第三章 會展項目管理

第三章會展項目管理主要知識點會展項目管理的內(nèi)涵和分類會展項目管理過程會展項目計劃的制定與內(nèi)容一二三會展項目進度計劃四第一節(jié)會展項目管理概述一、項目的概念

項目是一種組織單位，其中包括在固定預算以及固定時間內(nèi)，為了達到某一明確的最終目標而臨時組合在一起的一組資源，每個項目只能進行一次，它具有具體的起始和結(jié)束時間以及最后交付的結(jié)果。

資源ResourceTime時間范圍Scope最終交付物FinalDeliverable簡言之：1、項目是要在一定時間、在預算規(guī)定范圍內(nèi)，達到預定質(zhì)量水平的一項一次性任務(wù)。2、項目是指在總體上符合如下條件的唯一性任務(wù)：具有一定的目標;具有時間、財務(wù)、人力和其他限制條件;具有專門的組織二、項目涉及的要素溝通明確界定的工作范圍預定的經(jīng)費一次性工作臨時組織明確具體的目標團隊精神開始日期結(jié)束日期項目三、項目生命周期及各階段的主要工作內(nèi)容項目生命周期概念階段設(shè)計階段實施階段終止階段1.識別需求2.調(diào)查研究3.分析可行性4.確定目標5.擬定戰(zhàn)略方案6.組建項目團隊7.提出項目建議書三、項目生命周期及各階段的主要工作內(nèi)容（續(xù)）項目生命周期概念階段設(shè)計階段實施階段終止階段1.制定項目政策與程序2.分配主要成員的角色與職責3.確定項目范圍4.制定項目進度計劃5.確定項目資源6.確定質(zhì)量標準7.評估項目風險8.制定采購計劃9.獲取對項目計劃書的認可三、項目生命周期及各階段的主要工作內(nèi)容（續(xù)）項目生命周期概念階段設(shè)計階段實施階段終止階段8.平衡項目沖突1.執(zhí)行項目計劃2.進行信息溝通3.建設(shè)高效團體4.落實激勵政策5.跟蹤項目進展6.控制項目變更7.采購產(chǎn)品或服務(wù)9.解決項目問題10.進行階段性評審三、項目生命周期及各階段的主要工作內(nèi)容（續(xù)）項目生命周期概念階段設(shè)計階段實施階段終止階段1.核實質(zhì)量與范圍2.評估項目績效3.移交產(chǎn)品或服務(wù)4.清理資源5.整理項目文檔6.總結(jié)經(jīng)驗教訓7.解散項目組第一節(jié)會展項目管理概述四、項目管理的概念所謂項目管理，最直觀的解釋就是對項目進行管理，也就是由一個臨時性的專門組織，綜合運用各種知識、技能、工具和方法對項目進行有效地計劃、組織、協(xié)調(diào)和控制，以實現(xiàn)項目目標的過程。五.項目管理的目標（項目管理四要素）

項目管理的目標就是要在規(guī)定的時間內(nèi)，在批準的預算內(nèi)，完成事先確定的工作范圍內(nèi)的工作，并且達到預期的質(zhì)量性能要求。

項目及項目管理簡介質(zhì)量性能Q客戶的質(zhì)量性能要求是什么？時間T在什么時間完成？需要多少預算？成本C范圍S項目的任務(wù)包括哪些內(nèi)容六.項目管理的內(nèi)容項目管理的內(nèi)容1.項目范圍管理2.項目進度管理3.項目成本管理4.項目質(zhì)量管理5.項目人力資源管理6.項目風險管理7.項目溝通管理8.項目采購與合同管理其中項目范圍管理是項目管理所有內(nèi)容中最重要的一個方面，只有范圍界定清楚了，項目所需要的時間、成本、人員及其它資源才能確定下來，否則，一切皆成空中樓閣。1.組織機構(gòu)類型

組織機構(gòu)類型職能型組織矩陣型組織項目型組織弱矩陣型組織平衡矩陣型組織強矩陣型組織七.項目管理的組織要求1.組織機構(gòu)類型（續(xù)）

－－－職能型組織

總經(jīng)理職能部門經(jīng)理職能部門經(jīng)理職能部門經(jīng)理員工員工員工員工員工員工員工員工員工項目協(xié)調(diào)涂色框代表了參加項目活動的員工1.組織機構(gòu)類型（續(xù)）

－－－項目型組織

總經(jīng)理項目經(jīng)理項目經(jīng)理項目經(jīng)理員工員工員工員工員工員工員工員工員工項目協(xié)調(diào)涂色框代表了參加項目活動的員工1.組織機構(gòu)類型（續(xù)）－－－弱矩陣型組織

總經(jīng)理職能部門經(jīng)理員工員工員工員工員工員工員工員工員工項目協(xié)調(diào)涂色框代表了參加項目活動的員工職能部門經(jīng)理職能部門經(jīng)理1.組織機構(gòu)類型（續(xù)）－－－平衡矩陣型組織

總經(jīng)理職能部門經(jīng)理員工員工項目經(jīng)理員工員工員工員工員工員工項目協(xié)調(diào)涂色框代表了參加項目活動的員工職能部門經(jīng)理職能部門經(jīng)理1.組織機構(gòu)類型（續(xù)）－－－強矩陣型組織

總經(jīng)理職能部門經(jīng)理員工員工員工員工員工員工員工員工員工項目協(xié)調(diào)涂色框代表了參加項目活動的員工職能部門經(jīng)理職能部門經(jīng)理項目經(jīng)理的經(jīng)理項目經(jīng)理項目經(jīng)理項目經(jīng)理

多功能的團隊力量大于個人力量項目成員職責明確項目經(jīng)理易于協(xié)調(diào)消除了信息屏障，利于信息溝通、集中交流，信息傳遞直接方便項目實施效率高為什么需要項目小組？項目經(jīng)理的角色定位及責權(quán)利一、會展項目的特征與分類１、會展項目的特征

顧客導向性項目連帶性客戶廣泛性效益整合性第二節(jié)會展項目的管理過程2、會展項目的分類

按項目性質(zhì)分為：貿(mào)易類項目和消費類項目

按項目內(nèi)容分為：綜合類項目和專業(yè)類項目標準是觀眾組成而不是展品，即觀眾是貿(mào)易商還是一般消費者三、會展項目管理過程項目管理過程是指項目生命周期中產(chǎn)生某種結(jié)果的行動序列，基本管理過程可歸歸為如下五組：項目啟動階段項目規(guī)劃階段項目執(zhí)行階段項目結(jié)束階段項目控制階段項目階段中過程的重疊和活動強度啟動過程計劃過程執(zhí)行過程控制過程收尾過程開始結(jié)束四、會展項目各階段的工作P61會展項目啟動階段會展項目規(guī)劃階段會展項目執(zhí)行階段會展項目結(jié)束階段第三節(jié)會展項目計劃一、會展項目計劃的含義

根據(jù)項目策劃所選定的會展項目主題，確定會展項目所要完成的目標，并指定為實現(xiàn)這些目標的進度計劃和預算安排。何事（項目目標）如何（工作分解結(jié)構(gòu)圖）何人（人員使用計劃）何時（進度表）多少（預算）會展項目計劃要解決的問題：二、會展項目計劃的分類

戰(zhàn)略式計劃

戰(zhàn)術(shù)式計劃

作業(yè)式計劃時間為5年或更長，如上海世博會時間為6個月至1年，如博鰲亞洲論壇年會時間一般是1——5年三、會展項目計劃的制定過程1、概述3、明確項目范圍2、確定項目目標4、項目工作分解（ＷＢＳ）5、對會展項目的資源統(tǒng)籌安排6、編制進度計劃7、正確使用評估方法會展項目范圍參展商的確定觀眾的確定制定合適的營銷戰(zhàn)略確定會展服務(wù)的范圍展會現(xiàn)場管理工作會展評估工作會展項目總體方案項目工作計劃項目人員組織計劃項目進度計劃項目資源計劃四、會展項目計劃的內(nèi)容何事（項目目標）如何（工作分解結(jié)構(gòu)圖）何人（人員使用計劃）何時（進度表）多少（預算）展覽觀眾組織計劃會展項目的進度計劃：表達項目各項工作的開展次序、開始和完成時間以及相互銜接關(guān)系的計劃。會展項目的舉辦時間有嚴格的規(guī)定，而且具有不可更改性，所以會展計劃都要以舉辦時間為基點，以倒推的方法制定進度計劃，以控制各項工作的進度。第四節(jié)會展項目的進度計劃項目進度計劃的編制第一步：項目描述第二步：項目分解第三步：工作描述第四步：工作責任分配表制定第五步：工作先后關(guān)系確定第六步：工作時間估計第七步：進度安排第一步：項目描述內(nèi)容：用表格的形式列出項目目標、項目的范圍、項目如何執(zhí)行，項目完成計劃等。目的：對項目的總體要求作一個概要性的說明。用途：項目描述是制作項目計劃和繪制工作分解結(jié)構(gòu)圖的依據(jù)。依據(jù)：項目的立項規(guī)劃書、已經(jīng)通過的初步設(shè)計方案和批準后的可行性報告。制作者：項目管理辦公室或項目主管人員項目描述表格的主要內(nèi)容項目名稱項目目標

交付物

交付物完成準則

工作描述

工作規(guī)范

所需資源估計

重大里程碑

項目主管審核意見項目名稱

某國際會議展覽中心場館改裝工程項目目標

30天內(nèi)完成場館的改造與裝修，總投資50萬元

裝修一新的場館交付物

交付物完成準則

水、電、墻面、地面、室內(nèi)、室外裝修的要求

室內(nèi)改裝、地面處理、廁所改造、窗戶改造工作描述

工作規(guī)范依據(jù)國家建設(shè)裝修規(guī)范

人力、材料、設(shè)備的需求預計所需資源估計

重大里程碑

開工日期7月25日、室內(nèi)裝修完成日期8月10日、總體完工日期8月24日

項目負責人審核意見

簽名：日期：

第二步：項目分解目的：明確項目所包含的各項工作內(nèi)容：項目分解就是先把復雜的項目逐步分解成一層一層的要素（工作），直到具體明確為止．工具：項目分解的工具是工作分解結(jié)構(gòu)ＷＢＳ原理，它是一個分級的樹型結(jié)構(gòu)，是一個對項目工作由粗到細的分解過程．工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）WBS(WorkBreakdownStructure)主要是將一個項目分解成易于管理的幾個部分或幾個細目，以便確保找出完成項目工作范圍所需的所有工作要素。它是一種在項目全范圍內(nèi)分解和定義各層次工作包的方法，WBS按照項目發(fā)展的規(guī)律，依據(jù)一定的原則和規(guī)定，進行系統(tǒng)化的、相互關(guān)聯(lián)和協(xié)調(diào)的層次分解。結(jié)構(gòu)層次越往下層則項目組成部分的定義越詳細，WBS最后構(gòu)成一份層次清晰，可以具體作為組織項目實施的工作依據(jù)。WBS通常是一種面向“成果”的“樹”，其最底層是細化后的“可交付成果”，該樹組織確定了項目的整個范圍。會展項目WBS分解基于工作過程的劃分上層按照工作的流程分解下層按照工作的內(nèi)容劃分WBS舉例:P82、83WBS工作編碼由高層向下層用多位碼編排，要求每項工作有唯一的編碼10001100111011111112111311201121112211231200項目工作分解結(jié)構(gòu)表項目名稱：項目負責人：單位名稱：制表日期：工作分解結(jié)構(gòu)任務(wù)編碼任務(wù)名稱主要活動描述負責人1000

1100

1200

1x001x101x111x12

項目負責人審核意見：

簽名：日期：WBS分解的一般步驟總項目子項目或主體工作任務(wù)主要工作任務(wù)次要工作任務(wù)小工作任務(wù)或工作元素WBS注意事項分解后的任務(wù)應(yīng)該是：可管理的、可定量檢查的、可分配任務(wù)的、獨立的復雜工作至少應(yīng)分解成二項任務(wù)表示出任務(wù)間的聯(lián)系不表示順序關(guān)系與工作描述表一起進行第三步：工作描述目的：更明確的描述項目包含的各項工作的具體內(nèi)容和要求用途：作為編制項目計劃的依據(jù)，同時便于實施過程中更清晰的領(lǐng)會各項工作的內(nèi)容依據(jù)：項目描述和項目工作分解結(jié)構(gòu)結(jié)果：工作描述表及項目工作列表工作(任務(wù))描述表示例：P83工作列表包含的內(nèi)容工作代碼用計算機管理工作時的唯一標識符，可看出工作之間的父子關(guān)系工作名稱該工作的名稱輸出完成該工作后的交付成果輸入完成本工作所要求的前提條件內(nèi)容定義本工作要完成的具體內(nèi)容和流程負責單位本工作的負責單位或部門協(xié)作單位完成本工作的協(xié)作單位和部門子工作WBS樹型結(jié)構(gòu)中與本工作直接相連的下屬工作項目工作列表工作編碼工作名稱輸入輸出內(nèi)容負責單位協(xié)作單位相關(guān)工作第四步：工作責任分配表制定目的：對項目的每一項任務(wù)分配責任者和落實責任。用途：明確各單位或個人的責任，便于項目管理部門在項目實施過程中的管理協(xié)調(diào)。依據(jù)：以工作分解結(jié)構(gòu)圖表和項目組織結(jié)構(gòu)圖表為依據(jù)制作此表。結(jié)果：工作責任分配表（或矩陣）責任分配表圖例：▲負責●輔助△承包

責任者（個人或組織）

工作分解結(jié)構(gòu)任務(wù)編碼任務(wù)名稱

項目負責人審核意見：

簽名：日期：責任分配表

(▲負責〇審批●輔助△承包□通知)責任者

WBS項目經(jīng)理土建總工機電總工總會計師工管處財務(wù)處計劃合同處機電設(shè)備合同處設(shè)計院咨詢專家電力局水電部中技公司十四局大成設(shè)計●●●●

▲●□〇□□□招標●●●●

●●

▲●〇□□□□施工準備▲●□□

〇□□

▲□采購〇□●□□●●▲□●●

施工

▲●□●●●●●

●

▲▲項目管理▲●●●●●●●●

●

□□WBS工作細目BethJimJackRoseSteveJeffTylerCathySharonHannahJoeGerriMaggieGeneGreg銷售報告PSSSS系統(tǒng)1問題界定PSS1.1收集數(shù)據(jù)PSS1.2可行性研究PSSSS1.3準備報告SP2系統(tǒng)分析PSS2.1會晤用戶PSSS2.2研究現(xiàn)有系統(tǒng)P2.3明確用戶要求PP：主要責任S：次要責任銷售報告系統(tǒng)項目責任矩陣第五步：工作先后關(guān)系（順序）確定概念：任何工作的執(zhí)行必須依賴于一定工作的完成，也就是說它的執(zhí)行必須在某些工作完成之后才能執(zhí)行，這就是工作的先后依賴關(guān)系。分類：工作的先后依賴關(guān)系有兩種：一種是工作之間本身存在的、無法改變的邏輯關(guān)系；另一種是人為組織確定的，兩項工作可先可后的組織關(guān)系。原則：邏輯關(guān)系組織關(guān)系設(shè)計生產(chǎn)生產(chǎn)A產(chǎn)品生產(chǎn)B產(chǎn)品工作相互關(guān)系確定的主要內(nèi)容①強制性邏輯關(guān)系的確定：這是工作相互關(guān)系確定的基礎(chǔ)，工作邏輯關(guān)系的確定相對比較容易，由于它是工作之間所存在的內(nèi)在關(guān)系，通常是不可調(diào)整的，主要依賴于技術(shù)方面的限制，因此確定起來較為明確，通常由技術(shù)和管理人員的交流就可完成。②組織關(guān)系的確定：對于無邏輯關(guān)系的那些工作，由于其工作先后關(guān)系具有隨意性，從而將直接影響到項目計劃的總體水平。工作組織關(guān)系的確定一般比較難，它通常取決于項目管理人員的知識和經(jīng)驗，因此組織關(guān)系的確定對于項目的成功實施是至關(guān)重要的。確定活動順序的方法前驅(qū)圖法箭頭圖法前驅(qū)圖法這是一種使用節(jié)點表示工作、箭線表示工作關(guān)系的項目網(wǎng)絡(luò)圖。開始ABCDEF結(jié)束工作之間的先后關(guān)系類型工作之間的關(guān)系分為四種類型：·結(jié)束到開始的關(guān)系：某活動必須結(jié)束，另一活動才能開始；

·結(jié)束到結(jié)束的關(guān)系：某活動結(jié)束前，另一活動必須結(jié)束；

·開始到開始的關(guān)系：某活動必須在另一活動開始前開始；

·開始到結(jié)束的關(guān)系：某活動結(jié)束前另一活動必須開始。箭頭圖法這是一種用箭線表示工作、節(jié)點表示工作相互關(guān)系的網(wǎng)絡(luò)圖方法。ABCDEF123456工作相互關(guān)系確定的最終結(jié)果工作相互關(guān)系確定的最終結(jié)果是要得到一張描述項目各工作相互關(guān)系的項目網(wǎng)絡(luò)圖以及工作的詳細關(guān)系列表。項目網(wǎng)絡(luò)圖通常是表示項目各工作的相互關(guān)系基本圖形，通?？捎捎嬎銠C或手工繪制，它包括整個項目的詳細工作流程。工作列表包括了項目各工作的詳細說明，是項目工作的基本描述。第六步：工作時間估計作用：工作延續(xù)時間的估計是項目計劃制定的一項重要的基礎(chǔ)工作，它直接關(guān)系到各事項、各工作網(wǎng)絡(luò)時間的計算和完成整個項目任務(wù)所需要的總時間。若工作時間估計的太短，則會在工作中造成被動緊張的局面；相反，若工作時間估計的太長，就會使整個工程的完工期延長。觀念：網(wǎng)絡(luò)中所有工作的進度安排都是由工作的延續(xù)時間來推算，因此，對延續(xù)時間的估計要做到客觀正確的估計。這就要求在對工作作出時間估計時，不應(yīng)受到工作重要性及工程完成期限的影響，要在考慮到各種資源、人力、物力、財力的情況下，把工作置于獨立的正常狀態(tài)下進行估計，要做統(tǒng)盤考慮，不可顧此失彼。工作時間的估計主要依賴的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)①

工作詳細列表②

項目約束和限制條件③資源需求：大多數(shù)工作的時間將受到分配給該工作的資源情況以及該工作實際所需要的資源情況，比如說當人力資源減少一半時工作的延續(xù)時間一般來說將會增加一倍。④資源能力：資源能力決定了可分配資源數(shù)量的大小，對多數(shù)工作來說其延續(xù)時間將受到分配給它們的人力及材料資源的明顯影響，比如說一個全職的項目經(jīng)理處理一件事情的時間將會明顯的少于一個兼職的項目經(jīng)理處理該事情的時間。⑤歷史信息：許多類似的歷史項目工作資料對于項目工作時間的確定是很有幫助的，主要包括：項目檔案、公用的工作延續(xù)時間估計數(shù)據(jù)庫、項目工作組的知識確定工作時間的主要方法①

專家判斷：專家判斷主要依賴于歷史的經(jīng)驗和信息，當然其時間估計的結(jié)果也具有一定的不確定性和風險。②

類比估計：類比估計意味著以先前的類似的實際項目的工作時間來推測估計當前項目各工作的實際時間。當項目的一些詳細信息獲得有限的情況下，這是一種最為常用的方法，類比估計可以說是專家判斷的一種形式。工作時間估計結(jié)果①各項工作時間的估計②

工作列表的更新項目計劃工作列表任務(wù)編碼任務(wù)名稱緊前工作(或緊后工作)時間估計（天）負責人

項目負責人審核意見：

簽名：日期：第七步：進度安排目標：制定項目的