糧油公司采購部管理制度手冊

1、供應(yīng)商管理制度2、供應(yīng)商評價制度3、材料計劃申報管理制度4、物資采購管理制度5、物資采購合同管理制度6、物資采購招議標管理制度7、物資稽核管理制度8、材料庫存管理制度9、材料驗收入庫管理制度10、庫房帳料管理制度11、廢舊物資管理制度12、現(xiàn)場物資管理制度13、急用料采購管理辦法14、退、換貨管理制度15、返修材料管理辦法16、代儲代銷管理辦法17、材料費結(jié)算管理辦法 供應(yīng)商管理制度為規(guī)范供應(yīng)商開發(fā)流程，使之有章可偱，并與供應(yīng)商建立長期戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，滿足公司發(fā)展需要特制定本制度。供應(yīng)商的開發(fā)權(quán)責(zé)⑴總經(jīng)辦、行政部負責(zé)供應(yīng)商開發(fā)主導(dǎo)工作⑵采購部、技術(shù)部、財務(wù)部、售后部組成評審小組，負責(zé)供應(yīng)商的評核及價格評價。建立供應(yīng)商準入制度⑴供應(yīng)商來源有下列方式:①原有的優(yōu)質(zhì)長期供應(yīng)商②同行介紹③行業(yè)刊物④各種采購指南⑤傳播媒體⑥供應(yīng)商主動聯(lián)絡(luò)⑦實地考察⑧其他途徑⑵建立供應(yīng)商檔案，檔案內(nèi)容包括供應(yīng)商編號、公司名稱、法定代表人、詳細聯(lián)系方式、地址、主要供應(yīng)產(chǎn)品等，評估合格者歸檔。并存檔以下證件復(fù)印件：企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、開戶許可證、增值稅一般納稅人資格證書、委托代理人授權(quán)書、合同簽訂人身份證復(fù)印件。⑶各個證件具有一定的有效時間。⑷生產(chǎn)廠家必須具有生產(chǎn)權(quán)，代理商家必須持有生產(chǎn)廠家出具的有效代理證書（函）。參考項：公司簡介、代理范圍及主營項目、售后服務(wù)承諾書。付款條件、配送方式、售后承諾等，如價格變動供應(yīng)商有義務(wù)及時通知。4理。供應(yīng)商評價制度為規(guī)范供應(yīng)商管理，特制定本制度對供應(yīng)商進行考核與評價。1.采購價格的控制⑴采購部對物資建立價格檔案，每一批貨物的報價應(yīng)首先與歸檔價格比較，分析價格差異，無特殊原因，原則上采購價格不能超過存檔價格，否則做出說明。⑵建立價格評價體系。評審小組收集有關(guān)價格信息，分析評價現(xiàn)有的價格水平，對重要物資價格進行更新。供應(yīng)商的調(diào)查評核⑴采購部對下列因素作評核：（檢驗報告等）⑵技術(shù)部對下列因素作評核：①商品技術(shù)水準（優(yōu)勢，是否落后）②設(shè)備狀況③品質(zhì)規(guī)范與標準⑶售后部對下列因素作評核：①售后維修能力②維修后保修能力③異常排除能力④售后服務(wù)能力3.供應(yīng)商復(fù)查規(guī)定⑴合格供應(yīng)商，每年年底復(fù)查一次，不合格的除總經(jīng)理特批，不在合格供應(yīng)商之列。參與人員：總經(jīng)辦、采購部、技術(shù)部、財務(wù)部、售后部①供方的業(yè)績和以往的履約能力，信譽及服務(wù)狀況。②供方的價格和結(jié)算方式。③供方的供貨方式和承諾。④供方保證合同要求的能力。評價結(jié)論：1、滿足以上條件的供方經(jīng)供方評定表評定合格后可選為合格供應(yīng)商。2、對優(yōu)秀的供應(yīng)商可優(yōu)先取得交易機會；或優(yōu)先支付貨款或縮短付款。3、不合格供應(yīng)商不在采購選擇擇范圍之內(nèi)，如欲重新向本公司供貨，應(yīng)重新調(diào)查評核。4、凡因供應(yīng)商品存在質(zhì)量問題或交貨期延遲成損失的，按合同追究損失；或減少訂貨；信譽不佳的供應(yīng)商酌情作延期付款之懲罰。詳見附表：附表：《供應(yīng)商基本情況表》《供應(yīng)商調(diào)查表》《供應(yīng)商評鑒表》材料計劃申報管理制度為加強規(guī)范材料計劃上報管理，節(jié)約成本、減少支出，確保物資質(zhì)量和物資快速到位的全過程得到有效控制，特制定本制度。本制度針對工程用料、各部門的計劃上報進行統(tǒng)一管理。1、材料計劃上報的要求①所有材料計劃，統(tǒng)一上報到采購部。②上報的計劃必須要標明工程名稱，上報日期，要求到貨日期等內(nèi)容，詳見后附《材料計劃申請單》③材料的名稱、規(guī)格、型號、到貨日期要寫明確；有參考價格可注明；需要送貨到工地的，要說明卸貨地點；需要提供圖紙的要出具④對待某些特急料，按《急用料管理辦法》執(zhí)行。但事后要補報（已購2、計劃的審批和執(zhí)行①材料計劃的審批流程：項目部（業(yè)務(wù)部）→技術(shù)部→主管領(lǐng)導(dǎo)→采購部，對于手續(xù)不全的計劃采購部有權(quán)拒絕供應(yīng)。②材料計劃的執(zhí)行:如有不可執(zhí)行的項目，應(yīng)及時于相關(guān)部門溝通，以便調(diào)整計劃。審批完畢后的計劃轉(zhuǎn)交庫管，有庫存的標明不再重復(fù)采購，再交由采購員執(zhí)行。計劃審批工作流程部門名稱部門名稱采購部流程名稱計劃審批流程層次4任務(wù)概要計劃審批節(jié) 業(yè)務(wù)副總經(jīng)理 技術(shù)部負責(zé)人部門經(jīng)理采購員點ABCD12345678時用料劃劃

開始施工用料用料計劃用料計劃表庫存情況不意平衡計劃 同意審批同意分類匯總計劃銷施 急銷售工 用售用 自料 用 購料 審批 審批

符 審合 批標 未準 核對計劃用量是 通過否符合標準采購員

審批通過物流采購為規(guī)范物資采購工作，特制定本制度。結(jié)束1特殊情況（獨家制造或代理等原因）應(yīng)在采購記錄中注明。2 行選擇，并按照優(yōu)質(zhì)、優(yōu)價、原則篩選。貨周期、算成本。4、遵守國家相關(guān)政策、法規(guī)，遵守企業(yè)采購工作制度，不做無原則交易，不違反公司相關(guān)制度。5、采購經(jīng)辦人員詢價完成后，將詢價或議價結(jié)果及擬定商務(wù)合同上報相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)及公司領(lǐng)導(dǎo)審批。6、采購經(jīng)辦人員根據(jù)計劃金額的大小，按規(guī)定對批量材料和設(shè)備組織招、議標，報部門經(jīng)理批準后執(zhí)行。7、采購人員根據(jù)審批的合同，做好預(yù)付款的支付及采購的執(zhí)行工作。8、采購人員及時跟蹤在途材料的到貨情況，并將材料的到貨信息及時反饋到事業(yè)部及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。9、若屬分批交貨，采購經(jīng)辦人員應(yīng)于“計劃單”上加注“分批交貨”進行備注識別。7、在采購工作中發(fā)生材料型號變更、不能按期到貨等各種情況時，采購人員應(yīng)以工作聯(lián)系函的形式，與計劃單位和供應(yīng)商進行相互聯(lián)系并做好記錄。8、采購物資到貨后，采購人員及時與庫管做好材料的交接驗收及入庫工作。物資采購工作流程部門名稱層次節(jié)部門經(jīng)理采購部4流程名稱任務(wù)概要采購員物資采購采購流程計劃員點1ABC234 大額物資審5查看詢價不滿 滿意意詢價 合同審批情10

向供貨廠家詢價物資詢價表

審批后的11 分類、分配材料計劃與供貨廠家簽定采購合同合同備案、登核銷購貨合

落實計劃執(zhí)行情況辦理入庫手結(jié)束采購合同管理制度1、為做好采購合同管理，特制定本制度。2、本制度適用于股份公司物資采購合同管理的全過程。3、合同管理制度簽訂采購合同必須遵守國家《合同法》和《新疆克虜博工程技術(shù)有限公司合同管理規(guī)定》。司主管領(lǐng)導(dǎo)，股份公司總經(jīng)理審批后才能進行具體簽訂。數(shù)量、單位、單價、供貨期限及違約責(zé)任。一份采購部。對未按期到貨的合同及時與領(lǐng)導(dǎo)研究對策，加強督促。涉及物資合同的索賠，按合同條款由采購部對供應(yīng)商制定索賠方對所有執(zhí)行完的合同定期歸檔，對合同執(zhí)行情況定期評價。物資采購招議標管理制度為規(guī)范物資采購招議標工作，合理控制采購成本，確保采購物資的質(zhì)量，特制定本制度。1、物資招議標范圍是指在：20障的材料。新產(chǎn)品、新技術(shù)需要了解性能及對比的產(chǎn)品。設(shè)備及裝備必須采取招標方式采購。2招標（兩家以上的投標人）議標（一至兩家投標人3、定價依據(jù)合市場變化情況來確定招標定價。合理的招標定價。同類產(chǎn)品在一年當(dāng)中有一定進貨量的材料，在考慮市場價格變化趨勢的情況下，可采用一次招標定價，并簽訂全年供貨合同（協(xié)議），全年以招標定價為依據(jù)。4、招標審核內(nèi)容。投標人應(yīng)具備招標方要求的資質(zhì)能力。組織機構(gòu)代碼證、開戶許可證、增值稅一般納稅人資格證書、委托代理人授權(quán)書、合同簽訂人身份證復(fù)印件。許可證、ISO9000。主要生產(chǎn)裝備情況，業(yè)績和其他單位供貨反饋情況。5.選擇原則在質(zhì)量同等的情況下價格優(yōu)先；在價格同等的情況下，本地的原則選擇中標人。動，有效的保障供貨質(zhì)量，合理的控制材料成本。認真落實中標后的合同執(zhí)行工作。對照合同條款定期跟蹤供應(yīng)商的供貨進度。務(wù)。造成損失的，要及時追究供應(yīng)商責(zé)任，落實賠償責(zé)任。7、技術(shù)文件的簽訂流，由各事業(yè)部專業(yè)技術(shù)人員擬定招標技術(shù)文件。對技術(shù)性較強的裝備和總成件的招標必須由技術(shù)人員參加。訂商務(wù)合同。8評標方法評標采取打分方法（100）評委由招標方、技術(shù)評委、商務(wù)評委、公司機關(guān)評委組成。9、投標費用序號1招標金額200萬元以上收取招標費7000元工本費400備注2150~200萬元6000元400元3100~150萬元5000元400元480~100萬元4000元300元550~80萬元3000元300元630~50萬元2000元200元710~30萬元1000元100元85~10萬元500元100元物資稽核管理制度1、目的23負責(zé)公司物資核算工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。負責(zé)本公司物資核算報表的填寫及上報財務(wù)的工作，負責(zé)公整理和上報工作。4、管理內(nèi)容和要求核算資料的管理“內(nèi)容齊全，指標配套，數(shù)字準確，規(guī)格統(tǒng)一”。物資核算報表材料收、發(fā)、存（累計）月報表。各事業(yè)部使用材料（累計）報。發(fā)票（20）。發(fā)票匯總表（25）實存對比表和發(fā)票在途表（28）。責(zé)任權(quán)限對記載不準確、不完整的原始憑證予以退回，要求更正、補充。發(fā)現(xiàn)賬薄記錄與實物、款項不符的時候，應(yīng)當(dāng)立即向本單位領(lǐng)導(dǎo)報告，查明原因，做出處理。材料庫存管理制度1、總則為實現(xiàn)倉儲管理工作程序化、規(guī)范化，做到收發(fā)準確、及時，安全倉儲，充分發(fā)揮倉儲調(diào)節(jié)的作用，達到保證供應(yīng)，滿足生產(chǎn)需要的目的，特制定本制度。2、適用范圍凡進入倉庫的各類物資材料，自入庫時起至出庫時止的全過程、全時間的管理。3、具體要求材料入庫必須驗收數(shù)量、質(zhì)量材料驗收的依據(jù)是采購計劃、產(chǎn)品質(zhì)量證明、采購清單等。同進行。時處理，并按待檢物資進行保管。4、材料的保管保養(yǎng)入庫材料必須按照其不同性能和技術(shù)保管規(guī)程要求進行保柜保管。露天存放易變質(zhì)，變形材料應(yīng)采取防護措施。庫區(qū)布局管規(guī)程，不超高、不超重。庫房材料要定期檢查，按照技術(shù)保管規(guī)程要求及時進行保處理。告，帳料調(diào)整必須按權(quán)限制度經(jīng)過審批，保證帳、卡、物相符。物資驗收入庫管理制度1、總則23物資到庫（場）100%。驗收物資的憑證主要是裝箱單、材料計劃單（送料單）品合格證、產(chǎn)品說明書、質(zhì)量檢驗證明、配套物資的附件清單。104驗收準備備校驗、搬運碼垛用的設(shè)備、工具及人力。危險品必須按制度準備相應(yīng)防護措施。即進行實物驗收。5、實物驗收5.1資必須全數(shù)驗收，允許抽驗的物資，要按制度的抽查比例進行抽檢。物資驗收入庫工作流程部門名稱層 次采購部4流程名稱任務(wù)概要物資驗收入庫到貨物資驗收入庫節(jié) 各公司部門經(jīng)理倉庫保管員 計劃員點 ABC D123456789磅差單處理

開始倉庫保管員按計劃的內(nèi)容外觀、包裝、數(shù)量外觀質(zhì)量的檢查決定 查詢

不 驗收合格合合格通知用料事業(yè)部來庫領(lǐng)料

索賠單直達料直接送至用料事業(yè)部

驗收情況記錄入庫計帳

分類匯總計進行三方驗收 是否全到計劃核銷計劃結(jié)庫房帳料管理制度12本制度適用于股份公司范圍內(nèi)的倉庫帳料管理。3采購部負責(zé)對公司物資倉庫帳料工作進行檢查和考核。4賬冊管理必須分類分庫建立賬冊，做到一料一帳。其后為材料明細賬頁。計”章。累計數(shù)均用藍黑色填寫。要求各項內(nèi)容齊全，字跡清晰端正。45記，不得加總后記一筆賬，也不能用非正式憑證和白字條記賬。數(shù)量，審核員負責(zé)全面審核對記賬憑證，無誤后，抽取料單，在最末一筆結(jié)存數(shù)后填寫庫存金額并蓋章。做到及時準確，日清月結(jié)。記賬發(fā)生筆誤時，用紅筆在筆誤處畫一道紅線，在上加蓋刮、擦或更換帳頁。記賬憑證管理調(diào)撥單、直達送料單、調(diào)價單等。單等。以便核銷。帳料保管并裝訂成冊統(tǒng)一保管。認定，并將舊賬冊全部收回，連同全年收、發(fā)憑證存檔保管。借閱制度，不得丟失、損壞。5核。行一次檢查考核。發(fā)現(xiàn)問題做好記錄，及時處理。廢舊物資管理制度1、目的通過對公司在施工過程中產(chǎn)生的廢舊物資進行控制和合理處置，節(jié)約成本,提高資源利用率。23廢舊物資：指在施工過程中剩余的舊料、邊角材料、短碎、殘缺料、包裝品以及報請批準的報廢物資。4、職責(zé)采購部負責(zé)對廢舊物資進行統(tǒng)一管理。各事業(yè)部負責(zé)施工后的廢舊物資的回收、上繳和定點存放和權(quán)限范圍內(nèi)廢舊物資的處理。財務(wù)部負責(zé)廢舊物資帳款的結(jié)算工作。采購部經(jīng)理負責(zé)廢舊物資處理的監(jiān)督工作。采購部庫管負責(zé)廢舊物資出門證的檢查、驗收工作。5、工作程序廢舊物資的分類用物資清單》見附表，并進行處理。廢舊物資包括：廢鋼材、廢有色金屬、廢舊電纜、加工鐵屑、設(shè)備包裝物等。廢舊物資的回收按照《可回收利用物資清單》，各事業(yè)部對各自生產(chǎn)區(qū)域內(nèi)處理；予一定處罰。廢舊物資的利用修舊利廢、節(jié)約代用。對于部分包裝物可在以后的采購活動中進行重復(fù)利用；其它廢舊物資的處置A、賣出對于生產(chǎn)現(xiàn)場不能再利用的物資，采購部可組織對其進行作廢處理，出售給廢舊物資收購站或其它需用單位，按市場價格收取現(xiàn)金后上繳財務(wù)。采購部賣出的所有物資須明碼標價，價格浮動者應(yīng)標出價格上下限，以增加價格透明度。嚴禁將有用之料作為廢舊物資處理B、 交由垃圾處理站對于無利用價值的廢舊物資，可當(dāng)作施工垃圾委托當(dāng)?shù)乩幚碚具M行處理?，F(xiàn)場物資管理制度為加強現(xiàn)場材料管理，控制材料成本，減少不必要的浪費，特制定本制度。12現(xiàn)場物資管理要做到有專人進行看管。并對材料進行標識。著位置進行標識。對于危害職業(yè)健康安全及環(huán)境的物資還應(yīng)懸掛警示牌。堅持現(xiàn)場材料“誰用誰管”“誰用誰收”“誰損失誰負責(zé)”對于工程竣工后，由于各種原因未使用完的工程材料，用料急用料零星用料采購制度為進一步規(guī)范和明確急用料、零星用料采購渠道和范圍，加強急用料、零星用料的管理，確保公司生產(chǎn)順利進行，特制定本制度。1、各事業(yè)部要嚴格按照急用料、零星用料采購的規(guī)范范圍購料。23零星用料，為五金雜料，并且數(shù)量較少。急用料、零星用料單項34、急用料、零星用料不包含發(fā)動機、變速箱、離合器、泵、閥、5、急用料、零星用料的采購點，必須是股份公司指定《合格供應(yīng)商》名錄下的供應(yīng)商，嚴禁隨意選擇供應(yīng)商進行采購。63并在自購后三日之內(nèi)按常規(guī)料申報程序補報自購計劃，并注明已采購、參考價和供應(yīng)商上報采購部。7、事業(yè)部負責(zé)應(yīng)急、零星自購料的驗收和質(zhì)量把關(guān)，每月發(fā)生的8、公司采購部負責(zé)對事業(yè)部急用料、零星用料自購執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，如發(fā)現(xiàn)違反公司制度將常規(guī)料當(dāng)作急用料和零星用料執(zhí)行的，公司一律不予辦理協(xié)議、出入庫和結(jié)算手續(xù)，并進行通報。退、換貨管理制度為了加強公司物資管理，規(guī)范物資供應(yīng)退貨、換貨程序，特制定本制度。1、需要退貨、換貨的物資必須是質(zhì)量、性能、規(guī)格達不到使用要求的材料，使用單位在發(fā)現(xiàn)問題后及時上報，確需退貨或換貨的必須在一周內(nèi)提交申請。2、需要退貨、換貨的物資不能有明顯的損壞，包裝盡量完好。3、需要退貨、換貨的物資提交申請時，需闡述退貨或換貨的原因；4、 需要退貨、換貨的物資必須由單位主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認；6、 需要退貨、換貨的物資時間跨度過長、損壞嚴重的，無法實退、換貨的材料，由各單位自行承擔(dān)相關(guān)費用。物資返修管理辦法單位。明確職責(zé)，確保物資及時修理，保證生產(chǎn)單位正常生產(chǎn)不受影響。產(chǎn)材料、生產(chǎn)設(shè)備、儀器儀表、生產(chǎn)工具等。負責(zé)，切實保障生產(chǎn)的正常運行。信息，并建立返修材料臺賬。代儲代銷物資管理辦法管理行為，特制定本辦法。第二條為充分利用供應(yīng)商庫存資源，降低企業(yè)庫存資金占用，分物資開展代儲代銷業(yè)務(wù)。第三條物資代儲代銷工作實行統(tǒng)一管理，以供應(yīng)商代儲和事業(yè)部代儲這兩種方式運行。第五條代儲代銷物資品種范圍，由供應(yīng)公司牽頭，充分征求股份公司和各事業(yè)部相關(guān)部門意見和建議，采購部提報代儲品種目錄，股份公司領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)審批，采購部負責(zé)落實。第六條代儲代銷供應(yīng)商必須是合格供應(yīng)商并通過了招標的，嚴禁在此之外選擇。第七條代儲代銷業(yè)務(wù)應(yīng)明確代儲地點、代儲期限、代儲物資品種、價格、數(shù)量、質(zhì)量要求。第八條代儲物資品種有以下幾類：(1)常用電器元件；(2)普通汽車及特種車輛配件；(3)測試儀器儀表修理配件。第九條代儲代銷供應(yīng)商有效期限一年，期滿后應(yīng)重新評審確定供應(yīng)商，不得以任何理由延長代儲期限。協(xié)議期滿后，凡未列入下一年度準入供應(yīng)商的，作退貨處理。退貨清單應(yīng)準確、完整，雙方各自保留。第十條采購部負責(zé)監(jiān)督各環(huán)節(jié)執(zhí)行情況，審批計劃，協(xié)助各事業(yè)部結(jié)算，部署階段總體要求。第十一條各事業(yè)部負責(zé)制定計劃，上報審批，管理代儲料庫房，第十二條供應(yīng)商負責(zé)按需求計劃及時的將合格的產(chǎn)品按時送交制定的地點，并定期上報用料的使用情況。第十三條代儲代銷業(yè)務(wù)必須簽訂《物資代儲代銷協(xié)議》，無協(xié)議的供應(yīng)商不得從事任何代儲代銷活動。第十四條代儲代銷協(xié)議文本格式統(tǒng)一，協(xié)議條款必須齊備、明代儲地點、結(jié)算及付款方式、質(zhì)量要求、檢驗方法、代儲收費、售后服務(wù)、違約責(zé)任以及雙方的權(quán)利與義務(wù)等。第十五條《代儲代銷協(xié)議》由采購部負責(zé)與供應(yīng)商簽訂。第十六條為鼓勵廠商代儲，減輕廠商負擔(dān)，對供應(yīng)商免收代儲代銷費用。第十七條規(guī)定代儲代銷物資的庫存量以3個月需求為標準。第十八條代儲物資計劃由各事業(yè)