項目7商務會務禮儀

項目7商務會議禮儀

商務會議禮儀

知識點：職業(yè)素質：

會務工作流程圖（會前）確定會議主題與議題確定會議名稱

確定會議時間與會期明確會議所需設備和工具選擇會議地點安排會議議程和日程制發(fā)會議通知確定會議規(guī)模與規(guī)格布置會場

準備會議文件材料安排食住行制定會議經費預算方案

制作會議證件

會場檢查明確會議組織機構確定與會者名單

會務工作流程圖（會中）做好會議記錄組織簽到做好會議值班保衛(wèi)工作

報到及接待工作做好后勤保障工作

編寫會議簡報或快報做好會議保密工作

會議信息工作

會務工作流程圖（會后）撰寫會議紀要

催辦與反饋工作

安排與會人員離會

會議總

結會議文書的立卷歸

檔會議的宣傳報道

知識點掌握公司會議的工作流程了解會議準備的內容掌握會議座次安排的原則了解商務會議的禮儀規(guī)范

職業(yè)素質組織能力策劃能力協(xié)調能力溝通能力

任務

會議組織禮儀會務與會禮儀常見的商務會議禮儀洽談會禮儀基本要求P131洽談準備P132洽談過程中的禮儀P133展覽會禮儀

展覽會的特點展覽會的基本程序展覽會的禮儀規(guī)范展示會的分類（1）宣傳型展覽會。向外界宣傳、介紹參展單位的成就、實力、歷史與理念，所以稱為陳列會。（2）銷售型展覽會。主要通過展示參展單位產品、技術和專利，招徠顧客，促進其生產與銷售，通常稱為交易會或展銷會。（3）展覽會的種類。分為單一型展覽會、綜合型展覽會。（4）展覽會的規(guī)模。分為大型展覽會、小型展覽會、微型展覽會。（5）展覽會的區(qū)域。國際性展覽會、洲際性展覽會、全國性展覽會、全省性展覽會和本地性展覽會。（6）展覽會的場地。分為室內展覽會、露天展覽會。（7）展覽會的時間。分為長期展覽會、定期展覽會和臨時展覽會。

指導會務工作的原則

準備充分組織嚴密服務周到確保安全1、２、３、４、2、選擇參展單位尊重參展單位意愿

嚴把質量關

會前準備工作1、確定展覽會的主題要有切實的依據(jù)；必須要結合本單位的實際；要有明確的目的。

4、展覽內容的宣傳要量力行事，并且要嚴守法紀3、分配展臺位置井然有序、渾然一體。5、確定會議所需用品和設備

必備用品是指各類會議都需要的用品和設備，包括文具、桌椅、茶具、擴音設備、照明設備、空調設備、投影和音像設備等。

6、培訓工作人員

會務組、宣傳組、秘書組、文件組、接待組、保衛(wèi)組。7、成立專門的新聞發(fā)布機構

9、精心準備紀念禮品宣傳性榮譽性獨特性

8、做好安全保衛(wèi)工作防損、防盜、防火、防水10、制發(fā)會議通知

會議通知的內容包括名稱、時間、地點、與會人員、議題及要求等。會議通知的種類有書信式和柬帖式。會議通知的發(fā)送形式有正式通知和非正式通知。會議通知的方式有書面、口頭、電話、郵件。

11、制作會議證件

代表證出席證

會議正式證件列席證來賓證

會議證件旁聽證工作證會議工作證件記者證出入證

會議證件的內容有會議名稱、與會者單位、姓名、職務、證件號碼等。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。

12、準備會議文件資料

主要有議程表和日程表、會場座位分區(qū)表和主席臺及會場座次表、主題報告、領導講話稿、其他發(fā)言材料、開幕詞和閉幕詞、其他會議材料等。

參展單位的禮儀規(guī)范具體說包括三個方面：

1、整體形象的維護與塑造。參展單位的整體形象有兩部分組成：展示物的形象（主要由展品的外觀、展品的質量、展品的陳列、展位的布置、發(fā)放的資料等構成。）與工作人員的形象（主要指在展覽會上直接代表參展單位露面的人員應當統(tǒng)一著裝。

2、禮儀禮節(jié)規(guī)范到位。

3、運用解說技巧揚長優(yōu)勢。

在宣傳性展覽會與銷售性展覽會上，解說技巧的共性在于：要因人而異，使解說具有針對性。與此同時，要突出自己展品的特色。在實事求是的前提下，要注意揚長避短，強調“人無我有”之處。必要時還可邀請觀眾親自進行操作，或由工作人員為其進行現(xiàn)場示范。新聞發(fā)布會禮儀

新聞發(fā)布會的常規(guī)形式是：由某以商界單位或幾個商界單位出面，將有關的新聞界人士邀請到一起，在特定的時間里和特定的地點舉行一次會議，宣布某一消息，說明某一活動，或解釋某一事件，爭取新聞界對此進行客觀而公正的報道。一、會議準備工作1、主題的確定。2、時空的選擇。

新聞發(fā)布會的時空選擇，通常是指其時間、地點的選擇。一般來講，一次新聞發(fā)布會所使用的全部時間，應限制在兩個小時以內。同時應注意以下幾點：

一是，要避開節(jié)日和假日；二是，要避開本地的重大社會活動；三是，要避開其他單位的新聞發(fā)布會；四是，要避開與新聞界的宣傳報道重點撞車或相左。3、人員安排。一是，新聞發(fā)布會主持人的選定。一般由辦公室主任、公關部經理擔任。二是，新聞發(fā)布會的發(fā)言人。一般由本單位的主要負責人擔任。三是，新聞發(fā)布會的禮儀接待人員。4、材料的準備。一是，發(fā)言提綱。它是在新聞發(fā)布會上進行正式發(fā)言時的發(fā)言提要。它既要緊扣主題，又必須全面、準確、生動、真實。二是，問答提綱。為了使發(fā)言人在現(xiàn)場正式回答提問時抓住重點，資訊翔實，主辦單位可事先精心準備好一份以有關數(shù)據(jù)圖片、資料為主的宣傳提綱，并且認真打印出來，在新聞發(fā)布會上提供給每一位外來的與會者。另外，為賓主之便，并顯示其隆重、重視，主辦單位所有正式出席新聞發(fā)布會的人員，均需在會上佩帶事先統(tǒng)一制作的姓名胸卡。

二、媒體邀請

一是要把新聞界人士當作自己真正的朋友對待。二是要對所有與會的新聞界人世一視同仁，不能厚此薄彼。三是盡可能地向新聞界人世提供對方所需要的信息。四是要尊重新聞界人世的自我判斷。五是要與新聞界認識保持聯(lián)絡。

三、現(xiàn)場的應酬

召開新聞發(fā)布會的主角自然是主持人和發(fā)言人，因此應當注意：

1、儀表儀態(tài)；

2、注意相互間的協(xié)調配合；

3、注意講話的分寸。

一是，要了解新聞界的反應。二是，要整理保存會議資料。三是，要酌情采取補救措施。四、善后事宜公司大小型會議中尊位及位次排序方法

小型會議的兩種尊位及位次排序的方法

大型會議中主席臺排座、發(fā)言者座席、主持人席位、群眾席安排

小型會議室

橢圓形回字形Ｔ字型長方形

中型會議室半圓型、課堂型。

大型會議室

禮堂型、眾星拱月型。

會場的布置

①主席臺

主席臺的布置一是對稱；二是要簡化。主席臺的座次一般是職務最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的順序依次排列。

②場內其他人員的座次安排

橫排法。豎排法。左右排列法。

③會場內外的布置：

會標、會徽、臺幕、標語、桌簽、坐簽、色調、燈光、氣味、旗幟、花卉。

主方談判的接待準備

（1）主座談判的接待準備主座談判，作為東道主一方出面安排各項談判事宜時，一定要在迎送、款待、場地布置、座次安排等各方面精心周密準備，盡量做到主隨客便，主應客求，以獲得客方的理解、信賴和尊重。①成立接待小組成員由后勤保障(食宿方面)、交通、通訊、醫(yī)療等各環(huán)節(jié)的負責人員組成，涉外談判還應備有翻譯。②了解客方基本情況，收集有關信息可向客方索要談判代表團成員的名單，了解其性別、職務、級別及一行人數(shù)，以作食宿安排的依據(jù)。掌握客方抵離的具體時間、地點、交通方式，以安排迎送的車輛和人員及預訂、預購返程車船票或飛機票。③擬訂接待方案根據(jù)客方的意圖、情況和主方的實際，擬訂出接待計劃和日程安排表。日程安排還要注意時間上緊湊.日程安排表擬出后，可傳真給客方征詢意見，待客方無異議確定以后，即可打印。如涉外談判，則要將日程安排表譯成客方文字，日程安排表可在客方抵達后交由客方副領隊分發(fā)，亦可將其放在客方成員住房的桌上。主座談判時，東道主可根據(jù)實際情況舉行接風、送行、慶祝簽約的宴會或招待會，客方談判代表在談判期間的費用通常都是由其自理的。（2）主座談判迎送工作主方應確定與客方談判代表團的身份、職位對等。準確掌握對方抵離的時間，主方所有迎送人員都應先于客方到達指定地點迎候。主方應主動到機場、車站、碼頭迎接，在到達前15分鐘趕到。對于客方身份特殊或尊貴的領導，還可以安排獻花。

迎接的客人較多的時候，主方迎接人員可以按身份職位的高低順序列隊迎接，雙方人員互相握手致意，問候寒暄。如果主方主要領導陪同乘車，應該請客方主要領導坐在其右側。最好客人從右側門上車，主人從左側門上車，避免從客人座前穿過。Nicetoseeyou!（3）談判室的布置與座次安排①談判室的選擇與布置小規(guī)模談判還可在會客室，有條件的話最好安排二三個房間，一間作為主要談判室外，另一間作為雙方進行內部協(xié)商的密談室，再配一個休息室。談判室布置以高雅、寧靜、和諧為宜，環(huán)境安靜，沒有外人和電話干擾，光線充足，室溫適宜，裝飾陳設簡潔、實用、美觀。②談判桌擺放及座次安排長方形或橢圓形.若談判桌橫放，則正面對門為上座，應屬于客方，背面對門為下座，屬于主方。若談判桌豎放，則應以進門方向為準，右側為上，屬客方，左側為下，屬主方。雙方主談人(首席代表)各在己方一邊的中間就坐，譯員安排在主談人右側，其余人員則遵循右高左低的原則，依照職位高低自近而遠地分別在主談人兩側就坐。

會談桌主方人員1客方人員523445321會談桌客方人員1244213535門主方人員門

豎式橫式圓形多邊談判一般采用圓形談判桌(見圖9—3)，國際慣例上稱為“圓桌會議”。馬蹄形小型的談判，也可不設談判桌，直接在會客室沙發(fā)上進行，雙方主談人在中間長沙發(fā)就坐，主左客右，譯員在主談人后面，雙方其余人員分坐兩邊(見圖9—4).13576421246753{譯員}主賓{譯員}主人正門客方主方（4）客座談判的禮儀“入鄉(xiāng)隨俗、客隨主便”，對一些非原則性問題采取寬容的態(tài)度，以保證談判的順利進行。明確告訴主方自己代表團的來意目的、成員人數(shù)、成員組成、抵離的具體時間、航班車次、食宿標準等等，以方便主方的接待安排。可與主方協(xié)商提出自己的參觀訪問、游覽觀光等活動要求，但應尊重主方安排。談判期間，對主方安排的各項活動要準時參加，通常應在約定時間的5分鐘之前到達約定地點。到主方公司做公務拜訪或有私人訪問要先預約。對主方的接待，在適當?shù)臅r間以適當?shù)姆绞奖硎靖兄x。客座談判有時也可視雙方的情況，除談判的日程外，自行安排食宿、交通、訪問、游覽等活動。2.出席商務談判的儀表儀態(tài)要求（1）整潔的儀容儀容是指一個人的身體不著裝的部位，主要是頭發(fā)、面部和手部。商界人士儀容的要求是干凈整齊，端莊大方。①男性頭發(fā)：發(fā)型簡單大方，長短適當，干凈整齊，不準留新潮、怪異的發(fā)型，不準蓬頭亂發(fā)，亦不準染發(fā)，最好也不要燙發(fā)。手：談判時，握手問候、交換名片和遞送文件等都會將手展示于人，因此，及時修剪指甲，保持手的干凈整齊也是必要的?！?/p>

面部：保持干凈清爽，養(yǎng)成每天上班前必剃須的習慣，不準留胡子，也不能留大鬢角。談判前，不要進食大蒜、蔥、韭菜、洋蔥、腐乳之類的食物，保持牙齒清潔，沒有食品殘留物，也沒有異味。②女性♀

出席商務談判的女性，應選擇端莊大方的發(fā)型，過于時髦、怪異的發(fā)型，染發(fā)和不加以固定的長發(fā)，都不適合出現(xiàn)在這種場合，選用的發(fā)卡、發(fā)箍以樸實素雅為佳。臉部應化淡雅的日妝，保持妝容的和諧清爽，一般不宜文眉、文眼線，唇膏和眼影也不要過于濃艷，要與服飾協(xié)調。可適當使用清新的淡香水，但香氣不可過于濃烈。女性手部除保持干凈整齊外，可適當使用指甲油美飾一下指甲，不宜涂抹彩色指甲油。（2）規(guī)范的服飾①男性：應穿深色(藍、黑、灰、棕)的三件套或兩件套西裝，白色(或與西裝同色系)襯衣、打素色或條紋領帶，配深色襪子和黑色皮鞋。除結婚戒指外，一般不戴其他首飾，最好能戴上一只有品味的手表，既能掌握時間，又是最好的裝飾品。在商務談判場合，男性不應穿著茄克衫、牛仔褲、T恤衫、旅游鞋、涼鞋等休閑服裝出席。

②女性：端莊、典雅的套裙是商界女性出席談判場合的最佳選擇。以體現(xiàn)著裝者的穩(wěn)重、端莊，配上肉色的長筒或連褲絲襪和黑色的高(中)跟鞋。與服飾配搭，適當點綴一兩件首飾或胸針(花)、絲巾等。出席商務談判的女性，切忌穿得太緊、太透、太花、太露、太短的休閑裝或牛仔裝、運動裝，也不要佩戴太多的首飾，否則既顯得沒有教養(yǎng)，也顯得沒有品味。(Yes)(No)（3）文明得體的言談舉止①說話商務談判人員要求說話表達準確，口齒清晰，言詞有禮，要多用敬語和謙語，盡量采用委婉的表達方式。商務談判時，還要善于傾聽對方的意見，要求準確把握對方的意圖。