2023年辦公室實務第精編版八章練習

第七章練習一、單項選擇題1、文員做會議記錄時，可以在會議記錄中（)。A、加入自己的主觀意見Ｂ、不記錄議題Ｃ、與發(fā)言人用詞不一致但意思完全一致D、對所做內(nèi)容做評論2、以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會議。(）A、口字型B、教師型Ｃ、圓桌型Ｄ、U字型３、上司決定參與某個會議時，文員不應當（）A、只在便簽上寫好會議名稱B、除了送來的資料外,也必須收集其他上司有必要的資料C、假如第一次前往的公司外的地點,要先了解場地情況和交通所花費的時間D、和上司先充足溝通，避免在會議進行中鏈式以電話聯(lián)系的不便４、會議中有時有人會規(guī)定把他發(fā)言的一段不做記錄解決，這時文員應（）A、不理睬B、不征求主持人意見,停止筆錄Ｃ、征求主持人意見，停止筆錄，不關錄音機D、征求主持人意見，停止筆錄，關錄音機5、文員進行會議的計劃和準備時,不應當做的是（）Ａ、文員按照上司的指示,應事先調(diào)查時間安排對參與者是否方便B、什么日期、時間召開會議應要考慮議題的緊急限度C、會議場合的選擇，要根據(jù)會議時間長短、花費多少做決定Ｄ、文秘人員必須配合會議議程，具體檢查各項工作6、有時應上司規(guī)定，文員參與會見或會談，以下哪些內(nèi)容不是文員的任務(）A、準備資料B、發(fā)表意見C、現(xiàn)場服務D、會見或會談記錄二、判斷題1、代表會議依法定期召開,與會代表必須達成法定人數(shù)方位有效，因此文員應仔細核對出席人數(shù)。(）2、假如會議氣氛緊張，且對上司立場不利時,文員可借奉茶為名,態(tài)度和藹,輕柔緩慢地端出茶點,以消除緊張的氣氛。（)3、會議租用的設備，文員必須保證賓館（或其他供應者）把所需用設備都送過來，并在會議開始前有足夠的時間布置好,這些設備應由文員具體操作和負責。()４、假如上司不準備參與某個會議,應立即將會議告知廢棄，以免干擾其他事情(）。５、代表會議依法定期召開,與會代表必須達成人數(shù)方位有效,因此文員應仔細核對出席人數(shù)。（)三、簡答題1、提高會議效率可以有那些做法?２、文員所作的完整的會議記錄應當涉及那些事項？3、簡要說明會議紀要有什么作用,有哪兩種形式？四、設計題１、康橋賓館位于本市南京西路45號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某公司準備在1１月15日上導9:０0主１2:00召開全廠中層干部大會，討論次年的產(chǎn)品發(fā)展和銷售計劃,地點就在康橋賓館的12樓會議室。這次會議由總經(jīng)理辦公室負責安排。辦公室主任讓小付擬一個會議告知。他應當考慮哪些問題？2、某個下雨天，在利達公司內(nèi)召開的新產(chǎn)品推介會結束了。公司的大型會議室有各種會議用品,室外有接待處,公司還租了汽車接送來賓,為圓滿結束這次會議，辦公室人員在會后應當做些什么工作？3、文秘人員如何主持會議?應注意哪些細節(jié)？4、科達公司召開中層干部擴大會議，參與人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等,共４6人,會議文秘人員和其他服務人員4人,會議時間為5小時。參與會議人員月平均工資為2400元，其他收入６00元,假設一個月工作30天、一天工作８小時。會議后勤費用開支有:文獻材料費200元，飲料費100元，因會議緊張安排午餐,餐費每人10元。請計算會議的成本。(P１６6)5、本單位為了推動工作開展,擬制定近二三年成中長期工作發(fā)展規(guī)劃，決定召開部分人員參與的工作研討會，辦公室人員應當如何準備和開好這次座談會？五、案例分析題1.波揚公司準備在本市市中心召開大型的新產(chǎn)品訂貨會。參與的有本單位、外單位的人員?？偨?jīng)理讓辦公室負責安排，會上要放映資料電影,進行產(chǎn)品操作演示。而公司沒有放映機。預定會議廳和租借放映機的任務交給了文員劉小姐。劉小姐翻看了有關資料，打電話問了一些情況,決定租借黎明大廈的會議廳。會議的召開時間是８月9日上午十點整，而資料放映時間是十點十五分。劉小姐打電話給租賃公司,規(guī)定租賃公司在9日上午九點四十五分必須準時把放映機送到黎明大廈的會議廳。會議開幕前,辦公室人員去黎明大廈布置會場,結果發(fā)現(xiàn)會議廳靠近熱鬧的馬路,噪音很大。９日上午,大家正在緊張地做著最后的準備工作，劉小姐一看表,呀,已經(jīng)九點五十分了,放映機還沒有送到。劉小姐立即打電話去問,對方回答機器已送出。眼看著各地來賓已陸續(xù)進場,劉小姐心急如焚...．..忽然外面一陣喧嘩，有人在大聲嚷嚷"怎么這個地方連停車場也沒有……"問題:（１)假如你是劉小姐，對接下去也許發(fā)生的各種情況，應當如何解決？(2)假如放映機在十點十分尚未送到，你還應當做些什么?(3)從這件事中你得到了什么教訓?2、公司經(jīng)理在星期一早上告訴文員小劉,星期四上午９:00到1l：00召開銷售員會議,規(guī)定小劉告知有關人員。小劉剛到公司不久，不太清楚公司有多少銷售員，她到幾個業(yè)務部門轉了轉，大多數(shù)人外出了,也沒有碰到銷售員。接下來小劉忙于其他的事情，幾乎把告知的事忘了。一直到星期三下午，經(jīng)理問她會議告知了沒有，她才匆忙在公司的布告欄里寫了如下的告知:“茲定于星期四上午在會議室召開銷售員會議，會議重要，請務必出席?！毙瞧谒纳衔?：3０左右,有2個銷售員到了會議室,但會議室里沒有人招呼，認為會議不開了,坐了一會就走了。９:00左右有6個銷售員來了,什么資料也沒帶,其中兩個說，他們已經(jīng)約好客戶在1０:０0見面。到了·10點，只剩下４位銷售員，也談不出什么東西，會議草草結束了,經(jīng)理很不快樂。公司一共有12位銷售員，事后去問此外4位,他們說,主線沒有看到告知。經(jīng)理對小劉非常不滿。請問，小劉究竟錯在哪些地方?對的的做法應當是如何的？３、為迎接兄弟單位和上級部門的衛(wèi)生檢查，某局要召開迎接衛(wèi)生檢查動員大會,局長要秘書小萬寫一份告知。小萬一邊寫一邊想，有些部門的領導歷來不重視衛(wèi)生問題,假如他們知道召開的是衛(wèi)生工作會議也許自己不來而派其別人員來了。于是他寫了如下的告知：會議告知經(jīng)局領導決定,茲定于4月2日上午９時在局辦公大樓會議室召開各部門負責人會議，會議重要，請準時出席。小萬將告知下發(fā)后不久,就接到了不少部門的電話詢問開什么會議,言談中頗有些責怪的意思。問題一：小萬錯在哪里?應當如何寫這份會議告知?過了幾天，局里召開傳達上級精神黨員代表大會，有數(shù)百人參與，小萬負責會議材料工作。會議上,聽完報告后，進人小組討論。這時卻出現(xiàn)了麻煩，不少代表，特別是特邀代表和列席代表不知道參與到哪一組討論。由于打印的分組小組名單上，主線沒有他們的名字。一查底稿，本來是打印人員翻重了頁，校對也馬馬虎虎，沒有更正。一些特邀代表和列席代表認為是對他們不尊敬，紛紛離會而去，會場上出現(xiàn)了一陣騷亂。問題二:作為大會組織者,小萬錯在哪里?針對這樣的緊急情況,他應采用什么措施？一、單項選擇1、C2、Ｃ3、A４、D５、C６、B二、判斷題1、對2、對３、錯4、錯5、對三、簡答題1、遵循法律法規(guī)、合理制定會議目的、擬定必要的與會者、減少會議數(shù)量、縮小會議規(guī)模、簡化會議程序、縮短會議時間、控制會議經(jīng)費、分析會議成本。2、會議名稱；會議記錄人的姓名、蓋章;會議開始、結束時間;會議地點；議題;主持人、主席；出席者名單；會議通過的情形及結論；相關的資料;下次會議預定期間。3、會議既要具有溝通情況、交流經(jīng)驗、統(tǒng)一結識指導工作的作用,可以用于向上級報告會議情況;也可以分發(fā)給平級或下屬單位,以傳達會議精神和議定事項,或規(guī)定與會單位共同遵守、執(zhí)行。有兩種形式：1、決議性會議紀要；２、周知性會議紀要四、設計題１、(1）會議的名稱；(2)出席會議者的姓名或組織、部門的名稱；（３)日期、時間（開始到結束的預定期刻)；（4)地點：(具體在幾樓幾號會議室)；(5)議題(或者議事日程);（６)主辦者的聯(lián)絡處、電話號碼等;（7)開會所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號碼(必要時可附上地圖);(8)注意事項、是否備有餐點、有否停車場,或當天應備的資料等。2、（１)要替搭車回去的人安排車子,(2)在接待處暫時代為保管的衣物,不要遺失或被人錯領、冒領；(3)有留話時，牢記務必傳達;（4)檢查會場有無物品漏掉，(5)要為參與會議的人員送行，(6)文秘人員拜別前。要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西,如有，則必須加以熄滅。(7）桌、椅早先若有移動，必須還原;洗海煙灰缸、茶具等，并收拾妥當,倒去垃圾；(8)攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回;(９）關緊門窗并上鎖;(１0)告知會場的管理單位，會議已經(jīng)結束。３、文秘人員假如在會議上要發(fā)言，應先把要講的內(nèi)容做一個總結結構的構思,簡略記下發(fā)言的要點;會議上注意自己的表情和說話的語調(diào)，并控制發(fā)言的時間；對發(fā)言內(nèi)容加以引導,提醒時間有限;在會上可分派工作任務，認真傾聽其別人意見,不要當眾批評某個人,最后作總結，統(tǒng)一結識;規(guī)定與會者記筆記,自己做好筆記并把每次會議紀要的打印件放進文獻夾，以作查證。5、(１）座談會邀請對象必須去是對部門工作熟悉，能獨立思考、又敢于發(fā)表意見者;（２)座談會以小型為主,人數(shù)以七、八人為宜；（3)座談會上,文秘人員應與主持人密切配合；（４)主持人負責引導、組織，可不做記錄;(5）具體的記錄或由文秘人員在不引人注目的座位上去做；(6）座談會的時間不必嚴格規(guī)定,可長可短;(７)會場也可準備些飲料、茶點，邊吃邊談，可使氣氛輕松。五、案例分析題1、(1)請租賃公司告知送貨員的聯(lián)系方法，想辦法聯(lián)系送貨員;(２）假如聯(lián)系不上送貨員,向總經(jīng)理報告，請示該如何辦？（3)立即向總經(jīng)理報告,不得擅自決定調(diào)整會議議程;(4)得到總經(jīng)理指示，也許把資料放映的時間往后推移半個小時或一小時;（5)聯(lián)系新的租賃公司加急送一臺放映機〈或原租賃公司再送一臺)；(6)召開大型會議，各種準備工作，涉及音響、電子類裝置應至少提前一天安排；(７)租借會議廳應全面考慮內(nèi)外部環(huán)境和設施，涉及噪音問題、停車場等;(8)不能僅憑電話聯(lián)系,應實地查看;（9)重要設備應考慮備用（或兩套方案）。２、答案：１、(１)應當搞清銷售員的人數(shù)和姓名，準備這份名單;（2）打印好書面告知(３)在三天內(nèi)，當面發(fā)放告知或電話告知到名單上的每個人;(4)告知不能寫在布告欄里,也許不被人注意;（5)告知上應寫清會議時間、地點；（6)應具體寫清會議內(nèi)容，應做好哪些準備；（7）應提前到會議室做好準備,做好簽到工作3、問題一:會議告知缺少主題(議題）,時間上缺少從幾點到幾點，請哪些人出席不明確,發(fā)放會議告知要交到會議出席手上，可進行說明解釋。如本人不在，應請代收人簽字，打電話確認是否出席。問題二:會前準備工作的每個細節(jié)問題都應認真對待。小萬沒有認真校對材料,最后也沒能仔細審查所有會議材料,加以改正。補救措施可以是:小萬快步趕到走在最前面一位帶頭離會的特邀代表身邊，耳語幾句，又拿出底稿解釋了一翻，作了自我檢討，終于扭轉了尷尬局面。代表們按本來小組劃分展開了討論。此辦法是其中的一種。練習一、單項選擇題1、在某些情況下,文員在安排日程計劃表時也許獲得上司的完全信任，取決于兩點：一是掌握足夠的知識，了解業(yè)務的輕重緩急;另一種是具有（)，了解規(guī)定約會者的心理。A、社交能力B、說話技巧Ｃ、聽話的能力D、聽寫的能力2、以下關于確認上司日程安排計劃的行為中，哪一項是不適宜的(）。Ａ、以電話方式?jīng)Q定面談或開會的仲要預定計劃,不再用以書面形式確認B、上司和文員必須在周末核對下周的行動計劃，天天早上核對當天的行動計劃C、假如會議的主辦者是上司,就要確認(至少在舉辦日的二、三、天前)會議室D、會議、面談所必需的文獻及資料，要在前一天就準備好3、文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭?guī)定約會時，以下哪些做法是錯誤的(A、假如用寫信的方式，在估計對方收到信后,再打電話確認B、告知你或上司的聯(lián)系電話,以便有變化時可立即告知C、對方越忙越必須早一點聯(lián)絡Ｄ、假如上司出差,可以在他回來的當天安排約會二、簡答題1、文員受上司指示，向?qū)Ψ揭?guī)定約會時應注意哪些要點？決定期間、地點時要注意什么？2、文員運用提醒系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提醒系統(tǒng)？具體做法是如何的?答案：單項選擇B2、Ａ3、D二、簡答題1、要獲得上司的許可;假如用寫信的方式，在等到對方收到信后,再打電話給對方的文秘人員以確認;要對的告知對方赴約者的姓名、職務、目的、時間、地點、方式(早餐會、午餐會等）、所需要的的時間等等;約定好之后，一定要向上司報告,并填寫在日程安排計劃表上,還應準備約