秘書職能和職責范本（2篇）

第8頁共8頁秘書職能?和職責范?本《秘?書職能》?教學設計?潁州職?業(yè)教育中?心張洪鋒?教學目?的：一?、理解掌?握秘書基?本職能范?疇的特征?；二、?掌握秘書?文稿撰擬?要領(lǐng)。教?學重點。?掌握秘?書的基本?職能教學?課時：一?課時教學?過程：?一、秘書?的基本職?能《現(xiàn)?代漢語小?詞典》這?樣解釋“?職能”—?人、事物?、機構(gòu)應?有的作用?。秘書的?職能，是?在秘書機?構(gòu)、秘書?職位功能?的框架內(nèi)?，領(lǐng)導根?據(jù)組織目?標與管理?工作的需?要而明確?賦予秘書?機構(gòu)或秘?書職位的?具體職責?權(quán)限。?秘書職能?，在具有?一定的規(guī)?范性和相?對穩(wěn)定性?的同時，?也具有一?定的可變?性。這種?可變性緣?于組織目?標與管理?工作的需?要，緣于?辦公手段?的更新，?也緣于領(lǐng)?導對秘書?的信任度?。秘書?的基本職?能可以概?況為。辦?理事務、?協(xié)調(diào)關(guān)系?、輔助決?策、綜合?服務，具?體來說就?是“管理?事務，參?與政務”?。1、?辦理事務?秘書的?事務工作?是相對于?領(lǐng)導人的?政務工作?而言的。?政務是指?領(lǐng)導者所?從事的具?有全局性?和戰(zhàn)略性?意義的公?務活動，?如決策。?事務是指?一切同領(lǐng)?導工作有?關(guān)的日常?具體工作?，如電話?接打、會?議服務、?信訪工作?、文書處?理等。?政務是事?務的統(tǒng)帥?和核心，?事務是政?務的基礎(chǔ)?和保證。?兩者是相?輔相成的?。秘書的?事務工作?無論是經(jīng)?常重復出?現(xiàn)的還是?偶發(fā)的，?在辦理的?過程中都?有一定的?程序性。?秘書人員?在辦理事?務的過程?中要遵循?被動中求?主動、原?則中求靈?活、繁雜?中求規(guī)范?的原則。?2、協(xié)?調(diào)關(guān)系?現(xiàn)代管理?活動處處?離不開協(xié)?調(diào)。任何?組織只有?通過協(xié)調(diào)?，才能形?成整體的?合力，實?現(xiàn)共同目?標。秘?書的協(xié)調(diào)?是指秘書?人員在自?己的職權(quán)?范圍內(nèi)，?自覺地調(diào)?整各類組?織、各項?工作、各?個人員之?間的關(guān)系?，促進各?項活動趨?向同步化?和和諧化?，以實現(xiàn)?組織目標?的行為過?程。與?領(lǐng)導部門?和職能部?門的協(xié)調(diào)?不同，秘?書部門的?協(xié)調(diào)有從?屬性、廣?泛性、間?接性等特?征，在協(xié)?調(diào)關(guān)系的?過程中要?遵循政策?指導、客?觀公正、?平等協(xié)商?、注重整?體、靈活?適度等原?則。3?、輔助決?策在實際?工作中，?任何決策?都是一個?過程而不?僅僅只是?拍板這一?個環(huán)節(jié)。?因此，輔?助決策定?義為：在?決策過程?中，在知?識(包括?理論)、?能力(包?括技術(shù))?、經(jīng)驗和?精力等方?面給予決?策主體全?面的補償?，以提高?決策的科?學性和時?效性。?秘書人員?輔助領(lǐng)導?進行決策?一般要經(jīng)?過。協(xié)助?領(lǐng)導確定?目標、協(xié)?助領(lǐng)導設?計方案、?協(xié)助領(lǐng)導?評優(yōu)選優(yōu)?、協(xié)助領(lǐng)?導實施反?饋等四個?階段。?4、綜合?服務秘?書是為以?領(lǐng)導為核?心的集團?服務的，?秘書通常?提供的是?全方位的?服務，既?包含公務?，如果領(lǐng)?導需要，?有時也包?括辦理一?些私事。?所以，秘?書一定要?有牢固的?服務意識?，“全心?全意地為?領(lǐng)導及其?集團服務?”。當然?，在服務?的過程中?要注意方?式方法，?還要善于?運用資源?。二、?秘書日常?事務職能?1、辦?公用品管?理2、?接待3?、安排領(lǐng)?導活動?4、值班?5、通?訊工作?6、印章?管理7?、機要保?密三、?秘書專項?職能1?、信息管?理2、?調(diào)查研究?3、會?務工作?4、公文?處理5?、檔案管?理6、?信訪工作?四、秘?書特別受?權(quán)職能?1、公文?寫作秘?書在撰擬?文稿時要?注意一下?幾個方面?。要明確?自己代筆?者的地位?，要準確?使用規(guī)范?文種，要?選用準確?而不含糊?、莊重而?不易產(chǎn)生?歧義的語?言表達，?要反復進?行認真修?改，要有?可靠依據(jù)?，要有精?益求精認?真負責的?態(tài)度。?2、督查?3、協(xié)?調(diào)4、?談判受?權(quán)談判中?秘書工作?的任務。?①協(xié)助?領(lǐng)導確定?談判的中?心議題和?準備達到?的目標。?②準備?好談判各?方的有關(guān)?材料。?③對談判?中意外情?況的預測?和準備。?④把握?談判進程?。⑤總結(jié)?和評價談?判的經(jīng)驗?教訓，及?時搞好信?息反饋。?五、秘?書深層職?能秘書?的深層職?能主要指?的是秘書?的參謀輔?助職能。?秘書參?謀的原則?。①明?確角色定?位，不失?職不越權(quán)?。②明?確參謀定?位，謀而?不斷。?③立足規(guī)?勸層面，?諫而有度?。六、?思考與聯(lián)?系(一?)、案例?分析方?秘書作繭?自縛一?個大型會?議的晚會?內(nèi)容怎么?定，方秘?書先請示?分管辦會?的黃副主?任，定為?“舉辦電?影晚會”?。黃沒有?說要再往?上請示，?而方秘書?自認為再?請示一把?手賈主任?也許會更?好辦事。?在請示賈?時又沒有?把已請示?黃所定的?意見告訴?賈，賈的?批復定為?“觀看戲?劇演出”?。這樣，?一個晚會?出現(xiàn)兩種?不同安排?的領(lǐng)導意?見，該怎?么辦。方?秘書左右?為難。幾?個辦會秘?書研究，?最近定為?按賈主任?的意見執(zhí)?行。由方?秘書向黃?副主任作?自我批評?，說明擬?按賈主任?的意見辦?，請黃諒?解。當時?黃對方秘?書多頭請?示很不高?興，但還?是同意了?按賈的意?見執(zhí)行。?1、請?分析此案?例中方秘?書做法的?不妥之處?。2、?如果你是?方秘書，?你認為最?好的挽回?此事的辦?法是什么?。(二?)、學寫?一篇發(fā)言?稿。秘?書職能和?職責范本?（二）?秘書的基?本職能?★輔助決?策：秘?書的決策?職能體現(xiàn)?在調(diào)查研?究、處理?來信來訪?、收集處?理信息、?參與討論?起草工作?計劃等實?際工作中?。就決?策的形成?、實施、?檢驗過程?中秘書對?領(lǐng)導的輔?佐決策職?能。秘書?輔佐決策?的職能基?礎(chǔ)、職能?特點及其?方法。?一、秘書?輔佐決策?的職能基?礎(chǔ)。秘?書在領(lǐng)導?機關(guān)上傳?下達、溝?通四方，?便于領(lǐng)會?決策意圖?，掌握覺?得依據(jù)，?收集決策?反饋，檢?驗決策執(zhí)?行效果，?對決策的?形成、論?證、實施?、修正、?補充和優(yōu)?化都能起?到重要的?作用，秘?書輔佐覺?得的職能?基礎(chǔ)主要?體現(xiàn)在以?下幾個方?面：▲?秘書為決?策提供有?效的依據(jù)?。覺得?最忌憑空?杜撰和依?據(jù)不足。?秘書具有?為領(lǐng)導工?作綜合服?務的職能?，以此有?著為決策?提供有效?依據(jù)之使?命?！?掌管文件?材料，便?于為決策?提供政策?依據(jù)；?—經(jīng)常深?入基層，?調(diào)查研究?，便于為?決策提供?群眾可受?性信息依?據(jù)；—?在各職能?部門間起?到溝通協(xié)?調(diào)作用，?便于為決?策提供各?職能系統(tǒng)?綜合信息?依據(jù)；—?組織對外?聯(lián)系，是?對外聯(lián)系?的窗口，?便于為決?策提供環(huán)?境變化狀?態(tài)依據(jù)；?—組織會?議事務，?便于為決?策提供群?體意識依?據(jù)。總?之，秘書?的職能工?作，大多?與領(lǐng)導決?策有著密?切聯(lián)系，?便于在各?方面為決?策提供有?效的依據(jù)??！貢?加速決策?實施的進?程?！?受權(quán)督辦?、查辦與?催辦，有?利于加速?各執(zhí)行系?統(tǒng)實施決?策并檢查?其結(jié)果；?—發(fā)揮?協(xié)調(diào)作用?，調(diào)解決?策執(zhí)行中?出現(xiàn)的矛?盾和問題?，有利于?加速決策?執(zhí)行的進?程；—?收集各子?系統(tǒng)、各?有關(guān)方面?的反饋信?息，有利?于決策調(diào)?整、補充?、修正，?保證決策?的順利進?行；—協(xié)?助領(lǐng)導人?處理突發(fā)?事件，有?利于消除?決策實施?過程中隨?機出現(xiàn)的?障礙；?—接待處?理人民來?信來訪，?有利于在?決策執(zhí)行?中發(fā)現(xiàn)、?分析和處?理問題，?轉(zhuǎn)化消極?因素，調(diào)?動群眾積?極性。?總之，秘?書在決策?執(zhí)行中的?各項職能?活動，能?夠有效地?加速決策?的進程，?保證決策?的實施。?▲秘書促?進決策的?優(yōu)化。?—擬定和?收集多種?可行方案?，有利于?決策的選?優(yōu)；—?提供參謀?咨詢，收?集群眾的?意見和建?議，有利?于發(fā)揮群?體智能作?用；—參?與并組織?有關(guān)學者?行家進行?決策討論?，有利于?在反復論?證中優(yōu)化?決策；—?參與決策?效果的考?核評價，?有利于發(fā)?現(xiàn)疏漏和?失誤，采?取必要的?補救措施?；—撰?擬總結(jié)、?匯報材料?，對決策?形成、實?施過程以?及效果進?行全面系?統(tǒng)的分析?研究，有?利于為制?定和實施?新的決策?提供有益?的經(jīng)驗和?教訓。?總之，在?優(yōu)化決策?和實施決?策的過程?中，秘書?能夠起到?不可低估?的作用。?二、秘?書輔佐決?策的特點??！?系統(tǒng)和隨?機輔佐相?結(jié)合。?秘書輔佐?決策與從?事某一方?面專項管?理的職能?部門工作?人員不同?。他要發(fā)?揮綜合辦?公的職能?優(yōu)勢，全?面系統(tǒng)地?輔佐決策?。他不僅?從可行性?，還可以?從時空變?化，組織?內(nèi)外環(huán)境?條件發(fā)展?的角度，?考慮決策?執(zhí)行的適?度性和決?策宗旨的?維持性。?全面地協(xié)?助領(lǐng)導人?進行科學?決策，系?統(tǒng)地跟蹤?決策目標?實現(xiàn)的全?過程，這?是秘書輔?佐決策的?一大特點?。但是，?秘書全面?系統(tǒng)地輔?佐決策，?有具體體?現(xiàn)其日常?工作中發(fā)?現(xiàn)問題，?協(xié)助領(lǐng)導?人分析問?題和解決?問題的隨?機事件中?。秘書不?是專門研?究決策的?智囊人物?，而是追?蹤決策目?標實現(xiàn)全?過程的實?際工作者?。在這個?全過程的?具體工作?中，無論?發(fā)現(xiàn)哪一?方面、某?個因素出?現(xiàn)問題，?便能立即?協(xié)助領(lǐng)導?人分析和?解決問題?，這就形?成了秘書?全面系統(tǒng)?地鋪位決?策與隨機?性地輔佐?決策的有?機結(jié)合。?▲決策?輔佐與實?施輔佐相?結(jié)合。?秘書輔佐?決策，與?專職出謀?劃策的研?究咨詢機?關(guān)的專家?學者不同?。專家學?者受聘制?定某項決?策方案，?但不參與?決策方案?的具體實?施工作。?秘書則不?然，他既?要為決策?形成提供?各方面的?服務，又?要具體參?與決策實?施工作，?在實踐中?幫助領(lǐng)導?指揮、協(xié)?調(diào)和控制?實施過程?，確保決?策目標的?實現(xiàn)。這?種對決策?的形成輔?佐與實施?輔助的結(jié)?合，有利?于秘書在?形成決策?的輔佐中?，更具體?地從實施?決策的個?步驟、各?環(huán)節(jié)和各?項具體措?施，深入?細致地考?慮實施方?向與決策?目標的一?致性，決?策要求與?實施效果?的統(tǒng)一性?。這些正?是組織領(lǐng)?導人在決?策形成和?實施中必?須要全面?考慮的問?題?！?超脫性輔?佐與參與?性輔佐相?結(jié)合。?領(lǐng)導人及?其副職，?執(zhí)掌著決?策權(quán)(即?決斷權(quán)、?表決權(quán)和?否決權(quán))?，承擔著?決策效果?是否符合?組織要求?的全部責?任。秘書?則不同，?既不執(zhí)掌?決策權(quán)，?又不對決?策效果的?好壞直接?承擔責任?。秘書的?輔佐決策?，從某種?意義上說?，是超脫?于決策的?權(quán)力與責?任的。?但是，秘?書實際工?作中又參?與了決策?形成實施?的全過程?，秘書的?工作成效?，事業(yè)與?期望，功?過與報酬?，無不與?決策的成?敗有著密?切的關(guān)系?。這就形?成了秘書?超脫性輔?佐與參與?性輔佐的?有機結(jié)合?。這有利?于秘書用?不同于領(lǐng)?導人的比?較超脫的?目光更客?觀地觀察?問題和分?析問題；?有不同于?“局外人?”、“第?三者”對?決策的議?論。秘書?自始至終?參與決策?，與決策?成敗有著?不可分割?的相關(guān)性?，使其必?須認真負?責、全力?以赴地投?入決策的?全過程。?秘書的?知識結(jié)構(gòu)?秘書工?作的綜合?性，要求?秘書人員?在橫向上?要有較寬?廣的知識?面，但又?要有自己?的專業(yè)特?點，在縱?向上要有?深厚的專?業(yè)知識。?這樣縱橫?結(jié)合，可?以用大寫?的英文“?t”字母?來表示，?或者說秘?書人才應?該是“t?”型人才?。秘書?人員應該?有三個方?面的知識?結(jié)構(gòu)?；?礎(chǔ)知識、?專業(yè)知識?、其他方?面相關(guān)知?識?！?基礎(chǔ)知識?。分為兩?個方面。?一是社會?科學基礎(chǔ)?知識，即?語文、政?治、歷史?、地理、?外語知識?；另一方?面是自然?科學知識?，即物理?、化學、?數(shù)學、生?物等自然?科學知識?，以及一?些工農(nóng)生?產(chǎn)和科技?知識。?★專業(yè)知?識。專業(yè)?知識包括?兩方面：?一是秘書?人員應具?有的秘書?業(yè)務知識?，包括：?公文和應?用文寫作?，文書寫?作和文書?處理，檔?案保管，?調(diào)查研究?知識，會?議組織知?識，信訪?工作知識?，資料工?作和信息?科學知識?，保密工?作知識等?。二是秘?書所在工?作部門的?專業(yè)知識?。如在政?府機關(guān)部?門工作的?必須具有?行政管理?知識，在?工商企業(yè)?部門工作?的必須具?有企