電大辦公室管理期末復(fù)習(xí)按字母排列

9/9辦公室管理期末復(fù)習(xí)指導(dǎo)辦公室管理課程各章練習(xí)一,單項(xiàng)選擇題B.1．辦公室的核心功能是（A）A．塑造出組織文化及價(jià)值觀B．辦文C．辦會(huì)D．辦事2．辦公室的本質(zhì)屬性是（C）A．事務(wù)性B．綜合性C．服務(wù)性D．協(xié)助性3．辦公室工作的第一要義是（A）A．服務(wù)B．管理C．協(xié)調(diào)D．參謀4．辦公用品庫(kù)存管理中的再訂貨量是指（C）A.辦公用品一次選購(gòu) 不足而追加選購(gòu) 的數(shù)量B.辦公用品的平均運(yùn)用量C.判定須要訂購(gòu)新的辦公用品的庫(kù)存余額D.新選購(gòu) 辦公用品的數(shù)量5．辦公室人員協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策，意味著（B）A.辦公室人員在協(xié)助決策過程中要勇于替領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決斷B.只能充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手C.辦公室人員只能站在自己的崗位層次協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策D.辦公室人員協(xié)助決策不是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作的搭臺(tái)補(bǔ)臺(tái)，而是要登臺(tái)唱戲6.辦公室在做調(diào)查探討工作時(shí)不能(B)A.有針對(duì)性B.調(diào)查時(shí)，要牢記領(lǐng)導(dǎo)對(duì)問題的預(yù)判來篩選一手材料C.要敬重客觀事實(shí)D.要遵循結(jié)論后于調(diào)查的原則7.辦公室調(diào)查探討的選題原則不包括(A)A.易出成果原則B.可行原則C.價(jià)值原則D.適量原則8．辦公室信息工作的要求不包括(C)A.及時(shí)B.精確C.信息量越大越好D.完整C.9,常用辦公用品中屬于辦公文具的是（A）A.中性筆B.回形針C.剪刀D.印章D.10.督查工作部門的基本任務(wù)不包括(D)A.上級(jí)決策,本級(jí)決策落實(shí)的督查B.領(lǐng)導(dǎo)批交辦文件的督查C.熱,難點(diǎn)事務(wù)查辦D.在督查中就有關(guān)重大問題作出重新決策11.電子公文的屬性是。（C）A不是真正意義上的公文B通常屬于涉密公文C具有規(guī)范格式D權(quán)威性遠(yuǎn)低于紙質(zhì)公文12.電子公文的處理。（C）A只能在網(wǎng)上辦理B在網(wǎng)上分發(fā)流轉(zhuǎn)時(shí)，無需做登記,管理等C可以印制成紙質(zhì)文件分發(fā)處理D不能網(wǎng)上處理與紙質(zhì)處理相結(jié)合F.13.發(fā)放辦公用品的人員要求是（D）A.運(yùn)用者自行入庫(kù)取用B.不可指定人員發(fā)放C.無需領(lǐng)用人員簽字D.發(fā)放人員要提示運(yùn)用部門和人員節(jié)約辦公用品G.14.依據(jù)1990年9月19日國(guó)家保密局發(fā)布的《國(guó)家隱私保密期限的規(guī)定》，國(guó)家隱私的保密期限，除有特別規(guī)定外，絕密事項(xiàng)不超過（A）。A.三十年B.二十年C.十年D.五十年15.公章的尺寸，地,市,州,縣機(jī)關(guān)的直徑為（B）。A.5厘米B.4.5厘米C.4.2厘米D.6厘米16.公文寫作的規(guī)范要求。（C）A生動(dòng)地反映事實(shí)，激勵(lì)文學(xué)手法B為組織管理服務(wù)，提倡特性化寫作C具有規(guī)范體式，符合公文格式標(biāo)準(zhǔn)D采納生活語言，拒絕公文式標(biāo)準(zhǔn)17.公共關(guān)系工作的特點(diǎn)不包括(C)A.以公眾為對(duì)象B.以美譽(yù)沒目的C.以惠己為原則B.以長(zhǎng)遠(yuǎn)為方針H.18.會(huì)議過程可劃分為不同的基本階段，這些階段不包括（C）。A.會(huì)前B.會(huì)中C.茶歇D.會(huì)后19．會(huì)議的直接成本不包括（D）。A.會(huì)議文件資料費(fèi)B.茶水費(fèi)C.會(huì)議設(shè)備和用品費(fèi)D.會(huì)議工時(shí)成本J.20．級(jí)別高的辦公室一般稱為（B）A．中心B．辦公廳C．秘書處D．聯(lián)絡(luò)處21.介紹禮儀中，一般不說出被介紹者的（C）。A.姓名B.職位C.年齡D.單位S.22,四分四留意立卷方法不包括。（D）A分年度B分級(jí)別C分問題D分紙型W.23.危機(jī)的特點(diǎn)不包括(D)A.意外性B.嚴(yán)峻性C.危害性B.常常性24.危機(jī)管理的原則不包括(A)A.轉(zhuǎn)移焦點(diǎn)原則B.快速反應(yīng)原則C.維護(hù)信譽(yù)原則B.以人為本原則X.25.下列禮儀中錯(cuò)誤的是（D）。A.與領(lǐng)導(dǎo)通，領(lǐng)導(dǎo)先掛B.與客戶通，客戶先掛C.與長(zhǎng)者通，長(zhǎng)者先掛D.與女士通，男士先掛26.行政辦公費(fèi)用中的“三項(xiàng)經(jīng)費(fèi)”不包括（D）。A.職工福利費(fèi)B.職工教化經(jīng)費(fèi)C.工會(huì)會(huì)費(fèi)D.業(yè)務(wù)款待費(fèi)27.行政事業(yè)單位壓縮辦公經(jīng)費(fèi)開支的途徑不包括（D）。A.嚴(yán)格限制各種會(huì)議,外出考察及公務(wù)活動(dòng)B.加強(qiáng)對(duì)出國(guó),出境的管理，壓縮出國(guó),出境活動(dòng)規(guī)模，團(tuán)組和人員數(shù)量，做到負(fù)增長(zhǎng)C.專業(yè)設(shè)備的更新，要嚴(yán)格依據(jù)規(guī)定審批D.把事權(quán)盡量分給下屬機(jī)構(gòu)，單位本身做事越少越好28.向上級(jí)做請(qǐng)示時(shí)，下面哪個(gè)做法不妥。（C）A嚴(yán)格執(zhí)行一文一事制度B請(qǐng)示必需事前行文，切忌先斬后奏C地級(jí)市政府越過省政府直接向國(guó)務(wù)院行文請(qǐng)示D請(qǐng)示理由要充分，要求和建議具體29.下面屬于辦公室用語禁忌的是(D)A.中途先走說“失陪”B.等候別人說“恭候”C.須要考慮說“斟酌”B.領(lǐng)導(dǎo)交代的工作超出自己實(shí)力時(shí)，坦誠(chéng)地說“NO”30.下面屬于文書的是。（A）A書信B電影片段C音樂磁帶D話劇表演Y.31.有權(quán)對(duì)政府選購(gòu) 合同進(jìn)行監(jiān)督和管理的是（A）A.國(guó)家級(jí)或省級(jí)財(cái)政部門B.地廳級(jí)財(cái)政部門C.縣級(jí)財(cái)政部門D.隨意級(jí)別的財(cái)政部門32.意向書的特點(diǎn)不包括。（C）A嚴(yán)謹(jǐn)性B敏捷性C約束性D協(xié)調(diào)性Z.33.中央機(jī)關(guān)分別采納分理制和綜理制設(shè)置下屬機(jī)構(gòu)，其辦公廳（室）屬于分理制的是（D）A．全國(guó)人大B．全國(guó)政協(xié)C．中央軍委D．國(guó)務(wù)院34.正確選擇辦公設(shè)備和易耗供應(yīng)商不必考慮的因素是（B）A.價(jià)格和費(fèi)用B.名牌和高檔C.質(zhì)量和交貨D.服務(wù)和位置35.在接待打算過程中，下列選項(xiàng)中被視為辦公室接待禮儀基本要素的是（C）。A.嫻熟駕馭寒暄語B.細(xì)心支配合影留念C.要有誠(chéng)意D.高規(guī)格接待36.在組織中當(dāng)一個(gè)人工作量不多的時(shí)候，個(gè)體行為符合柏金森時(shí)間底線定律的是（B）。A.他會(huì)建議調(diào)整組織結(jié)構(gòu)，或要求更多的事來做B.他會(huì)故作勞碌狀C.他會(huì)因?yàn)楣ぷ髁坎淮蠖芸焱瓿扇蝿?wù)D.他會(huì)抓緊時(shí)間休息37.在公文行文中，下級(jí)想上級(jí)行文時(shí)，錯(cuò)誤的是。（C）A原則上主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)B依據(jù)須要同時(shí)抄送相關(guān)上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)C抄送下級(jí)機(jī)關(guān)D屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送上級(jí)主管部門38.在辦理發(fā)文時(shí)，經(jīng)復(fù)核，對(duì)于不符合要求的公文應(yīng)當(dāng)。（B）A辦公室人員幫其訂正后發(fā)出B退交起草部門補(bǔ)充或修正C即使文稿做了實(shí)質(zhì)性修改，也無需原簽發(fā)人重新簽發(fā)D修改回來的文稿不再重新復(fù)核39.在收文過程中，可以由辦公室人員啟封的信件是。（D）A信封上寫有領(lǐng)導(dǎo)親啟的信件B有密級(jí)的信件C沒有寫名字的信件D公開出版的雜志的贈(zèng)閱信件40.中型規(guī)模的會(huì)議人數(shù)一般是（B）。A.數(shù)千人B.數(shù)百人C.數(shù)十人D.十人以下41.制定會(huì)議策劃方案時(shí)，要明確6個(gè)W，其中Who是指的（C）。A.會(huì)議主持人B.會(huì)議發(fā)言人C.會(huì)議參與人員D.會(huì)務(wù)人員二,推斷題B.1.辦公室是組織內(nèi)部辦文,辦公,辦事,辦會(huì)的主要平臺(tái)。（√）2.辦公室的工作具有綜合性特點(diǎn)。（√）3.辦公室管理要嚴(yán)格按既定條條框框辦事，不能用彈性原理。（×）4.辦公應(yīng)定期檢查并核對(duì)賬單以限制開銷。（√）5.辦公用品的最大庫(kù)存量是指?jìng)}庫(kù)最多能容納的數(shù)量。（×）6.辦公用品的庫(kù)存管理和監(jiān)督中，要求保持進(jìn)貨卡,出貨卡和庫(kù)存卡的三卡一樣。（√）7.辦公設(shè)備運(yùn)用權(quán)的獲得只能通過購(gòu)買。（×）8.辦公室信息整理過程中要把原始信息中的虛假,失效和無效信息進(jìn)行剔除，選擇出有價(jià)值的信息變換成為便于運(yùn)用的信息。（√）9.辦文實(shí)力就是指寫文實(shí)力。（×）10.辦公室公共關(guān)系溝通，主要是指與組織的服務(wù)對(duì)象的溝通。（×）D.11.調(diào)查探討是指通過各種途徑，運(yùn)用科學(xué)方法，有支配,有目的地對(duì)特定的社會(huì)現(xiàn)象進(jìn)行實(shí)地考察，了解其發(fā)生的各種緣由和相關(guān)聯(lián)系，從而提出解決社會(huì)問題對(duì)策的活動(dòng)。（√）12.調(diào)查和探討是一回事。（×）13.檔案保管期限就是對(duì)檔案劃定的存留年限，它與檔案本身的價(jià)值大小無關(guān)。（×）14.檔案庫(kù)房要堅(jiān)實(shí),平安,專用，相宜保管檔案，和閱覽室,辦公室實(shí)行三分開。（√）15.電子文檔不存在銷毀問題。（×）16.大型會(huì)議的主持人宣布會(huì)議閉幕，通常對(duì)會(huì)議舉辦者而言會(huì)議的基本流程即告終結(jié)。（×）17.大型會(huì)議應(yīng)設(shè)立會(huì)務(wù)組,秘書組,接待組等籌備組織機(jī)構(gòu)。（√）F.18.發(fā)放辦公用品的時(shí)候，不須要對(duì)用品庫(kù)存進(jìn)行記錄。（×）G.19.公文行文時(shí)越級(jí)行文是普遍現(xiàn)象。（×）H.20.會(huì)議是實(shí)施組織領(lǐng)導(dǎo)和管理的重要手段和工具。（√）21.會(huì)議的主辦者就是會(huì)議的主持者。（×）J.22.實(shí)行開業(yè)典禮，要遵循熱情,隆重,不計(jì)費(fèi)用的原則。（×）23.決策者督查工作職責(zé)主要是指領(lǐng)導(dǎo)班子成員相互督促檢查所負(fù)責(zé)領(lǐng)域的工作進(jìn)展?fàn)顩r。（×）M.24.名片遞送應(yīng)當(dāng)選擇初識(shí)之際，而不可選擇分別之際。（×）Q.25.簽字儀式中應(yīng)運(yùn)用簽字筆，不能運(yùn)用圓珠筆。（√）26.請(qǐng)人勿送的常用禮貌用語是說“留步”。（√）S.27.省政府的辦公廳比其他廳的行政級(jí)別要高。（×）28.涉外禮儀中以右為尊。（√）29.上行發(fā)文的主送機(jī)關(guān)必需為上級(jí)機(jī)關(guān)，而不是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人。（√）30.收文時(shí)應(yīng)逐件清點(diǎn)，并以簽字或蓋章的方式簽收。（√）W.31.無限忠于祖國(guó),忠于人民，把祖國(guó)的利益看得高于一切，自覺維護(hù)祖國(guó)的榮譽(yù),民族的尊嚴(yán)和人民的利益，這是對(duì)外事工作者的一項(xiàng)基本道德規(guī)范要求。（√）32.我國(guó)古代的謀士,諫官和幕僚，以及當(dāng)今各國(guó)的智囊團(tuán),思想庫(kù)等都是決策的重要協(xié)助力氣。（√）33.危機(jī)的誘致因素是組織外部環(huán)境變化，組織內(nèi)部管理都是預(yù)防危機(jī)的。（×）34.危機(jī)管理是指當(dāng)組織發(fā)生了危機(jī)組織和公眾利益的各種沖突,糾紛,重大突發(fā)性事務(wù)時(shí)，及時(shí)實(shí)行有效手段，以最快的速度,最大的努力，降低損失,重塑形象的過程。（√）X.35.信息調(diào)研是辦公室的一項(xiàng)具體職能。（√）36.狹義的文件即指公文。（√）37.協(xié)議書本身與合同的法律效力是一樣的。（×）Y.38.迎賓時(shí)應(yīng)在門口或機(jī)場(chǎng)（車站）出口處停留寒暄，不應(yīng)馬上引導(dǎo)客人進(jìn)入汽車或邊寒暄邊引導(dǎo)。（×）39.印章必需有專人負(fù)責(zé)保管和運(yùn)用，保管者就是運(yùn)用者。（√）40.意向書簡(jiǎn)單而言就是傳遞意向的文書。（√）三,簡(jiǎn)答題1,簡(jiǎn)答辦公室的主要特點(diǎn)。答：（1）協(xié)助性（2）綜合性（3）服務(wù)性2,談?wù)勀銓?duì)辦公室人員應(yīng)具備的職業(yè)素養(yǎng)中“善謀”的理解。答：辦公室人員“善謀”要求：要擅長(zhǎng)正確理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，替領(lǐng)導(dǎo)呢過濾重要的事務(wù)要參到點(diǎn)子上，謀到關(guān)鍵處，留意諫言技巧；學(xué)會(huì)把握職場(chǎng)環(huán)境的運(yùn)作方法，一是特性與共性協(xié)調(diào)統(tǒng)一，二是朦朧與含蓄的工作技巧相結(jié)合善謀要避開幾個(gè)誤區(qū)：一是參政意識(shí)過度，把自己擺在準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)或副職的位置上。把幕后工作放到臺(tái)前。二是輕易拋出夾生的想法，并強(qiáng)加領(lǐng)導(dǎo)，于工于己都不利。三是出餿辦法，幫倒忙，給單位造成損失，造成被動(dòng)。要避開以上誤區(qū)，就要求秘書人員用良好的職業(yè)道德規(guī)范約束自己，踏踏實(shí)實(shí)地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悅,應(yīng)付領(lǐng)導(dǎo)。3,簡(jiǎn)述辦公室設(shè)備運(yùn)用規(guī)范。答：（1）必需明確每臺(tái)設(shè)備的具體用途，熟識(shí)駕馭其操作程序，嚴(yán)格依據(jù)運(yùn)用說明書的要求進(jìn)行操作。（2）必需明確專人專責(zé)專管制度，嚴(yán)禁任何人隨意運(yùn)用，除非配置給個(gè)人專用或指定公用的（3）留意平安，留意節(jié)點(diǎn)，留意衛(wèi)生，留意定期保養(yǎng)，留意每次運(yùn)用的極限（4）未經(jīng)上司允許，任何人嚴(yán)禁私自運(yùn)用辦公設(shè)備，尤其是用于處理私人事務(wù)。（5）辦公設(shè)備的運(yùn)用環(huán)境溫度為5℃至35℃，相對(duì)濕度為20%至85%，過低需用加濕器，過高需用除濕器，放在距設(shè)備5米左右有效影響距離。（6）假如不處于工作狀態(tài)，運(yùn)用完畢應(yīng)切斷電源。4,簡(jiǎn)述在貯存間存儲(chǔ)辦公用品時(shí)的留意事項(xiàng)。答：（1）貯存間或者物品柜要上鎖，保證平安。（2）貯存須要的面積取決于單位的大?。?）合理擺放。例如在柜中和貯存室放置物品，必需清晰地加標(biāo)簽，以快速找到物品和表明新物品應(yīng)放置的地方，新物品置于舊物品的下面或后面等。（4）貯存辦公用品應(yīng)有良好的照明，以便簡(jiǎn)單找到（5）辦公用品應(yīng)保存在干燥和通風(fēng)良好的房間中。若存放在潮濕環(huán)境中，將導(dǎo)致紙張不能正常的送人打印機(jī)或復(fù)印機(jī)中。5.簡(jiǎn)述調(diào)查探討的三個(gè)階段及其主要任務(wù)。答：（1）打算階段，主要包括確定調(diào)研課題,成立調(diào)研小組,明確調(diào)研任務(wù)及要求（2）實(shí)施階段，主要包括確定調(diào)查方法,搜集整理資料，分析材料和綜合提煉調(diào)研成果。（3）完成階段，主要撰寫調(diào)研報(bào)告6.簡(jiǎn)述辦公室督查工作的方式。答：（1）現(xiàn)場(chǎng)督查（2）會(huì)議督查（3）書面督查（4）督查7.簡(jiǎn)述辦公環(huán)境的含義并依據(jù)由遠(yuǎn)及近的依次列舉環(huán)境類別答：（1）辦公環(huán)境或稱辦公室環(huán)境，是直接或者間接作用和影響辦公過程的各種因素的綜合。（2）依據(jù)由遠(yuǎn)及近的依次將辦公環(huán)境分為辦公活動(dòng)社會(huì)環(huán)境，辦公活動(dòng)職能環(huán)境和辦公活動(dòng)工作環(huán)境。8.簡(jiǎn)述信訪工作中網(wǎng)絡(luò)來信的處理要求答：（1）定時(shí)打開信箱，及時(shí)處理電子郵件（2）重要信訪，及時(shí)報(bào)請(qǐng)（3）轉(zhuǎn)辦信訪，跟蹤督辦（4）網(wǎng)絡(luò)保密，脫機(jī)閱讀9.簡(jiǎn)述第三代時(shí)間管理的ABCD法則及其內(nèi)容答：第三代時(shí)間優(yōu)先級(jí)管理，講求優(yōu)先依次的觀念，即把要做的事情區(qū)分輕重緩急，又叫ABCD法則A．重要且緊急——必需馬上做。這是第一級(jí)的優(yōu)先管理，又稱危機(jī)管理B．緊急但不重要（如有人因?yàn)榇蚵閷⑷币欢o急約你，有人突然打請(qǐng)你吃飯等）——只有在優(yōu)先考慮了重要的事情后，再來考慮這類事。C．重要但不緊急（如學(xué)習(xí),做支配,與人談心,體檢等）——只要是沒有第一類事的壓力，就應(yīng)當(dāng)講其當(dāng)成緊急的事情去做，不要拖延。D．既不緊急也不重要（如消遣,消遣等）——有閑功夫再說。10,簡(jiǎn)要回答公文寫作的五部曲。答：第一步，領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)意圖。要求：精確,全面,提煉,增加貼近度；第二步，站在領(lǐng)導(dǎo)角度考慮問題第三步，把握常用思維方法：模式化思維，對(duì)象化思維，辯證思維，散點(diǎn)思維，求同存異思維。第四步，牢記擬寫公文要素及要求第五步，符合國(guó)家公文格式標(biāo)準(zhǔn)11,簡(jiǎn)要回答起草請(qǐng)示的“五步棋”。答：因?yàn)槭裁凑?qǐng)示——對(duì)于緣由,目的的說明請(qǐng)示什么問題——提出請(qǐng)示的主題內(nèi)容怎樣解決問題——提出解決問題的建議與方案懇求上級(jí)回復(fù)——結(jié)尾用語的運(yùn)用有無附加須要說明——依據(jù)須要確定附件的運(yùn)用與否12,簡(jiǎn)述公文校對(duì)工作要求。答：（1）校正,補(bǔ)充一切與定稿不符的文字,標(biāo)點(diǎn)符號(hào),圖表,格式等；（2）解決統(tǒng)行,倒版等排版方面的問題和正文,注碼與注文之間連接以及頁(yè)碼編排問題；（3）進(jìn)一步審核定稿中的疏漏，發(fā)覺問題及時(shí)提交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或者撰稿人處理；（4）須要運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)校對(duì)符號(hào)；（5）對(duì)于重要的或者大量印制的公文，應(yīng)實(shí)施三校,四校，以確保公文的正本不出差錯(cuò)13,簡(jiǎn)答電子公文處理過程的五個(gè)環(huán)節(jié)。答：創(chuàng)建：依據(jù)肯定的規(guī)則建立電子公文的過程辦理：通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)電子公文進(jìn)行收發(fā),批閱等相關(guān)操作交換：按始發(fā)者意圖進(jìn)行跨系統(tǒng)的公文傳遞歸檔：依據(jù)國(guó)家或本部門檔案管理規(guī)定對(duì)辦理完畢后的電子公文予以存儲(chǔ)銷毀：依據(jù)有關(guān)規(guī)定將電子公文從存儲(chǔ)介質(zhì)上物理刪除14,簡(jiǎn)述公共關(guān)系的三大構(gòu)成要素及其原則答：1.三大構(gòu)成要素是：主體：社會(huì)組織；客體：公眾；手段：傳播途徑2.公共關(guān)系原則：公眾利益至上；實(shí)事求是；互惠互利；雙向溝通；始終如一；開拓創(chuàng)新；整體統(tǒng)一。15.衡量會(huì)議質(zhì)量的會(huì)前基本標(biāo)準(zhǔn)有哪些？答：會(huì)議是否確有召開的客觀必要；會(huì)議目的和會(huì)議風(fēng)氣是否端正；會(huì)議時(shí)機(jī)是否已經(jīng)成熟；會(huì)議的議題是否明確，會(huì)前的溝通是否到位；各項(xiàng)打算工作是否已經(jīng)打算充分，包括軟件和硬件16.簡(jiǎn)述會(huì)議的主動(dòng)作用。答：（1）溝通信息，互通情報(bào)（2）發(fā)揚(yáng)民主，科學(xué)決策（3）增加友情，促進(jìn)團(tuán)結(jié)（4）統(tǒng)一相識(shí)，協(xié)調(diào)行動(dòng)（5）帶動(dòng)消費(fèi)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)17.簡(jiǎn)述會(huì)務(wù)管理的要求。答：（1）會(huì)前的最終檢查：工作仔細(xì)負(fù)責(zé),細(xì)心,耐性（2）組織簽到和登記：任勞任怨能連續(xù)作戰(zhàn)（3）做好聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)：溝通協(xié)調(diào)實(shí)力強(qiáng)（4）會(huì)議記錄與保密：業(yè)務(wù)素養(yǎng)與原則性（5）會(huì)議后勤保障：聽從安排協(xié)作意識(shí)好四,設(shè)計(jì)題1,X市政府辦公室的李助理，在接受徐市長(zhǎng)的一份緊急材料寫作任務(wù)之后，急匆忙地趕往自己辦公室，在走廊被分管經(jīng)濟(jì)工作的楊副市長(zhǎng)叫了過去。楊副市長(zhǎng)要李秘書抓緊為他查找有關(guān)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的重要資料。李助理此時(shí)此刻一心只想到完成徐市長(zhǎng)布置的任務(wù)，對(duì)楊副市長(zhǎng)說的什么心不在焉。楊副市長(zhǎng)見他有些走神，又重述了一遍自己的話。面對(duì)兩位領(lǐng)導(dǎo)幾乎同時(shí)布置的工作，李助理陷入左右犯難的境地。面對(duì)這種狀況，李助理應(yīng)當(dāng)怎么辦？答：1.李助理接受任務(wù)后回到辦公室，向辦公室主任匯報(bào)，與其他助理協(xié)商，由他人完成楊副市長(zhǎng)交辦的事項(xiàng)。2.李助理自己聚精會(huì)神認(rèn)仔細(xì)真起草徐市長(zhǎng)交代的緊急材料寫作任務(wù)3.他人查找完楊副市長(zhǎng)所要的材料后，李助理親自將材料送至楊副市特長(zhǎng)，假如可能，可以順便把參與查找人員的名字講一下。2,設(shè)計(jì)一份A4白文件紙庫(kù)存記錄卡答：庫(kù)存記錄卡庫(kù)存參考號(hào)B4項(xiàng)目A4白文件紙最大庫(kù)存量100令最小庫(kù)存量15令單位數(shù)量（1令=500頁(yè)）再訂貨量25令日期接受發(fā)放接受數(shù)量發(fā)票號(hào)供應(yīng)商發(fā)放數(shù)量申請(qǐng)?zhí)杺€(gè)人/部門余額3.設(shè)計(jì)一份記錄單答：來電人姓名單位部門來電時(shí)間年月日時(shí)分通話地點(diǎn)來電人地點(diǎn)通話要點(diǎn)1,2,3,結(jié)束時(shí)間年月日時(shí)分處理要點(diǎn)1,交由進(jìn)行處理2,請(qǐng)盡快處理記錄人4.設(shè)計(jì)一個(gè)開業(yè)典禮的籌備工作流程答：開業(yè)典禮的籌備工作流程：開業(yè)典禮的輿論宣揚(yáng)工作（可運(yùn)用傳播媒介在報(bào)紙,電臺(tái),電視臺(tái)廣泛發(fā)布廣告或在告示欄中張貼開業(yè)告示）→要做好來賓邀請(qǐng)工作→發(fā)放請(qǐng)柬→現(xiàn)場(chǎng)的布置→打算開幕詞,致答詞→要做好接待服務(wù)工作→要做好禮品饋贈(zèng)工作→擬定典禮程序→做好各種物質(zhì)的打算工作5.設(shè)計(jì)一個(gè)新聞發(fā)布會(huì)的籌備流程答：主題的確定→時(shí)間的選擇→地點(diǎn)的確定→人員的支配→材料的打算→發(fā)送請(qǐng)柬→打算胸卡和名簽→打算好視聽設(shè)備→制定預(yù)算支配6,設(shè)計(jì)一份歸檔文件目錄答：件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁(yè)數(shù)備注五,案例題1,文員小曹向分管營(yíng)銷業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理請(qǐng)示了業(yè)務(wù)處理的意見后，又遇到了負(fù)責(zé)宣揚(yáng)的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請(qǐng)示，結(jié)果兩位領(lǐng)導(dǎo)的意見很不一樣，小曹無所適從，兩位領(lǐng)導(dǎo)也因此沖突加深．孫認(rèn)為小曹與張關(guān)系親近些，支持過張，認(rèn)為小曹有意與他作對(duì)；而張認(rèn)為此業(yè)務(wù)是他引介的，小曹應(yīng)先同他通氣。請(qǐng)你分析小曹這樣做對(duì)不對(duì)錯(cuò)在哪里面對(duì)這種狀況小曹應(yīng)當(dāng)怎么辦答：(1)小曹犯了多頭請(qǐng)示的錯(cuò)誤。遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工,單向請(qǐng)示的原則，既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示了，就應(yīng)按孫的意見辦，不應(yīng)多頭請(qǐng)示；(2)在工作中不應(yīng)過分親近或疏遠(yuǎn)某領(lǐng)導(dǎo)，以至落到尷尬的境地；(3)兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示，假如張通情達(dá)理，小曹應(yīng)向他說明只能按職權(quán)分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦；(4)假如不能求得諒解時(shí)，小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討，再建議兩位協(xié)商一個(gè)方法遵照?qǐng)?zhí)行；(5)假如沖突不能統(tǒng)一，應(yīng)向總經(jīng)理請(qǐng)示，遵照總經(jīng)理的意見辦，并請(qǐng)他對(duì)孫或張作說明。這是文員執(zhí)行主要決策人的意見。2,新加坡利達(dá)公司銷售部新聘任了文員陳小姐，試用期三個(gè)月。陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純，經(jīng)理激勵(lì)她努力干。某一天，經(jīng)理外出了，陳小姐正在公司打字，鈴響了，陳小姐與來電者的對(duì)話如下：來電者：“是利達(dá)公司嗎？”陳小姐：“是?！眮黼娬撸骸澳銈兘?jīng)理在嗎？”陳小姐：“不在?！眮黼娬撸骸澳銈兪巧a(chǎn)塑膠手套的嗎？”陳小姐：“是?！眮黼娬撸骸澳銈兊乃苣z手套多少錢一打？”陳小姐：“1.8美元。”來電者：“1.6美元一打行不行？”陳小姐：“對(duì)不起，不行的?！闭f完，“啪”掛上了。經(jīng)理回來后，陳小姐也沒有把來電的事告知經(jīng)理。過了一星期，經(jīng)理提起他剛談成一筆大生意，以1.4美元一打賣出了100萬打。陳小姐突口而出：“啊呀，上星期有人問1.6美元一打行不行，我知道你的定價(jià)是1.8，就說不行的?！苯?jīng)理當(dāng)即臉色一變說：“你被解雇了”陳小姐哭喪著臉說：“為什么？”問題：陳小姐被解雇，你認(rèn)為她犯了哪些錯(cuò)？答：(1)該問的沒有問(指對(duì)方狀況，手套的須要量)；(2)該記的沒有記錄(對(duì)方的姓名,公司,號(hào)碼)；(3)該說的沒有說(沒有及時(shí)向上司匯報(bào))；(4)不該說的卻說了(價(jià)格上的自作主見，不向上司請(qǐng)示)；(5)不懂得愛護(hù)自己(即使自己自作主見拒絕了對(duì)方，犯了錯(cuò)誤，也沒必要告知上司，使自己陷入被解雇的境地)；(6)禮儀方面，鈴響了沒有自報(bào)家門；(7)不等對(duì)方說完，就“啪”掛上。3,愛達(dá)公司的丁秘書正埋頭起草一份文件，鈴響了，拿起，丁秘書聽著對(duì)方的聲音，辨別出又是那位推銷員朱磊打來的。第一次他來電時(shí)，丁秘書聽著朱磊的自我介紹，推斷這不是經(jīng)理正在等的，也不是緊急要事。于是她說：“很愧疚，經(jīng)理不在。請(qǐng)你留下姓名,地址,回電號(hào)碼，我會(huì)轉(zhuǎn)達(dá)給經(jīng)理的。”可對(duì)方非要找經(jīng)理本人不可。掛斷，丁秘書就此事匯報(bào)了經(jīng)理。經(jīng)理聽后，告知她，曾在一次交易會(huì)上見過此人，印象不佳，不想和他有生意上的來往。十天前，朱磊又來了，丁秘書說：“對(duì)不起，經(jīng)理仍舊不在。我已將你的狀況和要求轉(zhuǎn)告經(jīng)理，目前他特別繁忙，這事以后再說吧！”隨即，主動(dòng)掛斷了。現(xiàn)在，朱磊第三次來電，丁秘書應(yīng)當(dāng)怎么辦？問題：（1）文秘人員接聽時(shí)，首先應(yīng)做些什么？結(jié)束后又應(yīng)當(dāng)怎么做？（2）假如你是丁秘書，針對(duì)朱磊第三次來電，你怎樣說？（3）文秘人員怎樣審查來電？具體做法怎樣？（4）文秘人員替上司審查來電的看法和技巧是怎樣的？答：(1)文秘人員接聽時(shí)，首先應(yīng)自報(bào)家門。掛斷應(yīng)遵循“誰先打出誰先掛”的原則。丁秘書做錯(cuò)了。(2)丁秘書在朱磊第二次來電時(shí)，就應(yīng)告知對(duì)方經(jīng)理不想與他聯(lián)系。在朱磊第三次來電時(shí)，丁秘書應(yīng)當(dāng)說：“你的事情，我已經(jīng)與經(jīng)理匯報(bào)過了，對(duì)你們的生意經(jīng)理無意參與，尚未考慮與你聯(lián)系。請(qǐng)你以后不要來了。假如狀況有了變化，我會(huì)主動(dòng)與你聯(lián)系的。感謝！”(3)審查來電時(shí)應(yīng)詢問對(duì)方的姓名,單位,來電事由,回電號(hào)碼，然后請(qǐng)示上司是否想與對(duì)方通話。如上司同意通話，可打回電或請(qǐng)對(duì)方再打過來；如上司不想通話，應(yīng)想方法拒肯定方。(4)在中應(yīng)怎樣既做到為領(lǐng)導(dǎo)“擋駕”，又不得在言語,行動(dòng)上失禮，冒犯對(duì)方。4,某國(guó)營(yíng)企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當(dāng)天打算上報(bào)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，本公司一位實(shí)習(xí)生，剛從大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進(jìn)來，小林針對(duì)該公司管理寫的畢業(yè)論文中的某些觀點(diǎn)和見解很得指導(dǎo)老師賞識(shí)，他本人也認(rèn)為對(duì)公司改革有肯定作用，他打算找總經(jīng)理談?wù)?。小趙客氣地請(qǐng)小林坐下，說：“總經(jīng)理外出了，有什么事請(qǐng)跟我說吧”。小林就滔滔不絕地講了起來。小趙一邊聽，一邊看報(bào)表。小林言談中常帶“像我們這樣的小公司……”，小趙越聽越不興奮，結(jié)果沒等小林把話說完，他便滿臉怒氣地說“公司小是否埋沒了你的才能你是大材小用，為什么不去大公司呢’’小趙的冷嘲熱諷，激怒了小林，引起了激烈的爭(zhēng)吵，最終小林生氣地離開了辦公室。小趙還在悶悶不樂時(shí)，三名被解職的職工吵吵嚷嚷地進(jìn)來了，他們因平常工作不遵守紀(jì)律，完不成任務(wù)被解職，此刻要找總經(jīng)理解決他們的問題。小趙說總經(jīng)理不在，想請(qǐng)他們坐下來漸漸談，他們不信任，非要找總經(jīng)理不可。正好總經(jīng)理走了進(jìn)來，他們怒氣沖天地推推搡搡，揪住總經(jīng)理的衣服不放。小趙在一邊干焦急，不知道怎么辦才好……你認(rèn)為小趙在這兩件事上做得怎么樣他有什么失誤，他應(yīng)當(dāng)怎么做才對(duì)。答：(1)不能說“總經(jīng)理外出了，有什么事請(qǐng)跟我說吧’’，辦公室人員不能替上司做主；(2)接待來訪者應(yīng)細(xì)心傾聽，不應(yīng)邊看報(bào)表邊聽；(3)對(duì)提重要建議的來訪者，應(yīng)仔細(xì)記錄，匯報(bào)上司；(4)應(yīng)熱忱，不能對(duì)來訪者冷嘲熱諷；(5)對(duì)言辭激烈的來訪者應(yīng)有禮有節(jié)，宣揚(yáng)政策；(6)應(yīng)盡快為總經(jīng)理解圍，可以請(qǐng)保安或打110。5,小李受上司托付在浦東機(jī)場(chǎng)接到公司的一位重要客人，“歡迎,歡迎”，嘴里說著，并不主動(dòng)伸手，等客人伸手了，小李才與之相握。小李一把拿過客人的行李，放入汽車的行李箱，接著引導(dǎo)客人到副駕駛座位上，說：“坐在這里視野好?！倍螅约鹤狡嚭笈抛簧?。