電子檔案利用與紙質(zhì)檔案利用的需求比較探討

電子檔案利用與紙質(zhì)檔案利用的需求比較探討

【摘要】隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案利用者對(duì)檔案信息的利用需求，無論內(nèi)容還是方法等途徑都發(fā)生深刻的變化。文章運(yùn)用比較分析的方法，對(duì)電子檔案利用與紙質(zhì)檔案利用的需求共性與差異進(jìn)行比較，為在信息網(wǎng)絡(luò)資源共享下如何更好地發(fā)揮兩者各自的優(yōu)勢滿足檔案利用者新的利用需求做出理論準(zhǔn)備?！娟P(guān)鍵詞】檔案利用；需求比較；探討檔案是人類記憶的基石，是人類生活發(fā)展的紐帶。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》的解釋，檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種不同形式的歷史記錄。因此，檔案在人們的社會(huì)實(shí)踐中直接形成并被有意識(shí)地保存下來，其目的在于滿足檔案利用者對(duì)檔案信息資源的利用需求，只有檔案廣泛地被需求者所利用，為社會(huì)創(chuàng)造出更多的物質(zhì)與精神文化財(cái)富，才實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。進(jìn)入電子網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的今天，電子檔案利用的需求與紙質(zhì)檔案利用的需求，都發(fā)生了較大的變化。因此從兩者利用需求的共性與差異進(jìn)行系統(tǒng)地的比較，對(duì)建立與發(fā)展檔案信息網(wǎng)絡(luò)信息共享有重大意義。

一、電子檔案利用與紙質(zhì)檔案利用的需求共性

以檔案的本質(zhì)作比較，檔案利用者對(duì)檔案利用需求都是對(duì)檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。因此，從檔案利用者的角度分析電子檔案利用與紙質(zhì)檔案利用兩者仍有相似的特征。

（一）檔案利用需求的社會(huì)性與層次性

隨人類文明程度的提高和對(duì)檔案利用需求的增長，檔案的利用滲入到人類社會(huì)的方方面面。從檔案利用的內(nèi)容與形式來看，紙質(zhì)檔案利用與電子檔案利用的需求，主要體現(xiàn)檔案利用需求的社會(huì)性與層次性。

一是檔案利用需求的社會(huì)性。國際檔案理事會(huì)主席王剛同志指出：“無論是對(duì)社會(huì)的縱向發(fā)展或橫向聯(lián)系，檔案館所擁有的檔案都稱得上是維系的紐帶和聯(lián)系的橋梁，檔案貫穿著人類文明的始終，檔案滲透于人與人的各種關(guān)系之中，只要人與人的關(guān)系存在，就會(huì)有檔案存在。”因此，檔案利用需求的社會(huì)性，體現(xiàn)在具有廣泛的社會(huì)作用和社會(huì)價(jià)值。檔案利用需求的社會(huì)作用，在于實(shí)現(xiàn)信息資源社會(huì)共享和促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步的歷史進(jìn)程中，電子檔案利用與紙質(zhì)檔案利用都發(fā)揮著積極的作用。檔案利用的社會(huì)價(jià)值，在于檔案利用信息資源的原始記錄性，都為將來的工作提供了借鑒。二是檔案利用需求的層次性。從利用檔案信息的形式來看，檔案利用者的需求具有層次性。其在于檔案利用者所從事的職業(yè)不同，需求的檔案信息內(nèi)容也不相同，有的檔案利用者需求的是一次檔案文獻(xiàn)信息，有的需求二次檔案文獻(xiàn)信息或三次檔案文獻(xiàn)信息。一般說來，需要解決某些具體問題而查找真憑實(shí)據(jù)的，表現(xiàn)為對(duì)一次檔案文獻(xiàn)信息的需求；需要完成某些研究任務(wù)或了解某一方面、某一地區(qū)的大致情況而查找參考依據(jù)的，表現(xiàn)為對(duì)二次或三次檔案文獻(xiàn)信息的需求。

（二）檔案利用需求的多樣性與動(dòng)態(tài)性

一是檔案利用需求的多樣性。電子檔案利用與紙質(zhì)檔案利用的需求，受其自身的職業(yè)、素質(zhì)和愛好等的不同而顯現(xiàn)出千差萬別。檔案利用者需求可以劃分為許多種類，如：根據(jù)需求表達(dá)與否，可分為表達(dá)的和未表達(dá)的需求；根據(jù)需求和客觀要求是否一致，可分為實(shí)際需求和非實(shí)際需求；根據(jù)需求表達(dá)方式，可分為主題和指名需求；根據(jù)檔案利用者的不同類型，還可分為管理人員，科研人員和公民個(gè)人需求等。檔案利用者需求的多樣性，與社會(huì)發(fā)展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯(lián)系。社會(huì)越發(fā)展，社會(huì)所擁有的職業(yè)越多；生活文明程度越高，人們的愛好會(huì)越多，愛好的層次會(huì)越高，也就更加多樣化。二是需求的動(dòng)態(tài)性。檔案利用者需求隨著時(shí)間、地點(diǎn)、條件的變化而變化。檔案利用者需求的滿足方式和水平，是由其所處的歷史條件所決定的。隨著社會(huì)發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案工作的服務(wù)對(duì)象和檔案利用需求都會(huì)發(fā)生變化，表現(xiàn)出一定的動(dòng)態(tài)性。（三）檔案利用需求的重復(fù)性與可誘導(dǎo)性

一是檔案利用需求的重復(fù)性。檔案利用者利用檔案的需求往往不只產(chǎn)生一次，檔案利用者的需求滿足只是相對(duì)的、暫時(shí)的，原有的需求滿足了，又會(huì)產(chǎn)生新的利用需求。只要具備一定的條件，檔案利用需求就會(huì)多次重復(fù)出現(xiàn)。二是需求的可誘導(dǎo)性。檔案利用需求的可誘導(dǎo)性，主要對(duì)檔案利用者的需求進(jìn)行引導(dǎo)和調(diào)節(jié)。例如，社會(huì)和檔案部門本身加強(qiáng)檔案宣傳工作就能影響檔案利用者的需求發(fā)生變化和轉(zhuǎn)移，使某些潛在的欲望變?yōu)槊黠@的行動(dòng)。若改變檔案利用的政策和環(huán)境，也能影響檔案利用者的需求發(fā)生變化和轉(zhuǎn)移。如使某些不能利用的檔案變?yōu)榭梢岳?，使利用不方便變?yōu)榉奖愕鹊?。檔案利用者需求的可誘導(dǎo)性，是以檔案利用的巨大潛力為基礎(chǔ)的。這種潛力表現(xiàn)為檔案信息資源具有巨大的潛力，又表現(xiàn)為檔案利用者的需求具有巨大的潛力。

二、電子檔案利用與紙質(zhì)檔案利用的需求差異

無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案其目的就是要充分發(fā)揮檔案的利用，兩者都是為社會(huì)的利用者提供服務(wù)的。但從兩者對(duì)檔案利用者的需求影響上作比較，電子檔案利用與紙質(zhì)檔案利用的需求差異有：

（一）檔案利用需求載體的差異

從檔案利用需求的載體上比較，電子檔案利用與紙質(zhì)檔案利用有明顯的差異。我國自有文字以來，形成甲骨、竹簡、石刻、貝葉、紙質(zhì)，直至今天的文字、圖片、聲像、縮微品等檔案，無論用什么樣的技術(shù)和方法，當(dāng)把具有長期保存價(jià)值的信息刻錄與載體后，形成檔案就可以脫離其技術(shù)和方法而獨(dú)立存在。人們不依靠任何技術(shù)而能識(shí)別檔案的內(nèi)容、載體、結(jié)構(gòu)形式，而檔案的內(nèi)容一旦形成相互關(guān)系后就永遠(yuǎn)無法分離?？梢姡d體和結(jié)構(gòu)的形式已成為檔案不可分割的重要組成部分，這些載體的檔案只要避開天災(zāi)人禍，遵循管理和保護(hù)的要求，就能達(dá)到長期保存，這就所謂紙質(zhì)檔案利用的載體。任何電子檔案當(dāng)使用技術(shù)和設(shè)備將具有長期保存價(jià)值的信息記錄于存儲(chǔ)載體后，就