業(yè)務(wù)協(xié)同項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)及其實(shí)現(xiàn)機(jī)制

業(yè)務(wù)協(xié)同項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)及其實(shí)現(xiàn)機(jī)制

摘要項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)協(xié)同具有多部門、多組織、多業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)協(xié)同的特征，其信息本質(zhì)是優(yōu)化項(xiàng)目溝通管理。本文全面分析了項(xiàng)目管理工作中的協(xié)同過(guò)程和協(xié)同活動(dòng)，論述了項(xiàng)目管理協(xié)同的信息機(jī)制，給出了一個(gè)基于即時(shí)消息機(jī)制實(shí)現(xiàn)的項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)協(xié)同模型和系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)。項(xiàng)目管理協(xié)同歸結(jié)為消息協(xié)同和文件協(xié)同兩種應(yīng)用模式，論文深入論述了實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理協(xié)同的主要機(jī)制，即時(shí)消息機(jī)制、信息共享機(jī)制、任務(wù)監(jiān)控機(jī)制和智能代理機(jī)制，設(shè)計(jì)了即時(shí)消息服務(wù)器的核心實(shí)現(xiàn)機(jī)制，給出了消息交換協(xié)議BNF描述，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了即時(shí)消息服務(wù)器。關(guān)鍵詞項(xiàng)目管理；業(yè)務(wù)協(xié)同框架；即時(shí)消息機(jī)制；管理信息系統(tǒng)企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的開(kāi)展多以項(xiàng)目為基本單元進(jìn)行組織管理和實(shí)施運(yùn)行，在這樣的模式下，企業(yè)項(xiàng)目主管往往會(huì)面臨如何優(yōu)化項(xiàng)目溝通管理，以合理調(diào)配資源、分配項(xiàng)目任務(wù)并控制進(jìn)度和實(shí)時(shí)跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展，達(dá)到良好的項(xiàng)目進(jìn)度管理、項(xiàng)目質(zhì)量管理和項(xiàng)目成本管理。這些問(wèn)題都屬于項(xiàng)目管理的范疇，近年來(lái)，隨著項(xiàng)目管理學(xué)科的興起和逐步成熟，其理論和技術(shù)已經(jīng)影響到產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)活動(dòng)、經(jīng)營(yíng)管理等方面，企業(yè)提出了對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的時(shí)間、成本、質(zhì)量、人力資源、采購(gòu)和合同等進(jìn)行高度協(xié)調(diào)和有效控制的更高要求，項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)協(xié)同信息平臺(tái)已廣為企業(yè)所重視，成為企業(yè)實(shí)施高效、成功的項(xiàng)目管理所不可缺少的重要工具。項(xiàng)目管理就是為了滿足甚至超越項(xiàng)目涉及人員對(duì)項(xiàng)目的需求和期望而將理論知識(shí)、技能、工具和技巧應(yīng)用到項(xiàng)目的活動(dòng)中去。協(xié)同是指涉及到特定的目標(biāo)或成果的兩人或者多人之間正在進(jìn)行的交互。這個(gè)成果可以是一個(gè)項(xiàng)目、一個(gè)過(guò)程，甚至僅僅只是一個(gè)行為。項(xiàng)目管理過(guò)程一般分為項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目規(guī)劃、項(xiàng)目實(shí)施、項(xiàng)目結(jié)束四個(gè)階段。項(xiàng)目管理過(guò)程就是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員之間進(jìn)行交互協(xié)同的過(guò)程。l項(xiàng)目立項(xiàng)項(xiàng)目立項(xiàng)階段是項(xiàng)目籌備組在前期進(jìn)行可行性研究報(bào)告，經(jīng)多次評(píng)審，從初步可行性報(bào)告到詳細(xì)可行性報(bào)告通過(guò)后，形成項(xiàng)目建議書(shū)；項(xiàng)目建議書(shū)提交相關(guān)部門進(jìn)行審批，相關(guān)部門可能有多個(gè)，且審批有一定順序，所以需多次提交；相交部門對(duì)項(xiàng)目建議書(shū)進(jìn)行審批，這期間項(xiàng)目建議書(shū)可能進(jìn)行多次修改；直至各相關(guān)部門審批通過(guò)，項(xiàng)目建議書(shū)與部門審批文檔一起提交領(lǐng)導(dǎo)審批，如果被否決，則項(xiàng)目立項(xiàng)終止，項(xiàng)目建議書(shū)失效；如果被批準(zhǔn)，則進(jìn)入項(xiàng)目規(guī)劃階段。l項(xiàng)目規(guī)劃在這一階段中，人們首先要為已經(jīng)決策要實(shí)施的項(xiàng)目編制各種各樣的計(jì)劃方案（針對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的工期計(jì)劃、成本計(jì)劃、質(zhì)量計(jì)劃、資源計(jì)劃和集成計(jì)劃、成本預(yù)算、計(jì)劃應(yīng)急措施等等）。同時(shí)，還需要進(jìn)行必要的項(xiàng)目設(shè)計(jì)工作，擬定、編制和修訂一個(gè)項(xiàng)目或項(xiàng)目階段的工作目標(biāo)，以全面設(shè)計(jì)和界定項(xiàng)目，以及項(xiàng)目各階段所需要開(kāi)展的工作，提出有關(guān)項(xiàng)目產(chǎn)出物的全面要求和規(guī)定。l項(xiàng)目實(shí)施項(xiàng)目實(shí)施階段是項(xiàng)目按計(jì)劃執(zhí)行，同時(shí)進(jìn)行各種各樣控制過(guò)程，以保證項(xiàng)目實(shí)施的結(jié)果與項(xiàng)目設(shè)計(jì)、計(jì)劃的要求和目標(biāo)相一致。執(zhí)行過(guò)程包括：組織和協(xié)調(diào)人力資源和其它資源，組織和協(xié)調(diào)各項(xiàng)任務(wù)與工作，激勵(lì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)完成既定的工作計(jì)劃，保證項(xiàng)目按計(jì)劃進(jìn)行?？刂七^(guò)程包括：制定標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督和測(cè)量項(xiàng)目工作的實(shí)際情況、分析差異和問(wèn)題、采取糾偏措施等管理工作和活動(dòng)，以保障項(xiàng)目目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)，防止偏差積累而造成項(xiàng)目失敗。l項(xiàng)目結(jié)束項(xiàng)目結(jié)束階段就是項(xiàng)目的完工與交付階段，要對(duì)照項(xiàng)目定義和決策階段提出的項(xiàng)目目標(biāo)和項(xiàng)目計(jì)劃與設(shè)計(jì)階段所提出的各種項(xiàng)目要求，首先由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)全面檢驗(yàn)項(xiàng)目的整個(gè)工作和項(xiàng)目的產(chǎn)出物，然后由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)向項(xiàng)目的業(yè)主或用戶進(jìn)行驗(yàn)收和移交工作，直至項(xiàng)目的業(yè)主或用戶最終接受了項(xiàng)目的整個(gè)工作和工作結(jié)果，項(xiàng)目才算最終結(jié)束。項(xiàng)目管理有一個(gè)基本固定的流程。項(xiàng)目管理活動(dòng)是一個(gè)由多個(gè)項(xiàng)目成員之間的協(xié)同活動(dòng)。一個(gè)項(xiàng)目管理至少存在項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)者和任務(wù)執(zhí)行者之間的協(xié)同。實(shí)際上，還會(huì)有多個(gè)角色參與活動(dòng)，例如，項(xiàng)目發(fā)起人、項(xiàng)目審批者、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)者、項(xiàng)目管理者、項(xiàng)目審核評(píng)估者等。整個(gè)項(xiàng)目管理協(xié)同活動(dòng)過(guò)程如圖1所示。圖1項(xiàng)目管理協(xié)同活動(dòng)過(guò)程示意圖項(xiàng)目管理的協(xié)同活動(dòng)主要有以下幾種：申請(qǐng)審批：項(xiàng)目管理從項(xiàng)目立項(xiàng)階段到項(xiàng)目終止階段有許多環(huán)節(jié)需要申請(qǐng)和審批活動(dòng)。申請(qǐng)者向?qū)徟咛岢鲆豁?xiàng)申請(qǐng)，審批者對(duì)所申請(qǐng)的內(nèi)容進(jìn)行批復(fù)。如果還需要繼續(xù)審批，則轉(zhuǎn)交相關(guān)審批者審批；如果審批結(jié)束，則將審批結(jié)果反饋到申請(qǐng)者處。任務(wù)分配：項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)者對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行階段性里程碑劃分并將整個(gè)項(xiàng)目劃分成一系列子任務(wù)，然后將這些子任務(wù)分派到項(xiàng)目的各個(gè)任務(wù)執(zhí)行者手中。任務(wù)執(zhí)行者收到分配的任務(wù)后，對(duì)任務(wù)進(jìn)行確認(rèn)接受，如果認(rèn)為任務(wù)分配不合理，則向任務(wù)分配者提出重新分配或者更改任務(wù)的申請(qǐng)。任務(wù)分配者收到任務(wù)執(zhí)行者的確認(rèn)信息后，對(duì)該任務(wù)進(jìn)行重新分配、確認(rèn)分配等操作。進(jìn)度跟蹤：在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中項(xiàng)目執(zhí)行者可以將任務(wù)執(zhí)行中的問(wèn)題、需要的資源、結(jié)果等及時(shí)向風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)者反映；風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)者既可以向項(xiàng)目管理者報(bào)告項(xiàng)目進(jìn)展情況，可以針對(duì)任務(wù)執(zhí)行者提供的任務(wù)狀態(tài)反映對(duì)項(xiàng)目做相應(yīng)的調(diào)整，如更改項(xiàng)目（任務(wù)）執(zhí)行周期、重新分配或調(diào)整任務(wù)等；項(xiàng)目管理者可以分析各種項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告，及時(shí)與風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)人協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中可能出現(xiàn)的問(wèn)題。信息交流：在項(xiàng)目的各個(gè)階段都存在許多各種各樣的信息，這些信息在項(xiàng)目成員中的交流或傳送，也是一種協(xié)同活動(dòng)。最常見(jiàn)的是項(xiàng)目文檔的傳送和各種消息的傳遞。協(xié)同發(fā)布：項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)能夠在協(xié)同工作區(qū)中建立并發(fā)布各類項(xiàng)目信息。通過(guò)協(xié)同文檔夾，項(xiàng)目成員可以組織那些需要和其它成員共享的項(xiàng)目信息。在協(xié)同工作區(qū)中，項(xiàng)目成員能夠進(jìn)行簽入、簽出和文檔級(jí)控制來(lái)確保用戶使用的是“正確”的信息共享版本。會(huì)議討論：項(xiàng)目成員通過(guò)在線會(huì)議進(jìn)行項(xiàng)目相關(guān)問(wèn)題、技術(shù)以及經(jīng)驗(yàn)的交流和討論，實(shí)時(shí)獲取交換團(tuán)隊(duì)相關(guān)的意見(jiàn)、記錄或評(píng)論。協(xié)同是協(xié)調(diào)兩個(gè)或者兩個(gè)以上的不同資源或者個(gè)體，協(xié)同一致地完成某一目標(biāo)的過(guò)程或能力。協(xié)同項(xiàng)目管理就是協(xié)調(diào)或組織多個(gè)個(gè)體共同一致完成某一項(xiàng)目的過(guò)程?；趨f(xié)同的項(xiàng)目管理除了項(xiàng)目管理本身的要素之外，主要在于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的聯(lián)系、溝通和協(xié)同，因此實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理協(xié)同的主要機(jī)制有：即時(shí)消息機(jī)制、信息共享機(jī)制、任務(wù)監(jiān)控機(jī)制、智能代理機(jī)制。l共享與傳輸機(jī)制信息共享是項(xiàng)目管理協(xié)同過(guò)程中非常有效的分享信息的方式，它能夠以近乎實(shí)時(shí)的方式向員工提供當(dāng)前的項(xiàng)目信息。共享與傳輸機(jī)制一般包括三個(gè)部分：身份認(rèn)證、訪問(wèn)控制和傳輸控制（并發(fā)、同步、異步）。l任務(wù)監(jiān)控機(jī)制任務(wù)監(jiān)控就是不斷進(jìn)行項(xiàng)目進(jìn)度信息的采集、分析并反饋到項(xiàng)目相關(guān)成員處進(jìn)行相應(yīng)的處理。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人通過(guò)對(duì)任務(wù)進(jìn)度調(diào)整、任務(wù)查詢等手段即時(shí)了解項(xiàng)目的任務(wù)狀態(tài)和執(zhí)行人的狀態(tài)。l智能代理機(jī)制智能代理機(jī)制就是指計(jì)算機(jī)或者計(jì)算機(jī)程序，在某種調(diào)度安排下，負(fù)責(zé)在無(wú)需人直接操作時(shí)的信息收集或提供某些服務(wù)，以此來(lái)提供有效的業(yè)務(wù)協(xié)同支持，從而協(xié)同完成一個(gè)共同的任務(wù)和合作目標(biāo)。l即時(shí)消息機(jī)制即時(shí)消息機(jī)制在項(xiàng)目管理協(xié)同各個(gè)階段都發(fā)揮著重要作用，是保證項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)時(shí)實(shí)進(jìn)行交流或溝通的重要機(jī)制。在這些交流手段中，一般注重兩個(gè)方面：一是交流方式是不是實(shí)時(shí)反饋的，一是交流的內(nèi)容是否可持久化。基于網(wǎng)絡(luò)的即時(shí)消息通訊能較好滿足這兩方面要求，因此可將它作為項(xiàng)目管理協(xié)同過(guò)程中重要的交流手段。由于即時(shí)消息機(jī)制是保證項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)行時(shí)實(shí)交流或溝通的重要機(jī)制，下面針對(duì)即時(shí)消息機(jī)制的傳遞模式、傳輸協(xié)議以及消息處理框架進(jìn)行詳細(xì)闡述。即時(shí)消息傳遞主要有兩種模式：對(duì)等模式（PEERTOPEER）和客戶端/服務(wù)器模式（Client/Server）。客戶端/服務(wù)器模式的工作原理如下：首先由用戶向服務(wù)器提出消息交換請(qǐng)求，服務(wù)器和客戶端建立雙向傳輸通道。客戶端產(chǎn)生命令并傳送給服務(wù)器，服務(wù)器生成應(yīng)答傳送給客戶端作為響應(yīng)。當(dāng)有即時(shí)消息需要傳送給客戶端時(shí)，服務(wù)器與客戶端建立一個(gè)單向傳輸通道，向客戶端發(fā)送消息通知，客戶端根據(jù)通知進(jìn)行相應(yīng)的處理。對(duì)等模式（PEERTOPEER）的工作原理：消息發(fā)送方向消息接收方發(fā)送會(huì)話請(qǐng)求，經(jīng)過(guò)雙方協(xié)商，建立雙向傳輸通道，進(jìn)行消息傳遞。在項(xiàng)目管理協(xié)同管理過(guò)程中，為了增加發(fā)送消息的靈活性、安全性、可靠性、即時(shí)性，服務(wù)器需要記錄消息發(fā)送記錄，采用基于TCP/IP協(xié)議的客戶端/服務(wù)器的消息傳遞模式來(lái)支撐項(xiàng)目管理協(xié)同應(yīng)用，其工作原理如圖2所示：圖2即時(shí)消息工作原理一個(gè)即時(shí)消息系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)主要有兩個(gè)方面：一是消息交換協(xié)議的設(shè)計(jì)；一是消息協(xié)議的實(shí)現(xiàn)即消息處理框架，消息交換協(xié)議BNF描述如下：<消息>：：=[：<前綴><空格>]<命令><參數(shù)><前綴>：：=&<服務(wù)器名稱>|<用戶昵稱><命令>：：=<字符>{<字符>}|<數(shù)字><數(shù)字><數(shù)字><參數(shù)>：：=<空格>[′：′<變參><參數(shù)>]<服務(wù)器名稱>：：=<主機(jī)名稱><主機(jī)名稱>：：=<參看RFC952中定義的所有允許的主機(jī)名稱><會(huì)議室名稱>：：=<非空字符>{<非空字符>}<用戶昵稱>：：=<非空字符>{<非空字符>}<空格>：：=′′{′′}<變參>：：=<除了NULL以外的任何ASCII字符><字符>：：=′a′…′z′|′A′…′Z′<數(shù)字>：：=′0′…′9′<非空字符>：：=<除了空格、回車、換行、和NULL之外的所有8位字符><回車>：：=<CR><換行>：：=<LF>根據(jù)協(xié)議格式，在系統(tǒng)應(yīng)用中從客戶端發(fā)送消息實(shí)例的協(xié)議格式為：SENDMSG#<會(huì)議室名稱>|<用戶帳號(hào)><消息內(nèi)容>，表示消息是發(fā)給某一個(gè)具體的用戶還是發(fā)給一個(gè)會(huì)議室。如果客戶端接收到一條消息，它有如下的協(xié)議格式：&<會(huì)議室名稱>|<用戶昵稱>SENDMSG#<會(huì)議室名稱>|<用戶昵稱><消息內(nèi)容>。第一部分表示消息是從哪里發(fā)出的，是用戶發(fā)出的，還是服務(wù)器發(fā)出的消息，第二部分是命令字符串，第三部分表示消息是發(fā)給會(huì)議室的還是只發(fā)給某一具體用戶的。消息處理框架主要定義消息服務(wù)器對(duì)消息的接收、分析處理和發(fā)送。在實(shí)際應(yīng)用中，往往會(huì)出現(xiàn)多個(gè)用戶同時(shí)發(fā)送消息的情況，增加了服務(wù)器處理消息的負(fù)擔(dān)，容易造成消息阻塞。為了提高服務(wù)器的負(fù)載性能，利用多線程技術(shù)將處理消息過(guò)程設(shè)計(jì)為接收線程池、分析線程池、發(fā)送線程池三個(gè)線程緩沖器，避免由于某部分阻塞導(dǎo)致程序掛起的情況。三個(gè)緩沖器工作方式如圖3：圖3消息緩沖原理圖協(xié)同項(xiàng)目管理是基于即時(shí)消息傳遞和共享項(xiàng)目信息的協(xié)同方式。項(xiàng)目管理協(xié)同主要分消息協(xié)同和文件協(xié)同兩種模式，它們各自處理過(guò)程為：消息協(xié)同模式：用戶向消息服務(wù)器發(fā)送消息，消息服務(wù)器收到消息后進(jìn)行解析，如果是傳送給其它用戶的信息，則轉(zhuǎn)發(fā)消息；如果是業(yè)務(wù)操作消息，則交由業(yè)務(wù)代理器進(jìn)行處理，并將處理結(jié)果存儲(chǔ)到信息存儲(chǔ)器。文件協(xié)同模式（即文件共享與傳輸模式）：用戶向消息服務(wù)器發(fā)送文件操作命令，消息服務(wù)器收到消息后對(duì)操作命令進(jìn)行解析，并將結(jié)果交給文件控制器進(jìn)行處理。如果是傳送文件操作，由消息服務(wù)器向接收用戶發(fā)送接收文件消息，等待用戶接收文件；如果是訪問(wèn)文件操作，由文件控制器向用戶傳