辦公室導(dǎo)入7S標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行

u/amerMi威門辦公室7S標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行一、整理內(nèi)容：1、定義：把辦公室要與不要的物品分開，要的留下，不要的清理出去。總類劃分不能用 不用 廢棄處理不再使用 不用 同上一年內(nèi) 很少用6個(gè)月至一年左右可用一次---很少用1?3個(gè)月左右用一次 較少使用1周用一次 經(jīng)常用1天用一次 頻繁使用2、內(nèi)容要點(diǎn)：使用周期劃分：把辦公物品分為一年用、一周用、一天用。辦公物料分類第一類、文字資料：如公告、通知、各部門文件、活動(dòng)方案、員工手冊(cè)等；第二類、數(shù)據(jù)資料：如報(bào)表、統(tǒng)計(jì)表、分析表等跟數(shù)據(jù)有關(guān)的資料；第三類、書籍資料：如產(chǎn)品手冊(cè)、報(bào)刊雜志、宣傳資料等、公司培訓(xùn)資料；第四類、報(bào)表表格：如日?qǐng)?bào)表、周報(bào)表、月報(bào)表；第五類、客戶資料：如客戶檔案、廣告定制記錄、廣告增加記錄、投訴意見等;第六類、筆記本類：如會(huì)議記錄本、公司通訊錄、備忘錄等；第七類、辦公用具：如辦公電話、電腦、文件架、筆、計(jì)算器、訂書機(jī)、便簽、涂改液、橡皮擦等；第八類、個(gè)人用品：綠色植物、茶杯、手機(jī)、提包、筆記本等；存放原則：不用的東西不放在辦公現(xiàn)場(chǎng)，堅(jiān)決清除干凈。不常用的東西放遠(yuǎn)點(diǎn)（指定專用區(qū)）。偶爾使用的東西，集中放在工作場(chǎng)所指定地點(diǎn)。經(jīng)常用的東西放在作業(yè)區(qū)。3、整理的目的：改善和增加辦公及作業(yè)面積；辦公室及現(xiàn)場(chǎng)無(wú)雜物，行道通暢，提高工作效率；減少磕碰的機(jī)會(huì)，保障安全，提高質(zhì)量；消除管理上的混放、混料等差錯(cuò)事故；有利于減少庫(kù)存量，節(jié)約資金；改變作風(fēng)，提高工作情緒。二整頓內(nèi)容：1、定義：把需要的物品加以定點(diǎn)、定位、定量放置，并保持在需要時(shí)能立即取出。2、整頓的“5定”原則：定位、定點(diǎn)、定量、定員、定職定位：劃分合理區(qū)域定點(diǎn)：放在哪里合適定量：規(guī)定合適的數(shù)量定員：確定負(fù)責(zé)人u/amerMi定職：明確職責(zé)和時(shí)間3、內(nèi)容要點(diǎn)：要求：物品擺放要有固定的地點(diǎn)和區(qū)域，以便于尋找，消除因混放而造成的差錯(cuò)；物品擺放目視化；物品擺放地點(diǎn)要安全、便捷。文件柜：存放第一類、第三類、第五類；文件柜內(nèi)資料擺放要求，統(tǒng)一劃分，統(tǒng)一標(biāo)識(shí)，內(nèi)貼上文件”重要文件二“一般文件”、分類擺放，要求整齊整潔。防止丟失，混亂。文件架：存放第二類、第四類；文件架統(tǒng)一使用藍(lán)色文件夾，文件夾對(duì)折位置正中部分必須有該文件夾的類別標(biāo)貼，統(tǒng)一采用4號(hào)宋體字標(biāo)識(shí)，禁止在文件架上亂涂亂畫。辦公桌面：擺放第七類的辦公電話、電腦、文件架、計(jì)算器、第八類的綠色植物和茶杯，桌面物品要定位；電腦線、網(wǎng)線、電話線有序放置；人離開半小時(shí)以上應(yīng)將桌面收拾干凈。辦公隔欄：張貼公司通訊錄，采用標(biāo)準(zhǔn)的A4紙的1/2,每一個(gè)區(qū)域只允許帖一張錄（如四張辦公桌組合的區(qū)域，單面各一張通訊錄）帖于靠近顯示器的位置；專用柜：可能會(huì)再使用，一年內(nèi)用一兩次的；6個(gè)月至一年左右可用一次，抽屜：1?3個(gè)月左右用一次（除開月報(bào)表），放在辦公桌文件柜從上往下第三個(gè)抽屜；1周用一次（除開周報(bào)表），放在辦公桌文件柜從上往下第二個(gè)抽屜）；1天用一次，頻繁使用的；（辦公桌文件柜從上往下第一個(gè)抽屜）從上往下第四個(gè)抽屜可以放一些文件夾、辭典、筆記本、手紙等。提包柜：存放提包、飯盒、衣服和個(gè)人生活用品。坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人離開時(shí)椅子調(diào)正，離開辦公桌椅子不超過手肘到手掌的距離，離開半個(gè)小時(shí)以上，椅子應(yīng)緊靠在辦公桌刖；垃圾簍：垃圾簍罩塑料袋，里面垃圾不能過滿，到三分之二時(shí)，必須清除，每天下班前必須將垃圾簍里的垃圾清理；辦公桌下：下不得堆積雜物；外衣、手袋嚴(yán)禁隨意放在辦公桌椅上。電腦主機(jī)：A四張辦公桌靠著的區(qū)域，每個(gè)人的電腦主機(jī)必須統(tǒng)一放在右邊（特殊情況另外考慮）；B兩張辦公桌相對(duì)擺放的區(qū)域，電腦主機(jī)統(tǒng)一擺放在一條線上，（如常靜和田景艷的位置，則電腦主機(jī)必須統(tǒng)一擺放靠著墻壁的位置）；C主機(jī)拖柜必須放在辦公桌下面，成一條線擺放，不準(zhǔn)斜著、橫著擺放；電腦主機(jī)上面禁止放任何物品。顯示器：A、統(tǒng)一擺在辦公桌面的靠中間位置，顯示器不準(zhǔn)斜著、橫著擺放；B、顯示器上禁止張貼任何東西，必須保持顯示器的干凈整潔；C面容：保持桌面干凈整潔。存檔：各種文件、報(bào)表、方案等都要有電子版并且存檔（本部門一份，人事備檔一份）。電腦（公司）儲(chǔ)存：桌面：只能允許出現(xiàn)我的文檔、我的電腦、回收站、Inter、網(wǎng)上鄰居、辦公QQ；C盤放軟件；D盤放公司和部門重要文件和半年/一季度才用一次的資料和文件；E盤用于辦公盤，一周和一月用的資料和文件；F盤屬于個(gè)人所用，如圖片、學(xué)習(xí)資料、學(xué)習(xí)心得等；每周一上午上班，在打開電腦之后立即執(zhí)行電腦垃圾清理：打開“開始”一一“運(yùn)行”一一"％temp%”命令一一執(zhí)行刪除。u/amerMi管轄：每個(gè)人的辦公區(qū)域自行負(fù)責(zé)，自行管轄。就餐：在自己位置或其它位置就餐后，要打掃干凈。電話接聽：電話響鈴三聲之內(nèi)接聽電話，如果接聽人不在位置，采用就近原則，誰(shuí)離電話最近，誰(shuí)負(fù)責(zé)接聽，必須在三聲之內(nèi)接聽電話。會(huì)議室使用：公司小會(huì)議室只能用于部門開會(huì)，中午就餐，單向溝通。著裝：每日上班各位同仁要著裝簡(jiǎn)潔，大方得體。3、整頓的目的：辦公室內(nèi)要定置管理，物品的合理擺放有利于提高工作效率和產(chǎn)品質(zhì)量。三清掃內(nèi)容：1、定義：把工作場(chǎng)所打掃干凈，將不需要的物品加以清除、丟棄，以保持工作場(chǎng)所干凈整齊。2、內(nèi)容要點(diǎn)：辦公室地面：需清掃干凈，要明亮、無(wú)異味，不能有任何果皮、紙屑、煙頭、明顯腳印、積水、灰塵。墻面：不得隨意圖畫，亂張貼，無(wú)腳印，無(wú)污垢。辦公設(shè)備：電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等要清潔干凈，無(wú)灰塵，無(wú)污垢，辦公桌面擺放物料不得零亂，下班后必須按標(biāo)準(zhǔn)擺放整齊。報(bào)表表單：超過保管年限的表單及時(shí)集中銷毀，保管年限內(nèi)的表單裝訂送人事部歸檔。辦公用品和文件：有破舊的辦公用品及無(wú)關(guān)的文件、設(shè)備，（如：不能用的破舊卡片、冊(cè)子、夾子、報(bào)刊、廢紙）等全部清掃出去。辦公區(qū)域死角：不留任何紙屑、扎堆物料，保證無(wú)明顯灰塵、無(wú)明顯污垢和垃圾，保證一眼看過去，沒有任何刺眼的垃圾物料。電線、網(wǎng)絡(luò)線：不要超出桌子外沿，不能凌亂的隨意擺在地上，要用膠布固定在一起，電源插頭、插座要固定，不能松動(dòng)和歪斜。飲水機(jī)：要擦洗干凈，機(jī)身和水桶上不能有污垢和灰塵，水槽的水不能超過槽沿，飲水機(jī)柜里只能存放一次性杯子，不能存放其他任何東西。用過的杯子要立即清除，不能放在飲水機(jī)柜里。綠色植物：保持綠色植物的葉子無(wú)灰塵、無(wú)污垢，盆子內(nèi)無(wú)果皮紙屑口痰，無(wú)蟲子，無(wú)明顯積水。會(huì)議室：桌面不能放任何其他東西，桌布要保持干凈整潔，桌布不能折疊，不能歪斜覆蓋在桌上，凳子必須僅靠會(huì)議桌；保持會(huì)議室的空氣暢通。3、清掃的目的：讓辦公室（&展廳）清潔明亮，一塵不染四清潔內(nèi)容：1、定義：整理、整頓、清掃之后要認(rèn)真維護(hù)，使現(xiàn)場(chǎng)保持完美和最佳狀態(tài)。2、內(nèi)容要點(diǎn)：清潔，是對(duì)前三項(xiàng)活動(dòng)的堅(jiān)持與深入，從而消除發(fā)生安全事故的根源。創(chuàng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境，使職工能愉快地工作。辦公環(huán)境：要整齊，而且要做到清潔衛(wèi)生，互相監(jiān)督辦公區(qū)域的前三項(xiàng)內(nèi)容，不能隨意破壞和故意破壞，做到辦公區(qū)域的清、爽、齊、靜。辦公物品：要清潔，隨時(shí)發(fā)現(xiàn)隨時(shí)改正，自動(dòng)清掃。形體清潔：待人要講禮貌、要尊重別人，說話語(yǔ)氣要溫和；辦公區(qū)域不能大聲吵罵、吼叫，掛電話要輕拿輕放，取放任何物品都要輕拿輕放；服裝要清潔，儀表要整潔，u/amerMi及時(shí)理發(fā)、刮須、修指甲、洗澡，不能畫濃妝，要畫淡妝等；空氣清潔：進(jìn)一步消除混濁的空氣、粉塵、噪音和污染源。物品清潔：任何時(shí)候都要保持物品的干凈整齊，不能亂放，不能弄臟。3、清潔的目的：創(chuàng)造有一個(gè)清潔的環(huán)境。五素養(yǎng)內(nèi)容：1、定義：要努力提高人員的素養(yǎng)，養(yǎng)成嚴(yán)格遵守規(guī)章制度的習(xí)慣和作風(fēng)，素養(yǎng)是7S”活動(dòng)核心，沒有人員素質(zhì)的提高，各項(xiàng)活動(dòng)就不能順利開展。2、內(nèi)容要點(diǎn)：遵守公司《員工手冊(cè)》有關(guān)規(guī)定，遵守公司各項(xiàng)規(guī)章制度及法律法規(guī)。加強(qiáng)自身素養(yǎng)。不斷自我學(xué)習(xí)和提升。不斷創(chuàng)新和思考。保持團(tuán)隊(duì)的協(xié)作溝通氛圍。3、素養(yǎng)減壓：（可考慮實(shí)行）連續(xù)工作兩小時(shí)，請(qǐng)休息5分鐘，但是不允許打擾別人的工作；音樂減壓：11點(diǎn)到11點(diǎn)10分，休息10分鐘，放一首輕松明快的曲子（可考慮實(shí)行）說話減壓：10分鐘休息時(shí)間內(nèi)，幾個(gè)人可以在一起說幾個(gè)笑話，說幾個(gè)故事；（可考慮實(shí)行）按摩減壓：10分鐘休息時(shí)間內(nèi)，幾個(gè)人可以圍著一個(gè)圈，互相給對(duì)方按摩肩部、頭部、腰部等等（可考慮實(shí)行）計(jì)劃減壓：養(yǎng)成排時(shí)間表和擬定計(jì)劃，告訴自己肯定能行，不要讓否定的聲音圍繞自己，總是認(rèn)為自己不行，把自己增壓；回憶減壓：記住今天至少發(fā)生的一件好的事情，把這件好事情記錄下來，會(huì)帶給你愉快的心情；創(chuàng)造減壓：可以自己根據(jù)某一首歌曲去編排舞蹈，按照自己喜歡的方式去編排；瑜伽減壓：冥想，每天只需要5分鐘的時(shí)間，找一個(gè)自己最舒服的坐姿坐下來，專注自己的一呼一吸，慢慢的就會(huì)讓你的精神很愉快，很寧?kù)o。深呼吸減壓：每隔一個(gè)小時(shí)，就可以深呼吸一次。3、素養(yǎng)的目的：打造一個(gè)文明和諧、高效高能、健康愉快的團(tuán)隊(duì)。六節(jié)約：1、定義：就是對(duì)時(shí)間、空間、能源等方面合理利用，以發(fā)揮它們的最大效能，從而創(chuàng)造一個(gè)高效率的，物盡其用的工作場(chǎng)所。2、內(nèi)容要點(diǎn)：電：人離開辦公桌30分鐘，必須關(guān)閉電腦、風(fēng)扇，下班時(shí)，必須關(guān)閉一切電源。水：喝多少水就倒多少水，禁止隨意浪費(fèi)，給客人倒水，一般倒一次性杯子的三分之二則可；禁止用飲用水洗碗、擦桌面、澆灌綠色植物；辦公室人員禁止使用一次性杯子，給客戶使用的一次性杯子，如客戶持續(xù)需要喝水，則只能使用客戶原來的一次性杯子。紙張：打印、復(fù)印在公司內(nèi)部流傳的通知、公告、活動(dòng)草案、制度草案、員工簡(jiǎn)歷表、晉升表、辭職表、市場(chǎng)調(diào)查表、銷售數(shù)據(jù)分析表等一般公文和報(bào)表時(shí)，必使用已經(jīng)作廢的但是另一面可以用的A4紙，已經(jīng)使用的那一面用筆畫一個(gè)大叉；只有對(duì)外公文、u/amerMi合同、協(xié)議書、重要報(bào)告、重要財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)資料等才可以使用新的A4紙。筆：所有辦公使用的筆，必須以舊換新，換筆時(shí)只能換筆芯，實(shí)在不能用的筆筒，按照整頓標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行清理，不得隨意在別人的桌上去拿筆使用，自己的筆自己保管，如果自己的筆丟失了，自己負(fù)責(zé)買，只有實(shí)在用完了，才可以去以舊換新使用。拖把：每次托完地后，一定要清洗干凈，甩干，放于通風(fēng)位置。抹布：每次使用后，必須清洗干凈，放置于固定位置，禁止隨意撕扯抹布，丟仍抹布。3、節(jié)約的目的：節(jié)約物質(zhì)，減少浪費(fèi)七安全內(nèi)容：1、定義：就是要維護(hù)人身與財(cái)產(chǎn)不受侵害，創(chuàng)造一個(gè)零故障，無(wú)意外事故發(fā)生的工作場(chǎng)所。2、內(nèi)容要點(diǎn)：電腦：合理掌握電腦的使用安全知識(shí)，每周殺毒一次；個(gè)人電腦設(shè)置自己掌握的密碼；公司電腦禁止存放容量過大而無(wú)用的資料；主機(jī)：禁止外插其他與工作無(wú)關(guān)的外盤；主機(jī)上禁止置放任何重物；顯示屏：禁止用手觸摸顯示屏，如顯示屏有污垢和灰塵時(shí)，應(yīng)用柔軟的紙巾輕輕擦拭，禁止用書本和其他物品拍打顯示屏；鼠標(biāo)：禁止拍打鼠標(biāo)，猛烈點(diǎn)擊鼠標(biāo)；鍵盤：禁止猛烈拍打鍵盤，防止將水、灰塵和其他雜物掉進(jìn)鍵盤里，如不小心將灰塵、水和其他雜物掉進(jìn)鍵盤，應(yīng)立即將鍵盤翻轉(zhuǎn)，用手輕輕在鍵盤背面敲擊，用柔軟紙巾吸干鍵盤上的水滴。網(wǎng)線：安插水晶頭時(shí)，應(yīng)注意力度，禁止摔、扯、揉水晶頭；文件架：禁止將重物放置在文件架上，導(dǎo)致文件架彎曲、破損；門窗：開關(guān)門時(shí)，動(dòng)作應(yīng)輕緩；不得在門窗上懸掛任何物品；下班時(shí)，應(yīng)關(guān)好門窗，當(dāng)日值日應(yīng)檢查門窗是否完全關(guān)好。滅火器：消防栓附近一米范圍內(nèi)禁止堆放雜物，禁止玩弄、敲打滅火器裝置。鑰匙：保管好公司鑰匙和部門文件柜鑰匙，防止丟失，禁止將公司鑰匙、部門鑰匙隨意放置；印章：必須將公司的法人專用章和財(cái)務(wù)專用章交給出納和財(cái)務(wù)經(jīng)理專人保管，杜絕將印章隨意放置，必須放置在固定的柜子里上鎖看管。重要合同、稅務(wù)登記冊(cè)、注冊(cè)登記本：必須專人保管，重要合同必須放置于固定的檔案柜里上鎖保管，稅務(wù)登記冊(cè)和注冊(cè)登記冊(cè)必須放置在固定位置，杜絕任何人隨意挪動(dòng)和涂畫、撕扯。現(xiàn)金、支票：統(tǒng)一由出納保管，公司內(nèi)部禁止存放大量現(xiàn)金，少量現(xiàn)金必須放