第三章會展項(xiàng)目管理

第三章

會展項(xiàng)目管理第一節(jié)項(xiàng)目管理概述

在現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)中，項(xiàng)目已經(jīng)成為組織經(jīng)營活動的一種典型形式，其應(yīng)用已從最初的建筑施工延展到科學(xué)研究、商業(yè)貿(mào)易、文化教育以及軍事等各個領(lǐng)域。

第一節(jié)項(xiàng)目管理概述

一、項(xiàng)目及項(xiàng)目管理定義

（一）項(xiàng)目的定義我們可以把社會的各種工作分為兩大類：一類是重復(fù)性、持續(xù)不斷、周而復(fù)始的工作，在這類工作中存在著大量常規(guī)性的勞動；另一類是獨(dú)特的、一次性的工作，可稱為項(xiàng)目。第一節(jié)項(xiàng)目管理概述

項(xiàng)目的定義：

項(xiàng)目是一項(xiàng)為了創(chuàng)造某種唯一性的產(chǎn)品或服務(wù)的時限性工作。

時限性：每一個項(xiàng)目都要有明確的開端和明確的結(jié)束。

唯一性：指該項(xiàng)目所創(chuàng)造的產(chǎn)品或服務(wù)與同類產(chǎn)品或服務(wù)相比，具有明顯的差異性和獨(dú)特性。第一節(jié)項(xiàng)目管理概述

（二）項(xiàng)目管理的定義

項(xiàng)目管理是在有限的資源條件下，為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)所采取的一系列的管理活動。

項(xiàng)目管理是理順與項(xiàng)目有關(guān)的眾多錯綜復(fù)雜難題的一種手段和過程。項(xiàng)目管理者要綜合運(yùn)用各種知識、技能、手段和技術(shù)，在規(guī)定的時間、預(yù)算和質(zhì)量目標(biāo)范圍內(nèi)，完成項(xiàng)目的各項(xiàng)工作。第一節(jié)項(xiàng)目管理概述

項(xiàng)目管理四要素范圍質(zhì)量成本時間第一節(jié)項(xiàng)目管理概述

1、范圍

指為了實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)必須完成的所有工作。工作范圍指出了“完成哪些工作就可以達(dá)到項(xiàng)目的目標(biāo)”，或者說“完成哪些工作項(xiàng)目就可以結(jié)束了”。

2、時間項(xiàng)目時間用進(jìn)度計(jì)劃來描述，進(jìn)度計(jì)劃不僅說明了完成項(xiàng)目工作范圍內(nèi)的所有工作需要的時間，也規(guī)定了每個活動的具體開始和完成日期。第一節(jié)項(xiàng)目管理概述

3、成本它是指完成項(xiàng)目所需要的所有款項(xiàng)，包括人力成本、原材料、設(shè)備租金、分包費(fèi)用和咨詢費(fèi)用等。項(xiàng)目的總成本以預(yù)算為基礎(chǔ)，項(xiàng)目結(jié)束時的最終成本應(yīng)控制在預(yù)算范圍以內(nèi)。

4、質(zhì)量指項(xiàng)目滿足明確或者隱含需求的程度。一般通過項(xiàng)目交付的產(chǎn)品或服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)來明確定義，這些標(biāo)準(zhǔn)包括各種特性及需要滿足的要求。另外，有時還規(guī)定項(xiàng)目過程應(yīng)該遵循的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。第一節(jié)項(xiàng)目管理概述

對一個項(xiàng)目來說，最理想的情況就是多快好省。多是指工作范圍大，快是指時間短，好是指質(zhì)量高，省是指成本低。但是這四者之間是相互聯(lián)系、相互依賴的，提高其中的一個指標(biāo)會降低另一個指標(biāo)，實(shí)際上這種理想的情況很難達(dá)到?？傊绻粋€項(xiàng)目在時間、成本、質(zhì)量的約束內(nèi)完成了工作范圍內(nèi)的工作，就可以說取得了成功。第一節(jié)項(xiàng)目管理概述不可逆性風(fēng)險性對象性約束性獨(dú)特性目標(biāo)性項(xiàng)目的特征二、項(xiàng)目及項(xiàng)目管理的特征

（一）項(xiàng)目的特征第一節(jié)項(xiàng)目管理概述

（二）項(xiàng)目管理的特征復(fù)雜性創(chuàng)造性專業(yè)性123第一節(jié)項(xiàng)目管理概述三、項(xiàng)目管理的過程項(xiàng)目啟動階段項(xiàng)目規(guī)劃階段項(xiàng)目執(zhí)行階段項(xiàng)目結(jié)束階段第二節(jié)會展項(xiàng)目的類型與特征一、會展項(xiàng)目的總體特征項(xiàng)目關(guān)聯(lián)性會展項(xiàng)目總體特征效益綜合性客戶廣泛性服務(wù)目標(biāo)性第二節(jié)會展項(xiàng)目的類型與特征二、會展項(xiàng)目的類型及特征（一）產(chǎn)品交易型項(xiàng)目產(chǎn)品交易型會展項(xiàng)目主要是指將某些產(chǎn)業(yè)與內(nèi)外貿(mào)相結(jié)合而開展的產(chǎn)品交易會、展銷會。這類會展項(xiàng)目的特征：交易目標(biāo)優(yōu)先項(xiàng)目針對性強(qiáng)

第二節(jié)會展項(xiàng)目的類型與特征

（二）科技展示型項(xiàng)目科技展示型會展項(xiàng)目主要是以某種高科技產(chǎn)業(yè)或優(yōu)勢產(chǎn)業(yè)為依托舉辦的專業(yè)性科技博覽會或交易會。這類會展項(xiàng)目的特征：技術(shù)含量高專業(yè)性強(qiáng)

第二節(jié)會展項(xiàng)目的類型與特征

（三）綜合博覽型項(xiàng)目綜合博覽型會展項(xiàng)目主要是指以宣傳本地人文資源，如文化、藝術(shù)、體育等為宗旨的大型展覽活動。這類會展項(xiàng)目的特征：項(xiàng)目周期長觀眾范圍廣泛成本預(yù)算高第二節(jié)會展項(xiàng)目的類型與特征

（四）會議洽談型項(xiàng)目會議洽談型項(xiàng)目主要是指以重要的城市為中心而舉辦的綜合性的國際會議及大型論壇活動。

這類會展項(xiàng)目的特征：參與人數(shù)相對較少服務(wù)全面重復(fù)性強(qiáng)第二節(jié)會展項(xiàng)目的類型與特征項(xiàng)目管理打造成功上海世博會上海世博會是個超級大項(xiàng)目從項(xiàng)目管理的視角來看，舉辦世博會以及其中的各項(xiàng)“節(jié)目”，都是項(xiàng)目。例如:舉辦展覽、會議，組織慶典、演藝、游覽等，是活動項(xiàng)目；場館建設(shè)、市政配套設(shè)施建設(shè)等，是建設(shè)工程項(xiàng)目；志愿者的培訓(xùn)是培訓(xùn)項(xiàng)目；還有策劃項(xiàng)目，論證項(xiàng)目，拆遷項(xiàng)目，施工項(xiàng)目，等等。第二節(jié)會展項(xiàng)目的類型與特征

上海世博會還是中國最大的投融資項(xiàng)目。上海世博會總預(yù)算高達(dá)3000億至4000億元人民幣，其中政府投資約占三分之二，三分之一將通過資本市場來募集。預(yù)算款項(xiàng)主要用于世博會園區(qū)和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，其中包括浦東機(jī)場擴(kuò)建工程、有軌交通等項(xiàng)目。上海世博會發(fā)行了世博會建設(shè)債券，還采取多種方式在國際上融資，包括世博會召開前發(fā)行世博會文化娛樂彩票，吸引國際資本投資等。第二節(jié)會展項(xiàng)目的類型與特征用項(xiàng)目管理打造成功世博會上世紀(jì)80年代以來，項(xiàng)目管理在大型活動中得到了廣泛和深入的應(yīng)用，如悉尼奧運(yùn)會，不僅全面應(yīng)用項(xiàng)目管理，還在奧運(yùn)史上首次運(yùn)用大型項(xiàng)目管理軟件全面管理奧運(yùn)會的所有項(xiàng)目，從場館建設(shè)到比賽安排。以至于北京奧組委應(yīng)國際奧委會要求承諾2008年北京奧運(yùn)會全面采用國際項(xiàng)目管理，而且使用大型項(xiàng)目管理軟件。而世博會的籌辦同樣要遵循國際項(xiàng)目管理的成功經(jīng)驗(yàn)。第二節(jié)會展項(xiàng)目的類型與特征

上海世博會事務(wù)協(xié)調(diào)局副局長黃耀誠在項(xiàng)目管理全球大會上說，世博會的核心精神是創(chuàng)新，而項(xiàng)目管理的思想則是世博會的主要理念。據(jù)其介紹，在世博會三年半的準(zhǔn)備時間內(nèi)，所涉及大大小小的項(xiàng)目不下數(shù)千個。選擇一個高效的方案進(jìn)行管理是世博會成功的一個關(guān)鍵因素。

第二節(jié)會展項(xiàng)目的類型與特征在世博會的籌辦當(dāng)中，每一個專門的任務(wù)都由專業(yè)的團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)，小項(xiàng)目有小團(tuán)隊(duì)，大項(xiàng)目有大團(tuán)隊(duì)，形成了一個網(wǎng)格化的組織形式，打破原有的部門界限，實(shí)現(xiàn)人才聚集，注重資源整合。為了籌辦上海世博會，上海市政府78個委辦局集中各自優(yōu)勢資源，制定了各自的五年計(jì)劃，各司其職。第二節(jié)會展項(xiàng)目的類型與特征此外，在成本控制方面，世博會籌辦機(jī)構(gòu)也有規(guī)定的流程。首先判斷該項(xiàng)目是否有進(jìn)行的必要，從而剔出一些可有可無的項(xiàng)目，然后對確定的項(xiàng)目做出成本預(yù)算，預(yù)算要經(jīng)過專門的資金財務(wù)部門進(jìn)行核算。除了在成本控制方面進(jìn)行嚴(yán)格的管理外，籌備方還充分調(diào)動社會資源，擴(kuò)充資金來源。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法一、會展項(xiàng)目啟動階段

會展項(xiàng)目調(diào)研會展項(xiàng)目構(gòu)思會展項(xiàng)目選擇構(gòu)思項(xiàng)目內(nèi)容項(xiàng)目可行性研究會展項(xiàng)目立項(xiàng)會展項(xiàng)目申報會展項(xiàng)目審批第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

（一）會展項(xiàng)目調(diào)研需求是項(xiàng)目產(chǎn)生的基本前提，因此在項(xiàng)目調(diào)研階段主要以識別市場需求為目的，以便針對需求確定會展項(xiàng)目的主題。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

（二）會展項(xiàng)目構(gòu)思

1、會展項(xiàng)目的選擇

行業(yè)因素項(xiàng)目選擇影響因素自身因素市場因素社會環(huán)境因素第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

（1）社會環(huán)境因素包括政治因素、經(jīng)濟(jì)因素、社會因素、時代因素等內(nèi)容。唯有密切結(jié)合當(dāng)時的政治局勢和區(qū)域經(jīng)濟(jì)狀況，深入探討或真實(shí)表現(xiàn)社會的會展項(xiàng)目才能充分引起受眾的關(guān)注，并產(chǎn)生較廣泛的影響和較高的經(jīng)濟(jì)、社會等效益，從而實(shí)現(xiàn)建立會展項(xiàng)目的具體目標(biāo)。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

（2）行業(yè)因素會展項(xiàng)目的選擇與項(xiàng)目所涉及的行業(yè)密切相關(guān)。

①熟悉該會展項(xiàng)目所涉及的行業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀

會展組織者要對相關(guān)產(chǎn)業(yè)的市場結(jié)構(gòu)、競爭狀況、目前的利潤分布狀況和市場的開放程度等情況有深入的了解。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

②了解與會展項(xiàng)目相關(guān)的行業(yè)是否具有發(fā)展?jié)摿κ袌鰸摿Φ拇笮⊥ǔ？梢酝ㄟ^現(xiàn)有市場規(guī)模、市場發(fā)展水平和競爭程度、市場輻射力等指標(biāo)反映出來。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

③把握會展舉辦地的產(chǎn)業(yè)政策導(dǎo)向如果會展項(xiàng)目所涉及行業(yè)屬于會展舉辦地的支柱產(chǎn)業(yè)和重點(diǎn)扶持產(chǎn)業(yè)范疇，不僅在發(fā)展環(huán)境方面能夠得到當(dāng)?shù)卣闹С郑乙矔芏噗x躍參展的企業(yè)。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

中國義烏國際小商品博覽會

中國義烏國際小商品博覽會的成功舉辦充分說明，展會的主題與區(qū)域經(jīng)濟(jì)以及市場發(fā)展導(dǎo)向有著密切的關(guān)聯(lián)。隨著全球性勞動密集型產(chǎn)業(yè)向我國轉(zhuǎn)移加速，義烏成為重要的小商品集散中心和生產(chǎn)基地。以義烏為中心在金、臺、溫、麗等地區(qū)形成國際性的小商品產(chǎn)業(yè)帶，促進(jìn)了市場產(chǎn)業(yè)簇群式發(fā)展，進(jìn)一步鞏固和擴(kuò)大了我國小商品產(chǎn)業(yè)在國際產(chǎn)業(yè)分工中的地位。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

“義博會”以“面向世界、服務(wù)全國”為辦展宗旨，對擴(kuò)大商品出口，提升小商品制造業(yè)，促進(jìn)區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展發(fā)揮了積極的推動作用，已成為目前國內(nèi)最具規(guī)模、最有影響、最有成效的小商品專業(yè)展會，位居全國著名品牌展會之列，先后被評為中國會展業(yè)十大新聞事件、中國十大新星會展等。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

（3）市場因素主辦者選擇的會展項(xiàng)目必須是有市場需求的項(xiàng)目。

①參展商或參會者的需求②觀眾的需求

這兩部分市場因素是決定一個會展項(xiàng)目成功舉辦的關(guān)鍵因素。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法對參展商或參會者的考慮包括:了解和統(tǒng)計(jì)分析他們所關(guān)注的主題可能會提出的要求在行業(yè)內(nèi)的業(yè)績表現(xiàn)在某地區(qū)或某行業(yè)的影響力和輻射力是否連續(xù)參展第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法對會展目標(biāo)觀眾的考慮包括:參觀者的總數(shù)行業(yè)構(gòu)成（是否來自期望的行業(yè)）職務(wù)構(gòu)成（對訂貨的決策權(quán)和影響力）地域構(gòu)成第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

（4）自身因素會展項(xiàng)目的舉辦是一項(xiàng)相當(dāng)耗費(fèi)財力、人力和精力的工作，因此在選擇會展項(xiàng)目時必須結(jié)合項(xiàng)目主辦者自身的條件量力而行。

①財力因素即主辦者是否有充足的資金支持所舉辦的會展項(xiàng)目。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

②人員因素即項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的素質(zhì)是否能達(dá)到會展項(xiàng)目的要求。在考慮人力資源的調(diào)配時，主辦者要考察自身能否在短期內(nèi)為各項(xiàng)工作配備充足的人力資源，以及自身是否具備選擇和培訓(xùn)人員，使之具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技術(shù)的能力。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

③時間和精力因素即工作人員是否具備足夠的時間和精力做充分的籌備工作。會展工作的周期一般比較長，前期籌備工作需要充足的時間，而且主辦者要盡量保持籌備工作和工作人員的連續(xù)性。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

④管理因素即組織者是否具備舉辦所選擇會展項(xiàng)目的管理經(jīng)驗(yàn)和水平。在考慮管理因素時，選擇的會展項(xiàng)目的級別和規(guī)模要與自身的管理水平相適應(yīng)。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

此外，還需要滿足以下要求：會展舉辦地周邊地區(qū)近期內(nèi)沒有舉辦同類展會；本地區(qū)具有舉辦該會展項(xiàng)目的資源優(yōu)勢，能夠辦出特色；當(dāng)?shù)負(fù)碛泻线m的場館設(shè)施等。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

全國動漫展硝煙彌漫“搶占上海灘”

全國動漫展已經(jīng)起進(jìn)入“戰(zhàn)國時代”——戰(zhàn)場就在上海。2005年，在上海舉辦的全國或者國際性動漫相關(guān)展覽就有12個之多。這12個動漫展的場地均不小于4000平方米，最大的超過2萬平方米。此外，在音像展、網(wǎng)游展和玩具展等相關(guān)行業(yè)展會上，動漫展區(qū)也擁有三分之一以上的面積。上海的動漫展為何如此紅火？主要在于產(chǎn)業(yè)潛力和市場需求巨大。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

目前，在世界范圍內(nèi)，動漫產(chǎn)業(yè)已經(jīng)趕超了影視、唱片等產(chǎn)業(yè)成為文化娛樂業(yè)中的支柱產(chǎn)業(yè)。而在上海運(yùn)營的網(wǎng)絡(luò)游戲的銷售收入，已經(jīng)占據(jù)全國70%的市場份額。上海不僅擁有“盛大網(wǎng)絡(luò)”、“第九城市”等國內(nèi)互動娛樂的龍頭企業(yè)，“新浪”、“光通”等外省注冊企業(yè)，也將游戲運(yùn)營部門設(shè)在上海。“國家級動漫網(wǎng)游產(chǎn)業(yè)發(fā)展基地”、“國家動畫產(chǎn)業(yè)基地”等“國字號”基地也紛紛落戶上海。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

盡管一年舉辦了10場大規(guī)模動漫展，但是參觀者的需求似乎并沒有滿足。動漫展票價雖然從每張30元一路上漲到50元甚至70元，但是每逢暑假、黃金周，還是有相當(dāng)一部分動漫迷因?yàn)椤跋蘖?000人”而不能入場。十一黃金周舉行的“卡通總動員·國慶游園會”每晚幾乎都有人連夜搭帳篷排隊(duì)。2006年“卡通總動員”和“中國國際動漫游戲博覽會”兩大動漫展在短短6天內(nèi)，共吸引了20多萬人次的觀眾，刷新了上海動漫展的紀(jì)錄。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

2、構(gòu)思相關(guān)項(xiàng)目內(nèi)容包括會展項(xiàng)目投資的目標(biāo)、背景及意義，項(xiàng)目投資的功能及價值，項(xiàng)目實(shí)施的環(huán)境和配套設(shè)施條件，項(xiàng)目的成本及資源約束，項(xiàng)目資金的籌措及調(diào)配計(jì)劃，項(xiàng)目投資的風(fēng)險及化解方法，項(xiàng)目的實(shí)施與管理，項(xiàng)目實(shí)施后預(yù)期的總體效益等。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

3、實(shí)施項(xiàng)目可行性研究包括三個方面的內(nèi)容：一是從市場角度，分析該主題的會展項(xiàng)目是否擁有廣闊的市場前景；二是從技術(shù)、設(shè)計(jì)的角度，分析憑借現(xiàn)有的硬件和軟件基礎(chǔ)，本公司組辦該會展項(xiàng)目是否可行；三是從財務(wù)的角度，分析公司對該項(xiàng)目進(jìn)行投資在經(jīng)濟(jì)上是否合理。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

Comdex為何風(fēng)光不再？

曾經(jīng)貴為IT界三大展會之首的Comdex于2004年6月宣布停辦。如今，每年秋天在賭城拉斯維加斯將再也看不到Comdex的盛宴了。Comdex是計(jì)算機(jī)經(jīng)銷商博覽會的英文縮寫，是展示PC機(jī)最新硬件、軟件、外圍設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品和最新技術(shù)的博覽會，一些主要的PC廠商都借此機(jī)會搭臺唱戲，發(fā)布新品，展示最新的技術(shù)。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

1979年，第一屆Comdex展會在拉斯維加斯舉辦，當(dāng)時的參展商只有160家，觀眾人數(shù)4000人，隨著PC業(yè)的發(fā)展與壯大，Comdex逐漸進(jìn)入顛峰期。每年11月份，科技產(chǎn)業(yè)的主管與專業(yè)人士到了為期一周的Comdex展會期間，必然會擠滿拉斯維加斯的各大飯店、賭場和會議中心。到1998年參展商高達(dá)2400家，觀眾達(dá)22萬人次，甚至連賭城的會議場地都容納不下眾多的參展商了。2000年，美國總統(tǒng)比爾·克林頓在Comdex大會上說：“很高興我是出席Comdex大會的第一位總統(tǒng)，但我相信，我決不是最后一位出席此大會的總統(tǒng)?！钡谌?jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

作為已經(jīng)開辦20多年的Comdex也算得上是IT業(yè)展會的長青樹之一了，究竟是什么原因使得它陷入四面夢歌的尷尬境地呢？IT產(chǎn)業(yè)蕭條

IT展會與該行業(yè)的發(fā)展是息息相關(guān)的，所謂唇亡齒寒，IT業(yè)的蕭條使得展覽業(yè)也在不斷地進(jìn)行整合，小規(guī)模的展會自生自滅了，大規(guī)模的展會則面臨著各方面都需要進(jìn)行調(diào)整以更好地適應(yīng)市場。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

過去的展會可以輕易地掙到錢是因?yàn)镮T業(yè)發(fā)展很快，對國際市場投入力量大，現(xiàn)在市場不好，廠家與投資者都捏緊了口袋，許多企業(yè)將精力放在本地市場，寧愿在本地市場上做強(qiáng)做大，求穩(wěn)發(fā)展，而不愿意花個百萬美元在Comdex展會上出風(fēng)頭了。正如Comdex主辦方所說，Comdex的許多問題都牽涉到互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)的泡沫上。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法全球經(jīng)濟(jì)低迷進(jìn)入21世紀(jì)以來，全球經(jīng)濟(jì)低迷的形勢影響了高科技廠商花在大型展會上的經(jīng)費(fèi)，也使得參觀人數(shù)銳減。在裁員風(fēng)潮持續(xù)的經(jīng)濟(jì)低迷期，高科技廠商的市場經(jīng)費(fèi)當(dāng)然是能省即省，并要重新評估預(yù)算的比例。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法安全問題使得展會成本不斷升高

2001年911恐怖襲擊事件成為Comdex的轉(zhuǎn)折點(diǎn)，出于安全性的考慮，許多人都放棄了商務(wù)旅行的計(jì)劃，這一年Comdex遭受重創(chuàng)，參加廠商減少到2000家，參與人數(shù)則從20萬降至15萬左右。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

自911之后，美國本土的安全問題就已經(jīng)嚴(yán)重地影響到會展業(yè)，尤其是2003年的第二次海灣戰(zhàn)爭之后，有關(guān)恐怖襲擊的警告就不絕于耳，嚴(yán)格的安檢使得展會的成本提高了好幾倍。對于過去以“量”取勝的Comdex更是有苦難言，高昂的成本最后還是被攤派到參展商身上，可是這些參展商們本身就承擔(dān)著展會期間賭城普遍上漲的住宿與交通費(fèi)，面對如此高昂的成本，它們只能夠表示無力負(fù)擔(dān)。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法展會之間的競爭日趨激烈

Comdex越來越面臨其它展會的挑戰(zhàn)。2002年，Comdex參展商縮水了34%，觀眾大概為12萬5千人，跟其它IT展會比起來，這個數(shù)字就顯得寒磣了，同年3月份在德國舉行的CeBIT2002的參觀人數(shù)高達(dá)70萬人，10月份的東京WPCEXPO展會參觀者達(dá)到36萬人。2003年的Comdex更是跌進(jìn)深淵，僅有不到5萬人參加了該展會。2003年，另一家公司宣布在拉斯維加斯開辦另一個大型的計(jì)算機(jī)展，與Comdex唱起了對臺戲。這個展覽會的主題和展期與Comdex完全重疊。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法IT市場的風(fēng)向起了變化

由于科技產(chǎn)品開始走進(jìn)日常生活，消費(fèi)類電子產(chǎn)品越來越獲得人們的青睞。在2002年展會上，TabletPC、智能顯示器、可以接入互聯(lián)網(wǎng)的智能鬧鐘和手機(jī)等產(chǎn)品最受參觀者關(guān)注就證明了這一點(diǎn)。與新興的消費(fèi)類電子展相比，一向注重于個人電腦的Comdex吸引力自然減退了。上個世紀(jì)90年代，Comdex是“無限可能”的代名詞，每一次展會都會出現(xiàn)令人興奮不已的技術(shù)，都是新產(chǎn)品玩家們的天堂。而現(xiàn)在，IT熱點(diǎn)的轉(zhuǎn)移使得Comdex變得老態(tài)龍鐘，缺乏新的思想和血液。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

消費(fèi)電子產(chǎn)品異軍突起，成為全球IT業(yè)中最有活力的領(lǐng)域，傳統(tǒng)IT廠商紛紛轉(zhuǎn)移戰(zhàn)略重點(diǎn)，進(jìn)入到消費(fèi)電子市場中。CES（國際消費(fèi)類電子博覽會）成了會展業(yè)中的新寵兒，與Comdex2002展會的蕭條形成鮮明對比的是，2002年的CES則呈現(xiàn)出了火熱的一面，其參展商總共租用了120萬平方英尺的展位，打破以往紀(jì)錄，參展人數(shù)也超過了12.6萬人次。CES也在拉斯維加斯舉辦，現(xiàn)在就連微軟、惠普、英特爾過去這些Comdex展會上的大腕也逐漸成為CES的臺柱子了。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法“大而全”讓位于“小而精”

Comdex一直講究的就是“大而全”，以規(guī)模取勝，但是隨著互聯(lián)網(wǎng)的興起，廠家足不出戶就可以了解各種信息，因此，許多人認(rèn)為沒有“焦點(diǎn)”，沒有一個吸引人的主題是參展商和觀眾減少的原因之一。在這樣的背景下，有不少廠商開始試圖擺脫遙遠(yuǎn)而又蕭條的美洲和歐洲，遠(yuǎn)離大雜燴般的Comdex展，自行組織個性化、專業(yè)化的展會。在這一方面，亞洲表現(xiàn)得最為明顯，索尼的“夢世界”、三星的“數(shù)字世界”，聯(lián)想的“LegendWorld”都成了成功的典型。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法Comdex一直就是新技術(shù)的發(fā)布會，它記錄了許多革命性的轉(zhuǎn)折點(diǎn)，比如1985年，蘋果推出操作系統(tǒng)Macintosh，發(fā)動GUI革命；1986年，微軟推出Windows1.0；1997年，IBM推出電子商務(wù)軟件；2000年，微軟提出TabletPC概念。無論如何，Comdex都是讓我們窺視世界IT技術(shù)發(fā)展的一個窗口。曾被認(rèn)為是信息產(chǎn)業(yè)第一盛會的Comdex如今已經(jīng)銷聲匿跡，留給我們深深的思考。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法（三）會展項(xiàng)目立項(xiàng)1境內(nèi)舉辦商品展銷會2境內(nèi)舉辦對外經(jīng)濟(jì)技術(shù)展覽會3出國（境）舉辦經(jīng)濟(jì)貿(mào)易展覽會第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法1、立項(xiàng)的前提——舉辦單位的資格在營業(yè)執(zhí)照中的經(jīng)營范圍內(nèi)注明有主辦或承辦會展內(nèi)容的企業(yè)。出國展商品展銷會具有法人資格、能夠獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任；具有與展銷規(guī)模相適應(yīng)的資金、場地和設(shè)施；具有相應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)、人員、措施和制度。對外經(jīng)濟(jì)技術(shù)展覽會各省、自治區(qū)、直轄市和計(jì)劃單列市外經(jīng)貿(mào)主管部門、貿(mào)促分會、各行業(yè)貿(mào)促分會、全國性進(jìn)出口商會、中國外商投資企業(yè)協(xié)會；商務(wù)部審核批準(zhǔn)的出國辦展組辦單位資格。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法2、立項(xiàng)的程序

2002年11月，國務(wù)院取消了關(guān)于全國性非涉外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易展覽會的審批制，改為登記制。主辦或承辦單位應(yīng)向所在地工商管理局提出舉辦會展的登記申請。若干個單位聯(lián)合舉辦的，應(yīng)當(dāng)由其中一個具體承擔(dān)會展組織活動的單位向舉辦地工商行政管理機(jī)關(guān)申請辦理登記。國內(nèi)商品展銷會的立項(xiàng)第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法向主管部門申報立項(xiàng)主管部門審批向會展舉辦地工商行政管理機(jī)關(guān)申報登記境內(nèi)舉辦對外經(jīng)濟(jì)技術(shù)展覽會的立項(xiàng)第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法向主管部門申報立項(xiàng)時需要提交哪些材料？

不同類型的會展項(xiàng)目分別報哪些部門審批？向工商行政部門申請登記時需出具哪些材料？第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法申報立項(xiàng)時需要提交的材料申請文件；展覽會總體方案；招展招商方案；可行性分析報告；處理突發(fā)事件的緊急預(yù)案；主辦單位之間的協(xié)議；境外機(jī)構(gòu)資信證明或委托辦展協(xié)議；主辦單位所在地省級商務(wù)主管部門意見；上一屆會刊（首次舉辦除外）知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)方案；其他材料。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法不同項(xiàng)目的審批部門對展覽面積在1000平方米以上的，實(shí)行分級審批管理：以國務(wù)院部門或省級人民政府名義主辦的，報國務(wù)院審批；國務(wù)院部門所屬單位及境外機(jī)構(gòu)主辦的，報商務(wù)部審批；地方單位主辦的，由所在省、自治區(qū)、直轄市外經(jīng)貿(mào)主管部門審批，報商務(wù)部備案；以科研、技術(shù)交流、研討為內(nèi)容的，由科技部審批；貿(mào)促會系統(tǒng)舉辦的，由貿(mào)促會審批并報商務(wù)部備案；舉辦海峽兩岸的經(jīng)濟(jì)技術(shù)展覽會，由商務(wù)部會同國務(wù)院臺灣事務(wù)辦公室審批；舉辦其他對臺灣經(jīng)濟(jì)技術(shù)展覽會，由商務(wù)部負(fù)責(zé)審批，報國務(wù)院臺灣事務(wù)辦公室備案。面積在1000平方米以下的對外經(jīng)濟(jì)技術(shù)展覽會，可由主辦單位自行舉辦，報相應(yīng)的審批部門備案。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法申請登記時需要出具的材料舉辦人具備法人資格的證明材料；舉辦會展的項(xiàng)目申請書：內(nèi)容包括會展項(xiàng)目的名稱、起止時間和地點(diǎn)、參展商品類別、舉辦單位銀行賬號、舉辦單位負(fù)責(zé)人名單、會展籌備辦公室地址、聯(lián)系電話等；主管部門的立項(xiàng)批復(fù)；會展的組織實(shí)施方案；場地使用證明等。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法出國舉辦經(jīng)濟(jì)貿(mào)易展覽會的立項(xiàng)向主管部門申報立項(xiàng)主管部門審批第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法各地區(qū)、各單位舉辦出國展覽一律由中國貿(mào)促會審批。商務(wù)部負(fù)責(zé)出展的宏觀管理和出展資格的審核?！冻鰢e辦經(jīng)濟(jì)貿(mào)易展覽會審批管理辦法》對出國辦展單位、審批和備核的程序、審批的依據(jù)和要求、展覽團(tuán)的管理以及處罰措施作了明確的規(guī)定。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

中國國際光電博覽會

一個展覽項(xiàng)目的立項(xiàng)一定要以市場需求調(diào)查為基礎(chǔ)?！爸袊獠绷㈨?xiàng)之前，項(xiàng)目策劃組就對中國的光電產(chǎn)業(yè)作了仔細(xì)而深入的調(diào)查，發(fā)現(xiàn)光電子行業(yè)在世界范圍內(nèi)都處于上升時期，是真正的有前途的朝陽產(chǎn)業(yè)，并且其應(yīng)用技術(shù)幾乎涵蓋了所有的行業(yè)。中國著名光學(xué)泰斗王大珩有一個非常形象的比喻。他說：中國是一條巨龍，巨龍要騰飛必須有雪亮的眼睛，光子技術(shù)就象是巨龍的眼睛，能攝取世界范圍內(nèi)各種有用信息。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

“中國光博會”項(xiàng)目策劃組對中國光電技術(shù)的發(fā)展充滿信心，并且了解到國內(nèi)此類展覽規(guī)模都偏小，于是決定啟動這個項(xiàng)目，展品范圍包括光電材料及光電顯示元件、光學(xué)材料、光信息（光資訊）產(chǎn)業(yè)、光輸入和輸出設(shè)備、光通信、激光器與激光應(yīng)用等方面。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

一般說來，展覽項(xiàng)目涉及的產(chǎn)業(yè)相對集中、市場需求大的地方宜作為展覽的舉辦地。“中國光博會”落戶深圳，這與深圳對光電子產(chǎn)品及設(shè)備有著強(qiáng)大的市場需求是分不開的。首先，深圳及其周邊地區(qū)是中國經(jīng)濟(jì)比較發(fā)達(dá)的地區(qū)，無論是工業(yè)生產(chǎn)還是居民生活，對光電子產(chǎn)品的有效需求都是很充足的，也就是說有成熟的應(yīng)用市場。例如廣東省計(jì)劃三年內(nèi)完成全省的樓宇寬帶改造，預(yù)計(jì)總投入達(dá)到3000億，這就為很多光電子生產(chǎn)企業(yè)創(chuàng)造了無限的商機(jī)。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

其次，深圳本身有一大批以華為、中興、飛通、先科等為代表的擁有自主知識產(chǎn)權(quán)和品牌的本土光電企業(yè)，日本理光、奧林巴斯、美國朗訊等一些世界知名光電企業(yè)看好中國光電市場的巨大潛力和深圳良好的投資環(huán)境，紛至沓來安家落戶，光電企業(yè)已成為深圳的支柱產(chǎn)業(yè)。另外，廣州中山等地也有大量的光電生產(chǎn)企業(yè)。所有這些光電企業(yè)本身對生產(chǎn)設(shè)備、原材料等的需求也非常大，同時同業(yè)交流的愿望也很強(qiáng)烈。所有這些都使深圳成為“中國光博會”的最佳舉辦地。

第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

1999年首屆“中國光博會”舉辦以來，世界光電產(chǎn)業(yè)發(fā)展迅猛，并對國民經(jīng)濟(jì)和日常生活產(chǎn)生著人們難以想象的巨大影響：它促進(jìn)了信息高速公路的發(fā)展，推動著光纖通訊、國際互聯(lián)網(wǎng)、有線電視網(wǎng)的普及，推動著激光技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)、多媒體技術(shù)的發(fā)展；它給百姓生活帶來了翻天覆地的變化——掌上電腦、筆記本電腦、智能手機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等光電信息產(chǎn)品將人帶入了一個全新的PC時代。在此背景下，“中國光博會”異軍突起，逐漸發(fā)展壯大。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

如今，光博會已經(jīng)從1999年首屆的30多家參展企業(yè)，40多個展位發(fā)展到2011年展會規(guī)模90000平方米，參展企業(yè)達(dá)2727家，其中海外參展企業(yè)超過30％的全球規(guī)模最大的光電專業(yè)展會。中國國際光電博覽會（CIOE）的發(fā)展被業(yè)內(nèi)譽(yù)為“一個神話”，一張“最能代表深圳形象的深圳名片”。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法CIOE官方網(wǎng)站：/cioe/第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法思考：

光博會的成功與其項(xiàng)目啟動階段的工作有著怎樣的關(guān)系？第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

二、會展項(xiàng)目規(guī)劃階段

（一）會展項(xiàng)目規(guī)劃的含義

會展項(xiàng)目規(guī)劃就是根據(jù)所選定的會展項(xiàng)目主題，確定會展項(xiàng)目所要完成的目標(biāo)，并制定確保實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)的計(jì)劃方案的過程。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

會展項(xiàng)目規(guī)劃何事多少何人何時為何第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

（二）會展項(xiàng)目計(jì)劃的主要內(nèi)容

1、會展項(xiàng)目目標(biāo)

目標(biāo)是會展項(xiàng)目預(yù)期達(dá)到的目的或需要完成的指標(biāo)。（1）總目標(biāo)和子目標(biāo)（2）定性目標(biāo)和定量目標(biāo)第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

2、會展項(xiàng)目范圍

為完成項(xiàng)目目標(biāo)所要做的各項(xiàng)工作就是項(xiàng)目范圍。會展項(xiàng)目范圍主要包括以下內(nèi)容：（1）與會者或參展商的確定（2）觀眾的確定（3）制定合適的營銷戰(zhàn)略（4）確定會展服務(wù)的范圍（5）展會現(xiàn)場的管理工作（6）會展評估工作第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

3、會展進(jìn)度計(jì)劃

進(jìn)度計(jì)劃是表達(dá)會展項(xiàng)目中各項(xiàng)工作的開展順序、開始及完成時間及相互銜接關(guān)系的計(jì)劃。（1）總體進(jìn)度計(jì)劃（2）分項(xiàng)進(jìn)度計(jì)劃（3）年度進(jìn)度計(jì)劃第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

4、資源配置

資源配置所解決的問題就是確定每一項(xiàng)工作需要哪些資源。

（1）人力資源配置（2）物質(zhì)資源的配置（3）財力的配置第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

5、評估方法一個會展項(xiàng)目是否達(dá)到了預(yù)期的目標(biāo)，是否完成了任務(wù)都需要通過項(xiàng)目評估來確定，所以在制定會展項(xiàng)目計(jì)劃時一定要明確項(xiàng)目評估方法。會展項(xiàng)目評估方法應(yīng)該包括評估所依據(jù)資料的收集和儲存，評估指標(biāo)、評估的程序、評估人員等。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

6、潛在問題會展項(xiàng)目容易受外界環(huán)境因素和突發(fā)事件的影響，經(jīng)常會給會展組織者造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失。因此，制定會展項(xiàng)目計(jì)劃時應(yīng)充分考慮到會有哪些潛在的問題，并在項(xiàng)目早期就制定出處理這些問題的計(jì)劃。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

（四）會展項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃會展項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃的編制包括如下步驟：

項(xiàng)目描述項(xiàng)目分解工作描述工作責(zé)任分配確定工作順序工作時間估計(jì)進(jìn)度安排第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

（三）制定會展項(xiàng)目計(jì)劃的程序

確定會展項(xiàng)目目標(biāo)項(xiàng)目工作分解為各項(xiàng)任務(wù)確定時間分配資源制定最初計(jì)劃征求各方意見最終確定計(jì)劃第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

1、會展項(xiàng)目描述

會展項(xiàng)目描述是用表格的形式列出會展項(xiàng)目目標(biāo)、項(xiàng)目范圍、項(xiàng)目工作規(guī)范、項(xiàng)目完成準(zhǔn)則等內(nèi)容。項(xiàng)目描述是制作項(xiàng)目計(jì)劃和繪制工作分解圖的依據(jù)。項(xiàng)目描述的依據(jù)是項(xiàng)目的立項(xiàng)規(guī)劃書、已經(jīng)通過的初步設(shè)計(jì)方案和批準(zhǔn)后的可行性報告。項(xiàng)目描述表項(xiàng)目名稱項(xiàng)目目標(biāo)交付物交付物完成準(zhǔn)則工作描述工作規(guī)范所需資源估計(jì)重大里程碑項(xiàng)目負(fù)責(zé)人第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

2、會展項(xiàng)目分解（1）會展項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)

會展項(xiàng)目分解就是把整個會展項(xiàng)目分成便于執(zhí)行的各個具體任務(wù)。項(xiàng)目分解是編制進(jìn)度計(jì)劃、實(shí)施進(jìn)度控制的基礎(chǔ)。項(xiàng)目分解所采用的工具就是工作分解結(jié)構(gòu)圖（WBS），它可以把一個項(xiàng)目分解為由任務(wù)、子任務(wù)、工作包等構(gòu)成的等級式結(jié)構(gòu)，是一個對項(xiàng)目工作由粗到細(xì)的分解過程。會展項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)圖展覽項(xiàng)目展前準(zhǔn)備現(xiàn)場管理展后評估開幕管理現(xiàn)場服務(wù)觀眾登記登記表會刊證件第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

（2）制定WBS的過程①根據(jù)項(xiàng)目目標(biāo)召開與會展項(xiàng)目有關(guān)的人員的會議，集體討論主要工作事項(xiàng)。②分解會展項(xiàng)目的各項(xiàng)工作。分解工作的一般步驟是：總項(xiàng)目；子項(xiàng)目；主要工作任務(wù)；次要工作任務(wù)；小工作任務(wù)或者工作元素。③畫出相應(yīng)的樹狀圖，也就是WBS結(jié)構(gòu)分解圖。④對每個子項(xiàng)目進(jìn)行描述，并確定每個子項(xiàng)目的生命周期。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

⑤將主要的子項(xiàng)目分解成更細(xì)、更便于管理的任務(wù)。每一項(xiàng)工作必須能詳細(xì)到可以對該項(xiàng)工作進(jìn)行成本估算、安排進(jìn)度、分配負(fù)責(zé)人員的程度。⑥進(jìn)行反復(fù)的討論和嚴(yán)格論證，以驗(yàn)證項(xiàng)目工作分解是否正確、恰當(dāng)，并及時調(diào)整。⑦在驗(yàn)證分解完全正確后，建立一套編號系統(tǒng)。⑧隨著其他計(jì)劃編制活動的進(jìn)行，對WBS作進(jìn)一步的修改。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

（3）WBS工作編碼WBS編碼就是為項(xiàng)目工作分解圖中的每一項(xiàng)工作確定一個編碼。而且要求每項(xiàng)工作只有唯一的一個編碼。編碼可以采用多位數(shù)字，具體采用數(shù)字的位數(shù)視項(xiàng)目的復(fù)雜程度而定。展覽項(xiàng)目WBS工作編碼第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

（4）會展項(xiàng)目工作分解應(yīng)注意的問題①所分解的各項(xiàng)任務(wù)應(yīng)該是相互獨(dú)立、便于管理的，而且能以定量目標(biāo)為依據(jù)檢查其是否完成。②應(yīng)能反映各項(xiàng)任務(wù)之間的聯(lián)系，主要是不同層次任務(wù)之間的包含與被包含關(guān)系。③不表示順序關(guān)系。項(xiàng)目活動的排序需要在項(xiàng)目分解的基礎(chǔ)上專門進(jìn)行。④與工作描述表一起進(jìn)行。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

3、工作描述工作描述就是在對會展項(xiàng)目進(jìn)行分解的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步明確項(xiàng)目包含的各項(xiàng)工作的具體內(nèi)容和要求。工作描述能夠使項(xiàng)目小組成員加深對每項(xiàng)工作的了解。工作描述的依據(jù)是項(xiàng)目工作分解圖，其結(jié)果是工作（任務(wù)）描述表及項(xiàng)目工作列表。工作（任務(wù)）描述表任務(wù)名制定展覽營銷計(jì)劃任務(wù)交付物營銷計(jì)劃任務(wù)描述市場調(diào)研、確定目標(biāo)市場、營銷組合考核標(biāo)準(zhǔn)報名參展商的類型、層次和數(shù)量達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)假設(shè)條件制定展覽目標(biāo)、簽訂租用場館合同約束營銷預(yù)算其他風(fēng)險：可能臨時更改展覽地點(diǎn)負(fù)責(zé)人營銷組負(fù)責(zé)人項(xiàng)目工作列表

工作編碼工作名稱前提條件交付成果具體內(nèi)容負(fù)責(zé)單位協(xié)作單位相關(guān)工作第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

4、制定工作責(zé)任分配表工作責(zé)任分配就是將所分解的工作落實(shí)到有關(guān)部門和個人，并且明確表示出有關(guān)部門（或者個人）對各項(xiàng)工作的關(guān)系、責(zé)任和地位。責(zé)任分配表通常是將工作分解結(jié)構(gòu)圖與項(xiàng)目的有關(guān)組織結(jié)構(gòu)圖相對照，根據(jù)每項(xiàng)工作的任務(wù)描述和性質(zhì)特點(diǎn)以及每個部門成員應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任來分配任務(wù)，形成責(zé)任分配矩陣。工作責(zé)任分配表第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

5、確定工作先后順序確定工作先后順序是制定會展進(jìn)度計(jì)劃的前提。確定各項(xiàng)工作先后順序的依據(jù)主要有：（1）任務(wù)描述表中或者項(xiàng)目工作列表中的各項(xiàng)目（2）各項(xiàng)活動之間的必然聯(lián)系（3）會展項(xiàng)目之間人為的依存關(guān)系（4）會展項(xiàng)目活動的約束條件第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

在決定工作先后順序時必須針對每項(xiàng)活動明確三個問題：（1）該項(xiàng)活動可以開始之前，有哪些項(xiàng)目活動必須已經(jīng)完成；（2）哪些活動可以與該項(xiàng)活動同時開始；（3）哪些活動只有在該活動完成之后開始。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

6、工作時間估計(jì)會展項(xiàng)目的工作時間估計(jì)是對已經(jīng)確定的項(xiàng)目活動的工作時間的估算工作。某項(xiàng)工作時間是指在一定條件下，直接完成該工作所需時間與必要間歇時間之和。工作時間的估計(jì)是會展項(xiàng)目計(jì)劃中非常重要的基礎(chǔ)工作，直接關(guān)系到各項(xiàng)任務(wù)起止時間的確定以及整個項(xiàng)目完成時間的確定。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

會展項(xiàng)目工作時間估計(jì)的依據(jù)：（1）項(xiàng)目工作列表（2）會展工作的約束條件和假設(shè)前提（3）分配給該項(xiàng)工作的資源數(shù)量和質(zhì)量（4）歷史信息第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

7、進(jìn)度安排項(xiàng)目進(jìn)度安排是項(xiàng)目控制的重要依據(jù)，它是以項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)、工作先后順序、工作時間為依據(jù)，詳細(xì)安排每項(xiàng)工作的起始終止時間的一種有效的項(xiàng)目管理方法。項(xiàng)目進(jìn)度安排的結(jié)果是項(xiàng)目進(jìn)度，其主要內(nèi)容是每項(xiàng)工作的計(jì)劃開始和終止時間。編制項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃的主要目的是對會展項(xiàng)目進(jìn)度實(shí)施控制。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

（1）項(xiàng)目進(jìn)度表編制項(xiàng)目進(jìn)度表是最主要的項(xiàng)目進(jìn)度安排方法。項(xiàng)目進(jìn)度表是項(xiàng)目進(jìn)度的詳細(xì)安排，表中明確給出了每項(xiàng)工作的持續(xù)時間、開始時間和完成時間。項(xiàng)目進(jìn)度表WBS編碼工作名稱工作時間開始時間結(jié)束時間1100展前準(zhǔn)備1110制定目標(biāo)1120營銷計(jì)劃1130組織計(jì)劃1140平面布置圖1150確定承包商1160參展商條件1200…………第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

（2）甘特圖甘特圖是美國學(xué)者甘特在20世紀(jì)初發(fā)明的一種最早的項(xiàng)目計(jì)劃方法，這種方法使用棒圖或者條形圖，表示項(xiàng)目活動順序并計(jì)劃和安排項(xiàng)目的工期。甘特圖把項(xiàng)目活動按照縱向排列展開，而橫向則表示項(xiàng)目活動時間與工期，并將每項(xiàng)活動的持續(xù)時間的長短用棒圖的長短來表示。甘特圖法簡單、明了、直接、易于編制，至今還在項(xiàng)目管理的進(jìn)度計(jì)劃中被普遍使用。甘特圖第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

（3）里程碑計(jì)劃項(xiàng)目中的里程碑事件是對整個項(xiàng)目有著重大影響，決定項(xiàng)目成功與否，并對其他工作有著重要參考價值的重大事件。里程碑計(jì)劃是以項(xiàng)目中某些重要事件的完成或者開始時間作為基準(zhǔn)形成的計(jì)劃，是一個戰(zhàn)略計(jì)劃或者項(xiàng)目框架。通過里程碑計(jì)劃可以對項(xiàng)目進(jìn)度有宏觀上的把握，是編制更細(xì)進(jìn)度計(jì)劃的基礎(chǔ)。一般來說，里程碑計(jì)劃在持續(xù)時間較長的會展項(xiàng)目中使用比較廣泛。里程碑計(jì)劃表第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

（4）網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃技術(shù)是用網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃對任務(wù)的工作進(jìn)度進(jìn)行安排和控制，以保證實(shí)現(xiàn)預(yù)定目標(biāo)的科學(xué)的計(jì)劃管理技術(shù)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是在網(wǎng)絡(luò)圖上加注時間參數(shù)而編制的進(jìn)度計(jì)劃。因此，網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃由兩部分構(gòu)成，即網(wǎng)絡(luò)圖和網(wǎng)絡(luò)參數(shù)。網(wǎng)絡(luò)圖是由箭線和節(jié)點(diǎn)組成的用來表示工作順序的網(wǎng)狀圖形。網(wǎng)絡(luò)參數(shù)是各項(xiàng)工作延續(xù)時間等各種時間參數(shù)。網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃圖第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

每個會展項(xiàng)目都應(yīng)該根據(jù)自身特點(diǎn)來選擇不同的方法編制進(jìn)度計(jì)劃。在選擇編制進(jìn)度計(jì)劃的方法時應(yīng)該考慮以下幾個因素:（1）會展項(xiàng)目的規(guī)模（2）會展項(xiàng)目的復(fù)雜程度（3）會展項(xiàng)目的緊急性（4）對會展項(xiàng)目細(xì)節(jié)的掌握程度

第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

北京精雕細(xì)刻奧運(yùn)“進(jìn)度表”

北京奧運(yùn)會“總體工作進(jìn)度表”由國際奧委會和北京奧組委共同制定，目的在于確定奧運(yùn)會籌備期間各項(xiàng)重要活動、會議和任務(wù)及其完成時間。計(jì)劃涵蓋了與組織奧運(yùn)會直接相關(guān)的各個部分，包括場館建設(shè)、市場開發(fā)、競賽組織、財務(wù)、人事管理、新聞和電視轉(zhuǎn)播、技術(shù)服務(wù)、法律事務(wù)等13個方面。時間跨度上從2001年7月13日北京與國際奧委會簽署主辦城市合同開始，一直到2009年9月，北京向國際奧委會遞交2008年奧運(yùn)會正式總結(jié)報告為止。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

2001年11月，國際奧委會專門派人來北京就制定進(jìn)度表的具體方法做了介紹，并與北京奧組委進(jìn)行了交流。奧委會官員交給北京奧組委一個初步的交流版本，這其中包括700個事項(xiàng)及完成這些事項(xiàng)的時間。之后北京奧組委根據(jù)北京的實(shí)際情況進(jìn)行討論，并做了相應(yīng)的調(diào)整，調(diào)整的結(jié)果是增加了100多條，在原來700條的基礎(chǔ)上進(jìn)一步細(xì)化，成為820多條。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

第二次交流在鹽湖城冬奧會期間，北京奧組委把調(diào)整修改過的“總體工作進(jìn)度表”送交國際奧委會。在冬奧會結(jié)束后，國際奧委會審閱調(diào)整該表后，再交給北京奧組委第二個交流版本，這個版本是以第一輪交流的版本為基礎(chǔ)的，它的具體實(shí)施條目在820多個的基礎(chǔ)上又有所增加。之后北京奧組委再根據(jù)第二個版本繼續(xù)論證、細(xì)化，再調(diào)整增加了一些條目。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

2002年6月，經(jīng)過上述交流后的“總體工作進(jìn)度表”形成初稿，并遞交國際奧委會。2002年底最后定稿，此時北京奧組委最終向國際奧委會遞交一個正式文本。可見，“總體計(jì)劃進(jìn)度表”的制定工作是逐漸完善、逐步充實(shí)的過程。在與國際奧委會就進(jìn)度表的交流中，交流的重點(diǎn)是場館的建設(shè)方面，比如場館建設(shè)的規(guī)劃、建設(shè)的起始時間、結(jié)束時間等，國際奧委會規(guī)定一個大的框架，北京奧組委補(bǔ)充具體內(nèi)容。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

“總體工作進(jìn)度表”把所有籌備工作的具體內(nèi)容都落實(shí)到了非常具體的時間上，所以在籌備工作當(dāng)中，奧組委要嚴(yán)格遵循進(jìn)度表的規(guī)定，它不僅是奧組委督促籌備工作的藍(lán)本，也是國際奧委會考核奧組委工作的重要依據(jù)。因此，“總體工作進(jìn)度表”具有絕對的權(quán)威性和極強(qiáng)的約束力。但“總體工作進(jìn)度表”也并非一成不變的，還會根據(jù)實(shí)際工作的進(jìn)展情況補(bǔ)充新的內(nèi)容，并且國際奧委會會一直參與該項(xiàng)工作。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法上海世博會場館建設(shè)進(jìn)度計(jì)劃

1、前期規(guī)劃與審批（2004年至2005年）

主要工作：

2004年，完成規(guī)劃設(shè)計(jì)方案國際征集活動，完成項(xiàng)目建設(shè)規(guī)劃并報中國政府相關(guān)部門審批。

2005年，完成控制性詳細(xì)規(guī)劃；編制綜合交通等專項(xiàng)規(guī)劃；完成世博會項(xiàng)目可行性研究報告審批。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

2、企業(yè)和居民搬遷安置地建設(shè)與城市交通設(shè)施建設(shè)（2004年至2007年）

2004年，實(shí)施居民和部分大型企業(yè)搬遷項(xiàng)目，開工建設(shè)軌道交通6、7、9號線和2號線延伸項(xiàng)目，開工建設(shè)浦東國際機(jī)場擴(kuò)建工程、城市道路與公路工程等項(xiàng)目。

2006年，基本完成企業(yè)、居民搬遷和安置；啟動園區(qū)內(nèi)基礎(chǔ)設(shè)施配套的前期工作。

2007年，全部完成企業(yè)、居民搬遷和安置；完成園區(qū)內(nèi)基礎(chǔ)配套設(shè)施建設(shè)。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

3、主要工程建設(shè)（2007年至2009年）

主要工作：

2007年至2008年，全面建設(shè)主要工程項(xiàng)目。

2009年，完成主要工程項(xiàng)目建設(shè)。

4、布展與試運(yùn)轉(zhuǎn)（2010年上半年）

主要工作：

2010年上半年，進(jìn)行開園前布展。

第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

5、工程建設(shè)進(jìn)度安排

結(jié)合世博會園區(qū)規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)工作的主要內(nèi)容和分類，制訂世博會規(guī)劃設(shè)計(jì)建設(shè)總體工作進(jìn)度計(jì)劃。在進(jìn)度計(jì)劃編制過程中，主要基于“三個確?！钡闹笇?dǎo)原則：確保世博會場館和配套設(shè)施滿足世博會舉辦期間的功能需求；確保世博會項(xiàng)目建設(shè)安排合理，組織有序，高效推進(jìn)；確保世博會場館和配套設(shè)施按時交付使用。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

世博會規(guī)劃建設(shè)工作的總體計(jì)劃安排，從2005年開始至2009年大致分成三個階段：2005年上半年為規(guī)劃階段，包括總體規(guī)劃和基礎(chǔ)設(shè)施專業(yè)規(guī)劃的編制；2005年下半年至2007年為設(shè)計(jì)階段，其中一些關(guān)鍵性工程將于2005年下半年啟動，如越江隧道、軌道交通、公共活動中心、演藝中心等；2006年下半年開始，基礎(chǔ)設(shè)施、配套設(shè)施和各類場館陸續(xù)進(jìn)入建設(shè)階段，至2009年下半年世博園區(qū)施工建設(shè)工作基本結(jié)束。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

世博園區(qū)建設(shè)工作可分為基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、場館建設(shè)、配套設(shè)施建設(shè)三大類。（1）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施包括軌道交通道路交通設(shè)施、市政基礎(chǔ)設(shè)施、環(huán)境景觀等內(nèi)容。計(jì)劃2009年全部完成建設(shè)工作。（2）場館建設(shè)

除由外方自主招標(biāo)設(shè)計(jì)建設(shè)的場館外，其他場館2005年下半年開始陸續(xù)進(jìn)入設(shè)計(jì)階段，至2007年底場館設(shè)計(jì)工作基本完成。2006年底場館啟動施工建設(shè)，至2009年上半年陸續(xù)建成。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

（3）配套設(shè)施建設(shè)

配套設(shè)施建設(shè)包括公共活動中心、演藝中心、其他服務(wù)設(shè)施等項(xiàng)目。配套設(shè)施的設(shè)計(jì)工作將于2005年下半年陸續(xù)啟動，到2006年底基本完成。2006年下半年，公共活動中心、演藝中心等先期進(jìn)入施工階段，從2007年開始，世博會配套設(shè)施將全面開工建設(shè)，至2009年下半年陸續(xù)建成。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法三、會展項(xiàng)目執(zhí)行階段

會展項(xiàng)目執(zhí)行階段是一個使會展項(xiàng)目在既定的項(xiàng)目時間和項(xiàng)目預(yù)算中執(zhí)行的動態(tài)過程，主要包括會展項(xiàng)目控制和調(diào)整兩個環(huán)節(jié)。（一）會展項(xiàng)目控制

會展項(xiàng)目控制是對會展項(xiàng)目管理活動及其效果進(jìn)行的衡量、監(jiān)督和校正的過程。其目的是為了規(guī)范項(xiàng)目運(yùn)行，確保項(xiàng)目計(jì)劃按照既定的目標(biāo)和預(yù)算得以順利實(shí)施。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

1、項(xiàng)目范圍控制會展項(xiàng)目的范圍控制是指項(xiàng)目組織在動態(tài)的條件下，對項(xiàng)目范圍計(jì)劃的內(nèi)容進(jìn)行跟蹤、檢察、監(jiān)督和糾正。為了使會展項(xiàng)目順利實(shí)施，首先應(yīng)該對會展項(xiàng)目涉及的各項(xiàng)工作任務(wù)進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)問題、尋找差距，以便及時調(diào)整，保證項(xiàng)目按計(jì)劃執(zhí)行。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法營銷戰(zhàn)略控制現(xiàn)場控制后勤服務(wù)控制參與人員范圍控制項(xiàng)目范圍控制會展項(xiàng)目范圍控制的具體內(nèi)容第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法影響會展項(xiàng)目范圍變更的因素工藝技術(shù)變化項(xiàng)目設(shè)計(jì)變化經(jīng)營環(huán)境變化人員變化項(xiàng)目要求變化項(xiàng)目范圍變更因素第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

會展范圍變更需要對項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃進(jìn)行更新。將這些變更記錄到項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃中，項(xiàng)目利益相關(guān)者通過相關(guān)會議得知變化的內(nèi)容及其造成的影響。對于范圍計(jì)劃的調(diào)整可能包括以下環(huán)節(jié)：（1）重新設(shè)計(jì)項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃（2）重新安排項(xiàng)目進(jìn)度（3）重新分配資源第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

2、項(xiàng)目進(jìn)度控制項(xiàng)目進(jìn)度控制是指在項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度出現(xiàn)偏差時進(jìn)行糾正，并控制整個計(jì)劃的實(shí)施，以確保項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃總目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。進(jìn)度控制人員應(yīng)要求各部門定期匯報工作進(jìn)展情況，視具體情況定期或不定期召開各部門工作會議，一旦發(fā)現(xiàn)實(shí)際進(jìn)度與目標(biāo)偏離，必須及時采取措施糾正偏差，以保證各項(xiàng)工作按計(jì)劃順利進(jìn)行。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

項(xiàng)目進(jìn)度控制的一般步驟：

（1）記錄項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)度。要知道會展項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)行是否與計(jì)劃相符，先要做好基礎(chǔ)的記錄工作，了解會展項(xiàng)目的每項(xiàng)活動的實(shí)際進(jìn)度，包括各項(xiàng)活動的實(shí)際持續(xù)時間、實(shí)際開始和結(jié)束時間和哪些已經(jīng)完成和尚未完成。對會展項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)度跟蹤可采用日常觀測法和定期觀測法。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

（2）進(jìn)度偏差分析。將項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度進(jìn)行比對，若發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)偏差，應(yīng)對產(chǎn)生偏差的原因進(jìn)行分析。

（3）項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃更新。首先計(jì)算出進(jìn)度偏差的大小，并判斷其對項(xiàng)目總周期的影響程度。然后根據(jù)分析，找出切實(shí)可行措施，對原進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)行修改，使之符合現(xiàn)在的實(shí)際情況并保證原進(jìn)度計(jì)劃總目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

3、項(xiàng)目成本控制成本控制是會展項(xiàng)目控制的核心，成本一旦失控，該項(xiàng)目就難以在預(yù)算內(nèi)完成。因此，會展項(xiàng)目應(yīng)該建立相應(yīng)的財務(wù)控制制度，在項(xiàng)目執(zhí)行過程中進(jìn)行核算和成本控制。項(xiàng)目成本控制的關(guān)鍵在于經(jīng)常及時地分析成本績效，即把實(shí)際花費(fèi)一定成本完成的工作任務(wù)和花費(fèi)相同數(shù)量成本計(jì)劃完成的工作任務(wù)相比較，盡早發(fā)現(xiàn)實(shí)際成本和預(yù)算成本之間的差異。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

4、項(xiàng)目質(zhì)量控制質(zhì)量控制是會展實(shí)施活動中一項(xiàng)極其重要的控制活動。其根本目的在于提高會展產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量，增強(qiáng)會展企業(yè)的市場競爭能力，為塑造品牌會展項(xiàng)目打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。會展項(xiàng)目的質(zhì)量具有兩個方面的內(nèi)容：一是項(xiàng)目本身的質(zhì)量如何；二是項(xiàng)目工作人員的工作質(zhì)量。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

工作質(zhì)量控制是通過會展項(xiàng)目組織內(nèi)部各部門以及每位成員的工作態(tài)度、工作績效等反映出來的。會展的項(xiàng)目實(shí)施過程中大量的工作是直接面對客戶的，工作質(zhì)量與產(chǎn)品質(zhì)量合二為一，工作的過程，也就是向客戶提供服務(wù)的過程，提高工作質(zhì)量也就是在提高產(chǎn)品質(zhì)量。因此，會展項(xiàng)目應(yīng)該將質(zhì)量控制的重點(diǎn)放在工作過程中。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

（二）會展項(xiàng)目調(diào)整1、會展項(xiàng)目人員的調(diào)整項(xiàng)目人員的調(diào)整有以下渠道：（1）與項(xiàng)目組織的主管上級溝通，從會展企業(yè)內(nèi)部重新獲得一批精兵強(qiáng)將；（2）與參展客戶溝通，他們可能會推薦一批人才；（3）同項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)人員交流，挖掘一批新的骨干。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

2、會展項(xiàng)目預(yù)算的調(diào)整項(xiàng)目預(yù)算的調(diào)整同樣應(yīng)從人、財、物三個方面展開，關(guān)鍵在于要尋求使收益最大化而成本最小化的方法。在進(jìn)行預(yù)算調(diào)整時，要避免因調(diào)整造成項(xiàng)目執(zhí)行的資金瓶頸，還應(yīng)注意穩(wěn)定項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)人員的情緒。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

3、會展項(xiàng)目目標(biāo)的調(diào)整調(diào)整項(xiàng)目目標(biāo)要注意兩點(diǎn)：一是同客戶積極地溝通、協(xié)調(diào)，及時把握新的需求動向，并在目標(biāo)上達(dá)成一致；二是充分考慮項(xiàng)目成本預(yù)算，盡可能在成本控制下完成項(xiàng)目目標(biāo)的調(diào)整。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

上海世博會倒計(jì)時1個月，全力沖刺保成功開幕

距上海世博會開幕還有一個月，中國館、主題館、世博中心、世博文化中心和世博軸等永久性建筑已經(jīng)竣工，多數(shù)自建場館、企業(yè)館和最佳城市實(shí)踐區(qū)正在進(jìn)行內(nèi)部裝修。有42個國家和國際組織建設(shè)了自建館，絕大部分已經(jīng)進(jìn)入布展階段；這次世博會的創(chuàng)新——最佳城市實(shí)踐區(qū)，大部分項(xiàng)目布展已經(jīng)進(jìn)入收尾。第三節(jié)會展項(xiàng)目管理的過程與方法

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