2023年辦公室管理電大第二學(xué)期試題

2023-1辦公室管理一、單項(xiàng)選擇題(請(qǐng)將對(duì)的答案的字母序號(hào)填在括號(hào)內(nèi)。每小題2分，共20分）１．文員在拆郵件時(shí)，不對(duì)的的做法是（A)拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開應(yīng)當(dāng)把郵件提成最急件,次急件和普通件經(jīng)授權(quán)閱看信件時(shí),應(yīng)把重點(diǎn)部分用紅筆劃出,提醒上司注意有關(guān)問(wèn)題在移交物品要打印一份清單,注明收到日期,請(qǐng)接受人員簽字,并保存好2.文員在接打電話時(shí)，對(duì)的的做法是(Ｂ）電話鈴響一聲就應(yīng)接聽在電話機(jī)旁隨時(shí)放著電話記錄單和筆,一有留言就能立即記錄下來(lái)文員接聽業(yè)務(wù)電話時(shí)，應(yīng)一方面讓對(duì)方報(bào)出姓名、單位Ｄ．文員替上司傳話時(shí)，應(yīng)考慮對(duì)方的情緒以個(gè)人的口吻轉(zhuǎn)達(dá)３．以下關(guān)于名片的使用，不對(duì)的的是（C）A．向別人遞送名片時(shí),應(yīng)雙手捧交，將文字正面朝向?qū)Ψ奖磉_(dá)尊重B．文員印制名片,所用文字以中英文為佳，以適應(yīng)不同的需要Ｃ.文員不必在任何時(shí)候、任何場(chǎng)合都隨身攜帶名片D．對(duì)方給你名片,而你恰好沒(méi)帶，應(yīng)立即說(shuō)明并表達(dá)歉意4．文員在傳達(dá)上級(jí)或上司的文獻(xiàn)精神和指示時(shí)，哪一種做法是不對(duì)的的(D)傳達(dá)不走樣，不可加進(jìn)自己的意見必要時(shí)可形成文字材料,照本宣科注意保密，不可在普通電話、信函里傳達(dá)有秘密內(nèi)容的指示可以任意發(fā)揮，也可以用上司的口氣發(fā)言５.按照握手的禮儀規(guī)則,以下哪一種說(shuō)法是錯(cuò)誤的(B）Ａ.年長(zhǎng)女性先向年輕女性伸手,女性先向男性伸手,職位高的先向職位低的伸手B.女性在任何場(chǎng)合都應(yīng)摘下手套握手,男性可以不必C．握手時(shí)可略微用些力,給對(duì)方一種真摯和尊重的感覺(jué)D．女文員與男士握手，只需微笑著把手伸向?qū)Ψ?對(duì)方只能輕輕握一下女士的手指部分6.文員在解決顧客或其別人的來(lái)信時(shí),不應(yīng)(A）A.拆開后信紙?jiān)诤?、信封在?一并裝訂,有轉(zhuǎn)辦單的放在信紙前面一并裝訂B.對(duì)寫信人的各項(xiàng)情況逐項(xiàng)登記Ｃ.解決信件按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理”原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦D.對(duì)問(wèn)題復(fù)雜、調(diào)查解決的時(shí)間較長(zhǎng)的信件，應(yīng)復(fù)信作解釋和答復(fù)7．文員進(jìn)行會(huì)議的計(jì)劃和準(zhǔn)備時(shí),不應(yīng)當(dāng)做的是（Ｃ）A.文員按照上司的指示,應(yīng)事先調(diào)查時(shí)間安排對(duì)參與者是否方便B.什么日期、時(shí)間召開會(huì)議應(yīng)要考慮議題的緊急限度C.會(huì)議場(chǎng)合的選擇，要根據(jù)會(huì)議的時(shí)間長(zhǎng)短、花費(fèi)多少作決定D.文秘人員必須配合會(huì)議議程，具體檢查各項(xiàng)工作8.以下關(guān)于名片的使用,不對(duì)的的是(C）A.向別人遞送名片時(shí),應(yīng)雙手捧交,將文字正面朝向?qū)Ψ奖磉_(dá)尊重B.文員印制名片，所用文字以中英文為佳,以適應(yīng)不同的需要Ｃ.文員不必在任何時(shí)候、任何場(chǎng)合都隨身攜帶名片D.對(duì)方給你名片,而你恰好沒(méi)帶，應(yīng)立即說(shuō)明并表達(dá)歉意9．上司出差，文員預(yù)訂機(jī)票時(shí)，以下哪一種做法不對(duì)的（D)Ａ．一方面搞清楚上司想作什么樣的安排B．辦理預(yù)訂飛機(jī)票手續(xù)之前材料要備齊Ｃ.與人聯(lián)系時(shí)要記下對(duì)方姓名(同時(shí)告知你的姓名），如有疑點(diǎn)，應(yīng)找同一個(gè)人D．不必提前,在取票前或出發(fā)前再用電話予以確認(rèn)10.照料上司身邊瑣事的說(shuō)法，哪一種是不對(duì)的的（D)有更多的機(jī)會(huì)體會(huì)到文員在工作、知識(shí)、能力上的從屬性B.到了用餐時(shí)間,上司仍有公事或正在與人談話，要運(yùn)用適當(dāng)時(shí)機(jī)提醒上司用餐Ｃ.對(duì)上司的健康管理涉及防止、治療、病后調(diào)理各階段應(yīng)酬需要更換衣服,這是上司個(gè)人的需要,不必給予協(xié)助二、判斷題（對(duì)的打“√”,錯(cuò)誤打“×”。每小題2分，共２0分)1.假如是沿著人行道走，兩個(gè)人并行,“尊貴的位置”是在右邊,三個(gè)人并行,則在中間(√）２．即使是上司私人的應(yīng)酬,文秘人員也應(yīng)當(dāng)積極、樂(lè)意地去協(xié)助(√）3.口頭語(yǔ)言視時(shí)間、場(chǎng)合、對(duì)象的不同而有所不同,對(duì)上司或長(zhǎng)者說(shuō)話，應(yīng)文雅一些；對(duì)一般同事或顧客說(shuō)話，就可通俗。(√）４.受到直屬上司以外的指派時(shí),假如文員自己可以安排辦理，并且不會(huì)影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請(qǐng)示后再作決定。(√)5．列入保密范圍的公文,應(yīng)在產(chǎn)生的同時(shí),由制文機(jī)關(guān)擬定密級(jí)和保密范圍，密級(jí)和保密期限的變更和解密。(√）６.在正式場(chǎng)合，女性文員的雙腿可交疊翹成二郎腿。(×）7．雞尾酒會(huì)一般要安排好座次,在請(qǐng)柬上注明對(duì)著裝的規(guī)定。（×）8.晚宴一般不邀請(qǐng)夫婦同時(shí)出席。(×）9．交際應(yīng)酬的重要項(xiàng)目并不是參與婚喪喜慶等活動(dòng)。(×)10．文員對(duì)自己的工作要分輕重緩急,決定工作順序。受制約的工作應(yīng)置于后，自己支配的工作則置于前。(×）三、簡(jiǎn)答題（每小題15分,共30分）１．文員向上司進(jìn)言具有什么意義和作用?參謀作用。積極向上司提出建議或工作方案,也是文員參政議政的一種手段(5分)補(bǔ)缺作用。上司在工作中難免有疏忽、缺陷,文員看到及時(shí)提出,拾遺補(bǔ)缺,或適本地規(guī)勸，有助于上司工作的改善,發(fā)揮助手作用,變被動(dòng)服務(wù)為積極服務(wù)（5分)增進(jìn)關(guān)系作用。形成與上司經(jīng)常的、非正式的思想交流、切磋，可以建立既是上下級(jí)，又是同志式的正常關(guān)系,甚至進(jìn)一步形成密切的工作伙伴關(guān)系（5分)2．什么是國(guó)際會(huì)議？它必須具有哪兩個(gè)特點(diǎn)?國(guó)際會(huì)議指來(lái)自兩個(gè)以上國(guó)家(不是指地區(qū)）的政府、政黨或社會(huì)組織、民間團(tuán)隊(duì)就共同關(guān)心的問(wèn)題召開的會(huì)議(5分）特點(diǎn):一是來(lái)自或代表兩個(gè)以上國(guó)家，也可以是多國(guó)會(huì)議、世界性會(huì)議(5分）；二是議題必須是共同的，觀點(diǎn)當(dāng)然可以不同；假如各講各的題目，就沒(méi)有必要在一起開會(huì)(5分）四、案例分析題(３0分)皇朝貿(mào)易公司總經(jīng)理辦公室的秘書李麗,聰明能干,在公司深受重用。她經(jīng)常與羅浪斯公司的總經(jīng)理秘書珍妮在一起游玩。兩家都進(jìn)行皮革出口貿(mào)易。雖然兩人的性格完全不同樣,李麗熱情開朗,樂(lè)于助人,珍妮溫柔沉靜,內(nèi)向含蓄,兩人幾乎是無(wú)話不談的好朋友。在一次閑聊時(shí)，珍妮說(shuō)最近的心情不太好,由于公司生意一直不佳,總經(jīng)理急得茶飯不思，并且經(jīng)常把氣出在她的身上。李麗說(shuō):“你也不要太在意,我們做秘書的要自己調(diào)節(jié)心情。我們公司的成績(jī)倒不錯(cuò)，我們經(jīng)理在今天上午就簽定了一個(gè)合作意向書，有上千萬(wàn)元。假如這筆生意做成，可以賺進(jìn)一百多萬(wàn)元。我沒(méi)法告訴你具體情況。但這次談判的確非常順利。”李麗一邊說(shuō)，一邊沉浸在談判成功的喜悅之中。過(guò)了幾天,李麗跟隨總經(jīng)理去白天鵝賓館與德國(guó)某貿(mào)易代表團(tuán)簽定正式協(xié)議時(shí),超過(guò)了約定期間，還不見代表團(tuán)的影子。后來(lái)德國(guó)某公司長(zhǎng)駐中國(guó)的代表打來(lái)電話說(shuō):“代表團(tuán)已與昨天回國(guó)，就昨天上午與貴市的羅浪斯公司簽定了購(gòu)貨協(xié)議,價(jià)格低于貴公司百分之十?！被食Q(mào)易公司上下都非常沮喪，李麗更是懊惱無(wú)比，她責(zé)怪自己沒(méi)有時(shí)時(shí)注意德國(guó)代表團(tuán)的動(dòng)向。特別令她傷心的是,只有好朋友珍妮知道這件事，而恰巧珍妮所在的羅浪斯公司搶走了他們的生意。問(wèn)題:（1）秘書與親朋好友談話或閑聊時(shí)，能否不分場(chǎng)合、不分對(duì)象暢所欲言？(２)公司的機(jī)密有哪些?(3）秘書在平常工作中應(yīng)當(dāng)如何做好保密工作？（1)即使是最佳的朋友，也不可不分情況暢所欲言,何況是競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，這是文秘人員的基本職業(yè)道德。（10分）(２）公司的機(jī)密涉及公司的