醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的管理課件

醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的整理

一、醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的定義二、醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的歸檔范圍三、醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的整理原則四、醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的整理要求五、醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的整理方法(包括6個(gè)環(huán)節(jié))

（一）醫(yī)療保險(xiǎn)文件的收集、分類

（二）醫(yī)療保險(xiǎn)文件的裝訂

（三）醫(yī)療保險(xiǎn)文件的排列

（四）對(duì)醫(yī)療保險(xiǎn)文件加蓋歸檔章、編號(hào)

（五）填寫(xiě)歸檔文件目錄

（六）裝盒二、醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的歸檔范圍：

按照《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》附件《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》所列9大類文件歸檔范圍中，涉及醫(yī)療保險(xiǎn)檔案歸檔范圍的共有5大類,即:

（一）醫(yī)療保險(xiǎn)管理類（1）參保單位登記、審核材料（永久）（2）參保人員登記、審核材料（100年）（3）醫(yī)療保險(xiǎn)個(gè)人帳戶管理材料（100年）（4）醫(yī)療保險(xiǎn)登記證管理材料（10年）（5）社會(huì)保險(xiǎn)卡（證、手冊(cè)）管理材料（50年）（6）醫(yī)療保險(xiǎn)待遇領(lǐng)取資格驗(yàn)證材料（10年）（二）醫(yī)療保險(xiǎn)費(fèi)征繳類（1）醫(yī)療保險(xiǎn)費(fèi)征繳、核定材料（100年）（2）收款憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等（3）醫(yī)療保險(xiǎn)基金征繳明細(xì)表和匯總表（50年）（4）醫(yī)療保險(xiǎn)基金征繳年度匯總表（永久）（5）催繳材料（10年）（6）繳費(fèi)證明材料（10年）(工傷保險(xiǎn)待遇類)（1）工傷備案材料（10年）（2）工傷認(rèn)定材料（50年）（3）工傷人員登記變動(dòng)材料（50年）（4）工傷保險(xiǎn)傷殘工亡待遇核定材料（50年）（5）工傷保險(xiǎn)醫(yī)療待遇核定材料（10年）（6）工傷預(yù)防費(fèi)用核定材料（10年）（7）工傷保險(xiǎn)付款憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等（8）工傷保險(xiǎn)支付明細(xì)表和匯總表（30年）（9）工傷保險(xiǎn)基金支付年度匯總表（永久）(生育保險(xiǎn)待遇類)（1）妊娠登記材料（10年）（2）并發(fā)癥登記材料（10年）（3）生育保險(xiǎn)待遇核定材料（10年）（4）生育保險(xiǎn)付款憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等（5）生育保險(xiǎn)支付明細(xì)表和匯總表（30年）（6）生育保險(xiǎn)基金支付年度匯總表（永久）（四）醫(yī)療保險(xiǎn)業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表類（1）各項(xiàng)醫(yī)療保險(xiǎn)年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表（永久）（2）醫(yī)療保險(xiǎn)數(shù)據(jù)和分析報(bào)告等材料（30年）（3）醫(yī)療保險(xiǎn)業(yè)務(wù)月/季統(tǒng)計(jì)報(bào)表（10年）（4）各項(xiàng)醫(yī)療保險(xiǎn)基金年度預(yù)決算表（永久）三、醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的整理原則：

按照人社部辦公廳提出社保檔案管理應(yīng)遵循“強(qiáng)化收集、簡(jiǎn)化整理、細(xì)劃?rùn)z索、深化利用”的基本原則，結(jié)合醫(yī)療保險(xiǎn)工作流程及醫(yī)療保險(xiǎn)檔案形成特點(diǎn)，依據(jù)《陜西省歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則》（2001年9月4日陜檔發(fā)[2001]53號(hào)）的有關(guān)規(guī)定，醫(yī)療保險(xiǎn)檔案應(yīng)堅(jiān)持“誰(shuí)經(jīng)辦、誰(shuí)整理、誰(shuí)歸檔”的原則進(jìn)行整理，整理中應(yīng)兼顧以下4點(diǎn)：一、遵循醫(yī)療保險(xiǎn)文件材料的形成規(guī)律；二、保持醫(yī)療保險(xiǎn)文件之間的有機(jī)聯(lián)系；三、區(qū)分不同價(jià)值和保管期限；四、便于保管和利用。

第一句話：遵循醫(yī)療保險(xiǎn)文件材料的形成規(guī)律，強(qiáng)調(diào)的是：要遵循醫(yī)療保險(xiǎn)文件內(nèi)容自然形成過(guò)程或工作流程。例如：醫(yī)療保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案一般包括以下5個(gè)環(huán)節(jié)：（1）參保登記管理類（2）醫(yī)療費(fèi)征繳類（3）待遇審核類（4）稽核監(jiān)管類（5）基金會(huì)計(jì)類第二句話：保持醫(yī)療保險(xiǎn)文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，強(qiáng)調(diào)的是：要保持醫(yī)療保險(xiǎn)文件之間成套性和專業(yè)性內(nèi)在聯(lián)系。例如：參保登記材料一般由以下7種材料組成：（1）醫(yī)療保險(xiǎn)登記表（2）企、事業(yè)單位法人執(zhí)照、登記證或其它核準(zhǔn)執(zhí)業(yè)證件復(fù)印件（3）組織機(jī)構(gòu)統(tǒng)一代碼證書(shū)復(fù)印件（4）法人代表身份證明復(fù)印件（5）成建制轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出地社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)開(kāi)具的社保關(guān)系轉(zhuǎn)移文本和單位及職工參保信息（6）委托銀行代扣繳費(fèi)的協(xié)議（7）上一級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)關(guān)于參保登記的批復(fù)等例如：工傷認(rèn)定材料一般由以下6種材料組成：（1）工傷認(rèn)定決定書(shū)（2）工傷認(rèn)定申請(qǐng)表（3）工傷職工停工留薪期確認(rèn)通知（4）勞動(dòng)合同文本復(fù)印件或其它勞動(dòng)關(guān)系的有效證明材料（5）醫(yī)療機(jī)構(gòu)開(kāi)具的診斷證明（6）職工本人身份證明材料等四、醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的整理要求：

（1）醫(yī)療保險(xiǎn)形成的文件首先要齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)采取字跡固定、恢復(fù)、復(fù)制等保護(hù)措施，超大紙張的應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)折疊。（2）醫(yī)療保險(xiǎn)形成的文件所使用的書(shū)寫(xiě)材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求，最大限度地保護(hù)文件原貌。五、醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的整理方法：

醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的整理方法推薦以“件”為單位整理方法進(jìn)行。具體說(shuō)就是將列入醫(yī)療保險(xiǎn)歸檔范圍的文件按照“年度---險(xiǎn)種”或“年度---環(huán)節(jié)”的分類方法，采取以“件”為自然單位進(jìn)行收集、分類、裝訂、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。

“件”是醫(yī)療保險(xiǎn)文件的整理單位。傳統(tǒng)意義上說(shuō)，一份文件就是一件，《陜西省歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則》有7點(diǎn)解釋，大家可以參考：（1）文件正本與定稿為一件（定稿過(guò)厚的，也可單獨(dú)為一件）；（2）正文與附件為一件（附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時(shí)，也可各為一件；（3）文件附有文書(shū)處理單、擬辦單或領(lǐng)導(dǎo)批示、簽批條的，應(yīng)與文件同為一件；（4）原件與復(fù)制件為一件；（5）轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；（6）報(bào)表、名冊(cè)、圖表等可按其本來(lái)的裝訂方式，一冊(cè)（本）為一件；（7）來(lái)文與復(fù)文（指聯(lián)系密切的來(lái)往性質(zhì)的文件，如請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函、通知與報(bào)告等）可作為一件。大家要注意：

在遇到醫(yī)療保險(xiǎn)登記變更、注銷、個(gè)人帳戶信息變更、一次性待遇核定、待遇增減支付核定、大案、要案、特殊案件稽核材料時(shí)，應(yīng)區(qū)分一個(gè)單位與另一個(gè)單位、一個(gè)人與另一個(gè)人、一件事與另一件事的區(qū)別，件與件不要交叉；各種匯總報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、名冊(cè)、圖表、會(huì)議記錄等可按其文件本來(lái)形成的方式，確定為一冊(cè)（本）為一件；醫(yī)療保險(xiǎn)檔案整理的6個(gè)環(huán)節(jié)（工作流程）：

（1）醫(yī)療保險(xiǎn)文件的收集、分類（2）醫(yī)療保險(xiǎn)文件的裝訂（3）醫(yī)療保險(xiǎn)文件的排列（4）對(duì)醫(yī)療保險(xiǎn)文件加蓋歸檔章、編號(hào)（5）填寫(xiě)歸檔文件目錄（6）裝盒（一）醫(yī)療保險(xiǎn)文件的收集、分類

按照《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》要求，各級(jí)醫(yī)療保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)部門(mén)作為業(yè)務(wù)檔案的形成部門(mén)，應(yīng)指定專（兼）職人員按照《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》中劃分的文件歸檔范圍，定期將分散在本部門(mén)各崗位人員手中已辦理完畢的，應(yīng)作為醫(yī)療保險(xiǎn)專業(yè)檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料收集齊全，并對(duì)其醫(yī)療保險(xiǎn)文件進(jìn)行分類。

醫(yī)療保險(xiǎn)檔案分類可采用：年度-----管理類（征繳類、待遇類、稽核監(jiān)管類、基金會(huì)計(jì)類）-----保管期限三級(jí)分類法作為通用的醫(yī)療保險(xiǎn)檔案分類方法。醫(yī)療保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)按照全宗管理原則（綜合管理原則）對(duì)本機(jī)構(gòu)所形成的不同門(mén)類、不同載體的全部檔案又可分為文書(shū)檔案類、醫(yī)療保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案類、基建檔案類、設(shè)備檔案類、會(huì)計(jì)檔案類、實(shí)物檔案類和特殊載體檔案7大類（見(jiàn)附表1）。大家注意：同一個(gè)醫(yī)療保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)內(nèi)分類方案應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定、一致，不同年度、不同工作流程（環(huán)節(jié)）、不同保管期限的文件應(yīng)歸入不同類別，不要交叉。(二)醫(yī)療保險(xiǎn)文件的裝訂

對(duì)醫(yī)療保險(xiǎn)文件進(jìn)行分類后，下一個(gè)環(huán)節(jié)就是對(duì)醫(yī)療保險(xiǎn)文件進(jìn)行裝訂，怎樣裝訂呢？簡(jiǎn)單說(shuō)：就是對(duì)醫(yī)療保險(xiǎn)文件采取以“件”為單位進(jìn)行裝訂，有7條原則，前面已經(jīng)講了，這里不再講了省略。歸檔文件裝訂位置：對(duì)醫(yī)療保險(xiǎn)文件進(jìn)行裝訂時(shí)，應(yīng)將文件的各頁(yè)按一定方式對(duì)齊，采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)對(duì)齊左邊、下側(cè)；采用左上角裝訂的，應(yīng)對(duì)齊左邊、上側(cè)。（四）對(duì)醫(yī)療保險(xiǎn)文件加蓋歸檔章、編號(hào)

醫(yī)療保險(xiǎn)文件排列后，就可進(jìn)行下一個(gè)環(huán)節(jié)的工作，對(duì)醫(yī)療保險(xiǎn)文件加蓋歸檔章、編號(hào)。歸檔章要蓋在每份醫(yī)療保險(xiǎn)文件首頁(yè)的上端空白位置處，并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容，同時(shí)編號(hào)。歸檔章內(nèi)設(shè)有全宗號(hào)、年度、室編件號(hào)、機(jī)構(gòu)或問(wèn)題、保管期限、館編件號(hào)6項(xiàng)內(nèi)容。歸檔章格式為：16×45㎜

全宗號(hào)

年度

室編件號(hào)機(jī)構(gòu)或問(wèn)題

保管期限

館編件號(hào)

各項(xiàng)內(nèi)容必須按照規(guī)定位置填寫(xiě)，不得自行打亂各項(xiàng)內(nèi)容的位置，如確需增加項(xiàng)目，可在歸檔章右邊增加項(xiàng)目欄。一般來(lái)說(shuō)：全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)是必須項(xiàng)，機(jī)構(gòu)或問(wèn)題、每件文件的總頁(yè)數(shù)是選擇項(xiàng)。全宗號(hào)：是由國(guó)家綜合檔案館對(duì)接收檔案范圍內(nèi)各立檔單位編制的代號(hào)，已經(jīng)由國(guó)家綜合檔案館給定全宗號(hào)的立檔單位可以填寫(xiě)，沒(méi)有全宗號(hào)的立檔單位可將此項(xiàng)空留，待檔案移交進(jìn)館給定全宗號(hào)后再補(bǔ)填。

年度：指歸檔文件的形成年度，填寫(xiě)時(shí)要注意，采用公元紀(jì)年，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如2006。保管期限：按照《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》附件《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》給定的保管期限填寫(xiě)。目前，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案保管期限劃分為“永久”、“100年”、“50年”、“30年”、“10年”5種，代碼分別為“Y、H、C、Z、D”，填寫(xiě)時(shí)可直接采用簡(jiǎn)稱或代碼。件號(hào)：即養(yǎng)老保險(xiǎn)文件的排列順序號(hào)，包括室編件號(hào)和館編件號(hào)，養(yǎng)老保險(xiǎn)文件在年度、分類、保管期限確定、排列后，就可在確定的分類方案最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按養(yǎng)老保險(xiǎn)文件的排列順序從“1”開(kāi)始標(biāo)注小流水號(hào)。

例如：采用“年度---環(huán)節(jié)---保管期限”三級(jí)分類方案的，其“保管期限”就是最低一級(jí)類目，室編件號(hào)就是：

2005年、管理類、永久1，，，100年1，，50年1，，，待遇類、永久1，，，100年1，，50年1，，，館編件號(hào)可不編，等檔案移交進(jìn)館時(shí)，按國(guó)家綜合檔案館要求編寫(xiě)。這里需要強(qiáng)調(diào)的是：如果每件文件本身沒(méi)有自編張頁(yè)號(hào)的，應(yīng)在每件文件內(nèi)的右上角逐頁(yè)編制每件文件的張頁(yè)號(hào)，歸檔文件有自編張頁(yè)號(hào)的，可不用再編。這點(diǎn)很重要，在隨后的填寫(xiě)歸檔文件目錄時(shí)，還會(huì)碰到。機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：填寫(xiě)分類方案類別名稱。如類別名稱太長(zhǎng)的可以填寫(xiě)通用簡(jiǎn)稱，但不可隨意簡(jiǎn)化。（五）填寫(xiě)歸檔文件目錄

歸檔文件目錄欄目有7項(xiàng)內(nèi)容：（1）件號(hào)：即填寫(xiě)室編件號(hào)；（2）責(zé)任者：即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者；填寫(xiě)時(shí)一般應(yīng)填寫(xiě)全稱或通用簡(jiǎn)稱，聯(lián)合發(fā)文的，一般應(yīng)填寫(xiě)所有責(zé)任者，責(zé)任者過(guò)多時(shí)，可適當(dāng)省略，但發(fā)文單位是責(zé)任者時(shí)，必須抄錄。（3）文號(hào)：即發(fā)文字號(hào)，照實(shí)填寫(xiě)；有些單位不填字頭、年代，只填文件號(hào)是不對(duì)的，如期刊、簡(jiǎn)報(bào)則要填寫(xiě)期刊、簡(jiǎn)報(bào)編號(hào)。（4）題名：即文件標(biāo)題；一般應(yīng)照實(shí)填寫(xiě)，有副標(biāo)題或并列題名的文件，若正題名能夠反映內(nèi)容時(shí)，副標(biāo)題可不抄錄；并列題名是其它語(yǔ)言文字書(shū)寫(xiě)的題名時(shí)，要與正題名一并抄錄；文件沒(méi)有題名或題名字義不清，不能夠揭示或不能全面揭示文件內(nèi)容的，應(yīng)補(bǔ)充擬定題名，并加[]；有些文件的附件獨(dú)立性較強(qiáng)的，如正文僅僅是實(shí)施意見(jiàn)，附件則是具體的條文規(guī)定或是正文重要的補(bǔ)充和說(shuō)明，在正文和附件作為一件時(shí)，可在正文題名后抄錄附件題名外加[]。

（5）日期：即文件的形成日期（落款日期）填寫(xiě)時(shí)應(yīng)以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，單月前要加0，或?qū)⒈硎灸辍⒃?、日的?shù)字回行填寫(xiě)，如：2006年6月16日，可標(biāo)注為或；這與照片檔案時(shí)間標(biāo)注一樣。（6）頁(yè)數(shù)：要填寫(xiě)每件文件的總頁(yè)數(shù)。凡有文字、圖表的頁(yè)面為一頁(yè)，空白頁(yè)可不計(jì)。來(lái)文與復(fù)文、正文與定稿等作為一件的，填寫(xiě)頁(yè)數(shù)時(shí)，應(yīng)將構(gòu)成該件的各文件頁(yè)數(shù)相加作為該件歸檔文件的頁(yè)數(shù)。（7）備注填寫(xiě)歸檔文件需要補(bǔ)充和說(shuō)明的情況，包括密級(jí)、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等。需要說(shuō)明的情況較多時(shí)，可在備注欄上標(biāo)“*”，將具體內(nèi)容填寫(xiě)卷盒內(nèi)備考表中。

歸檔文件目錄采用A4國(guó)標(biāo)型，各單位可根據(jù)實(shí)際采用橫式或豎式都可以，目前，全省各單位基本采用的是豎式格式的，因?yàn)?，它可以一式兩份，一份放在卷盒?nèi)，與歸檔文件排列統(tǒng)一。另外，歸檔文件目錄抄錄好后，應(yīng)單獨(dú)裝訂成冊(cè)并編制歸檔文件目錄封面，封面可以視具體需要設(shè)置項(xiàng)目，一般有全宗名稱（立檔單位名稱）、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)或問(wèn)題等項(xiàng)目，目錄編制成冊(cè)的方式與分類方案要一致。歸檔文件目錄封面格式如下：

歸檔文件目錄全宗名稱：年度：保管期限：機(jī)構(gòu)或問(wèn)題：

歸檔文件目錄格式如下：

歸檔文件目錄件號(hào)責(zé)任者文號(hào)

題名日期頁(yè)數(shù)備注大家注意：

如果采用2000年前傳統(tǒng)的以“卷”為單位方法整理醫(yī)療保險(xiǎn)檔案，應(yīng)注意區(qū)別檔案裝具格式：（1）檔案盒的封面有案卷題名位置要擬寫(xiě)（2）目錄包括案卷目錄和卷內(nèi)目錄2種檔號(hào)案卷題名

立卷單位---------------

起止日期---------------

保管期限---------------

密級(jí)---------------卷內(nèi)目錄檔號(hào)序號(hào)文件編號(hào)責(zé)任者

文件題名日期頁(yè)數(shù)備注案卷目錄序號(hào)檔號(hào)

案卷題名總頁(yè)數(shù)保管期限備注（六）裝盒

在對(duì)醫(yī)療保險(xiǎn)文件進(jìn)行分類、裝訂、排列、加蓋歸檔章、編號(hào)、填寫(xiě)歸檔文件目錄后的最后一個(gè)環(huán)節(jié)就是裝盒。將整理完畢的養(yǎng)老保險(xiǎn)文件按室編件號(hào)的順序（由上到下）依次裝入檔案盒內(nèi)，同時(shí)填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊、備考表。檔案盒封面、盒脊、備考表格式：

全宗名稱

備考表

歸檔文件目錄、檔案盒以及檔案實(shí)體三者相關(guān)欄目?jī)?nèi)容填寫(xiě)應(yīng)一致目前，檔案盒的規(guī)格是310ｘ220ｍｍ