裝干凈、平整，無明顯污跡、破損。著裝要求女士著裝應(yīng)統(tǒng)一，身著裙裝時(shí)，西裙宜配長(zhǎng)襪和工鞋，西裙長(zhǎng)度于膝蓋上3cm；著褲裝時(shí)，西褲應(yīng)燙直，折痕清晰，長(zhǎng)及鞋面。男士著裝應(yīng)統(tǒng)一，身著西裝時(shí)，西褲應(yīng)燙直，折痕清晰，長(zhǎng)及鞋面；襯衫領(lǐng)口應(yīng)扣好，不應(yīng)敞開；著長(zhǎng)袖時(shí)，袖口應(yīng)扣好，不應(yīng)挽袖。工作牌工作牌宜佩帶在左胸；工作牌距離肩縫18cm，距中線5cm，不應(yīng)斜戴。工鞋宜穿黑色皮鞋（以軟底鞋為宜）；鞋上飾品不宜過多,皮鞋表面保持光亮。絲襪女士著西裙時(shí)宜穿長(zhǎng)筒肉色絲襪，并保持絲襪干凈、完好，不宜穿短襪或不穿。男士宜穿深色長(zhǎng)襪。飾品女士不宜佩戴夸張飾品、彩繩；可佩戴耳釘、項(xiàng)鏈等飾品，佩飾不宜過多。男士除佩戴手表、婚戒之外，不宜佩戴其他飾品。儀容發(fā)式簡(jiǎn)潔，面容清爽；女性可著淡妝，香水味不宜過濃，不可涂抹指甲油。面部保持自然親切的微笑，精神飽滿、充滿自信。儀態(tài)站姿女士站姿B.1。圖B.1女士站姿示意圖男士站姿圖B.2男士站姿示意圖坐姿女士坐姿圖B.3女士坐姿示意圖男士坐姿圖B.4男士坐姿示意圖行姿a)女士行姿示意圖 b)男士行姿示意圖圖B.5服務(wù)人員行姿示意圖蹲姿女士蹲姿左腳在前、右腳在后，左小腿垂直于地面，右膝靠于左小腿內(nèi)側(cè)。前腳掌著地，屈膝蹲下,形成左膝高右膝低的姿態(tài)，雙腿保持緊靠，上身保持挺直；側(cè)身?yè)煳飼r(shí)不應(yīng)低頭虧背。女士蹲姿參見圖B.6。圖B.6女士蹲姿示意圖男士蹲姿同女士蹲姿，男性雙腿可適度的將其分開，男士蹲姿參見圖B.7。圖B.7男士蹲姿示意圖引領(lǐng)1m左右。遇拐彎或臺(tái)階處，應(yīng)回頭向賓客示意說“請(qǐng)當(dāng)心”。引領(lǐng)參會(huì)人員時(shí)，應(yīng)用“這邊請(qǐng)”、“里邊請(qǐng)”等禮貌用語。給參會(huì)人員指示方向，手臂伸直，手指自然并攏，手掌向上，以肘關(guān)節(jié)為軸指示目標(biāo)，眼睛兼顧參會(huì)人員和指示目標(biāo)。服務(wù)人員指引見可參見圖B.8。 女士導(dǎo)引示意圖 b)男士導(dǎo)引示意圖圖B.8服務(wù)人員導(dǎo)引示意圖規(guī)范用語每次與參會(huì)人員、領(lǐng)導(dǎo)見面時(shí)，應(yīng)主動(dòng)打招呼問好。與參會(huì)人員談話時(shí)應(yīng)站立，目光注視對(duì)方面部，保持自然表情并微笑。在工作時(shí)間不應(yīng)高聲喧嘩。談話時(shí)語調(diào)悅耳、清晰、語言準(zhǔn)確、充實(shí)，語氣誠(chéng)懇、親切，聲音高低適中?；卮饏?huì)人員詢問時(shí)，使用普通話，表達(dá)應(yīng)準(zhǔn)確、清楚，語言簡(jiǎn)潔。不說與服務(wù)無關(guān)的話，不應(yīng)以任何借口頂撞、挖苦、諷刺參會(huì)人員、領(lǐng)導(dǎo)。任何情況下都不應(yīng)與參會(huì)人員爭(zhēng)吵。忌中途打斷參會(huì)人員講話，應(yīng)讓參會(huì)人員講完后再作答。接聽電話時(shí)，應(yīng)主動(dòng)報(bào)出崗位，致以問候，再征詢參會(huì)人員要求。CC附錄C（資料性）機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)預(yù)定確認(rèn)表機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)預(yù)定確認(rèn)表見C.1。表C.1機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)預(yù)定確認(rèn)表類別項(xiàng) 目備注會(huì)議名稱（會(huì)標(biāo)內(nèi)容）會(huì)場(chǎng)布局課桌式回字型U字型其他會(huì)議時(shí)間年 月 日 時(shí) 分，會(huì)期：半天一天會(huì)議地點(diǎn)參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)參會(huì)人數(shù)（含主席臺(tái)人數(shù)）會(huì)議密級(jí)絕密 機(jī)密 秘密設(shè)施設(shè)備話筒 視頻設(shè)備 其他會(huì)場(chǎng)服務(wù)會(huì)議期間是否需要服務(wù)人員在場(chǎng)內(nèi)支持：是 否舉辦單位主辦單位會(huì)議負(fù)責(zé)人姓名：電話：其他注意事項(xiàng)DD附錄D（資料性）會(huì)場(chǎng)物品布置要求桌椅檢查會(huì)場(chǎng)內(nèi)每張桌椅是否有損壞，根據(jù)參會(huì)總?cè)藬?shù)按比例擺放桌椅。桌椅擺放整齊、平穩(wěn)，桌與桌之間不應(yīng)低于90cm，椅子距臺(tái)裙1cm。（如：主席臺(tái)在下面可排10排，每排前后距離為90cm；主席臺(tái)在上面，可排10排-13排，每排前后距離90cm～110cm）。桌椅擺放示意圖見圖D.1。桌椅擺放完后，應(yīng)采用拉線方式進(jìn)行擺放間距確認(rèn)，具備條件的可采用激光測(cè)距儀定量定位與拉線輔助相結(jié)合的方式進(jìn)行。桌椅拉線確認(rèn)示意圖見圖D.1。圖D.1桌椅擺放示意圖桌布桌布包括臺(tái)呢和圍裙,均應(yīng)達(dá)到清潔、整齊、無褶皺的狀態(tài)。桌面鋪設(shè)臺(tái)呢，座位方臺(tái)呢下垂25厘米～30厘米長(zhǎng)；間隔50厘米設(shè)置一個(gè)臺(tái)卡卡扣懸掛圍裙，圍裙懸掛好后褶皺均勻、整齊。將每張臺(tái)呢、圍裙褶皺處進(jìn)行熨燙，熨燙后再用除毛器清理桌面的毛球。桌布固定示意圖見圖D.2。圖D.2桌布固定示意圖茶杯茶杯應(yīng)清潔、無破損，且經(jīng)過消毒。擺放前應(yīng)對(duì)每個(gè)茶杯仔細(xì)檢查，是否有破損或污漬，發(fā)現(xiàn)破損應(yīng)及時(shí)回收不能使用。茶杯擺放距離按座椅寬度的三分之一處擺放，預(yù)留出擺放座牌的位置。統(tǒng)一擺放客人右側(cè)，整45D.3。圖D.3茶杯擺放示意圖茶杯擺放完后應(yīng)采用拉線方式進(jìn)行確認(rèn)。茶杯拉線確認(rèn)示意圖見圖D.4。圖D.4茶杯拉線確認(rèn)示意圖茶葉每杯茶葉為4g，臨會(huì)前30分鐘進(jìn)行第一次摻水泡發(fā)茶葉，待15分鐘后茶葉舒展開斟倒第2次茶水。茶葉放置示意圖見圖D.5。圖D.5茶葉放置示意圖筆、紙擺放3張A41圖D.6筆、紙擺放示意圖紙巾、毛巾10圖D.7紙巾、毛巾擺放示意圖會(huì)標(biāo)、座牌制作座牌：座牌架采用透明塑膠，粉底黑字，字體要求為方正魏碑GBK。EE附錄E（資料性）會(huì)場(chǎng)座次安排和座牌擺放要求座次安排主席臺(tái)座次大型會(huì)議主席臺(tái)應(yīng)排定座次，座次應(yīng)布置于會(huì)場(chǎng)前方正中央，位置突出。領(lǐng)導(dǎo)為單數(shù)時(shí)，主要領(lǐng)導(dǎo)居中，2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)右手位置，如圖E.1所示。77531246主席臺(tái)觀眾席圖E.1主席臺(tái)人數(shù)為奇數(shù)時(shí)座次安排示意圖領(lǐng)導(dǎo)為偶數(shù)時(shí)，1、2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)居中，2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)右手位置，如圖E.2所示。753175312468主席臺(tái)觀眾席圖E.2主席臺(tái)人數(shù)為偶數(shù)時(shí)座次安排示意圖課桌式場(chǎng)內(nèi)座次橫排法。按參會(huì)人員姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，從左至右依次橫向排列。豎排法。按各單位和成員的既定次序或姓氏筆畫，從前至后依次縱向排列。注意正式代表排在前面，職務(wù)高者排在前面。回型（U型）場(chǎng)內(nèi)座次會(huì)議桌與正門正對(duì)時(shí)，座位安排參見圖E.3。會(huì)議桌與正門側(cè)對(duì)時(shí)，座位安排參見圖E.4。A7A5A3A1A2A4A6B6B4B2B1B3B5B7A7A5A3A1A2A4A6B6B4B2B1B3B5B7正門注：A為客方（或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)），B為主方。圖E.3會(huì)議桌與正門正對(duì)時(shí)座位安排圖正門客 主方 方 注：進(jìn)門右為客方，左為主方。圖E.4會(huì)議桌與正門側(cè)對(duì)時(shí)座位安排示意圖外賓會(huì)談座次注：與外賓會(huì)談時(shí)，會(huì)議座位安排參見圖E.5?？头阶g員主方譯員客方譯員主方譯員B2B1A1A2B3B4A3A4B2B1A1A2B3B4A3A4注：A為主方，B為客方。圖E.5與外賓會(huì)談時(shí)座位安排示意圖座牌擺放宜選擇三角形座席牌，一般長(zhǎng)15cm～20cm，寬7.5cm～10cm，雙面展示。座席牌字體格式應(yīng)統(tǒng)一、大小合理。不同場(chǎng)合的擺放要求參見表E.1。表E.1座席牌擺放要求場(chǎng)合擺放要求休息室距沙發(fā)扶手前緣5cm～6cm處擺放回形、U型、圓桌會(huì)場(chǎng)距話筒右側(cè)3cm～4cm、距參會(huì)人員座位桌邊50cm～60cm處擺放報(bào)告廳/禮堂擺放靠近話筒右側(cè)3cm～4cm、距離參會(huì)人員座位桌邊50cm～60cm處擺放FF附錄F（資料性）設(shè)備調(diào)試燈光音響音響宜提前1h15無線麥克風(fēng)應(yīng)調(diào)試完整。投影電腦切換的方法一般用Fn+F1～F8(有電腦標(biāo)志投影應(yīng)無花屏、抖動(dòng)、聲響等影響投影效果的現(xiàn)象。激光筆激光筆電池電量應(yīng)充足，使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將電池拆除。激光筆上下?lián)Q頁(yè)鍵與光束應(yīng)正常，激光筆在10m范圍內(nèi)應(yīng)可正常使用?？照{(diào)會(huì)議室內(nèi)溫度高于2626未開啟空調(diào)時(shí)，應(yīng)打開新風(fēng)機(jī)。LED顯示屏LEDLEDLEDLED顯示屏?xí)r先關(guān)閉LED顯示屏，后關(guān)閉計(jì)算機(jī)。打開計(jì)算機(jī)時(shí)，待計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)進(jìn)入主控軟件后，方可打開LED顯示屏電源，避免在全白屏幕狀態(tài)下開啟LED顯示屏。下列情況不應(yīng)開啟LED：——LED顯示屏主控計(jì)算機(jī)沒有進(jìn)入控制軟件等程序；——LED顯示屏主控計(jì)算機(jī)未通電；——LED顯示屏主控制部分電源未打開。LEDLEDLED顯示屏的電源出現(xiàn)開關(guān)頻繁跳閘時(shí)，應(yīng)及時(shí)檢查L(zhǎng)ED顯示屏屏體或更換電源開關(guān)。根據(jù)LED顯示屏屏體、控制部分所處環(huán)境情況，避免蟲咬，必要時(shí)應(yīng)放置防鼠藥。GG附錄G（資料性）會(huì)前準(zhǔn)備工作檢查表會(huì)前準(zhǔn)備工作檢查表見G.1。表G.1會(huì)前準(zhǔn)備工作檢查表會(huì)議室：會(huì)務(wù)領(lǐng)班：需求方聯(lián)系人及聯(lián)系方式：檢查內(nèi)容服務(wù)員記錄會(huì)務(wù)領(lǐng)班檢查確認(rèn)大類序號(hào)小類需求情況是否完成未完成原因類0會(huì)場(chǎng)屏蔽□要求數(shù)量 □不要求□是□否□完成□未完成0保密措施□要求數(shù)量 □不要求□是□否□完成□未完成0其他要求□要求數(shù)量 □不要求□是□否□完成□未完成清潔衛(wèi)生類0會(huì)議室、候會(huì)□是□否□完成□未完成0休息區(qū)□是□否□完成□未完成0樓道□是□否□完成□未完成0電梯□是□否□完成□未完成0洗手間□是□否□完成□未完成類0大功率電源□要求 □不要求□是□否□完成□未完成1會(huì)場(chǎng)音樂□要求數(shù)量 □不要求□是□否□完成□未完成1話筒□要求數(shù)量 □不要求□是□否□完成□未完成1電腦連接線□要求數(shù)量 □不要求□是□否□完成□未完成1投影儀□要求 □不要求□是□否□完成□未完成1激光教鞭筆□要求數(shù)量 □不要求□是□否□完成□未完成1視頻會(huì)議系□要求 □不要求□是□否□完成□未完成1轉(zhuǎn)換插座□要求數(shù)量 □不要求□是□否□完成□未完成1空調(diào)/新風(fēng)□要求 □不要求□是□否□完成□未完成1其他要求□要求數(shù)量 □不要求□是□否□完成□未完成類1桌型□是□否□完成□未完成2會(huì)議指引牌□要求數(shù)量 □不要求□是□否□完成□未完成2簽到臺(tái)□要求數(shù)量 □不要求□是□否□完成□未完成2演講臺(tái)□要求數(shù)量 □不要求□是□否□完成□未完成2橫幅/字幕□要求 □不要求□是□否□完成□未完成2參會(huì)人數(shù)座位數(shù)量 □是□否□完成□未完成2坐席牌擺放□要求數(shù)量 □不要求□是□否□完成□未完成2白板及筆□要求數(shù)量 □不要求□是□否□完成□未完成2配發(fā)資料□要求數(shù)量 □不要求□是□否□完成□未完成2茶水配置數(shù)量 種 □是□否□完成□未完成2毛巾配置□要求數(shù)量 □不要求□是□否□完成□未完成3其他要求□是□否□完成□未完成特殊需求3特殊座位□要求數(shù)量 □不要求□是□否□完成□未完成3其他特殊要□是□否□完成□未完成各責(zé)任人簽字服務(wù)員： 會(huì)務(wù)領(lǐng)班：需求方：年月 日HH附錄H（資料性）續(xù)茶規(guī)范茶水溫度茶水溫度要求如下：a）綠茶水溫控制在80℃左右為宜：水煮沸之后，在室溫下（26℃）放置8分鐘左右；b）紅茶水溫控制在95℃左右為宜：水煮沸之后，在室溫下（26℃）放置2分鐘左右；c）咖啡水溫控制在85℃左右為宜：水煮沸之后，在室溫下（26℃）放置5分鐘左右。續(xù)茶要求會(huì)議開始后每隔20分鐘續(xù)1次茶水。每次續(xù)茶時(shí)，所有服務(wù)人員應(yīng)排成1列同步續(xù)茶，并做到續(xù)茶步調(diào)和動(dòng)作的統(tǒng)一，續(xù)茶時(shí)，瓶口不應(yīng)正對(duì)參會(huì)人員，不應(yīng)使茶具發(fā)出響聲，確保茶水不濺出水杯，沏茶續(xù)水以7分滿為宜。續(xù)茶動(dòng)作應(yīng)符合表5的規(guī)定。表5續(xù)茶動(dòng)作要求分工（主席臺(tái)/臺(tái)下）要求右手/左手小指和無名指夾起杯蓋。大拇指、食指、中指握住杯把，將茶杯端起。左手/右手左手握住暖瓶，側(cè)身略彎腰，倒水入杯。續(xù)茶水要領(lǐng)參見圖G.1所示。(a） （b）圖H.1續(xù)茶水要領(lǐng)示意圖（c） （d）圖H.1續(xù)茶水要領(lǐng)示意圖（續(xù)）續(xù)茶服務(wù)結(jié)束后，服務(wù)人員應(yīng)整齊有序退出會(huì)場(chǎng)，并關(guān)好會(huì)場(chǎng)大門。II附錄I（資料性）突發(fā)事件應(yīng)急處置程序緊急停電處理程序當(dāng)緊急停電時(shí)，宜采取以下應(yīng)急處理程序：——第一步：會(huì)場(chǎng)值守人員立即聯(lián)系技術(shù)人員并啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案；——第二步：服務(wù)人員做好參會(huì)人員情況安撫工作；——第三步：如不能及時(shí)恢復(fù)供電，會(huì)務(wù)主管應(yīng)