第二章 秘書(shū)的可持續(xù)發(fā)展

第二章秘書(shū)的可持續(xù)發(fā)展

學(xué)習(xí)目標(biāo)思考練習(xí)主要內(nèi)容知識(shí)框架圖本章小結(jié)導(dǎo)引案例

本章是秘書(shū)實(shí)務(wù)課程的拓展內(nèi)容，主要從秘書(shū)的基本資質(zhì)、應(yīng)聘、面試、試用、審查考核等方面向希望從事秘書(shū)工作的學(xué)生介紹如何走進(jìn)秘書(shū)職業(yè)崗位并逐步做個(gè)合格的秘書(shū)。本章應(yīng)重點(diǎn)掌握在應(yīng)聘秘書(shū)時(shí)，如何根據(jù)自己的發(fā)展特點(diǎn)為自己準(zhǔn)確定位；結(jié)合具體的秘書(shū)崗位分析自己是否勝任，并如何保持自己的可持續(xù)發(fā)展態(tài)勢(shì)。要求學(xué)生嘗試拓展自己與人結(jié)交、溝通的能力；正確認(rèn)識(shí)秘書(shū)職場(chǎng)、客觀分析自己；加強(qiáng)擇業(yè)就業(yè)的心理素質(zhì)，學(xué)會(huì)自信、坦然地融入社會(huì)。第一節(jié)秘書(shū)的應(yīng)聘與面試第二節(jié)對(duì)秘書(shū)的審查與考核第三節(jié)秘書(shū)的晉升與發(fā)展第一節(jié)秘書(shū)的應(yīng)聘與面試

本節(jié)點(diǎn)睛一、秘書(shū)的任職資格與條件二、秘書(shū)的推薦與應(yīng)聘三、秘書(shū)的面試四、秘書(shū)在試用期間的工作隨著秘書(shū)職業(yè)隊(duì)伍的完善與成熟，社會(huì)對(duì)秘書(shū)人員的任用，已經(jīng)完全納入一般人才招聘的程序。而不同職業(yè)崗位對(duì)自己要任用的秘書(shū)有不同的標(biāo)準(zhǔn)。各行各業(yè)的用人標(biāo)準(zhǔn)，有特性，也有共性。因此我們有必要研究近年來(lái)秘書(shū)人才市場(chǎng)的用人趨向。我們首先來(lái)看一則真實(shí)的秘書(shū)招聘廣告：例文1

P&G誠(chéng)聘寶潔公司是世界上著名的日用消費(fèi)品制造和營(yíng)銷(xiāo)公司之一，北京寶潔技術(shù)有限公司系外商獨(dú)資高新技術(shù)企業(yè)，從事研究和開(kāi)發(fā)洗滌用品、清潔用品、口腔護(hù)理用品領(lǐng)域的新技術(shù)，我們正在尋找自勵(lì)向上的人才成為寶潔的一員。經(jīng)人事部全國(guó)人才流動(dòng)中心批準(zhǔn)，現(xiàn)誠(chéng)聘以下人員：研究開(kāi)發(fā)部秘書(shū)（3人，編號(hào)PGBTC09）一、秘書(shū)的任職資格與條件Requirements:Collegegraduateorvocationalschoolgraduate.1-2yearsecretarial/administrationexperienceinaforeignorJointVenturecompanypreferred.GoodcommunicationskillincludingfluencyinEnglish&Mandarin.HavegoodcomputerskillsincludingWordandExcel.etc.Energeticpersonalitywholikestotakeinitiativeandisgoodatproblemsolvingandworkingeffectivelywithothers.一、秘書(shū)的任職資格與條件從以上招聘廣告來(lái)分析，今天社會(huì)單位對(duì)秘書(shū)的需求和聘用要求，對(duì)我們提出了如下警示：第一，“硬件”要求毫不含糊；第二，“軟件”要求綿里藏針；第三，“第二專(zhuān)業(yè)”不可或缺；第四，“硬件”要求常常是用人單位提出特性要求所以標(biāo)準(zhǔn)比較清晰，“軟件”作為共性的要求反而模糊；第五，招聘啟事內(nèi)容有從對(duì)應(yīng)聘者的理想、事業(yè)心歸屬感的訴求，逐步向?qū)ξ镔|(zhì)待遇、經(jīng)濟(jì)實(shí)惠和機(jī)會(huì)的訴求轉(zhuǎn)變的趨勢(shì)；第六，用人單位日益占主動(dòng)地位的招聘局面，常使應(yīng)聘者更看重招聘廣告上寫(xiě)明的條件，而忽視一些不言自明的條件。一、秘書(shū)的任職資格與條件二、秘書(shū)的推薦與應(yīng)聘

（一）推薦秘書(shū)

推薦一名秘書(shū)到用人單位，一般有如下三條渠道（見(jiàn)圖2-1）。圖2-1推薦秘書(shū)的渠道三條渠道是交叉關(guān)系，每條渠道各有優(yōu)勢(shì)和不便，如表2-1所示。推薦秘書(shū)的渠道優(yōu)勢(shì)

劣勢(shì)

應(yīng)聘者本人自薦容易表達(dá)容易模糊自己的弱勢(shì)，甚至不能準(zhǔn)確表明自在條件了解和熟悉應(yīng)聘者的人推薦了解和熟悉應(yīng)聘者的人愿意推薦，就是一種有利的表態(tài)有時(shí)會(huì)轉(zhuǎn)托或強(qiáng)人所難，到不如自薦應(yīng)聘者的原單位或畢業(yè)學(xué)校的推薦可信程度高，一般在對(duì)被推薦人的評(píng)價(jià)上會(huì)真實(shí)可信，并留有充分余地容易產(chǎn)生依賴心理表2-1推薦秘書(shū)的渠道的比較二、秘書(shū)的推薦與應(yīng)聘（二）面試或約見(jiàn)的聯(lián)系

打聯(lián)系面試或約見(jiàn)的電話還應(yīng)注意的是：要明確聯(lián)系目的，是要弄清楚招聘啟事上沒(méi)寫(xiě)明、而你又希望知道，以決定自己是否應(yīng)試的問(wèn)題；事先要想好關(guān)于自己學(xué)歷、工作經(jīng)歷等問(wèn)題的簡(jiǎn)要回答，對(duì)方?jīng)]有問(wèn)及，你不必說(shuō)，如果問(wèn)到，要簡(jiǎn)單明了，對(duì)答從容；也許你感覺(jué)談話非常成功，即便如此，對(duì)方不問(wèn)，你也不必非讓對(duì)方知道你是誰(shuí)；根據(jù)電話中隨時(shí)記下的公司情況，以及在電話中感覺(jué)到公司人員的素質(zhì)水平，通盤(pán)考慮是否進(jìn)一步應(yīng)試。（二）面試或約見(jiàn)的聯(lián)系1234（三）準(zhǔn)備應(yīng)聘材料根據(jù)現(xiàn)在用人單位的要求，應(yīng)聘材料主要有以下七種（見(jiàn)圖2-2）。圖2-2應(yīng)聘的材料三、秘書(shū)的面試

深厚的知識(shí)、熟練的操作技術(shù)、從容的應(yīng)對(duì)能力以及穩(wěn)健的心理素質(zhì)是所有招聘單位共同期望的，應(yīng)聘秘書(shū)能自然地展示自己優(yōu)異超群的綜合素質(zhì)才能成功。面試應(yīng)當(dāng)特別注意下面四點(diǎn)（見(jiàn)圖2-3）。圖2-3面試中注意的方面四、秘書(shū)在試用期間的工作作為試用秘書(shū)，應(yīng)當(dāng)注意以下幾個(gè)問(wèn)題：詳細(xì)了解單位有關(guān)的規(guī)章制度和紀(jì)律要求；坦率地向直接領(lǐng)導(dǎo)講明自己必須說(shuō)明的情況；盡快進(jìn)入角色減少因?yàn)樯柙斐傻墓ぷ鞑豁樌?/p>

一定保持沉穩(wěn)，注意觀察體會(huì)工作環(huán)境和氛圍；仔細(xì)品味自己是否適合這份工作；

適當(dāng)?shù)臅r(shí)候，向自己的直接領(lǐng)導(dǎo)表達(dá)自己對(duì)這份工作的滿意，表明自己希望被錄用的意愿。四、秘書(shū)在試用期間的工作第二節(jié)對(duì)秘書(shū)的審查與考核

本節(jié)點(diǎn)睛一、對(duì)秘書(shū)的審查與職業(yè)紀(jì)律二、國(guó)家秘書(shū)職業(yè)資格鑒定與考試介紹三、我國(guó)引進(jìn)的兩種秘書(shū)職業(yè)考試四、應(yīng)當(dāng)建立秘書(shū)的基本職業(yè)要求

古今中外都認(rèn)定秘書(shū)這門(mén)職業(yè)是機(jī)要性最強(qiáng)的職業(yè)。所以對(duì)秘書(shū)的審查和考核歷來(lái)是這門(mén)職業(yè)中比較重視的工作。隨著社會(huì)的發(fā)展，當(dāng)前我國(guó)對(duì)秘書(shū)的審查和考核在內(nèi)容和形式上也發(fā)生了很大變化。

一、對(duì)秘書(shū)的審查與職業(yè)紀(jì)律

對(duì)秘書(shū)的審查和紀(jì)律要求，是由秘書(shū)就職的具體崗位和工作性質(zhì)決定的。以北京市的秘書(shū)普遍情況來(lái)看，大體有三種（見(jiàn)圖2-4）。圖2-4北京市秘書(shū)的分類(lèi)（一）北京市關(guān)于對(duì)秘書(shū)的選用

和審查規(guī)定所體現(xiàn)的特殊要求

隨著反腐敗和整頓機(jī)關(guān)工作作風(fēng)，我們對(duì)黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位中秘書(shū)的審查日益嚴(yán)格。尤其是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)同志的秘書(shū)和擔(dān)任一定領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的秘書(shū)，審查更為嚴(yán)格。中共北京市委辦公廳等聯(lián)合下發(fā)的《意見(jiàn)》在秘書(shū)的管理中就明確規(guī)定了對(duì)秘書(shū)的審查內(nèi)容、形式，并且有明確的時(shí)間周期要求。（二）對(duì)企業(yè)秘書(shū)注重的是輔助

經(jīng)濟(jì)管理能力和工作效率

對(duì)企業(yè)秘書(shū)沒(méi)有統(tǒng)一的審查標(biāo)準(zhǔn)，常常是依照不同企業(yè)中對(duì)職員的審查標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。與政務(wù)秘書(shū)比較，企業(yè)秘書(shū)在很多方面都有其自身的特點(diǎn)（見(jiàn)圖2-5）。圖2-5企業(yè)秘書(shū)的特點(diǎn)企業(yè)雖然沒(méi)有專(zhuān)門(mén)對(duì)秘書(shū)的審查，但是卻要求秘書(shū)公私分清、廉潔自律、正確把握工作間的交際交往和奢侈腐化、不正之風(fēng)的區(qū)別。如上海證券交易所《股票上市規(guī)則（2001年修訂本）》。（二）對(duì)企業(yè)秘書(shū)注重的是輔助

經(jīng)濟(jì)管理能力和工作效率（三）涉外秘書(shū)的審查和紀(jì)律

對(duì)涉外秘書(shū)的審查，一是由承擔(dān)勞務(wù)輸出的對(duì)外企業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)主管；一是由雇用涉外秘書(shū)的企業(yè)單位人力資源管理部門(mén)主管。承擔(dān)勞務(wù)輸出的對(duì)外企業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)對(duì)包括涉外秘書(shū)在內(nèi)的中方雇員有明確的工作原則和工作守則，有嚴(yán)格的涉外工作紀(jì)律。1.涉外秘書(shū)工作的原則（見(jiàn)圖2-6）。圖2-6涉外秘書(shū)工作的原則（三）涉外秘書(shū)的審查和紀(jì)律2.涉外秘書(shū)人員在工作中應(yīng)注意遵守的六項(xiàng)守則：忠于祖國(guó)、忠于人民、忠于事業(yè)；注意貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的方針政策，尤其要注意貫徹黨和國(guó)家的對(duì)外經(jīng)濟(jì)政策，自覺(jué)遵守國(guó)家的各項(xiàng)法律法規(guī)；嚴(yán)格保守國(guó)家秘密，認(rèn)真執(zhí)行保密法規(guī)；忠于職守，盡職盡責(zé)。不超越權(quán)限；保持中國(guó)人的優(yōu)秀傳統(tǒng)和行為美德，吸收借鑒國(guó)外精華；與外方人員私人交往要有度。遇事要向有關(guān)部門(mén)請(qǐng)示、報(bào)告。二、國(guó)家秘書(shū)職業(yè)資格鑒定與

考試介紹

（一）國(guó)家對(duì)秘書(shū)職業(yè)資格的鑒定國(guó)家對(duì)秘書(shū)職業(yè)資格的鑒定的發(fā)展歷程（見(jiàn)圖2-7）。圖2-7國(guó)家對(duì)秘書(shū)職業(yè)資格的鑒定（二）國(guó)家對(duì)秘書(shū)職業(yè)資格鑒定的內(nèi)容我國(guó)對(duì)秘書(shū)職業(yè)資格鑒定的內(nèi)容有與外國(guó)的共性，也有自己的特點(diǎn)，如表2-2所示。秘書(shū)職業(yè)資格鑒定

具體內(nèi)容

鑒定對(duì)象

專(zhuān)門(mén)從事辦公室程序工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實(shí)施服務(wù)的人員

鑒定層次

不同等級(jí)的秘書(shū)共同的職業(yè)能力特征：要求具備較強(qiáng)的文字與語(yǔ)言表達(dá)能力、綜合協(xié)調(diào)與合作能力、邏輯思維與分析能力表2-2秘書(shū)職業(yè)資格鑒定續(xù)表秘書(shū)職業(yè)資格鑒定具體內(nèi)容鑒定內(nèi)容

（1）鑒定內(nèi)容基本上是以秘書(shū)工作的基本要求和不同等級(jí)秘書(shū)的具體工作內(nèi)容來(lái)劃定的?；疽蟀貢?shū)的職業(yè)道德、基礎(chǔ)知識(shí)和工作要求三方面；（2）對(duì)秘書(shū)的職業(yè)技能鑒定主要從商務(wù)溝通、辦公室事務(wù)與管理、常用事務(wù)文書(shū)、會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)、信息與檔案等方面考核理論知識(shí)和專(zhuān)業(yè)能力；（3）鑒定中對(duì)國(guó)家職業(yè)資格從五級(jí)至二級(jí)秘書(shū)的能力要求依次遞進(jìn)，高級(jí)別涵蓋低級(jí)別的要求；

（4）對(duì)不同級(jí)秘書(shū)的職業(yè)技能鑒定分別進(jìn)行（二）國(guó)家對(duì)秘書(shū)職業(yè)資格鑒定的內(nèi)容（三）目前國(guó)家對(duì)秘書(shū)職業(yè)技能

鑒定的局限

從目前實(shí)施的幾次鑒定情況看，尚有四個(gè)問(wèn)題急待解決（見(jiàn)圖2-8）。

圖2-8急待解決的問(wèn)題

（一）英國(guó)的劍橋秘書(shū)證書(shū)考試以及辦公室管理證書(shū)英國(guó)的劍橋秘書(shū)證書(shū)考試以及后來(lái)的辦公室管理證書(shū)是由教育部考試中心（NEEA）和英國(guó)劍橋大學(xué)考試委員會(huì)（UCLES）聯(lián)合在我國(guó)推出。1.英國(guó)劍橋大學(xué)考試委員會(huì)的劍橋秘書(shū)證書(shū)所遵循的標(biāo)準(zhǔn)被認(rèn)為是為世界各國(guó)所推崇的。證書(shū)考試的程序和評(píng)估設(shè)計(jì)被認(rèn)為能適用于不同的地點(diǎn)、體系和文化；2.英國(guó)劍橋秘書(shū)證書(shū)主要考察秘書(shū)的能力：3.1999年，國(guó)家教育部考試中心成立了中英中心，重點(diǎn)進(jìn)行秘書(shū)證書(shū)的引進(jìn)工作。2003年以后，教育部考試中心在英國(guó)劍橋秘書(shū)證書(shū)考試的基礎(chǔ)上開(kāi)發(fā)劍橋辦公管理國(guó)際證書(shū)考試。三、我國(guó)引進(jìn)的兩種秘書(shū)職業(yè)考試

（二）英國(guó)的NVQs秘書(shū)考試

NVQs（NationalVocationalQualificationSystem）即國(guó)家職業(yè)資格證書(shū)制度。是英國(guó)以國(guó)家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為導(dǎo)向，以實(shí)際工作表現(xiàn)為考評(píng)依據(jù)的一種新型的職業(yè)資格證書(shū)制度。它的標(biāo)準(zhǔn)體系的基礎(chǔ)部分所描述的職責(zé)主要是執(zhí)行性的事務(wù)工作，包括來(lái)訪接待、安全保衛(wèi)、文件收發(fā)、信息處理、文檔保管、文件準(zhǔn)備和辦公設(shè)備使用等等。合作期間，國(guó)家勞動(dòng)和社會(huì)保障部職業(yè)鑒定中心成立了中英資格證書(shū)合作項(xiàng)目辦公室，加緊討論引進(jìn)推廣NVQs行政管理及文秘標(biāo)準(zhǔn)的工作。四、應(yīng)當(dāng)建立秘書(shū)的基本職業(yè)要求秘書(shū)第一要忠誠(chéng)，必須忠實(shí)于就職的組織或雇主；第二要廉潔，辦事公正，不貪心，包括對(duì)錢(qián)財(cái)和榮譽(yù)；第三要文雅，舉止訓(xùn)練有素，談吐有修養(yǎng)，有氣質(zhì)。第三節(jié)秘書(shū)的晉升與發(fā)展

本節(jié)點(diǎn)睛一、秘書(shū)晉升工作的現(xiàn)狀二、秘書(shū)的可持續(xù)發(fā)展完善自我，實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值是秘書(shū)一直追求的。一、秘書(shū)晉升工作的現(xiàn)狀

（一）社會(huì)中不同的秘書(shū)等級(jí)現(xiàn)狀1.傳統(tǒng)的行政秘書(shū)是按照行政級(jí)別來(lái)確定等級(jí)的；2.相當(dāng)多的公司企業(yè)飯店商社中秘書(shū)大體就分成兩級(jí)，一級(jí)是處理日常事務(wù)的初級(jí)秘書(shū)，一級(jí)是領(lǐng)導(dǎo)助理、左右手的高級(jí)秘書(shū)；3.只有在外交工作中，我國(guó)駐外領(lǐng)使館有三秘、二秘、一秘的等級(jí)。（二）晉升的可能和晉升的實(shí)際

困難

在秘書(shū)這門(mén)職業(yè)的實(shí)際工作中，我們往往更多地強(qiáng)調(diào)甘當(dāng)無(wú)名英雄、幕后英雄，秘書(shū)工作也要求秘書(shū)踏踏實(shí)實(shí)奉獻(xiàn)，不計(jì)較個(gè)人得失要求晉升甚至?xí)徽J(rèn)為是非分之想。做好秘書(shū)的晉升工作一方面能增強(qiáng)激勵(lì)機(jī)制，提高秘書(shū)人員整體水平，使秘書(shū)職業(yè)人才結(jié)構(gòu)合理；另一方面還能給社會(huì)的人才需求提供便利，需要秘書(shū)的單位可以根據(jù)自己的需求招聘不同職業(yè)層次的秘書(shū)。（三）秘書(shū)晉升工作的推進(jìn)

國(guó)家秘書(shū)職業(yè)技能鑒定標(biāo)準(zhǔn)曾將秘書(shū)分為初、中、高三級(jí)，近年來(lái)修訂為五級(jí)，五級(jí)最低，二級(jí)最高，沒(méi)有設(shè)置一級(jí)。在鑒定標(biāo)準(zhǔn)中體現(xiàn)了對(duì)秘書(shū)漸次提高的要求。這個(gè)鑒定應(yīng)當(dāng)和秘書(shū)職稱(chēng)的評(píng)定結(jié)合，并且盡快向執(zhí)證上崗過(guò)渡。二、秘書(shū)的可持續(xù)發(fā)展

目前秘書(shū)的需求量大，職業(yè)隊(duì)伍迅速擴(kuò)大。在這種情況下，對(duì)秘書(shū)的發(fā)展仍有兩種截然相反的觀點(diǎn)：有人認(rèn)為秘書(shū)這門(mén)職業(yè)很快會(huì)萎縮和衰亡；