某物業(yè)公司作業(yè)指導(dǎo)書效用指南

作業(yè)指導(dǎo)書效用指南1． 前言1.1作業(yè)指導(dǎo)書概述作業(yè)指導(dǎo)書是指為保證過程的質(zhì)量而制訂的程序?！斑^程”可理解為一組相關(guān)的具體作業(yè)活動（如抹灰、砌磚、插件、調(diào)試、裝配、完成某項(xiàng)培訓(xùn)）?！鳂I(yè)指導(dǎo)書也是一種程序，只不過其針對的對象是具體的作業(yè)活動，而程序文件描述的對象是某項(xiàng)系統(tǒng)性的質(zhì)量活動?！鳂I(yè)指導(dǎo)書有時也稱為工作指導(dǎo)令或操作規(guī)范、操作規(guī)程、工作指引等。作業(yè)指導(dǎo)書的作用—是指導(dǎo)保證過程質(zhì)量的最基礎(chǔ)的文件和為開展純技術(shù)性質(zhì)量活動提供指導(dǎo)?！琴|(zhì)量體系程序文件的支持性文件。1.2作業(yè)指導(dǎo)書的種類按發(fā)布形式可分為：—書面作業(yè)指導(dǎo)書；—口述作業(yè)指導(dǎo)書；—計算機(jī)軟件化的工作指令；—音像化的工作指令。按內(nèi)容可分為：—用于施工、操作、檢驗(yàn)、安裝等具體過程的作業(yè)指導(dǎo)書；—用于指導(dǎo)具體管理工作的各種工作細(xì)則、導(dǎo)，則、計劃和規(guī)章制度等；—用于指導(dǎo)自動化程度高而操作相對獨(dú)立的標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)范。1.3ISO9000系列標(biāo)準(zhǔn)中對作業(yè)指導(dǎo)書的要求“如果沒有作業(yè)指導(dǎo)書就不能保證質(zhì)量時，則應(yīng)對生產(chǎn)和安裝方法制訂作業(yè)指導(dǎo)書”。生產(chǎn)作業(yè)可由作業(yè)指導(dǎo)書規(guī)定到必要的程度。應(yīng)對工序能力進(jìn)行研究以確定工序的潛能。整個生產(chǎn)中使用工藝規(guī)定也應(yīng)寫成書面文件，務(wù)個作業(yè)指導(dǎo)書中均應(yīng)引用。作業(yè)指導(dǎo)書中應(yīng)明確規(guī)定圓滿完成工作以及符合技術(shù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的準(zhǔn)則?！℅B/T19004－ISO9004－－10.1.1）?！皯?yīng)按照質(zhì)量體系的規(guī)定對作業(yè)指導(dǎo)書，規(guī)范和圖樣進(jìn)行控制”（GB/T19004－ISO9004－－11.5）。作業(yè)指導(dǎo)書在公司貫標(biāo)工作中起了一定作用，但由于編寫、審批、修訂及控制等方面工程浩大，造成作業(yè)指導(dǎo)書不能反映變化了的實(shí)際工作，不能在日常中做出必要的、及時的修訂，根據(jù)公司要求，特制定本指南，對作業(yè)指導(dǎo)書的編制進(jìn)行規(guī)范指引，請公司各部門應(yīng)參照原有作業(yè)指導(dǎo)書按本指南規(guī)定的方式進(jìn)行更新。2． 作業(yè)指導(dǎo)書的功用作業(yè)指導(dǎo)書有三個方面的主要用途：第一，為崗位員工工作提出崗位要求和提供工作指引。其中“崗位要求”對該崗位員工來說，必須清楚記??；對工作指引中的“常用部分（即應(yīng)知應(yīng)會，包括緊急情況處理）”必須牢記和熟練應(yīng)用；對不常發(fā)生的，在工作需要時，可支持性作業(yè)指導(dǎo)書進(jìn)行工作，以提高崗位工作能力和工作質(zhì)量。第二，為崗位工作考核的重要依據(jù)之一。通過對崗位員工工作完成量、工作質(zhì)量以及崗位目標(biāo)是否實(shí)現(xiàn)，來判定員工工作是否稱職和素質(zhì)能力級別。第三，為公司（服務(wù)中心）物業(yè)管理積累經(jīng)驗(yàn)財富。每一項(xiàng)管理工作，特別是針對大廈或小區(qū)物業(yè)設(shè)備設(shè)施配置甚至布局不同，都會有其自身管理特點(diǎn)和關(guān)注焦點(diǎn)，通過作業(yè)指導(dǎo)書策劃、編制、實(shí)施、改善修訂等工作，使得各項(xiàng)管理工作更趨完善，同時，管理工作由于有作業(yè)指導(dǎo)書的指引，即使主要管理人員和崗位人員調(diào)動，也不會影響服務(wù)質(zhì)量。而目前由于人員變動造成管理質(zhì)量波動現(xiàn)象會減少或消失。3． 作業(yè)指導(dǎo)書編制規(guī)定3.1 作業(yè)指導(dǎo)書總策劃作業(yè)指導(dǎo)書的數(shù)量和詳略程度，由各服務(wù)中心負(fù)責(zé)人和主要專業(yè)管理人員確定，應(yīng)能體現(xiàn)服務(wù)中心總的管理目標(biāo)。服務(wù)中心應(yīng)確定一名人員（質(zhì)量管理員）負(fù)責(zé)作業(yè)指導(dǎo)書總體策劃和控制的具體工作。3.2 作業(yè)指導(dǎo)書的分類作業(yè)指導(dǎo)書共分四類，名稱及分類原則如下：1、 管理規(guī)程：適用于① 對各部門經(jīng)理/服務(wù)中心主管、各主管、管理員的工作描述；② 按流程描述，涉及多個人員和崗位的服務(wù)過程；2、 操作規(guī)程：適用于對具體設(shè)備操作、維護(hù)的描述；3、 工作規(guī)程：適用于對操作性強(qiáng)的工作的描述，包括① 對維修班、設(shè)備班班長、各操作崗位的工作描述；② 對地庫收款員的工作描述；4、 崗位規(guī)程：適用于保安員各崗位的工作描述，包括保安班長和各保安崗位?；疽髢?nèi)容應(yīng)滿足—5W1H原則任何作業(yè)指導(dǎo)書都須用不同的方式表達(dá)出：Where：即在哪里使用此作業(yè)指導(dǎo)書；Who：什么樣的人使用該作業(yè)指導(dǎo)書；What：此項(xiàng)作業(yè)的名稱及內(nèi)容是什么；Why：此項(xiàng)作業(yè)的目的是干什么；when：何時做How：如何按步驟完成作業(yè)?！白詈?，最實(shí)際”原則最科學(xué)、最有效的方法；良好的可操作性和良好的綜合效果。數(shù)量應(yīng)滿足—不一定每一個工位，每一項(xiàng)工作都需要成文的作業(yè)指導(dǎo)書；—“沒有作業(yè)指導(dǎo)書就不能保證質(zhì)量時”才用；—描述質(zhì)量體系的質(zhì)量手冊之中究竟要引用多少個程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書；就根據(jù)各組織的要求來確定；—培訓(xùn)充分有效時，作業(yè)指導(dǎo)書可適量減少；—某獲證企業(yè)質(zhì)量手冊中引用的作業(yè)指導(dǎo)書清單。格式應(yīng)滿足—以滿足培訓(xùn)要求為目的，不拘一格；—簡單、明了、可獲唯一理解；—美觀、實(shí)用。補(bǔ)充說明：1、 作業(yè)指導(dǎo)書不要求一定用文字條款的形式，只要能把意思清楚地表達(dá)出來，可采用表格或流程圖的形式作為作業(yè)指導(dǎo)書的內(nèi)容。2、 公司及各部門發(fā)出的“制度類”規(guī)定及國家有關(guān)的法律法規(guī)規(guī)定可在作業(yè)指導(dǎo)書的“相關(guān)文件”中被引用。為查索方便，建議各服務(wù)中心將被引用的法律、法規(guī)、制度單獨(dú)裝訂成冊。3.3 作業(yè)指導(dǎo)書編制、生效作業(yè)指導(dǎo)書由部門經(jīng)理/服務(wù)中心負(fù)責(zé)人和各主管負(fù)責(zé)編制。由于作業(yè)指導(dǎo)書本身編制上出現(xiàn)問題，責(zé)任在分管的主管。為體現(xiàn)該項(xiàng)工作的責(zé)任和業(yè)績，作業(yè)指導(dǎo)書必須由授權(quán)分管的部門負(fù)責(zé)人/主管簽名確認(rèn)。3.4 作業(yè)指導(dǎo)書修訂作業(yè)指導(dǎo)書修訂由各部門經(jīng)理/主管負(fù)責(zé)進(jìn)行。經(jīng)過品質(zhì)部經(jīng)理審核后，呈送總經(jīng)理或管理者代表審批后生效。但最終修訂仍必須通過各部門經(jīng)理/主管進(jìn)行。作業(yè)指導(dǎo)書每次（每部位）修訂，由各部門經(jīng)理/主管就修訂內(nèi)容簽名，修訂內(nèi)容一經(jīng)總經(jīng)理或管理者代表審批簽名確認(rèn)，即生效。3.5 作業(yè)指導(dǎo)書換頁批準(zhǔn)當(dāng)作業(yè)指導(dǎo)書修訂部位較多時，應(yīng)進(jìn)行換頁。作業(yè)指導(dǎo)書換頁和換版由各部門經(jīng)理/服務(wù)中心負(fù)責(zé)人簽批，以控制整體策劃或做出可能的、必要的調(diào)整，并籍此了解全局。3.6 作業(yè)指導(dǎo)書管理作業(yè)指導(dǎo)書由各部門經(jīng)理/主管負(fù)責(zé)管理，包括發(fā)放到必要的崗位和控制有效版本，作業(yè)指導(dǎo)書根據(jù)修訂狀況進(jìn)行換頁和標(biāo)識修訂狀態(tài)。作業(yè)指導(dǎo)書編號按現(xiàn)行編號方法不變。參見《文件和資料管理程序》規(guī)定。作業(yè)指導(dǎo)書的“修訂狀態(tài)”是用以記錄換頁版次，更主要的是標(biāo)明最新有效狀態(tài)，確保使用最新有效版本。每換頁一次，依次改為0、1、2、3……，換版時，“修訂狀態(tài)”重置為0。如果各部門經(jīng)理/主管由于工作調(diào)動,應(yīng)做好交接工作,包括作業(yè)指導(dǎo)書管理情況和名錄。接任的各部門經(jīng)理/主管應(yīng)在接手工作之日起15個工作日內(nèi),在作業(yè)指導(dǎo)書的編制欄改簽上自己的簽名，并接手管理。3.7 作業(yè)指導(dǎo)書管理工作考核考核的主要依據(jù)有：是否確定作業(yè)指導(dǎo)書的主管人員及簽名、發(fā)放管理工作到位；作業(yè)指導(dǎo)書內(nèi)容能否體現(xiàn)崗位工作需要，從實(shí)際工作情況檢查是否存在問題反推作業(yè)指導(dǎo)書是否符合要求；作業(yè)指導(dǎo)書有效性控制：控制包括是否及時更新，是否在崗位上能得到有效版本，作廢版本是否從崗位現(xiàn)場撤出，服務(wù)中心總體控制的作業(yè)指導(dǎo)書數(shù)目、編號、修改狀態(tài)是否與各專業(yè)管理人員所控制的保持一致；作業(yè)指導(dǎo)書是否得到實(shí)施，實(shí)施結(jié)果與預(yù)期要求是否一致。3.8 作業(yè)指導(dǎo)書形式作業(yè)指導(dǎo)書外觀形式不變，內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整如下：1.目的2.適用范圍3.職責(zé)4.工作指引（內(nèi)容）5.質(zhì)量記錄6.支持性文件7.附錄“目的”是主管對工作活動的認(rèn)識：在充分考慮公司的服務(wù)承諾、精品品牌及物業(yè)管理服務(wù)費(fèi)高低和管理成本控制要求的前提下，該項(xiàng)工作應(yīng)達(dá)到什么目標(biāo)。該目標(biāo)應(yīng)是可考核的，盡可能是量化的。例如“手續(xù)齊全的車輛在兩分鐘內(nèi)能從地庫出口出行”，又如“不因水泵維護(hù)保養(yǎng)不當(dāng)原因造成生活用水停水事故”。適用范圍是指適合那些人、事、物“職責(zé)”是明確完成工作、達(dá)到工作目標(biāo)的人員處理事情的權(quán)限和責(zé)任。有兩種形式：一種是一項(xiàng)工作有一個責(zé)任人就可完成，達(dá)到目標(biāo)，如收款員收費(fèi)工作；一種是一項(xiàng)工作需多人完成，才能達(dá)到目標(biāo)，如“室內(nèi)裝修現(xiàn)場監(jiān)管”、“業(yè)戶退租管理”等，應(yīng)分別列明各個人員在該項(xiàng)工作中的職責(zé)。當(dāng)然，如果一項(xiàng)工作涉及面大，特別是直接涉及到其他部門的，應(yīng)作為程序文件或公司管理制度“工作指引”是教該項(xiàng)工作的執(zhí)行人員怎樣做，包括不常出現(xiàn)的問題處理。例如“大堂值班崗位”上在大廈非開放時間怎樣處理有些人員不主動或不愿登記的事情，大堂燈光控制位置、控制要求等。又如應(yīng)急指引，包括五保戶、殘疾人、病人照顧；故障聯(lián)系；明顯的垃圾雜物；可能發(fā)生緊急事情的應(yīng)急方法等。這一部分的詳略程度應(yīng)和執(zhí)行人員的素質(zhì)要求和對崗位工作熟悉程度相適應(yīng)?！百|(zhì)量記錄”應(yīng)明確做該項(xiàng)工作應(yīng)留下那些記錄。注意，不僅限于填寫表格形式，還有報告、備忘錄、自動電子記錄文件等?！爸С中晕募保鹤鲆豁?xiàng)工作，可能涉及很多方面，特別是一些“規(guī)定、制度”或其他作業(yè)指導(dǎo)書，給出一個對主要查閱文件的指引名錄。作業(yè)指導(dǎo)書中上述內(nèi)容可用手寫形式填寫，也可用電腦輸入打印，但當(dāng)修改到一定程度，應(yīng)輸入電腦，打印出來，進(jìn)行換頁。每換頁一次，修改狀態(tài)加1。附錄是指其他文件，比如附件。3.9 作業(yè)指導(dǎo)書的排版1． 必須使用品質(zhì)部提供的作業(yè)指導(dǎo)書樣板（電腦版），使用中有任何問題，須知會品質(zhì)部。2． 作業(yè)指導(dǎo)書內(nèi)容的字體為宋體，字號為小四，行距為1.5倍，段前段后均為0，不加粗。3． 表格用文本框進(jìn)行編輯，字號、間距、對齊等均不做要求，以便于排版為原則，如進(jìn)行上述處理仍不能滿足頁面要求，可以采用附頁形式。4． 文字內(nèi)容采用四級編號，即前四級為1,1.1,。編號與文字間空半個漢字位或一個實(shí)心點(diǎn)，首行左邊對齊，轉(zhuǎn)行也是左邊對齊。沒有編號的文字，首行空兩個漢字位，轉(zhuǎn)行左縮進(jìn)左邊對齊。注：“主管”的解釋。本指南中所稱“主管”是指由服務(wù)中心第一負(fù)責(zé)人授權(quán)的、對某一類作業(yè)指導(dǎo)書（或操作活動）進(jìn)行管理的人員。特點(diǎn)是：一般由他來確定該項(xiàng)（或一類）工作要求、怎樣做、達(dá)到什么目標(biāo)?！爸鞴堋币欢ㄓ小安肯隆?，否則，某項(xiàng)（或一類）工作的主管只能由其上級擔(dān)任。服務(wù)中心領(lǐng)導(dǎo)可兼任本文意義上的“主管”。作業(yè)指導(dǎo)書具體形式見如下示例文件與資料管理程序1目的1.1確保所有文件和資料都能夠得到有效控制并使之符合集ISO（InternationalStandardOrganization，國際標(biāo)準(zhǔn)化組織）或GB（Guobiao，國家標(biāo)準(zhǔn)）標(biāo)準(zhǔn)。1.2確保各相關(guān)場所均使用有效的文件版本。1.3統(tǒng)一對公司文件和資料實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，樹立公司大氣、規(guī)范、與時俱進(jìn)的良好外部形象。定義：質(zhì)量手冊：質(zhì)量手冊是證明或描述質(zhì)量體系的主要文件；質(zhì)量手冊規(guī)定質(zhì)量基本結(jié)構(gòu)，是實(shí)施和保持質(zhì)量體系應(yīng)長期遵循的文件；質(zhì)量手冊至少應(yīng)包含組織的質(zhì)量方針和對所采用的質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)的全部適用要素的描述；程序文件：程序是為完成某項(xiàng)活動所規(guī)定的方法；描述程序的文件稱為程序文件；質(zhì)量體系程序文件對影響質(zhì)量的活動做出規(guī)定；是質(zhì)量手冊的支持性文件；應(yīng)包含質(zhì)量體系中采用的全部要素的要求和規(guī)定；每一質(zhì)量體系程序文件應(yīng)針對質(zhì)量體系中一個邏輯上獨(dú)立的活動。管理文件：公司各項(xiàng)管理制度、規(guī)定、辦法、導(dǎo)則、細(xì)則等。技術(shù)文件：包括產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)所需的產(chǎn)品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)的工藝流程，指標(biāo)、卡片、手冊、說明書、圖紙等。質(zhì)量計劃：質(zhì)量計劃是針對某項(xiàng)產(chǎn)品、項(xiàng)目或合同，規(guī)定專門的質(zhì)量措施、資源和活動順序的文件；質(zhì)量計劃是為達(dá)質(zhì)量目標(biāo)所進(jìn)行的籌劃安排，質(zhì)量計劃總是針對一定的目標(biāo)，如合同、項(xiàng)目或產(chǎn)品的特定要求。作業(yè)指導(dǎo)書：作業(yè)指導(dǎo)書是指為保證過程的質(zhì)量而制訂的程序；作業(yè)指導(dǎo)書也是一種程序，只不過其針對的對象是具體的作業(yè)活動，而程序文件描述的對象是某項(xiàng)系統(tǒng)性的質(zhì)量活動；作業(yè)指導(dǎo)書是質(zhì)量體系程序文件的支持性文件。作業(yè)指導(dǎo)書有時也稱為工作指導(dǎo)令或操作規(guī)范、操作規(guī)程、工作指引等。內(nèi)容包括：用于施工、操作、檢驗(yàn)、安裝等具體過程的作業(yè)指導(dǎo)書。質(zhì)量記錄：為已完成的活動或達(dá)到的結(jié)果提供客觀證據(jù)的文件。質(zhì)量記錄為證明滿足質(zhì)量要求的程度或?yàn)橘|(zhì)量體系的要素運(yùn)行的有效性提供客觀證據(jù)。質(zhì)量記錄的某些目的是證實(shí)、可追溯性預(yù)防措施和糾正措施。外來文件：包括行業(yè)文件、外來法律、法規(guī)、規(guī)范。2范圍本程序適用于公司運(yùn)轉(zhuǎn)過程中產(chǎn)生的所有文件和資料（包括適當(dāng)范圍的外來文件和資料）的控制。3職責(zé)3.1文件和資料的擬制、審核和批準(zhǔn)所有文件和資料由需要表達(dá)訴求的部門負(fù)責(zé)擬制或更改。針對內(nèi)外部的法定文件和重要的外傳資料由部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。針對公司部門內(nèi)部的通知、制度等資料由部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。3.2文件和資料的發(fā)布之權(quán)限各部門法定文件由行政部編號、統(tǒng)一印發(fā)。3.3文件和資料的保管、銷毀權(quán)限部門負(fù)責(zé)人或指定人員負(fù)責(zé)傳達(dá)后的文件的整理歸檔，部門負(fù)責(zé)人負(fù)有管理責(zé)任，對文檔和資料的安全負(fù)責(zé)。品質(zhì)部負(fù)責(zé)收繳、銷毀各部門過期文件、資料。4內(nèi)容4.1職責(zé)總經(jīng)理負(fù)責(zé)《質(zhì)量手冊》、程序文件的批準(zhǔn)。管理者代表負(fù)責(zé)《質(zhì)量手冊》編制的組織和審核，負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)程序文件的批準(zhǔn)。品質(zhì)部負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系文件和資料的編制、審核和控制，負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系管理性文件的編制。行政部負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系文件的標(biāo)識、控制、發(fā)放，負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系管理性文件的編制，負(fù)責(zé)上級公文、外來文件的控制。工程部或授權(quán)人負(fù)責(zé)技術(shù)文件、工藝性文件的編制及審核，負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)文件的批準(zhǔn)。各部門負(fù)責(zé)本部門質(zhì)量體系文件和資料的編制、管理、審核和控制。各部門負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊中《職責(zé)分配表》所確定主管過程的文件編制、修訂。各部門應(yīng)指定一名文件和資料管理員（可兼職）：a.負(fù)責(zé)本部門文件和資料的登記、收/發(fā)、清單的記錄和手續(xù)辦理。b.負(fù)責(zé)本部門文件的保管。c.負(fù)責(zé)本部門文件發(fā)放、領(lǐng)用、借閱、更改等手續(xù)的辦理。d.對文件的丟失，保管不善的損壞、管理不規(guī)范出現(xiàn)的過失承擔(dān)責(zé)任。4.2文件和資料料的分類4.2.1根據(jù)據(jù)用途，將文文件分為ISO格式的制度度手冊、程序序文件、規(guī)程程文件、作業(yè)業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)質(zhì)量報表，采采用GB格式標(biāo)準(zhǔn)的的臨時政策、指指令、指導(dǎo)、通通報性質(zhì)的文文件。將資料料分為客戶資資料、商品資資料、銷售資資料、會計資資料、固定資資產(chǎn)資料、行行業(yè)資料以及及其他外來文文本或電子資資料等。按照習(xí)慣，我們把把需要總經(jīng)理理簽署的程序序文件、規(guī)程程文件、作業(yè)業(yè)指導(dǎo)書或政政策、指令、指指導(dǎo)、通報性性質(zhì)的文件統(tǒng)統(tǒng)稱為法定文文件。法定文文件必須是受受控文件。4.2.2根據(jù)據(jù)控制范圍，把把文件和資料料分為受控文文件和非受控控文件。受控控文件是指受受更改控制、受受傳閱范圍控控制、受保管管銷毀權(quán)限控控制的文件或或資料。非受受控文件是指指可以隨便傳傳閱的傾向于于臨時性的文文件或資料。根據(jù)媒介形式，把把文件和資料料分為文本格格式文件、資資料和電子載載體的文件、資資料。4.3文件和資資料的格式ISO標(biāo)準(zhǔn)格式式此種格式適用于IISO90000質(zhì)量體系的的制度手冊、程程序文件、規(guī)規(guī)程文件、作作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)質(zhì)量報表和擬擬納入ISO體系的類似似文件。4.3.1.1版式風(fēng)格（1）封面：①公司名稱（宋體二二號）②責(zé)任部門（制定、使使用文件的部部門）。③文件編號、版本、生生效日期、頁頁數(shù)。④編制、審核、審批批人簽名。⑤受控標(biāo)記。（2）正文：①正文的上方必須用用統(tǒng)一的文件件頭，包含公公司名、文件件名稱、文件件編號、版本本、章節(jié)號、修修訂狀態(tài)、生生效日期、頁頁數(shù)。②正文分為目的、范范圍、職責(zé)、內(nèi)內(nèi)容、質(zhì)量記記錄、相關(guān)支持性文件、（附錄錄）六大部分分，可根據(jù)表表達(dá)需要加以以增減。③正文使用小4號宋宋體。一、二二級標(biāo)題使用用黑體四號、三級使使用小四號楷體加粗以示示區(qū)別。④推薦使用遞進(jìn)式的的數(shù)字標(biāo)題。一一級標(biāo)題使用用1+半個空格+標(biāo)題，頂格格排列。二級級為1.1、1.2……+半個空格+標(biāo)題，首行行縮進(jìn)2各字符。三三、四級類似似于二級格式式。⑤文件必須具備結(jié)尾尾。包括主題題辭、保存期期、抄報、發(fā)發(fā)送、抄送、印印制/發(fā)行部門、印印數(shù)、印制/發(fā)行日期等等。主題辭是是指GB辭條的主題題中關(guān)鍵的主主謂賓語詞組組，電子文本本存檔標(biāo)題中中必須含有它它，以便于文文本檢索。抄抄報對象為行行文的上級部部門或領(lǐng)導(dǎo)者者。發(fā)送對象象為受文的主主體部門。抄抄送為需要傳傳達(dá)、告知的的部門。文件件需要保密的的，在印制部部門后用括號號標(biāo)注文件的的密級和傳閱閱范圍。⑥行距使用MicrrosofttWordd標(biāo)準(zhǔn)行距為1.5倍。（結(jié)尾除除外）頁邊距距上下統(tǒng)一使使用2.5CMM；左邊為3CM，右邊為2.5CMM。⑦流程圖中輸入、輸輸出采用帶圓圓角矩型表示示，一般過程程采用矩型表表示，帶有審審批等判斷性性內(nèi)容的過程程采用菱型表表示；所有圖圖形采用1磅邊框；圖形形中文字一般般采用5號宋體字，并并在圖形內(nèi)部部居中（上下下、左右）；；流程圖中表表述分目標(biāo)的的文字采用5號仿宋體。（3）質(zhì)量記錄表格的的版式風(fēng)格為為：①文本左上方必須有有公司名稱，大大小依情況而而定。右上方方必須有該表表格的所屬部部門、表格體體系編號、體體系中序列號號。②標(biāo)題使用2號黑體體。③正文使用5號宋體體。（4）文件編號規(guī)則：：①ISO格式的文件件只允許使用用拼音格式編編號，各部門門的編號模式式設(shè)定如下：：質(zhì)量手冊編號RJP(公司名稱稱)/□□（質(zhì)量手冊冊代號）-□□/□□□□（文件編制流流水號/年號）程序文件RJP(公司名稱稱)/□□（部門代代碼）-□□（程序代號號）-□□（章節(jié)號）--□□/□□□□（文文件編制流水水號/年號）質(zhì)量計劃、管理制制度、技術(shù)文文件、作業(yè)指指導(dǎo)書RJP(公司名稱稱)/□□（管理手冊代碼碼）-□□（作業(yè)指指導(dǎo)書代號）-□□/□□□□（文件編制流水號/年號）記錄RJP-□□（記記錄代號）--□□（章節(jié)號）--□□（文件序序號）②文件類別代號質(zhì)量手冊-----QM程序文件------QP工作文件------QW記錄表格------QR③部門名稱與部門代代號RJP-榮基物業(yè)業(yè)PZ-品質(zhì)部XZ-行政部CWW-財務(wù)部HJ-環(huán)境部KF--客戶服務(wù)部部GC-工程部BBA-保安部DH-大廈服務(wù)中中心HHY-花園服務(wù)中中心CDW--翠堤灣服務(wù)務(wù)中心YL---銀隆廣廣場服務(wù)中心心④服務(wù)中心各班組代代碼：維修班—WXB、護(hù)護(hù)衛(wèi)班—HWB、清潔班—QJB、財務(wù)室—CWB、綠化班—LHB、會所—HSB⑤管理手冊代碼行政管理（admministtrativvemannagemeent）代碼：AM人力資源管理(hhumanresouurcesmanaggementt)代碼：HR財務(wù)管理(finnancemanaggementt)代碼：FM物料管理(purrchaseemanaagemennt)代碼：PM服務(wù)提供(serrviceproviide)代碼：SP品質(zhì)改進(jìn)(quaalityimproovemennt)代碼：QI版本用法是，如果果首次起草就就用1.0標(biāo)示，修改1次為1.1，依次類推推，若在原基基礎(chǔ)上重新擬擬訂即用2.0。4.3.1.2描述內(nèi)容參考ISO標(biāo)準(zhǔn)，我們們把《質(zhì)量手手冊》等作為為本公司的一一級文件，用用來描述組織織的相關(guān)版塊塊的方針及理理念。把各種種程序作為本本公司的二級級文件，用來來描述相關(guān)版版塊的流程、方方法等。把各各項(xiàng)規(guī)程和質(zhì)質(zhì)量表格作為為本公司的三三級文件，用用來描述各項(xiàng)項(xiàng)作業(yè)規(guī)范、偵偵測體系的內(nèi)內(nèi)容達(dá)成等。我們習(xí)慣于把三級級文件納入同同一本手冊之之中。本公司司只有在制定定或修改管理理體系時才使使用此種格式式。4.3.2GBB標(biāo)準(zhǔn)格式此種格式適用于政政策（辦法、決決議、方案、意意見等）、指指令（決定、規(guī)規(guī)定等）、指指導(dǎo)（指導(dǎo)方方案、流程方方法、補(bǔ)充辦辦法等）、通通報（通知、通通報、聯(lián)絡(luò)函函等）性質(zhì)的的文件。（參參見附錄頁）在本公司中，現(xiàn)有有的各種通知知、通報、決決定、指導(dǎo)意意見、方案、非非初始體系的的規(guī)定等常規(guī)規(guī)文本一般只只能采用GB格式，待執(zhí)執(zhí)行成熟后，根根據(jù)需要，再再決定是否納納入公司體系系，上升為ISO標(biāo)準(zhǔn)格式。頁眉：邊框線粗11.5磅，內(nèi)框線粗粗1磅；一般采用用加粗小4號宋體字，采采取左對齊格格式；每個作作業(yè)指導(dǎo)書從從次頁開始，頁頁眉中去掉編編制、審核、批批準(zhǔn)行；頁眉眉中內(nèi)容須填填寫完整（簽簽字處除外）。正規(guī)文本的版式風(fēng)風(fēng)格（1）公司名稱：統(tǒng)一一使用宋體二二號字體。（2）間隔橫線：粗細(xì)細(xì)3磅。（3）文件字號：5號號仿宋字體居居中。使用“通”字文件號。（4）標(biāo)題：使用2號號華文中宋居居中。（5）主送部門：頂頭頭設(shè)置，黑體體區(qū)分。為文文件主要傳達(dá)達(dá)部門。三個個以內(nèi)直接標(biāo)標(biāo)注。三個以以上使用“各部門”標(biāo)注。（6）正文：1頁以內(nèi)內(nèi)統(tǒng)一使用4號宋體，行行距為MicroosoftWord標(biāo)準(zhǔn)20磅值。超過2頁統(tǒng)一使用用小4號宋體，行行距為1.5倍。（7）落款：各部門使使用“XXXX公司XX中心”、“XXXX公司XX部”落款。落款款統(tǒng)一使用同同號宋體，居于右右下方，下面面標(biāo)注清楚發(fā)發(fā)文日期（宋宋體）。（8）結(jié)尾：雷同于，但但增加擬訂、審審核、簽發(fā)一一欄。（9）不推薦使用遞進(jìn)進(jìn)式的數(shù)字排排序方式，推推薦使用漢字字+數(shù)字的排序序方式。（10）文本結(jié)構(gòu)構(gòu)必須能分段段落說明發(fā)文文的目的、原原因，必要時時需要注明控控制方法、周周知事項(xiàng)及協(xié)協(xié)作事項(xiàng)等。4.3.3聯(lián)絡(luò)絡(luò)函版式風(fēng)格為：（1）公司名稱：黑體體二號居中。（2）橫杠。（3）標(biāo)題：使用2號號楷體居中。（4）正文：使用小44號楷體字，行行距為MicroosoftWord標(biāo)準(zhǔn)行距為1.5倍。4.4文件和資資料的編寫、審核和和批準(zhǔn)文件的編寫、批準(zhǔn)準(zhǔn)質(zhì)量體系文件按照照編寫導(dǎo)則進(jìn)進(jìn)行編寫；合同文件按國家有有關(guān)規(guī)范編寫寫；行政發(fā)文的編寫；；4.5總體要求凡屬公司行政發(fā)文文的包括對外外、對內(nèi)的函函件必須使用用帶有公司標(biāo)標(biāo)志的抬頭（頁頁眉），作業(yè)業(yè)指導(dǎo)書及其其他質(zhì)量文件件按公司規(guī)定定或指定模板板進(jìn)行使用。序號文件名稱文件級別制定及修改審核批準(zhǔn)1質(zhì)量手冊一級品質(zhì)部管理者代表總經(jīng)理2程序文件二級各部門質(zhì)管部經(jīng)理管理者代表3作業(yè)指導(dǎo)書部門管理手冊三級各部門部門經(jīng)理管理者代表管理處工作手冊三級各管理處管理處主任管理者代表4質(zhì)量記錄表格四級相關(guān)單位部門主管部門經(jīng)理5法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)等外來文文件五級外部機(jī)構(gòu)部門主管部門經(jīng)理4.6受控文件和和資料的分類類以及標(biāo)識方方法：文件類別管理內(nèi)容職責(zé)部門有效版本標(biāo)識方法法質(zhì)量體系文件質(zhì)量手冊程序文件編制、更改品質(zhì)部版本號及加蓋受控控章批準(zhǔn)總經(jīng)理發(fā)放、保管品質(zhì)部各部門相關(guān)制度、作業(yè)指導(dǎo)書編制、更改各部門名稱、文件編號批準(zhǔn)總經(jīng)理發(fā)放、保管各部門合同文件批準(zhǔn)總經(jīng)理發(fā)放、保管編制、更改行政部文件類別管理內(nèi)容職責(zé)部門有效版本標(biāo)識方法法行政發(fā)文/函以公司名義發(fā)出編制各部門名稱、編號批準(zhǔn)總經(jīng)理更改、發(fā)放、保管管行政部以部門名義發(fā)出編制、更改各部門批準(zhǔn)部門經(jīng)理發(fā)放、保管各部門外來文件外單位來文（函）更新、發(fā)放、保管管各部門名稱、編號法律、法規(guī)、條例例更新、發(fā)放、保管管各部門名稱、發(fā)布實(shí)施日日期技術(shù)規(guī)范更新、發(fā)放、保管管工程名稱、編號4.7文件的發(fā)放放與保管公司質(zhì)量體系文件件由職責(zé)部門在文件件上加蓋“受控文件”章后，按照照文件發(fā)放范范圍進(jìn)行發(fā)放放，記錄于“文件發(fā)放登登記表”中，注明其其版本號以示示文件的受控控狀態(tài)，品質(zhì)質(zhì)部存檔。合同文件由行政部根據(jù)合同同涉及范圍發(fā)發(fā)放至相關(guān)單單位，記錄于于“文件發(fā)放登登記表”中，并進(jìn)行行存檔，需收收/支付款的合合同文件交一一份到財務(wù)部部。公司各級發(fā)出文//函件由職責(zé)部門按照文文件發(fā)放范圍圍進(jìn)行發(fā)放，記記錄于“文件發(fā)放登登記表”中。外來文件的發(fā)放與與保管見本文件件款。各部門應(yīng)將收文情情況記錄于“收文登記表”中，并填寫“收文處理紙”，根據(jù)部門門負(fù)責(zé)人簽署署的意見進(jìn)行行傳閱或下發(fā)發(fā)。傳閱后的的文件統(tǒng)一由由文件管理員員保管，保管管年限按公司司管理制度執(zhí)執(zhí)行。4.8文件的更改改文件需更改時，應(yīng)應(yīng)由主張更改改人填寫“文件更改申申請單”，說明更改改原因，對重重要的更改部部分（如技術(shù)術(shù)參數(shù)）還應(yīng)應(yīng)附有充分的的證據(jù)。文件更改的審核、批批準(zhǔn)由原審批批人進(jìn)行，當(dāng)當(dāng)原審批人不不在職時可由由接替其崗位位的人員或指