第11章 工程項目信息管理

第11章工程項目信息管理本章主要內(nèi)容11.1概述11.1.1項目中的信息11.1.2項目信息管理的任務(wù)11.2工程項目報告系統(tǒng)11.2.1工程項目中報告的種類11.2.2報告的作用11.2.3報告的要求11.2.4報告系統(tǒng)11.3項目管理信息系統(tǒng)11.3.1概述11.3.2項目管理信息系統(tǒng)的建立過程11.3.3項目管理信息系統(tǒng)總體描述中北大學(xué)土木工程系本章主要內(nèi)容11.4工程項目文檔管理11.4.1文檔管理的任務(wù)和基本要求11.4.2項目文檔資料的特點11.4.3文檔系統(tǒng)的建立11.5項目管理中的軟信息11.5.1軟信息的概念11.5.2軟信息的作用11.5.3軟信息的特點11.5.4軟信息的獲取11.6計算機在項目管理中的應(yīng)用11.6.1概述11.6.2項目管理中應(yīng)用軟件的主要功能中北大學(xué)土木工程系謝謝大家!中北大學(xué)土木工程系11.1.1項目中的信息信息的種類1．項目基本狀況的信息。2．現(xiàn)場實際工程信息，3．各種指令、決策方面的信息。4．其它信息。信息的基本要求1．專業(yè)對口。2．反映實際情況。3．及時提供。4．簡單，便于理解。中北大學(xué)土木工程系信息的基本特征1．信息載體通常有：(l)紙張，如各種圖紙、各種說明書、合同、信件、表格等；(2)磁盤、磁帶，以及其他電子文件；(3)照片，微型膠片，X光片；(4)其它，如錄相帶、電視唱片、光盤等；2．選用信息載體，受如下幾方面因素的影響：(l)不同的載體有不同的介質(zhì)技術(shù)和信息存取技術(shù)要求。(2)項目信息系統(tǒng)運行成本的限制。(3)信息系統(tǒng)運行速度要求。(4)特殊要求。(5)信息處理和傳遞技術(shù)和費用的限制。中北大學(xué)土木工程系3．信息的使用有如下說明：(l)有效期(2)使用的目的(3)信息的權(quán)限4．信息的存檔方式。返回中北大學(xué)土木工程系11.1.2項目信息管理的任務(wù)1．組織項目基本情況的信息，并系統(tǒng)化，編制項目手冊。2．項目報告及各種資料的規(guī)定。3．按照項目實施、項目組織、項目管理工作過程建立項目管理信息系統(tǒng)流程，在實際工作中保證這個系統(tǒng)正常運行，并控制信息流。4．文檔管理工作。返回中北大學(xué)土木工程系11.2.1工程項目中報告的種類按時間可分為日報、周報、月報、年報；針對項目結(jié)構(gòu)的報告，如工作包、單位工程、單項工程、整個項目報告；專門的內(nèi)容的報告，如質(zhì)量報告、成本報告、工期報告；特殊情況的報告，如風(fēng)險分析報告、總結(jié)報告、特別事件報告等；狀態(tài)報告，比較報告等。返回中北大學(xué)土木工程系11.2.2報告的作用1．作為決策的依據(jù)。2．用來評價項目，評價過去的工作以及階段成果。3．總結(jié)經(jīng)驗，分析項目中的問題。4．通過報告去激勵各參加者，讓大家了解項目成就。5．提出問題，解決問題，安排后期的計劃。6．預(yù)測將來情況，提供預(yù)警信息。7．作為證據(jù)和工程資料。返回中北大學(xué)土木工程系11.2.3報告的要求1．與目標一致。2．符合特定的要求。3．規(guī)范化、系統(tǒng)化。4．處理簡單化，內(nèi)容清楚，各種人都能理解，避免造成理解和傳輸過程中的錯誤。5．報告的側(cè)重點要求。返回中北大學(xué)土木工程系11.2.4報告系統(tǒng)報告系統(tǒng)最基礎(chǔ)的是原始資料，它來源于工程活動，包括工程活動的完成程度、工期、質(zhì)量、人力、材料消耗、費用等情況的記錄，以及試驗驗收檢查記錄。它應(yīng)一次性收集，以保證相同的信息，相同的來源。上層的報告應(yīng)由上述職能總結(jié)歸納，按照項目結(jié)構(gòu)和組織結(jié)構(gòu)層層歸納、濃縮，作出分析和比較，形成金字塔形的報告系統(tǒng)(見圖11-1)。這些報告是由下而上內(nèi)容不斷濃縮的(見圖11-2)。中北大學(xué)土木工程系項目月報是最重要的項目總體情況報告，它的形式可以按要求設(shè)計，但內(nèi)容比較固定。通常包括：1．概況2．項目進度詳細說明3．預(yù)計工期計劃4．按部分工程羅列出各個負責(zé)的施工單位5.項目組織狀況說明返回中北大學(xué)土木工程系返回圖11-1中北大學(xué)土木工程系返回圖11-2中北大學(xué)土木工程系11.3.1概述項目管理中，信息、信息流通和信息處理各方面的總和稱為項目管理信息系統(tǒng)。管理信息系統(tǒng)是將各種管理職能和管理組織溝通起來并協(xié)調(diào)一致的神經(jīng)系統(tǒng)。建立管理信息系統(tǒng)，并使它順利地運行，是項目管理者的責(zé)任，也是他完成項目管理任務(wù)的前提。項目經(jīng)理作為一個信息中心，他不僅與每個參加者有信息交流，而且他自己也有復(fù)雜的信息處理過程。不正常的項目管理信息系統(tǒng)常常會使項目管理者得不到有用的信息，同時又被大量無效信息所糾纏，而損失大量的時間和精力，也容易使工作出現(xiàn)錯誤，損失時間和費用。項目管理信息系統(tǒng)有一般信息系統(tǒng)所具有的特性。它的總體模式如圖11-3所示。返回中北大學(xué)土木工程系返回圖11-3項目管理信息系統(tǒng)總體模式中北大學(xué)土木工程系11.3.2項目管理信息系統(tǒng)的建立過程項目管理信息系統(tǒng)的建立要確定如下幾個基本問題：1．信息的需要2．信息的收集和加工3．編制索引和存貯。4．信息的使用和傳遞渠道。返回中北大學(xué)土木工程系11.3.3項目管理信息系統(tǒng)總體描述1．項目參加者之間的信息流通2．項目管理職能之間的信息流通3．項目實施過程的信息流通返回中北大學(xué)土木工程系項目參加者之間的信息流通例如，在項目實施過程中，業(yè)主需要如下信息：(l)項目實施情況月報，包括工程質(zhì)量、成本、進度總報告；(2)項目成本和支出報表，一般按分部工程和承包商作成本和支出報表；(3)供審批用的各種設(shè)計方案、計劃、施工方案、施工圖紙、建筑模型等；(4)決策前所需要的專門信息、建議等；(5)各種法律、規(guī)定、規(guī)范，其它與項目實施有關(guān)的資料等。業(yè)主提出：(l)各種指令，如變更工程、修改設(shè)計、變更施工順序、選擇分包商等；(2)審批各種計劃、設(shè)計方案、施工方案等；(3)向董事會提交工程項目實施情況報告。

中北大學(xué)土木工程系項目參加者之間的信息流通項目經(jīng)理通常需要：(l)各項目管理職能人員的工作情況報表、匯報、報告、工程問題請示；(2)業(yè)主的各種口頭和書面的指令，各種批準文件；(3)項目環(huán)境的各種信息；(4)工程各承包商，監(jiān)理人員的各種工程情況報告、匯報、工程問題的請示。項目經(jīng)理通常作出：(l)向業(yè)主提交各種工程報表、報告；(2)向業(yè)主提出決策用的信息和建議；(3)向社會其它方面提交工程文件。這些通常是按法律必須提供的，或為審批用的；(4)向項目管理職能人員和專業(yè)承包商下達各種指令，答復(fù)各種請示，落實項目計劃，協(xié)調(diào)各方面工作等。返回中北大學(xué)土木工程系項目管理職能之間的信息流通項目管理系統(tǒng)由許多子系統(tǒng)構(gòu)成，如計劃子系統(tǒng)、合同子系統(tǒng)、成本子系統(tǒng)，質(zhì)量和技術(shù)子系統(tǒng)等。它們共同構(gòu)成項目管理系統(tǒng)。返回中北大學(xué)土木工程系11.4.1文檔管理的任務(wù)和基本要求文檔管理指的是對作為信息載體的資料進行有序地收集、加工、分解、編目、存檔，并為項目各參加者提供專用的和常用的信息的過程。文檔系統(tǒng)是管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)，是管理信息系統(tǒng)有效率運行的前提條件。文檔系統(tǒng)有如下要求：1.系統(tǒng)性，即包括項目相關(guān)的，應(yīng)進入信息系統(tǒng)運行的所有資料。事先要羅列各種資料并進行系統(tǒng)化。2.各個文檔要有單一標志，能夠互相區(qū)別，通常通過編碼區(qū)別。3.文檔管理責(zé)任的；落實，即有專門人員或部門負責(zé)資料工作。4．內(nèi)容正確、實用，在文檔處理過程中不失真。返回中北大學(xué)土木工程系11.4.2項目文檔資料的特點資料是數(shù)據(jù)或信息的載體。在項目實施過程中資料上的數(shù)據(jù)有兩種(見圖11-4)：1．內(nèi)容性數(shù)據(jù)2．說明性數(shù)據(jù)圖11-4兩種數(shù)據(jù)資料返回中北大學(xué)土木工程系11.4.3文檔系統(tǒng)的建立(一)資料特征標識(編碼)

1．有效范圍 2．資料種類 3．內(nèi)容和對象 4．日期／序號這里必須對每部分的編碼進行設(shè)計和定義。例如某工程用11個數(shù)碼作資料代碼，見圖11-5。圖11-5某工程資料編碼結(jié)構(gòu)中北大學(xué)土木工程系（二）索引系統(tǒng)為了資料使用的方便，必須建立資料的索引系統(tǒng)，它類似于圖書館的書刊索引。項目相關(guān)資料的索引一般可采用表格形式。在項目實施前，它就應(yīng)被專門設(shè)計。表中的欄目應(yīng)能反映資料的各種特征信息。不同類別的資料可以采用不同的索引表，如果需要查詢或調(diào)用某種資料，即可按圖索驟。例如信件索引可以包括如下欄目：信件編碼，來(回)信人，來(回)信日期，主要內(nèi)容，文檔號，備注等。這里要考慮到來信和回信之間的對應(yīng)關(guān)系，收到來信或回信后即可在索引表上登記，并將信件存入對應(yīng)的文檔中。索引和文檔的對應(yīng)關(guān)系可見圖11-6。返回中北大學(xué)土木工程系圖11-6索引和文檔的關(guān)系中北大學(xué)土木工程系11.5.1軟信息的概念有許多信息是很難用信息形式表達和通過正規(guī)的信息渠道溝通的。這主要是反映項目參加者的心理行為，項目組織狀況的信息。例如：參加者的期望和管理者的工作作風(fēng)、對項目工作的興趣；各工作人員的積極性；項目的軟環(huán)境狀況；項目的組織程度及組織效率；項目組織與環(huán)境，項目小組與其它參加者，項目小組內(nèi)部的關(guān)系；業(yè)主或上層領(lǐng)導(dǎo)對項目的態(tài)度、信心和重視程度項目小組精神；組織約束程度；項目實施的秩序程度等。它們無法或很難定量化，甚至很難用具體的語言表達。返回中北大學(xué)土木工程系11.5.2軟信息的作用軟信息在管理決策和控制中起著很大的作用。它能更快、更直接地反映深層次的，帶根本性的問題。它也有表達能力，對項目組織、項目參加者行為狀況的反映，能夠預(yù)見項目的危機，可以說它對項目未來的影響比硬信息更大。它能夠直接揭示問題的實質(zhì)，根本原因。而通常的硬信息只能說明現(xiàn)象。在項目管理的決策支持系統(tǒng)和專家系統(tǒng)中，必須考慮軟信息的作用和影響，通過項目的整體信息體系來研究、評價項目問題，作出決策，否則這些系統(tǒng)是不科學(xué)的，也是不適用的。軟信息還可以更好地幫助項目管理者研究和把握項目組織，造成對項目組織的激勵。在趨向分析中應(yīng)考慮硬信息和軟信息，描述必須與目標系統(tǒng)一致，符合特定的要求。返回中北大學(xué)土木工程系11.5.3軟信息的特點1．軟信息尚不能在報告中反映或完全正確的反映，缺少表達方式和正常的溝通渠道。2．由于它無法準確地描述和傳遞，所以它的狀況只能由各自領(lǐng)會，仁者見仁，智者見智，不確定性很大，這便會導(dǎo)致決策的不確定性。3．由于很難表達，不能傳遞，很難進入信息系統(tǒng)溝通，則軟信息的使用是局部的。真正有決策權(quán)的上層管理者(如業(yè)主、投資者)由于不具備條件(不參與實際操作)，所以無法獲得和使用軟信息，因而容易造成決策失誤。4．軟信息目前主要通過非正式溝通來影響人們的行為。例如人們對項目經(jīng)理的專制作風(fēng)的意見和不滿，互相訴說，以軟抵抗對待項目經(jīng)理的指令、安排。5．軟信息必須通過人們的模糊判斷，通過人們的思考來作信息處理，常規(guī)的信息處理方式是不適用的。返回中北大學(xué)土木工程系11.5.4軟信息的獲取目前由于在正規(guī)的報告中比較少地涉及軟信息，它又不能通過正常的信息流通過程取得，而且即使獲得也很難說是準確的，全面的。它的獲取方式通常有：1．觀察。通過觀察現(xiàn)場以及人們的舉止、行為、態(tài)度，分析他們的動機，分析組織狀況；2．正規(guī)的詢問，征求意見；3．閑談、非正式溝通；4．要求下層提交的報告中必須包括軟信息內(nèi)容并定義說明范圍。這樣上層管理者能獲得軟信息，同時讓各級管理人員有軟信息的概念并重視它。返回中北大學(xué)土木工程系11.6.1概述計算機在項目管理中的作用工程項目管理軟件的發(fā)展狀況目前項目管理軟件的主要特點我國工程項目管理中計算機應(yīng)用的差距返回中北大學(xué)土木工程系計算機在項目管理中的作用1．可以大量地儲存信息，大量地快速地處理和傳輸信息，使項目管理信息系統(tǒng)能夠高速地有效地運行。2．能夠進行復(fù)雜的計算工作，例如網(wǎng)絡(luò)分析，資源和成本的優(yōu)化，線性規(guī)劃等。3．通過計算機能使一些現(xiàn)代化的管理手段和方法在項目中有效地使用，如系統(tǒng)控制方法，預(yù)測決策方法，模擬技術(shù)等。4．使項目管理高效率、高精確度，低費用，減少管理人員數(shù)目，使管理人員有更多的時間從事更有價值、更重要的、計算機不能取代的工作。5．計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，使人們能夠同時對多項目進行計劃、優(yōu)化和控制，對遠程項目進行及時控制。返回中北大學(xué)土木工程系工程項目管理軟件的發(fā)展狀況在過去的40多年中，工程項目管理軟件的研究、開發(fā)和應(yīng)用經(jīng)過一些起伏，在最近30年才得到長足的發(fā)展。最能說明這個問題的是30年以來提交歷次項目管理國際學(xué)術(shù)會議中關(guān)于項目管理軟件的論文的數(shù)量變化情況(見圖11-6)。返回圖11-6中北大學(xué)土木工程系目前項目管理軟件的主要特點1．完全市場化。2．通用性和實用性。3．軟件價格逐漸降低，功能不斷增加。4．不斷推陳出新。不僅新產(chǎn)品不斷出現(xiàn)，而且老產(chǎn)品也不斷更新版本，且更新周期逐漸縮短。同時廠家對老用戶采取優(yōu)惠政策，收取較少的更新費用，以擴大和鞏固市場。5．軟件研究、開發(fā)和應(yīng)用信息的溝通。返回中北大學(xué)土木工程系我國工程項目管理中計算機應(yīng)用的差距1．管理工作尚未標準化。2．工作過程中的隨意性，非程序化工作和干擾，使計劃中先進的計劃方法、控制方法和程序難以使用，難以顯示出它們的效果。3．基礎(chǔ)管理工作問題。4．人的素質(zhì)問題。返回中北大學(xué)土木工程系11.6.2項目管理中應(yīng)用軟件的主要功能以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的項目管理軟件包特殊功能的軟件工作崗位軟件計算機輔助項目管理教學(xué)軟件計算機聯(lián)網(wǎng)軟件返回中北大學(xué)土木工程系以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的項目管理軟件包網(wǎng)絡(luò)技術(shù)軟件包是工程項目管理中開發(fā)和應(yīng)用最早的軟件，是對項目進行計劃和控制最重要的軟件。它目前在技術(shù)上已相當成熟，應(yīng)用也十分廣泛。直到12屆國際項目管理學(xué)術(shù)會議上90％以上的專家肯定了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在PC機上的使用仍具有新的意義。許多軟件包，被稱為“項目管理軟件包”，盡管功能有些增加，但實質(zhì)上都屬于這一類，例如P3、ARTMIS、Project2000、PLUSEINS，OPENPLALN，ASSURE，我國的夢龍軟件等。這一類軟件包的主要功能有：1、項目的定義2、工期計劃和控制3、成本計劃和控制4、資源計劃與控制5、輸出功能6、其它功能返回中北大學(xué)土木工程系特殊功能的軟件1、合同管理軟件合同管理軟件采用系統(tǒng)方法將項目管理的一些事務(wù)性工作串起來，具有較強的事務(wù)管理功能，如EXP。2、風(fēng)險分析，例如蒙特卡洛模擬分析，決策樹的繪制、分析和計算，風(fēng)險狀況圖的繪制。3、文檔管理。4、項目后勤管理。5、成本結(jié)算、預(yù)算和成本控制軟件。6、工程師應(yīng)用軟件。7、其它專用軟件，如庫存管理軟件、合同管理軟件、質(zhì)量管理軟件、索賠管理軟件等。這些軟件又可分為如下三大類：中北大學(xué)土木工程系1．MIS(管理信息系統(tǒng))軟件