參觀與接待禮儀

第九章

日?；顒佣Y儀日常活活動禮儀包括:參觀接待、典禮與儀式、晚會與舞會等參觀與接待禮儀參觀，是組織向公眾宣傳自己的工藝流程、技術(shù)力量、生產(chǎn)規(guī)模、環(huán)境條件、產(chǎn)品管理、企業(yè)文化，向公眾釋疑解惑，深化公眾對組織的了解，獲得公眾支持的一條重要途徑。參觀是生產(chǎn)型企業(yè)最為常見的活動。參觀可分為幾類：1、按參觀目的，分為訂貨性參觀和學習性參觀2、按參觀性質(zhì)，分為考察性參觀和一般性參觀3、按參觀時間，分為定期安排的集中參觀和日常隨時來的分散參觀4、按參觀方式，有應邀來廠和自行來廠之分5、按參觀對象，有一般對象，如學生、社區(qū)公眾、職工家屬等，有特殊對象，即與該企業(yè)有各種直接或間接利害關(guān)系的人員，如客戶、新聞媒體、行政機關(guān)、科研部門、協(xié)作單位等。參觀參觀接待禮儀對于參觀活動來說，接待很關(guān)鍵，因此，對參觀者，秘書人員要做到細致周到、精心安排。一、對于組團接來參觀的人員〔即正式參觀、有利益關(guān)系的參觀〕、秘書應安排企業(yè)領導在接待中出面，在他們正式參觀前講話，表示歡送；接待室要備茶水、座位。二、將參觀作為一種公關(guān)手段，準備充分，準備到位，使參觀者對企業(yè)或產(chǎn)品有較全面和深入的了解，并獲得其美譽。三、參觀重點可放在榮譽陳列室、廠房、設施和工作現(xiàn)場上。應擬好參觀線路，由專人引領參觀，由專業(yè)人員進行現(xiàn)場解說。對于客人提問，解答要簡潔。四、作為一個合格的秘書，應提前會同相關(guān)部門約定重點參觀場所，對其加以整理和修飾〔場所衛(wèi)生及工作人員的精神狀態(tài)都要好，紀律要嚴明，務必給客人留下好印象?！硡⒂^活動要有保密意識，不能夠?qū)腿说囊笠桓艥M足，該保密的一定要婉拒參觀。五、如須安排食宿，參見宴會接待一章。典禮與儀式逢重大節(jié)日、紀念日、重要事件發(fā)生，企業(yè)常常舉行隆重的儀式或慶典活動。企業(yè)典禮通常有開業(yè)典禮、落成典禮、簽字典禮、開幕典禮、奠基典禮、表彰典禮、志慶典禮等。如按內(nèi)容分，那么分為開始性典禮，要求強調(diào)斗志與希望，有結(jié)束性典禮，強調(diào)圓滿和喜慶。開業(yè)典禮是企業(yè)中最重要的典禮，要求熱烈、隆重。這一章里我們著重講開業(yè)典禮。開業(yè)典禮開業(yè)典禮的組織1一、確定日期，宜選擇節(jié)假晶和有紀念意義的日子，中國還講究黃道吉日，可通過日歷初步篩選出幾個日子，供領導選擇確定。二、確定參加典禮的領導和嘉賓名單，嘉賓以業(yè)務主管機關(guān)領導、社會名流為主，同時邀請新聞界人士。名單可由領導圈定初步范圍，秘書落實后交領導最終確定。確定名單后，提前一周發(fā)出請柬〔請柬禮儀參見前一章〕。三、確定開業(yè)典禮的工作人員，由于典禮是形象工程，工作人員要挑選儀表佳舉止優(yōu)雅、反響敏捷的人擔任，并確定一個主管人員。工作人員佩戴胸卡或胸花，著裝盡量統(tǒng)一。四、布置慶典場地。開業(yè)典禮一般設在店門，也可租用一個條件羅好的地方舉行。場地要營造喜慶氣氛，可通過懸掛標語、條幅、彩帶、宮燈，立氣拱門，擺放花籃等方式來進行。對于音響要提前準備并要試音，保證通暢。為每一位在主席臺或貴賓席就座的嘉賓準備好臺簽。準備好飲用水，如有紀念品，也提前準備好。開業(yè)典禮的組織2五、典禮應有1至4名主持人，視其規(guī)模大小而定。主持人要優(yōu)雅大方、機敏幽默，可由企業(yè)人員擔任，也可聘請專業(yè)主持人，但要提前做好詳細溝通。六、典禮入口到有專人接待引導，隆重的典禮要有來賓衣帽存放點，各項議程安排要緊湊，尤其是各發(fā)言人之間的時間要緊湊〔在來賓入座之時，要檢查各發(fā)言人是否到場，如未到場，要改變發(fā)言安排，不可出現(xiàn)“空檔〞〕。典禮結(jié)束時，主辦單位的代表要向來賓致謝并道別。七、典禮結(jié)束之后，應由負責人引導來賓進行參觀。八、安排好有關(guān)領導、負責人、流名、新聞界人士的招待宴會。如需發(fā)新聞稿，應提前準備好通稿〔即新聞初稿〕提供給記者，可提高效率。

剪彩儀式剪彩儀式在現(xiàn)代商業(yè)中較為常見，也常常作為開業(yè)典禮的重要組成，此外，在開工、落成典禮上也常常使用。剪彩儀式與開業(yè)典禮的程序有所相似。需要注意的幾個問題有:1、日期一定要選擇無風無雨的，最好是天氣晴朗，確定日期之前應關(guān)注天氣預報，大型剪彩的日期天氣可直接向氣象部門咨詢。2、如發(fā)放紀念品，紀念以輕便小巧為宜，上面印制公司名稱；3、參加剪彩的禮儀小姐，應統(tǒng)一服裝，服裝顏色以紅色系的喜慶色為主。4、剪彩的剪刀要多備一兩把，以妨領導臨時邀請嘉賓。5、剪彩儀式通常安排在上午，預示蒸蒸日上。報告會、慶祝會的組織1、日期選擇：跟慶典不一樣的是，由于報告會非公眾型商務活動，而是一種內(nèi)部活動〔業(yè)內(nèi)活動〕，所以不應占用來賓的休息時間，一般設在臨近周末的工作日當中〔具體哪一天視會議天數(shù)而定〕。2、會場選擇：一般在室內(nèi)，會議室可視規(guī)模大小來選擇，如系對外的大中型會議，一般是到酒店租用會議室，外地客人可就地住宿。3、主席臺、貴賓臺、工作人員的安排跟慶典相似。4、程序：主持人宣布會議開始——按職位大小和禮賓次序介紹在主席臺或貴賓席就坐的領導人——請有關(guān)領導致詞——請有關(guān)人員發(fā)表演說或講話——主持人總結(jié)〔如有互換禮物的程序可在此時舉行〕——退場〔主席臺和貴賓臺的先退，其他人員后退〕探望探望：通常有探病和慰問兩種類型。一、探病，探病的目的有二：一是寬慰病人，二是表達關(guān)心，一定要從這兩個角度出發(fā)。探病的本卷須知：1、遵守院方的探病時間，如探在家的病人，以下午為宜。與病人敘話的時間，視其精神狀態(tài)和興奮度而定，通常在15分鐘至1小時之間。2、前往探望的人數(shù)不宜太多，最多不超過4人，以免病房嘈雜，空氣污濁。3、敘話應親切自然，以寬慰為目的，談一些讓病人快樂的話題，