律師業(yè)務(wù)檔案立卷歸檔指引2023版

律師業(yè)務(wù)檔案立卷歸檔指引2023版第一章總則第一條律師業(yè)務(wù)檔案，是律師進(jìn)行業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)記錄，反映律師維護(hù)國家法律正確實(shí)施，體現(xiàn)律師勤勉盡責(zé)維護(hù)委托人合法權(quán)益。為加強(qiáng)對(duì)律師業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范管理，提高律師業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)水平，制定本指引。第二條律師業(yè)務(wù)檔案是指律師在辦理業(yè)務(wù)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種證據(jù)、法律文書、圖表、影像等不同形式的歷史記錄。第三條律師業(yè)務(wù)檔案立卷歸檔堅(jiān)持完整、規(guī)范反映業(yè)務(wù)活動(dòng)全過程和履職盡責(zé)的原則。第四條律師承辦業(yè)務(wù)形成的各項(xiàng)文件及證據(jù)材料，必須嚴(yán)格按照本指引規(guī)定的要求立卷歸檔。立卷歸檔工作由承辦律師負(fù)責(zé)。第五條律師業(yè)務(wù)檔案分訴訟（含仲裁）、非訴訟兩類。訴訟類包括刑事、民商事、行政訴訟代理和仲裁代理；非訴訟類包括法律顧問、咨詢代書、并購等非訴訟業(yè)務(wù)。第六條律師業(yè)務(wù)檔案按年度、一案一卷、一卷一號(hào)原則立卷。絕密案件單獨(dú)編號(hào)。代理集團(tuán)訴訟案件或代理同一案件不同審理階段的，可合并立卷。律師承辦跨年度的業(yè)務(wù)，應(yīng)在辦結(jié)當(dāng)年立卷。律師擔(dān)任常年法律顧問，應(yīng)按單位、合同年度立卷。非訴或?qū)ｍ?xiàng)服務(wù)，按專（單）項(xiàng)立卷。第七條律師承辦業(yè)務(wù)中使用的各種工作成果材料、往來公文、談話筆錄、調(diào)查記錄、答辯狀、代理詞/辯護(hù)詞等，一并歸檔。第二章案卷材料的收集、整理和排列順序第八條律師接受委托承辦法律事務(wù)時(shí)，應(yīng)同步收集保存有關(guān)材料，著手立卷準(zhǔn)備工作，并在承辦過程中完善辦案日志。第九條律師應(yīng)在法律事務(wù)辦理完畢之日起15日內(nèi)，即全面整理、檢查辦理該項(xiàng)法律事務(wù)的全部文書及證據(jù)材料。第十條各方當(dāng)事人提交給人民法院、仲裁機(jī)構(gòu)或有關(guān)部門的證據(jù)材料、文書等的副本或復(fù)印件應(yīng)當(dāng)入卷歸檔。第十一條對(duì)不能附卷歸檔的實(shí)物證據(jù)，應(yīng)將照片及證物的名稱、數(shù)量、規(guī)格、保管處所等記載或留存附卷后，妥善保管。第十二條律師業(yè)務(wù)檔案按照案卷封面、卷內(nèi)目錄、案卷材料、卷底的順序排列。案卷材料按照訴訟/仲裁程序或非訴業(yè)務(wù)的客觀進(jìn)程或時(shí)間順序排列。咨詢代書卷分別按年度及時(shí)間順序排列材料立卷歸檔。具體業(yè)務(wù)案卷參考相應(yīng)卷內(nèi)目錄立卷歸檔。（一）刑事案件卷內(nèi)目錄，按附件1執(zhí)行（二）民商事案件卷內(nèi)目錄，按附件2執(zhí)行（三）行政案件卷內(nèi)目錄，按附件3執(zhí)行（四）仲裁案件卷內(nèi)目錄，按附件4執(zhí)行（五）法律顧問卷內(nèi)目錄，按附件5執(zhí)行（六）非訴案件目錄，按附件六執(zhí)行第十三條

終止委托的業(yè)務(wù)，承辦律師仍應(yīng)按上述各類業(yè)務(wù)排列順序歸檔，承辦律師應(yīng)將委托人要求終止委托的書面材料或承辦律師對(duì)終止委托原因的記錄一并收入卷中。第三章立卷編目和裝訂第十四條律師業(yè)務(wù)檔案一律使用數(shù)字逐頁編號(hào)，兩面有字的要兩面編頁號(hào)。頁號(hào)位置正面在右上角，背面在左上角（無字頁不編號(hào)）。第十五條有關(guān)卷內(nèi)文書材料的說明材料，應(yīng)依次填寫在卷內(nèi)目錄中。第十六條承辦案件日期以委托書簽訂日期或人民法院受理案件日期為準(zhǔn)；結(jié)案日期以收到判決書（裁定書、調(diào)解書）之日為準(zhǔn)；法律顧問業(yè)務(wù)的收結(jié)日期，以聘請(qǐng)法律顧問合同的簽訂與終止日期為準(zhǔn)；其他非訴訟法律事務(wù)，以委托書簽訂日期為收案日，以委托事項(xiàng)辦結(jié)之日為結(jié)案日。第十七條立卷人規(guī)范填寫案卷封面、卷內(nèi)目錄，內(nèi)容整齊。律師業(yè)務(wù)文書材料裝訂前要進(jìn)一步整理。卷內(nèi)材料必須整理平整，不得有折疊的材料。對(duì)破損的材料要修補(bǔ)或復(fù)制，復(fù)制件放在原件后面。對(duì)字跡難以辨認(rèn)的材料應(yīng)當(dāng)附上抄件。主要文字材料要翻譯成中文附后。卷面為A4紙大小頁面，窄于或小于卷面的材料，要用紙張襯底；大于卷面的材料，要按卷面大小折疊或切割整齊。需附卷的信封、特快專遞詳情單要打開平放，信封上的郵票不要揭掉。正式對(duì)外出具的法律文件應(yīng)當(dāng)使用A4紙打（復(fù)）印件入卷歸檔。第十八條案卷裝訂應(yīng)整潔美觀。第四章歸檔第十九條律師業(yè)務(wù)文書材料應(yīng)在結(jié)案或事務(wù)辦結(jié)之日起15日內(nèi)整理立卷。案卷應(yīng)實(shí)行分類編號(hào)，裝訂成冊(cè)后由立卷人移交律師事務(wù)所檔案管理人員對(duì)歸檔卷宗按類別統(tǒng)一分類編號(hào)、填寫案卷名稱、日期、保管期限后歸入檔案室，統(tǒng)一管理。第二十條檔案管理人員接收檔案時(shí)應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審查，凡不符合立卷規(guī)定要求的，應(yīng)退回立卷人重新整理，直至合格。第二十一條涉及國家機(jī)密和個(gè)人隱私的律師業(yè)務(wù)案卷均應(yīng)列為密卷，在歸檔時(shí)應(yīng)在檔案封面右上角加蓋密卷章。第二十二條隨卷歸檔的錄音、錄像等聲像檔案，附在案卷最后。第五章電子檔案第二十三條律師業(yè)務(wù)電子檔案，是指律師在辦理業(yè)務(wù)過程中形成，具有保存價(jià)值且應(yīng)歸檔保存的電子化證據(jù)及文件，以及案卷經(jīng)數(shù)字化處理產(chǎn)生的紙質(zhì)律師業(yè)務(wù)檔案對(duì)應(yīng)的電子版本。電子化文件是指通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的文字、圖表、圖像等電子文件，包括法律文書的電子文本、電子證據(jù)等。第二十四條紙質(zhì)律師業(yè)務(wù)檔案的電子版本制作應(yīng)當(dāng)符合下列要求:（一）電子版本應(yīng)當(dāng)與原紙質(zhì)律師業(yè)務(wù)檔案保持一致。（二）一般應(yīng)當(dāng)對(duì)紙質(zhì)律師業(yè)務(wù)檔案的材料從封面至封底進(jìn)行完整數(shù)字化；確實(shí)不直數(shù)字化的材料可以不予數(shù)字化，但應(yīng)當(dāng)?shù)怯泜洳?。（三）?duì)紙質(zhì)律師業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化直接產(chǎn)生的圖像文件應(yīng)當(dāng)采用未加密的TIFF或者JPEG格式，并且永久留存。提供查詢應(yīng)用時(shí)，可以轉(zhuǎn)存為PDF等其它格式。（四）紙質(zhì)律師業(yè)務(wù)檔案的數(shù)字化加工一般采用黑白二值模式進(jìn)行掃描；對(duì)材料中有多色、紅頭、印章、插有照片圖片、字跡清晰度較差、黑白掃描模式下無法辨識(shí)清晰的頁面，應(yīng)當(dāng)采用彩色模式進(jìn)行掃描。掃描分辨率不低于200dpi。（五）在紙質(zhì)律師業(yè)務(wù)檔案的電子版本制作過程中，一般應(yīng)當(dāng)建立案卷級(jí)和卷內(nèi)文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)。目錄數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。第二十五條立卷人應(yīng)當(dāng)按己方當(dāng)事人—對(duì)方當(dāng)事人—第三人—案由—審級(jí)—案號(hào)（民商事、行政、執(zhí)行、仲裁等），己方當(dāng)事人—案由（項(xiàng)目）—案號(hào)（案卷編號(hào)）（刑事、非訴等）的要求命名，方便日后檢索查閱。第二十六條立卷人完成上述操作后，應(yīng)當(dāng)對(duì)案卷中當(dāng)事人信息做脫敏處理，形成二套版本，方便律所的知識(shí)管理。第二十七條電子檔案原則上采用在線方式儲(chǔ)存(數(shù)據(jù)庫儲(chǔ)存)，并使用符合保管要求的存儲(chǔ)服務(wù)器。第二十八條特殊案件電子檔案可以采用離線方式存儲(chǔ)。離線方式儲(chǔ)存時(shí)