秘書實務(wù)(二)-商務(wù)旅行安排

第八講秘書實務(wù)（中）

第三節(jié)商務(wù)旅行安排總經(jīng)理辦公室：李總：小王，我計劃下周去合肥出差一趟，實地考察一下公司在那里設(shè)分部的可能性。你先草擬一份我這次商務(wù)旅行計劃，有些細節(jié)需要具體和對方落實后再定。喏，你沒有這方面經(jīng)驗，這里是一份旅行計劃表供你參考。旅行計劃（李恒壽總經(jīng)理）日期具體時間交通工具地點事項備注2004年10月8日（星期三）8：00—8：30出租車廣州從家出發(fā)到白云機場昆明地接公司電話：0852—875488869：30—11：00民航班機飛機上從廣州飛往昆明11：20—11：40昆明分公司接機車與分公司人員在車上去往分公司視察12：00——3：00午餐和午休地接公司安排的昆明飯店準(zhǔn)備下午會議3：30—5：00昆明飯店會議廳召開分公司和地接公司有關(guān)人員會議5：00——6：30昆明飯店宴會廳舉行宴會，召待相關(guān)新老客戶和地方官員6：30—8：30出租車去往昆明機場準(zhǔn)備返回廣州9：00—10：30民航班機飛機上飛回廣州相關(guān)知識（一）上司出差時，秘書應(yīng)準(zhǔn)備些什么？1，旅行計劃；2，搜集相關(guān)商務(wù)洽談資料；3，旅館信息；4，旅行用品；5，差旅費；6，行李準(zhǔn)備。（二）旅行計劃（日程表）具體要求是什么？1，復(fù)印三份：上司；上司家屬；辦公室存檔；2，時間不可太緊，應(yīng)留有余地；3，了解目的地相關(guān)情況：氣候；交通等。4，如有可能，應(yīng)多準(zhǔn)備幾份旅行計劃，供上司參考。總經(jīng)理辦公室：李總：小王，這次出差去合肥比較滿意，你擬的旅行計劃較為實用，給我省了不少時間，值得表揚。接下來公司可能就要決定在合肥設(shè)分部了，但國內(nèi)市場不能滿足公司的發(fā)展要求，要再考察國外市場，我下周要去法國一趟，你先草擬一份出國旅行計劃，并做好相應(yīng)準(zhǔn)備。這里是上次我出差赴美的日程表，你參考一下。旅行計劃（李恒壽總經(jīng)理）廣州——波士頓2004年12月12日—14日時間日程安排12月12日（星期一）上午9：10下午19：30下午20：30乘中國民航CA521次班機由廣州至波士頓。抵波士頓，由麗云小姐接，住F旅館。與格蘭（GRAN）先生共進晚餐。12月12日（星期二）上午9：10中午12：00下午15：00下午19：30下午20：30與格蘭先生在公司會議室會談（所用08號文件在公文包中）。與格蘭先生共進午餐。與格蘭先生繼續(xù)會談（所用10號文件在公文包中）。在旅館用晚餐。拜訪陳安家先生（麗云陪同，禮品在手提箱中）12月12日（星期三）上午9：10乘CA541次班機回廣州（劉大鵬副總經(jīng)理接）王俐看了一下，覺得草擬一份并不難，只是這出國準(zhǔn)備些什么，需要辦哪些手續(xù)，卻是個大問題，自己一無所知，得找其他有經(jīng)驗的人問問，她想到了人事部的趙經(jīng)理，他以前可是董事長的秘書，這不，做得好，提拔了不是？人事部辦公室：趙經(jīng)理：王俐，你還是挺好學(xué)的，那好，我就跟你說說，具體如何做，你還得親自去辦才會知道其中的竅門的……王俐：謝謝，我會認(rèn)真記下來的。趙：這第一步是要了解出國商務(wù)旅行的手續(xù)：1，撰寫出國申請：事由；路線（所在國名）；日程安排；人數(shù)；附相關(guān)說明。2，辦理護照：攜相關(guān)證件和照片去公安機關(guān)或相關(guān)機構(gòu)；填寫有關(guān)卡片和申請表；仔細檢查護照并簽字。3，辦理簽證：因公出國可不簽證，但因私需簽證（李總需辦簽證么？辦）；交護照并填簽證表；檢查簽證；辦理《國際預(yù)防接種證書》（黃皮書，憑護照和簽證到當(dāng)?shù)匦l(wèi)生檢疫部門進行衛(wèi)生檢疫和預(yù)防接種后領(lǐng)取黃皮書，仔細檢查一遍）4，辦理出境登記卡：憑護照、戶口簿、居民身份證辦理。5，訂購機票：需出示護照并仔細查對機票。6，辦理保險：通過代理人直接由保險公司安排。7，出行前準(zhǔn)備：編制旅行方案；了解外匯信息，辦理兌換；隨身物品；相關(guān)文件；相關(guān)證件；了解所去國背景資料。8，出入境：邊防檢查；海關(guān)檢查；安全檢查；健康檢查。王俐：趙經(jīng)理，真的太高興了，知道了這么多出國的知識，只是還有幾個問題：什么是護照？什么是簽證？什么叫“黃皮書”？時差如何計算呢？趙經(jīng)理：護照：某國公民出入本國國境和在國外旅行或居留時，由本國發(fā)給的一種證明公民國籍和身份的合法證件。我國的分為：外交護照、公務(wù)護照、普通護照三種。普通護照又可分為因公的和因私的兩種。簽證：一個主權(quán)國家在本國或外國公民所持的護照或其他旅行證件上的簽注、蓋印，以表示允許其出入本國國境或者經(jīng)過國境的證明。若把護照看成是身份證，簽證就是出入證。我國的簽證一般在護照上。小王，你看一下，這就是去年發(fā)生的被打的中國公民趙燕的簽證。這就是人們常說的綠卡：黃皮書的英文為：InternationalertificateOfVaccination它是國際衛(wèi)生組織為了保障出入國境人員的人身健康，防止某些疾病傳染流行所要求的證明。時差：國際規(guī)定以英國格林威治時間（GMT）為標(biāo)準(zhǔn)時間。地球的兩個半球分為東八區(qū)和西八區(qū)，東八區(qū)時間比GMT早，西八區(qū)比GMT晚。對于出國人員來說，調(diào)整時差必不可少。通常計算是以經(jīng)線劃分，即格林威治以東，每15度加1小時，以西，每15度減1小時。實訓(xùn)題1，幫王俐擬一份李總?cè)ズ戏食霾畹穆眯杏媱潱ㄒ惶欤?，擬一份李