大型會議會務(wù)工作ABC

PAGEPAGE7大型會議會務(wù)工作ABC規(guī)模較大、規(guī)格較高的會議，所涉及的組織服務(wù)工作較為繁雜，如何做好這類會務(wù)工作，值得深入總結(jié)和思考。一、大型會務(wù)工作的主要特點(diǎn)要求高。參加大型會議的人員多，出席的領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓規(guī)格高，會議議題重要，影響大、作用大。因此，各級領(lǐng)導(dǎo)對做好大型會務(wù)工作都非常重視，對會議的材料水平、服務(wù)水平等諸多方面都會有較高的要求。內(nèi)容多。一是環(huán)節(jié)多。會務(wù)工作涉及到會前準(zhǔn)備、會中服務(wù)和會后整理等不同階段;涉及到準(zhǔn)備材料、會議通知、會場布置、新聞報道、交通安保、餐飲食宿等多個方面。而每個階段、每個方面的工作又包含眾多環(huán)節(jié)，大到會議主報告的準(zhǔn)備和重要參會人員的邀請，小到物品擺放位置和空調(diào)溫度的設(shè)定，千頭萬緒，非常繁雜。二是人員多。一方面，參會人員眾多，相應(yīng)的會議通知、接待、紀(jì)律、協(xié)調(diào)等方面的工作量就比較大;另一方面，參與會務(wù)的工作人員較多，搞材料的、發(fā)通知的、跑接待的、布置會場的、抓組織協(xié)調(diào)的，缺一不可。有的大型會議還專設(shè)秘書組、會務(wù)組、宣傳組和綜合組。三是變化多。大型會務(wù)工作不一定完全按照主辦者預(yù)定的方案來運(yùn)行，有時會臨時出現(xiàn)各種各樣的變化。例如：領(lǐng)導(dǎo)臨時調(diào)整會議內(nèi)容或時間，會議材料需要緊急修改，參會人員提出一些新的要求，會議設(shè)備出現(xiàn)故障等等。這些都會相應(yīng)增加會務(wù)工作任務(wù)量。時間緊。經(jīng)常搞會務(wù)的同志都知道，大型會務(wù)工作的時間要求總是很緊張。造成這種情況主要有三方面的原因：一是大型會務(wù)本身工作量大，可能出現(xiàn)的變化多，因此在會務(wù)工作安排上很難做到從容不迫;二是會務(wù)工作有其自身的規(guī)律性和時序要求，許多工作不能提前開展，必須在會議召開前不久和會議召開時進(jìn)行;三是會議中可能出現(xiàn)臨時動議，預(yù)留的準(zhǔn)備時間較短。二、做好大型會務(wù)工作的基本原則嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，考慮周密。一是考慮問題力求細(xì)致。要考慮到整體工作的方方面面，考慮到各項工作彼此間的關(guān)聯(lián)與影響，要知道一項會務(wù)工作有哪些具體環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)怎樣去做，一些細(xì)枝末節(jié)該怎樣處理。二是方案制訂盡量細(xì)化。不僅要制訂一個包括會議主要內(nèi)容和安排的會議框架方案，還應(yīng)制訂一個更為細(xì)致周密的會務(wù)工作實施方案，包括各項會務(wù)工作的內(nèi)容和環(huán)節(jié)、會務(wù)人員分工、時間節(jié)點(diǎn)要求等操作細(xì)節(jié)。三是會務(wù)實施注重細(xì)節(jié)。會務(wù)工作中，一個通知發(fā)放不到位，一個座位安排不合理，一個話筒的聲音不正常，等等，這些細(xì)節(jié)上的問題，都會影響到整個會議的效果。實施會務(wù)工作絕不能有半點(diǎn)僥幸心理，一定要關(guān)注細(xì)節(jié)，認(rèn)真對待細(xì)小的工作，杜絕隱患。準(zhǔn)備充分，謀劃在前。會前準(zhǔn)備是整個會務(wù)的重點(diǎn)，也是工作量最大的一個階段，任何一次成功的會議都建立在充分準(zhǔn)備的基礎(chǔ)上。所以，必須在會前做好各項準(zhǔn)備工作，應(yīng)當(dāng)考慮在早，行動在早，落實在早，能早點(diǎn)做的絕不拖延，能多準(zhǔn)備的絕不偷懶。一是認(rèn)真做好方案制訂、會前動員、材料準(zhǔn)備、會議通知、會場布置、食宿安排等會前準(zhǔn)備工作，并反復(fù)檢查，確保開會時不發(fā)生差錯與故障。二是對于一些必須在會中和會后完成的工作，可以提前準(zhǔn)備，打好基礎(chǔ)，做好方案。比如：擬訂會議通報、紀(jì)要的初稿，安排會后整理人員，幫助參會人員預(yù)訂返程票等。三是預(yù)先考慮會議中可能出現(xiàn)的變化或意外情況，多想想可能會發(fā)生什么問題，可能出現(xiàn)什么緊急突發(fā)事項。制訂應(yīng)對緊急突發(fā)情況的預(yù)案，對可能存在的問題和隱患提前解決或加強(qiáng)防范。明確分工，加強(qiáng)協(xié)同。一是把每項任務(wù)、每個環(huán)節(jié)、每個時間節(jié)點(diǎn)要求分解量化到具體責(zé)任人頭上，做到各個具體經(jīng)辦人員工作任務(wù)具體、要求明確，防止出現(xiàn)任何工作盲點(diǎn)和相互推諉扯皮。二是分工時應(yīng)注意掌握每個工作人員的特點(diǎn)，安排任務(wù)盡量與其能力和經(jīng)驗相匹配，對經(jīng)驗不足的工作人員盡量交代仔細(xì)、加強(qiáng)指導(dǎo);有的會議需要多個單位參與會務(wù)，應(yīng)立足各部門的工作職能、范圍和自身掌握的資源進(jìn)行任務(wù)分解，需要相互配合完成的任務(wù)，也要明確一個主要責(zé)任部門。三是相互協(xié)調(diào)配合，注意拾遺補(bǔ)缺，增強(qiáng)工作合力。參與會務(wù)工作的人員或部門應(yīng)積極與其同事或協(xié)作部門溝通、配合，互相通報工作進(jìn)展。同時，會務(wù)工作負(fù)責(zé)人或牽頭部門要掌握和協(xié)調(diào)好工作進(jìn)度，可定期召開工作碰頭會，各自通報工作進(jìn)展和重要信息，減少工作的盲目性和差錯，便于分析和查找問題。勤勉高效，節(jié)約成本。會務(wù)工作人員要增強(qiáng)時間觀念，對規(guī)定時間內(nèi)完成的工作，只能按期或提前完成，決不允許拖沓遲延。有時會務(wù)工作人員較少，需要一人身兼數(shù)職，同時抓好幾項工作，這更要求會務(wù)人員勤奮工作、善于工作，做到多思考、多觀察、多交流、多檢查、快行動，確保優(yōu)質(zhì)高效地完成肩負(fù)的任務(wù)。此外，無論是用會場、印材料還是定食宿、跑接待，各項會務(wù)工作都需要花費(fèi)，特別是大型會務(wù)工作，總會有一筆不小的費(fèi)用支出。會務(wù)人員應(yīng)當(dāng)在保證會議效果和質(zhì)量的前提下，用心做好會務(wù)預(yù)算工作，精打細(xì)算，勤儉節(jié)約，力爭少花錢、多辦事、辦好事。三、做好大型會務(wù)工作的幾點(diǎn)策略掌控好大局。所謂會務(wù)工作的大局就是會議的目的、主題、基本要求、參會范圍等宏觀策略上的安排，把握住了大局，才能保證會議的效果，著手具體會務(wù)工作才能不偏離方向，才會有條不紊，減少重復(fù)勞動與差錯。首先，確定召開會議的必要性，即召開此次會議是否符合上級的要求和當(dāng)前工作的實際需要，召開的時機(jī)是否恰當(dāng)，是否有比較充實的內(nèi)容安排和重要的工作部署等。其次，科學(xué)確定好會議的基本框架，例如：選擇會議時間應(yīng)多考慮出席領(lǐng)導(dǎo)和貴賓的因素，選擇會議地點(diǎn)應(yīng)多考慮會議內(nèi)容需要、參會人員規(guī)模、車輛停放以及食宿便利等因素，確定參會人員的范圍則主要考慮會議的目的和要達(dá)到的效果。再次，做好會議方案的征求意見和報批工作。方案確定前應(yīng)當(dāng)充分征求各方意見，嚴(yán)格履行報批程序，盡量減少會議事項的中途變更和增減。最后，通過對會議宏觀上的把握來調(diào)控具體事項。例如，有些會議想安排的內(nèi)容很多，但為了確保整個會議活動的緊湊有序、不出差錯，就需要壓縮會議議程;有些會議經(jīng)費(fèi)比較緊張，就需要相應(yīng)簡化議程、活動、場景布置等來減少支出。把握好重點(diǎn)。一是落實參會人員。該到的不到，人來的不齊，這個會議的效果自然可想而知。會務(wù)人員必須認(rèn)真做好會議通知工作，注意反饋統(tǒng)計具體參會人員名單和聯(lián)系方式，需要時執(zhí)行請假制度。對于出席領(lǐng)導(dǎo)和貴賓的邀請工作要積極主動，必要時會議主辦單位負(fù)責(zé)人應(yīng)親自出面，并落實專人跟蹤。二是保證會議材料的質(zhì)量。會議的材料主要有會議主報告、領(lǐng)導(dǎo)講話、交流發(fā)言材料等，它是會議各項內(nèi)容的具體載體，是會議順利召開的基礎(chǔ)。會議材料質(zhì)量不高，會議肯定不會成功。準(zhǔn)備會議材料是重點(diǎn)工作，需要會議主辦單位領(lǐng)導(dǎo)親自關(guān)心，直接把關(guān)，做到精益求精。三是落實會務(wù)工作負(fù)責(zé)人和現(xiàn)場總調(diào)度。確定總攬各項會務(wù)工作的負(fù)責(zé)人，一般是部門辦公廳(室)主任，特別重要的會議可由主辦單位領(lǐng)導(dǎo)直接上陣指揮協(xié)調(diào)。此外，在會議現(xiàn)場也應(yīng)明確一個總調(diào)度人員，所有會議現(xiàn)場事項統(tǒng)一向其匯報，由其決斷和安排，避免遇到一些意外情況出現(xiàn)混亂。運(yùn)用好技巧。會務(wù)工作也有它的技巧，運(yùn)用得好可以事半功倍。會務(wù)人員平時應(yīng)當(dāng)仔細(xì)琢磨，用心研究，多學(xué)習(xí)一些會務(wù)知識，多總結(jié)一些經(jīng)驗教訓(xùn)，多嘗試一些解決問題的新辦法。例如，為了保證會務(wù)準(zhǔn)備工作萬無一失，可以加強(qiáng)會前檢查，做到全面檢查、多次檢查;可以嘗試模擬運(yùn)行會議的主要議程，發(fā)現(xiàn)細(xì)節(jié)上的疏漏并及時予以彌補(bǔ);多聽聽各方意見，看看還有什么沒考慮到的問題和隱患。為了節(jié)約會議經(jīng)費(fèi)，可以把會議預(yù)算方案編制得更仔細(xì)，一一明確各項支出的內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，如發(fā)生預(yù)算外支出必須先請示;比價采購以及充分安排利用本單位車輛，或向友鄰單位臨時借用等方式，節(jié)省開支。缺乏某類會議工作經(jīng)驗時，可參考原有會議方案，多向領(lǐng)導(dǎo)同事請教，多學(xué)習(xí)借鑒外單位的經(jīng)驗做法。結(jié)合好規(guī)范與機(jī)變。做好會務(wù)工作既應(yīng)規(guī)范操作，又需靈活應(yīng)變。一方面，會務(wù)工作本身有一套較為成熟的流程，各項會務(wù)工作必須有方案、有分工、有時間節(jié)點(diǎn)要求，應(yīng)當(dāng)規(guī)范執(zhí)行，不能自作主張?zhí)襟E、省程序。例如：會標(biāo)、主席臺、桌椅等會場布置要符合規(guī)范，席卡、茶杯的擺放應(yīng)橫平豎齊;會議的議程安排和發(fā)言順序要符合規(guī)矩;參會人員的就座位置有主次、前后等固定順序的排列。特別是像黨代會和人代會這樣重要的會議，不僅應(yīng)處處講求規(guī)范操作，會議的各項議程還必須符合法律規(guī)定和黨章要求。另一方面，講求規(guī)范絕不是一成不變、刻板教條，有時也需要會務(wù)人員能夠結(jié)合事情的重要和緊急程度，靈活變通地處理一些問題。例如：有的參會人員會提出一些計劃外