2023年中央廣播電視大學(xué)第二學(xué)期“開(kāi)放專(zhuān)科”期末考試行政管理專(zhuān)業(yè) 辦公室管理試題

中央廣播電視大學(xué)2023-2023學(xué)年度第二學(xué)期“開(kāi)放專(zhuān)科”期末考試行政管理專(zhuān)業(yè)辦公室管理試題一、單項(xiàng)選擇題(請(qǐng)將對(duì)的答案的字母序號(hào)填在括號(hào)內(nèi)。每小題1分，共10分)1.在辦公室的布置方面，(.離入口最遠(yuǎn))的位置是上座。A.離入口最遠(yuǎn)B.離入口最近C.靠近門(mén)口D.靠近窗戶(hù)2;在文員工作以及辦公環(huán)境等方面，下面選項(xiàng)中哪種行為不合適宜?(較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方)A.準(zhǔn)備一些敞開(kāi)的文獻(xiàn)夾，貼上相應(yīng)的標(biāo)記條B.較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方C.辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿(mǎn)且要經(jīng)常清理D.下班前要整理好自己的辦公桌，把文獻(xiàn)、資料收藏好以免丟失和泄密3.文員必須管理好自己的時(shí)間，以下運(yùn)用時(shí)間的行為中哪一項(xiàng)是不適宜的?(天天把工作安排得超過(guò)工作時(shí)間，給自己壓力)A.定好目的，把想做或需要做的事情寫(xiě)下來(lái)B.盡量控制外來(lái)干擾，把重要工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做C.天天把工作安排得超過(guò)工作時(shí)間，給自己壓力D.對(duì)每一項(xiàng)工作作出安排，定好最后期限4.為了防止辦公室出現(xiàn)“瓶頸現(xiàn)象”，下列做法中，哪項(xiàng)工作應(yīng)當(dāng)改善?(工作人員工作盡也許專(zhuān)門(mén)化、單一化)A.工作人員工作盡也許專(zhuān)門(mén)化、單一化B.盡也許定量控制辦公室工作C.反復(fù)性的工作盡量由機(jī)器完畢D.合理設(shè)計(jì)辦公室的工作流程5.以下哪些接打電話(huà)的行為是不對(duì)的的?(受到通話(huà)對(duì)方極大的責(zé)難，應(yīng)針?shù)h相對(duì)回?fù)?A.受到通話(huà)對(duì)方極大的責(zé)難，應(yīng)針?shù)h相對(duì)回?fù)鬊.給上司的留言正面朝下放在他的辦公桌上C.做記錄時(shí)可以在便箋下墊一張復(fù)寫(xiě)紙，以防遺失后備用D.半途因有事需放下電話(huà)請(qǐng)對(duì)方等待時(shí)，應(yīng)把話(huà)筒朝下放置6.在公務(wù)專(zhuān)用信件書(shū)寫(xiě)禮儀方面，一般在收函單位或個(gè)人稱(chēng)呼后習(xí)慣用(臺(tái)安”、“鈞安”)A.“頃悉”、“際此”B.“謹(jǐn)啟”、“鈞啟”C.“臺(tái)鑒”、“惠鑒”D.“臺(tái)安”、“鈞安”7.按照美國(guó)人類(lèi)學(xué)家愛(ài)德華·霍爾博士對(duì)交往空間距離的劃分理論，45CM-120CM該是(社交區(qū))A.個(gè)人區(qū)B.社交區(qū)C，密切區(qū)D.公眾區(qū)8.文員做會(huì)議記錄時(shí)，可以在會(huì)議記錄中(與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致)。A.加人自己的主觀意見(jiàn)B.不記錄議題C.與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致D.對(duì)所記內(nèi)容作評(píng)論9.上司決定參與某個(gè)會(huì)議時(shí)，文員不應(yīng)當(dāng)(只在便箋上寫(xiě)好會(huì)議名稱(chēng))。A.和上司先充足溝通，避免在會(huì)議進(jìn)行中臨時(shí)以電話(huà)聯(lián)系的不便B.除了送來(lái)的資料外，也必須收集其他上司有必要的資料C.假如是第一次前往的公司外的地點(diǎn)，要先了解場(chǎng)地情況和交通所花費(fèi)的時(shí)間D.只在便箋上寫(xiě)好會(huì)議名稱(chēng)10.在某些情況下，文員在安排日程計(jì)劃表時(shí)也許獲得上司的完全信任，取決于兩點(diǎn):一是掌握足夠的知識(shí)，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急;另一是具有(說(shuō)話(huà)的技巧)，了解規(guī)定約會(huì)者的心理。A.社交的能力B.說(shuō)話(huà)的技巧C.聽(tīng)話(huà)的能力D.聽(tīng)寫(xiě)的能力二、判斷題(對(duì)的打“√”。錯(cuò)誤打“X"。每小題1分，共10分)1.辦公室的燈光照明要避開(kāi)自然光，最佳用人工燈光。(F)2.辦公室工作人員對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的重要表現(xiàn)就是“樣樣事必躬親”。(F)3.同時(shí)介紹很多人時(shí)，可從右至左，按順序介紹。(F)4.文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時(shí)隨地進(jìn)行。(T)5.文員應(yīng)有效運(yùn)用時(shí)間，可以把重要工作如寫(xiě)報(bào)告等與其他工作安排在一起去做。(F)6.平常交往中的上下級(jí)角色關(guān)系不應(yīng)淡化。(F)7.假如需要與來(lái)訪(fǎng)者擬定會(huì)面時(shí)間，應(yīng)先征求來(lái)訪(fǎng)者方便的時(shí)間，查看上司的時(shí)間表，如果這一時(shí)間有空，就可答應(yīng)下來(lái)。(F)8.女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅背有一個(gè)拳頭大小距離。（T）9.要發(fā)問(wèn)或故意見(jiàn)時(shí)，應(yīng)當(dāng)?shù)壬纤菊f(shuō)完話(huà)之后再發(fā)問(wèn)，可以提出自己的見(jiàn)解。假如上司不加采用，應(yīng)說(shuō)服上司。(F)10.列人保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時(shí)，由制文機(jī)關(guān)擬定密級(jí)和保密范圍，密級(jí)和保密期限的變更和解密。(T)三、簡(jiǎn)答題(每小題10分。共20分)1.簡(jiǎn)要說(shuō)明會(huì)議紀(jì)要的概念，會(huì)議紀(jì)要有什么作用?形式是如何的?會(huì)議紀(jì)要是用來(lái)記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的一種正式公文。它是在會(huì)議記錄的基礎(chǔ)上概括、提煉而成，擇要反映會(huì)議的精神和情況。會(huì)議紀(jì)要具有溝通情況、交流經(jīng)驗(yàn)、統(tǒng)一結(jié)識(shí)、指異工作的作用?？梢杂糜谙蛏霞?jí)報(bào)告會(huì)議情況;也可以分發(fā)給平級(jí)或下屬單位，以傳達(dá)會(huì)議精神和議定事項(xiàng)，或規(guī)定與會(huì)單位共同遵守、執(zhí)行。有兩種形式:(1)議決性會(huì)議紀(jì)要。是與會(huì)者通過(guò)商議，對(duì)某些問(wèn)題作出一致決定，需要共同遵守、執(zhí)行時(shí)寫(xiě)下的文字依據(jù)。(2)周知性會(huì)議紀(jì)要。用于傳達(dá)會(huì)議情況，傳播信息、交流經(jīng)驗(yàn)而作的紀(jì)實(shí)性文獻(xiàn)。2.什么是文員的擋駕方法?重要的擋駕法有哪幾種?一般應(yīng)如何做?對(duì)于上司不必要接見(jiàn)的來(lái)訪(fǎng)者，不必要參與的邀請(qǐng)性活動(dòng)，不想接聽(tīng)的電話(huà)，由文員出面阻擋或謝絕。文員沒(méi)有必要把真正因素告訴對(duì)方，只需要禮貌地、委婉地達(dá)成阻擋或拒絕的目的即可。(1)電話(huà)擋駕。上司不愿接的電話(huà)，文員要告訴對(duì)方，暫時(shí)不能接或上司不在，將內(nèi)容記下，轉(zhuǎn)告上司。上司不能接的電話(huà)，要另約時(shí)間，或?qū)?nèi)容轉(zhuǎn)告。(2)來(lái)訪(fǎng)擋駕。先問(wèn)清來(lái)由，判斷有無(wú)必要引見(jiàn)給上司，或先作請(qǐng)示。(3)會(huì)議、活動(dòng)擋駕。對(duì)無(wú)必要的會(huì)議和活動(dòng)文員要替上司委婉地謝絕。四、設(shè)計(jì)題(每小題15分，共30分)1.某公司為了推銷(xiāo)自己的產(chǎn)品，做好宣傳和營(yíng)銷(xiāo)前的準(zhǔn)備工作，以良好的社會(huì)形象及合適的價(jià)格打人市場(chǎng)，決定組織召開(kāi)專(zhuān)家座談會(huì)，對(duì)其推銷(xiāo)產(chǎn)品進(jìn)行評(píng)估。假如你是辦公室人員，領(lǐng)導(dǎo)責(zé)成你承辦這個(gè)座談會(huì)，你該如何做?(1)座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專(zhuān)家和學(xué)者，能獨(dú)立思考、有主見(jiàn)又敢于發(fā)表意見(jiàn)者;(2)座談會(huì)以小型為主，人數(shù)以七、八人為宜;(3)座談會(huì)上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合;(4)主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織，可不做記錄;(5)具體的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做;(6)座談會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長(zhǎng)可短;(7)會(huì)場(chǎng)應(yīng)準(zhǔn)備些飲料、茶點(diǎn)，邊吃邊談，可使氣氛輕松。2.文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作?(1)整理好旅行過(guò)程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)銷(xiāo)，或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用。(2)回到公司上班后，應(yīng)將出差過(guò)程以及有關(guān)事務(wù)寫(xiě)出工作報(bào)告。假如是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告，送上司過(guò)目或批準(zhǔn)，然后存檔備案。(3)盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完的工作。(4)把在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來(lái)有用。(5)對(duì)在旅行過(guò)程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門(mén)和人員，分別去函或去電表達(dá)感謝。五、案例分析題(每小題15分，共30分)1.請(qǐng)看如下案例:上海某冰箱廠的冰箱暢銷(xiāo)全國(guó)各地，一天，江蘇某城市報(bào)上刊登了這家廠的家用冰箱發(fā)生爆炸的消息，幾天之內(nèi)，這種冰箱在本地即無(wú)人問(wèn)津。奇怪的是廠方卻未收到該用戶(hù)的投訴信或電話(huà)，而是記者紛紛上門(mén)。廠方?jīng)Q定派一位副廠長(zhǎng)帶一名技術(shù)員、一名文秘人員積極上門(mén)訪(fǎng)問(wèn)、調(diào)查。在通過(guò)周密的檢查之后，技術(shù)員始終找不出冰箱爆炸的因素。細(xì)心的文秘人員發(fā)現(xiàn)戶(hù)主的神色不太正常，又發(fā)現(xiàn)冰箱內(nèi)有細(xì)小的紅色紙片，便向副廠長(zhǎng)報(bào)告。副廠長(zhǎng)和戶(hù)主進(jìn)行了一整天的耐心、誠(chéng)懇的交談，并積極提出了補(bǔ)償冰箱和為之保密的條件。戶(hù)主終于說(shuō)出了是在冰箱里藏放了準(zhǔn)備過(guò)年的鞭炮，其別人不知道，取食品時(shí)碰撞所致，幸未傷人。又說(shuō)是由于鄰居聽(tīng)到爆炸后向居委會(huì)報(bào)告，引起了媒介的注意才上了報(bào)的。查清了因素，副廠長(zhǎng)當(dāng)即與上海廠方聯(lián)系，在本地召開(kāi)了記者招待會(huì)，向新聞界說(shuō)明了真相，隱去了戶(hù)主的姓名，并認(rèn)可了廠方的責(zé)任:“未在冰箱使用說(shuō)明書(shū)上寫(xiě)明:冰箱內(nèi)不可冷藏易燃易爆物品?！贝嗽?huà)引發(fā)出記者們的哄堂大笑，這件事就此喜劇性結(jié)束。幾天后，這種品牌的冰箱銷(xiāo)售量迅速回升，一臺(tái)嶄新的冰箱也送至那位用戶(hù)的家中。從這個(gè)案例，可認(rèn)為我們文秘人員的信訪(fǎng)工作提供哪些有益的啟示?(1)信訪(fǎng)工作也不完全是被動(dòng)地等人們寫(xiě)信，打電話(huà)或告上門(mén)來(lái)，文秘人員也應(yīng)當(dāng)注意到社會(huì)上的反饋。(2)有些事涉及本單位的利益或信譽(yù)，應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，采用積極出擊的方法。(3)文秘人員雖不是專(zhuān)業(yè)人員，不能解決技術(shù)性的問(wèn)題，但是文秘人員應(yīng)具有細(xì)心、敏感的工作方式和作風(fēng)，能從其他角度幫助領(lǐng)導(dǎo)解決問(wèn)題。2.A公司原定于12月25日18:00時(shí)借一娛樂(lè)總匯召開(kāi)公司成立兩周年慶祝活動(dòng)。為此，發(fā)了請(qǐng)柬邀請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓光顧，在請(qǐng)柬上把時(shí)間、地點(diǎn)寫(xiě)得一清二楚，規(guī)定自行前往。還告知了全體員工下班后趕往?？僧?dāng)部分員工提前在16:00趕去時(shí)，卻發(fā)現(xiàn)預(yù)訂的能容納50人的大包房已為B公司占用。經(jīng)詢(xún)問(wèn)，當(dāng)初A公司預(yù)訂時(shí)，B公司已先預(yù)訂，但正考慮與娛樂(lè)總匯變更預(yù)訂時(shí)間，沒(méi)有最后擬定。當(dāng)時(shí)大堂負(fù)責(zé)人說(shuō):“若B公司換了時(shí)間，則包房由A公司用，不用再告知了”，事后由于總匯工作人員的疏忽，忘了將時(shí)間沖突情況告知A公司。結(jié)果A公司與娛樂(lè)總匯的工作人員就這一問(wèn)題發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)和沖突，導(dǎo)致來(lái)參與活動(dòng)的50(1)為什么A公司慶?；顒?dòng)未取得預(yù)期效果?(2)假如你是A公司的文秘人員，你應(yīng)如何組織這次活動(dòng)?(3)如發(fā)現(xiàn)已預(yù)訂包房被1)A公司負(fù)責(zé)預(yù)訂的文秘人員沒(méi)有對(duì)預(yù)訂的時(shí)間、地點(diǎn)進(jìn)行確認(rèn)，準(zhǔn)備工作不充足導(dǎo)致活動(dòng)沒(méi)有取得預(yù)期效果。（2)應(yīng)把這次活動(dòng)的細(xì)節(jié)具體列出，每個(gè)項(xiàng)目由專(zhuān)人負(fù)責(zé)。（3)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)預(yù)訂，初步擬定以后向上司報(bào)告，再向娛