公司檔案管理制度

第10頁共10頁檔案管理制度一、總則1、為對本公司各類檔案進行系統(tǒng)、科學(xué)、規(guī)范、有序的管理，使公司檔案在最大程度上為公司經(jīng)營管理服務(wù)，特依據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)定》制定本制度。2、本制度規(guī)定了檔案的整理、歸檔、利用、復(fù)制、保密等工作要求，各部門應(yīng)嚴格按照本制度規(guī)定，全面規(guī)范公司檔案管理。3、本制度所稱的檔案，是指本公司在經(jīng)營管理過程中形成和收集的具有保存價值的各類文書、圖紙、電子文檔、光盤、照片、錄音錄像資料及其它有關(guān)實物。二、檔案分類1、檔案分類以公司全部檔案為對象，結(jié)合公司管理職能和檔案內(nèi)容及其特點，并結(jié)合便于檔案歸檔操作、檔案利用的原則進行分類。2、檔案的類別共分為七個大類,即行政管理類、公司類、人事類、業(yè)務(wù)管理類、財務(wù)類、公司前身資料類、特殊載體類。該七大類作為第一級目錄，并根據(jù)大類中的檔案特點，分設(shè)下一級子目錄。具體檔案分類目錄見附表一。3、檔案分類應(yīng)用于對本公司檔案的進行整理、組卷、編號、裝訂、填寫分類目錄，方便查閱、檢索等。4、鑒于公司檔案在內(nèi)容上可能涉及多個類別，如各部門在適用中對分類存有疑異的，可以提請檔案管理部門釋疑，以檔案管理部門確定的分類為準。三、管理職權(quán)1、公司法務(wù)部為公司檔案的管理職能部門，負責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督公司各部門檔案管理工作的開展，并設(shè)立專職檔案管理人員負責(zé)檔案資料的歸檔接收、整理、保管和利用管理工作。2、各部門指定專人為本部門兼職檔案管理人員，負責(zé)本部門檔案的整理、向檔案管理部門報送歸檔，以及本部門備份文件的存檔管理工作。3、各部門報送歸檔的資料，需經(jīng)本部門兼職檔案管理人員審定簽字。4、公司所有檔案原件統(tǒng)一存放公司檔案室，由檔案管理人員專人管理。對特殊情況下不能歸檔原件的，按本制度相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。5、各部門應(yīng)嚴格按公司制度要求，分別負責(zé)好本部門相應(yīng)的檔案管理職責(zé)，規(guī)范、及時的對檔案進行整理、分類、歸檔、保管和利用。6、專職檔案管理人員及各部門兼職檔案管理人員因工作變動或因故離職時，應(yīng)將經(jīng)辦的相關(guān)檔案信息向繼任人員交接清楚，嚴禁擅自帶走或私自銷毀，或因交接不清導(dǎo)致檔案缺失。7、財務(wù)部、證券部等需由本部門自行保存檔案的其他部門，由該部門承擔(dān)檔案管理的責(zé)任，檔案管理參照本制度執(zhí)行。四、檔案建檔及保管1、歸檔時間1）根據(jù)公司各類檔案不同的保管要求，并結(jié)合公司各部門的工作特點，分設(shè)三檔不同的歸檔時間，分別為；立即、月內(nèi)上報和半年匯總。2）前述三檔的具體歸檔時間為：立即：收到符合歸檔要求的文件后3個工作日內(nèi)歸檔；月內(nèi)上報：收到符合歸檔要求的文件后30日內(nèi)歸檔；半年匯總：每半年度最后一個月的25日之前將符合歸檔要求的文件統(tǒng)一整理歸檔3）各類檔案適用的歸檔時間，詳見附表一。各部門應(yīng)按相應(yīng)的歸檔時間要求，及時向檔案室做好移交工作。2、歸檔要求1）材料齊全、完整、清晰是歸檔文件的基本要求。2）各部門移交的檔案必須是原件，不能提交原件的務(wù)必注明原件的去處、不能移交原件的原因，并注明有明確的原件保管責(zé)任人，并由其簽字確認。且歸檔部門應(yīng)同時提交公司總經(jīng)理審批同意的意見。3）送交檔案室歸檔的文件應(yīng)為檔案的最終形式，文書類檔案應(yīng)已完成全部的必要簽署，對于前后多稿的文書，應(yīng)以最終稿報送歸檔（并附以重要的修改版）。4）為避免歸檔職責(zé)不清導(dǎo)致歸檔遺漏或重復(fù)歸檔，歸檔責(zé)任部門按下列原則予以確定：A、如該檔案系公司內(nèi)部起草、制作，僅在公司內(nèi)部流轉(zhuǎn)、無需取得公司外任何第三方簽署或批復(fù)的文件，由起草、制作該檔案的部門作為歸檔責(zé)任部門；B、如該檔案需對外流轉(zhuǎn)、或直接從外部接收取得的，則由第一手收到符合歸檔要求檔案的部門，作為其歸檔責(zé)任部門。5）歸檔責(zé)任部門報送歸檔時，應(yīng)由本部門兼職檔案管理人員按附表二的格式填寫《資料歸檔報送表》后連同檔案一并報送。由公司法務(wù)部專職檔案管理人員簽收后，檔案管理責(zé)任轉(zhuǎn)移。6）對不符合歸檔要求的檔案，檔案室有權(quán)拒絕接收，如造成檔案延遲報送的，按制度考核相關(guān)歸檔責(zé)任部門。3、電子檔案歸檔的特別說明1）為便于檔案管理，對最終狀態(tài)同時兼有電子形式和書面形式的，應(yīng)同時報送電子形式和書面形式。2）對于最終狀態(tài)僅為電子形式且無法形成書面形式，或形成書面形式困難的，可以僅報送電子檔案。3）電子形式檔案報送時應(yīng)刻制成光盤或以U盤的形式上報。并在報送表中注明電子檔報送的原因和電子檔案包含的準確內(nèi)容清單。4）對專項性較強的電子檔案，應(yīng)按“一事一盤”的原則進行報送。5）鑒于電子檔案的特殊性，各部門應(yīng)嚴防病毒，任何員工發(fā)現(xiàn)電腦病毒應(yīng)立即殺毒，必要時應(yīng)立即通知公司網(wǎng)絡(luò)管理部門。各部門在檔案資料匯總建檔前，應(yīng)先行查殺病毒。4、檔案的編號與建檔1）檔案按下列方式標識：采用英文字母順序標識檔案目錄大類的的符號(第一級目錄)；采用1位阿拉伯?dāng)?shù)字標識項目分類（第二級目錄）；采用1位阿拉伯?dāng)?shù)字標識內(nèi)容分類（第三級目錄）具體各級目錄標識號參見附表一。2）具體檔案編號格式為：XYZ—年度—卷號（X：第一級目錄號；Y：第二級目錄號；Z：第三級目錄號）。3）檔案編號在各部門上報歸檔、經(jīng)確認接收后，由法務(wù)部檔案管理人員統(tǒng)一編號并登記在冊，任何其他部門不得自行對檔案進行編號。4）檔案編號后，按類別分別建檔，案卷設(shè)有封面、內(nèi)含目錄頁。五、檔案的利用1、檔案保密的相關(guān)規(guī)定 1）為盡可能有效的保護公司信息安全，對于公司檔案分設(shè)三級保密等級，分別為：機密、秘密、一般。機密：股東會、董事會、監(jiān)事會會議記錄，公司戰(zhàn)略計劃等涉及公司根本利益、重大決策的各類資料。秘密：公司重要會議記錄、客戶檔案、項目合同等重要文件。一般：非保密性的文件。2）各部門上報歸檔時，應(yīng)自行根據(jù)前述分檔原則，正確地標明密級。3）為落實檔案保密工作，各部門應(yīng)嚴格執(zhí)行如下保密要求：A、非檔案管理人員不得自行進行檔案取放，任何操作均應(yīng)由檔案管理員或其指定代理人進行或由其在場指導(dǎo)，檔案箱柜應(yīng)及時關(guān)鎖。B、全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格遵循規(guī)定，以保守公司秘密安全為己任。C、檔案管理人員要應(yīng)定期對保密檔案保管情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4）密級原則上一經(jīng)填報不得作調(diào)整，如因項目信息已對外公開或其他方面原因確實需要調(diào)整密級的，經(jīng)報送部門負責(zé)人簽字、并報公司總經(jīng)理確認后，檔案管理人員可據(jù)此進行密級調(diào)整。2、檔案利用1）檔案的利用形式包括查閱、復(fù)印、外借。2）公司人員因工作需要，可以申請查閱檔案室存檔的檔案。查閱場地僅限于檔案室，不得帶出至其他場所，隨查隨還。借閱檔案者應(yīng)愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時反映給主管領(lǐng)導(dǎo)。3）如需復(fù)印或帶出檔案室查閱或使用的，應(yīng)按本制度規(guī)定辦理相關(guān)審批手續(xù)。借出時間不得超過3—5天。3、審批權(quán)限1）為規(guī)范檔案利用，并保障公司的保密要求，檔案管理分設(shè)三個等級的利用審批權(quán)限：A級：經(jīng)公司總經(jīng)理簽字同意后方可利用；B級：經(jīng)檔案歸檔責(zé)任部門的部門負責(zé)人簽字同意后方可利用；C級：在檔案管理人員處辦理登記手續(xù)后方可利用。2）針對不用的利用方式，其審批要求為：查閱：C級；復(fù)?。築級；外借：A級。3）針對不同的保密等級，其審批要求為：機密：A級；秘密：B級；一般：C級。4）確定審批權(quán)限時，根據(jù)利用方式和保密等級規(guī)定的審批權(quán)限不一致的，優(yōu)先滿足保密等級的審批要求。5）如外單位需利用本公司檔案的，應(yīng)持有單位介紹信并說明相關(guān)情況，報公司總經(jīng)理批準后方可利用。六、檔案保管及銷毀1、檔案保管1）根據(jù)相關(guān)規(guī)定及公司經(jīng)營業(yè)務(wù)特點，檔案保管年限分別設(shè)定為短期、長期、永久，其具體對應(yīng)的保管年限為：永久：保管期限在50年以上；長期：保管期限在15年以上50年以下；短期：保管期限不超過15年。2）檔案的保管年限的編制與修訂工作，由公司法務(wù)部負責(zé)，各類檔案對應(yīng)的保管年限具體見附表一。2、檔案銷毀1）對于達到保管年限的檔案，經(jīng)歸檔責(zé)任部門負責(zé)人簽字確認并報總經(jīng)理審批后，檔案管理部門可以銷毀檔案。2）銷毀檔案前要造具清冊，銷毀檔案時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，由公司總經(jīng)辦指定人員及辦公室指定人員作為監(jiān)銷人員，會同檔案管理人員進行檔案銷毀，防止泄密。銷毀人員應(yīng)一并在檔案銷毀清冊上簽字。七、附則1、本管理制度如有未盡事宜，可由法務(wù)部另行修改、補充規(guī)定。本管理制度的最終解釋權(quán)歸法務(wù)部。2、鑒于公司印章的特殊性，公司廢止印章的移交歸檔和銷毀按公司《印章管理辦法》相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3、本管理制度經(jīng)總經(jīng)理核定簽發(fā)后施行，修改時亦同。附件：檔案管理制度；歸檔報送表。編制日期編制部門批準人批準日期一級目錄二級目錄三級目錄歸檔時間保管年限行政管理類AA1各類外單位文件、通知類（不分設(shè)第三級目錄，直接按年度立卷）包括政府機構(gòu)、企業(yè)、事業(yè)單位發(fā)送的各類文件、通知、往來函件。立即短期A2制度發(fā)文類（按內(nèi)容分設(shè)第三級目錄）A21人事制度；A22財務(wù)制度；A23業(yè)務(wù)管理制度；A24日常行政管理制度；A25其他公司發(fā)文類；月內(nèi)上報長期A3基礎(chǔ)建設(shè)類（按建設(shè)項目分設(shè)第三級目錄）包括工程施工、裝飾裝潢等基礎(chǔ)建設(shè)的合同、圖紙、往來聯(lián)系單、驗收文件、建筑物維修記錄等相關(guān)資料半年匯總永久A4設(shè)備儀器類（不分設(shè)第三級目錄，直接按年度立卷），包括運輸設(shè)備、生產(chǎn)儀器、辦公用設(shè)備等各類設(shè)備儀器的詢價記錄、采購合同、入庫單、產(chǎn)品說明書、質(zhì)保書、維修、保養(yǎng)和報廢記錄等相關(guān)資料半年匯總永久A5日常采購管理類（不分設(shè)第三級目錄，直接按年度立卷）包括辦公用品、員工福利用品等的采購合同、供應(yīng)商基礎(chǔ)檔案、詢價記錄、送貨單、入庫單、領(lǐng)用記錄等相關(guān)資料半年匯總長期A6綜合行政管理類（不分設(shè)第三級目錄，直接按年度立卷）包括客戶接待、員工差旅、員工旅游、禮品管理、庫存盤點等相關(guān)資料月內(nèi)上報短期A7公司文化類（不分設(shè)第三級目錄，直接按年度立卷）包括公司介紹、公司大事記載、公司理念精神、公司參展、評獎資料、公司宣傳材料等相關(guān)資料月內(nèi)上報永久A8部門內(nèi)部管理類（按職能部門分設(shè)第三級目錄）包括各部門內(nèi)部管理形成的各類表格、計劃、總結(jié)、內(nèi)部工作聯(lián)系單、職能分配表等相關(guān)資料；A81總經(jīng)辦；A82行政部；A83人力資源部；A84財務(wù)部；A85法務(wù)部；A86節(jié)目發(fā)行部；A87企劃部；A88品宣部；A89證券部半年匯總短期A9會務(wù)資料料（按內(nèi)容分設(shè)第三級目錄）包括參加、組織會議形成的各類會議議程、會議紀要、場地租賃等相關(guān)資料。A91外單位與會資料；A92公司內(nèi)部會議資料附件一：檔案管理制度公司類BB1公司運營資質(zhì)（按內(nèi)容分設(shè)第三級目錄）B11公司設(shè)立文件；B12公司章程；B13公司證照；B14年檢記錄；B15工商變更登記記錄；立即永久B2股東類（按內(nèi)容分設(shè)第三級目錄）B21公司上市文件；B22股東資料；B23股東會會議資料；B24董事會會議資料；B25監(jiān)事會會議資料；B26其他文件；立即永久B3戰(zhàn)略運營類（按內(nèi)容分設(shè)第三級目錄）B31發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃及相關(guān)可行性研究報告、評估文件；B32戰(zhàn)略委員會會議紀要；B33戰(zhàn)略發(fā)展項目的執(zhí)行記錄；B34各類顧問合同（包括法律、財務(wù)、技術(shù)、管理、咨詢等）B35各類公司發(fā)展、政策扶持類申請報告立即永久B4知識產(chǎn)權(quán)類（按內(nèi)容分設(shè)第三級目錄）B41商標（包括商標申請文件、復(fù)議文件、商標證書、商標對外授權(quán)文件、商標專利維權(quán)資料等）；B42專利月內(nèi)上報永久B5糾紛維權(quán)類（不分設(shè)第三級目錄，直接按年度立卷）包括各種法律文書、證據(jù)材料等相關(guān)資料半年匯總長期人事類CC1招聘類（不分設(shè)第三級目錄，直接按年度立卷）包括參會合同、委托招聘合同、招聘需求申報單、招聘宣傳資料、人員應(yīng)聘信息等相關(guān)資料半年匯總短期C2人事信息類（按員工姓氏拼音排序，每人一個檔案袋）包括員工勞動合同、培訓(xùn)協(xié)議、基本信息表、調(diào)令、任命文件等與該員工相關(guān)、可細化到個人的各類人事信息資料立即長期C3薪酬類（不分設(shè)第三級目錄，直接按年度立卷）包括工資報表、工資單、員工考勤、個稅申報、公積金、社保繳納、其他貨幣形式的福利發(fā)放等薪酬類檔案月內(nèi)上報長期C4績效考核類（不分設(shè)第三級目錄，直接按年度立卷）包括內(nèi)部責(zé)任追查、年度或季度績效考核等相關(guān)資料月內(nèi)上報短期C5培訓(xùn)管理類（不分設(shè)第三級目錄，直接按年度立卷）包括年度培訓(xùn)計劃、內(nèi)部培訓(xùn)記錄、委外培訓(xùn)合同、培訓(xùn)講稿等各類培訓(xùn)管理文件月內(nèi)上報短期業(yè)務(wù)類DD1制作類（按劇目分設(shè)第三級目錄，劇目從數(shù)字1開始編號，按數(shù)字順序排列）立即永久D2發(fā)行類（按劇目分設(shè)第三級目錄，劇目從數(shù)字1開始編號，按數(shù)字順序排列）立即永久D3其他業(yè)務(wù)類（不分設(shè)第三級目錄，直接按年度立卷）包括其他與業(yè)務(wù)相關(guān)的、不針對具體劇目進行的發(fā)行、戰(zhàn)略合作等所形成的各類資料、立即永久財務(wù)類E未列入本次分類管理，由財務(wù)部負責(zé)分類歸檔公司前身資料類F特殊載體類GG1聲像類（按載體形式分設(shè)第三級目錄）G11母帶；G12照片；G13錄音錄像；G14光盤月內(nèi)上報長期G2印刷品類（不分設(shè)第三級目錄，直接按年度立卷）包括各類畫冊、宣傳海報、雜志、期刊等印刷制品；月內(nèi)上報永久G3其他實物類（按內(nèi)容分設(shè)第三級目錄）G31證書、牌匾、錦旗、獎狀、獎杯；G32禮品；G